Sebagai karyawan, penting bagi Anda untuk membuat to do list, agar dapat mengatur dan mengelola tugas secara lebih efisien.
Dengan menyusun daftar tentang apa yang harus dilakukan, Anda dapat memastikan bahwa tidak adatugas yang terlewat atau terlupakan.
To do list juga memungkinkan Anda untuk memprioritaskan pekerjaan, sehingga dapat lebih fokus pada tugas yang paling penting atau mendesak, serta menguruangi stres serta kecemasan akibat pekerjaan yang menumpuk.
Namun, bagaimana cara membuat to do list yang efektif? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas hal tersebut, pengertian, manfaat, hingga tipsnya.
Apa yang Disebut dengan To Do List?
To do list atau daftar hal yang harus dilakukan adalah daftar tugas atau hal-hal yang ingin Anda lakukan. Biasanya, daftar tersebut diatur berdasarkan tingkat prioritasnya.
Dahulu, orang membuat dafar tersebut di kertas atau catatan post-it sebagai pengingat. Namun, seiring berkembangnya teknologi, Anda bisa membuat to do list di Excel, Word, email, dan berbagai aplikasi khusus lainnya.
Melalui daftar ini, Anda akan terbantu untuk mengingat berbagai hal penting yang harus dilakukan.
Dengan memprioritaskan tugas dalam to do list, Anda juga bisa merancanakan urutan pengerjaan dan melihat tugas mana yang harus dikerjakan segera.
Anda bisa menggunakan daftar ini untuk pekerjaan rumah, kehidupan pribadi, dan tentunya di tempat kerja.
Baca Juga: Disiplin Kerja: Arti, Jenis, Indikator, Hingga Tips Meningkatkannya
Apakah To Do List Penting bagi Karyawan?
Ya, sangat penting, sebab to do list yang dibuat secara efektif akan mendatangkan manfaat bagi karyawan. Berikut beberapa di antaranya:
1. Peningkatan Produktivtas
To do list membantu mengatur tugas-tugas yang perlu dilakukan. Dengan memiliki daftar yang jelas, Anda tidak perlu lagi memikirkan apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Hal ini membantu mengurangi kebingungan dan waktu yang terbuang karena mencari tahu apa yang harus dilakukan setelah selesai dengan satu tugas.
Misalnya, dengan to do list, Anda dapat menetapkan prioritas tugas dan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien.
2. Meningkatkan Transparansi dan Tanggung Jawab
Daftar hal yang perlu dilakukan membantu menciptakan transparansi dalam tim. Setiap anggota tim tahu tugas apa yang harus mereka lakukan dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan.
Hal ini mengurangi kebingungan dan menghilangkan alasan untuk tidak menyelesaikan tugas yang diberikan.
3. Mengurangi Pengulangan Pekerjaan
Salah satu manfaat besar dari to do list adalah mencegah pekerjaan berulang. Dengan daftar yang lengkap, Anda dapat memastikan bahwa semua aspek pekerjaan sudah dipertimbangkan dan ditangani dengan baik.
Hal ini membantu Anda menghindari situasi di mana Anda harus mengulangi pekerjaan karena detail yang terlewat.
Dengan memastikan semua tugas tercantum dalam daftar, Anda dapat menyelesaikan proyek dengan lebih efisien dan menghindari penundaan yang disebabkan oleh pekerjaan ulang.
4. Meningkatkan Kualitas Kerja
Daftar ini juga membantu memastikan bahwa setiap aspek pekerjaan diperhatikan dan diselesaikan dengan baik.
Melalui daftar yang jelas tentang apa yang perlu dilakukan, Anda dapat fokus pada setiap detail tanpa khawatir melewatkan sesuatu.
Dengan demikian, to do list membantu memastikan bahwa pekerjaan diselesaikan dengan tingkat kualitas yang diinginkan.
5. Memberikan Motivasi
To do list dapat memberikan dorongan motivasi kepada individu atau tim, karna setiap kali tugas diselesaikan, hal tersebut akan memberikan perasaan pencapaian yang membangkitkan semangat.
Dengan demikian, menyusun daftar tugas dapat meningkatkan motivasi dan semangat untuk menyelesaikan pekerjaan, terutama saat menghadapi tugas yang menantang atau yang membutuhkan waktu lama.
Baca Juga: 15 Tips Meningkatkan Motivasi Karyawan dan Strateginya
7. Meningkatkan Organisasi
Penggunaan to do list membantu Anda dalam mengorganisir dan melacak progres pekerjaan dengan lebih efektif.
Melalui daftar tugas yang terstruktur, anggoa tim dapat mengatur prioritas mereka, menghindari tugas yang terlewat, dan memastikan semua pekerjaan dikerjakan sesuai jadwal.
Hal ini membantu mengurangi kekacauan dan memungkinkan tim untuk bekerja secara lebih efisien dan teratur.
8. Mencegah Burnout
Terakhir, daftar pekerjaan yang telah Anda susun juga dapat membantu mencegah kelelahan dan kejenuhan dalam bekerja.
Menurut Deloitte, kelelahan dalam bekerja memberikan dampak buruk seperti:
- 91 persen pekerja merasa bahwa stres dan frustrasi di tempat kerja mempengaruhi kualitas pekerjaan mereka.
- 83 persen pekerja mengatakan bahwa kelelahan kerja juga berdampak negatif pada hubungan pribadi mereka.
- Bahkan kecintaan pada pekerjaan tidak cukup untuk mencegah kelelahan kerja. Lebih dari 64 persen orang yang sangat menyukai pekerjaan mereka juga mengalami stres dan kelelahan kerja.
Daftar tugas yang jelas membuat anggota tim dapat mengatur waktu mereka dengan lebih baik, menghindari overtime, serta menjaga work life balance.
Pada akhirnya, hal ini membantu mengurangi risiko burnout dan menjaga kesehatan tubuh dan mental anggota tim.
Baca Juga: 10 Cara Mengatasi Burnout dengan Mudah dan Efektif
Bagaimana Cara Membuat To Do List?
Berikut adalah cara yang bisa Anda terapkan dalam menyusun to do list:
1. Pilih Metode To Do List yang Paling Cocok nutuk Anda
Sebelum mulai membuat daftar tugas, penting untuk mempertimbangkan metode pengelolaan tugas yang paling cocok dengan gaya kerja dan preferensi Anda.
Ada beberapa metode yang umum digunakan, yaitu:
Checklist
Ini adalah format daftar tugas klasik yang sederhana dan mudah dipahami. Anda dapat menggunakan kertas dan pena atau aplikasi manajemen tugas untuk mencatat tugas-tugas Anda.
Ketika tugas selesai, Anda dapat menandainya dengan tanda centang atau coretan.
Aplikasi Catatan Digital
Contohnya seperti GoodNotes, Google Keep, OneNote, atau GoogleDocs. Berbagai aplikasi tersebut memungkinkan Anda untuk mencatat tugas-tugas Anda secara digital dan mengaturnya dengan lebih mudah.
Catatan Suara
Anda juga dapat menggunakan catatan suara untuk mencatat ide atau tugas yang mendesak.
Kanban
Metode ini memanfaatkan papan visual untuk melacak progres dan status tugas. Anda dapat memindahkan tugas dari satu tahap ke tahap lainnya sesuai dengan perkembangannya.
Kalender
Dengan menyimpan daftar tugas dalam bentuk kalender, Anda dapat dengan mudah melihat jadwal pekerjaan Anda dan mengatur tenggat waktu yang tepat.
2. Susun Daftar Tugas, Bukan Daftar Keinginan
Hindari membuat daftar tugas yang terlalu panjang atau tidak realistis.
Fokuslah pada tugas-tugas yang dapat Anda kerjakan dalam waktu yang wajar, dan hindari mencantumkan hal-hal yang hanya merupakan keinginan atau ide tanpa kebutuhan mendesak untuk dilakukan.
3. Jangan Terlalu Kaku
Meskipun penting untuk memiliki struktur dalam daftar tugas Anda, jangan terlalu kaku.
Dalam menyusun daftar tugas, Anda membutuhkan fleksibilitas, agar tetap bisa menyesuaikan dengan perubahan yang tidak terduga atau kebutuhan mendesak.
4. Tambahkan Tenggat Waktu untuk Setiap Item
Setiap tugas yang Anda cantumkan dalam daftar harus memiliki tenggat waktu. Hal ini membantu memotivasi Anda untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan menghindari penundaan yang tidak perlu.
5. Hindari Multitasking
Multitasking seringkali membuat Anda kurang efisien dan menurunkan kualitas pekerjaan Anda.
Sebaliknya, foksulah pada masing-masing tugas dengan memberikan waktu yang ditentukan untuk menyelesaikannya secara terpisah.
Baca Juga: Multitasking dalam Bekerja: Pengertian, Kekurangan, dan Cara Menguranginya
6. Digitalisasi Daftar Tugas Anda
Dengan menggunakan aplikasi atau software manajemen tugas digital, Anda dapat mengakses daftar tugas Anda dari mana saja dan kapan saja.
Selain itu, berbagai software tersebut juga membantu Anda memastikan tidak akan kehilangan daftar tugas, serta sangat mempermudah Anda dalam mengelolanya.
7. Bangun Sistem To Do List yang Sesuai dengan Anda
Buatlah sistem pengelolaan tugas yang sesuai dengan gaya kerja dan preferensi Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan kode warna, label, atau kategori untuk mengelompokkan tugas-tugas Anda sesuai dengan prioritas atau jenisnya.
8. Organisir Tugas Berdasarkan Kemiripan atau Prioritas
Sebelum mulai bekerja, identifikasi tugas-tugas yang memiliki prioritas tinggi atau yang memiliki kesamaan dalam hal jenis atau konteks. Prioritaskan tugas-tugas ini dan kerjakan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke tugas-tugas lain.
9. Tetap Fokus
Agar daftar tugas Anda tetap mudah diakses dan dimengerti, hindari terlalu banyak detail yang tidak diperlukan. Gunakan informasi yang sederhana agar daftar tugas Anda lebih efektif sebagai alat bantu kerja.
10. Buat Daftar Tugas Terpisah untuk Proyek Besar
Saat Anda memiliki proyek-proyek besar atau kompleks, pertimbangkan untuk membuat daftar tugas terpisah yang fokus pada detail dan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
11. Identifikasi Waktu yang Dibutuhkan
Identifikasi tugas-tugas yang membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan dan atur batasan waktu untuk menyelesaikannya. Jangan biarkan tugas-tugas ini mengganggu jadwal kerja Anda secara keseluruhan.
12. Periksa Daftar Tugas Anda secara Teratur
Lakukan perubahan atau penyesuaian pada daftar tugas Anda sesuai dengan perkembangan proyek atau perubahan prioritas.
Periksa daftar tugas Anda setidaknya tiga kali sehari untuk memastikan Anda tetap terorganisir dan efisien dalam menyelesaikan tugas-tugas Anda.
13. Mulailah hari Anda dengan Daftar Tugas yang Terjadwal atau Otomatis
Jika memungkinkan, gunakan fitur otomatisasi untuk mengirimkan daftar tugas atau pengingat pada awal hari kerja. Hal ini akan memudahkan Anda memulai hari dengan fokus dan paham tentang tugas-tugas yang perlu diselesaikan.
Baca Juga: 15 Aplikasi Perkantoran untuk Meningkatkan Produktivitas
Apa Saja Metode untuk Mengelola To Do List?
Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengelola to do list secara efektif. Berikut beberapa di antaranya:
Matriks Eisenhower
Teknik ini melibatkan pengkategorian tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya.
Hal ini membantu Anda memprioritaskan tugas-tugas yang perlu diselesaikan segera, serta mengorganisir tugas-tugas yang memiliki konsekuensi penting jika tenggat waktu tidak terpenuhi.
Metode Ivy Lee
Metode ini melibatkan pemilihan enam tugas paling penting untuk hari itu. Dengan fokus pada penyelesaian tugas-tugas ini sesuai prioritas, Anda dapat memastikan bahwa hal-hal penting harus diselesaikan terlebih dahulu.
Aturan 1-3-5
Teknik ini melibatkan mencantumkan satu tugas besar, tiga tugas sedang, dan lima tugas kecil untuk diselesaikan setiap hari.
Dengan cara ini, Anda dapat menjaga keseimbangan antara tugas-tugas yang besar dan kecil, serta memastikan bahwa Anda membuat kemajuan yang signifikan setiap hari.
Time Blocking
Metode ini melibatkan pemberian slot waktu spesifik untuk setiap tugas. Dengan mengalokasikan waktu yang tepat untuk setiap item dalam daftar tugas Anda, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya tanpa tergesa-gesa.
Baca Juga: Manajemen Waktu: Pengertian, Manfaat, Masalah, dan Solusinya
Apa Saja Tips Mengoptimalkan To Do List?
Selain melakukan beberapa cara di atas dan menerapkan metode yang sesuai dengan preferensi kerja Anda, terdapat tips tambahan yang bisa Anda coba untuk memaksimalkan manfaat to do list, seperti:
1. Ikuti aturan dua menit
Jika suatu tugas dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari dua menit, lakukan saja langsung saat itu juga. Tidak perlu repot menuliskannya di daftar tugas, mengingatnya, dan melakukannya di lain waktu.
2. Bagi setiap tugas menjadi bagian-bagian kecil
Hindai untuk terlalu umum saat menuliskan item di daftar tugas Anda. Pecahlah setiap proyek menjadi tindakan yang lebih kecil agar lebih mudah dikerjakan.
3. Tentukan apa yang menjadi prioritas
Ajukan pertanyaan “mengapa” berulang-ulang untuk memahami mengapa suatu tugas penting bagi Anda. Hal ini membantu Anda menyaring dan menyeleksi tugas yang memang benar-benar penting.
4. Tentukan apakah Anda ingin menulis daftar tugas Anda secara fisik atau digital
Keduanya memiliki kelebihan masing-masing, jadi pilihlah yang sesuai dengan preferensi dan gaya hidup Anda.
5. Cobalah untuk menetapkan waktu untuk setiap tugas
Buat jadwal harian Anda dan tentukan kapan Anda akan menyelesaikan setiap tugas. Metode yang disebut time blocking ini, membantu Anda lebih fokus pada tugas yang harus diselesaikan pada waktu tertentu.
6. Sertakan tujuan besar daftar tugas Anda.
Daftar tugas Anda tidak hanya untuk hal-hal sehari-hari, tetapi juga untuk mencapai tujuan besar dalam hidup Anda. Ingatlah untuk memecahnya menjadi tugas-tugas kecil yang dapat Anda kerjakan secara bertahap.
Baca Juga: Indisipliner Karyawan: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengatasinya
Bagaimana Contoh To Do List?
Sebagai referensi, berikut contoh to do list menggunakan beberapa metode:
Matriks Eisenhower
Penting
Mengumpulkan dan menyelesaikan laporan bulanan untuk rapat pimpinan.
Tidak Mendesak
Menyusun dafar belanjaan alat kantor untuk minggu depan.
Metode Ivy Lee
- Menyelesaikan laporan keuangan bulanan.
- Persiapan presentasi untuk pertemuan dengan investor.
- Menyelesaikan evaluasi kinerja karyawan.
- Menjawab email dari pelanggan terpenting.
- Meninjau progres proyek penelitian.
Aturan 1-3-5
1 Tugas Besar
Menyelesaikan proyek riset pasar untuk produk baru.
3 Tugas Sedang
- Menyiapkan rencana pemasaran untuk peluncuran produk.
- Mengadakan pertemuan dengan tim pengembangan.
- Mempersiapkan rangkuman hasil rapat manajemen.
5 Tugas Kecil
- Mengirimkan notulen rapat kepaad tim.
- Memperbarui kalender kerja untuk bulan depan.
- Menyiapkan dokumen pertemuan dengan pemasok.
- Menyusun rencana pelatihan karyawan baru.
- Meninjau laporan kinerja mingguan tim.
Time Blocking
08:00 – 09:00: Menyelesaikan laporan keuangan bulanan.
09:00 – 10:30: Persiapan dan pengiriman presentasi untuk rapat tim.
10:30 – 11:00: Istirahat dan menjawab email yang mendesak.
11:00 – 12:30: Mengatur pertemuan dengan vendor untuk diskusi terkait kebutuhan produk.
12:30 – 13:30: Istirahat makan siang.
13:30 – 15:00: Menyelesaikan evaluasi kinerja karyawan.
15:00 – 16:00: Memeriksa progres proyek penelitian.
Baca Juga: Jobdesk SEO Specialist, Skill Penting, Hingga Kisaran Gajinya
Kesimpulan
Setelah membaca artikel di atas, dapat dipahami bahwa menyusun to do list merupakan hal yang sangat penting.
Dengan menyusun daftar tugas yang terstruktur dan sesuai skala prioritas, Anda dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi stres, dan meningkatkan kualitas kerja Anda.
Pada akhirnya, berbagai manfaat tersebut juga turut memberikan kontribusi kepada efisiensi kegiatan operasional dan kesuksesan perusahaan.
Selain menggunakan to do list, untuk meningkatkan efisiensi dalam kegiatan operasional, khusunya untuk kebutuhan SDM, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Melalui software ini, karyawan dapat menggunakan fitur employee self service, yang memungkinkan mereka untuk melakukan presensi hingga pengajuan cuti dan izin secara mandiri melalui smartphone.
Selanjutnya, tim HR dapat melakukan approval melalui website Gajihub secara lebih mudah, sehingga mereka bisa lebih berfokus pada to do list yang telah disusun sebelumnya.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.