Setiap industri yang bergerak di bidang apa pun, termasuk bidang usaha dagang, perlu mempertimbangkan penggunaan software HRIS untuk mengoptimalkan pengelolaan tenaga kerja.
Melalui penggunaan software HRIS secara tepat, perusahaan dapat meringankan tanggung jawab tim HR, yang umumnya melibatkan banyak hal, mulai dari mengurus administrasi karyawan, rekrutmen hingga pengunduran diri karyawan.
Oleh karena itu, software HRIS dapat menjadi partner kerja terbaik untuk tim HR, agar mereka dapat lebih fokus dalam tugas-tugas penting lainnya.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa manfaat software HRIS bagi usaha dagang, fitur penting, rekomendasi software terbaik, hingga tips memilihnya.
[lpwtoc]
Apa Saja Manfaat Software HRIS untuk Usaha Dagang?
Sebagian besar perusahaan saat ini banyak menggunakan software HRIS untuk mengoptimalkan bisnisnya. Hal ini disebabkan karena software ini memiliki banyak manfaat seperti:
1. Menyimpan Informasi Karyawan degan Mudah
HRIS merupakan tempat penyimpanan informasi penting tentang karyawan, mulai dari detail pribadi, daftar kehadiran, gaji dalam satu platform.
2. Mengotomatisasi Tugas HR
Dengan HRIS, tugas-tugas HR seperti perekrutan, pelacakan absensi, dan manajemen cuti dapat dilakukan secara otomatis.
Hal ini membantu mengurangi kesalahan dan membebaskan waktu Anda, sebagai HR, untuk lebih fokus pada tugas-tugas yang membutuhkan lebih banyak pertimbangan.
3. Mempermudah Proses Rekrutmen
Sebagian HRIS memiliki fitur yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan proses rekrutmen, mulai dari posting lowongan pekerjaan hingga manajemen calon karyawan.
Dengan demikian, proses rekrutmen pun menjadi lebih efisien dan efektif.
4. Mengelola Waktu dan Kehadiran
Fitur pelacakan waktu dan kehadiran di dalam HRIS juga membantu Anda dalam mengatur jam kerja karyawan secara akurat dan memastikan kepatuhan terhadap aturan perusahaan.
Baca Juga: 20 Contoh CV Menarik dan Download Templatenya di Sini
5. Memberdayakan Karyawan
Melalui fitur employee self-service, karyawa dapat mengakses dan mengelola informasi mereka sendiri, seperti data pribadi dan cuti, sementara HR tidak perlu terlibat di dalamnya.
6. Meningkatkan Komunikasi
Dengan software ini, komunikasi internal dalam perusahaan dapat ditingkatkan melalui pengumuman pembaruan kebijakan yang mudah diakses oleh semua karyawan.
7. Menghemat Biaya
Meskipun berlangganan HRIS membutuhkan biaya, namun teknologi ini dapat digunakan secara jangka panjang, sehingga dapat menghemat biaya dan mengurangi beban kerja manual.
Baca Juga: 10 Software HRIS Kontraktor, Fitur Penting, dan Tips Memilihnya
Apa Saja Fitur yang Perlu Ada dalam Software HRIS Usaha Dagang?
Fitur menjadi salah satu hal utama yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih software HRIS. Berikut beberapa fitur penting yang wajib ada dalam software yang Anda pilih:
1. Penyimpanan Data Terpusat dan Aman
HRIS adalah aplikasi satu platform yang dapat diakses secara online, yang memungkinkan Anda untuk menyimpan semua informasi dan dokumen penting.
Hal ini mencakup informasi penting tentang karyawan, kebijakan perusahaan, dan prosedur kerja. Dengan fitur penyimpanan terpusat ini, Anda tidak perlu lagi mengelola berkas fisik secara maual, sehingga lebih mudah diakses dan aman.
2. Manajemen Waktu dan Kehadiran
Dengan fitur ini, Anda dapat melacak waktu secara otomatis yang mempermudah Anda dalam mengelola kehadiran karaywan tanpa perlu kesulitan membuat jadwal manual dan mencatat waktu masuk.
Sementara itu, karyawan dapat dengan mudah melihat jadwal mereka melalui smartphone.
3. Employee Self Service
Memberikan kesempatan kepada karaywan untuk mengelola data mereka sendiri dapat mengurangi beban kerja Anda dalam jangka panjang.
Dengan HRIS, karyawan dapat memperbarui informasi pribadi mereka sendiri, seperti alamat atau nomor telepon, meminta cuti, mengatur pembayaran gaji, dan melihat benefit mereka sediri.
Hal ini akan mengurangi stres bagi staf HR dan Anda dapat mengalokasikannya untuk tugas lain.
Baca Juga: Employee Self Service (ESS): Pengertian, Fitur, Manfaat, dan Perannya dalam HR
4. Payroll
Salah satu tugas penting dari HR adalah melakukan penggajian. Dengan HRIS, proses pendistribusian gaji menjadi lebih mudah dan cepat, termasuk dalam perhitungan potongan dan pelaporan yang akurat.
Melalui fitur ini, Anda juga bisa menyediakan slip gaji untuk karyawan yang dapat meningkatkan transparansi dalam proses penggajian.
5. Analitik SDM
Analitik SDM memungkinkan Anda mengukur dampak metrik HR terhadap perusahaan Anda dan membuat keputusan berdasarkan data.
Dengan HRIS, Anda dapat memantau data secara real-time dan melakukan analisis untuk meningkatkan proses SDM.
6. Kepatuhan Hukum
Pilihlah software HRIS yang dapat membantu perusahaan dalam mematuhi hukum ketenagakerjaan. Dengan demikian, perusahaan dapat terhindari dari risiko yang dapat memicu kerugian bisnis.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HRIS Manufaktur dan Tips Memilihnya
Apa Saja Rekomendasi Software HRIS Usaha Dagang Terbaik?
Berikut software HRIS terbaik yang bisa Anda pertimbangkan:
1. Gajihub
Gajihub merupakan software HRIS yang sangat direkomendasikan untuk perusahaan yang bergerak di industri dagang, karena software ini dilengkapi dengan berbagai fitur yang sangat memudahkan.
Melalui fitur absensi yang dimilikinya, Anda dapat memantau kehadiran karyawan secara akurat, sebab software ini dilengkapi dengan GPS dan face recognizition. Inilah yang membuat karyawan tidak dapat memanipulasi kehadiran mereka.
Selain itu, catatan mengenai kehadiran mereka, termasuk saat jam lembur, juga tercatat secara otomatis ke dalam situs payroll.
Dengan demikian, Anda dapat menghindari kesalahan dalam penghitungan gaji karyawan. Gajihub juga dapat menghitung komponen gaji lainnya, termasuk pemotongan pajak, iuran BPJS, hingga kasbon karyawan.
Untuk meningkatkan transparansi, Anda juga dapat menyediakan slip gaji untuk karyawan yang bisa diunduh dalam format PDF.
Tak hanya masalah payroll dan kehadiran, software ini juga memudahkan karyawan dalam melakukan pengajuan cuti dan izin melalui employee self-service.
Meskipun dilakukan secara mandiri, manajemen tetap dapat memastikan alasan pengambilan cuti atau izin karyawan, karena di dalam aplikasi terdapat kolom untuk mengunggah dokumen bukti.
Misalnya, jika karyawan terpaksa harus mengambil izin sakit, mereka dapat mengunggah bukti sakit dari rumah sakit.
Fitur Utama
- Payroll
- Absensi
- Kelola PPh 21
- BPJS
- Akuntansi
- Employee Self Service
- Kelola Cuti dan Izin
- Analisa Data
- Reimbursement
- Kasbon
Harga
Anda dapat berlangganan Gajihub mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan dan Anda akan mendapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
Selain memiliki harga yang sangat terjangkau dan dilengkapi fitur-fitur canggih, proses pendaftarannya pun sangat mudah. Simak tutorialnya berikut ini:
Baca Juga: 10+ Rekomendasi Aplikasi Absensi Kontraktor Terbaik
2. Workforce
Workforce.com adalah platform HRIS berbasis cloud yang dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan manajemen SDM untuk berbagai bisnis, termasuk yang bergerak di bidang usaha dagang.
Workforce sangat cocok digunakan oleh lingkungan kerja yang menerapkan sistem kerja shift, seperti pada bisnis usaha dagang, di mana karyawan akan bekerja di pada waktu yang berbeda-beda.
Selain itu, software ini juga dilengkapi dengan employee self-service yang memungkinkan karyawan dapat mengurus administrasinya sendiri.
Fitur Utama
- Onboarding Mobile
- Self-Service Karyawan
- Manajemen Jadwal
- Pelacakan Waktu
- Penggajian dan Manajemen Tenaga Kerja
Harga
Mulai dari 4$ per karyawan setiap bulannya.
3. UKG Pro
Rekomendasi selanjutnya adalah UKG Pro, yaitu sebuah platform yang menyediakan berbagai solusi SDM, mulai dari payroll hingga manajemen tenaga kerja.
Software HRIS yang berbasis cloud ini menyediakan fitur-fitur yang dirancang khusus untuk perusahaan dengan skala besar, termasuk analitik HR yang akurat dan otomatisasi dalam proses penggajian.
Fitur
- Core HR
- Payroll
- Aplikasi seluler
- Analitik dan laporan
- Manajemen bakat
Harga
Berkisar antara $27 hingga $37 per bulan.
4. Ceridian Dayforce
Ceridian Dayforce merupakan platform HRIS berbasis cloud, yang menawarkan berbagai fitur lengkap seperti layanan payroll, benefit, manajemen tenaga kerja, dan masih banyak lagi.
Software ini juga dapat membantu perusahaan memastikan kepatuhan dan regulasi yang berlaku secara global, sehingga dapat meminimalisir dari berbagai risiko yang berdampak buruk pagi perusahaan.
Menariknya lagi, Dayforce juga memiliki fitur analitik yang dapat membantu Anda untuk memprediksi kebutuhan rekrutmen di masa depan.
Fitur Utama
- Pelaporan dan Dasbor
- Pengelolaan Pengguna, Peran, dan Akses
- Entri Penggajian
- Akumulasi Cuti
- Seluler
- Perhitungan Pajak
- Pengajuan Pajak
- Pembayaran Pajak Otomatis
Harga
Mulai dari 6$ setiap bulannya.
5. Papaya Global
Rekomendasi selanjutnya datang dari Papaya Global yang dirancang khusus untuk memfasilitasi tenaga kerja secara global.
Platform ini menawarkan solusi otomatis untuk perusahaan yang berurusan dengan perekrutan global, mencakup segala hal mulai dari onboarding hingga pembayaran gaji lintas negara.
Dengan demikian, software ini akan sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki pekerja lintas negara.
Fitur Utama
- Onboarding
- Manajemen
- Portal Karyawan
- Wawasan Data
- Pembayaran Massal
- Laporan
- Basis Data Karyawan
Harga
Mulai dari $15 hingga $599 per bulan.
Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Retail Terbaik, Rekomendasi Nomor 1
6. BrightHR
Selanjutya, Anda dapat mengunakan BrightHR, sebuah software yang dapat membantu Anda mengelola semua proses yang berkaitan dengan HR.
Melalui software ini, Anda dapat mengakses panduan kesehatan dan keselamatan kerja, serta memudahkan karyawan dalam mengajukan izin atau cuti jika kondisi mereka tidak memungkinkan untuk bekerja.
BrightHR juga menyediakan dukungan dan aplikasi seluler untuk memudahkan proses SDM.
- Penyimpanan dokumen berbasis cloud yang tidak terbatas.
- Pelacakan kehadiran karyawan.
- Dashboard untuk melihat data secara visual.
- Pengaturan kontrol akses.
- Kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi.
- Manajemen sumber daya manusia.
- Perencanaan jadwal kerja.
7. HR Partner
HR Partner adalah software manajemen SDM yang dapat mencatat semua informasi karyawan dalam satu tempat, sehingga memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti lebih mudah sekaligus memberikan informasi terkait kehadiran karyawan.
Selain itu, HR Partner juga menawarkan beberapa fitur terkait onboarding dan offboarding untuk meningkatkan proses manajemen karyawan.
Fitur:
- Manajemen alur kerja orientasi
- Manajemen penggajian
- Manajemen tugas
- Sistem pelacakan kandidat berbasis Kanban
- Reimbursement
- Dukungan melalui formulir kontak dan email
Harga
Mulai dari $30 per bulan.
8. SentricHR
SentricHR menyediakan fitur-fitur seperti onboarding, manajemen bakat, data dan analitik, dan masih banyak lagi.
Dengan semua informasi yang tersedia dalam satu portal, Anda dapat dengan mudah menganalisis metrik kunci bisnis terkait SDM, yaitu dengan melihat jumlah karyawan, laporan turnover karyawan, dan data kenaikan gaji secara real-time.
Fitur Utama
- Manajemen cuti
- Pelacakan waktu otomatis
- Manajemen manfaat
- Portal self-service karyawan
- Aplikasi mobile untuk iOS dan Android
Harga
Mulai dari $2 per karyawan setiap bulannya.
9. Spine HR Suite
Spine HR Suite merupakan salah satu softwware HRIS yang cocok untuk usaha dagang dan mudah digunakan, fleksibel, serta sederhana. Dengan platform ini, Anda dapat dengan mudah menyimpan catatan lengkap karyawan dan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi yang berlaku.
Fitur Utama
- Manajemen kehadiran
- Bonus
- Manajemen pinjaman karyawan
- Penggajian
- Manajemen dokumen
- Integrasi
- Employee self-service
Harga
Harga SpineHR menyesuaikan dengan fitur yang dipilih.
10. HRMantra
HRMantra adalah solusi perangkat lunak yang membantu dalam manajemen SDM dan penggajian dengan efisiensi tinggi.
Software ini mengotomatisasi proses perekrutan karyawan dan mengurangi tugas-tugas berulang. Selain itu, HRMantra membantu dalam pembuatan struktur organisasi, manajemen cuti, dan masih banyak lagi.
Fitur Utama
- Manajemen cuti
- Manajemen perekrutan
- Penilaian kinerja
- Manajemen penggajian
- Manajemen siklus kehidupan karyawan
- Basis data karyawan
- Manajemen kepatuhan SDM
- Manajemen waktu dan kehadiran
Harga
Harga HRMantra menyesuaikan dengan fitur yang dipilih.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Perusahaan Jasa Terbaik
Apa Saja Tips Memilih Software HRIS untuk Usaha Dagang?
Berikut adalah tips yang bisa Anda lakukan untuk memilih software HRIS secara tepat:
1. Pertimbangkan Ukuran Organisasi dan Tim Anda
HRIS yang ideal harus mampu mengakomodasi kebutuhan tim Anda saat ini dan dapat beradaptasi dengan perkembangan di masa depan. Pastikan untuk memilih solusi yang fleksibel dan dapat berkembang seiring pertumbuhan tim Anda.
2. Pertimbangkan Skala Tim dan Bisnis Anda
Rekrutmen merupakan aspek penting dari HRIS. Anda membutuhkan solusi yang dapat mengelola proses rekrutmen dengan efisien, terutama jika Anda berencana untuk memperluas tim Anda atau meningkatkan bisnis Anda.
3. Utamakan Pengembangan Karyawan
Pertimbangkan seberapa pentingnya pengembangan karyawan dalam organisasi Anda. Pilihlah HRIS yang tidak hanya menyimpan data karyawan, tetapi juga dapat membantu meningkatkan kinerja mereka melalui pelatihan dan pengembangan.
4. Identifikasi Proses HR yang Ingin Ditingkatkan
Identifikasi proses HR mana yang ingin Anda fokuskan untuk ditingkatkan. Pilihlah solusi HRIS yang dapat membantu Anda mengoptimalkan proses-proses tersebut, seperti manajemen absensi, evaluasi kinerja, atau penggajian.
5. Sesuaikan dengan Anggaran
Perhatikan anggaran Anda dan pilihlah solusi HRIS yang sesuai. Pastikan untuk mempertimbangkan biaya investasi dalam HRIS yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi Anda tanpa melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software HR yang Cocok untuk Usaha Dagang
Kesimpulan
Dalam dunia usaha dagang, penggunaan software HRIS menjadi salah satu langkah penting untuk mengoptimalkan pegelolaan SDM.
Dengan memilih HRIS yang tepat, perusahaan dapat mengurangi tugas-tugas manual dan berulang yang kerap dilakukan oleh tim HR.
Melalui fitur-fitur seperti penyimpanan data terpusat, manajemen waktu dan kehadiran, serta kemudahan akses karyawan, HRIS dapat menjadi partner kerja bagi tim HR.
Salah satu rekomendasi terbaik dalam memilih software HRIS untuk usaha dagang adalah Gajihub.
Dengan fitur-fitur yang komprehensif, mulai dari absensi hingga kasbon karyawan, Gajihub dapat membantu perusahaan mengelola semua aspek yang SDM secara efisien.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.