12 Fungsi Human Resource Management (HRM)

HR memiliki banyak fungsi penting dalam organisasi. Ini termasuk perekrutan, manajemen kinerja, pembelajaran dan pengembangan, dan masih banyak lagi. Secara keseluruhan, ada 12 fungsi utama HRM atau human resource management.

Jika kita ingin memahami fungsi human resource, kita perlu memahami apa itu Human resource management (HRM).

Menurut Storey (1995), HRM adalah pendekatan yang berbeda untuk manajemen ketenagakerjaan yang berusaha untuk mencapai keunggulan kompetitif melalui penyebaran strategis tenaga kerja yang berkomitmen tinggi dan mampu menggunakan serangkaian teknik budaya, struktural, dan personalia yang terintegrasi.

Dalam artikel ini, kita akan membahas 12 fungsi human resource management atau HRM dan menjelaskan bagaimana fungsi-fungsi tersebut membantu memajukan organisasi.

1. Human resource planning

Fungsi HRM yang pertama adalah tentang mengetahui kebutuhan organisasi di masa depan. Orang seperti apa yang dibutuhkan organisasi, dan berapa banyak?

Mengetahui hal ini akan membentuk rekrutmen, seleksi, manajemen kinerja, pembelajaran dan pengembangan, dan semua fungsi HRM lainnya.

Singkatnya, human resource planning adalah proses yang berkesinambungan dan berbasis data untuk memastikan bahwa organisasi memiliki orang yang tepat di tempat dan waktu yang tepat untuk mencapai tujuan strategisnya.

2. Rekrutmen dan seleksi

Fungsi HRM yang kedua adalah menarik orang untuk bekerja di organisasi dan memilih kandidat terbaik.

Menarik orang biasanya dimulai dengan merek perusahaan. Faktanya, perusahaan dengan employer brand yang sangat baik menerima 50% lebih banyak pelamar yang berkualitas.

Jelas, menjadi perusahaan yang menarik memiliki banyak keuntungan – begitu juga sebaliknya.

Dengan merek perusahaan yang kuat dan strategi perekrutan yang tepat, Anda sudah setengah jalan. Setelah kandidat melamar, proses seleksi adalah instrumen HR untuk memilih kandidat dengan kualifikasi terbaik dan potensi tertinggi.

Sangat penting untuk membangun proses seleksi yang efektif dalam rekrutmen, karena perekrutan yang buruk dapat menyebabkan penurunan produktivitas hingga 36%.

Perkembangan teknologi dalam rekrutmen telah berjalan sangat cepat, dan sebagai hasilnya, ada berbagai jenis alat rekrutmen untuk setiap bagian dari funnel rekrutmen Anda.

Baca juga: Cara Menjaga Hubungan Baik Karyawan dan Perusahaan

3. Manajemen kinerja

Manajemen kinerja sangat penting untuk memastikan pekerja tetap produktif dan terlibat. Manajemen kinerja yang baik melibatkan kepemimpinan yang kuat, penetapan tujuan yang jelas, dan umpan balik yang terbuka.

Meskipun tinjauan kinerja dua kali setahun di mana karyawan ditinjau oleh manajer mereka masih umum dilakukan, 69% profesional HR percaya bahwa dalam waktu dekat, manajemen kinerja akan menjadi lebih sering dilakukan dan mencakup percakapan yang lebih alami.

Umpan balik 360 derajat juga semakin populer sebagai alat manajemen kinerja. Dengan jenis umpan balik ini, rekan kerja, manajer, bawahan, dan terkadang bahkan pelanggan meninjau kinerja karyawan, yang dapat sangat membantu dalam mengungkap area yang berpotensi untuk ditingkatkan.

Manajemen kinerja juga merupakan instrumen untuk menutup kesenjangan antara tenaga kerja yang Anda miliki saat ini dan tenaga kerja yang Anda inginkan di masa depan dengan membantu karyawan mengembangkan keterampilan dan kompetensi yang siap untuk masa depan.

4. Pembelajaran dan pengembangan

Memungkinkan karyawan untuk mengembangkan keterampilan yang mereka butuhkan untuk masa depan adalah tanggung jawab penting bagi HR.

Hal ini juga terkait dengan fungsi HRM yang pertama yang kami sebutkan, perencanaan human resource, di mana HR menjembatani kesenjangan antara tenaga kerja yang ada saat ini dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam waktu dekat.

Secara tradisional, organisasi memiliki anggaran yang ditetapkan untuk pembelajaran dan pengembangan. Anggaran ini kemudian didistribusikan di antara para karyawannya.

Di beberapa negara, pengeluaran ini bersifat wajib. Sebagai contoh, perusahaan dengan gaji tahunan lebih dari 3 juta poundsterling di Inggris membayar biaya wajib sebesar 0,5% yang diperuntukkan bagi pendidikan profesional karyawannya.

Di negara lain, seperti Belgia dan Belanda, L&D berada di bawah tanggung jawab pemberi kerja untuk mengurus karyawannya. Di kelompok negara berkembang, seperti Indonesia, hal ini hampir tidak diatur.

Terlepas dari perbedaan peraturan, hampir semua pemberi kerja memahami nilai investasi dalam keterampilan (masa depan) karyawan mereka.

Adalah tanggung jawab departemen HR untuk memimpin upaya ini ke arah yang benar. Terlebih lagi, HR memainkan peran yang semakin penting dalam meningkatkan keterampilan para pemimpin dan manajer, yang juga merupakan salah satu tren HR utama untuk tahun 2023.

Menurut Janice Burns, Chief People Officer di Degreed, meskipun organisasi harus menyeimbangkan faktor ekonomi dan memprioritaskan berdasarkan peluang nilai, berinvestasi pada keterampilan karyawan sangat penting untuk retensi dan, pada akhirnya, mempertahankan nilai bagi organisasi.

Baca juga: Pengertian ADDIE Model Dalam Proses Pelatihan dan Cara Membuatnya

5. Perencanaan karier

Fungsi kelima dari human resource management atau HRM adalah perencanaan, bimbingan, dan pengembangan karier bagi karyawan, yang juga disebut sebagai jalur karier.

Menunjukkan kepada karyawan bagaimana ambisi mereka dapat selaras dengan masa depan perusahaan dapat membantu melibatkan dan mempertahankan mereka.

Bagi organisasi, ada manfaat dari perencanaan suksesi yang lebih baik, produktivitas yang lebih tinggi, dan merek perusahaan yang lebih kuat.

Organisasi sering kali lebih memilih untuk mencari talenta secara internal, mempromosikan karyawan yang sudah ada jika memungkinkan.

Namun, pendekatan ini hanya berhasil jika staf Anda memiliki kemampuan untuk maju, menunjukkan kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang dibutuhkan.

Dengan mempertimbangkan kemungkinan lintasan karier, praktisi HR dapat memastikan bahwa pekerja mereka diperlengkapi dengan baik untuk maju melewati peran yang ada, sehingga tidak perlu lagi mencari talenta dari luar.

6. Evaluasi jabatan

Evaluasi fungsi dan jabatan adalah aspek teknis dari HR. Hal ini melibatkan perbandingan berbagai bagian dari keseluruhan operasi HR.

Hal ini dapat mencakup kualitas, dan ketersediaan pekerja, lokasi pekerjaan, waktu kerja, situasi ekonomi, tanggung jawab pekerjaan, dan seberapa besar nilai yang diberikan oleh sebuah pekerjaan kepada organisasi Anda. Ide di balik evaluasi fungsi adalah bahwa pekerjaan yang serupa harus dihargai dengan cara yang sama.

Ada beberapa cara yang berbeda untuk menentukan peringkat fungsi secara internal.

Metode pemeringkatan

Metode di mana para ahli bidang membuat peringkat fungsi dalam hal seberapa besar kontribusi mereka terhadap organisasi secara keseluruhan.

Fungsi-fungsi dipasangkan, dan para penilai harus memutuskan mana yang lebih berharga. Hal ini dilakukan pada semua fungsi, dan berdasarkan hasilnya, peringkat ditetapkan.

Metode klasifikasi

Pekerjaan juga dapat diklasifikasikan ke dalam kategori yang berbeda dengan menggunakan metode klasifikasi. Dalam hal ini, pekerjaan dikategorikan dan kemudian diberi peringkat dalam kategori-kategori ini untuk menghasilkan peringkat.

Kategorisasi dapat mencakup pendidikan, pengalaman, tingkat keterampilan khusus yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan, sejauh mana keterampilan ini dibutuhkan, dan sebagainya.

Metode poin

Pekerjaan dikategorikan berdasarkan faktor-faktor yang diyakini organisasi berkontribusi paling besar terhadap keberhasilannya. Poin kemudian diberikan ke setiap kategori untuk setiap pekerjaan.

Kategori-kategori ini dapat mencakup kompetensi kunci seperti pemecahan masalah, pengetahuan teknis, keterampilan komunikasi dan mempengaruhi, kemampuan inovatif, ketajaman bisnis, dan sebagainya. Kompetensi-kompetensi ini akan berbeda di setiap organisasi.

Metode personal

Dalam metode ini, pekerjaan itu sendiri tidak dievaluasi, namun orang yang melakukan pekerjaan tersebut. Di sini, karyawan dihargai berdasarkan keterampilan dan kompetensi mereka.

Evaluasi fungsi membantu departemen HR memastikan bahwa perusahaan berhasil di tingkat strategis dan dalam hal pemberian layanan dan dukungan. Dengan begitu, perusahaan dapat memberikan tingkat layanan yang dibutuhkan saat beroperasi secara strategis.

Baca juga: Manfaat HR Cloud untuk Proses Bisnis yang Lebih Baik

7. Kompensasi

Memberi kompensasi atau rewards kepada karyawan atas pekerjaan mereka adalah fungsi HRM yang penting. Kompensasi dan tunjangan merupakan bagian integral untuk menarik kandidat yang tepat untuk peran dan perusahaan.

Hal ini akan bervariasi di berbagai bidang, negara, dan budaya. Di beberapa negara, seperti Amerika Serikat, asuransi kesehatan sering kali menjadi bagian dari tawaran pekerjaan.

Kerangka kerja kompensasi total menunjukkan bahwa imbalan lebih dari sekadar uang dan manfaat moneter lainnya. Imbalan juga dapat berupa hasil relasional dan psikologis.

Imbalan mencakup gaji, tetapi juga pertumbuhan dan peluang karier, status, pengakuan, budaya organisasi yang baik, dan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang memuaskan.

Sebagai contoh, rekan kerja yang fantastis dan pekerjaan yang bermakna juga bermanfaat bagi karyawan. Imbalan moneter dari pekerjaan terdiri dari imbalan finansial dan tunjangan lainnya (sekunder).

Proposisi Nilai Karyawan atau Employee Value Proposition (EVP) merangkum semua aspek ini. EVP perusahaan Anda berbeda dengan citra dan merek eksternal.

Ini adalah citra yang dibangun oleh perusahaan kepada karyawannya. Oleh karena itu, kompensasi lebih dari sekadar finansial.

Berikut ini adalah beberapa contoh tentang total penghargaan:

• Gaji pokok
• Gaji berdasarkan kinerja
• Bonus
• Lingkungan sosial
• Keamanan kerja
• Status
• Pekerjaan bergantian
• Otonomi
• Peluang pertumbuhan
• Umpan balik
• Peluang pengembangan formal dan informal

75% organisasi memperkirakan kompensasi akan menjadi lebih menantang dalam waktu dekat, dan hanya 53% yang cukup percaya diri atau sangat percaya diri dengan paket imbalan total mereka. Tergantung pada tim HR dan tim Kompensasi & Tunjangan untuk merancang strategi imbalan total yang sesuai untuk karyawan dan bisnis mereka.

Fungsi 1 hingga 7 semuanya berada dalam cakupan apa yang disebut manajemen talenta; fungsi-fungsi ini bertujuan untuk menarik, mengembangkan, memotivasi, dan mempertahankan karyawan (yang berkinerja tinggi).

8. Hubungan industrial

Fungsi lain dari HRM adalah menjaga dan membina hubungan dengan serikat pekerja dan kelompok-kelompok kolektif lainnya beserta anggotanya.

Serikat pekerja masih lazim di Eropa, meskipun secara keseluruhan menurun. Data terakhir menunjukkan bahwa 92,2% karyawan di Islandia adalah anggota serikat pekerja, dan 67% karyawan di Denmark. Namun, di Inggris dan Estonia, hanya 23,5% dan 6% karyawan yang menjadi anggota serikat pekerja.

Di Amerika Serikat, keanggotaan serikat pekerja tergolong rendah, dengan 10,1% karyawan yang menjadi anggota. Di Indonesia sendiri, hanya 12% pekerja yang tergabung dalam serikat pekerja, menurut katadata.

Menjaga hubungan baik dengan serikat pekerja akan membantu menemukan dan menyelesaikan potensi konflik dengan cepat dan juga akan bermanfaat di masa ekonomi yang lebih sulit ketika PHK atau tindakan lain diperlukan.

Baca juga: 11 Program Kerja HRD yang Harus Anda Ketahui

9. Partisipasi dan komunikasi karyawan

Menurut Dave Ulrich, salah satu peran utama HR adalah menjadi aktivis yang kredibel bagi karyawan. Karyawan perlu diberi informasi dan didengar pendapatnya tentang berbagai topik yang relevan bagi mereka. Komunikasi berkaitan dengan penyebaran informasi yang relevan bagi karyawan.

Menjadi People Advocate adalah salah satu dari empat kompetensi inti HR yang telah kami identifikasi untuk masa depan tenaga kerja HR. People Advocacy mencakup pembangunan budaya, praktik-praktik HR, dan menjadi juara di tempat kerja serta ahli komunikasi.

10. K3

HR memainkan peran penting dalam menciptakan dan menerapkan peraturan kesehatan dan keselamatan kerja atau K3. Menjadikan peraturan ini sebagai bagian dari budaya perusahaan adalah salah satu fungsi utama HR.

Contoh yang terkenal adalah perusahaan energi dan petrokimia Shell di mana dilarang berjalan di tangga tanpa memegang pagar – juga di kantor pusat perusahaan.

Ini adalah bagian dari ‘Goal Zero’ Shell, yang berarti tidak ada kecelakaan. Meskipun memegang pagar jauh lebih penting di anjungan minyak, keselamatan adalah bagian besar dari budaya perusahaan sehingga peran keselamatan diterapkan di mana-mana.

Pandemi juga meningkatkan kesadaran tentang kesehatan dan keselamatan di tempat kerja. Faktanya, 43% perusahaan mengatakan bahwa kandidat pekerja menanyakan tentang protokol keselamatan dan kesehatan, yang menunjukkan bahwa menciptakan tempat kerja yang aman harus menjadi prioritas bagi HR.

Baca juga: Manajemen Krisis: Pengertian dan Peran Tim HR di Dalamnya

11. Kesejahteraan

Fungsi HRM utama lainnya adalah mendukung karyawan agar mereka dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka. Hal ini melibatkan secara proaktif mempromosikan kesejahteraan mental, fisik, dan finansial.

Para profesional HR juga membantu dan merawat karyawan ketika mereka mengalami masalah dan ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana.

Masalah di tempat kerja dan di luar dapat berdampak negatif pada kinerja, keterlibatan, dan produktivitas karyawan. Hal ini, pada gilirannya, akan merugikan keuntungan perusahaan.

Dengan 81% karyawan merasa berisiko mengalami kelelahan dan 51% pekerja di seluruh dunia mengkhawatirkan masa depan keuangan mereka, fokus pada kesejahteraan karyawan merupakan tren HR utama di tahun 2023.

Strategi kesejahteraan holistik yang dipimpin oleh departemen HR Anda harus bekerja pada tingkat komunikasi empat mata dengan karyawan dan komunikasi di seluruh tim dan perusahaan.

Sebagai contoh, perusahaan dapat menawarkan program bantuan karyawan di mana siapa pun yang memiliki masalah kesehatan mental dapat mengakses konseling. Di tingkat organisasi, perusahaan dapat mengadakan hari kesadaran kesehatan mental.

12. Tanggung jawab administratif

Fungsi terakhir dari HRM adalah tanggung jawab administratif. Ini termasuk prosedur personalia dan Human Resource Information Systems (HRIS).

Prosedur personalia melibatkan penanganan promosi, relokasi, disiplin, peningkatan kinerja, penyakit, peraturan, keragaman budaya dan ras, pelecehan, perundungan, dan sebagainya.

Untuk setiap situasi ini, HR perlu mengembangkan dan mengikuti kebijakan dan prosedur agar berhasil menangani permintaan, kekhawatiran, dan keluhan karyawan atau mengatasi tantangan-tantangan ini.

Human Resource Information Systems (HRIS) menyimpan data karyawan. HR bertanggung jawab untuk membeli, menerapkan, dan mengelola sistem ini sehingga mereka dapat menggunakan data tersebut untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Tertarik menggunakan HRIS untuk proses pengelolaan HR yang lebih baik? Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub secara gratis selama 14 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: Cara Menjadi HRD dan Jenjang Karir HRD yang Wajib Diketahui

Kesimpulan

HRM adalah peran multi-segi yang memungkinkan perusahaan mendapatkan hasil maksimal dari tenaga kerja mereka.Sebagai seorang profesional HR, Anda harus memiliki keahlian yang luas untuk menjalankan fungsi-fungsi inti HRM.

Dalam bidang HR, edukasi tidak dapat berakhir dengan mendapatkan kualifikasi inti Anda. Masyarakat dan tempat kerja terus berubah dan berkembang. Anda pun harus terus berkembang untuk mengelola tenaga kerja di organisasi Anda dengan percaya diri dalam menghadapi perubahan.