Surat Paklaring Kerja: Arti, Fungsi, Syarat hingga Templatenya

Surat paklaring kerja merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan, sebagai bukti bahwa seseorang pernah bekerja di sana.

Dengan memiliki surat paklaring, Anda dapat menunjukkan bukti resmi terkait pekerjaan dan menunjukkan nilai, serta kontribusi Anda untuk perusahaan sebelumnya.

Di Indonesia sendiri, surat ini sering digunakan untuk berbagai keperluan administratif seperti melamar pekerjaan baru, pengajuan kredit, hingga pendaftaran beasiswa.

Dalam proses rekrutmen, surat paklaring kerja juga dapat memberikan keyakinan kepada calon perusahaan bahwa Anda memiliki pengalaman relevan sesuai yang tertera di CV Anda.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu surat paklaring kerja, fungsi, bedanya dengan surat lain, syarat pengajuan, hingga contohnya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Surat Paklaring Kerja?

Surat paklaring kerja adalah surat yang berfungsi untuk mengkonfirmasi bahwa seorang karyawan pernah bekerja di suatu perusahaan pada posisi tertentu.

Surat ini umumnya diterbitkan oleh perusahaan yang ditinggalkan sebelum akhirnya karyawan tersebut melamar dan pindah kerja ke perusahaan baru. Isinya menjelaskan jenjang karier karyawan, mulai dari awal hingga akhir masa kerjanya.

Secara umum, surat paklaring kerja digunakan sebagai syarat lampiran dokumen saat seseorang ingin melamar pekerjaan di perusahaan baru. Melalui surat paklaring, perusahaan baru dapat menilai kualitas seseorang dari prestasi dan kontribusi yang tercantum dalam surat tersebut.

Apakah Surat Paklaring, Surat Pengalaman Kerja, Surat Referensi Pekerjaan, dan Sertifikat Kerja itu Sama?

Tidak, ketiga surat tersebut memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda. Untuk lebih memahami perbedaannya, berikut penjelasan lebih lengkap mengenai perbedaan antara ketiganya:

1. Surat Pengalaman Kerja

Berbeda dengan surat plakaring, surat pengalaman kerja mencakup berbagai skill dan pengetahuan praktis yang diperoleh melalui pekerjaan, seperti part time, magang, hingga pengalaman volunteer.

Pengalaman ini tidak hanya membantu seseorang mengembangkan karier, tetapi juga bermanfaat bagi mereka yang ingin berganti pekerjaan, beralih jalur karier, atau kembali bekerja setelah jeda waktu.

2. Surat Referensi Pekerjaan

Jika surat plakaring berisi informasi faktual mengenai riwayat kerja kandidat, seperti jabatan, masa kerja, dan kontribusi umum, serta tanpa opini pribadi, surat referensi pekerjaan lebih personal dan subjektif.

Oleh karena itu, surat referensi pekerjaan biasanya dibuat oleh mantan manajer kandidat. Di dalamnya bisa memuat pandangan tentang etika, kinerja, dan karakter kandidat.

Dengan demikian, surat referensi pekerjaan dapat membantu perusahaan baru menilai kualitas pribadi dan kesesuaian kandidat dengan budaya perusaahaan.

Contoh Surat Referensi Pekerjaan

3. Sertifikat Kerja

Surat paklaring hanya mengonfirmasi pengalaman kerja di perusahaan tertentu tanpa menyatakan keahlian teknis tertentu.

Sementara, sertifikat kerja merupakan dokumen yang mengakui bahwa kandidat memiliki keahlian atau kompetensi kuhusus.

Surat sertifikasi kerja juga bisa menunjukkan keahlian khusus yang telah diverifikasi oleh lembaga tertentu, misalnya BNSP, yang memastikan standar keahlian sesuai kebutuhan industri.

Contoh Sertifikat Kerja

Fungsi Surat Paklaring Kerja

Selain untuk melamar pekerjaan di perusahaan baru, surat paklaring kerja memiliki beberapa fungsi lainnnya, seperti:

1. Melamar Pekerjaan Baru

Biasanya, ketika perusahaan ingin mempertimbangkan apakah seorang karyawan cocok untuk posisi yang dilamar, mereka akan melihat pengalaman kerja sebelumnya. Hal inilah yang membuat surat paklaring kerja sangat penting.

Surat paklaring dapat menjadi bukti utama yang diperlukan untuk menunjukkan bahwa calon karyawan memiliki pengalaman dalam bidang pekerjaan tertentu. Perusahaan dapat menggunakan surat tersebut sebagai dasar penilaian awal.

2. Pengajuan Kartu Kredit atau Pinjaman Bank

Pada beberapa perusahaan, seseorang dapat meminta surat paklaring kerja saat masih berstatus sebagai karyawan. Biasanya, surat tersebut diajukan untuk keperluan pinjaman atau aplikasi kartu kredit.

Hal ini disebabkan karena bank ingin megetahui status pekerjaan karyawan dan kemampuan mereka dalam membayar pinjaman atau tagihan kartu kredit.

Oleh karena itu, surat paklaring berfungsi untuk membuktikan bahwa karyawan tersebut benar-benar bekerja dan menerima gaji secara teratur.

Dalam beberapa kasus, karyawan juga meminta agar surat paklaring mencantumkan besaran gaji yang mereka terima. Tujuannya, agar bank percaya bahwa mereka memiliki pekerjaan yang stabil. Selama perusahaan tidak keberatan, maka tidak ada masalah hukum terkait permintaan tersebut.

3. Membuat BPJS Ketenagakerjaan

Seperti yang Anda ketahui, setiap karyawan perlu memiliki BPJS Ketenagakerjaan (BPJS TK) agar dapat mencairkan Jaminan Hari Tua (JHT). Salah satu syarat untuk membuat BPJS TK adalah menunjukkan surat paklaring kerja.

Dengan menunjukkan surat tersebut, Anda bisa mendapatkan seluruh atau sebagian dari JHT. Jadi, untuk mendapatkan dana JHT upayakan untuk memiliki surat paklaring yang telah dilegalisir.

4. Pengajuan Beasiswa Jalur Profesional

Jika Anda tertarik untuk melanjutkan ke jenjang pendidikan S2/S3 dengan beasiswa, salah satu syarat yang perlu dipenuhi adalah menunjukkan surat paklaring. Melalui surat tersebut, Anda dapat membuktikan secara resmi kepada pemberi beasiswa.

Paklaring dapat membuktikan bahwa Anda benar-benar pekerja di perusahaan tersebut dengan kualitas dan juga prestasi yang berhasil dicapai sebagaimana terlampir.

Selain paklaring, umumnya Anda juga membutuhkan surat rekomendasi dari atasan atau pimpinan. Tujuannya, untuk menyatakan bahwa pihak perusahaan tidak keberatan jika karyawannya menempuh pendidikan tersebut.

Syarat Untuk Mengajukan Surat Paklaring Kerja

Untuk memperoleh surat paklaring, berikut syarat-syarat yang harus Anda penuhi:

1. Minimal Telah Bekerja Satu Tahun

Paklaring hanya bisa diberikan kepada karyawan yang telah bekerja selama tahun. Oleh karena itu, jika masa kerja Anda kurang dari satu tahun, Anda belum bisa mendapatkan surat paklaring. Hal ini juga sejalan dengan etike dalam berkarier.

2. Mengundurkan Diri dengan Baik

Selain sebagai bukti sah bahwa Anda telah bekerja di sebuah perusahaan, paklaring juga berfungsi sebagai surat rekomendasi atau referensi dari perusahaan lama. Oleh karena itu, Anda wajib mengundurkan diri secara resmi dan baik-baik.

3. Memenuhi Seluruh Kewajiban Sebelum Mengundurkan Diri

Sudat paklaring adalah dokumen resmi yang tidak bisa dikeluarkan dengan sembarangan, Anda perlu memenuhi semua persyaratan dan kewajiban yang ada sebelum dapat memperolehnya.

Oleh karena itu, pastikan untuk menyelesaikan kewajiban Anda, mulai dari melakukan pekerjaan hingga mengirim surat pengunduran diri, baru setelah itu Anda dapat meminta dokumen ini.

Langkah Mengajukan Surat Paklaring Kerja

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk mengajukan paklaring kepada pemberi kerja:

1. Tentukan Tujuan dan Format

Sebelum meminta paklaring dari pemberi kerja, tentukan tujuan dan format suratnya. Tujuan paklaring akan menentukan informasi yang harus disertakan. Format paklaring akan menentukan tata letak dan desain surat.

2. Kumpulkan Semua Informasi yang Diperlukan

Kumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk paklaring, seperti nama Anda, jabatan, masa kerja, gaji, dan informasi lain yang relevan.

3. Siapkan Surat Permintaan

Buat surat permintaan paklaring kepada atasan atau bagian SDM dengan mencantumkan tujuan permintaan, informasi pribadi, informasi kontak, dan informasi khusus yang diperlukan.

4. Ajukan Surat Permintaan

Kirim surat permintaan kepada pemberi kerja dengan menyerahkan langsung atau melalui email. Pastikan untuk melakukan tindak lanjut agar surat permintaan Anda diterima.

Jika Anda hendak mengajukannya melalui email berikut contoh format pengajuan paklaring yang bisa digunakan:

To: [email protected]

Cc: [email protected]

Subject: Permohonan Surat Paklaring Kerja

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama:

Jabatan:

Alamat:

Tempat, Tanggal Lahir:

Posisi Terakhir:

Bermaksud untuk mengajukan surat paklaring dari PT ____ (isi dengan nama perusahaan Anda) di mana surat tersebut akan saya gunakan untuk kepentingan _____ (isi sesuai tujuan Anda).

Dengan diterimanya surat paklaring tersebut, saya menyatakan bahwa saya telah memenuhi segala pekerjaan dan kewajiban saya di PT (si dengan nama perusahaan Anda).

Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(nama dan tanda tangan)

5. Tunggu Proses Paklaring

Tunggu pemrosesan dan penyiapan paklaring oleh pemberi kerja. Waktu prosesnya bisa berbeda-beda, tergantung pada pemberi kerja. Anda mungkin perlu melakukan tindak lanjut untuk memastikan prosesnya berjalan lancar.

6. Periksa Paklaring

Periksa paklaring yang diterima dan pastikan informasi yang tercantum akurat dan sudah lengkap. Jika ada kesalahan, sampaikan kepada pemberi kerja agar dapat diperbaiki.

7. Gunakan Paklaring dengan Baik

Gunakan COE sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Simpan salinan untuk referensi pribadi dan berikan salinan kepada pihak yang membutuhkannya.

Panduan Membuat Surat Paklaring Kerja

Jika Anda perlu membuat surat paklaring kerja untuk seseorang, penting untuk memastikan bahwa surat tersebut memberikan informasi yang benar dan mengikuti format yang tepat.

1. Ikuti Format Surat Bisnis

Gunakan format surat bisnis standar saat menulis surat Anda. Sertakan informasi kontak perusahaan pada bagian atas, tanggal. Pastikan untuk menyertakan salam pembuka di awal dan tanda tangan tangan tulisan di akhir.

2. Buatlah dengan Ringkas

Surat paklaring sebaiknya tidak terlalu panjang. Jangan tambahkan informasi yang tidak diminta oleh karyawan. Misalnya, jangan memberikan penilaian tentang kinerja karyawan tersebut.

3. Sertakan Semua Informasi yang Diminta

Sebagian paklaring mencakup nama orang tersebut, departemen tempat mereka bekerja di perusahaan terkadang juga jabatan spesifik mereka, dan lama waktu mereka telah bekerja.

Tanyakan kepada karyawan Anda apakah ada informasi tambahan yang perlu disampaikan. Misalnya, beberapa surat mencantumkan gaji orang tersebut. Namun, jangan mencantumkan detail tambahan ini tanpa diminta.

4. Sertakan Informasi Kontak Anda

Di bagian akhir surat, tawarkan diri untuk menjawab pertanyaan tambahan. Berikan bentuk kontak untuk penerima, seperti nomor telepon atau email Anda.

5. Edit dan Periksa Sebelum Mengirim Surat

Surat ini mungkin sangat penting bagi karyawan atau mantan karyawan Anda, seperti tempat tinggal mereka, pekerjaan masa depan, atau asuransi mereka mungkin bergantung pada surat ini.

Oleh karena itu, luangkan waktu untuk membuat surat ini seprofesional mungkin. Bacalah surat tersebut untuk memastikan tidak ada kesalahan sebelum mengirimkannya.

Format Surat Paklaring Kerja

Untuk mempermudah Anda dalam membuat surat paklaring, berikut adalah format yang bisa Anda gunakan:

1. Kop Surat Perusahaan

Bagian ini menunjukkan bahwa surat yang dikeluarkan adalah resmi dari perusahaan tempat karyawan bekerja.

2. Nama Perusahaan

Masukkan nama lengkap dan alamat perusahaan.

3. Nama Surat

Cantumkan bagian ini pada atas tengah surat.

4. Nomor Referensi

Sertakan nomor surat sebagai arsip untuk memudahkan pelacakan surat.

5. Isi Surat

Bagian ini berisi pernyataan resmi bahwa karyawan telah bekerja di perusahaan dalam posisi tertentu dan untuk jangka waktu tertentu. Sebaiknya tulis surat paklaring menggunakan bahasa baku.

6. Penutup

Diisi dengan tujuan pembuatan surat pengesahan. Bagian ini dibuat sejelas mungkin, misalnya menjelaskan tujuan mengajukan surat, apakah untuk lamaran kerja, persyaratan mengajukan beasiswa S2, dan sebagainya.

Setelah itu, surat yang sudah ada dilengkapi dengan tanda tangan dan cap basah dari atasan.

10 Contoh Surat Paklaring Kerja

Berikut adalah beberapa contoh surat paklaring yang bisa Anda jadikan contoh dalam pembuatannya:

1. Contoh Surat Paklaring Kerja Manajer IT

2. Contoh Surat Paklaring Kerja Manajer Pemasaran

3. Contoh Surat Paklaring Kerja Project Manager

4. Contoh Surat Paklaring Kerja Software Engineer

5. Contoh Surat Paklaring Kerja Project Manager

6. Contoh Surat Paklaring Kerja Design Graphic

7. Contoh Surat Paklaring Kerja Business Development

8. Contoh Surat Plakaring Kerja IT Specialist

9. Contoh Surat Paklaring Kerja Marketing Executive

10. Contoh Surat Paklaring Kerja Staf Administrasi

Template Surat Paklaring Kerja

Untuk mempermudah Anda dalam pembuatan surat paklaring, berikut template yang bisa Anda gunakan:

[Nama Perusahaan]

[Alamt Lengkap]

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

No :

Perihal :

Kepada, pihak yang berkepentingan. Kami dari PT Gemilang Angkasa menyatakan bahwa:

Nama :

Alamat :

Jabatan :

Sebenar-benarnya termasuk sebagai salah satu karyawan perusahaan kami dalam kurun waktu antara [tanggal masuk] hingga [tanggal selesai kerja]. Semasa kerja, Saudara [nama] memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan dan tidak pernah melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

Kami sebagai perwakilan dari [nama perusahaan] mengucapkan terima kasih atas kerja keras serta kerjasama Saudara [nama] selama berstatus karyawan. Semoga di masa depan, Saudara [nama] bisa memperoleh karier yang gemilang.

[Tempat, tanggal]

[Jabatan Karyawan]

[Nama Lengkap]

Anda juga bisa mendownload template surat paklaring kerja di bawah ini:

Download Template Surat Paklaring Kerja

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui surat paklaring kerja berfungsi untuk membuktikan bahwa seorang karyawan pernah bekerja di suatu perusahaan pada posisi tertentu.

Untuk mendapatkan surat ini, karyawan harus memenuhi beberapa syarat yang telah ditentukan oleh masing-masing perusahaan.

Untuk membantu Anda dalam mengelola berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan, Anda dapat menggunakan Gajihub, sebuah software payroll dan HR. Dengan Gajihub, Anda dapat mengelola gaji, absensi, cuti, dan masih banyak lagi.

Jika Anda tertarik menggunakan Gajihub untuk proses pengelolaan HR dan payroll yang lebih baik, Anda bisa mencobanya secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Catatan Kaki:

https://www.thebalancemoney.com/

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.