Onboarding Adalah: Ini Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Pengukurannya

Saat Anda mempekerjakan seseorang yang baru di perusahaan Anda, kemungkinan besar adalah Anda akan memberi mereka pengalaman onboarding khusus perusahaan untuk membantu mereka mempelajari cara agar berhasil di tempat kerja baru mereka.

Pengalaman ini menciptakan dasar bagi lingkungan kerja karyawan dan dapat berkontribusi pada perasaan mereka tentang pekerjaan, tanggung jawab, dan rekan kerja mereka.

Sebagai manajer, penting untuk memahami bagaimana Anda dapat mengukur keberhasilan onboarding dan area peningkatan untuk memastikan Anda memberi setiap karyawan baru pengalaman yang luar biasa.

Dalam artikel ini, kami akan membahas apa itu onboarding adalah, manfaat yang didapatkan dalam proses onboarding, tahapan, dan metrik yang perlu Anda ukur dalam proses onboarding.

Apa itu Onboarding?

Onboarding adalah proses pengenalan karyawan baru dengan sumber daya yang mereka butuhkan untuk transisi ke peran baru mereka dengan perusahaan.

Proses ini pada dasarnya membantu karyawan baru merasa lebih nyaman dengan pekerjaan baru mereka, sementara juga memberi kesempatan kepada pemberi kerja untuk membuat kesan pertama yang baik.

Onboarding adalah  juga menyiapkan mereka untuk sukses dalam posisi baru mereka dan meningkatkan kemungkinan mereka untuk mendapatkan kepuasan kerja. Biasanya, seorang anggota departemen sumber daya manusia melakukan proses onboarding.

Baca juga: 14 Cara Untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan

Apa Manfaat dari Onboarding?

Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penerapan rencana onboarding yang sukses:

Peningkatan produktivitas

Memperkenalkan karyawan baru ke perangkat lunak dan sistem perusahaan selama minggu pertama membantu mereka segera memulai tugas.

Tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga memperpendek kurva pembelajaran karena mereka memiliki seseorang yang membimbing mereka melalui sistem ini selama beberapa hari pertama mereka bersama perusahaan.

Memfasilitasi kepatuhan terhadap prosedur dan tujuan

Proses onboarding memungkinkan Anda untuk meninjau prosedur, kebijakan, dan tujuan perusahaan dengan setiap karyawan baru.

Membuat mereka sadar akan kebijakan ini membantu mereka mematuhinya sambil berhasil menerapkannya pada peran baru mereka.

Peningkatan komunikasi

Saat Anda memperkenalkan karyawan baru kepada manajer dan tim mereka, ini membantu memfasilitasi komunikasi antara pihak-pihak ini sejak awal.

Membangun komunikasi ini memudahkan mereka untuk bekerja sama di masa depan, memungkinkan produktivitas yang lebih besar dan moral perusahaan yang meningkat.

Baca juga: Bagaimana Cara Negosiasi Gaji? Berikut Tips dan Contohnya

Kepuasan dan retensi kerja yang lebih besar

Ketika Anda membuat karyawan merasa diterima selama proses onboarding, mereka cenderung menemukan kesenangan untuk datang bekerja setiap hari.

Ketika mereka menikmati bekerja untuk perusahaan Anda, mereka cenderung akan terus bekerja untuk Anda daripada mencari peluang kerja di tempat lain.

Baca Juga: Rencana 30-60-90 Hari Onboarding: Arti, Struktur, dan Contohnya

Apakah Proses Onboarding dapat Mempengaruhi Pengalaman Kinerja Karyawan?

Ya, onboarding sangat mempengaruhi kinerja karyawan karena proses ini membantu karyawan baru beradaptasi dengan peran, tugas, dan budaya perusahaan.

Ketika onboarding dilakukan dengan baik, karyawan merasa lebih siap dan didukung, yang pada akhirnya mempercepat waktu mereka mencapai produktivitas penuh.

Onboarding yang efektif memberikan panduan yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka, sehingga mengurangi kebingungan dan ketidakpastian.

Selain itu, onboarding yang baik juga menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa didengar dan dihargai, yang meningkatkan rasa keterlibatan dan motivasi.

Dengan dukungan dan feedback yang diberikan selama onboarding, karyawan dapat mengatasi kesalahan sejak dini, memahami standar kerja, dan lebih percaya diri dalam menjalankan tugas mereka.

Semua ini berkontribusi langsung pada pengalaman kinerja karyawan yang lebih baik, karena karyawan dipersiapkan dengan baik cenderung lebih cepat mencapai tujuan dan bekerja dengan lebih efisien.

Baca Juga: 9 Onboarding Document Penting, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Apa Saja Dampak Onboarding Terhadap Keterlibatan Karyawan?

Selain mempengaruhi kinerja karyawan, pengalaman onboarding yang baik juga akan memberikan dampak positif terhadap keterlibatan karyawan (employee engagement).

Berikut beberapa dampak pentingnya:

1. Meningkatkan Rasa Keterikatan Karyawan

Onboarding yang efektif membantu karyawan baru cepat merasa diterima dan menjadi bagian dari budaya perusahaan.

Hal ini memperkuat keterlibatan mereka dengan membuat mereka merasa seperti bagian dari tim, yang sangat penting dalam membangun rasa kepemilikan dan loyalitas.

Ketika karyawan merasa diterima sejak awal, mereka lebih cenderung terlibat aktif dalam tugas dan tujuan perusahaan.

2. Meningkatkan Retensi Karyawan

Penelitian dari Brandon Hall Group mengungkapkan bahwa organisasi dengan proses onboarding yang kuat meningkatkan retensi karyawan baru hingga 82%.

Selain itu, penelitian dari SHRM juga mengungkapkan karyawan yang mengalami onboarding yang positif 69% lebih mungkin untuk bertahan di perusahaan selama tiga tahun.

Dengan proses onboarding yang terstruktur, perusahaan dapat mengurangi turnover karyawan dan mempertahankan talenta terbaik lebih lama.

3. Meningkatkan Produktivitas

Proses onboarding yang terstruktur membantu karyawan baru lebih cepat memahami peran mereka, mengenal budaya perusahaan, dan membangun koneksi dengan tim.

Hal ini memungkinkan mereka untuk bekerja lebih efisien dan memberikan kontribusi lebih cepat dibandingkan dengan onboarding yang tidak terencana.

4. Membangun Koneksi Sosial

Proses onboarding yang dirancang dengan baik, seperti program rotasi untuk karyawan baru, memberi mereka kesempatan untuk memahami cara kerja tim lain serta membangun hubungan personal yang kuat.

Koneksi ini penting dalam menciptakan keterlibatan yang lebih dalam, sehingga karyawan merasa lebih terhubung dengan rekan kerja dan perusahaan secara keseluruhan.

5. Meningkatkan Komitmen dan Loyalitas

Onboarding yang efektif menciptakan lingkungan di mana karyawan baru tidak hanya dipersiapkan untuk peran mereka, tetapi juga diperkenalkan dengan budaya dan nilai-nilai perusahaan.

Hal ini memperkuat keterikatan emosional dengan perusahaan, yang pada gilirannya meningkatkan komitmen jangka panjang.

6. Mendorong Inovasi dan Kolaborasi

Proses onboarding yang inklusif dapat mendorong karyawan untuk berbagi ide dan bekerja sama.

Karyawan yang terlibat lebih cenderung berinovasi dan berkontribusi pada peningkatan perusahaan.

Dengan menyertakan onboarding yang terstruktur dan inklusif, perusahaan dapat memaksimalkan keterlibatan karyawan, mulai dari retensi yang lebih tinggi, peningkatan produktivitas, hingga lingkungan kerja yang lebih kolaboratif dan inovatif.

Baca Juga: Download Survei Onboarding, Arti, Manfaat, dan Tips Optimalisasi

Apa Saja Peran Onboarding dalam Memperkuat Budaya Perusahaan?

Onboarding berperan penting dalam memperkuat budaya perusahaan, terutama ketika dilakukan secara efektif. Berikut beberapa dampak utama onboarding terhadap budaya perusahaan:

1. Memperkenalkan Nilai-Nilai Perusahaan

Proses onboarding adalah kesempatan pertama bagi karyawan baru untuk memahami nilai-nilai dan misi perusahaan.

Dengan memperkenalkan visi, nilai, dan norma perusahaan sejak awal, karyawan lebih cepat merasa terhubung dengan tujuan yang lebih besar dari organisasi, yang pada akhirnya memperkuat budaya perusahaan secara keseluruhan.

2. Membangun Keterikatan Sosial

Onboarding yang melibatkan pengenalan dengan berbagai tim dan anggota organisasi dapat membantu karyawan baru membangun hubungan yang lebih kuat dengan rekan kerja.

Hubungan interpersonal yang baik ini menciptakan rasa kebersamaan dan kerjasama, yang menjadi elemen penting dalam menciptakan budaya perusahaan yang inklusif dan solid.

3. Menciptakan Lingkungan yang Mendukung

Onboarding yang terencana dengan baik menunjukkan kepada karyawan baru bahwa perusahaan peduli terhadap pertumbuhan dan perkembangan mereka.

Hal ini dapat menciptakan lingkungan yang mendukung, di mana karyawan merasa dihargai dan termotivasi untuk memberikan yang terbaik.

Dengan demikian, budaya perusahaan yang terbuka dan suportif terbentuk, memperkuat komitmen karyawan terhadap organisasi.

4. Menguatkan Rasa Kepemilikan dan Loyalitas

Ketika karyawan baru merasa diintegrasikan dengan baik melalui onboarding, mereka lebih cepat merasa memiliki peran penting dalam perusahaan.

Rasa kepemilikan ini memupuk loyalitas, karena karyawan merasa menjadi bagian penting dari keberhasilan perusahaan.

Budaya perusahaan yang dipenuhi oleh karyawan yang loyal dan berkomitmen akan lebih kokoh dan tahan lama.

Dengan onboarding yang dirancang untuk mendukung dan memperkenalkan karyawan baru ke nilai-nilai, norma, dan komunitas perusahaan, organisasi dapat membangun budaya yang lebih kuat dan selaras, memastikan bahwa semua anggota tim terhubung dengan tujuan dan misi bersama.

Baca Juga: Corporate Culture: Manfaat, Jenis, hingga Cara Membangunnya

Bagaimana Cara Melakukan Onboarding pada Karyawan Baru?

Gunakan langkah-langkah ini untuk melakukan onboarding secara efektif:

1. Mulai pra-boarding

Sebelum proses onboarding dan hari pertama karyawan baru Anda, kirimkan email perkenalan kepada karyawan Anda yang berisi informasi berikut:

• Dokumen dan formulir rekrutmen baru untuk mereka isi
• Tanggal mulai, waktu, dan lokasi mereka
• Salinan buku company handbook
• Jadwal atau agenda mereka untuk minggu pertama atau hari pertama
• Nama pengguna dan kata sandi untuk akun perusahaan yang relevan atau portal karyawan
• Daftar dokumen atau informasi yang harus dibawa pada hari pertama mereka
• Detail mengenai kode berpakaian perusahaan
• Petunjuk tentang cara tiba dan tempat parkir

Informasi yang Anda kirimkan dalam email memastikan mereka memiliki semua yang mereka butuhkan di hari pertama kerja.

Ini juga memungkinkan mereka untuk mulai mengisi dokumen apa pun di rumah daripada menghabiskan hari pertama mereka melakukannya.

Selain mengirimkan email ini, Anda juga dapat menyiapkan ruang kerja atau meja mereka. Bekerja samalah dengan departemen teknologi informasi perusahaan Anda untuk memastikan komputer dan email mereka berfungsi.

Selain itu, kumpulkan paket selamat datang dengan informasi tambahan termasuk buku pegangan karyawan dan ID karyawan mereka.

Anda juga dapat memberi mereka barang curian bermerek perusahaan, seperti botol air dengan logo perusahaan, sebagai hadiah selamat datang.

Baca juga:Mengetahui Apa Saja Tugas Supervisor dalam Bisnis

2. Beri mereka tur

Pastikan ada seseorang yang menyapa karyawan baru di hari pertama mereka bekerja. Kemudian, beri mereka tur ke gedung atau ruang kerja agar mereka terbiasa dengan area tersebut.

Mengajak mereka berkeliling di hari pertama akan memudahkan mereka menavigasi lingkungan kerja mereka di masa depan. Itu juga membuat mereka lebih nyaman dengan lingkungan baru mereka.

3. Buat perkenalan

Saat Anda memberi mereka tur, perkenalkan mereka kepada rekan baru dan tim mereka. Melakukan hal ini membantu mereka berasimilasi dengan budaya perusahaan dan mendapatkan teman baru di tempat kerja.

Anda juga harus meminta mereka bertemu dengan seseorang di departemen sumber daya manusia untuk meninjau kebijakan perusahaan mengenai hal-hal seperti waktu liburan dan jam kerja.

4. Suruh mereka pergi makan siang bersama tim atau manajernya

Di sore hari, mintalah mereka pergi makan siang dengan manajer atau tim mereka untuk lebih mengenal. Mengajak mereka makan siang memberi mereka kesempatan untuk keluar dari kantor atau lingkungan kerja.

Ini juga memungkinkan mereka untuk mengenal tim mereka dan membentuk hubungan kerja yang lebih baik.

5. Tugaskan mereka bertemu manajer mereka

Setelah makan siang, minta manajer mereka bertemu dengan mereka untuk meninjau deskripsi pekerjaan dan harapan karyawan dan membantu mereka menetapkan tujuan mereka.

Ini juga memberi mereka waktu untuk mengajukan pertanyaan untuk klarifikasi.

6. Siapkan mereka dengan ruang kerja mereka

Setelah aktivitas pagi dan makan siang mereka, beri mereka kesempatan untuk mengatur ruang kerja mereka. Minta mereka masuk ke komputer mereka dengan informasi akun perusahaan mereka dan membiasakan diri dengan sistem perangkat lunak baru.

Baca juga: Karyawan Tetap: Pengertian, Keuntungan, dan Bedanya dengan Kontrak

7. Jadwalkan tindak lanjut

Karena Anda memberi karyawan baru Anda banyak informasi baru saat mereka memulai pekerjaan baru mereka, penting untuk terhubung kembali dengan mereka di akhir minggu pertama mereka.

Minta manajer mereka menjadwalkan pertemuan satu lawan satu untuk memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan yang mungkin mereka temui sejak dipekerjakan.

Ini juga memungkinkan manajer mereka untuk melihat bagaimana mereka menangani beban kerja baru mereka dan menentukan akomodasi apa yang perlu mereka buat untuk memastikan transisi yang menyenangkan ke peran baru mereka.

Baca juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya

Tips Melakukan Onboarding Karyawan

Saat ada karyawan baru bergabung, pertimbangkan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan proses onboarding. Gunakan tips ini untuk membantu Anda menerima karyawan baru dengan mudah:

Miliki rencana dan tetapkan tujuan

Sebelum memulai onboarding, pastikan Anda memiliki rencana dengan tujuan untuk membantu Anda mengukur kesuksesan. Misalnya, Anda dapat menetapkan tujuan untuk mengurangi tingkat pergantian karyawan perusahaan Anda.

Setelah Anda memiliki rencana tentang bagaimana Anda ingin menangani onboarding dan langkah-langkah yang ingin Anda ambil, buat daftar periksa untuk memastikan Anda tetap berpegang pada setiap langkah dalam proses. Ikuti rencana ini dengan setiap karyawan baru untuk memastikan onboarding yang sukses untuk semua orang.

Personalisasikan pengalaman untuk setiap karyawan baru

Meskipun Anda harus tetap pada proses onboarding yang sama untuk semua orang, carilah cara kecil untuk mempersonalisasi pengalaman untuk setiap karyawan baru.

Jika Anda mempekerjakan seorang desainer grafis, pertimbangkan untuk memberi mereka komputer dengan monitor komputer yang lebih besar agar mereka dapat mengerjakan desain.

Jika Anda mempekerjakan seorang penulis, pertimbangkan untuk memberi mereka pena atau buku catatan yang dipersonalisasi. Melakukan hal ini dapat membuat mereka merasa diterima sambil menunjukkan bahwa Anda peduli.

Baca juga: Surat Pengunduran Diri: Pengertian, Cara Buat, dan Contohnya

Gunakan teknologi saat proses onboarding

Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi atau software untuk mengelola proses onboarding dan tugas terkait masalah HR lainnya.

Salah satu software HR yang akan memudahkan Anda dalam mengelola proses onboarding karyawan baru adalah Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan waktu onboarding dan memberikan informasi dari manfaat dan benefit yang karyawan dapatkan secara realtime melalui email.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Apa Saja Teknologi untuk Mendukung Proses Onboarding?

Untuk mendukung proses onboarding, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software onboarding yang saat ini sudah banyak tersedia.

Berikut beberapa rekomendasi beserta fitur dan harganya:

1. BambooHR

BambooHR adalah software HR yang dirancang khusus untuk mempermudah tim HR dalam mengelola karyawan baru.

Dengan fitur tanda tangan elektronik dan employee self-service untuk karyawan baru, HR bisa lebih fokus pada hal-hal yang lebih penting karena tugas-tugas administratif dapat dikelola secara otomatis.

Fitur utama

• Template dan tugas onboarding otomatis
• Tanda tangan elektronik untuk kemudahan manajemen dokumen
• Portal onboarding mandiri untuk karyawan

Harga

Mulai dari $10.

2. Workday

Workday merupakan software onboarding yang lebih cocok untuk perusahaan besar. Software ini memadukan fitur HR dan IT untuk memastikan seluruh kebutuhan onboarding karyawan, mulai dari alat kerja hingga pelacakan perkembangan, terpenuhi sejak hari pertama.

Workday sangat membantu dalam mengotomatiskan tugas berulang dan memantau kinerja karyawan secara real-time, sambil tetap mematuhi kebijakan perusahaan.

Fitur utama

• Alur kerja terintegrasi HR dan IT
• Otomatisasi tugas onboarding
• Pelacakan perkembangan karyawan secara real-time

Harga

$34-42 per karyawan setiap bulan.

3. Gusto

Gusto adalah software HR yang dirancang untuk bisnis kecil dan menengah. Gusto membuat proses onboarding jadi lebih sederhana dengan daftar periksa otomatis dan integrasi dengan sistem payroll serta benefit.

Hal ini memudahkan tim HR untuk mendaftarkan karyawan baru hanya dengan beberapa klik.

Fitur utama

• Checklist onboarding otomatis
• Applicant tracking system (ATS) yang terintegrasi
• Manajemen payroll otomatis

Harga

Paket Simple mulai dari $40 per bulan, dengan tambahan $6 per pengguna. Paket Premium lebih mahal, $135 per bulan, dengan tambahan $22 per orang.

Baca Juga: Perbedaan Onboarding dan Offboarding dan Prosesnya

4. Gajihub

Meskipun Gajihub tidak secara langsung berfokus pada fitur-fitur onboarding, software ini dapat mempermudah administrasi karyawan baru.

Lewat software ini, Anda dapat melakukan penggajian tepat waktu dan karyawan bisa menerima slip gaji dalam format PDF untuk meningkatkan transparansi.

Selain itu, software ini memiliki kalkulator dan aplikasi PPh 21 untuk menghitung pajak secara otomatis.

Fitur-fitur lainnya termasuk absensi, kelola cuti dan izin, serta integrasi dengan software akuntansi Kledo.

Melalui berbagai fitur Gajihub, tim HR juga lebih fokus pada proses onboarding karyawan baru tanpa harus meninggalkan tugas-tugas administrasi lainnya.

Fitur utama

• Payroll
• Absensi
• Kelola PPh 21
• BPJS
• Akuntansi
• Employee Self Service
• Kelola Cuti dan Izin
• Analisa Data
• Reimbursement
• Kasbon

Harga

Mulai dari Rp4.900 per bulan.

Sebelum memutuskan berlangganan, Anda juga dapat mencoba berbagai fitur Gajihub gratis dengan klik gambar berikut.

Apa Saja Kesalahan Umum dalam Proses Onboarding?

Setiap kali Anda merekrut karyawan baru, Anda harus melakukan onboarding untuk membantu mereka memahami pekerjaan mereka.

Namun, jika onboarding tidak dilakukan dengan baik, karyawan baru mungkin kesulitan memahami tugas mereka, dan Anda bisa kehilangan karyawan lebih cepat dari yang bisa Anda rekrut.

Oleh karena itu, Anda perlu memahami beberapa kesalahan umum yang mungkin terjadi dalam proses onboarding, seperti:

1. Deskripsi Pekerjaan yang Menyesatkan

Kesalahan onboarding bisa terjadi bahkan sebelum proses rekrutmen dimulai. Jika Anda ingin mendapatkan karyawan yang kompeten, mulailah dengan membuat deskripsi pekerjaan yang jelas dan komprehensif.

Pastikan Anda mengevaluasi ulang daftar tugas sebelum merekrut karyawan baru. Apakah tugas-tugas yang tercantum masih relevan? Apakah ada perubahan penting pada posisi tersebut?

Memperbarui informasi ini akan mempermudah proses onboarding dan membantu karyawan baru memahami peran mereka.

2. Kurangnya Pre-Boarding

Pre-boarding adalah tahap di mana Anda memberikan dokumen dan informasi penting sebelum karyawan mulai bekerja.

Hiring manager harus memberikan cukup waktu untuk memproses semua materi pre-boarding ini.

3. Hari Pertama yang Kurang Berkesan

Banyak perusahaan terlalu fokus pada informasi teknis sehingga lupa membuat karyawan merasa nyaman di hari pertama.

Karyawan baru harus merasa diterima dan seperti bagian dari tim sejak hari pertama. Ajak mereka berkenalan, tanyakan tentang diri mereka, dan tunjukkan bahwa budaya perusahaan ramah dan mendukung.

Baca Juga: 6 Tips Menghadapi Hari Pertama Kerja

4. Tidak Mengumpulkan Feedback

Mengumpulkan feedback dari karyawan baru sangat penting untuk meningkatkan proses onboarding di masa mendatang.

Berikan berbagai cara bagi karyawan untuk memberikan feedback, sehingga Anda bisa terus memperbaiki pengalaman onboarding mereka.

5. Memberikan Informasi yang Berkualitas

Informasi yang Anda bagikan selama onboarding harus akurat dan terkini.

Jika tidak, karyawan mungkin merasa frustrasi dan tidak bisa melakukan tugasnya dengan baik. Pastikan semua materi onboarding selalu diperbarui.

6. Menetapkan Tujuan yang Jelas

Selama onboarding, tetapkan tujuan yang jelas dan terukur bagi karyawan baru. Mereka harus bisa melacak pencapaian pribadi dan tim melalui sistem onboarding.

Hal ini akan membantu mereka beradaptasi lebih baik dalam posisi baru.

7. Kurangnya Penjelasan Tentang Software Onboarding

Software onboarding sangat penting untuk membantu karyawan baru. Namun, jika Anda tidak menjelaskan cara menggunakannya dengan baik, mereka bisa kesulitan.

Pastikan untuk memberikan penjelasan yang mendalam dan menjawab semua pertanyaan yang mereka miliki.

8. Memberikan Terlalu Banyak Informasi Sekaligus

Memberikan informasi yang terlalu banyak dalam waktu singkat bisa membuat karyawan kewalahan.

Sebaiknya, berikan informasi secara bertahap agar mereka bisa mencernanya dengan baik. Anda juga bisa menyediakan FAQ dalam sistem onboarding untuk membantu menjawab pertanyaan umum.

9. Ketidakonsistenan

Meskipun perubahan dalam program onboarding mungkin diperlukan, usahakan untuk tetap konsisten.

Mengubah metode onboarding setiap kali bisa membuat karyawan bingung. Buatlah daftar kegiatan dan dokumen yang perlu diselesaikan agar proses onboarding berjalan lancar.

10. Mengabaikan Perbedaan Budaya dan Generasi

Setiap karyawan, baik yang baru maupun lama, harus diperlakukan dengan rasa hormat terlepas dari perbedaan budaya atau generasi.

Oleh karena itu, pastikan semua orang merasa diterima dan dihargai selama proses onboarding.

11. Informasi yang Tidak Sesuai dengan Peran

Fokuskan informasi onboarding pada tugas dan tanggung jawab yang relevan dengan posisi mereka.

Hindari membebani karyawan dengan informasi yang tidak relevan, agar mereka bisa lebih fokus pada tugas utama mereka.

Baca Juga: Cara Menghitung Biaya Rekrutmen, Rumus, dan Manfaatnya

9 Metrik yang Perlu Anda Perhatikan Saat Proses Onboarding

Pertimbangkan sembilan metrik onboaridng berikut yang dapat Anda gunakan untuk mengukur keberhasilan pengalaman perekrutan Anda:

1. Pelatihan selesai

Satu metrik yang dapat Anda gunakan untuk mengukur proses onboarding adalah apakah karyawan baru dapat menyelesaikan semua pelatihan yang diperlukan dari mereka dalam jangka waktu tertentu.

Mengukur ini dapat memberi tahu Anda apakah tujuan pelatihan Anda untuk karyawan baru dapat dicapai secara realistis, dan berapa banyak waktu yang mungkin dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan pelatihan mereka sambil tetap mengingat informasi yang mereka pelajari.

Untuk mengukur seberapa baik karyawan baru menyelesaikan pelatihan mereka, pertimbangkan untuk bertemu dengan mereka setiap minggu sampai masa pelatihan mereka selesai untuk menanyakan kemajuan mereka.

Anda juga dapat menggunakan Gajihub  yang memungkinkan Anda melacak modul pelatihan mana yang telah diselesaikan oleh setiap karyawan.

Setelah periode pelatihan selesai, mintalah karyawan untuk menilai pengalaman dan memberikan umpan balik sehingga Anda dapat lebih memahami cara menyesuaikan pelatihan dan mendukung karyawan baru secara efektif.

2. Kepuasan karyawan baru

Kepuasan karyawan baru adalah indikator kunci lainnya tentang seberapa baik proses onboarding Anda memenuhi harapan dan mencapai tujuan.

Karyawan baru mengandalkan informasi yang mereka dapatkan dari onboarding, seperti kursus pelatihan, perkenalan dengan rekan kerja, dan pertemuan rutin dengan manajer.

Kepuasan mereka dapat sangat ditingkatkan dengan teknik onboarding yang tepat, dan kepuasan ini dapat membuat karyawan merasa lebih terpenuhi dan siap untuk pekerjaan mereka.

Anda dapat mengukur kepuasan karyawan baru Anda melalui survei dan pertemuan individu. Dengan informasi ini, Anda dapat lebih memahami bagaimana praktik perekrutan Anda memengaruhi kebahagiaan dan kenyamanan karyawan baru.

Menciptakan pengalaman onboarding yang lebih ramah dengan memeriksa bagaimana prosedur Anda saat ini memengaruhi kepuasan kerja dapat mengarah pada peningkatan produktivitas dan moral di dalam perusahaan Anda.

Baca juga: Surat Lamaran Kerja: Pengertian, Komponen, Cara Buat dan Contohnya

3. Kepuasan pemimpin

Selain karyawan baru, Anda juga dapat mengukur bagaimana perasaan orang-orang di posisi kepemimpinan yang bekerja dengan karyawan baru tentang proses onboarding.

Ini berguna karena Anda dan manajer serta supervisor lainnya sangat penting untuk pengalaman onboarding bagi sebagian besar karyawan baru, sehingga pendapat Anda tentang proses tersebut dapat membantu Anda meningkatkan onboarding untuk semua orang yang terlibat.

Mengukur kepuasan pemimpin juga dapat memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang bagaimana karyawan baru di seluruh departemen Anda merespons onboarding, karena kepuasan karyawan sering kali memengaruhi kepuasan manajemen.

Salah satu cara untuk mengukurnya adalah dengan mengumpulkan semua rekan manajer dan pemimpin tim Anda yang membantu proses onboarding di departemen Anda untuk rapat.

Anda kemudian dapat memberikan survei atau melakukan jajak pendapat untuk mempelajari seberapa puas setiap pemimpin dengan proses onboarding dan bagaimana hal itu berdampak pada tim mereka.

4. Voluntary turnover

Tingkat voluntary turnover adalah metrik yang bagus untuk menentukan seberapa baik karyawan Anda beradaptasi dengan lingkungan kerja baru mereka.

Ketika Anda memberikan banyak dukungan dan dorongan selama beberapa minggu pertama kerja mereka, Anda seringkali dapat menurunkan tingkat pengunduran diri karyawan.

Ini karena karyawan merasa dihormati dan dihargai dalam pekerjaan dengan proses onboarding yang positif, dan mereka memiliki alat yang mereka butuhkan untuk berhasil sepanjang karier mereka dengan perusahaan Anda, yang seringkali memberikan lebih sedikit insentif untuk keluar.

Anda dapat melacak tingkat turnover dengan memeriksa berapa banyak karyawan yang mengundurkan diri dari posisi mereka selama periode waktu tertentu, seperti sebulan.

Anda kemudian dapat membagi jumlah pengunduran diri dengan jumlah total karyawan, termasuk mereka yang mengundurkan diri bulan itu, untuk mengetahui persentase karyawan yang keluar.

Baca Juga: 9 Faktor yang Mempengaruhi Retensi Karyawan

5. Involuntary turnover

Involuntary turnover adalah metrik lain yang berguna untuk mengukur onboarding dan proses perekrutan lainnya. Involuntary turnover mengacu pada saat Anda harus memberhentikan karyawan karena mereka tidak cocok untuk perusahaan Anda.

Meninjau jumlah tingkat involuntary turnover memungkinkan Anda untuk melihat berapa banyak karyawan yang diberhentikan dalam jangka waktu tertentu, yang dapat memungkinkan Anda untuk menentukan apakah praktik perekrutan dan onboarding Anda menemukan individu yang berbakat dan mendukung mereka dengan benar.

Mengukur involuntary turnover adalah proses yang sama dengan mengukur pergantian sukarela, yang melibatkan pembagian jumlah karyawan yang diberhentikan dalam sebulan dengan jumlah total karyawan.

Berikan perhatian ekstra pada apakah Anda memberhentikan karyawan selama pelatihan atau periode perkenalan mereka ke perusahaan, kemudian pertimbangkan bagaimana Anda dapat meningkatkan kriteria perekrutan dan dukungan onboarding untuk menurunkan jumlah ini.

Baca juga: General Affair: Pengertian, Tugas, dan Fungsinya dalam Bisnis

6. Peningkatan produktivitas

Bagian penting dari onboarding bagi banyak karyawan adalah proses peningkatan, di mana Anda perlahan-lahan meningkatkan jumlah pekerjaan dan tanggung jawab yang dimiliki karyawan baru hingga mereka mencapai potensi kerja yang diharapkan.

Seringkali, Anda mungkin menetapkan tujuan produktivitas baru untuk karyawan ini setiap minggu untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan tugas mereka dan menjadi lebih percaya diri dan nyaman dalam pekerjaan mereka.

Memeriksa metrik onboarding ini memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang seberapa baik karyawan dapat memenuhi tujuan ini dan apakah itu realistis dan berguna.

Pertimbangkan untuk memantau pekerjaan karyawan baru selama periode peningkatan onboarding, baik dengan memeriksa kemajuan mereka dalam rapat mingguan atau melacak pekerjaan yang mereka selesaikan dalam program perangkat lunak manajemen.

Cobalah untuk memprediksi kemajuan pekerjaan mereka untuk menentukan tujuan, dan jika mereka tidak memenuhi tujuan tersebut, Anda dapat bertemu dengan mereka untuk membahas tantangan.

7. Retensi tim

Karena manajer dan pemimpin tim sangat penting untuk membuat pengalaman onboarding yang positif, Anda juga dapat mengukur tingkat retensi karyawan di berbagai tim.

Ini dapat membantu Anda mempelajari tim dan manajer mana yang dapat memberikan pengalaman onboarding yang lebih ramah dan mendukung dan tim mana yang dapat meningkatkan proses mereka.

Jika Anda mengelola departemen atau sekelompok besar karyawan, ini adalah metrik yang berguna untuk mempelajari bagaimana Anda dapat menciptakan pengalaman perekrutan yang lebih konsisten.

Untuk mengukur tingkat retensi tim, bagi jumlah karyawan yang telah meninggalkan tim atau perusahaan dalam jangka waktu tertentu, dan bagi jumlah ini dengan jumlah total karyawan dalam tim.

Bandingkan hasil ini antara beberapa tim dan departemen untuk mengetahui apakah angka-angka ini tipikal atau jika beberapa pemimpin mempertahankan karyawan dengan lebih mudah.

Baca juga: Pentingnya Profesionalitas Kerja dan Cara Meningkatkannya?

8. Keterlibatan karyawan baru

Seberapa baik karyawan baru Anda terlibat dengan kolega dan tempat kerja mereka adalah cara lain untuk mengukur keberhasilan proses onboarding Anda.

Selain mempersiapkan karyawan baru untuk pekerjaan mereka, onboarding adalah kesempatan untuk memperkenalkan mereka ke komunitas kerja Anda dan mengintegrasikan mereka ke dalam budaya perusahaan.

Ketika karyawan menjalin hubungan dengan rekan kerja mereka dan menciptakan ikatan, mereka cenderung meminta bantuan yang diperlukan dan merasa terhubung dengan tempat kerja mereka.

Survei dan kuesioner adalah alat yang berguna untuk mengukur keterlibatan karyawan baru di tempat kerja. Anda dapat mengajukan pertanyaan langsung kepada mereka tentang pengalaman mereka di komunitas tempat kerja dan apakah mereka merasa diterima, dihormati, dan dihargai.

Kemudian, kumpulkan jawaban untuk mempelajari bagaimana praktik onboarding perusahaan Anda memengaruhi keterlibatan karyawan dan gunakan hasilnya untuk menciptakan cara baru untuk membantu karyawan menyesuaikan diri dengan tempat kerja mereka dan membentuk hubungan profesional.

9. Biaya perekrutan

Biaya penting untuk sering diukur dalam bisnis, jadi sebaiknya pertimbangkan metrik onboarding ini saat memeriksa proses perekrutan Anda.

Biaya terkait dapat mencakup pemasaran posisi terbuka, perekrutan, pelatihan, penyediaan peralatan kerja, dan bahkan meluangkan waktu dari hari-hari manajer untuk membantu proses tersebut.

Jika Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang biaya berbagai area onboarding, Anda dapat dengan lebih mudah menentukan area mana yang lebih mahal dan bagaimana Anda dapat membuat prosedur yang lebih efisien dan hemat biaya untuk karyawan baru.

Mengukur biaya biasanya mudah karena Anda dapat memeriksa catatan keuangan departemen Anda untuk melihat berapa banyak yang Anda keluarkan rata-rata untuk onboarding.

Coba bandingkan kegunaan area yang berbeda dengan biaya untuk mengetahui apakah Anda dapat menurunkan pengeluaran dan menghemat waktu dengan mengadaptasi area tersebut.

Misalnya, jika sebagian besar karyawan baru merasa sulit untuk menyelesaikan semua pelatihan mereka, dan pelatihan itu mahal, pertimbangkan cara untuk mempersingkat program tersebut untuk menghemat uang dan waktu.

Baca Juga: 13 Cara Menghemat Biaya Rekrutmen untuk Bisnis Anda

Kesimpulan

Itu adalah pembahasan lengkap mengenai proses onboarding pada karyawan baru dan juga metrik yang harus Anda perhatikan saat melakukan onboarding pada karyawan.

Proses onboarding adalah proses yang krusial jika bisnis Anda ingin mendapatkan talenta hebat untuk pengembangan bisnis, oleh sebab itu Anda membutuhkan sistem yang mampu membantu Anda dalam menyeleksi dan memudahkan Anda dalam proses ini. Salah satu software HR yang bisa Anda pilih adalah Gajihub.

Gajihub adalah software HR dan payroll buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.

Dengan menggunakan GajiHub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, akuntansi dan reimbursement, employee self service (ESS), dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Jadi tunggu apalagi? Permudah proses onboarding dalam bisnis Anda dengan menggunkan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.