Sebuah bisnis terdiri atas banyak individu berbeda yang bertanggung jawab atas berbagai bidang manajemen. Seorang staff operasional memiliki tugas untuk memelihara dan meningkatkan operasi bisnis.
Ini adalah peran penting yang menggabungkan keterampilan manajemen dengan keterampilan matematika dan analitis, jadi jika Anda tertarik untuk menerapkan keterampilan teknis Anda untuk menjalankan bisnis, karier ini mungkin cocok untuk Anda.
Dalam artikel ini, kami membahas apa itu staff operasional, apa saja tugas yang mereka lakukan, dan skill apa yang dibutuhkan oleh staff operasional.
Apa yang Dimaksud dengan Staff Operasional?
Staff operasional, juga disebut petugas operasional, bekerja untuk bisnis untuk memastikan bahwa semua operasional berjalan secara efektif dan lancar.
Mereka melapor kepada chief operating officer (COO), yang mengawasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Staff operasional bertanggung jawab atas produksi barang dan jasa organisasi.
Mereka mengembangkan kebijakan perusahaan dan memantau kepatuhan untuk membuat bisnis seefisien dan se-efisien mungkin dan menguntungkan.
Staff operasional juga membantu menangani anggaran perusahaan, dan mereka bahkan mungkin bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan laba dan penjualan dalam organisasi yang lebih kecil.
Keselamatan adalah elemen utama lain dari pekerjaan staff operasional. Mereka harus memastikan bahwa semua operasional dilakukan dengan aman dan dalam kepatuhan penuh terhadap semua aturan dan peraturan.
Bagi seseorang yang mencari peran dalam pengendalian operasional perusahang lebih tinggi di seluruh bisnis.
Baca juga: Download Contoh Slip Gaji Format PDF, Word, dan Excel Gratis
Tugas Umum Staff Operasional
Seorang staff operasional memiliki berbagai tugas di tempat kerja. Hal ini karena peran mereka mencakup proporsi yang signifikan dari apa yang dilakukan oleh suatu bisnis.
Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab khusus mereka:
Membuat anggaran untuk proyek
Sebagai individu yang bertanggung jawab untuk mengawasi operasional perusahaan, staff operasional memiliki tingkat pengawasan terhadap anggaran operasional.
Staff operasional biasanya memiliki wawasan yang signifikan mengenai kebutuhan setiap tugas dalam suatu proyek, sehingga memiliki peluang yang lebih baik untuk mengalokasikan anggaran secara efisien.
Hal ini mencakup pembuatan anggaran proyek dan termasuk penegakan anggaran ini. Ini berarti bahwa tim dapat bekerja dalam anggaran spesifik mereka dan mengontrol pengeluaran mereka di seluruh proyek yang berbeda.
Baca juga: Tugas Manajer SDM, Skill, dan Ciri Manajer SDM yang Baik
Membuat laporan untuk COO
Meskipun staff operasional adalah seorang yang mengawasi operasional praktis di perusahaan, mereka masih harus melapor kepada COO.
COO bekerja di dewan perusahaan, menetapkan visi yang lebih luas untuk perusahaan. Oleh karena itu, peran seorang staff operasional adalah mengawasi sisi yang lebih praktis dari pekerjaan perusahaan dan melaporkan setiap masalah dan perkembangan kembali ke COO.
Pelaporan ini merupakan kunci untuk memandu perkembangan operasional di masa depan dan menginformasikan kepada dewan tentang sentimen di antara anggota staf dan efisiensi di seluruh organisasi.
Memeriksa setiap proses
Bagian penting dari peran staff operasional adalah memeriksa proses perusahaan. Hal ini berarti membaca dokumentasi perusahaan seteliti mungkin, menetapkan praktik terbaik apa yang dilakukan untuk operasional perusahaan dan mengamati saat anggota staf menyelesaikan proses yang dimaksud.
Berurusan dengan staf adalah bagian penting dari peran staff operasional, karena mereka memberi tahu karyawan tentang potensi inefisiensi dalam proses dan membantu staf untuk menyelesaikan peran mereka dengan lebih efisien.
Dengan cara ini, mengamati tempat kerja adalah salah satu bagian penting dari pekerjaan staff operasional.
Baca juga: Pengertian Personalia, Fungsi, Lingkup Tugas, Tujuan dan Prinsipnya
Merancang kebijakan baru
Mengamati tempat kerja sering kali merupakan tugas penting karena membantu penyusunan kebijakan.
Staff operasional memainkan peran kunci dalam operasional tempat kerja di masa depan dengan menyusun kebijakan dan praktik baru serta mendokumentasikan berbagai masalah staf, termasuk disiplin dan perilaku di tempat kerja, metode khusus untuk menyelesaikan pekerjaan pada mesin dan prosedur keselamatan.
Memahami cara menjaga staf tetap aman di tempat kerja dan menggunakan praktik terbaik dapat membantu menciptakan hasil perusahaan yang lebih baik.
Menyelesaikan analisis data
Selain menggunakan informasi pengamatan untuk memahami cara kerja bisnis, analisis data dapat menjadi bagian penting dalam memahami bisnis.
Ini berarti menyusun, membuat grafik dan menganalisis informasi, seperti produktivitas, efisiensi dan pendapatan di berbagai departemen.
Dengan analisis data yang lebih baik, staff operasional memiliki wawasan yang lebih luas tentang cara kerja perusahaan.
Dengan tersedianya informasi ini, staff dapat membuat perubahan yang lebih baik, sehingga analisis data menjadi bagian penting dalam meningkatkan kinerja perusahaan.
Melacak inventaris
Di bidang penjualan, melacak inventaris atau persediaan adalah salah satu bagian terpenting dari peran tersebut. Staff operasional melacak tingkat persediaan di gudang, seperti memesan barang baru ketika stok rendah.
Hal ini memastikan bahwa anggota staf memiliki stok yang tersedia untuk dijual kepada pelanggan, menjaga pendapatan perusahaan sejalan dengan peningkatan permintaan.
Melacak inventaris adalah tanggung jawab yang lebih umum dalam industri seperti ritel dan penjualan, karena memiliki stok yang tersedia adalah satu-satunya cara perusahaan menghasilkan pendapatan.
Baca juga: HRBP Adalah: Pengertian, Tugas, Manfaat, dan Sertifikasinya
Mengembangkan hubungan
Selain memainkan peran internal dalam perusahaan, seorang staff operasional memainkan peran kunci dalam interaksi perusahaan dengan pemangku kepentingan eksternal.
Hal ini mencakup pengembangan hubungan dengan pelanggan, vendor, dan mitra bisnis potensial.
Memiliki hubungan yang lebih baik dengan pihak lain dalam industri ini adalah kunci bagi perusahaan mana pun yang ingin meningkatkan hasilnya, karena hubungan yang positif mengarah pada kualitas produk yang lebih tinggi dan kesepakatan bisnis yang lebih andal.
Dengan demikian, menjaga hubungan eksternal yang baik adalah salah satu cara seorang staff operasional memengaruhi keberhasilan bisnis.
Merekrut staf baru
Staff operasional memainkan peran kunci dalam proses rekrutmen perusahaan. Karena staff operasional adalah salah satu dari sedikit anggota staf yang memiliki pemahaman komprehensif tentang hampir semua aspek bisnis, mereka mengetahui keterampilan yang diperlukan untuk sebagian besar peran.
Mengundang staff operasional pada panel wawancara sering kali memberikan perekrut wawasan yang lebih besar tentang kandidat.
Perusahaan kemudian dapat merekrut pelamar dengan seperangkat keterampilan dan pengalaman yang tepat, mengurangi waktu pelatihan dan meningkatkan efisiensi perusahaan dalam jangka panjang melalui praktik perekrutan yang lebih baik.
Mendukung pelatihan dan pengembangan
Setelah membantu perekrutan karyawan, staff operasional sering kali memastikan bahwa karyawan baru mendapatkan pelatihan yang tepat untuk posisi tersebut.
Hal ini mencakup merancang program pelatihan untuk anggota staf baru, memfasilitasi penyelesaian program pelatihan ini dan melacak perkembangan staf setelahnya.
Langkah-langkah ini merupakan kunci dan dapat memastikan staf memiliki pemahaman yang lebih lengkap mengenai peran mereka, sehingga mereka dapat bekerja lebih efektif.
Dengan cara ini, keuntungan perusahaan dapat meningkat karena tingkat produktivitas keseluruhan yang lebih tinggi.
Baca juga: Tugas HRD dan Kualifikasi HRD yang Wajib Anda Ketahui
Keterampilan yang Diperlukan Jika ingin Menjadi Staff Operasional
Seorang staff operasional biasanya memiliki berbagai macam keterampilan. Setiap tugas mereka membutuhkan seperangkat keterampilan khusus yang berbeda, sehingga staff operasional menggunakan portofolio keterampilan dan kemampuan yang luas dalam posisi mereka.
Berikut ini beberapa keterampilan utama yang digunakan staff operasional dalam pekerjaan mereka sehari-hari:
Komunikasi
Komunikasi adalah kunci dalam semua peran manajemen di perusahaan, tetapi ini terutama berlaku untuk staff operasional.
Seorang staff operasional bekerja secara internal, menginformasikan staf tentang masalah potensial dan sarana perbaikan. Selain tugas-tugas internal, seorang staff operasional berkomunikasi dalam berbagai nada yang berbeda dengan individu di luar perusahaan.
Memiliki keterampilan komunikasi yang berkembang dengan baik memastikan seorang staff operasional menggunakan nada yang tepat untuk konten dan audiens dalam percakapan apa pun.
Wawasan statistik
Mengembangkan wawasan statistik tingkat tinggi adalah kunci untuk banyak tugas yang diselesaikan oleh staff operasional.
Pertama, menggunakan wawasan statistik mengenai output dari anggota staf tertentu dapat menjadi kunci untuk menemukan perbaikan dalam cara kerja perusahaan.
Selain itu, menggunakan pelacakan dan analisis data penting untuk melacak inventaris dan memastikan bahwa ada stok yang cukup tersedia untuk setiap hari kerja.
Dengan demikian, meningkatkan keterampilan penilaian dan analisis data Anda sering kali merupakan kunci keberhasilan sebagai staff operasional.
Baca juga: Mengetahui Apa Saja Tugas Supervisor dalam Bisnis
Pemecahan masalah
Jika ada operasional baru yang terjadi, atau bahkan hanya penerapan pedoman baru, memiliki keterampilan pemecahan masalah bisa menjadi kunci.
Keterampilan pemecahan masalah memerlukan penggunaan kreativitas untuk memecahkan masalah di tempat kerja dan meningkatkan fungsi sehari-hari perusahaan.
Memiliki keterampilan pemecahan masalah yang kuat tidak hanya berarti menyelesaikan masalah lebih cepat, tetapi juga mengembalikan perusahaan ke status quo yang lebih efisien daripada sebelumnya.
Organisasi
Memiliki tingkat organisasi yang kuat adalah kunci bagi siapa pun yang berada dalam posisi manajemen.
Ini berarti bahwa staff operasional dapat melacak dokumentasi di perusahaan dengan lebih baik, tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh setiap anggota staf, dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh karyawan yang berbeda.
Setiap langkah ini berarti bahwa perusahaan berada dalam posisi yang lebih terorganisir dan memiliki pemahaman penuh tentang kebutuhan staf dan perusahaannya. Fokus pada organisasi merupakan bagian integral untuk hasil bisnis yang lebih baik.
Baca juga: General Affair: Pengertian, Tugas, dan Fungsinya dalam Bisnis
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai tugas seorang staff operasional yang harus Anda ketahui jika Anda ingin berkarir menjadi staff operasional.
Jika Anda adalah seorang pemilik bisnis atau bagian tim HR yang menangani proses administrasi HR dan payroll dan sedang mencari solusi yang lebih praktis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR yang mudah digunakan seperti Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR online yang sudah digunakan oleh banyak pemilik bisnis dalam mengelola proses sumber daya manusia dan penggajian karyawan yang lebih mudah dan praktis.
Anda juga bisa mencoba menggunakan software payroll Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.
1 thought on “Tugas Staff Operasional dan Skill yang Dibutuhkan”