Cara Meningkatkan Kemampuan Komunikasi dan Manfaatnya

Meningkatkan kemampuan komunikasi Anda di tempat kerja dan kehidupan pribadi Anda mencakup komunikasi verbal dan non-verbal.

Kemampuan komunikasi sangat penting untuk hubungan profesional dan pribadi yang positif. Ketika Anda berinteraksi dengan keluarga, membuat presentasi di tempat kerja, atau mengatasi masalah dengan atasan, Anda menggunakan kemampuan komunikasi.

Meskipun mudah untuk menganggap komunikasi hanya sebagai berbicara, namun ada lebih dari itu. Segala sesuatu mulai dari ekspresi wajah dan pilihan kata Anda hingga grafik presentasi dan nada suara berperan dalam komunikasi.

Pelajari tentang area kritis untuk meningkatkan kemampuan komunikasi Anda dan 22 tips bermanfaat untuk menjadi komunikator yang lebih efektif.

Apa itu Kemampuan Komunikasi dan Mengapa Kemampuan ini Penting?

Kita berkomunikasi setiap kali kita mentransfer informasi dari satu tempat ke tempat lain melalui suara, kata-kata tertulis, visual, atau gerakan non-verbal.

Dan kita menggunakan kemampuan komunikasi kita dalam berbagai cara dalam kehidupan pribadi dan profesional kita, dalam percakapan, email dan dokumen tertulis, presentasi, dan visual seperti grafik atau bagan.

Kemampuan komunikasi sangat penting, terutama di tempat kerja, karena dapat:

• Meningkatkan hubungan Anda dengan manajer dan rekan kerja Anda
• Membangun koneksi dengan pelanggan
• Membantu Anda menyampaikan maksud Anda dengan cepat dan jelas
• Meningkatkan citra profesional Anda
• Mendorong mendengarkan secara aktif dan berpikiran terbuka
• Membantu memajukan karier Anda

Baca juga: Tips Saat Melakukan HR Interview Beserta Contoh Pertanyaan dan Jawaban

4 Jenis Komunikasi

Menjadi komunikator yang lebih baik sering kali berarti berfokus pada peningkatan di masing-masing dari empat bidang komunikasi utama.

Ini berarti berfokus pada kemampuan mendengarkan dan komunikasi non-verbal, mempraktikkan kesadaran emosional, membangun empati dan profesionalisme, serta mengembangkan keterampilan bertanya.

Mari kita lihat lebih dekat setiap area.

1. Keterampilan mendengarkan

Untuk berkomunikasi dengan baik, Anda perlu mendengarkan. Berikan perhatian penuh kepada seseorang, dengarkan apa yang mereka katakan secara verbal dan non-verbal, dan pertimbangkan pikiran mereka.

Sebagai pendengar aktif, Anda dapat mengembangkan strategi yang membantu Anda mengajukan pertanyaan lanjutan dan mendapatkan kejelasan tentang pemikiran seseorang.

2. Komunikasi non-verbal

Pesan yang dikomunikasikan seseorang tidak hanya diucapkan. Pesan itu juga bersifat non-verbal.

Untuk meningkatkan komunikasi, Anda perlu memperhatikan bahasa tubuh Anda dan orang lain, nada suara, kontak mata, postur tubuh, dan ekspresi wajah.

Komunikasi verbal dan bahasa tubuh harus sinkron untuk menyampaikan pesan dengan jelas.

Baca juga: Mengenal Apa itu Burnout Syndrome, Tandanya, dan Cara Mengatasinya

3. Kesadaran emosional

Meningkatkan komunikasi berarti bekerja menuju kecerdasan emosional, atau pemahaman yang tajam tentang emosi Anda dan emosi orang-orang di sekitar Anda.

Anda perlu mengidentifikasi situasi emosional, menyadari perasaan Anda, menunjukkan empati, dan menjaga perasaan Anda tetap terkendali.

4. Keterampilan bertanya

Untuk menciptakan aliran komunikasi dua arah, penting untuk mengembangkan keterampilan bertanya. Saat berkomunikasi dengan seseorang, ajukan pertanyaan ringkas yang dapat memperjelas poin utama percakapan.

22 Cara untuk Meningkatkan Kemampuan Komunikasi di Tempat Kerja

Berkomunikasi secara efektif di tempat kerja adalah keterampilan yang dipraktikkan. Meskipun komunikasi datang secara alami bagi sebagian orang, semua orang dapat meningkatkan kemampuan komunikasi mereka di tempat kerja.

Untuk melakukannya, Anda perlu memahami pentingnya mendengarkan, memantau komunikasi non-verbal, meningkatkan komunikasi verbal Anda, meningkatkan komunikasi tertulis Anda, dan meluangkan waktu untuk komunikasi visual.

Ke-22 tipsini memberikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan semua bidang komunikasi di tempat kerja.

1. Persiapkan apa yang akan Anda katakan

Jika Anda sedang mempresentasikan ide atau melakukan pembicaraan yang bermakna dengan supervisor Anda, luangkan waktu untuk mempersiapkan apa yang akan Anda katakan.

Dengan mengatur pikiran Anda, percakapan Anda akan lebih jelas dan mengarah pada interaksi yang lebih produktif.

Baca juga: 5 Metode dalam Mengukur Manajemen Kinerja

2. Sederhana dan pastikan pesan yang disampaikan jelas

Koreksi dan hilangkan apa pun yang menyimpang dari pesan Anda saat Anda mempersiapkan pikiran Anda. Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi adalah dengan berupaya menciptakan percakapan, email, dan presentasi yang ringkas dan jelas.

3. Rekam diri Anda saat berkomunikasi

Gunakan ponsel cerdas Anda untuk merekam diri Anda sendiri saat memberikan presentasi atau mempraktikkan percakapan yang sulit yang perlu Anda lakukan dengan rekan satu tim tentang kurangnya partisipasi mereka.

Tinjau rekaman tersebut dan cari tempat untuk memperbaiki diri.

4. Libatkan lawan bicara Anda

Buatlah lawan bicara Anda tetap terlibat dalam percakapan. Komunikator yang efektif mengajukan pertanyaan dan mendorong partisipasi. Percakapan interaktif adalah cara yang ideal untuk menjaga perhatian semua orang.

5. Luangkan waktu untuk menanggapi

Luangkan waktu untuk membuat respons yang bijaksana. Seringkali, Anda merasa berkewajiban untuk merespons dengan cepat, tetapi penting untuk meluangkan waktu sejenak untuk menyusun pikiran Anda sehingga Anda dapat melakukan percakapan yang bermakna.

Baca juga: Tips Memilih Software Payroll untuk Perusahaan Ritel

6. Pastikan Anda mengerti

Sebelum mengakhiri percakapan, luangkan waktu sejenak untuk mengajukan beberapa pertanyaan lanjutan dan kemudian rekap percakapan. Anda bisa menyelesaikannya dengan menjelaskan langkah-langkah selanjutnya yang bisa ditindaklanjuti.

7. Perbaiki bahasa tubuh Anda

Jaga postur tubuh yang tegak, hindari membungkuk, dan gunakan gerakan tangan yang alami saat Anda berbicara. Lakukan kontak mata dengan semua orang yang mendengarkan Anda.

Bergerak di sekitar ruangan juga dapat membantu, jika ruang memungkinkan. Hal ini dapat membantu pendengar merasa lebih diikutsertakan.

8. Pertahankan kontak mata

Selama percakapan atau presentasi, cobalah untuk menahan pandangan seseorang dalam interval empat hingga lima detik sebelum melihat orang lain.

Anda juga dapat menggunakan gerakan tangan yang alami saat Anda berbicara, yang dapat membantu Anda merasa lebih percaya diri dan menatap mata orang lain.

Baca juga: Pekerja Kerah Putih dan Biru: Pengertian, Contoh dan Perbedaannya

9. Bersikap hormat

Ketika Anda selesai berkomunikasi, Anda ingin audiens merasa bahwa Anda telah menghormati kebutuhan mereka, dan pada gilirannya, mereka akan lebih mungkin membentuk rasa hormat kepada Anda.

Untuk mendapatkan rasa hormat itu, berterima kasihlah kepada mereka atas waktu mereka, jaga agar presentasi Anda tetap dalam jangka waktu yang telah ditetapkan, dan jaga agar lelucon Anda tetap sesuai dan seminimal mungkin.

10. Jadikan komunikasi sebagai prioritas

Meningkatkan kemampuan komunikasi Anda adalah sesuatu yang harus dikerjakan setiap hari.

Pertimbangkan untuk membuat daftar tugas komunikasi dengan beberapa hal yang ingin Anda kerjakan untuk hari itu, seperti mengenali bahasa tubuh, mengajukan pertanyaan lanjutan, atau berlatih mendengarkan secara aktif.

11. Belajarlah untuk mengelola emosi Anda

Ketika Anda berada dalam lingkungan profesional, Anda perlu mengendalikan emosi Anda.

Jika Anda mengalami kesulitan mengelola emosi, luangkan waktu sejenak untuk menarik napas dalam-dalam sebelum berbicara atau menulis email.

Luangkan waktu sejenak sendirian di meja kerja Anda atau istirahat di luar jika memungkinkan.

Baca juga: HR Management: Pengertian, Fungsi, dan Skill yang Dibutuhkan

12. Prioritaskan keterampilan di tempat kerja

Meningkatkan kemampuan tambahan di tempat kerja seperti pemecahan masalah, kolaborasi, dan manajemen waktu juga dapat meningkatkan upaya komunikasi Anda.

Kemampuan ini membutuhkan pendengaran, kesabaran, dan pengorganisasian, yang semuanya berperan dalam komunikasi yang baik.

13. Hilangkan conversation fillers

Untuk membantu peningkatan percakapan Anda, berusahalah untuk menghilangkan conversation fillers seperti “um,” dan “ah.”

Mulailah mendengarkan pengisi ini sehingga Anda dapat menggunakannya lebih sedikit dan menyampaikan lebih banyak kepercayaan diri saat Anda berbicara.

Seringkali frasa ini digunakan untuk mengisi keheningan, yang merupakan bagian alami dari percakapan, jadi cobalah untuk merangkul keheningan daripada mengisinya dengan conversation fillers.

14. Miliki rencana untuk obrolan ringan.

Obrolan ringan adalah tantangan percakapannya sendiri. Untuk memberikan inspirasi, fokuslah pada topik yang termasuk dalam metode FORD: family, occupation, recreation, dan dreams atau keluarga, pekerjaan, rekreasi, dan impian.

15. Ceritakan sebuah cerita

Ketika Anda bisa, sertakan cerita dalam komunikasi Anda. Sebuah cerita membantu menjaga audiens Anda tetap terlibat dan memudahkan orang untuk berhubungan dengan topik tersebut.

Baca juga: Leadership Adalah? Pengertian, Jenis, dan Cara Mengasah Kemampuan Leadership

16. Ajukan pertanyaan dan rangkum poin-poin utama yang disampaikan lawan bicara Anda

Bagian dari menjadi pendengar aktif adalah mengajukan pertanyaan yang relevan dan mengulangi potongan percakapan untuk menunjukkan bahwa Anda memahami suatu poin. Mendengarkan membuat komunikasi menjadi jalan dua arah.

17. Bersikap menerima umpan balik

Saat Anda berupaya meningkatkan keterampilan komunikasi Anda, mintalah umpan balik dan terimalah umpan balik tersebut.

Meminta umpan balik dari kolega Anda dapat membantu Anda menunjukkan tantangan dan menunjukkan komitmen terhadap pekerjaan Anda.

Cobalah memasukkan umpan balik ke dalam obrolan, sesi curah pendapat, atau konferensi video Anda berikutnya.

18. Bersiaplah untuk jawaban yang berbeda

Dengarkan tanpa menghakimi. Itulah tujuan dari setiap percakapan, tetapi terutama jika Anda mendengar tanggapan yang tidak terduga atau berbeda dari yang Anda perkirakan.

Dengarkan orang tersebut secara terbuka, perhatikan bahasa tubuh Anda, dan jangan menyela.

Baca juga: Jabatan Fungsional dan Struktural: Pengertian dan Perbedaannya di PNS

19. Singkirkan distraksi

Berkomunikasi dengan baik berarti hadir sepenuhnya. Singkirkan apa pun yang dapat mengalihkan perhatian Anda, seperti ponsel atau tablet Anda.

Ini menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda mendengarkan dengan hormat dan membantu Anda menanggapi percakapan dengan serius.

20. Sesuaikan pesan Anda dengan audiens Anda

Komunikasi Anda harus berubah berdasarkan audiens Anda. Sama seperti Anda mempersonalisasi email, personalisasikan semua komunikasi Anda.

Pesan, nada bicara, dan bahasa tubuh Anda, misalnya, harus otentik namun disesuaikan jika Anda berbicara dengan manajer Anda dibandingkan dengan berbicara dengan seorang karyawan magang.

21. Singkat namun spesifik

Gunakan akronim BRIEF background, reason, information, end, follow-up dan latar belakang, alasan, informasi, akhir, tindak lanjut untuk membantu memandu percakapan Anda.

Anggap saja sebagai garis besar percakapan yang dimaksudkan untuk membuat Anda tetap pada jalurnya.

22. Tingkatkan empati Anda

Pertimbangkan perasaan orang lain saat Anda berbicara dengan mereka. Bagian dari percakapan yang bermakna adalah berempati kepada orang lain.

Jika Anda mencoba untuk menempatkan diri Anda pada posisi mereka, Anda dapat lebih memahami cara membantu mereka.

Baca juga: Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya

Kesimpulan

Komunikasi adalah hal penting yang harus manusia miliki sebagai makhluk sosial. Mengetahui pentingnya kemampuan komunikasi dan cara meningkatkannya dalam proses kerja akan memudahkan Anda dalam membangun karir dan pribadi yang lebih baik.

Jika Anda adalah pemilik bisnis yang mengalami masalah dalam proses pengelolaan proses HR dan payroll dalam bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HR modern seperti software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software HR dan payroll berbasis online yang cocok untuk semua jenis dan skala bisnis di Indonesia. Memiliki fitur terlengkap dan harga terjangkau, Gajihub bisa Anda menjadi solusi bagi bisnis Anda untuk menghadirkan proses payroll yang lebih mudah, praktis, dan efisien,

Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.