Susunan Surat Lamaran Kerja dalam Amplop yang Benar

Ketika Anda melamar pekerjaan, susunan surat lamaran kerja dalam amplop menjadi bagian yang penting untuk diperhatikan.

Meski terlihat sederhana, namun penataan dokuman yang rapi dapat membantu HRD ketika memeriksa berkas lamaran kerja.

Secara umum, berkas lamaran kerja terdiri dari surat lamaran, daftar riwayat hidup atau curriculum vitae (CV, fotokopi ijazah, transkip nilai, dan dokumen lainnya sesuai persyaratan.

Dokumen-dokumen ini perlu disusun secara sistematis sebelum dimasukkan ke dalam amplop.

Lalu bagaimana susunan surat lamaran kerja dalam amplop yang benar?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskannya secara lengkap dan Anda bisa membaca informasi lengkapnya di bawah ini:

Apa Saja Susunan Surat Lamaran Kerja dalam Amplop?

Susunan surat lamaran kerja dalam amplop umumnya dimulai dari surat lamaran, dilanjutkan dengan CV, dan diikuti dokumen pendukung yang diminta perusahaan.

Namun, Anda tetap perlu memeriksa persyaratan lowongan karena setiap perusahaan dapat memiliki ketentuan berbeda.

Berikut susunan dokumen yang bisa Anda jadikan panduan:

1. Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja menjadi dokumen utama yang menjelaskan maksud Anda melamar posisi tertentu.

Isinya mencakup informasi mengenai posisi yang dilamar, sumber informasi lowongan jika relevan, kualifikasi singkat, serta harapan untuk mengikuti proses seleksi.

Letakkan surat lamaran di bagian paling atas tumpukan dokumen agar mudah ditemukan ketika amplop dibuka.

Sebelum memasukkannya, pastikan surat sudah ditandatangani jika perusahaan meminta tanda tangan.

Periksa pula nama perusahaan, jabatan yang dituju, dan ejaan agar tidak ada kesalahan.

2. Curriculum Vitae (CV)

CV berisi ringkasan informasi diri, pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, dan pencapaian yang relevan dengan posisi yang dilamar.

Letakkan CV setelah surat lamaran kerja.

Gunakan format yang mudah dibaca dan hindari mencantumkan informasi yang tidak berkaitan dengan kebutuhan pekerjaan.

Jika belum memiliki pengalaman kerja, Anda dapat menonjolkan pengalaman organisasi, magang, proyek sekolah atau kuliah, pelatihan, dan keterampilan yang relevan.

3. Fotokopi Ijazah Terakhir

Fotokopi ijazah dapat digunakan sebagai bukti pendidikan formal yang telah Anda selesaikan.

Dokumen ini sering diminta untuk memastikan bahwa pelamar memenuhi persyaratan pendidikan dalam lowongan.

Pastikan salinan ijazah dapat dibaca dengan jelas.

Anda tidak perlu mengirimkan ijazah asli kecuali terdapat permintaan khusus yang sah dan prosedurnya sudah Anda pastikan.

4. Fotokopi Transkrip Nilai

Transkrip nilai mencantumkan hasil pembelajaran selama menempuh pendidikan.

Dokumen ini biasanya diperlukan apabila perusahaan mempertimbangkan latar belakang akademik pelamar.

Jika transkrip nilai diminta, letakkan setelah fotokopi ijazah agar dokumen pendidikan tersusun berurutan.

Bagi pelamar yang baru lulus, transkrip nilai dapat membantu menunjukkan pencapaian akademik.

Namun, jika perusahaan tidak memintanya, Anda dapat menyesuaikan isi amplop dengan persyaratan lowongan.

5. Fotokopi KTP

Fotokopi KTP dapat diminta untuk keperluan administrasi atau verifikasi identitas.

Namun, tidak semua perusahaan meminta dokumen ini pada tahap awal rekrutmen.

Sebaiknya kirimkan salinan identitas hanya jika diperlukan dan kepada perusahaan atau pihak rekrutmen yang dapat diverifikasi.

Hindari memberikan data pribadi secara berlebihan kepada pihak yang tidak jelas.

6. Pas Foto

Beberapa perusahaan meminta pas foto sebagai bagian dari dokumen lamaran.

Ukuran foto dapat berbeda-beda, misalnya 3 × 4 cm atau 4 × 6 cm.

Ikuti ukuran dan ketentuan foto yang tercantum dalam pengumuman lowongan.

Jika tidak ada ketentuan, periksa terlebih dahulu apakah pas foto memang dibutuhkan agar Anda tidak perlu melampirkan dokumen yang tidak diminta.

Untuk menjaga foto tetap rapi, Anda dapat memasukkannya ke dalam plastik kecil atau menempelkannya pada tempat yang sesuai jika diminta.

7. Sertifikat dan Dokumen Pendukung

Dokumen pendukung dapat berupa sertifikat pelatihan, sertifikat kompetensi, portofolio ringkas, surat pengalaman kerja, atau dokumen lain yang relevan.

Tidak semua dokumen perlu disertakan.

Pilih dokumen yang benar-benar mendukung kualifikasi Anda dan sesuai dengan persyaratan perusahaan.

Sebagai contoh, pelamar posisi desain grafis dapat menyertakan informasi portofolio, sedangkan pelamar posisi administrasi dapat menonjolkan sertifikat penguasaan aplikasi perkantoran jika relevan.

8. Dokumen Tambahan Jika Diminta

Beberapa lowongan mencantumkan persyaratan tambahan seperti SKCK, surat keterangan sehat, surat pengalaman kerja, atau surat keterangan lainnya.

Masukkan dokumen tersebut sesuai urutan yang diminta perusahaan.

Jika tidak ada ketentuan urutan, kelompokkan dokumen berdasarkan jenisnya agar mudah diperiksa.

Jangan terburu-buru mengurus atau mengirimkan dokumen sensitif yang tidak diminta.

Pastikan terlebih dahulu bahwa persyaratan tersebut benar-benar berasal dari perusahaan atau proses rekrutmen yang sah.

Bagaimana Urutan Dokumen Lamaran Kerja dalam Amplop?

Jika perusahaan tidak menentukan urutan khusus, Anda dapat menggunakan susunan berikut.

Urutan	Dokumen	Keterangan
1	Surat lamaran kerja	Dokumen utama yang menjelaskan tujuan melamar
2	CV atau daftar riwayat hidup	Memuat pendidikan, pengalaman, dan keterampilan
3	Fotokopi ijazah terakhir	Bukti pendidikan formal
4	Fotokopi transkrip nilai	Dilampirkan jika diminta
5	Fotokopi KTP	Dilampirkan jika diperlukan
6	Pas foto	Sesuai ukuran yang diminta
7	Sertifikat pendukung	Pilih yang relevan dengan posisi
8	Dokumen tambahan	Misalnya SKCK atau surat keterangan sehat jika dipersyaratkan

Urutan di atas merupakan panduan umum, bukan aturan yang berlaku untuk seluruh perusahaan.

Jika pengumuman lowongan menyebutkan susunan dokumen tertentu, ikuti instruksi tersebut.

Setelah dokumen terkumpul, periksa kembali kelengkapan dan keterbacaannya.

Pastikan nama pada dokumen konsisten dan tidak ada halaman yang tertinggal.

Bagaimana Cara Menyusun Surat Lamaran Kerja di Dalam Amplop?

Setelah memastikan semua dokumen lengkap, langkah berikutnya adalah menyusunnya agar tidak berantakan saat diterima HRD.

Berikut langkah-langkah dalam menyusun surat lamaran kerja di dalam amplop yang dapat Anda lakukan:

1. Gunakan Amplop yang Sesuai

Pilih amplop yang cukup besar untuk menampung dokumen tanpa harus melipatnya.

Amplop cokelat berukuran folio atau F4 sering digunakan untuk mengirimkan berkas lamaran kerja.

Ukuran amplop sebaiknya disesuaikan dengan ukuran dokumen dan ketentuan perusahaan.

Apabila perusahaan memberikan instruksi khusus mengenai jenis atau ukuran amplop, ikuti ketentuan tersebut.

2. Rapikan Dokumen Berdasarkan Urutan

Susun dokumen sesuai urutan yang telah ditentukan.

Pastikan setiap halaman menghadap ke arah yang sama dan tidak ada bagian yang terlipat.

Jika dokumen cukup tebal, Anda dapat menggunakan penjepit kertas agar susunannya tidak mudah berubah.

Hindari menggunakan terlalu banyak aksesori atau pengikat yang menyulitkan HRD saat membuka berkas.

3. Hindari Melipat Dokumen

Sebaiknya gunakan amplop yang memungkinkan surat lamaran dan CV tetap dalam kondisi rata.

Dokumen yang tidak terlipat akan lebih mudah dibaca, disimpan, atau dipindai jika perusahaan membutuhkannya.

Apabila dokumen berukuran A4 atau F4, pilih amplop yang sesuai dengan ukurannya.

Periksa juga apakah amplop dapat ditutup dengan baik setelah seluruh berkas dimasukkan.

4. Periksa Kembali Kelengkapan Berkas

Sebelum menutup amplop, cocokkan seluruh dokumen dengan persyaratan lowongan.

Anda bisa menggunakan daftar periksa sederhana agar tidak ada berkas yang tertinggal.

Pastikan surat lamaran sudah ditandatangani jika diperlukan, nomor kontak benar, dan dokumen pendukung sesuai dengan posisi yang dilamar.

5. Tutup Amplop dengan Rapi

Setelah semua dokumen masuk, tutup amplop dengan baik.

Jangan menggunakan amplop yang terlalu penuh hingga mudah terbuka atau robek.

Jika berkas akan dikirim melalui jasa ekspedisi, pastikan alamat penerima ditulis lengkap dan informasi pengirim dicantumkan untuk membantu proses pengiriman.

Bagaimana Cara Menulis Amplop Lamaran Kerja yang Benar?

Penulisan amplop lamaran kerja bertujuan membantu petugas pengiriman dan penerima mengenali tujuan berkas.

Informasi yang dicantumkan sebaiknya jelas, ringkas, dan mudah dibaca.

Berikut langkah-langkah menulis amplop lamaran kerja yang benar:

1. Apa Saja Informasi yang Harus Dicantumkan?

Secara umum, informasi yang dapat ditulis pada amplop meliputi:

Nama perusahaan atau instansi tujuan.
Nama atau jabatan penerima jika diketahui.
Alamat lengkap perusahaan.
Posisi yang dilamar.
Kode lowongan jika dipersyaratkan.
Nama dan alamat pengirim.
Nomor telepon pengirim jika diperlukan.

Tidak semua perusahaan mewajibkan seluruh informasi tersebut.

Prioritaskan instruksi dalam pengumuman lowongan dan pastikan alamat yang digunakan benar.

2. Di Mana Letak Alamat Penerima?

Alamat penerima biasanya ditulis pada bagian depan amplop, dengan ukuran tulisan yang mudah dibaca.

Anda dapat menempatkannya di bagian tengah atau kanan bawah sesuai tata letak amplop yang digunakan.

Jika mengirim melalui jasa ekspedisi, ikuti ketentuan penulisan alamat dari penyedia layanan tersebut.

Pastikan nama perusahaan, nama jalan, nomor gedung, kota, dan kode pos ditulis lengkap jika tersedia.

3. Di Mana Letak Nama dan Alamat Pengirim?

Nama dan alamat pengirim dapat ditulis di sudut kiri atas bagian depan atau di bagian belakang amplop, bergantung pada format yang digunakan dan ketentuan jasa pengiriman.

Cantumkan informasi yang cukup agar berkas dapat dikembalikan atau pengirim dapat dihubungi jika terjadi masalah pengiriman.

4. Apakah Posisi yang Dilamar Harus Ditulis?

Sebaiknya cantumkan posisi yang dilamar, terutama jika perusahaan membuka beberapa lowongan sekaligus.

Jika ada kode lowongan, tulis kode tersebut dengan benar agar berkas dapat diarahkan ke bagian rekrutmen yang sesuai.

Contohnya, Anda dapat menulis “Posisi: Staff Administrasi” atau “Kode Lowongan: ADM-01” jika informasi tersebut memang digunakan dalam pengumuman lowongan.

Contoh Penulisan Amplop Lamaran Kerja

Berikut contoh sederhana penulisan informasi pada amplop lamaran kerja.

Nama, alamat, dan perusahaan berikut hanya ilustrasi.

Bagian depan amplop:

LAMARAN PEKERJAAN

Yth. Tim HRD
PT Maju Jaya Indonesia
Jl. Industri Raya No. 25
Semarang, Jawa Tengah 50123

Posisi yang dilamar: Staff Administrasi

Pengirim:
Andi Pratama
Jl. Melati No. 10, Semarang
No. HP: 08xxxxxxxxxx

Pastikan alamat perusahaan sesuai informasi resmi.

Jika perusahaan memiliki alamat khusus untuk pengiriman dokumen lamaran, gunakan alamat tersebut, bukan alamat kantor yang belum tentu menerima berkas rekrutmen.

Amplop Lamaran Kerja Sebaiknya Menggunakan Ukuran Apa?

Amplop cokelat berukuran folio atau F4 merupakan pilihan yang umum digunakan untuk menyimpan dokumen lamaran tanpa dilipat.

Namun, ukuran yang tepat tetap bergantung pada dokumen dan ketentuan perusahaan.

Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memilih amplop:

Hal yang diperiksa	Saran
Ukuran	Pilih amplop yang cukup besar untuk menampung dokumen
Kondisi	Gunakan amplop yang bersih, kering, dan tidak sobek
Penutup	Pastikan amplop dapat ditutup dengan baik
Bahan	Pilih bahan yang cukup kuat untuk melindungi dokumen
Tata letak	Sediakan ruang untuk alamat penerima dan pengirim
Pengiriman	Sesuaikan dengan ketentuan jasa ekspedisi jika dikirim melalui kurir

Jika perusahaan meminta dokumen dalam map atau amplop tertentu, ikuti instruksi tersebut.

Jangan menganggap bahwa amplop cokelat merupakan satu-satunya pilihan yang benar.

Apa Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Menyusun Amplop Lamaran Kerja?

Ada beberapa kesalahan yang dapat membuat berkas lamaran terlihat kurang rapi atau menyulitkan proses administrasi, yakni sebagai berikut:

1. Salah Menulis Nama dan Alamat Perusahaan

Kesalahan nama perusahaan, alamat, atau kode lowongan dapat menyebabkan berkas salah tujuan.

Sebelum menulis amplop, periksa kembali informasi dari pengumuman lowongan atau situs resmi perusahaan.

2. Tidak Mencantumkan Posisi yang Dilamar

Jika perusahaan membuka beberapa posisi, tidak mencantumkan jabatan dapat menyulitkan identifikasi berkas.

Tuliskan posisi yang dilamar dan kode lowongan jika diminta.

3. Memasukkan Dokumen yang Tidak Relevan

Terlalu banyak dokumen belum tentu membuat lamaran lebih kuat.

Pilih dokumen yang diminta atau relevan dengan posisi yang dituju agar HRD lebih mudah memeriksa kualifikasi Anda.

4. Mengirimkan Dokumen Asli Tanpa Instruksi yang Jelas

Hindari mengirimkan ijazah asli atau dokumen penting lainnya tanpa alasan yang jelas dan prosedur yang dapat diverifikasi.

Pada tahap awal seleksi, salinan dokumen biasanya cukup apabila perusahaan memang memintanya.

5. Menggunakan Amplop yang Rusak atau Terlalu Kecil

Amplop yang sobek, kusut, atau terlalu penuh dapat membuat dokumen terlipat dan berisiko rusak.

Pilih amplop yang sesuai ukuran berkas dan pastikan penutupnya kuat.

6. Tidak Memeriksa Kembali Isi Amplop

Pastikan semua dokumen telah dimasukkan sebelum amplop ditutup.

Gunakan daftar periksa untuk memastikan surat lamaran, CV, dan lampiran sesuai dengan persyaratan lowongan.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai susunan surat lamaran kerja dalam amplop yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa susunan surat lamaran kerja dalam amplop perlu dibuat secara rapi dan sistematis agar dokumen mudah untuk diperiksa oleh HRD.

Anda bisa meletakan surat lamaran di bagian paling atas, kemudian diikuti oleh CV, dokumen pendidikan, dan lampiran lainnya sesuai dengan syarat perusahaan.

Pastikan amplop yang digunakan digunakan cukup besar agar dokumen tidak terlipat, kemudian tuliskan nama perusahaan, alamat penerima, posisi yang dilamar, dan pastikan informasi pengirim ditulis dengan jelas.

Dengan cara ini Anda telah membantu HRD ketika menerima dan memeriksa surat lamaran kerja yang Anda kirimkan.

Jika dari kandidat membantu HRD dengan menyusun berkas lamaran kerja secara rapi, perusahaan membantu pekerjaan HRD dengan memberikan fasilitas terbaik yang memudahkan pengelolaan karyawan.

GajiHub menjadi salah satu fasilitas yang wajib diberikan perusahaan untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan.

Dengan software absensi GajiHub, HRD tidak perlu lagi melakukan pengelolaan karyawan secara manual karena semuanya bisa dilakukan secara otomatis.

Mulai dari pengelolaan kehadiran karyawan, pengelolaan penggajian karyawan, cuti dan izin, rekrutmen, employee self service, hingga reimbursement dan kasbon semuanya dapat dilakukan secara mudah dan otomatis.

Jadi, ini saatnya perusahaan Anda menggunakan GajiHub dengan daftar ini tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.