Pengertian Audit Payroll, Manfaat, dan Tahapannya

Menjalankan penggajian secara akurat bisa dibilang salah satu tanggung jawab pemberi kerja Anda yang paling penting. Tetapi bahkan jika Anda menggunakan sistem pemrosesan penggajian yang andal, selalu ada potensi untuk kesalahan pengguna. Anda mungkin salah memasukkan angka, lupa menambahkan kenaikan gaji karyawan, atau lupa menghapus karyawan yang diberhentikan dari daftar gaji Anda. Untuk mengatasi potensi masalah ini, lakukan audit payroll.

Melakukan audit payroll secara teratur dapat mengingatkan Anda akan kesalahan sejak dini. Pelajari tentang prosedur audit payroll pada artikel ini untuk meminimalisir kesalahan dan menghindari fraud penggajian, kesalahan penghitungan pajak, dan karyawan yang tidak puas.

Apa itu Audit Payroll?

Audit bisa terdengar menakutkan, dan terkadang memang demikian ketika seorang pejabat pemerintah muncul di depan pintu Anda untuk melakukannya. Tetapi, sebagian besar audit payroll adalah pemeriksaan internal terhadap keakuratan data.

Audit payroll membantu Anda memastikan bahwa gaji semua orang sudah benar dan semua pemotongan dan pelaporan sudah akurat.

Sementara beberapa karyawan mungkon akan segera melapor jika mereka merasa gajinya kurang seribu rupiah saja, beberapa orang tidak menyadari adanya masalah selama berbulan-bulan dan bahkan bertahun-tahun! Anda bisa mengetahui kesalahan-kesalahan ini dengan audit payroll, yang seharusnya menjadi bagian tak terpisahkan dari strategi kompensasi dan tunjangan Anda.

Prosedur audit payroll bisa memakan waktu beberapa menit hingga beberapa minggu, tergantung pada ukuran organisasi Anda dan luasnya audit. Bagian penggajian dan tim HRdapat mengotomatisasi beberapa pemeriksaan audit untuk respons yang lebih cepat dengan menggunakan software payroll dan HR modern seperti Gajihub.

Secara logika, departemen penggajian bertanggung jawab untuk menjalankan audit payroll, tetapi tim SDM perlu dilibatkan. Pertama, SDM mengkomunikasikan gaji kepada karyawan, dan mungkin ada kesalahan antara apa yang dikatakan SDM atau manajer kepada karyawan dan apa yang berakhir di sistem penggajian.

Misalnya, pertimbangkan manajer perekrutan yang menegosiasikan gaji untuk seorang kandidat dan menetapkan jumlah yang lebih tinggi daripada dalam surat penawaran awal, tetapi gagal memberi tahu HR.

Kedua, gaji adalah subjek yang sensitif, dan tim HR atau SDM perlu dilibatkan dalam menyelesaikan masalah karyawan dan komunikasi yang diperlukan. Jika sistem payroll dan sistem HR  tidak terhubung, maka sangat penting bagi bagian HR untuk mengaudit gaji setiap kali gaji seseorang berubah.

Anda bisa melakukan audit internal SDM secara teratur untuk memastikan data yang benar, atau Anda bisa menyewa auditor eksternal untuk datang.

Anda tidak perlu menunggu sampai pejabat pemerintah tiba di depan pintu kantor Anda. Auditor pihak ketiga dapat membantu karena mereka belum melihat data berulang kali. Terkadang, ketika kita menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melihat data yang sama, kita melewatkan hal-hal penting.

Baca juga: Mengetahui 5 Spesialisasi dalam Bidang Sumber Daya Manusia

Apa Tujuan dan Manfaat Utama Audit Payroll?

Semua orang menginginkan gaji yang akurat. Semua orang ingin pajak dipotong dengan benar, asuransi kesehatan dihitung dengan benar, dan semua potongan legal dan akurat.

Berikut adalah tujuan utama Anda dalam melakukan audit payroll.

Memiliki pelaporan dan penyetoran pajak yang akurat.

Di Indonesia, misalnya, setiap karyawan harus mengisi laporan dan melakukan penghitungan PPh 21 bagi seluruh karyawan, sehingga mengharuskan tim penggajian untuk menerapkan pemotongan pajak yang tepat..

Jika perusahaan salah menghitung atau melaporkan penghasilan karyawan, maka akan berdampak pada laporan pajak penghasilan dan kemungkinan akan menimbulkan masalah hukum.

Memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan lainnya.

Apakah semua orang yang berhak mendapatkan upah lembur sudah menerimanya? Bagaimana dengan karyawan yang bekerja borongan? Apakah Anda memiliki data produktivitas dan jam kerja mereka?

Jika karyawan dikenakan kredit tip, Anda ingin memastikan bahwa gabungan tip dan upah per jam mereka setidaknya mencapai upah minimum negara bagian.

Jika karyawan memiliki BPJS Ketenagakerjaan atau asuransi kesehatan yang disediakan perusahaan, Anda juga harus memastikan bahwa potongannya sudah benar. Anda juga perlu memastikan bahwa uang tersebut mengalir ke tempat yang seharusnya. Apakah perusahaan asuransi kesehatan menerima pembayaran yang tepat? Apakah uang pensiun ditempatkan langsung di akun BPJS TK setiap karyawan?

Baca juga: Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Tenaga Kerja Outsourcing

Memberikan data yang akurat kepada pekerja

Karyawan berhak mendapatkan catatan pembayaran yang akurat. Setiap gaji harus dilengkapi dengan slipgaji (baik di atas kertas atau elektronik) yang memberikan rincian gaji mereka, termasuk jam kerja, lembur yang dibayarkan, dan penjelasan semua potongan.

Pada akhir tahun, bagian penggajian perlu memberikan dokumen pajak dengan informasi ini. Karyawan harus melakukan audit mandiri dan memberitahukan penggajian jika ada yang tidak beres, tetapi hal ini tidak selalu terjadi. Audit berkala sepanjang tahun dapat mencegah banyak masalah ini.

Mengungkap potensi kesalahan dan ketidakakuratan

Audit menyeluruh dapat membantu Anda mengungkap fraud penggajian. Apakah setiap orang yang menerima gaji adalah karyawan yang sebenarnya? Orang-orang telah menggelapkan dari perusahaan dengan menjadikan karyawan hantu. Apakah ada karyawan yang diberhentikan masih dalam daftar gaji?

Apakah setiap orang bekerja tepat 40 jam seminggu? (Atau angka umum lainnya?)  Apakah angka nol ekstra ditambahkan ke gaji seseorang? Kesalahan ketik bisa saja terjadi!

Baca Juga: Payroll Management: Pengertian, Tahapan, dan Metodenya

Prosedur dan Tahapan Audit Payroll

Gunakan langkah-langkah berikut ini untuk memulai proses audit payroll Anda.

Lihatlah karyawan yang tercantum dalam daftar gaji Anda

Tinjau karyawan Anda yang tercantum dalam daftar gaji Anda. Verifikasi bahwa semua karyawan ini bekerja untuk Anda selama periode waktu tersebut. Jika lebih banyak pekerja yang terdaftar di daftar gaji Anda daripada yang bekerja untuk Anda, Anda mungkin memiliki masalah.

Jika organisasi bisnis Anda memiliki banyak karyawan, pastikan tidak ada fraud penggajian dengan menambahkan karyawan palsu ke dalam daftar gaji. Atau, Anda mungkin lupa menghapus karyawan yang diberhentikan dari daftar gaji Anda.

Pastikan daftar karyawan dalam daftar gaji Anda sesuai dengan catatan ketenagakerjaan Anda. Hapus karyawan yang tidak lagi bekerja untuk Anda. Anda mungkin perlu menggali lebih dalam untuk mencari tahu mengapa karyawan tersebut ada dalam daftar gaji Anda.

Baca juga: Cara Menghitung Upah Per Jam Menurut Undang-Undang Terbaru

Analisis angka-angka Anda

Saat melakukan audit payroll, Anda tidak dapat menghindari analisis angka. Menjalankan penggajian sebagian besar adalah angka – tingkat gaji, jam kerja, total gaji untuk periode tersebut, dan pajak yang dipotong adalah beberapa angka penggajian yang penting.

Periksa tingkat gaji setiap karyawan untuk memastikan Anda membayar pekerja dengan jumlah yang benar. Pastikan tarif gaji tersebut up to date dan sesuai dengan catatan karyawan. Jika Anda memberikan kenaikan gaji atau pengurangan gaji kepada karyawan, pastikan Anda mengubah tingkat gaji pada tanggal yang berlaku.

Lihatlah jam kerja karyawan tersebut. Apakah mereka benar-benar bekerja selama periode pembayaran? Apakah sistem penggajian Anda cocok dengan apa yang tercatat dalam perangkat lunak waktu dan kehadiran Anda?

Apakah Anda memberikan upah lembur kepada karyawan yang tidak dikecualikan yang bekerja lebih dari 40 jam dalam satu minggu kerja?

Verifikasi waktu yang diberi label dengan benar

Sebagian besar perusahaan memberikan karyawan waktu istirahat dari pekerjaan, dengan banyak yang memberikan waktu istirahat berbayar (cuti tahunan).

Apakah Anda memberikan waktu istirahat? Jika demikian, pastikan Anda atau karyawan Anda memberi label waktu dengan benar saat menjalankan penghitungan penggajian. Dengan begitu, Anda dapat mengidentifikasi kapan seorang karyawan bekerja dan kapan mereka tidak bekerja.

Jika Anda memberikan sejumlah cuti berbayar, kurangi dari waktu cuti karyawan yang tersedia. Pastikan untuk memberi label waktu istirahat sebagai liburan, pribadi, sakit, cuti berkabung, atau label apa pun yang Anda gunakan.

Baca juga: Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Dagang

Rekonsiliasi penggajian Anda

Selanjutnya, lihatlah daftar gaji Anda. Bandingkan temuan Anda dengan catatan lain untuk memverifikasi total Anda cocok. Jika ada perbedaan, periksa dengan cermat catatan Anda untuk mengetahui masalahnya.

Bandingkan catatan penggajian Anda dengan buku besar bisnis Anda. Biaya penggajian di buku besar umum Anda harus sesuai dengan temuan audit payroll Anda.

Selanjutnya, Anda perlu merekonsiliasi catatan penggajian Anda dengan laporan bank Anda. Bandingkan jumlah yang tercantum dalam catatan penggajian Anda dengan apa yang ditarik dari akun Anda. Pertimbangkan untuk memiliki rekening penggajian terpisah untuk mempermudah rekonsiliasi bank.

Konfirmasikan pemotongan pajak, pengiriman uang, dan laporan yang akurat

Langkah prosedur audit payroll penting lainnya adalah memverifikasi keakuratan pajak ketenagakerjaan Anda.

Pastikan Anda memotong jumlah pajak yang benar dari setiap upah karyawan. Anda harus memotong pajak penghasilan, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan. Dan, pastikan bahwa jumlah pajak yang dikirimkan sudah benar.

Bandingkan nilai pada laporan penggajian Anda dengan catatan penggajian Anda. Upah dan jumlah pemotongan pajak yang tercantum pada laporan penggajian Anda harus sesuai dengan catatan penggajian Anda.

Baca juga: Tips Memilih Software Payroll Perusahaan Manufaktur

Bagaimana Cara Melakukan Audit Payroll yang Efektif?

Berikut adalah daftar periksa audit payroll Anda:

Tentukan jangka waktu untuk audit payroll Anda

Ini bisa berupa satu periode pembayaran atau sepanjang tahun – terutama jika Anda mengerjakan formulir pajak akhir tahun untuk personel Anda.

Tinjau data karyawan

Langkah proses audit payroll ini memerlukan komunikasi antara SDM dan penggajian, karena Anda ingin memastikan bahwa data penggajian sesuai dengan informasi yang diterima karyawan.

Jika sistemnya terhubung, Anda akan memiliki lebih sedikit peluang kesalahan daripada mengirim spreadsheet bolak-balik. Pastikan semua orang yang dibayar adalah karyawan aktif. Pastikan orang-orang yang sedang cuti juga menerima gaji yang tepat. Ini bisa berbeda dari gaji reguler mereka.

Tinjau jam kerja dan pembayaran

Verifikasi jam kerja terhadap kartu waktu, pastikan jam kerja karyawan sesuai dengan jumlah yang dibayarkan. Hal ini sangat penting bagi karyawan per jam.

Jika Anda melihat terlalu banyak karyawan dengan kartu waktu yang sama, departemen Sumber Daya Manusia mungkin perlu menyelidiki. Itu bisa menjadi tanda bahwa seseorang mengedit kartu waktu.

Baca juga: Apa itu Payroll Service? Berikut Pengertian, Manfaat, dan Cara Kerjanya

Periksa pembayaran variabel dan berbagai jenis kompensasi

Pembayaran jam lembur, bonus, komisi, dan informasi upah borongan perlu diperiksa. Jika Anda memiliki karyawan yang diberi tip, pastikan mereka melaporkan penghasilan aktual mereka untuk data yang lebih akurat.

Jika perusahaan Anda memberikan upah liburan atau perbedaan shift, ini juga merupakan hal yang penting untuk diperiksa.

Karyawan mengandalkan pembayaran ekstra ini. Ingat, membayar lebih bisa sama menegangkannya dengan membayar kurang.

Tidak ada karyawan yang ingin diminta untuk membayar kembali uangnya karena enam bulan yang lalu, bagian penggajian membuat kesalahan dan membayar mereka dua kali lipat padahal seharusnya mereka menerima waktu setengah.

Periksa dan dokumentasikan transaksi penggajian yang tidak lazim

Ini juga merupakan area yang memiliki potensi penipuan yang tinggi. Pikirkan bonus penandatanganan, gaji relokasi, gaji kembali, dan koreksi sebelumnya.

Jika Anda memproses penggantian biaya dengan penggajian, periksa kembali apakah ini juga akurat. Ini mungkin memerlukan hubungan dengan bagian Keuangan atau siapa pun yang menangani penggantian biaya.

Jika seorang karyawan menerima banyak penggantian biaya tetapi tidak memiliki peran yang melibatkan banyak perjalanan, ini mungkin merupakan tanda penipuan.

Periksa pemotongan dan penyetoran pajak

Apakah Anda memotong jumlah yang benar untuk karyawan Anda? Apakah Anda membayar jumlah pajak penghasilan yang benar? Angka-angka ini bisa berubah, terutama jika orang pindah atau undang-undang berubah.

Baca juga: Payroll Accounting: Pengertian, Tahapan, Cara Hitung dan Tipsnya

Rekonsiliasi penggajian

Tinjau aktivitas bank. Apakah laporan bank sesuai dengan catatan penggajian Anda? Apakah Anda memiliki dokumentasi yang tepat untuk semua permintaan perubahan setoran langsung?

Fraud yang umum terjadi sekarang adalah meminta penggajian untuk menyetor gaji seseorang ke rekening bank si penipu. Periksa kembali dokumentasi Anda.

Pertimbangkan aturan penggajian

Jika Anda diaudit oleh pemerintah, ini akan menjadi bagian penting. Ini bervariasi di setiap negara bagian, jadi pastikan Anda mematuhi peraturan di tempat Anda beroperasi.

Ingatlah masalah dengan karyawan yang dulunya bekerja di kantor di satu negara bagian tetapi sekarang bekerja penuh waktu dari rumah di negara bagian lain.

Laporkan temuan

Buat laporan audit payroll dan bagikan dengan mereka yang perlu melihatnya. Ini mungkin harus, minimal, kepala SDM dan kepala Keuangan.

Dokumentasi audit secara teratur dapat bermanfaat jika nanti muncul masalah, seperti gugatan hukum.

Mengidentifikasi peluang perbaikan

Otomatisasi menjadi semakin populer dalam manajemen penggajian, membantu menghilangkan ketidakakuratan dan mengurangi kesalahan.

Jika Anda memiliki HRIS, software payroll, atau software akuntansi all-in-one seperti Kledo, Anda akan mengurangi kesalahan data secara substansial. Selalu mencari cara untuk membuatnya lebih baik.

Baca juga: Payroll Performance: Pengertian Lengkap dan Metrik untuk Mengukurnya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai audit payroll dan juga tahapan yang harus Anda lakukan agar proses penggajian berjalan optimal dan tidak ada kesalahan yang terjadi.

Untuk memudahkan Anda dalam memeriksa dan melakukan penggajian dalam organisasi bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR modern yang akan meningkatkan efisiensi dalam proses operasional, contohnya adalah software payroll dan HR Gajihub.

Gajihub adalah software HR dan payroll yang memiliki fitur yang saling terintegrasi seperti pengelolaan dan penghitungan payroll, manajemen cuti karyawan, penghitungan tunjangan dan potongan, pencatatan kehadiran, dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.