Sebagai job seeker, hal pertama yang harus Anda lakukan sebelum melamar pekerjaan adalah mempersiapkan berkas lamaran kerja.
Melalui berkas ini, Anda dapat menunjukkan kepada rekruter mengenai latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja, berbagai keterampilan, hingga surat rekomendasi yang mungkin Anda peroleh dari tempat kerja sebelumnya.
Berbagai informasi tersebut nantinya dapat digunakan rekruter untuk memahami siapa diri Anda dan mengapa Anda cocok dengan posisi yang dilamar, sehingga mereka dapat mempertimbangkan Anda untuk lolos ke tahap berikutnya, seperti interview, assessment, dan sebagainya.
Namun, apa saja yang harus ada dalam berkas lamaran kerja? Yuk, simak penjelasannya berikut ini.
Apa Saja yang Termasuk dalam Berkas Lamaran Kerja?
Setiap komponen berkas lamaran kerja, seperti surat lamaran, CV, daftar referensi, dan portofoliio, memberikan informasi penting tentang kualifikasi, pengalaman, dan bahkan kepribadian Anda.
Oleh karena itu, Anda harus mempersiapkan berbagai komponen tersebut secara maksimal untuk dapat menarik para rekruter.
Berikut ini adalah berbagai dokumen yang wajib ada dalam berkas lamaran kerja:
1. Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja adalah dokumen yang dikirimkan bersama dengan curriculum vitae (CV) saat Anda melamar pekerjaan. Melalui dokumen ini, Anda dapat menunjukkan skill, kualifikasi, dan motivasi Anda untuk melamar posisi tersebut.
Dengan menulis surat lamaran kerja secar efektif, Anda dapat menciptakan kesan positif kepada manajer perekrutan, sehingga meningkatkan peluang untuk lolos ke tahap selanjutnya.
Di dalam surat lamaran kerja, Anda perlu mencantumkan berbagai hal berikut:
- Salam pembuka
- Nama lengkap dan alasan Anda menulis surat
- Latar belakang pendidikan
- Skill yang relevan dengan posisi yang dilamar
- Pengalaman kerja, magang, atau kerja sukarela
- Alasan melamar posisi terkait
- Kontak yang bisa dihubungi (nomor HP dan email)
- Salam penutup
- Lampiran
Baca Juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi
2. Curriculum Vitae
Seperti yang Anda ketahui, CV merupakan dokumen penting yang wajib Anda sertakan saat melamar suatu pekerjaan. Dokumen ini digunakan untuk menunjukkan pencapaian akademik dan profesional, keterampilan, dan berbagai informasi yang dibutuhkan rekruter untuk memverifiaksi skill, pengalaman, dan kualifikasi Anda.
Informasi yang dimasukkan ke dalam CV dapat berbeda tergantung pada masing-masing pelamar. Namun, berikut adalah beberapa hal yang biasanya tercantum dalam CV:
- Informasi pribadi
- Pendidikan
- Pengalaman kerja
- Penghargaan
- Keterampilan
- Publikasi atau sertifikasi
Meskipun sebagian komponen di atas juga tercantum dalam surat lamaran, namun di dalam CV, Anda perlu menjelaskannya secara mendalam, agar rekruter semakin mendapatkan gambaran tentang diri Anda.
Selain itu, ingatlah bahwa saat ini banyak perusahaan yang menggunakan applicant tracking system dalam proses rekrutmen.
Oleh karena itu, Anda juga perlu mempertimbangkan untuk menyusun CV ATS-friendly, jika memang sesuai dengan posisi yang Anda lamar.
Selain CV, mungkin Anda pernah menjumpai iklan lowongan kerja yang menyebutkan resume di dalam salah satu persyaratannya. Apa bedanya CV dengan resume? Berikut penjelasan lengkapnya.
Baca Juga: Cara Membuat CV yang Menarik dan Dilirik HRD
1. Panjangnya
Resume umumnya lebih singkat dan terdiri dari satu halaman, sementara CV cenderung lebih panjang dan dapat mencapai dua hingga tiga halaman, jika memang dibutuhkan dan informasinya relevan.
2. Jenis Informasi
Resume lebih berfokus pada pengalaman kerja dan keterampilan yang relevan dengan posisi yang dilamar. Sementara itu, CV menckaup aspek akademik dan profesional secara komprehensif, termasuk riwayat pendidikan, pengalaman kerja, sertifikat, keanggotan organisasi, serta pencapaian lainnya.
3. Tujuan Penggunaan
Resume biasanya digunakan utnuk melamar pekerjaan di dunia profesional, sedangkan CV tidak hanya digunakan untuk melamar pekerjaan, melainkan juga untuk keperluan akademis seperti mendaftar pendidikan tingkat lanjut, beasiswa, atau publikasi penelitian.
Baca Juga: Resume dan CV: Pengertian, Perbedaan, dan Tips
3. Portofolio
Portofolio adalah salah satu cara untuk menunjukkan kumpulan lengkap dari karya atau hasil kerja terbaik Anda kepada calon pemberi kerja. Portofolio ini bisa berisi bukti tentang kemampuan Anda, contoh-contoh pekerjaan terbaik, surat rekomendasi, yang disertakan bersama berkas lamaran kerja lainnya.
Biasanya, portofolio menjadi salah satu syarat saat Anda melamar pekerjaan di industri atau posisi tertentu, seperti desain grafis, fotografer, software developer, writer, editor, dan sebagainya.
Beberapa hal yang perlu Anda cantumkan dalam portofolio di antaranya adalah:
Portofolio kerja Anda adalah tempat untuk menampilkan karya terbaik Anda kepada calon pemberi kerja. Beberapa hal yang perlu dimasukkan di dalamnya antara lain:
1. Infomasi Tentang Diri Anda
Tuliskan tentang diri Anda, riwayat pekerjaan, pengalaman, dan pencapaian Anda. Berikan gambaran singkat tentang siapa Anda dan apa yang membuat Anda unik.
2. Keterampilan dan Kemampuan
Soroti keterampilan teknis dan soft skill yang Anda miliki, seperti keterampilan khusus dalam bidang Anda dan juga keterampilan seperti komunikasi efektif dan manajemen waktu.
3. Pendidikan dan Sertifikasi
Sertakan gelar pendidikan dan sertifikasi yang Anda miliki. Hal ini membantu menunjukkan kredibilitas Anda dan seberapa baik Anda dipersiapkan untuk pekerjaan tertentu.
4. Resume
Lampirkan resume yang mencakup ringkasan profesional Anda, pengalaman kerja, pendidikan, serta pencapaian dan keterampilan yang relevan.
5. Daftar Prestasi
Selanjutnya, soroti juga penghargaan atau prestasi yang Anda terima dalam karier Anda, seperti penghargaan di bidang tertentu, penghargaan akademis, atau pengakuan lain yang menunjukkan kemampuan atau dedikasi Anda.
6. Referensi atau Testimoni
Kemudian, sertakan referensi atau testimoni dari klien, rekan kerja atau atasan sebelumnya. Hal ini dapat membantu memberikan bukti tambahan tentang kemampuan dan kepercayaan orang lain terhadap Anda.
7. Contoh Pekerjaan
Tunjukkan sampel pekerjaan terbaik Anda, seperti desain yang pernah Anda buat, tulisan, proyek pengembangan software, atau pekerjaan lain yang mencerminkan kemampuan dan gaya Anda.
Baca Juga: 5 Cara Membuat Portofolio yang Menarik, Apa Saja?
4. Identitas Pribadi
Saat melamar pekerjaan, mungkin beberapa perusahaan akan meminta Anda untuk memberikan identitas pribadi seperti KTP, KK, dan NPWP. Namun, ternyata memberikan dokumen seperti KK bisa berisiko karena informasi penting seperti tanggal lahir dan nama ibu kandung bisa digunakan untuk meretas sistem keamanan, termasuk perbankan.
Oleh karena itu, jika Anda diminta untuk memberikan dokumen tersebut, sebaiknya hubungi HRD atau perusahaan terlebih dahulu untuk memastikan keamanannya. Anda juga bisa meminta surat pernyataan resmi dari mereka yang menjamin bahwa data Anda akan dijaga dengan baik dan tidak akan disalahgunakan.
5. Ijazah dan Transkrip Nilai
Selain identitas pribadi, beberapa perusahaan juga kerap meminta Anda untuk menyertakan ijazah dan transkrip nilai sebagai syarat administrasi Dokumen tersebut bertujuan sebagai bukti latar belakang pendidikan Anda, terutama jika Anda lulus dari sekolah atau universitas.
Perlu dicatat, bahwa Anda tidak perlu membawa ijazah asli, karena fotokopi atau scan sudah cukup. Selain itu, pastikan untuk menyertakan hanya pendidikan terakhir Anda.
Jika Anda lulus dari program Sarjana (S1), Anda bisa melampirkan bukti ijazah sekaligus transkrip nilai kuliah Anda.
Saat mengajukan lamaran, disarankan untuk menambahkan watermark pada dokumen-dokumen Anda untuk menghindari penyalahgunaan data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Baca Juga: Contoh Body Email Lamaran Kerja dan Tips Membuatnya
6. Pas Foto Terbaru
Dalam berkas lamaran kerja, Anda juga perlu menyertakan pasfoto ukuran 2×3 atau 4×6. Hanya saja, sejumlah HRD menyatakan bahwa ukuran 4×6 lah yang paling direkomendasikan. Namun, Anda tetap harus menyesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan yang dilamar.
Melalui pasfoto ini, rekruter adpat menilai pribadi Anda, termasuk gestur dan kesan keseluruhan. Oleh karena itu, Anda tidak boleh asal foto dan perlu memperhatikan beberapa hal berikut:
- Tidak menggunakan foto selfie
- Tidak memperbesar foto
- Tidak melakukan editing berlebihan pada foto
- Hindari menggunakan foto dengan resolusi rendah yang menyebabkan pecah atau blur
Baca Juga: 10 Contoh Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan Terbaik
7. SKCK
Salah satu dokumen penting yang juga dibutuhkan oleh beberapa perusahaan adalah Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), yang dikeluarkan oleh Kepolisian Negara Republik Indonesia. Surat ini berfungsi untuk membuktikan bahwa seseorang tidak memiliki catatan kriminal.
Untuk membuat SKCK, ada beberapa syarat yang perlu Anda penuhi, seperti:
- Memiliki kartu identitas
- Membawa pasfoto
- Membawa formulir permohonan yang sudah diisi lengkap
- Surat rujukan atau keterangan dari RT/RW setempat
SKCK sendiri bisa dibuat secara offline maupun online, berikut masing-masing langkahnya:
Cara Membuat SKCK Offline
Proses pembuatan SKCK secara offline dapat dilakukan di kantor Polsek, Polres, atau Polda setempat. Langkah-langkahnya adalah:
- Mengisi formulir permohonan
- Melampirkan dokumen pendukung
- Melakukan pembayaran
- Mengambil SKCK fisik di loket pembayaran terkait
Cara Membuat SKCK Online
Selain secara offline, SKCK juga dapat dibuat secara online melalui aplikasi POLRI Super App. Langkah-langkahnya meliputi:
- Unduh aplikasi
- Daftar akun
- Ajukan permohonan SKCK
- Unggah dokumen pendukung
- Isi formulir pendaftaran
- Lakukan pembayaran
- Ambil SKCK fisik di loket terkait.
Biaya pembuatan SKCK dikenakan sebesar Rp60.000. Biaya ini dapat dibayarkan secara online atau langsung kepada petugas di kantor Polsek, Polres, atau Polda setempat.
8. Sertifikat
Apabila Anda memiliki sertifikat, Anda juga bisa mencantumkan dokumen tersebut untuk menegaskan pencapaian atau keahlian Anda. Selain itu, sertifikat juga bisa menjadi bukti konkret atas skill yang relevan dengan posisi yang dilamar.
Ada beberapa jenis sertifikat yang bisa mendukung berkas lamaran kerja Anda, yaitu:
1. Sertifikat Profesi
Hal ini menunjukkan keahlian dalam bidang spesifik seperti jurnalistik, akuntansi, manajemen SDM, atau keahlian teknis lainnya.
2. Sertifikat bahasa Asing
Sertifikat ini berfungsi untuk mengonfirmasi kemampuan bahasa asing seperti TOEFL, IELTS, atau sertifikat bahasa Jepang, Prancis, dan sebagainya.
3. Sertifikat Software
Melalui sertifikat ini, Anda dapat menunjukkan keterampilan Anda dalam software tertentu, yang sangat penting untuk pekerjaan, seperti Adobe, Google Certification, dan lain-lain.
4. Sertifikat Bootcamp
Sertifikat ini dapat diperoleh melalui program pelatihan intensif dalam bidang digital atau teknologi seperti Data Science atau Digital Marketing.
5. Sertifikat Organisasi
Meskipun tidak langsung berkaitan dengan keterampilan khusus, namun sertifikat ini dapat menunjukkan partisipasi aktif Anda dalam organisasi dan kepanitian.
Baca Juga: Soft Skill Training: Arti, Manfaat, dan Cara Merancangnya
9. Bukti Pengalaman Kerja
Terakhir, Anda juga perlu mencantumkan bukti pengalaman kerja, terutama apabila Anda sudah pernah bekerja atau mengikuti program magang/ PKL di suatu perusahaan.
Bukti pengalaman kerja tersebut dapat berupa sertifikat magang, surat keterangan kerja, atau surat rekomendasi karyawan. Bukti-bukti tersebut dapat membantu menambah kepercayaan rekruter pada Anda, terutama jika bukti menunjukkan bahwa Anda bekerja dengan baik dan kompeten.
Baca Juga: Contoh Surat Pengalaman Kerja, Arti, dan Manfaatnya
Apa Saja Tips untuk Mengirim Berkas Lamaran Kerja?
Setelah memahami apa saja dokumen yang perlu dilampirkan dalam berkas lamaran kerja, berikut adalah beberapa tips yang perlu Anda lakukan dalam mengirim dokumen tersebut:
1. Persiapkan Semua Dokumen
Sebelum mengirimkan lamaran kerja, pastikan Anda memiliki semua dokumen pendukung yang dibutuhkan perusahaan, seperti transkrip nilai, sertifikat, SKCK, portofolio, dan dokumen penting lainnya.
2. Beri Label pada Setiap Dokumen
Selanjutnya, Anda perlu memberikan label pada setiap dokumen dengan nama Anda dan informasi mengenai isinya. Sebagai contoh, “Nama Anda – Portofolio” atau “Nama Anda – Transkrip Nilai”.
3. Perhatikan Petunjuk
Pastikan untuk mengikuti petunjuk yang diberikan oleh perusahaan dalam iklan lwoongan kerja. Mereka mungkin akan meminta dokumen dalam format tertentu, seperti PDF atau dikirim melalui platform tertentu.
4. Kirim Semua Dokumen Bersamaan
Idealnya, kirimkan semua berkas lamaran secara bersamaan. Hal ini membantu rekruter dalam memahami informasi Anda dan memudahkan proses penilaian.
5. Persiapkan untuk Wawancara
Jika Anda diminta membawa dokumen pendukung ke wawancara, pastikan Anda membawa salinan fotokopi dari dokumen tersebut. Bawa juga dokumen tambahan yang mungkin diperlukan selama wawancara.
6. Pastikan Kelengkapan Dokumen
Sebelum mengirim atau membawa dokumen, pastikan semuanya lengkap dan terkini. Jika ada dokumen yang hilang atau perlu diperbarui, usahakan untuk mendapatkannya terlebih dahulu.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Paklaring Kerja dan Juga Templatenya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa berkas lamaran kerja merupakan komponen penting yang perlu Anda perhatikan saat akan melamar pekerjaan. Dengan menyusun berkas tersebut secara efektif, Anda dapat memberikan gambaran dan menunjukkan kemampuan Anda kepada calon pemberi kerja.
Berbagai dokumen yang perlu dicantumkan termasuk surat lamaran kerja, CV, transkrip nilai, SKCK apabila dibutuhkan, hingga sertifikat yang dapat menunjukang kualifikasi Anda.
Saat melamar suatu pekerjaan, pastikan semua dokumen tersebut tersusun secara rapi, lengkap, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang Anda lamar.
Dengan menyertakan berkas lamaran kerja yang relevan dan berkualitas, Anda pun dapat meningkatkan kesempatan untuk memperoleh pekerjaan yang diinginkan dan mempermudah tim HR dalam proses rekrutmen.
Nah, selain melalui berkas tersebut, Gajihub juga dapat membantu tim HR perusahaan untuk lebih fokus dalam proses rekrutmen serta mempermudah proses administrasi karyawan.
Ya, dengan software payroll dan HR ini, sebagai tim HR, Anda tidak perlu kerepotan dalam mengelola payroll, karena Gajihub dapat menghitung komponen penggajian karyawan, mulai dari gaji pokok, bonus, hingga potongan secara otomatis.
Selain itu, karyawan yang sudah bekerja lebih dulu di perusahaan, juga dapat melakukan presensi dan pengajuan cuti serta izin secara mandiri melalui fitur ESS yang dimiliki Gajihub. Dengan demikian, tim HR dapat lebih fokus dalam pekerjaan yang membutuhkan strategi.
Tertarik mencoba? Yuk, kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.