Mengenal Optimalisasi Tenaga Kerja, Contoh, Manfaat, dan Strateginya

Optimalisasi tenaga kerja sangat penting saat ini. Istilah “bekerja dengan lebih cerdas, bukan lebih keras” menangkap esensi dari optimalisasi tenaga kerja. Saat kita memasuki era di mana ekspektasi kepuasan pelanggan, pemberian layanan, dan keunggulan meningkat, bagaimana tenaga kerja merespons kebutuhan ini?

Anda tidak bisa selalu mempekerjakan lebih banyak karyawan karena hal ini hanya akan meningkatkan biaya operasional Anda. Faktanya, yang harus Anda cari adalah selalu meningkatkan produktivitas dengan tenaga kerja yang sama. Di situlah optimalisasi tenaga kerja berperan.

Seiring dengan semakin seringnya kerja remote dan kerja hybrid, perusahaan menghadapi tantangan untuk menentukan model dan sistem operasi terbaik untuk mengoptimalkan produktivitas sekaligus mengurangi kejenuhan.

Optimalisasi tenaga kerja membantu organisasi tidak hanya beroperasi secara efisien, namun juga memberikan layanan pelanggan yang sangat baik. Mari kita lihat definisi, contoh, manfaat, perangkat lunak, dan strategi optimalisasi tenaga kerja.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas apa itu optimalisasi tenaga kerja beserta contoh, manfaat, dan strateginya yang bisa Anda gunakan dalam bisnis.

Apa yang Dimaksud dengan Optimalisasi Tenaga Kerja?

Optimalisasi tenaga kerja atau workforce optimization adalah serangkaian strategi dan praktik yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi karyawan dan organisasi serta mengurangi biaya operasional dengan menggunakan data.

Tujuan keseluruhannya adalah untuk mencapai kesuksesan organisasi. Workforce optimization menyentuh setiap aspek organisasi, mulai dari pemasaran hingga keuangan.

Tujuannya adalah untuk merampingkan proses antara setiap departemen dan karyawan untuk memaksimalkan hasil. Sebagai contoh, di olahraga balap F1, semua tim memiliki pengaturan dan mobil yang hampir sama.

Tim yang biasanya menjadi juara adalah tim yang mampu mengoptimalkan semua tim, mobil, pembalap, mekanik, engineers, dan departemen untuk menang.

Ketika diimplementasikan secara penuh, workforce optimization mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan produktivitas, memaksimalkan investasi teknologi, meningkatkan layanan pelanggan, memungkinkan otomatisasi proses, mengurangi kesalahan, dan memberikan wawasan yang mendalam ke dalam setiap aspek organisasi.

Pusat kontak atau call center dan ritel, serta sektor logistik manufaktur, banyak menggunakan workforce optimization. Namun, workforce optimization juga telah mendapatkan popularitas dan kegunaannya di industri lain dan di semua peran, terlepas dari jenis pekerjaannya.

Analisis data merupakan komponen penting dari optimalisasi tenaga kerja, dan beberapa data yang dikumpulkan antara lain:

• Net promoter score (NPS)
• Biaya operasional
• Skor kepuasan pelanggan
• Data kinerja karyawan
• Jadwal kerja karyawan.

Ini adalah sejumlah besar data yang dikumpulkan dan dianalisis, itulah sebabnya teknologi memainkan peran penting dalam pengoptimalan tenaga kerja.

Teknologi dan software workforce optimization menggabungkan analitik, manajemen kualitas, perekaman panggilan, pelatihan, analitik, survei, dan feedback untuk mengoptimalkan proses tenaga kerja.

Baca juga: Medical Reimbursement: Pengertian, Ketentuan, Hingga Prosedurnya

Contoh Pengoptimalan Tenaga Kerja

Beberapa contoh seperti apa workforce optimization  dalam praktiknya antara lain:

Penjadwalan

Ini adalah software yang melacak kehadiran, data kinerja, dan metrik lain untuk menyusun jadwal karyawan. Anda tidak hanya dapat mengelola lembur dan kelelahan, tetapi juga menganalisis apakah Anda perlu mempekerjakan staf tambahan.

Hal ini terkait erat dengan pekerja temporer, karena alur kerja dapat menentukan beban kerja.

Misalnya, selama periode puncak seperti Ramadhan, saat penjualan di bisnis tinggi, Anda mungkin perlu menerapkan sistem tenaga kerja baru, mempekerjakan staf temporer atau mempekerjakan karyawan baru, tergantung pada berbagai faktor.

Hal ini menjadi perhatian bagi banyak organisasi rantai pasokan, gudang, dan ritel.

Pelacakan waktu

Software pelacakan waktu dan kehadiran memungkinkan Anda memahami apa yang terjadi setiap saat.

Software ini akan membantu Anda mengetahui apakah karyawan datang terlambat atau lebih awal. Atau apakah ada ‘absensi palsu’ – karyawan yang masuk untuk temannya.

Namun, ini bukanlah seperti mencari kesalahan karyawan. Sebaliknya, ini memungkinkan organisasi untuk melihat penjadwalan dan memastikan bahwa mereka tercakup untuk semua waktu, di semua geografis, jam kerja, jam sibuk, dan hari libur/akhir pekan.

Sebagai contoh, Ingenico menggunakan optimalisasi tenaga kerja untuk mengurangi biaya lembur sebesar 25% dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk sumber daya sebesar 87% dengan tetap mempertahankan tingkat layanan yang sama.

Baca juga: Surat Keterangan Masa Kerja: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Manajemen kinerja

Workforce optimization sering juga digunakan untuk manajemen kinerja untuk mengoptimalkan kinerja karyawan dan memastikan mereka berada di posisi terbaik untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik.

Menggunakan platform pelacakan tugas seperti Asana dan Trello sering kali menjadi alat yang tepat saat melacak dan membantu kinerja.

Alat-alat ini memungkinkan karyawan untuk mengerjakan apa yang penting dan menjadi prioritas utama.

Pada tingkat individu, alat ini membantu mengelola tugas. Secara organisasi, alat ini membantu mengalihkan pekerjaan ke arah yang benar dan paling optimal.

Manfaat Optimalisasi Tenaga Kerja

Peningkatan efisiensi dan produktivitas

Jumlah karyawan yang tepat setiap saat. Organisasi dapat memiliki gambaran lengkap mengenai kehadiran karyawan dan waktu secara keseluruhan.

Dengan demikian, mereka dapat mengelola permintaan pelanggan secara efektif. Selama musim puncak, workforce optimization memungkinkan organisasi untuk memahami apakah mereka perlu mempekerjakan staf temporer atau memperkenalkan teknologi yang dapat membantu mereka menangani permintaan pekerjaan baru, misalnya.

Biaya lebih rendah dan penghematan meningkat

Anda dapat menghindari kelebihan staf dan juga kekurangan staf di mana Anda akan kehilangan uang karena layanan pelanggan yang buruk.

Tidak hanya menurunkan biaya, namun juga menciptakan peluang untuk melakukan penjualan silang dan peningkatan penjualan. Workforce optimization yang memperkenalkan otomatisasi ke dalam bisnis memberikan panduan waktu nyata dan wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk peluang pendapatan.

Baca juga: UU Ketenagakerjaan Terbaru, Ketahui Poin-Poin Pentingnya

Peningkatan layanan dan retensi pelanggan

Pelanggan mendapatkan bantuan, dan pertanyaan mereka diselesaikan dengan cepat dan efisien. Hal ini menciptakan pengalaman pelanggan yang baik.

Optimalisasi tenaga kerja membantu Anda menganalisis komunikasi dengan pelanggan, memahami akar penyebab perilaku pelanggan, dan menerapkan strategi untuk mempertahankan pelanggan.

Software workforce optimization memungkinkan organisasi untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang kebiasaan pelanggan mereka dan kemampuan mereka untuk melayani kebutuhan mereka.

Hal ini memungkinkan organisasi untuk menanggapi keluhan pelanggan dengan lebih cepat, bertindak lebih cepat, dan dengan demikian meningkatkan kepuasan pelanggan. Pelanggan yang puas kemungkinan besar akan menjadi pelanggan yang kembali.

Peluang baru

Workforce optimization menciptakan pergerakan karier internal seiring dengan berkembangnya peluang dan produk baru.

Hal ini memungkinkan karyawan untuk bekerja pada tingkat optimal mereka, sehingga meningkatkan kemungkinan pergerakan vertikal atau horizontal dalam organisasi. Seiring dengan meningkatnya kepuasan karyawan, begitu pula dengan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi

Apa yang Dimaksud dengan Software Workforce Optimization?

Organisasi yang lebih besar akan mendapatkan keuntungan dari software workforce optimization karena mencoba melakukan analisis dan perbaikan secara manual akan menjadi tugas yang mustahil.

Software workforce optimization adalah solusi yang memungkinkan sejumlah aspek yang berkaitan dengan produktivitas di tempat kerja dioptimalkan.

Sebagai contoh, software ini dapat menganalisis kebutuhan bisnis dengan jumlah karyawan, periode puncak, ketersediaan, anggaran, keterampilan, hukum ketenagakerjaan, dan perjanjian kontrak.

Dari sini, ia dapat menganalisis, menjadwalkan, meramalkan, dan mengoptimalkan tenaga kerja.

Ada banyak penyedia software workforce optimization, namun mereka harus:

• Memiliki antarmuka pengguna yang baik – Software ini haruslah intuitif, karena keputusan dibuat secara real-time, dan antarmuka yang rumit hanya akan memperumit keputusan. Harus menarik secara estetika, modern, dan menyertakan pembaruan waktu nyata.
• Dapat memudahkan pengukuran – Sangat penting bahwa solusi pengoptimalan tenaga kerja dapat ditingkatkan di seluruh organisasi, di berbagai departemen, dan jenis pekerjaan.
• Terintegrasi – Ini mungkin aspek yang paling penting. Software ini harus dapat terintegrasi dengan sistem internal yang digunakan organisasi dan harus terintegrasi dengan aplikasi HR yang populer juga (misalnya, SAP, Sage, BambooHR, dll.).
• Nilai – Software workforce optimization cenderung mahal, jadi ketika memutuskan untuk memilihnya, pastikan software tersebut memiliki semua kontrol yang Anda butuhkan, serta fasilitas tambahan (mis., layanan pelanggan yang baik, aplikasi seluler, rilis versi baru).

Beberapa contoh  software workforce optimization termasuk Gajihub, Kronos Workforce management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I work, BambooHR, Oracle Workforce Management, dan masih banyak lagi.

Jika Anda ingin melakukan optimalisasi tenaga kerja, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur terlengkap dan harga terbaik.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Baca juga: 7 Panduan Interview Kerja yang Harus HR tahu Dan Templatenya

Strategi Pengoptimalan Tenaga Kerja

Untuk mengimplementasikan pengoptimalan tenaga kerja secara efektif di tempat kerja, Anda perlu berinvestasi pada karyawan dan teknologi Anda.

Mari kita lihat beberapa strategi dan praktik terbaik untuk pengoptimalan tenaga kerja:

Mengadopsi perspektif yang berpusat pada pelanggan

Tujuan dari pengoptimalan tenaga kerja adalah memberikan layanan pelanggan terbaik dengan cara yang paling efisien.

Meskipun memiliki lebih sedikit karyawan dalam satu shift berarti Anda harus membayar mereka lebih sedikit, namun hal ini juga dapat berarti layanan pelanggan Anda akan terganggu.

Jadi, selalu tanyakan pada diri sendiri – Bagaimana dampaknya terhadap pelanggan saya? Juga, pertimbangkan apa yang ditunjukkan oleh data eksternal.

Sebuah studi dari Gartner mengindikasikan bahwa akan terjadi penurunan 41% dalam interaksi pelanggan melalui telepon. Mengingat hal ini, media lain seperti pesan instan dan obrolan web kemungkinan akan meningkat – sebuah indikasi kuat bahwa ke sinilah organisasi harus bergerak.

Sediakan alat dan sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk mencapai target

Dengan begitu, Anda memberdayakan para pekerja untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif dan efisien.

Pikirkan knowledge banks, alat gamifikasi, dll. Misalnya, jika sebuah organisasi mengharapkan peningkatan permintaan pesan instan dari pelanggan, mereka harus menyediakan pelatihan untuk memungkinkan agen layanan pelanggan mendapatkan keterampilan dalam hal ini.

Atau, jika Anda meluncurkan produk baru ke pasar, berikan keterampilan yang diperlukan untuk menjual, meningkatkan penjualan, dan mengidentifikasi peluang pendapatan tambahan.

Sesuaikan keterampilan dengan pekerjaan dan tugas

Karyawan dengan keterampilan tertentu akan lebih baik dalam beberapa tugas dibandingkan karyawan lain.

Itulah mengapa Anda perlu memiliki gambaran yang baik tentang keterampilan yang dimiliki karyawan Anda (menggunakan alat seperti inventaris keterampilan dan taksonomi keterampilan) dan tugas-tugas yang perlu dilakukan dan apa yang mereka butuhkan.

Ketika karyawan Anda dapat memanfaatkan keterampilan mereka, hal ini juga akan meningkatkan keterlibatan karyawan.

Baca juga: Pengertian Rotasi Pekerjaan, Manfaat, dan Contohnya

Gunakan scheduling tools

Untuk menghindari inefisiensi, biaya lembur, dan kelelahan. Organisasi dapat mengelola permintaan pelanggan dengan waktu karyawan. Ada banyak alat scheduling yang populer termasuk fitur employee self service Gajihub

Tetapkan tujuan yang realistis

Workforce optimization memungkinkan ekstraksi wawasan dan data, sehingga menetapkan tujuan dan standar kinerja.

Berdasarkan hal ini, organisasi harus menetapkan ekspektasi yang masuk akal bagi karyawan. Misalnya, jika di contact center, analisis menunjukkan bahwa rata-rata tujuh panggilan pelanggan dapat ditangani per jam – maka itu harus menjadi standar yang diharapkan.

Namun, Anda juga harus mempertimbangkan faktor-faktor lain, seperti berurusan dengan pelanggan yang sulit, istirahat makan siang, jumlah karyawan yang bekerja – dan oleh karena itu, pendekatannya harus selalu gesit.

Jadilah agile

Banyak organisasi yang membuat jadwal tahunan sebelumnya. Namun, hal ini sering kali mengabaikan kejadian atau peristiwa yang tidak terduga (misalnya, pandemi COVID-19).

Oleh karena itu, meskipun baik untuk memiliki pengawasan tahunan, selalu lincah dan buatlah rencana dalam waktu singkat untuk memaksimalkan peluang mendapatkan jadwal yang akurat.

Tingkat fleksibilitas ini juga memanfaatkan data real-time yang dihasilkan oleh workforce optimization secara efektif.

Lakukan peninjauan ulang

Selalu tinjau ulang praktik dan strategi workforce optimization Anda. Produk dan kebutuhan pelanggan sering berubah, dan oleh karena itu respons organisasi terhadapnya juga harus berubah.

Tinjauan bulanan, triwulanan, dan tahunan akan memastikan bahwa organisasi berada di garis depan tentang apa yang terjadi dengan basis pelanggan mereka dan apakah tenaga kerja dioptimalkan untuk melayani kebutuhan tersebut.

Memiliki rencana pelatihan dan pengembangan

Tidak ada workforce optimization yang lengkap tanpa strategi pelatihan yang komprehensif. Tak pelak, akan ada kesenjangan keterampilan yang perlu Anda jembatani.

Salah satu pilihannya adalah mempekerjakan untuk mengisi kesenjangan tersebut (yang merupakan solusi yang sangat mahal).

Pilihan lainnya adalah melatih karyawan tentang keterampilan yang hilang. Tujuannya adalah agar karyawan dapat melakukan lebih banyak hal, dengan lebih sedikit waktu – dan pelatihan tentang alat dan cara kerja baru akan mengarah pada hal ini.

Baca juga: Pengertian Perencanaan Tenaga Kerja dan Strateginya

Kesimpulan

Jika diterapkan dengan benar, optimalisasi tenaga kerja dapat memberikan manfaat yang sangat besar untuk berbagai jenis bisnis. Memanfaatkan teknologi untuk mengoptimalkan tenaga kerja Anda adalah kunci keberhasilan.

Optimalisasi tenaga kerja tidak terjadi dalam semalam. Ini adalah proses bertahap, dengan iterasi dan peningkatan dari waktu ke waktu saat Anda menerapkan sistem dan teknologi baru.

Untuk memudahkan Anda dalam melakukan optimalisasi tenaga kerja, Anda juga bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub secara gratis melalui tautan ini.