Job design akan selalu relevan digunakan dalam skala dan jenis bisnis apapun. Hal ini terjadi karena pekerjaan berubah lebih cepat dari sebelumnya dan pekerjaan baru diciptakan setiap hari.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan dasar-dasar job design dan bagaimana hal tersebut dapat menghasilkan pekerjaan yang memberi nilai tambah bagi organisasi sekaligus memotivasi dan menyenangkan bagi karyawan.
Kami juga akan menjelaskan kerangka kerja yang telah terbukti dan berbasis sains yang membantu dalam menjob design yang lebih baik.
Apa yang Dimaksud dengan Job Design?
Job design adalah proses menciptakan pekerjaan yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya sekaligus memotivasi dan memberi penghargaan kepada karyawan.
Ini berarti bahwa pekerjaan yang dirancang dengan baik akan menghasilkan produktivitas dan kualitas kerja yang lebih tinggi, sekaligus menghasilkan kepuasan kerja yang lebih tinggi, tingkat ketidakhadiran yang lebih rendah, dan niat keluar masuk karyawan yang lebih rendah.
Di dunia VUCA saat ini, jenis dan konten pekerjaan berubah semakin cepat, membuat job design yang berkelanjutan menjadi lebih penting dari sebelumnya.
Pada artikel ini, kami akan menjelaskan bagaimana job design bekerja dari perspektif praktis, dan strategi apa saja yang dapat digunakan untuk menjob design.
Baca juga: Pengertian Kaizen, Manfaat, dan Penerapan di Dunia Kerja
Bagaimana Job Design Bekerja?
Untuk mendesain ulang pekerjaan dengan benar, kita membutuhkan kerangka kerja untuk memandu proses desain ulang ini. Kerangka kerja yang paling terkenal adalah teori karakteristik pekerjaan dari Hackman & Oldham.
Pada tahun 1980, Hackman & Oldham mengusulkan bahwa setiap pekerjaan harus memiliki lima karakteristik pekerjaan inti untuk memotivasi individu. Karakteristik ini tetap konsisten dari waktu ke waktu dan masih digunakan sampai sekarang.
| Karakteristik | Penjelasan |
| Variasi keterampilan | Sejauh mana suatu pekerjaan membutuhkan beragam keterampilan. Seorang pengendali keuangan yang mengelola tiga departemen yang berbeda akan memiliki lebih banyak variasi keterampilan daripada pengendali yang mengelola satu departemen tertentu. Pekerjaan dengan variasi keterampilan yang lebih banyak akan lebih menantang dan membutuhkan lebih banyak kompetensi |
| Identitas tugas | Sejauh mana seorang individu melakukan keseluruhan pekerjaan. Misalnya, mendesain interior rumah secara keseluruhan lebih bermanfaat daripada mendesain satu ruangan |
| Signifikansi tugas | Sejauh mana pekerjaan berdampak pada orang lain. Ketika pekerjaan berdampak pada orang lain, tugas akan terasa lebih bermakna, sehingga menghasilkan kepuasan yang lebih tinggi |
| Otonomi | Tingkat kemandirian dan kebebasan yang dimiliki seseorang. Tingkat otonomi yang lebih tinggi membuat seseorang merasa lebih bertanggung jawab atas pekerjaan mereka |
| Feedback | Informasi yang diterima pekerja tentang efektivitas pekerjaan mereka. Feedback dapat berasal dari pekerjaan itu sendiri (misalnya, produk yang berfungsi) dan sumber eksternal (misalnya, kepuasan pelanggan). Feedback dari pekerjaan itu sendiri memberikan kepuasan yang paling besar dan mengarah pada pengetahuan tentang hasil kegiatan kerja. |
Ketika sebuah pekerjaan memiliki lima karakteristik ini, maka pekerjaan tersebut akan lebih bermakna, karyawan akan merasa lebih bertanggung jawab, dan memiliki lebih banyak pengetahuan tentang hasil kerja.
Hal ini, pada gilirannya, mengarah pada hasil yang telah kami sebutkan di bagian pendahuluan: motivasi yang tinggi, kinerja yang lebih berkualitas, kepuasan kerja, serta tingkat ketidakhadiran dan perputaran karyawan yang rendah.
Proses yang dijelaskan di atas dirangkum dalam model ini, yang menjadi dasar bagi job design. Sekarang mari kita lihat beberapa teknik job design yang dapat digunakan untuk meningkatkan kekuatan motivasi dari karakteristik pekerjaan inti ini.
Baca juga: 12 Fungsi Human Resource Management (HRM)
Potensi Memotivasi Pekerjaan
Gagasan di balik kekuatan motivasi adalah bahwa ketika karyawan menyukai pekerjaan mereka, mereka cenderung memberikan yang terbaik dan mendorong hasil yang lebih baik, yang menguntungkan karyawan dan organisasi. Hal ini sudah diterima secara umum.
Hackman dan Oldham mengusulkan sebuah sistem, yang mereka sebut sebagai skor potensi motivasi atau motivating potential score (MPS). Untuk menghitung skor ini, kita memperhitungkan semua karakteristik pekerjaan inti dan menggunakannya untuk menghitung potensi memotivasi dari pekerjaan tersebut.
Untuk melakukan hal ini, setiap dimensi pekerjaan inti harus diberi nilai pada skala satu (rendah) hingga tujuh (tinggi). Selanjutnya, nilai-nilai ini dapat dimasukkan ke dalam rumus sebagai berikut:
MPS = (Variasi keterampilan + identitas tugas + Signifikansi tugas) / 3) x Otonomi x Feedback
Menurut rumus tersebut, nilai yang rendah pada otonomi atau umpan balik akan secara signifikan berdampak pada potensi memotivasi pekerjaan, sementara nilai yang lebih rendah pada variasi keterampilan, identitas tugas, atau signifikansi tugas akan memiliki dampak yang kurang signifikan.
Pada gambar di atas, pekerjaan A memiliki nilai yang jauh lebih tinggi pada semua dimensi motivasi dibandingkan dengan pekerjaan B.
Karena elemen-elemen motivasi ini dikalikan, maka perbedaan MPS antara kedua pekerjaan ini sangat besar (255 vs 40). Pendekatan yang lebih baik adalah memindahkan sebagian otonomi atau peluang umpan balik dari pekerjaan A ke pekerjaan B, jika memungkinkan.
Baca juga: Cara Menjaga Hubungan Baik Karyawan dan Perusahaan
Empat Strategi Job Design
Untuk meningkatkan potensi motivasi dari sebuah pekerjaan, ada empat strategi job design yang umum digunakan.
Masing-masing strategi ini akan memberikan dampak pada satu atau beberapa elemen dalam formula MPS. Strategi tersebut adalah rotasi pekerjaan, perluasan pekerjaan, pengayaan pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan.
Kami akan menjelaskan masing-masing strategi secara singkat dan kemudian menautkan ke artikel yang lebih mendalam tentang topik tersebut.
1. Rotasi pekerjaan
Rotasi pekerjaan adalah praktik memindahkan karyawan di antara pekerjaan-pekerjaan dalam sebuah organisasi. Hal ini meningkatkan variasi keterampilan, membantu karyawan menyesuaikan diri dengan peran baru yang potensial, dan belajar melalui pengalaman yang berbeda.
Program rotasi pekerjaan dapat meningkatkan motivasi dan menciptakan fleksibilitas dalam penempatan yang menghasilkan penggantian yang mudah jika terjadi ketidakhadiran.
2. Job enlargement
Job enlargement melibatkan penambahan aktivitas tambahan dalam tingkat hierarki yang sama pada peran yang sudah ada.
Contohnya adalah seorang desainer yang berspesialisasi dalam desain kamar hotel, sekarang juga terlibat dalam desain restoran. Pekerjaan ini membutuhkan keterampilan yang serupa namun konten pekerjaannya berbeda.
Job enlargement meningkatkan variasi keterampilan dan identitas tugas, memungkinkan pekerja untuk melakukan lebih banyak kegiatan serupa, yang mengurangi monoton, mengajarkan berbagai keterampilan, dan memberikan tanggung jawab, akuntabilitas, dan otonomi yang lebih luas.
Baca juga: Pengertian ADDIE Model Dalam Proses Pelatihan dan Cara Membuatnya
3. Job enrichment
Jika job enlargement ditujukan untuk menambah tugas, maka job enrichment ditandai dengan penambahan dimensi motivasi. Artinya, perluasan pekerjaan dapat menjadi salah satu bentuk pengayaan pekerjaan.
Job enrichment berfokus pada penambahan motivator pada peran yang sudah ada, sehingga meningkatkan MPS.
Contohnya adalah menambahkan kesempatan untuk menerima umpan balik, membangun hubungan dengan klien untuk meningkatkan signifikansi tugas, dan menciptakan unit kerja yang alami, yang bertujuan untuk mengelompokkan tugas-tugas yang saling terkait untuk meningkatkan identitas tugas.
4. Penyederhanaan pekerjaan
Penyederhanaan pekerjaan adalah kebalikan dari job enlargement dan job enrichment. Penyederhanaan pekerjaan adalah proses menghilangkan tugas dari peran yang ada untuk membuatnya lebih fokus.
Penyederhanaan pekerjaan adalah tentang menanggalkan variasi keterampilan untuk menciptakan tugas yang lebih terfokus. Hal ini dapat digunakan dalam kasus job creep ketika pekerjaan telah membesar dari waktu ke waktu dan menjadi tidak terkendali.
Baca juga: Pengertian Training Needs Analysis, Contoh, dan Cara Membuatnya
Job Crafting dan Job Design
Sejauh ini, kami telah memperkenalkan job design sebagai pendekatan dari atas ke bawah, di mana manajer atau profesional HR menentukan faktor apa saja yang dapat diubah untuk meningkatkan potensi motivasi dari suatu pekerjaan bagi karyawan.
Saat ini, karyawan memiliki kebebasan yang cukup besar untuk menyesuaikan, memodifikasi, dan membuat pekerjaan mereka sendiri, baik secara mandiri maupun berkolaborasi dengan manajer mereka.
Proses karyawan mengambil inisiatif dan membentuk karakteristik pekerjaan mereka disebut sebagai job crafting.
Job crafting dapat didorong melalui dukungan organisasi yang lebih tinggi, tingkat otonomi yang lebih tinggi, dan efikasi diri yang lebih tinggi, yang merupakan keyakinan karyawan terhadap kapasitas mereka untuk mencapai apa yang ingin mereka capai.
Job crafting pada gilirannya akan mengarah pada tingkat kepuasan kerja yang lebih tinggi.
Baca juga: 20 Strategi untuk Meningkatkan Retensi Karyawan
Kesimpulan
Job design adalah pendekatan sistematis untuk menciptakan pekerjaan yang memotivasi karyawan dan memberi nilai tambah bagi organisasi.
Yang terakhir ini penting – peran tersebut harus sesuai dengan kerangka kerja organisasi dan membantu berkontribusi pada tujuan organisasi. Jika tidak demikian, peran tersebut menjadi mubazir dan harus dihilangkan.
Hal ini menunjukkan keseimbangan yang baik dan kesulitan dalam merancang pekerjaan. Beberapa pekerjaan perlu dilakukan meskipun tidak memotivasi seluruh karyawan.
Dalam hal ini, masih ada alat lain dalam program kerja HR. Ini termasuk manajemen yang baik, menciptakan visi yang kuat dan budaya yang menghubungkan dan mempertahankan orang-orang, dan memilih orang-orang yang berkembang dengan stabilitas dan prediktabilitas.
Jika dilakukan dengan baik, job design dapat menjadi proses yang sangat menyenangkan dan bermanfaat, baik bagi manajer atau praktisi HR, maupun bagi karyawan.
Selain itu, pastikan juga Anda menggunakan tools HR modern untuk memudahkan pengelolaan proses HR yang lebih praktis dan dinamis.
Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur terlengkap dengan harga yang paling terjangkau.
Dengan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melalukan penghitungan payroll dan tunjangan secara otomatis karena terintegrasi dengan sistem pencatatan kehadiran karyawan yang bisa dilakukan secara mobile atau melalui smartphone.
Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
4 thoughts on “Cara Melakukan Job Design untuk Para HR Manager”