Pengertian Otomatisasi HR, Manfaat, dan Hal yang Anda Dapatkan

Kemajuan pesat dalam otomatisasi HR telah memungkinkan departemen HR atau SDM untuk merampingkan dan mempercepat cara kerja mereka, mengotomatisasi banyak tugas, dan mencurahkan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas yang berpusat pada manusia, termasuk memberdayakan karyawan mereka.

Bagaimana tim Anda dapat menerapkan otomatisasi HR dan bekerja dengan cara yang lebih efisien dan efektif?

Tidak diragukan lagi bahwa manajemen dan proses sumber daya manusia adalah bagian penting dari setiap bisnis.

HR bertanggung jawab untuk merekrut, orientasi dan melepas karyawan, pelatihan dan pengembangan, penggajian dan ketepatan waktu, melacak cuti dan izin sakit, dan kesejahteraan karyawan secara umum dalam organisasi. Tanpa SDM, tidak ada perusahaan yang dapat beroperasi dengan lancar.

Namun, banyak departemen SDM yang tenggelam dalam administrasi dan dokumen yang diperlukan untuk pemrosesan manual di seluruh tugas-tugas ini.

Ada suatu masa ketika tidak ada alternatif lain. Sekarang, otomatisasi HR datang untuk menyelamatkan.

Saat ini semua hal yang bisa diotomatisasi dalam proses HR bisa dilakukan. Itulah mengapa penting untuk melakukan transisi lebih cepat daripada nanti untuk memastikan departemen SDM Anda tetap terampil dan tidak tertinggal.

Pada artikel kali ini kami akan membahas apa itu otomatisasi HR, manfaat, dan kemudahan yang Anda dapatkan saat memutuskan melakukan otomatisasi.

Apa yang Dimaksud dengan Otomatisasi HR?

Otomatisasi Sumber Daya Manusia (HR Automation) menggunakan software untuk mendigitalkan dan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan memakan waktu, termasuk administrasi penerimaan karyawan, penggajian, ketepatan waktu, dan administrasi tunjangan.

Hal ini membebaskan karyawan di bagian HR untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis yang lebih bernilai bagi perusahaan. Hal ini juga meningkatkan efisiensi dan keamanan sekaligus mengurangi potensi kesalahan manusia.

Otomatisasi HR muncul karena waktu dan jumlah dokumen fisik yang terlibat dalam proses pengelolaan SDM sehari-hari.

Jika para profesional HR di tim Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk admin daripada memanfaatkan keahlian mereka yang berharga di area lain dalam bisnis, maka inilah saatnya untuk menemukan cara kerja baru.

Namun, beralih dari pendekatan manual ke otomatisasi membutuhkan tingkat keterampilan dan pelatihan tertentu dalam menggunakan teknologi agar efektif.

Tapi, manfaat otomatisasi HR untuk semua karyawan Anda jauh lebih besar daripada waktu, energi, dan uang yang akan Anda investasikan untuk mencapainya.

Baca juga: Mengetahui Apa itu Yield Ratio dalam Proses Rekrutmen

Manfaat Otomatisasi HR

Mengapa Anda harus berinvestasi dalam otomatisasi HR? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, mari kita lihat beberapa manfaat utama otomatisasi dalam pengelolaan HR.

Peningkatan efisiensi

HR sangat bergantung pada proses berbasis dokumen. Jika dilakukan secara manual, hal ini dapat memakan waktu, berulang-ulang, dan sangat tidak efisien.

Dokumen dapat “terjebak” dalam antrian atau di meja seseorang dan kesalahan sering terjadi. Terlebih lagi, mengharuskan orang untuk datang ke kantor atau mengirim formulir yang telah ditandatangani melalui faks adalah hal yang berlebihan.

Otomatisasi HR mendigitalkan semua hal di atas dan lebih banyak lagi, meningkatkan produktivitas dan efisiensi di seluruh bisnis.

Organisasi kemudian dapat memfokuskan lebih banyak energi untuk memastikan bahwa semua personil HR mereka adalah pendukung karyawan.

Mereka dapat berkonsentrasi pada pembangunan budaya, praktik-praktik yang mendukung karyawan, menjadi juara di tempat kerja, dan ahli komunikasi. Keempat kompetensi ini sangat penting bagi kinerja seorang profesional HR.

Data yang dapat ditindaklanjuti

Otomatisasi HR memungkinkan Anda untuk melacak, mengumpulkan, dan menganalisis semua jenis data. Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat pola dan membuat laporan tentang temuan Anda.

Anda kemudian dapat menggunakan wawasan ini untuk meningkatkan proses, memperbaiki kegagalan, dan melakukan lebih banyak hal yang berhasil di seluruh bisnis.

Mengurangi kesalahan

Menyelesaikan penggajian, absensi, dan memeriksa cuti liburan secara manual membuka peluang terjadinya kesalahan manusia.

Ditambah lagi, mesin dapat dengan mudah melakukan tugas-tugas ini dengan lebih cepat dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan.

Baca juga: Mengenal Pengertian Compa Ratio dan Cara Mengukurnya

Komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik

Otomatisasi HR memberikan gambaran yang jelas tentang semua proses dan tahapan yang terlibat. Hal ini membantu semua orang memahami tanggung jawab masing-masing, yang meningkatkan komunikasi dan kerja sama tim.

Mengurangi biaya pemrosesan berbasis kertas

Pemrosesan berbasis kertas membutuhkan pencetakan dokumen dan kemudian mengarsipkan dan menyimpannya di suatu tempat sebagai catatan.

Otomatisasi HR mengurangi biaya yang terkait dengan hal ini. Hal ini meminimalkan kebutuhan Anda akan ruang penyimpanan, dan memastikan catatan dapat dengan mudah ditemukan dengan mengklik tombol.

Memberikan pengalaman positif bagi kandidat dan karyawan

Ketika staf HR tenggelam dalam tugas-tugas admin, mereka sering kali tidak memiliki waktu atau lupa untuk memeriksa kandidat karyawan baru.

Hal ini menciptakan pengalaman perekrutan yang negatif, terlepas dari apakah mereka akhirnya dipekerjakan atau tidak.

Otomatisasi HR berarti HR akan memiliki lebih banyak waktu untuk menghubungi kandidat dan meningkatkan pengalaman mereka secara keseluruhan.

Selain itu, karyawan mendapatkan keuntungan dari layanan mandiri. Misalnya, permintaan cuti dan laporan pengeluaran mereka disetujui lebih cepat dan mereka dapat melacak tunjangan karyawan mereka. Hal ini berkontribusi pada pengalaman karyawan yang positif.

Baca juga: Hiring Manager: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Wajib Dimiliki

11 Contoh Kemudahan yang Anda Dapatkan dari Otomatisasi HR

Apa saja yang bisa diotomatisasi di HR?

Berikut adalah beberapa hal yang bisa Anda dapatkan saat melakukan otomatisasi HR dan bagaimana hal itu menguntungkan bisins Anda dan semua karyawan.

1. Perekrutan

Kemudahan proses perekrutan meliputi:

• Memasang iklan lowongan kerja,
• Melacak respon,
• Penyaringan CV,
• Penilaian pra-kerja,
• Menyortir dan memprioritaskan kandidat berdasarkan kriteria yang ditetapkan,
• Membuat flow email otomatis.

Jika Anda tidak mengotomatiskan tugas-tugas administrasi seperti ini, staf HR Anda akan menghabiskan waktu yang tidak perlu.

2. Proses onboarding karyawan

Proses onboarding karyawan membutuhkan pengumpulan dokumen untuk verifikasi, menandatangani formulir, memberikan akses alat bantu kepada karyawan baru, mengajukan permintaan perangkat, dan masih banyak lagi.

Otomatisasi HR dapat menyediakan check list yang mudah diikuti selama proses orientasi atau onboarding.

Ini termasuk kemampuan untuk membuat alur kerja notifikasi dan persetujuan otomatis, mengumpulkan formulir yang ditandatangani secara elektronik dan secara otomatis menghasilkan dokumen PDF resmi, mengirimkan perangkat kepada karyawan dengan cepat tanpa menunggu dukungan TI, dan masih banyak lagi.

3. Offboarding

Proses offboarding sering kali diabaikan, namun proses ini sama pentingnya dengan proses onboarding.

Jika dilakukan dengan cara yang benar, proses offboarding membantu melindungi perusahaan dan meninggalkan kesan yang baik bagi mantan karyawan Anda.

Namun, proses offboarding secara manual memakan waktu. Ada potensi risiko kehilangan formulir atau formulir yang tidak diisi dengan benar. Selain itu, ada risiko gagal melindungi perusahaan dari sisi kepatuhan dan keamanan.

Software otomatisasi HR memungkinkan Anda untuk membuat daftar periksa offboarding dan:

• Melengkapi dan mengunggah dokumen secara elektronik,
• Menjadwalkan exit interview,
• Memperbarui informasi pribadi,
• Membuat pengaturan untuk gaji terakhir karyawan,
• Membuat permintaan agar peralatan perusahaan dikembalikan,
• Menghapus akses mereka ke aplikasi pada tanggal yang Anda pilih,
• Menghapus mereka dari direktori perusahaan pada hari terakhir mereka (untuk memastikan direktori tersebut tetap up to date). 

Baca juga: 12 Jenis Budaya Organisasi dan Peran HR dalam Membentuknya

4. Akses ke aplikasi dan tools lain

Saat karyawan baru bergabung dengan organisasi, mereka perlu diberikan akses ke aplikasi yang relevan yang mereka butuhkan, dengan tingkat izin yang tepat, pada hari pertama mereka.

Hal ini sering kali dapat menyebabkan terbuangnya waktu di hari pertama untuk membuat karyawan sepenuhnya siap dan dapat mengakses sistem pusat yang diperlukan untuk menjalankan peran mereka.

Otomatisasi proses HR dapat memungkinkan Anda untuk memberikan akses secara otomatis kepada karyawan baru berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

Karyawan juga mungkin membutuhkan akses ke aplikasi dan alat tambahan dari waktu ke waktu. Otomatisasi HR memungkinkan setiap karyawan untuk meminta akses ke aplikasi dan membuat akses tersebut diterima atau ditolak oleh manajer mereka.

5. Manajemen cuti

Menghitung dan menyetujui hari cuti secara manual bisa menjadi masalah karena melibatkan banyak tugas:

• Memeriksa saldo cuti karyawan
• Mendapatkan persetujuan manajer untuk permintaan cuti
• Mencatat cuti untuk penghitungan penggajian

Selain itu, jika hal ini dibebankan kepada satu orang, ada banyak ruang untuk kesalahan manusia. Email bisa saja terlupakan, dan ada risiko gangguan saat orang tersebut sedang berlibur atau mengambil cuti sakit.

Software otomatisasi HR menawarkan proses manajemen cuti otomatis yang secara otomatis menghitung semua hal di atas.

6. Klaim pengeluaran

Tahukah Anda bahwa 38% karyawan melaporkan bahwa mengajukan dan menangani pengeluaran itu membosankan, sementara lebih dari satu dari enam orang mengatakan bahwa mereka takut harus melakukannya?

Tugas-tugas manual yang tidak perlu seperti mengajukan klaim biaya berdampak negatif pada kepuasan karyawan Anda di tempat kerja.

Hal ini telah terbukti menurunkan produktivitas dan kinerja mereka. Tingkat kepuasan karyawan yang lebih tinggi akan menghasilkan tingkat produktivitas yang lebih tinggi, yang berujung pada kinerja perusahaan yang lebih baik.

Secara tradisional, karyawan harus menyerahkan tanda terima, mengisi formulir dengan semua detail, lalu meminta persetujuan dari manajer.

Formulir menunggu di meja karyawan dan mulai menumpuk. Formulir-formulir tersebut bisa saja diisi dengan salah dan salah tempat. Sekitar satu dari lima laporan pengeluaran manual diarsipkan secara tidak benar.

Otomatisasi HR seperti menggunakan Gajihun memungkinkan Anda untuk mendigitalkan proses laporan pengeluaran dan reimbursement.

Karyawan dapat mengunggah foto struk dari ponsel mereka, sementara perangkat lunak manajemen pengeluaran secara otomatis mengekstrak data yang diperlukan (jumlah, nama penjual, PPN, dll.).

Setelah karyawan mengirimkannya, manajer yang bersangkutan akan segera diberitahu dan dapat menyetujui atau menolaknya. Seorang pengontrol kemudian memeriksa rinciannya dan memprosesnya dengan satu klik.

Hal ini menghemat waktu pemrosesan rata-rata hingga 70% bagi karyawan, menghilangkan kesalahan manusia, dan memberikan gambaran pengeluaran secara real-time bagi perusahaan.

Baca juga: HR Scorecard: Pengertian, Cara Buat, Kelebihan, dan Kekurangannya

7. Payroll

Menghitung waktu atau hari kerja secara manual, bersama dengan cuti sakit atau hari libur, menyisakan banyak ruang untuk kesalahan. Hal ini menyebabkan karyawan dibayar kurang atau lebih.

Otomatisasi HR dapat menyederhanakan proses payroll atau penggajian dengan melacak dan menghitung semuanya secara otomatis, menyederhanakan pembayaran, dan membuat data lebih mudah ditemukan jika diperlukan untuk audit kepatuhan atau hal lainnya.

8. Penghitungan pajak

Ada berbagai nilai dan aturan pajak di Indonesia. Hal ini bergantung pada ukuran organisasi dan di industri apa organisasi tersebut beroperasi.

Ini berarti pengajuan pajak dapat menjadi rumit bagi departemen HR Anda, terutama karena undang-undang sering diperbarui dan diubah.

Mengotomatiskan pajak penghasilan berdasarkan undang-undang yang relevan memastikan bahwa karyawan dan kontraktor menerima dan mengisi formulir yang benar.

Sistem ini juga menyediakan file digital yang mudah ditemukan jika terjadi audit. Software HR yang memiliki fitur perpajakan juga membuat proses pengajuan pajak menjadi lebih cepat dan menghilangkan stres.

9. Manajemen waktu

Memiliki timesheet manual untuk melacak waktu dan menunjuk satu orang atau tim untuk melacaknya sangat tidak efisien. Sering kali timesheet tersebut baru diisi beberapa hari kemudian dan juga salah tempat.

Aplikasi HR dengan fitur absensi otomatis memungkinkan Anda untuk menyimpan profil karyawan, catatan kehadiran, dan informasi lainnya secara digital. Hal ini membuat seluruh proses menjadi lebih cepat dan akurat.

Baca juga: Mengetahui Klasifikasi Karyawan Untuk Para Praktisi HR

10. Tunjangan karyawan

Layanan manajemen tunjangan sering kali menangani tunjangan termasuk perawatan kesehatan, program pensiun, kompensasi pekerja, dan tunjangan lainnya untuk banyak organisasi.

Masalahnya, karyawan biasanya hanya memiliki sedikit atau bahkan tidak memiliki wawasan tentang jenis-jenis tunjangan yang tersedia bagi mereka selama bekerja.

Software otomasi dapat melacak semua situasi karyawan dan menampilkan tunjangan yang tersedia untuk mereka, termasuk ketika mereka mengalami perubahan situasi. Ini adalah contoh dari employee self service atau ESS.

11. Pelacakan kinerja karyawan

Mengotomatiskan catatan kinerja karyawan berarti perusahaan memiliki data yang dapat diakses untuk menentukan kenaikan gaji, bonus, tindakan disipliner, atau pemutusan hubungan kerja.

HR dapat melacak catatan kinerja ini dan memberikan akses kepada manajer untuk menambahkan catatan, mempersiapkan tinjauan kinerja, dan memastikan tujuan tercapai.

Mengotomatiskan pelacakan kinerja akan menyederhanakan proses, memastikan bebas dari bias, memungkinkan pengambilan keputusan yang akurat, dan menyediakan titik referensi yang bagus untuk manajer dan karyawan.

Baca juga: Mengetahui Pentingnya Six Sigma dalam Proses HR

Software untuk Otomatisasi HR Terbaik

Apa yang harus Anda cari dalam alat otomatisasi HR? Hal ini sangat bergantung pada masalah yang ingin Anda selesaikan.

Alat ini juga harus terintegrasi secara mulus dengan solusi yang sudah Anda miliki dan cukup mudah digunakan dengan pelatihan minimal.

Anda juga perlu mempertimbangkan anggaran yang Anda miliki, menentukan jadwal peluncuran, dan mempertimbangkan para pemangku kepentingan.

Sebagian besar perusahaan dapat memiliki hingga 10-12 sistem yang terlibat dalam proses otomatisasi HR, yang berarti kemudahan integrasi sangat penting untuk kesuksesan.

Penting juga untuk dicatat bahwa otomatisasi HR tidak akan memperbaiki prosedur atau kebijakan HR yang buruk.

Selain itu, software otomatisasi HR yang Anda pilih mungkin bekerja dengan baik untuk ukuran perusahaan Anda saat ini, namun tidak dapat berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan atau ekspansi ke luar negeri.

Ini semua adalah faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih alat otomatisasi. Berikut adalah beberapa software otomatisasi HR yang populer yang mungkin dapat Anda pertimbangkan.

1. Gajihub

Software GajiHub merupakan salah satu software otomatisasi HR yang bisa dimanfaatkan untuk bisnis Anda. Dengan Software GajiHub, Anda bisa mengelola proses payroll, HR dan absensi dalam satu software terintegrasi.

Dengan satu platform untuk data karyawan, HR, penjadwalan shift, integrasi akuntansi, dan operasional, semua orang dapat mengakses data secara real time untuk membuat keputusan yang tepat.

Anda dapat mengandalkan software payroll dan HR GajiHub untuk menghadirkan teknologi yang mendorong pertumbuhan bisnis dan menjaga keamanan data Anda.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

2. Bamboo HR

Bamboo HR adalah platform yang dibuat untuk entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data tim HR, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi.

Hal ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan semuanya dengan mudah di satu tempat, serta membuat laporan untuk mendapatkan wawasan yang berharga.

Baca juga: HR Operation: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Tujuannya

3. WorkBright

WorkBright menawarkan orientasi jarak jauh sepenuhnya untuk organisasi mana pun. Anda bisa mengelola dokumen karyawan baru dan berkas karyawan dari mana saja, dan mengirim pengingat otomatis selama proses orientasi setelah karyawan menerima tawaran Anda.

4. Fuse Workforce Management

Fuse Workforce Management menyatukan manajemen waktu dan kehadiran, manajemen HR, dan penggajian ke dalam satu solusi perangkat lunak.

Ini adalah alat mandiri yang kuat yang akan memberi Anda pandangan akurat tentang tenaga kerja Anda, serta meningkatkan pengambilan keputusan, perencanaan, dan efisiensi di seluruh organisasi.

5. WebHR

WebHR bertindak sebagai jembatan antara HR dan TI. Fitur-fiturnya meliputi eTrack, Penjadwal Shift, Klaim biaya, dan Diskusi.

Sistem ini juga membantu mengatur perekrutan, kehadiran, cuti dan hari libur, serta dilengkapi dengan aplikasi seluler dan dukungan.

Baca juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

Otomatisasi HR dalam Bisnis Anda Sekarang!

Menerapkan dan menggunakan otomatisasi HR secara efektif akan mengurangi kebutuhan tim HR untuk menyelesaikan tugas-tugas yang biasa dan berulang-ulang dan menciptakan cara kerja yang lebih efisien dan akurat di seluruh organisasi.

Departemen HR Anda kemudian dapat mencurahkan lebih banyak waktu dan energi untuk menciptakan karyawan dan budaya kerja yang lebih positif dan memanfaatkan keterampilan mereka sehari-hari.