Pengertian Exit Interview, Contoh Pertanyaan, dan Tahapannya

Mungkin ada banyak alasan seorang karyawan meninggalkan organisasi, mulai dari menemukan peran lain yang lebih cocok untuk mereka hingga mengalami lingkungan kerja yang tidak bersahabat. Banyak perusahaan berusaha memahami mengapa seorang karyawan memilih bekerja di tempat lain, dan exit interview dapat mengungkap rincian ini.

Exit interview juga dapat menguntungkan karyawan, dengan memberi mereka kesempatan untuk berbicara secara terbuka tentang pengalaman mereka.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa yang dimaksud dengan exit interview, memberikan langkah-langkah tentang cara melakukannya, berbagi beberapa pertanyaan exit interview yang efektif, dan mengeksplorasi apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam melakukan exit interview.

Apa yang Dimaksud dengan Exit Interview?

Exit interview adalah pertemuan antara karyawan yang akan keluar dari perusahaan dan (biasanya) anggota tim sumber daya manusia.

Exit interview berfungsi sebagai kesempatan bagi Anda untuk mempelajari lebih lanjut tentang alasan karyawan meninggalkan perusahaan, yang dapat memberi Anda umpan balik penting yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan tempat kerja bagi anggota tim lainnya dan karyawan baru di masa mendatang.

Baca juga: Pengertian Interview User dan Bedanya dengan Interview HRD

Cara Melakukan Exit Interview

Ikuti langkah-langkah berikut ini untuk melakukan exit interview dengan karyawan yang akan meninggalkan organisasi:

1. Pilih pewawancara

Biasanya anggota tim sumber daya manusia yang melakukan exit interview karena mereka dapat memberikan suasana yang tidak bias bagi karyawan untuk berbagi pemikiran mereka.

Mereka juga bisa mengambil tindakan unik sebagai hasil dari umpan balik yang mereka terima selama exit interview. Anda juga dapat memilih untuk menggunakan perusahaan eksternal yang dapat melakukan wawancara sehingga karyawan tidak merasa tertekan selama pertemuan.

Namun, terutama bagi karyawan yang telah menikmati waktu mereka di organisasi, hal ini bisa tampak lebih impersonal.

2. Persiapkan sebelumnya

Setiap karyawan berbeda, jadi meskipun Anda telah melakukan exit interview dengan karyawan lain sebelumnya, penting untuk mempersiapkan masing-masing karyawan secara individual.

Ketahui apa yang akan Anda tanyakan, kenali peran dan tanggung jawab karyawan, dan persiapkan diri Anda untuk pertemuan tersebut.

Anda bisa melakukan hal-hal seperti membawa kursi yang nyaman untuk digunakan karyawan dan pastikan untuk memblokir kalender Anda sehingga tidak ada yang mengganggu percakapan Anda. Exit interview harus diadakan secara pribadi.

Baca juga: Tips Interview: Daftar Pertanyaan Interview dan Tips Menjawabnya

3. Minta karyawan untuk menyelesaikan survei tertulis

Pertimbangkan untuk meminta karyawan yang keluar untuk menyelesaikan survei tertulis sebelum pertemuan Anda.

Hal ini akan memberi mereka kesempatan untuk memikirkan tanggapan mereka sebelumnya. Anda mungkin menemukan bahwa karyawan tersebut sebenarnya lebih terbuka dalam survei tertulis karena mereka merasa lebih nyaman.

Selain itu, ketika Anda dapat membaca pemikiran mereka sebelum rapat, Anda dapat mengembangkan pertanyaan yang memandu percakapan.

4. Jadwalkan wawancara pada waktu yang tepat

Sebagian besar karyawan akan memberikan pemberitahuan dua minggu, jadi pertimbangkan untuk menjadwalkan exit interview ketika karyawan memiliki waktu sekitar satu minggu lagi untuk bekerja di perusahaan.  Pada waktu ini, tim HR harus terbuka untuk berbagi pemikiran mereka.

Namun terkadang, beberapa organisasi memutuskan untuk melakukan exit interview setelah karyawan meninggalkan perusahaan, yang mengarah ke percakapan yang lebih santai yang memberi karyawan banyak ruang untuk menjawab pertanyaan Anda.

5. Dengarkan dengan seksama

Penting untuk mendengarkan karyawan secara aktif sehingga Anda dapat memahami apa yang mereka katakan. Bagian dari hal ini adalah mengajukan pertanyaan yang diperlukan untuk menghindari membuat asumsi tentang umpan balik yang mereka berikan.

Ketika Anda mendengarkan, Anda memberi kesan kepada karyawan bahwa apa yang mereka katakan penting bagi Anda dan organisasi.

Baca juga: Tips Saat Melakukan HR Interview Beserta Contoh Pertanyaan dan Jawaban

6. Tanyakan apakah Anda dapat membagikan tanggapan mereka dengan manajemen

Pastikan karyawan tahu bahwa exit interview bersifat rahasia, tetapi Anda mungkin ingin bertanya apakah karyawan tersebut terbuka untuk Anda berbagi umpan balik spesifik mereka dengan orang lain di tempat kerja, seperti supervisor langsung mereka atau eksekutif yang bertanggung jawab atas departemen mereka.

Apa pun yang terjadi, Anda harus meyakinkan karyawan bahwa apa pun yang mereka inginkan tetap bersifat pribadi. Banyak karyawan ingin memastikan bahwa reputasi mereka tetap utuh dan meminta Anda untuk meyakinkan mereka bahwa reputasi mereka akan tetap utuh.

Hal yang Boleh dan Tidak Boleh Dilakukan dalam Melakukan Exit Interview

Tinjaulah hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam melakukan wawancara pengunduran diri sehingga Anda dapat mempersiapkan pertemuan yang efektif:

Praktik terbaik untuk exit interview

Lakukan pertemuan secara langsung

Yang terbaik adalah bertemu langsung saat menyelesaikan exit interview sehingga karyawan mengetahui pentingnya pertemuan tersebut.

Namun, jika karyawan merasa lebih nyaman berbicara melalui telepon, Anda bisa memberikan pilihan itu kepada mereka.

Beri tahu karyawan mengapa Anda melakukan exit interview

Karyawan harus tahu mengapa Anda melakukan exit interview sehingga mereka dapat menjawab dengan tepat dan tahu bahwa jawaban mereka dapat membuat perbedaan kembali tentang pengalaman karyawan.

Ajukan pertanyaan yang sama kepada setiap karyawan

Salah satu alasan untuk mengajukan pertanyaan yang sama kepada karyawan adalah untuk mengidentifikasi pola.

Misalnya, jika ada beberapa karyawan yang bekerja di departemen pemasaran yang keluar selama setahun, Anda mungkin dapat melihat apakah ada tren yang perlu ditangani oleh perusahaan atau departemen.

Beri tahu karyawan bahwa mereka tidak harus menjawab semuanya

Exit interview adalah kesempatan bagi karyawan untuk berbagi rincian tentang pengalaman kerja mereka. Karyawan harus tahu bahwa mereka bebas untuk menolak menjawab jika mereka menginginkannya.

Ikuti protokol untuk setiap tuduhan pelecehan atau diskriminasi

Meskipun seorang karyawan keluar, penting bagi Anda untuk menyelidiki keluhan apa pun seperti yang akan Anda lakukan jika anggota staf tersebut tetap bekerja di organisasi.

Baca juga: Tips Menjawab Berapa Gaji yang Diharapkan saat Interview

Apa yang harus dihindari selama exit interview

Jangan bertanya tentang individu tertentu

Anda tidak ingin memberikan kesan bahwa Anda menanyakan tentang seseorang karena alasan tertentu. Menanyakan secara khusus tentang seseorang bisa memberikan kesan yang salah kepada karyawan bahwa Anda sedang berusaha membangun kasus pemutusan hubungan kerja terhadap seseorang. Pengecualiannya adalah jika Anda mengajukan pertanyaan umum tentang manajemen.

Jangan membahas gosip kantor

Jika seorang karyawan memilih untuk membahas fitnah atau gosip kantor, jangan terlibat. Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memberi tahu karyawan bahwa mereka dapat berbagi perasaan mereka, tetapi Anda tidak bisa dan tidak memiliki pendapat tentang masalah tersebut.

Jangan memberikan pendapat Anda

Ini adalah kesempatan karyawan untuk berbicara, dan penting bagi Anda untuk mendengarkan, mengajukan pertanyaan untuk memastikan bahwa Anda memahami apa yang mereka katakan, mendorong mereka selama proses tersebut, dan memberikan ruang yang aman bagi mereka untuk merasa nyaman bersikap terbuka dengan Anda.

Jangan meminta karyawan untuk mempertimbangkan kembali

Seorang manajer mungkin ingin meminta karyawan untuk mempertimbangkan kembali setelah mereka menerima pemberitahuan dua minggu dari karyawan tersebut, tetapi jangan bertanya selama exit interview. Tujuan wawancara adalah untuk mempelajari lebih lanjut tentang pengalaman karyawan.

Baca juga: Tips Lolos Tes Kepribadian Saat Interview Kerja

10 Pertanyaan Exit Interview yang Efektif

Berikut ini 10 pertanyaan paling penting yang bisa Anda ajukan selama exit interview:

1. Apa alasan utama Anda untuk keluar?

Ini mungkin pertanyaan yang paling umum ditanyakan selama exit interview, karena perusahaan tertarik untuk mempelajari tujuan di balik perpisahan

Dalam beberapa kasus, karyawan mungkin akan keluar untuk lebih dekat dengan keluarga, fokus pada kesehatan pribadi, menerima tawaran pekerjaan yang lebih baik, atau alasan lain yang terkait dengan perusahaan.

Perusahaan bertanggung jawab untuk mencari tahu apakah hal ini terkait dengan pengalaman karyawan dengan perusahaan.

2. Bagaimana Anda menggambarkan budaya perusahaan Anda?

Budaya cenderung menjadi faktor penentu bagi orang-orang yang bergabung dan meninggalkan perusahaan. Mengajukan pertanyaan ini memungkinkan tim Anda mengidentifikasi berbagai tren yang mungkin menarik atau menarik karyawan.

Jawaban mereka juga dapat memberi Anda umpan balik penting tentang aspek-aspek seperti keseimbangan kehidupan kerja, tunjangan, dan acara perusahaan.

3. Apa yang paling Anda sukai dari perusahaan?

Pertimbangkan untuk meminta umpan balik yang positif. Anda akan dapat memperoleh perspektif tentang kekuatan perusahaan Anda yang dapat Anda upayakan untuk dipertahankan atau ditingkatkan.

Misalnya, seorang karyawan mungkin menikmati rasa persahabatan di dalam organisasi, sehingga umpan balik ini dapat memberi Anda evaluasi yang lebih jelas.

Baca juga: 25+ Contoh Pertanyaan Interview Kerja Beserta Cara Menjawabnya

4. Apa yang bisa ditingkatkan yang mungkin mempengaruhi Anda untuk tetap tinggal?

Pertimbangkan untuk meminta masukan dan umpan balik langsung dari mereka tentang apa yang bisa diubah.

Pertanyaan-pertanyaan seperti ini bisa menjadi pertanyaan yang paling bermanfaat dalam perubahan yang dapat ditindaklanjuti di perusahaan Anda, jadi dengarkan baik-baik apa yang dikatakan karyawan Anda.

Penting untuk dicatat bahwa bagian kunci dari pertanyaan ini adalah menanyakan perbaikan yang akan membuat mereka berubah pikiran untuk keluar.

Meskipun mungkin ada banyak sekali peluang untuk perbaikan, perusahaan Anda harus fokus pada perubahan yang pada akhirnya mendorong retensi.

5. Apakah Anda merasa bahwa Anda menerima pelatihan dan pengembangan yang memadai? Jika tidak, apa yang bisa ditingkatkan?

Mirip dengan pertanyaan sebelumnya, ini adalah permintaan masukan secara langsung, tetapi secara khusus tentang salah satu bagian terpenting dari proses orientasi perusahaan.

Jika jawaban mereka adalah “tidak”, Anda dapat menindaklanjuti dengan menanyakan lebih lanjut tentang apa yang dapat ditingkatkan untuk memberikan pengalaman yang lebih kuat.

Adalah hal yang umum bagi karyawan untuk merasa bahwa mereka seharusnya bisa dilatih lebih banyak dan pertanyaan ini memungkinkan Anda untuk mempelajari apakah bagian pelatihan menjadi penyebab keluarnya mereka.

6. Bagaimana perasaan Anda tentang manajemen dan apakah Anda memiliki saran untuk apa yang bisa ditingkatkan?

Manajemen cenderung menjadi faktor penting lainnya dalam pengalaman karyawan dengan perusahaan. Jika mereka menerima arahan yang tidak jelas atau tidak menerima umpan balik yang cukup, hal itu dapat memengaruhi pendapat mereka tentang perusahaan secara keseluruhan.

Pertanyaan ini juga dapat menyoroti apakah ada individu-individu di perusahaan yang mempengaruhi kinerja karyawan.

Baca juga: Contoh Pertanyaan Tes EQ dalam Proses Interview Karyawan

7. Apa yang membuat Anda menerima tawaran pekerjaan baru?

Pertanyaan ini lebih merupakan tindak lanjut dan mengasumsikan bahwa penyebab keluarnya karyawan adalah karena karyawan tersebut mencari pekerjaan di tempat lain.

Jika itu yang terjadi, menanyakan tentang tawaran pekerjaan lain dapat mengungkapkan apa yang dilakukan perusahaan lain yang lebih kompetitif, seperti gaji, tunjangan, atau peluang untuk berkembang.

Hal ini juga dapat membantu perusahaan Anda mengembangkan strategi perekrutan yang lebih kuat untuk karyawan di masa mendatang.

8. Apakah Anda akan mempertimbangkan untuk kembali ke posisi ini di masa depan, jika tersedia?

Kadang-kadang, penyebab keluarnya karyawan bersifat tidak langsung atau sementara, seperti pindah ke negara baru atau karena alasan kesehatan pribadi.

Keluarnya mereka bahkan mungkin tidak ada hubungannya dengan operasi perusahaan. Pertanyaan ini berguna untuk mengidentifikasi apakah kandidat masih memiliki minat yang sama pada posisi tersebut seperti yang mereka lakukan saat melamar.

9. Apakah tugas dan tanggung jawab posisi ini dijelaskan secara memadai dalam deskripsi pekerjaan?

Mungkin saja ekspektasi karyawan Anda tidak selaras dengan deskripsi lowongan pekerjaan yang asli. Pekerjaan dan tanggung jawabnya sendiri mungkin memuaskan bagi karyawan lain, tetapi tidak dijelaskan secara akurat atau lengkap.

Dalam skenario ini, Anda perlu memperbarui upaya iklan dan penjangkauan Anda daripada pekerjaan itu sendiri.

10. Apakah Anda akan mempertimbangkan untuk merekomendasikan posisi ini kepada teman dan keluarga lainnya? Mengapa iya atau mengapa tidak?

Terakhir, Anda mungkin ingin bertanya kepada karyawan Anda, apakah mereka akan berbagi lowongan pekerjaan dengan orang lain.

Kemudian, Anda bisa menggunakan umpan balik mereka untuk memperbaiki berbagai aspek pekerjaan, mulai dari tanggung jawab yang diperlukan hingga pelatihan dan pengembangan.

Baca juga: Interview Plan: Pengertian dan Tips Membuat Proses Interview yang Efektif

Kesimpulan

Melakukan exit interview bagi karyawan yang mengajukan resign sangat berguna untuk mengetahui apa yang bisa Anda lakukan untuk perkembangan organisasi bisnis Anda.

Dengan memiliki pertanyaan dan strategi yang tepat dalam exit interview, Anda akan mendapatkan umpan balik yang sangat bermanfaat sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis tertutama yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

Umpan balik dan data adalah hal penting dalam suatu bisnis jika bisnis tersebut ingin berkembang. Untuk memudahkan Anda mengontrol dan mengelola data HR dengan lebih praktis, Anda bisa mencoba menggunakan sistem modern, salah satunya dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan data karyawan termasuk data cuti, payroll, tunjangan, kehadiran, dan masih banyak lagi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.