Pembahasan Lengkap Employee Life Cycle

Memahami employee life cycle dan mengetahui cara berinteraksi dengan mereka di setiap tahap siklus memungkinkan Anda untuk menarik kandidat yang tepat, mengoptimalkan pengalaman karyawan, dan pada akhirnya, meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi Anda.

Dalam artikel ini, kita akan membahas employee life cycle, tujuh tahapannya, dan bagaimana Anda bisa memastikan bahwa karyawan Anda mendapatkan pengalaman yang luar biasa di setiap tahapannya. Mari kita selami!

Apa yang Dimaksud dengan Employee Life Cycle?

Employee life cycle mencakup seluruh hubungan antara karyawan dan organisasi tempat mereka bekerja.

Dengan kata lain, siklus ini menggambarkan berbagai tahapan yang dilalui seorang karyawan mulai dari saat mereka dipekerjakan hingga saat mereka keluar.

Tujuh tahap dalam model employee life cycle adalah:

• Atraction
• Perekrutan
• Orientasi
• Retensi
• Pengembangan
• Pemberhentian
• Happy leavers

Model employee life cycle ini membantu Anda memvisualisasikan seperti apa hubungan karyawan dan perusahaan dalam organisasi Anda.

Hal ini membantu Anda memastikan bahwa Anda telah menyertakan semua yang Anda butuhkan untuk mempersiapkan semua karyawan Anda untuk sukses dan membuat mereka tetap bahagia, terlibat, dan produktif.

Bagaimana perasaan karyawan terhadap apa yang mereka temui dan amati selama setiap tahap employee life cycle adalah pengalaman karyawan.

Ketika Anda memahami bagaimana model employee life cycle berlaku untuk organisasi Anda, maka akan lebih mudah untuk membuat keputusan yang tepat yang akan menguntungkan karyawan dan organisasi.

Baca juga: HR Operation: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Tujuannya

Mengapa Employee Life Cycle Penting untuk Dilakukan?

Ada banyak alasan mengapa employee life cycle sangat penting untuk dikelola. Berikut ini tiga di antaranya:

Meningkatkan pengalaman karyawan

Memantau berbagai tahapan employee life cycle Anda akan memastikan bahwa Anda dapat menawarkan pengalaman yang luar biasa kepada semua karyawan sebelum, selama, dan setelah mereka bekerja di perusahaan Anda.

Anda perlu memenuhi kebutuhan talenta yang berbeda dalam fase employee life cycle yang berbeda.

Misalnya, ketika seorang karyawan baru yang memiliki antusiasme tinggi namun tidak memiliki pemahaman yang cukup tentang bagaimana cara menyelesaikan tugas secara spesifik memulai perannya, mereka membutuhkan dukungan baik dalam cara melakukan pekerjaan mereka maupun cara menunjukkan nilai dan perilaku yang diharapkan dan dihargai oleh organisasi.

Hal ini berbeda dengan karyawan yang telah berhasil menjadi kontributor individu yang baru pertama kali masuk ke dalam peran manajemen, yang memahami budaya tetapi mungkin kurang memiliki keterampilan untuk memimpin kinerja individu dan tim yang menjadi bawahannya.

Ketika organisasi memahami bahwa kebutuhan berubah seiring berjalannya waktu dan bahwa setiap orang akan membutuhkan dukungan yang berbeda tergantung pada preferensi, pengalaman, dan keterampilan mereka, maka perusahaan dapat fokus secara spesifik pada apa yang akan membuat karyawan tersebut sukses dan menargetkan program, layanan, dan pengembangan yang mereka butuhkan.

Mengelola employee life cycle membantu Anda memahami bagaimana perasaan karyawan terhadap pekerjaan dan organisasi.

Anda dapat mengidentifikasi kesenjangan dalam proses perekrutan, orientasi, dan retensi sehingga Anda dapat membuat perubahan untuk memperbaikinya.

Hal ini memungkinkan Anda untuk melihat apakah organisasi Anda sudah melakukan hal yang cukup untuk membuat karyawannya senang-dan jika belum, langkah apa yang perlu Anda ambil selanjutnya.

Meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi

Memahami berbagai tahapan employee life cycle Anda memungkinkan Anda membuat perubahan yang akan meningkatkan produktivitas dan kinerja organisasi.

Hal ini membantu Anda mengidentifikasi cara memotivasi karyawan Anda -apakah itu melalui kompensasi, program pelatihan, atau inisiatif lainnya.

Anda juga dapat menentukan jenis lingkungan yang disukai karyawan Anda agar mereka merasa nyaman setiap saat.

Ada alasan bisnis yang penting untuk melakukannya – organisasi dengan pengalaman karyawan yang baik dapat meningkatkan pendapatan mereka lebih dari 50%. Ini karena karyawan yang merasa senang dan terlibat akan lebih produktif dan berkinerja lebih baik.

Baca juga: Personal Branding: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membangunnya

Retensi karyawan

Employee life cycle yang dirancang dengan baik membantu mempertahankan karyawan lebih lama. Sebagai contoh, memperkuat tahap orientasi dalam siklus hidup membantu meningkatkan retensi karyawan baru sebesar 82%.

Meningkatkan siklus hidup atau life cycle dan pengalaman karyawan secara berkelanjutan dapat membantu mengurangi perputaran karyawan secara umum, karena karyawan yang ada saat ini merasa lebih terlibat dan dihargai.

Hal ini juga membantu HR memprediksi kapan karyawan akan keluar sehingga Anda dapat mengambil langkah untuk mempertahankan mereka sebelum mereka keluar.

Tujuh Tahap Employee Life Cycle

Model employee life cycle pada umumnya terdiri dari tujuh tahap proses, dimulai dengan menarik kandidat dan berakhir dengan keluarnya karyawan.

Melakukan setiap tahapan dengan benar sangat penting bagi kesuksesan perusahaan Anda secara keseluruhan, dan penting untuk memahami apa saja yang ada di dalamnya agar Anda bisa mengoptimalkan setiap langkah untuk mendapatkan manfaat maksimal.

Berikut adalah tujuh langkahnya:

1. Attraction

Fase attraction dalam employee life cycle adalah saat Anda mencoba menarik kandidat yang tertarik dengan lowongan pekerjaan, perusahaan, dan misinya.

Anda bisa secara signifikan memengaruhi perasaan kandidat terhadap organisasi Anda dengan cara Anda berkomunikasi.

Faktanya, 3 dari 4 pencari kerja akan melamar pekerjaan jika organisasi secara aktif mengelola merek perusahaannya.

Sebaiknya pertimbangkan bagaimana employer brand Anda berbicara kepada kandidat dan bagaimana hal ini membantu mereka memahami bagaimana rasanya bekerja di perusahaan Anda.

Pertimbangkan strategi employer branding seperti apa yang akan menjangkau orang-orang yang memenuhi syarat untuk bekerja dengan Anda.

Anda perlu mengetahui jenis kandidat yang ingin Anda tarik dan, berdasarkan hal tersebut, buatlah pesan dan gunakan saluran yang akan menempatkan Anda tepat di depan orang-orang tersebut.

Taktik HR marketing  seperti menyegmentasikan audiens target Anda, memanfaatkan pemasaran kinerja, dan pendekatan multi-saluran untuk menjangkau audiens, semuanya berguna dalam tahap penarikan dari model employee life cycle.

Pencitraan merek perusahaan lebih dari sekadar memasang iklan lowongan kerja atau mengirim email tentang lowongan kerja terbaru.

Ini adalah tentang menciptakan budaya yang menarik orang yang tepat dan membantu mereka untuk terlibat dalam pekerjaan mereka sehingga mereka dapat melakukan yang terbaik saat bekerja untuk Anda. Sangat penting untuk bersikap otentik dan jujur tentang seperti apa organisasi Anda.

Misalnya, jangan menjual perusahaan Anda sebagai perusahaan yang menawarkan jadwal kerja yang fleksibel dan kesempatan untuk bekerja dari rumah jika tidak demikian. Dengan kata lain, dalam hal aktivitas pencitraan perusahaan Anda, Anda harus berbicara apa adanya.

Untuk merangkum poin-poin paling penting dalam fase attraction:

• Perhatikan bagaimana merek Anda berbicara kepada kandidat.
• Miliki merek perusahaan yang kuat dan halaman karier yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan audiens target Anda
• Ciptakan budaya yang menarik talenta terbaik, lalu tunjukkan dalam komunikasi employer branding Anda

Metrik yang harus dilacak dalam tahap attraction:

Metrik branding perusahaan akan membantu Anda melacak tahap ketertarikan dalam employee life cycle:

• Demografi kandidat: Metrik ini akan membantu Anda mengetahui siapa saja yang tertarik dengan merek perusahaan Anda. Apakah Anda menarik kandidat yang beragam? Apakah mereka memiliki keterampilan dan pengalaman yang tepat yang Anda butuhkan?
• Carrier page analytics: Metrik ini akan membantu Anda mengetahui berapa banyak orang yang mengunjungi halaman karier Anda, dari mana mereka berasal, berapa lama mereka berada di sana, dan tindakan apa yang mereka lakukan.

Baca juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

2. Rekrutmen

Rekrutmen adalah tahap kedua dari employee life cycle. Ini adalah tentang menemukan orang yang tepat untuk bergabung dengan tim Anda sambil memberikan pengalaman yang baik kepada pelamar, mulai dari mempelajari lowongan pekerjaan hingga menerima tawaran Anda.

Berikut adalah beberapa petunjuk tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk mengoptimalkan fase ini:

Lowongan pekerjaan

Salah satu kunci untuk rekrutmen yang sukses adalah memahami kandidat seperti apa yang Anda inginkan, kemudian menyesuaikan lowongan pekerjaan Anda dengan kebutuhan dan preferensi mereka.

Tergantung pada audiensnya, format dan gaya iklan lowongan kerja Anda mungkin berbeda. Jika Anda ingin menarik kandidat pemula melalui media sosial, iklan Anda tidak akan terlihat sama dengan iklan yang berfokus pada kandidat yang lebih senior.

Pastikan untuk fokus pada tanggung jawab, peluang, dan karakteristik kandidat ideal Anda daripada persyaratan. Gunakan bahasa yang inklusif, karena kata-kata yang Anda gunakan memiliki dampak besar pada jenis kandidat yang Anda tarik.

Proses aplikasi

Sangat penting untuk memiliki proses lamaran yang jelas dan tidak berbelit-belit. Pastikan proses lamaran Anda singkat dan efektif dengan meminta informasi yang cukup untuk menentukan apakah pelamar memenuhi syarat untuk dipertimbangkan lebih lanjut.

Semakin banyak langkah yang diperlukan, semakin kecil kemungkinan pelamar akan menyelesaikan semuanya.

Statistik terbaru menunjukkan bahwa meskipun 83% perusahaan Fortune 500 mengharuskan kandidat untuk mendaftar bahkan sebelum mereka bisa melamar, lamaran kerja yang lebih dari 15 menit akan menyebabkan lebih dari 70% pelamar kehilangan minat untuk melamar. Terlebih lagi, rata-rata tingkat penolakan kandidat adalah 92%!

Kunci untuk mengurangi tingkat penolakan adalah dengan membuat proses lamaran sesederhana mungkin.

Ini termasuk memastikan Anda hanya meminta informasi yang diperlukan agar seseorang dapat melamar. Anda bisa mempertimbangkan untuk meminta video pendek sebagai pengganti formulir online.

Dengan 67% lamaran kerja sekarang diselesaikan di perangkat mobile, sangat penting untuk memastikan bahwa proses lamaran Anda dapat diakses di semua perangkat. Kabar baiknya, masih ada waktu untuk membuat perubahan pada proses lamaran Anda.

Jika Anda masih perlu melakukannya, pertimbangkan untuk menguji versi formulir lamaran yang ramah seluler dan lihatlah bagaimana cara kerjanya bagi kandidat.

Anda mungkin akan terkejut dengan betapa tidak efektifnya proses tersebut, dan Anda akan tahu persis apa yang perlu Anda optimalkan.

Proses seleksi

Proses seleksi juga perlu menyeimbangkan efektivitas dengan efisiensi. Anda ingin merekrut kandidat yang tepat dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas. Namun, bagaimana Anda menemukan titik temu antara efektif dan efisien?

Semuanya bermuara pada dua hal: memastikan Anda memilih kandidat yang tepat dalam jangka waktu yang masuk akal untuk kandidat dan organisasi dan memastikan proses seleksi Anda inklusif dan adil di semua tahapannya.

Ini berarti mengevaluasi kandidat dengan cara yang adil dan transparan dengan menetapkan kriteria seleksi yang jelas dan objektif.

Hal ini juga berarti memastikan Anda memiliki sistem untuk menghilangkan bias dari proses perekrutan sebanyak mungkin.

Beberapa praktik perekrutan inklusif yang dapat Anda terapkan adalah:

• Menggunakan sistem pelacakan pelamar yang memungkinkan Anda menyaring kandidat tanpa harus mengungkapkan identitas gender, status disabilitas, status veteran, atau etnis mereka
• Menggunakan alat bantu penilaian seperti tugas yang bisa dibawa pulang yang memungkinkan Anda menilai keterampilan yang relevan dengan peran yang bersangkutan
• Menstandarkan proses wawancara kerja dan menggunakan kartu penilaian wawancara untuk mengevaluasi kandidat berdasarkan kategori yang relevan dengan pekerjaan
• Membuat panel wawancara yang beragam

Praktik perekrutan inklusif juga mencakup penggunaan bahasa inklusif dalam deskripsi pekerjaan dan melacak dampak negatif. Praktik-praktik ini dapat membantu Anda menarik dan merekrut tim yang lebih beragam.

Transparansi

Salah satu aspek terpenting dari transparansi adalah bersikap jujur dan terbuka dengan kandidat Anda. Ini termasuk berterus terang tentang apa yang diharapkan dalam proses rekrutmen dan berapa lama waktu yang dibutuhkan.

Hal ini juga termasuk membagikan nilai-nilai perusahaan, tunjangan, budaya, dan mengapa Anda mencari karyawan baru.

Jangan terlalu banyak menawarkan tunjangan dan fasilitas yang tidak dapat Anda berikan. Hal ini hanya akan membuat kedua belah pihak kecewa.

Bahkan bisa menyebabkan kandidat mempertanyakan legitimasi Anda sebagai perusahaan. Hal yang sama berlaku untuk kompensasi dan tunjangan.

Jika Anda tidak bisa memberikan upah atau tunjangan tertentu, jangan menjanjikannya. Ini hanya akan menimbulkan kekecewaan dan bisa mempengaruhi kemampuan Anda untuk merekrut talenta terbaik di masa depan.

Untuk merangkum poin-poin paling penting dalam fase rekrutmen:

• Pahami kandidat Anda dan sesuaikan strategi rekrutmen Anda.
• Buatlah proses lamaran Anda singkat, sederhana, jelas, dan konsisten.
• Gunakan rekrutmen funnel untuk melacak berapa banyak orang yang masuk, berkembang, dan keluar dari proses. Pastikan strategi Anda bekerja sama untuk mendapatkan orang yang tepat di setiap tahap.
• Gunakan pendekatan digital, dan gunakan teknologi untuk membantu Anda membuat operasi Anda lebih efisien.
• Pastikan proses seleksi bersifat inklusif dan adil untuk membangun tim yang akan berkembang bersama.

Metrik yang perlu dilacak dalam tahap Rekrutmen:

Metrik perekrutan yang perlu dilacak dalam tahap employee life cycle ini meliputi:

• NPS Kandidat: Skor Net Promoter Kandidat adalah cara yang bagus untuk mengukur kepuasan kandidat secara keseluruhan dengan pengalaman mereka. Skor ini akan menunjukkan bagaimana kandidat memandang proses rekrutmen Anda dan apa yang perlu Anda perbaiki.
• Tingkat penerimaan tawaran: Persentase kandidat yang menerima tawaran pekerjaan Anda. Angka ini seharusnya tinggi jika Anda menawarkan gaji, tunjangan, dan fasilitas yang kompetitif. Jika tidak, inilah saatnya untuk mengevaluasi kembali cara Anda menarik talenta.
• Waktu untuk merekrut: Ini adalah waktu yang dibutuhkan sejak kandidat melamar pekerjaan hingga mereka menerima tawaran. Waktu yang lama untuk merekrut bisa mengindikasikan ketidakefisienan dalam proses rekrutmen Anda.
• Tingkat penyelesaian aplikasi: Ini adalah persentase kandidat yang telah menyelesaikan semua langkah yang diperlukan untuk melamar pekerjaan Anda. Jika angka ini rendah, proses lamaran Anda harus lebih singkat atau lebih mudah.

Baca juga: Gap Year: Pengertian, Alasan, dan Kegiatan yang Bisa Dilakukan

3. Orientasi

Orientasi karyawan adalah membuat karyawan baru memahami cara kerja perusahaan dan peran mereka dalam organisasi.

Tahap orientasi dalam employee life cycle adalah saat di mana fondasi hubungan pemberi kerja dan karyawan diletakkan.

Proses orientasi Anda harus disesuaikan dengan kebutuhan setiap karyawan sehingga mereka mendapatkan pemahaman yang kuat tentang apa yang harus mereka lakukan dan bagaimana mereka dapat berhasil.

Proses orientasi harus berkesinambungan, dengan karyawan baru menerima dukungan dan bimbingan saat mereka bertransisi ke dalam peran mereka. Namun, proses ini juga tentang menertibkan dokumen karyawan baru dan memastikan kepatuhan SDM.

Semakin banyak yang dapat Anda lakukan untuk membantu karyawan baru merasa diterima dan didukung, semakin baik.

Hal ini akan membantu mereka membentuk hubungan yang kuat dengan rekan kerja dan mengembangkan rasa memiliki di tempat kerja yang akan membantu mereka menjadi sukses.

Berikut ini beberapa tips dari para ahli untuk melakukan orientasi dengan benar:

Pra-orientasi

Periode antara saat seseorang menandatangani kontrak kerja dan hari pertama mereka bekerja disebut fase orientasi. Tidak jarang periode ini berlangsung selama beberapa minggu atau bahkan beberapa bulan.

Tetaplah berkomunikasi dan terlibat dengan karyawan baru Anda sejak mereka menandatangani kontrak.

Pertimbangkan untuk mengikutsertakan mereka dalam grup dan acara tim (WhatsApp), mengirimi mereka bacaan yang relevan dan info praktis, serta mengundang mereka ke acara-acara industri atau perusahaan.

Tanyakan kepada mereka apa yang perlu mereka ketahui, seperti bagaimana keterampilan mereka sesuai dengan persyaratan posisi dan di mana mereka dapat menemukan sumber daya untuk mempelajari budaya perusahaan.

Hari pertama bekerja

Saat karyawan baru Anda datang di hari pertama, pastikan peralatan kerja mereka, seperti laptop atau telepon, sudah siap.

Buat mereka merasa diterima dengan hadiah seperti catatan selamat datang yang ditulis tangan dan barang bermerek perusahaan.

Adakan sesi orientasi di mana mereka dapat bertemu dengan manajer dan tim mereka, mendapatkan gambaran umum tentang apa yang akan mereka kerjakan, dan mempelajari lebih lanjut tentang paket tunjangan mereka.

Check-in dan penyesuaian

Saat karyawan baru Anda menetap dan menyesuaikan diri dengan peran baru mereka, tetaplah berkomunikasi dengan mereka secara teratur.

Sangat penting untuk menjaga ikatan yang kuat antara karyawan baru dan perusahaan. Hubungi mereka secara teratur untuk memastikan mereka merasa puas dan nyaman saat mulai bekerja. Penting juga untuk mendorong manajer agar secara teratur memeriksa karyawan baru.

Rencanakan sesi umpan balik setelah minggu, bulan, dan kuartal pertama, misalnya. Anda juga bisa melakukan check-in yang tidak terlalu formal, seperti makan siang bersama atau berjalan-jalan di sekitar kantor saat mereka bekerja.

Singkatnya, meluangkan waktu selama periode ini sangatlah penting. Ini akan membantu Anda mengetahui masalah lebih awal dan mengatasinya sebelum menjadi lebih besar.

Tanyakan kepada karyawan baru bagaimana kinerja mereka, dan apa pendapat mereka tentang pekerjaan dan organisasi sejauh ini. Tentu saja, tanyakan tentang orientasi mereka, apakah ada yang mereka rasa kurang? 

Jawablah semua pertanyaan tentang pekerjaan mereka dan izinkan mereka untuk bertanya tentang perusahaan.

Ini juga merupakan waktu yang tepat untuk berbagi tujuan dan harapan perusahaan terhadap pekerjaan mereka dengan mereka. Hal ini akan membantu mereka tetap termotivasi dan berada di jalur yang benar saat mereka mulai bekerja.

Menyusun proses orientasi atau onboarding Anda

Anda bisa menggunakan banyak alat bantu untuk menyusun proses onboarding – dari artikel hingga panduan video atau bahkan hanya dengan buku panduan biasa.

Namun, perangkat software onboarding adalah salah satu cara paling efektif untuk menyusun proses orientasi Anda.

Software ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses dan selalu memperbaruinya. Menyusun proses orientasi dengan aplikasi atau perangkat lunak akan membantu Anda:

• Menciptakan proses yang konsisten dan terstandardisasi untuk orientasi karyawan baru di seluruh organisasi Anda
• Mengirimkan notifikasi push yang tepat waktu untuk menyelesaikan langkah-langkah dalam proses
• Mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti mengirim pesan selamat datang dan meninjau dokumen
• Memastikan semua informasi adalah yang terbaru

Apa pun metode yang Anda pilih, pastikan metode tersebut dapat ditindaklanjuti dan mudah diikuti. Anda ingin memberikan alat yang dibutuhkan karyawan untuk berhasil dalam pekerjaan mereka, namun tidak lebih dari yang mereka butuhkan.

Terlalu banyak informasi bisa membuat mereka kewalahan dan membuat mereka cenderung tidak mengingat apa yang telah mereka pelajari.

Merangkum poin-poin paling penting dalam fase orientasi:

• Buat rencana orientasi yang spesifik untuk bisnis Anda.
• Kembangkan proses orientasi yang mudah diikuti dan dipahami.
• Dukung karyawan baru Anda sejak mereka menandatangani kontrak hingga masa orientasi.
• Pastikan transisi yang lancar dari perekrutan ke orientasi dapat dilakukan dengan berkomunikasi secara jelas dengan karyawan tentang apa yang Anda harapkan dari mereka.
• Pantau metrik orientasi Anda dan gunakan metrik tersebut untuk mengidentifikasi area di mana Anda dapat melakukan perbaikan.

Metrik yang perlu dilacak dalam tahap orientasi

Beberapa metrik orientasi yang dapat Anda lacak adalah:

• Waktu untuk Produktivitas: Ini adalah jumlah waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk menjadi produktif dalam pekerjaan mereka. Metrik ini dapat membantu menentukan apakah proses orientasi Anda efektif dan efisien. Jika butuh waktu lama bagi karyawan untuk menjadi produktif, Anda mungkin perlu memperkuat pelatihan karyawan baru.
• Kepuasan Karyawan Baru: Ini mengukur seberapa puas karyawan baru setelah orientasi. Hal ini dapat membantu Anda menentukan apakah Anda menyambut karyawan baru dengan baik dan membuat mereka merasa cocok dengan peran baru mereka. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi area perbaikan untuk merampingkan proses atau meningkatkan nilai yang diberikan kepada karyawan.

Baca juga: Pengertian Employee Engagement, Cara Ukur, dan Meningkatkannya

4. Retensi

Retensi karyawan adalah salah satu bagian terpanjang dari model employee life cycle. Anda harus terus melibatkan karyawan Anda untuk menjaga mereka tetap bergabung.

Hal ini tidak hanya membantu Anda membangun tenaga kerja yang stabil dan produktif, namun juga menghemat uang dan waktu yang dihabiskan untuk merekrut karyawan baru.

Jacob Morgan, penulis buku The Employee Experience Advantage, mengatakan bahwa cara terbaik untuk mempertahankan karyawan adalah dengan memastikan mereka bahagia dan puas dengan peran mereka di perusahaan Anda.

Dia mengidentifikasi tiga elemen yang menciptakan pengalaman ini: teknologi, budaya, dan ruang fisik.

Mari kita lihat lebih dekat.

Teknologi

Pengalaman karyawan digital adalah batas baru dalam keterlibatan karyawan dan pengalaman karyawan secara keseluruhan.

Hal ini menjadi sangat penting karena kita telah beralih dari dunia di mana karyawan berfokus pada tempat kerja fisik ke tempat kerja yang semakin digital, terutama untuk pekerja di belakang meja.

Sebuah studi terbaru di Harvard Review menemukan bahwa orang yang merasa didukung oleh teknologi di tempat kerja 230% lebih terlibat dan 85% lebih kecil kemungkinannya untuk keluar.

Ini berarti bahwa teknologi Anda perlu mendukung pengalaman karyawan dengan memberikan informasi tentang cara menyelesaikan pekerjaan atau membantu mereka terhubung dan merasa menjadi bagian dari komunitas yang lebih besar.

Teknologi Anda juga harus menyediakan alat dan informasi yang tepat bagi karyawan pada waktu yang tepat.

Misalnya, jika Anda ingin memberdayakan karyawan untuk mengambil tindakan sendiri alih-alih menunggu arahan, pastikan mereka memiliki akses ke semua sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Budaya

Budaya adalah komponen penting dari keterlibatan dan retensi karyawan. Budaya yang Anda ciptakan akan membentuk cara karyawan Anda berinteraksi satu sama lain. Itulah mengapa penting untuk memastikan bahwa budaya Anda inklusif.

Studi menunjukkan bahwa orang yang merasa diterima di tempat kerja mereka lebih mungkin untuk bertahan lebih lama di perusahaan daripada mereka yang tidak merasa cocok.

Untuk menciptakan lingkungan di mana karyawan Anda dapat berkembang, Anda harus terlebih dahulu memahami budaya organisasi Anda. Kemudian Anda bisa mengubah budaya tersebut agar selaras dengan tujuan dan sasaran bisnis Anda.

Namun, ini bukan sekadar membuat perubahan budaya. Anda juga harus memastikan lingkungan kerja Anda ramah dan inklusif bagi semua orang yang bekerja di sana.

Keberagaman, Kesetaraan, Inklusi, dan Rasa Memiliki atau Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging (DEIB) memainkan peran penting dalam retensi.

DEIB membantu menciptakan lingkungan kerja yang inklusif di mana semua karyawan merasa diterima-terlepas dari ras, etnis, atau jenis kelamin dan identitas seksual.

Untuk melakukan hal ini, Anda harus memastikan bahwa semua karyawan merasa dihargai dan dihormati.

Itulah mengapa membina lingkungan di mana setiap orang merasa nyaman menjadi diri mereka sendiri, terlepas dari apa pun itu, sangatlah penting.

Hal ini penting untuk mempertahankan karyawan yang sudah ada, dan juga untuk menarik karyawan baru.

Jika budaya perusahaan Anda tidak inklusif, karyawan mungkin merasa tidak bisa menjadi diri mereka sendiri di tempat kerja dan memilih untuk keluar.

Ruang fisik

Bagi pekerja kantoran, realitas tempat kerja telah berubah di era pasca pandemi. Banyak dari mereka yang bekerja dari jarak jauh atau dengan cara hybrid.

Untuk pekerja tanpa meja, yang merupakan mayoritas tenaga kerja, tempat kerja tetap berada di tempat, tetapi kebutuhan mereka telah berevolusi.

Organisasi harus fleksibel dalam pendekatan mereka terhadap ruang fisik dan bagaimana mereka menggunakannya, karena ruang fisik perusahaan dapat secara signifikan memengaruhi produktivitas dan kesejahteraan karyawan.

Perusahaan perlu menciptakan ruang kerja yang terasa nyaman dan ramah untuk semua karyawan – di mana pun mereka bekerja atau apa pun yang mereka lakukan.

Ketika sebuah bisnis memiliki lingkungan fisik yang ramah dan inklusif, hal ini akan menentukan bagaimana orang-orang berinteraksi satu sama lain dan budaya seperti apa yang mereka ciptakan.

Memahami karyawan Anda

Untuk mempertahankan karyawan, penting untuk mengumpulkan umpan balik tentang pengalaman mereka di organisasi Anda dari berbagai sumber.

Salah satu elemen terpenting dalam retensi karyawan adalah meluangkan waktu untuk berbicara dengan karyawan untuk memahami momen-momen yang penting dan melibatkan para manajer untuk memahami pemicu turnover.

Memanfaatkan data dan umpan balik dari karyawan akan membantu mengidentifikasi alasan utama pergantian karyawan yang perlu ditangani untuk mempertahankan karyawan.

Dengan kata lain, menciptakan strategi mendengarkan karyawan yang efektif akan memungkinkan Anda untuk mengumpulkan dan menindaklanjuti umpan balik dari karyawan untuk mengatasi potensi masalah sejak dini.

Untuk merangkum poin-poin paling penting dalam fase retensi:

• Mempertahankan karyawan dengan memberikan mereka alasan untuk bertahan. Pastikan karyawan merasa dihargai dalam pekerjaan mereka.
• Pahami apa yang diinginkan dan dibutuhkan karyawan Anda, dan penuhi kebutuhan tersebut.
• Ciptakan lingkungan di mana karyawan Anda dapat menyumbangkan karya terbaik mereka.
• Kembangkan budaya perusahaan di mana setiap orang merasa menjadi bagian dari sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri dan dapat menjadi diri mereka sendiri saat melakukannya.
• Kumpulkan umpan balik karyawan dari berbagai sumber dan tindak lanjuti temuan Anda.

Metrik yang harus dilacak dalam tahap Retensi

Melacak metrik retensi karyawan membantu Anda mengoptimalkan fase retensi dalam employee life cycle. Berikut adalah beberapa contohnya:

• Tingkat retensi karyawan: Ini adalah persentase karyawan yang bertahan di perusahaan setidaknya selama satu tahun. Karyawan dalam bisnis dengan tingkat retensi yang tinggi biasanya lebih puas dengan pekerjaan mereka dan merasa menjadi bagian dari sesuatu yang istimewa.
• Voluntary turnover: Ini adalah persentase karyawan yang meninggalkan perusahaan atas kemauan mereka sendiri. Misalkan sebuah bisnis memiliki tingkat perputaran sukarela yang tinggi. Dalam hal ini, itu berarti karyawan tidak senang dengan cara mereka diperlakukan oleh manajemen. Mereka mungkin juga merasa tidak ada banyak kesempatan untuk maju.
• eNPS: Ini adalah persentase karyawan yang akan merekomendasikan perusahaan mereka sebagai tempat kerja yang sangat baik. Jika sebuah bisnis memiliki skor eNPS yang tinggi, karyawan merasa senang dengan pekerjaan mereka dan merasa bahwa mereka mengalami kemajuan dalam mencapai tujuan karir mereka.

Baca juga: Employee Self Service (ESS): Pengertian, Fitur, Manfaat, dan Perannya dalam HR

5. Pengembangan

Pengembangan dan retensi karyawan terkait erat. Orang akan keluar jika mereka merasa terjebak dalam peran yang tidak memiliki peluang untuk berkembang di masa depan.

Menurut laporan McKinsey, kurangnya pengembangan dan kemajuan karier adalah salah satu alasan utama orang keluar dari pekerjaan mereka selama periode pasca-pandemi.

Itulah mengapa sangat penting untuk memahami kekuatan karyawan Anda, bagaimana perusahaan dapat memanfaatkannya, dan memberikan kesempatan belajar dan pengembangan yang cukup bagi tenaga kerja Anda.

Jika ada kesenjangan dalam keahlian mereka, temukan cara untuk mengisinya.

Jika ada hal-hal yang mereka kuasai namun kurang dimanfaatkan dalam pekerjaan sehari-hari, pikirkan tentang bagaimana Anda dapat mengubahnya agar mereka mendapatkan lebih banyak kesempatan dalam tugas-tugas tersebut.

Anda harus membuat karyawan tetap tertantang dan tertarik sembari memberi mereka kesempatan untuk berkembang.

Agar berhasil mengembangkan karyawan Anda, fokuslah pada bagaimana setiap karyawan dapat menjadi bagian dari keseluruhan dan berkontribusi pada kesuksesan organisasi.

Bekerja sama dengan karyawan Anda untuk membuat rencana pengembangan karyawan yang selaras dengan bisnis dan kebutuhan mereka sangat penting.

Momen yang tepat untuk bertanya kepada orang-orang tentang harapan mereka dalam hal pembelajaran dan pengembangan adalah saat proses rekrutmen. Dengan begitu, Anda dapat langsung menilai apakah Anda dapat memenuhi ekspektasi L&D tersebut atau tidak. 

Angkat topik ini lagi selama fase orientasi untuk memastikan karyawan baru dan manajer memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang mereka harapkan. Kemudian, waktu yang ideal untuk membicarakan pengembangan karyawan adalah saat tinjauan kinerja mereka dan kapan saja di antaranya. 

Anda juga harus fokus pada pengembangan kepemimpinan sehingga mereka yang siap untuk maju dapat mengambil lebih banyak tanggung jawab dalam organisasi.

Hal ini penting karena dapat membantu Anda mempertahankan talenta terbaik. Jika Anda memiliki rencana untuk pengembangan karyawan, Anda akan mempertahankan karyawan terbaik Anda saat mereka mencari peluang di tempat lain.

Beberapa cara yang hemat biaya untuk memberikan pelatihan adalah pelatihan rekan kerja dan pendampingan rekan kerja.

Selain itu, keduanya merupakan alat yang bagus untuk meningkatkan persahabatan dan keterlibatan di antara karyawan Anda.  

Teknik lain yang dapat berguna untuk mentransfer keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi tertentu adalah rotasi pekerjaan.

Ini adalah praktik memindahkan karyawan (sebagian besar secara lateral dan sementara) di antara pekerjaan-pekerjaan dalam sebuah organisasi.  

Jika Anda memastikan bahwa karyawan Anda memiliki tujuan dan sasaran yang jelas untuk dicapai dan berkembang dalam organisasi, maka akan lebih mudah bagi mereka untuk tetap termotivasi dan terlibat dalam pekerjaan mereka.

Untuk merangkum poin-poin paling penting dalam fase pengembangan employee life cycle:

• Bekerjalah dengan karyawan Anda untuk membuat rencana pengembangan karyawan yang selaras dengan kebutuhan mereka dan kebutuhan bisnis.
• Diskusikan pentingnya pengembangan kepemimpinan dengan membantu karyawan mendapatkan lebih banyak keterampilan dan pengalaman sehingga mereka dapat mengambil peran yang lebih signifikan di perusahaan.
• Pastikan untuk melacak kemajuan rencana pengembangan karyawan Anda, sehingga Anda dapat melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan atau merayakan keberhasilan.
• Metrik yang harus dilacak dalam tahap Pengembangan

Beberapa metrik yang perlu dilacak dalam tahap pengembangan meliputi:

• ROI pelatihan: Metrik ini mengukur laba atas investasi dari inisiatif pelatihan. Anda dapat menggunakannya untuk menentukan apakah program pelatihan perusahaan Anda efektif dan sepadan dengan biayanya.
• Kinerja karyawan pasca pelatihan: Metrik ini mengukur dampak dari inisiatif pelatihan perusahaan terhadap kinerja karyawan. Anda dapat menggunakannya untuk menilai apakah karyawan Anda dapat mengimplementasikan apa yang mereka pelajari dalam pekerjaan sehari-hari.

Baca juga: 21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

6. Offboarding

Tujuan dari periode offboarding dalam employee life cycle ada dua. Di satu sisi, hal ini dimaksudkan untuk membantu organisasi menjadi lebih bijak dalam upaya perekrutan dan pengalaman karyawan.

Di sisi lain, hal ini membentuk kesan terakhir yang penting bagi karyawan terhadap perusahaan – dan citra yang akan mereka tunjukkan kepada dunia luar.

Tujuannya adalah agar karyawan Anda yang keluar menjadi karyawan yang bahagia.

Ketika seorang karyawan keluar, sangat penting untuk memiliki proses orientasi yang bijaksana dan produktif. Tujuannya adalah agar karyawan merasa dihargai, dipersiapkan, dan didukung selama masa transisi mereka keluar dari perusahaan Anda.

Proses offboarding harus berjalan lancar dalam hal mengatur serah terima dan penyerahan peralatan.

Lebih penting lagi, Anda juga bisa menggunakan waktu ini untuk mengetahui apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak, dan apa yang bisa Anda tingkatkan dalam employee life cycle Anda. Untuk melakukan hal ini, Anda perlu melakukan exit interview.

Exit interview adalah percakapan terstruktur yang membantu Anda mempelajari pengalaman karyawan dalam peran mereka di perusahaan Anda. Anda bisa menggunakan informasi ini untuk memperbaiki tahapan employee life cycle sehingga karyawan yang akan datang memiliki pengalaman yang lebih baik sejak hari pertama.

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang bisa diajukan dalam exit interview:

• Apa yang mendorong Anda untuk mencari pekerjaan lain, dan apa yang membuat Anda memutuskan untuk keluar? 
• Bagaimana Anda menggambarkan hubungan Anda dengan manajer Anda?
• Apa yang paling Anda sukai dari lingkungan kerja Anda? Apa yang paling tidak Anda sukai?

Pastikan bahwa Anda mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini dengan cara yang akan membantu Anda untuk memperbaiki perusahaan Anda.

Misalnya, jika seseorang mengatakan bahwa mereka tidak menyukai manajer atau rekan kerja mereka, jangan langsung menyalahkan karyawan tersebut karena tidak cocok.

Sebaliknya, tanyakan bagaimana Anda bisa memperbaiki diri sebagai pemberi kerja agar karyawan di masa depan memiliki pengalaman yang lebih baik.

Penting juga untuk memastikan bahwa prosesnya lancar dan sederhana bagi karyawan. Anda ingin mereka meninggalkan perusahaan dengan pengalaman positif dan hubungan yang baik dengan merek Anda.

Dengan kata lain, jangan meremehkan tahap offboarding dalam employee life cycle. Perasaan karyawan saat mereka keluar akan menentukan bagaimana mereka membicarakan Anda dengan kolega, teman, dan keluarga mereka. Hal ini tidak hanya berdampak pada merek perusahaan Anda, namun juga memengaruhi merek konsumen Anda. 

Berikut ini beberapa tips tambahan untuk memastikan offboarding yang lancar:

• Kirimkan email ucapan terima kasih atas waktu yang telah diberikan dan soroti bagaimana mereka telah membuat perbedaan di perusahaan Anda. Anda bahkan bisa mengirimi mereka hadiah ucapan terima kasih atau menulis surat pribadi untuk mereka.
• Jika ini adalah pemutusan hubungan kerja, Anda bisa menawarkan untuk membantu mereka menemukan langkah selanjutnya untuk karier mereka. Hal ini bisa sesederhana meneruskan resume ke kontak di perusahaan lain. Anda juga bisa menawarkan untuk membiayai program pelatihan atau sertifikasi dari luar untuk membantu mereka mendapatkan pekerjaan berikutnya.
• Buatlah proses formal untuk mentransisi karyawan keluar dari perusahaan Anda dan pastikan semua anggota tim mengetahuinya sehingga semua orang tahu bagaimana menangani proses tersebut.
• Tetap berhubungan! Sangat mudah untuk melupakan mantan karyawan, namun hal ini dapat menguntungkan kedua belah pihak.

Untuk merangkum poin-poin paling penting dalam fase offboarding:

• Lakukan exit interview dengan karyawan untuk memahami pengalaman mereka di perusahaan Anda.
• Kirimkan ucapan terima kasih kepada karyawan setelah wawancara keluar.
• Temukan cara untuk tetap berhubungan dengan mereka.
• Metrik yang harus dilacak dalam tahap Offboarding

Dalam tahap offboarding pada employee life cycle, Anda dapat melacak metrik berikut ini:

• Tingkat penyelesaian exit interview: Metrik ini menunjukkan kepada Anda berapa banyak karyawan yang Anda undang untuk wawancara keluar atau mengisi exit survei yang menyelesaikan wawancara/survei tersebut. Jika orang tidak bersedia mendiskusikan pengalaman mereka di organisasi Anda dengan Anda, ini mungkin mengindikasikan bahwa mereka tidak sabar untuk keluar.
• Offboarding score: Skor yang mengukur seberapa baik proses offboarding perusahaan Anda berjalan. Skor offboarding yang tinggi menunjukkan bahwa karyawan meninggalkan perusahaan dengan kesan yang baik tentang pengalaman mereka. Sebaliknya, skor yang rendah dapat berarti bahwa Anda dapat meningkatkan cara Anda menangani kepergian karyawan.

Baca juga: Mengetahui GRPI Model untuk Efektivitas Kinerja Tim

7. Happy leavers

Jika karyawan mengingat Anda-dan idealnya menggunakan mereka sebagai sumber daya di masa depan danAnda harus memastikan bahwa bisnis memperlakukan mereka dengan baik di sepanjang employee life cycle.

Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan karyawan Anda, mereka mungkin akan kembali bekerja untuk Anda suatu hari nanti!

Dan jika tidak? Setidaknya mereka akan dapat merekomendasikan Anda kepada teman-teman mereka yang sedang mencari pekerjaan.

Dalam hal retensi dan keterlibatan karyawan, kesalahan terbesar yang bisa dilakukan perusahaan adalah mengasumsikan bahwa karyawan mereka tidak akan mau kembali.

Kenyataannya adalah sebanyak 1 dari 4 orang yang keluar dari pekerjaannya karena pengunduran diri besar-besaran menyesali keputusannya – yang berarti ada kesempatan bagi Anda untuk menangkap karyawan bumerang yang pernah memiliki pengalaman yang baik di organisasi Anda.

Ada platform alumni perusahaan yang dapat digunakan organisasi untuk tetap berhubungan dengan karyawan yang telah keluar.

Situs-situs ini memungkinkan perusahaan untuk berinteraksi dengan mantan karyawan dan memberi mereka akses ke berita tentang perkembangan dan acara terbaru perusahaan.

Situs-situs ini juga menawarkan kesempatan bagi perusahaan untuk menjangkau jaringan alumni mereka dan berpotensi mempekerjakan mereka kembali

Kunci dari jaringan alumni yang berkembang adalah memberikan pengalaman yang luar biasa kepada karyawan Anda di seluruh employee life cycle.

Untuk merangkum poin-poin paling penting dalam fase happy leavers:

• Permudah karyawan yang keluar untuk tetap berhubungan dengan Anda
• Bersikaplah proaktif dalam menjangkau para alumni Anda
• Mengirimkan kabar terbaru secara berkala tentang perusahaan dan kemajuannya.

Metrik yang dapat dilacak pada tahap Happy Leavers

Metrik alumni perusahaan untuk dilacak dalam siklus kehidupan karyawan:

• Pendaftaran ke jaringan alumni: Ini adalah indikator yang baik untuk upaya penjangkauan alumni dan efektivitas strategi keterlibatan alumni Anda. Alumni yang telah mendaftar ke jaringan Anda akan lebih mungkin untuk tetap berhubungan dengan Anda dan kembali jika mereka merasa waktu mereka di perusahaan Anda sangat berharga.
• Email open rates: Alumni yang tertarik untuk tetap terhubung dengan perusahaan Anda akan membuka email Anda. Anda dapat menggunakan metrik ini untuk mengukur efektivitas upaya penjangkauan alumni Anda.

Baca juga: Job Enrichment: Pengertian, Contoh, dan Bedanya dengan Job Enlargement

Kesimpulan

Mengoptimalkan employee life cycle adalah aspek penting dari fungsi HR atau SDM. Ini adalah proses yang membantu Anda mengidentifikasi talenta terbaik dan menciptakan strategi retensi untuk mempertahankan tenaga kerja yang kuat dan produktif.

Setelah Anda memiliki pemahaman yang baik mengenai model employee life cycle, Anda dapat mulai menerapkan informasi ini di tempat kerja Anda.

Penting untuk diingat bahwa employee life cycle berubah-ubah dan selalu berubah. Anda mungkin perlu melakukan penyesuaian seiring berjalannya waktu, namun dengan mengingat tips-tips ini dan tetap fokus pada kesejahteraan karyawan, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang positif yang akan membuat mereka bahagia, produktif, dan terlibat.

Mulailah menerapkan strategi-strategi ini hari ini, dan lihatlah bagaimana efeknya berlipat ganda di seluruh bisnis Anda.

Pastikan juga Anda menggunakan sistem HR modern untuk memudahkan operasional tim HR dan seluruh karyawan Anda dalam melakukan proses pengelolaan payroll, penghitungan pajak dan tunjangan, sampai melakukan pencatatan kehadiran.

Sebagai solusi, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang sudah digunakan oleh banyak tim HR dari berbagai jenis dan skala bisnis.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba mengguankan Gajihub secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.