Download Contoh Surat Peringatan Karyawan Gratis

Bagian dari mengelola bisnis adalah menangani kinerja dan perilaku karyawan yang tidak memenuhi standar Anda.

Salah satu cara untuk mengambil tindakan disipliner adalah dengan memberikan surat peringatan tertulis kepada karyawan.

Surat peringatan karyawan dapat mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka, dan mereka memberikan bukti kinerja yang buruk jika Anda memutuskan untuk memecat karyawan tersebut.

Pada artikel kali ini kita akan mempelajari dasar-dasar surat peringatan karyawan secaea lengkap dan memberikan contoh surat peringatan karyawan yang bisa Anda download langsung dan gratis.

Apa itu Surat Peringatan Karyawan?

Surat peringatan karyawan adalah dokumen formal yang menyatakan kesalahan karyawan, seperti kegagalan untuk mematuhi kebijakan perusahaan, perilaku tidak profesional, atau keterlambatan.

Buku pegangan karyawan atau employee handbook perusahaan Anda harus berisi informasi tentang apa yang dianggap sebagai pelanggaran menurut kebijakan SDM Anda.

Ini sering mencakup bagaimana karyawan perlu memperbaiki perilaku dan konsekuensi tambahan. Sebuah peringatan tertulis sering datang setelah peringatan lisan jika karyawan tidak membaik.

Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Peringatan Karyawan?

Pertimbangkan untuk memasukkan elemen-elemen ini dalam pemberitahuan peringatan karyawan Anda:

• Nama Perusahaan
• Nomor peringatan
• Nama karyawan dan jabatan
• Nama penyelia
• Nama perwakilan SDM
• Tanggal pengeluaran
• Pernyataan pengantar
• Pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan
• Konsekuensi dari kegagalan untuk memperbaiki pelanggaran
• Tanda tangan dan tanggal supervisor
• Pernyataan pengakuan karyawan
• Tanda tangan dan tanggal karyawan

Baca juga: Freelance Adalah: Pengertian, Cara Kerja, dan Contoh Pekerjaannya

Bagaimana Cara Memperingatkan Seorang Karyawan?

Peringatan sering kali merupakan bagian dari disiplin progresif di tempat kerja. Banyak perusahaan memulai dengan peringatan lisan dan berkembang menjadi peringatan tertulis.

Anda juga dapat membuat rencana dengan karyawan tersebut untuk memperbaiki perilaku mereka sebelum Anda memberikan konsekuensi yang lebih parah, hingga pemutusan hubungan kerja.

Saat memperingatkan seorang karyawan tentang perilaku atau kinerja, bersikaplah jelas dan tegas.

Beri tahu mereka tentang apa yang akan terjadi jika mereka tidak memperbaiki masalah. Biarkan karyawan tahu bahwa Anda ingin mereka berhasil.

Baca juga: Pengertian PKWT dan Contoh PKWT yang Bisa di Download

Apa Pengaruh Surat Peringatan Terhadap Kinerja Karyawan?

Setelah Anda mengetahui cara memperingatkan seorang karyawan, lalu apa pengaruh surat peringatan terhadap kinerja karyawan?

Ketika perusahaan memberikan surat peringatan kepada karyawan, itu artinya perusahaan ingin memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki kinerjanya.

Surat peringatan merupakan upaya bagi perusahaan dalam memperingatkan terkait kinerja karyawan yang buruk atau karyawan melakukan kesalahan berkaitan dengan peraturan perusahaan.

Dengan adanya surat ini, pastinya perusahaan ingin karyawan yang bersangkutan memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan.

Pastinya dengan adanya surat peringatan ini, akan berpengaruh dimana karyawan bisa memperbaiki kesalahan dan kinerja yang dimiliki.

Karena jika karyawan yang bersangkutan tidak memperbaiki kesalahan maka perusahaan bisa memberikan surat peringatan lanjutan yakni dari SP 1 ke SP 2 dan SP 3.

Bagaimana Aturan Ketenagakerjaan Tentang Surat Peringatan Karyawan?

Aturan ketenagakerjaan yang mengatur mengenai surat peringatan karyawan adalah Pasal 81 angka 42 Perppu Cipta Kerja dimana di sini memuat baru Pasal 154 A ayat (1) huruf k UU Ketenagakerjaan, dimana isinya sebagai berikut:

1. Pemutusan hubungan kerja dapat terjadi karena alasan:

Pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa pemberian surat peringatan dapat dilakukan secara berturut-turut dimana masing-masing 6 bulan lamanya.

Peraturan ini dapat berubah dengan adanya ketentuan dalam perjanjian perusahaan, peraturan perusahaan, dan perjanjian kerja bersama.

Apa yanga Harus Dilakukan Karyawan Saat Mendapatkan Surat Peringatan?

Buat Anda karyawan yang mendapatkan surat peringatan dari perusahaan, Anda mungkin saja kaget dan bingung apa yang harus dilakukan.

Berikut beberapa hal yang bisa Anda lakukan ketika mendapatkan surat peringatan dari perusahaan:

1. Tetap Bersikap Tenang

Hal pertama yang dapat Anda lakukan adalah tetap bersikap tenang. Mungkin Anda kaget, tapi jangan gegabah dalam bertindak atau mengambil keputusan.

Ini termasuk jangan berikan reaksi secara emosional. Pastikan diri Anda tetap tenang agar Anda bisa mencerna informasi yang Anda dapatkan dengan baik.

2. Pahami Poin-Poin dalam Surat Peringatan

Kedua, pahamilah poin-poin yang ada dalam surat peringatan. Anda dapat mengetahuinya dengan membaca surat ini dengan teliti.

Di sini Anda dapat melakukan identifikasi pelanggaran atau kinerja Anda yang tidak sesuai harapan, termasuk konsekuensi yang ada.

3. Lakukan Klarifikasi Tujuan yang Ingin Dicapai

Ketiga, Anda bisa melakukan klasifikasi tujuan yang ingin dicapai. Tanyakan kepada atasan atau team leader apa harapan mereka dan apa kesalahan yang harus diperbaiki.

Misalnya memperbaiki kinerja yang terus menurun, perubahan perilaku, atau hal lainnya. Pastikan Anda memiliki pemahaman apa saja yang perlu Anda lakukan.

4. Jangan Sungkan untuk Sampaikan Pendapat

Jangan sungkan untuk menyampaikan pendapat Anda. Ini terjadi ketika Anda tidak setuju dengan poin-poin yang ada di dalam SP. Namun pastikan Anda memberikan pendapat ini secara bijak.

5. Buat Bantahan secara Resmi

Jika Anda ingin memberikan bantahan terhadap surat peringatan yang diberikan, Anda bisa membuat bantahan secara resmi. Berikan bantahan Anda sesuai fakta yang ada dan juga secara jelas.

Hindari kalimat-kalimat yang menyenang. Tunjukan bahwa Anda adalah seseorang yang bisa bersikap dengan baik bahkan dalam keadaan tertekan.

6. Jika Team Leader Memberi Peringatan, Berdamailah

Jika SP diberikan langsung oleh atasan atau team leader, Anda bisa memilih cara damai dan memperbaiki kesalahan yang menurut atasan Anda harus diperbaiki.

Di sini Anda dapat menunjukan bahwa Anda adalah seseorang yang dapat bekerja sama dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

7. Lakukan Evaluasi

Ketujuh, pastikan Anda melakukan evaluasi berdasarkan masukan yang diberikan oleh atasan.

Atasan Anda memberikan evaluasi pastinya bukan tanpa alasan, jadi tidak ada salahnya mencoba memperbaiki diri.

Di sini Anda dapat mengidentifikasi bagian-bagian masa saja Anda bisa meningkatkan diri Anda dan buatlah rencana untuk mengatasi permasalahan tersebut.

Ketika Anda melakukan hal ini, Anda bisa menghasilkan perubahan positif sehingga kinerja Anda dapat meningkat.

8. Mulai Cari Pekerjaan Lain

Mungkin Anda bisa memperbaiki kesalahan Anda, namun tidak ada salahnya untuk realistis dan mulai mencari pekerjaan lain. Ini harus dilakukan, terlebih ketika Anda sudah mendapatkan SP-2.

Anda bisa menyiapkan untuk kemungkinan terburuk dengan cara mencari peluang kerja lain.

Apakah Surat Peringatan Karyawan Memengaruhi Karir?

Mungkin salah satu dari Anda ada yang bertanya, apakah surat peringatan karyawan akan memengaruhi karir? Jawabannya adalah iya.

Ketika karyawan mendapatkan surat peringatan, itu artinya karyawan memiliki kinerja yang buruk atau terus menurun hingga melakukan kesalahan yang seharusnya tidak boleh dilakukan.

Ketika karyawan mendapatkan SP dari atasan, ini artinya atasan telah melihat penurunan atau adanya kesalahan yang dilakukan karyawan. Ini membuat atasan bisa memiliki penilaian yang buruk kepada karyawan tersebut.

Ketika Anda sampai di-PHK atau dipecat setelah adanya surat peringatan ini, ini juga akan memengaruhi ke karir Anda selanjutnya karena biasanya saat interview, pewawancara akan bertanya apa alasan Anda meninggalkan perusahaan.

Apa Saja Contoh Surat Peringatan Karyawan?

Buat perusahaan yang membutuhkan surat peringatan karyawan, berikut contoh surat peringatan untuk Anda;

1. Contoh Surat Peringatan SP 1 Kurang Disiplin

2. Contoh Surat Peringatan SP 1 Melanggar Janji Kerja

3. Contoh Surat Peringatan SP 1 Pelanggaran Tata Tertib

Download Surat Peringatan SP-1 di Sini

4. Contoh Surat Peringatan SP-2 Pelanggaran Kedisiplinan

5. Contoh Surat Peringatan SP-2 Absen Tanpa Alasan

6. Contoh Surat Peringatan SP-2 Penurunan Kinerja

Download Template Surat Peringatan SP 2

7. Contoh Surat Peringatan SP-3 Tidak Mematuhi KPI dan Sering Telat

8. Contoh Surat Peringatan SP-3 Ketidakdisiplinan

9. Contoh Surat Peringatan SP-3 Template

Download Template Surat Peringatan Karyawan SP-3

Template Surat Peringatan Karyawan

Templat formulir peringatan karyawan ini bisa membantu Anda membuat dokumen pemberitahuan peringatan karyawan Anda sendiri.

[Nama perusahaan]
Peringatan [nomor]
Nama karyawan:
Judul pekerjaan:
Nama Pengawas:
Nama Perwakilan SDM:

Tanggal:

Yang terhormat [Nama Lengkap Karyawan]

Departemen SDM Anda telah diberitahu oleh manajer Anda bahwa Anda telah melakukan tindakan berikut yang tidak mematuhi kebijakan [Nama Perusahaan]:

• Pelanggaran 1: Penjelasan
• Pelanggaran 2: Penjelasan (jika lebih dari satu pelanggaran)
• Pelanggaran 3: Penjelasan (jika lebih dari dua pelanggaran)

Anda menerima peringatan lisan pada [Tanggal].

Konsekuensi berikut akan diterapkan, dalam urutan eskalasi, jika Anda tidak menunjukkan peningkatan atau menghentikan pelanggaran kebijakan perusahaan:

• Peringatan lisan kedua
• Pemberitahuan peringatan terdokumentasi kedua
• Penangguhan pekerjaan tanpa bayaran selama satu minggu kerja
• Pemberitahuan peringatan ketiga dan terakhir diikuti dengan pertemuan langsung
• Pemutusan Hubungan Kerja (Jika peringatan dan penangguhan yang lalu tidak menghasilkan perbaikan tindakan)

Kami bertekad untuk terus mendaftarkan pengetahuan ahli Anda sebagai [jabatan] di perusahaan kami, dan kami akan melakukan apa pun yang kami bisa untuk membantu Anda meningkatkan kinerja Anda untuk memenuhi standar kualitas kami.

Tanda Tangan Supervisor: (Nama supervisor di sini) Tanggal: (Tanggal disetujui di sini)

Pengakuan Karyawan: Saya dengan ini mengakui bahwa saya telah melakukan pelanggaran di atas dan mampu dan bersedia untuk melakukan koreksi yang diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan saya dengan [Nama Perusahaan]

Tanda Tangan Pegawai : (Nama pegawai disini) Tanggal : (Tanggal baca disini)

Baca juga: Download Form Penilaian Kinerja Karyawan dan Pembahasan Lengkapnya

Tips Membuat Surat Peringatan Karyawan

Ada beberapa tips yang perlu diperhatikan saat memberikan peringatan tertulis kepada karyawan.

• Berikan peringatan lisan terlebih dahulu: Peringatan tertulis seharusnya hanya mengikuti peringatan lisan dan kegagalan karyawan untuk memperbaiki tindakan yang dibahas. Jadwalkan pertemuan satu lawan satu untuk membahas perilaku tersebut, dan beri mereka waktu untuk menunjukkan kepatuhan sebelum beralih ke pernyataan tertulis.
• Uraikan pelanggaran dengan jelas: Cantumkan tanggal tertentu, orang yang terlibat, dan detail lainnya untuk memastikan alasan peringatan itu jelas.
• Akhiri dengan pernyataan positif: Nyatakan bahwa tujuan perusahaan adalah untuk meningkatkan hubungan mereka dengan karyawan dan peluang untuk sukses bersama.

Pertanyaan Umum Tentang Surat Peringatan Karyawan

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum tentang pemberitahuan peringatan karyawan:

Metode apa yang harus Anda gunakan untuk menyampaikan surat peringatan kepada karyawan?

Kirim dokumen ini dalam email, dengan baris subjek yang menunjukkan subjek dengan jelas, atau kirimkan salinan cetak melalui HR. Anda juga dapat menjadwalkan pertemuan untuk memberikan dokumen tertulis kepada karyawan dan mendiskusikan rencana perbaikan.

Tindakan apa yang merupakan pelanggaran dan membuat pemutusan hubungan kerja otomatis?

Peringatan umumnya membahas kegagalan untuk mematuhi kebijakan tempat kerja, kinerja kerja yang tidak konsisten, atau kehadiran yang terlambat.

Beberapa peristiwa mungkin memerlukan penghentian segera, termasuk pelecehan di tempat kerja, aktivitas penipuan, atau kekerasan verbal dan fisik terhadap rekan kerja.

Baca juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download

Apa yang harus terjadi setelah Anda mengeluarkan surat peringatan kepada seorang karyawan?

Setelah menyampaikan surat peringatan, temui karyawan tersebut untuk membahas langkah selanjutnya. Dengarkan kekhawatiran mereka dan tekankan keinginan Anda untuk memperbaiki situasi.

Pantau dengan cermat kinerja karyawan dan pujilah mereka atas perbaikan untuk mempertahankan pandangan positif.

Berapa banyak surat peringatan yang harus Anda berikan kepada karyawan?

Setiap perusahaan menetapkan kebijakannya sendiri tentang jenis peringatan yang digunakan dan jumlah peringatan yang diterima karyawan sebelum pemutusan hubungan kerja atau tindakan disipliner lainnya.

Anda dapat memberikan satu peringatan lisan sebelum beralih ke peringatan tertulis untuk masalah yang sama.

Beberapa perusahaan menggunakan metode tiga peringatan atau SP 3 sebelum memecat seorang karyawan, tetapi seringkali tergantung pada kebijaksanaan Anda berdasarkan situasinya.

Beberapa pelanggaran mungkin cukup serius untuk melewatkan peringatan dan memecat karyawan dengan segera.

Periksa dengan undang-undang ketanagakerjaan untuk memahami aspek hukum memecat seorang karyawan.

Bagaimana cara mengakhiri surat peringatan?

Akhiri surat peringatan dengan langkah selanjutnya atau koreksi yang diharapkan untuk masalah tersebut.

Perjelas apa yang akan terjadi jika karyawan tidak memperbaiki masalah.

Sertakan tempat di bagian bawah untuk tanda tangan manajer dan karyawan. Sertakan pernyataan yang mengatakan tanda tangan menunjukkan bahwa karyawan tersebut menerima surat tersebut.

Baca juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya

Apakah PIP merupakan peringatan tertulis?

Rencana peningkatan kinerja atau biasa dikenal dengan performance improvement plan (PIP)

tidak sama dengan peringatan tertulis, tetapi sering digunakan bersama dengan peringatan tertulis atau jenis teguran lainnya.

PIP menguraikan masalah kinerja, tujuan peningkatan, dan langkah-langkah yang perlu diambil karyawan untuk mencapainya.

Anda dapat mengembangkan PIP untuk karyawan tersebut pada saat yang sama dengan peringatan tertulis, atau Anda dapat memberi mereka peringatan terlebih dahulu dan membuat PIP jika mereka tidak memperbaikinya sendiri.

Baca juga: 17 Metode Seleksi Karyawan yang Wajib Anda Gunakan

Contoh Surat Peringatan Karyawan dan Template yang Bisa Anda Download

Berikut adalah contoh surat peringatan karyawan yang dibuat:

TechMarket Technology Systems & Solutions Co.

Surat Peringatan 1

Nama Karyawan: Andianto
Jabtan Pekerjaan: System administrator
Nama Supervisor: Budi
Nama Perwakilan SDM: Fauzzi

Tanggal: 2/07/22

Kepada Andianto yang terhormat,

Departemen SDM Anda telah diberi tahu oleh manajer Anda bahwa Anda telah melakukan tindakan berikut yang tidak mematuhi kebijakan Perusahaan Sistem & Solusi Teknologi TechMarket:

• Pelanggaran 1: Kegagalan untuk memenuhi tenggat waktu proyek awal untuk 1/21/22 dan batas waktu make up untuk 1/28/2
• Anda menerima teguran lisan pada tanggal 25 Januari 2022

Konsekuensi berikut akan diterapkan, dalam urutan eskalasi, jika Anda tidak menunjukkan peningkatan atau menghentikan pelanggaran kebijakan perusahaan:

• Peringatan lisan kedua
• Pemberitahuan peringatan kedua dikeluarkan
• Penangguhan pekerjaan tanpa bayaran selama satu minggu kerja
• Pemberitahuan peringatan ketiga dan terakhir diikuti dengan pertemuan langsung
• Pemutusan hubungan kerja

Kami bertekad untuk terus memperjuangkan posisi Anda sebagai System administrator  internal di perusahaan kami, dan kami akan melakukan apa pun yang kami bisa untuk membantu Anda meningkatkan kinerja Anda untuk memenuhi standar kualitas kami.

Tanda tangan supervisor: Budi,  Tanggal: 2/07/22

Pengakuan Karyawan: Dengan ini saya mengakui bahwa saya telah melakukan pelanggaran di atas dan mampu serta bersedia melakukan koreksi yang diperlukan untuk melanjutkan pekerjaan saya di Perusahaan Sistem & Solusi Teknologi TechMarket.

Tanda tangan karyawan: Andianto, Tanggal: 2/07/20

Anda juga mendownload tempate surat peringatan karyawan format pdf yang biasa digunakan oleh kebanyakan perusahaan di Indonesia melalui tautan ini.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan

Kesimpulan

Memberikan surat peringatan karyawan memang bukanlah opsi populer, namun tindakan ini kadang diperlukan untuk meningkatkan kedisiplinan dan menjaga produktivitas karyawan Anda.

Terkadang, sebelum memberikan peringatan kepada karyawan terkait, Anda memerlukan data karyawan yang  lengkap untuk mempelajari langkah yang akan Anda ambil selanjutnya.

Misalnya jika karyawan A baru melakukan pelanggaran sebulan lalu dan sekarang melakukan pelanggaran lagi, maka ada baiknya Anda melihat histori performa kinerja karyawan A untuk membuat keputusan apakah akan menerbitkan surat peringatan kedua atau langsung memecatnya. Sayangnya, jika Anda tidak memiliki sistem HR yang modern maka Anda akan kesulitan untuk melakukan hal ini.

Sebagai solusi, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HRIS Gajihub untuk manajemen HR yang lebih baik dan optimal.

Gajihub adalah software payroll dan HR yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap seperti: penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jika Anda tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.