General Affair: Pengertian, Tugas, dan Fungsinya dalam Bisnis

General affair adalah suatu unit penunjang yang dibutuhkan dunia usaha untuk memenuhi berbagai kebutuhan instansinya, baik swasta maupun pemerintah.

General affair atau biasa disebut GA bertugas memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahaan, baik secara administratif maupun dalam hal pengelolaan pelayanan rutin perusahaan.

Tentu saja, setiap agensi dan perusahaan memiliki divisinya sendiri—beberapa bekerja di bawah SDM, sementara yang lain bekerja secara independen.

Namun, banyak bisnis menggabungkan GA dengan staf atau divisi HR.

Hal ini disebabkan karena tugas dan fungsi keduanya sangat mirip.

Ruang lingkup divisi GA juga bervariasi, biasanya merawat fasilitas yang berkaitan dengan kebutuhan kantor.

Mulai dari pemeliharaan gedung kantor, kebutuhan peralatan kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor hingga masalah ketenagakerjaan.

Selain itu, pekerjaan tim GA juga berkaitan dengan tanggung kepada masyarakat sekitar, seperti program pengembangan masyarakat atau CSR seperti dalam tanggung jawab sosial perusahaan.

Pada artikel kali ini kita akan membahas apa itu general affair beserta tugas dan juga fungsinya dalam suatu bisnis atau organisasi.

Apa itu General Affair?

Sederhananya, general affair atau GA adalah pekerjaan yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan operasional dalam perusahaan.

Pekerjaan tersebut meliputi bantuan manajemen terutama untuk keseluruhan kegiatan.

Mengingat apa yang dilakukan general affair, posisi ini tentu saja merupakan bagian penting dan bernilai tinggi dari bisnis apa pun.

Seorang GA biasanya menjadi bagian dari tim pengembangan sumber daya manusia (SDM).

Deskripsi pekerjaan mereka juga mencakup manajemen aset di bawah pengawasan kepala operasional.

Baca juga: Cara Buat Absen Online Gratis Menggunakan Excel Dengan Mudah

 

Struktur Organisasi dan Posisi dalam Tim General Affair

General Affair (GA) adalah tim yang mendukung jalannya operasional secara keseluruhan, mulai dari pengelolaan fasilitas, logistik, hingga layanan administrasi umum.

Berikut struktur dan perannya masing-masing:

1. GA Officer

GA Officer adalah pelaksana tugas-tugas operasional harian.

Mereka bertanggung jawab atas kebutuhan dasar kantor agar kegiatan sehari-hari berjalan lancar dan tetap tertata.

Jobdesk utama:

• Mengelola ketersediaan dan distribusi alat tulis dan perlengkapan kantor.
• Menangani permintaan fasilitas, seperti peminjaman kendaraan dan perbaikan alat kantor.
• Mengatur kebersihan dan kerapian area kerja, termasuk koordinasi dengan petugas kebersihan.
• Membantu persiapan acara internal seperti meeting, pelatihan, atau perayaan kantor.
• Mengelola administrasi ringan seperti pengarsipan dokumen, input data, dan pencatatan aset.

2. GA Supervisor

GA Supervisor bertanggung jawab mengatasi pelaksanaan operasional GA, memastikan pekerjaan dilakukan sesuai dengan standar perusahaan, dan menjadi penghubung antara staf pelaksana dan manajer.

Jobdesk utama:

• Mengatur jadwal dan mendistribusikan tugas kepada GA Officer.
• Mengawasi kegiatan perawatan fasilitas, termasuk koordinasi dengan vendor seperti teknisi, keamanan, dan kebersihan.
• Mengontrol penggunaan dan stok perlengkapan kantor serta mengevaluasi kebutuhan logistik.
• Menyusun laporan aktivitas GA serta memberikan masukan terkait efisiensi operasional.
• Membantu dalam pelaksanaan prosedur darurat, keamanan kerja, dan pengelolaan aset.

3. GA Manager

GA manager memimpin seluruh aktivitas General Affairs dan bertangung jawab atas pengelolaan strategis serta efisiensi operasional departemen GA.

Ia memastikan semua layanan penunjang berjalan optimal dan selaras dengan kebutuhan perusahaan.

Jobdesk utama:

• Menyusun kebijakan dan prosedur kerja departemen GA untuk memastikan standar kerja yang efisien dan aman.
• Mengelola anggaran GA dan mengawasi penggunaan sumber daya secara optimal.
• Menyusun rencana pengembangan fasilitas kantor, termasuk pemeliharaan, renovasi, atau relokasi.
• Menjalin kerja sama strategis dengan pihak ketiga (vendor penyedia jasa, sewa gedung, penyedia kendaraan, dan lainnya).
• Berkoordinasi dengan seluruh departemen untuk memastikan kebutuhan operasional dan administratif mereka terpenuhi dengan baik.
• Memastikan perusahaan mematuhi standar keselamatan, keamanan, dan peraturan lingkungan yang berlaku.

Hubungan General Affair dengan Divisi Lain

GA bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional secara keseluruhan.

Itulah mengapa tim ini terhubung dengan berbagai divisi, seperti:

1. Divisi HR

GA berkoordinasi dengan HR untuk mengatur fasilitas karyawan seperti tempat kerja, perlengkapan kantor, kendaraan operasional, hingga kebutuhan acara karyawan seperti gathering atau pelatihan.

Selain itu, GA juga membantu urusan administrasi legal dan keperluan onboarding karyawan baru.

2. Divisi Keuangan

GA berhubungan dengan tim keuangan dalam hal pengajuan anggaran operasional kantor, pembayaran listrik, air, maintenance gedung, serta pembelian inventaris.

GA juga sering berkoordinasi untuk reimburse atau dana kas kecil keperluan harian.

3. Divisi IT

GA bekerja sama dengan IT terkait pengadaan dan perawatan perangkat kerja seperti komputer, printer, jaringan internet, dan CCTV.

Jika ada kerusakan fasilitas IT, GA menjadi penghubung atau tim pendukung logistik untuk penanganannya.

4. Divisi Operasional/Produksi

GA memastikan fasilitas penunjang produksi dan operasional tersedia dan dalam kondisi baik, termasuk alat kebersihan, kendaraan operasional, serta logistik pendukung.

GA juga ikut mengatur sistem keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja.

5. Divisi Legal

GA bekerja sama dengan Legal untuk pengurusan izin usaha, kontrak sewa gedung, kendaraan, serta dokumen legal lain yang berhubungan dengan fasilitas perusahaan.

6. Divisi Marketing

GA membantu menyiapkan fasilitas dan logistik saat ada event promosi, pameran, atau gathering yang melibatkan pihak luar, termasuk pengadaan kendaraan operasional dan kebutuhan perlengkapan acara.

Baca Juga: General Manager Adalah? Ini Tugas, Skill Penting, dan Gajinya

Kualifikasi Seorang General Affair

Deskripsi pekerjaan GA tentu saja bukan pekerjaan semua orang karena membutuhkan kualifikasi yang cukup tinggi.

Pekerjaan mereka mencakup keterampilan manajemen dan organisasi khusus yang mungkin menantang bagi pelamar kerja awal.

Ada pengalaman dan persyaratan tertentu yang harus dipenuhi. Berikut adalah beberapa keterampilan yang dibutuhkan.

1. Keterampilan manajemen dan administrasi

Deskripsi pekerjaan manajer general affair sangat erat kaitannya dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan.

Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi sudah dikuasai dengan baik oleh para kandidat.

Keterampilan manajemen mengacu pada teknik pengorganisasian sesuatu sedangkan administrasi adalah keterampilan yang berkaitan dengan hal-hal administrasi perusahaan.

Dengan kualifikasi tersebut, seorang GA diharapkan mampu menangani setiap tantangan dalam bekerja dengan baik.

2. Penyelesaian masalah

Mengambil keputusan untuk sebuah bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang mungkin datang setiap saat.

Bahkan kesalahan kecil saja dapat mempengaruhi keseluruhan proses operasional dalam sebuah perusahaan.

Oleh karena itu, keterampilan pemecahan masalah adalah suatu keharusan bagi setiap GA.

Skill ini akan menjadi modal bagus yang akan membuat kemajuan tim lebih cepat saat menghadapi masalah.

Baca Juga: 18 Skill HR yang Harus Dikuasai HR Generalist

3. Kemampuan berkomunikasi

Manajer GA profesional harus memahami semua bentuk komunikasi dan dapat melakukannya dengan baik.

Cara mereka berinteraksi dengan orang-orang di perusahaan juga harus menjadi salah satu pertimbangan karena mereka perlu membangun hubungan saling percaya dengan semua orang dan bertanggung jawab atas setiap pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, keterampilan komunikasi penting untuk menghindari kesalahpahaman di antara tim.

Baca juga: Pentingnya Profesionalitas Kerja dan Cara Meningkatkannya?

5 Tanggung Jawab General Affair

Sebagai seorang GA, Anda tentu memiliki tanggung jawab yang besar.

Berikut ini adalah tanggung jawab menjadi seorang general affair.

1. Pengadaan barang

Barang atau aset perusahaan terkadang memiliki batasan penggunaannya, seperti printer atau Personal Computer (PC).

Penggantian atau pembelian barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang.

Tujuannya agar pengadaan barang perusahaan tetap dapat menekan biaya pengeluaran aset.

Semakin rendah harga pengadaan barang maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan berjalan dengan baik.

Baca Juga: Perbedaan Spesialis dan Generalis: Mana yang Lebih Baik?

2. Melakukan pembayaran dan pembelian rutin.

Selain membeli aset perusahaan semi permanen, divisi ini memiliki tugas lain seperti melakukan pembelian rutin perusahaan, pembelian alat tulis, alat tulis kantor, kertas, tinta printer, dan beberapa barang periodik lainnya.

Bagian umum juga memiliki tugas dalam pembayaran berkala, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pengeluaran lainnya.

Dan umumnya di perusahaan besar, pembayaran berkala seperti ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan strategi perusahaan.

3. Memastikan pembayaran tenaga kerja harian

Pekerja harian lepas atau freelance di sebuah perusahaan juga menjadi tanggung jawab divisi umum atau GA ini.

Oleh karena itu, GA berwenang menentukan besaran upah harian bagi pekerja lepas di luar gaji pegawai.

Baca juga: Internship Adalah Pengertian, Jenis, dan Cara Mencari Tempat Internship

4. General affair harus menjaga aset

Selanjutnya tugas GA adalah menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli.

Hal ini dimaksudkan agar pengguna atau pengguna aset perusahaan tidak menggunakannya secara sembarangan.

Wajar jika GA sering bertindak lebih tegas dan tidak main-main ketika ada pekerja yang tidak melindungi aset perusahaan karena merekalah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.

Selain itu, Anda bisa mendapatkan kontrol maksimum atas aset Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen Aset.

Lacak penggunaan aset, jadwalkan perawatan, hitung ROI & pengeluaran, dan ketahui nilai aset Anda secara otomatis.

5. Renovasi dan pembukaan kantor cabang

Divisi GA selalu peka dan detail saat menentukan biaya dan saat membuka kantor cabang baru atau merenovasi.

GA atau divisi umum memiliki tugas memutuskan, mulai dari faktor kelayakan hingga perkiraan pendanaan yang sesuai.

Baca juga: Supervisor Adalah: Pengertian, Tugas, Gaji dan Bedanya dengan Manager

Fungsi General Affair di Perusahaan

Setelah membahas tugas-tugas seorang GA, kita akan membahas beberapa fungsinya dalam perusahaan. Baca lebih lanjut tentang artikel ini.

1. Pemeliharaan Aset

Pemeliharaan adalah fungsi utama GA dan akan menilai kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan memprioritaskannya sebelum mengajukan anggaran.

GA akan memprioritaskan hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu.

Namun, itu masih tergantung pada banyak faktor.

Misalnya, untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, lebih baik memiliki lobi, ruang tunggu, atau ruang pertemuan yang lebih representatif.

Kemudian GA juga melakukan pemeliharaan dari beberapa aspek, antara lain:

• Gedung kantor (kebersihan, penampilan luar
• Lingkungan kantor (area parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai)
• Kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang rapat)
• Lobby dan seluruh area perusahaan)
• Perawatan instalasi listrik (mekanikal dan elektrikal).

Tugas tersebut dapat dengan mudah dilakukan dengan satu klik menggunakan Sistem Manajemen Fasilitas untuk menyederhanakan proses pengelolaan dan pemeliharaan fasilitas Anda secara menyeluruh.

2. Menjalin hubungan baik

Aspek penting lain dari tugas divisi umum adalah menjaga hubungan baik dengan pemasok barang atau jasa.

Ini juga termasuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.

Dalam bisnis, tidak hanya pelanggan yang harus Anda pikirkan, namun juga pemasok atau vendor yang bekerjasama dengan bisnis Anda.

Hubungan yang baik dengan mereka secara tidak langsung berdampak pada produktivitas karyawan serta citra perusahaan di mata klien.

Baca Juga: Cara Menjadi HR Specialist dan Bedanya Dengan HR Generalist

3. Menyiapkan laporan berkala

Fungsi GA berikut ini tidak kalah pentingnya dengan fungsi sebelumnya: menyusun laporan berkala untuk rapat anggaran Laporan keuangan ini harus terdiri dari aset dan biaya kantor untuk menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.

GA juga diharuskan mengerti apa kebutuhan dan tindakan pemborosan yang bisa dihemat untuk membuat anggaran yang lebih efisien.

Nantinya tim GA akan terus membantu divisi keuangan dan juga akuntan di perusahaan, karena tim GA yang biasa memegang bukti transaksi seperti faktur atau nota.

4. Membantu urusan perizinan

Sudah menjadi fungsi divisi GA dalam suatu perusahaan untuk mengurus segala bentuk perijinan yang diperlukan.

Misalnya adalah mengurus dokumen yang menyangkut regulasi ketenagakerjaan seperti pembuatan BPJS ketenagakerjaan atau benefit yang didapatkan karyawan.

Bisa juga menjalin hubungan dengan pihak luar, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dll.

Baca juga: Chief Executive Officer Adalah: Berikut Pengertian, Tugas, dan Cara Menjadi CEO

Contoh Aktivitas Harian General Affair

Berikut contoh jadwal kegiatan dan tools yang biasa digunakan untuk mendukung pekerjaan General Affair:

Jadwal Kegiatan dan Checklist Harian/Mingguan

Setiap hari, tim General Affairs memiliki sejumlah tugas rutin yang harus dikerjakan sesuai jadwal dan checklist yang telah ditetapkan.

Berikut beberapa aktivitasnya:

• Pengadaan barang operasional kantor
• Melakukan pembayaran rutin (listrik, air, Wi-Fi, telepon)
• Memastikan pembayaran tenaga kerja harian lepas
• Pengecekan dan pemeliharaan aset perusahaan
• Membuat laporan pengeluaran harian dan mingguan
• Monitoring kebutuhan logistik kantor
• Mengatur jadwal perbaikan atau renovasi fasilitas kantor
• Koordinasi kebutuhan pembukaan kantor cabang (jika ada)

Tools atau Software yang Digunakan

Untuk mendukung kelancaran pekerjaan, General Affairs biasanya menggunakan beberapa tools atau software yang memudahkan proses administrasi dan operasional, seperti:

Sistem manajemen aset

Software ini digunakan untuk mencatat, memonitor, dan mengelola seluruh aset perusahaan.

Dengan sistem ini, GA bisa mengetahui kondisi, lokasi, dan jadwal perawatan aset secara real-time.

Sistem pembayaran otomatis

Digunakan untuk memproses pembayaran rutin seperti tagihan listrik, air, dan internet secara otomatis.

Hal ini membantu GA dalam menghindari keterlambatan pembayaran dan mempermudah pencatatan transaksi.

Aplikasi e-procurement

Berfungsi untuk mempermudah proses pengadaan barang dan jasa, mulai dari permintaan, persetujuan, hingga pembelian.

Dengan aplikasi ini, proses procurement menjadi lebih cepat, transparan, dan mudah dipantau.

Software task management

Biasanya menggunakan spreadsheet atau aplikasi task management untuk membuat to-do-list yang harus diselesaikan, lengkap dengan status dan deadline masing-masing tugas.

Baca Juga: Tugas HR Generalist dan Bedanya dengan HR Manager

Tantantan yang Dihadapi Tim General Affair

Berikut beberapa tantangan yang kerap dihadapi oleh tim GA:

1. Mengelola Kebutuhan Banyak Divisi

GA menjadi penghubung utama antara divisi seperti HR, keuangan, operasional, IT, hingga legal.

Setaip divisi memiliki kebutuhan yang berbeda yang harus dipenuhi tepat waktu.

Jika tidak dikoordinasikan dengan baik, hal ini bisa membuat informasi tidak sinkron dan operasional perusahaan terganggu.

2. Budgeting dan Efisiensi Biaya

GA juga memegang kendali mengenai fasilitas kantor, mulai dari listrik, air, maintenance gedung, sampai pengadaan barang inventaris.

Tantangannya, GA harus pintar menyusun anggaran yang efisien tanpa mengorbankan kebutuhan operasional dan kenyamanan karyawan.

3. Masalah Darurat

Dalam operasional kantor, masalah tak terduga seperti listrik padam, AC rusak, atau kendaraan operasional mogok bisa terjadi kapan saja.

Saat situasi seperti ini, GA dituntut sigap cari solusi cepat agar aktivitas kantor tetap berjalan lancar tanpa hambatan.

Tips Menjalankan Fungsi General Affair Secara Efektif

Agar aktivitas operasional perusahaan berjalan lancar dan setiap kebutuhan internal terpenuhi tepat waktu, General Affair (GA) perlu menjalankan fungsinya secara efektif.

Berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:

1. SOP yang Terstandar

Pastikan setiap aktivitas GA memiliki standar operasional prosedur (SOP) yang jelas dan terdokumentasi.

Mulai dari pengadaan barang, pembayaran rutin, hingga perawatan aset, semuanya harus mengikuti alur kerja yang terstruktur.

Dengan SOP yang baik, pekerjaan GA bisa berjalan lebih konsisten, mudah dipantau, dan meminimalkan risiko kesalahan.

2. Komunikasi Lintas Departemen

Karena tugas GA berkaitan langsung dengan hampir semua divisi di perusahaan, maka komunikasi yang baik antar-departemen sangat penting.

GA harus aktif berkoordinasi dengan HR, Finance, Purchasing, dan divisi lain untuk memastikan setiap kebutuhan operasional terpenuhi.

Gunakan media komunikasi resmi seperti email, chat internal perusahaan, atau aplikasi project management agar semua informasi tercatat rapi dan mudah ditindaklanjuti.

3. Monitoring dan Evaluasi Kerja GA

Lakukan monitoring rutin terhadap aktivitas harian dan mingguan GA.

Catat setiap transaksi pengadaan barang, pembayaran rutin, dan perawatan aset ke dalam sistem atau laporan berkala.

Selain itu, lakukan evaluasi kerja secara berkala untuk mengetahui apakah prosedur yang dijalankan sudah efektif atau perlu perbaikan.

Evaluasi ini penting untuk meningkatkan kualitas layanan internal dan mendukung kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.

Kesimpulan

Mungkin setelah menjelaskan pengertian, fungsi, dan tugas dari general afair, Anda mulai bertanya-tanya apakah GA sama dengan HRD?

Misalkan GA di perusahaan bergabung dengan divisi HRD. Dalam hal ini, fungsi lainnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.

Tujuan dan fungsi utama dari GA  adalah untuk memastikan kelancaran operasi perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.

Namun dalam implementasinya terkadang GA akan menemui beberapa kendala, seperti proses monitoring yang rumit, data yang tidak terintegrasi dalam satu sistem, dan sulitnya mengakses data secara cepat.

Jika kendala tersebut terjadi pada perusahaan, maka akan menghambat proses bisnisnya, sehingga mengakibatkan penurunan produktivitas dan laba.

Salah satu dukungan produktivitas karyawan yang dapat dilakukan GA adalah dengan menggunakan software HRIS dan aplikasi payroll nomor satu untuk perusahaan dari GajiHub yang memiliki sistem terbaik dengan fitur manajemen absensi terintegrasi.

Aplikasi HRIS dapat secara otomatis update dan memiliki proses instan untuk mengelola administrasi karyawan dengan banyak fitur.

Jika produktivitas meningkat maka akan berpengaruh pula pada peningkatan laba perusahaan. Segera beralih ke GajHubdan tingkatkan produktivitas bisnis Anda. Coba sekarang juga GajiHub secara gratis melalui tautan ini.