Cara Meningkatkan Efektivitas Organisasi yang Harus HR Tahu

Efektivitas organisasi mengukur seberapa sukses organisasi dalam mencapai tujuannya. Organisasi yang efektif berjalan dengan lancar dan berfungsi dengan baik.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan hal dan strategi yang diperlukan untuk menciptakan organisasi yang efektif. Baik Anda seorang pemimpin atau bekerja dalam peran yang lebih operasional termasuk seorang praktisi HR.

Kita akan mulai dengan menjelaskan apa itu efektivitas organisasi, membahas tujuh model efektivitas organisasi, menjelaskan bagaimana efektivitas organisasi dapat diukur, dan menyimpulkan dengan menentukan bagaimana SDM dapat berkontribusi pada efektivitas organisasi.

Apa itu Efektivitas Organisasi?

Menurut Merriam-Webster, efektivitas adalah ‘kekuatan untuk menghasilkan hasil yang diinginkan’. J.F. Kennedy adalah seorang presiden yang efektif, Elon Musk seorang CEO yang efektif, dan Taylor Swift adalah seorang penyanyi yang efektif.

Namun, dalam konteks organisasi, efektivitas lebih sulit untuk didefinisikan. Apple dianggap sebagai organisasi yang sukses dalam berbagai ukuran – namun apakah Apple juga efektif? Efektivitas sebuah organisasi bergantung pada misi & tujuannya, efisiensi internal, posisi strategis, dan banyak faktor lainnya.

Hal ini menunjukkan bahwa efektivitas organisasi tidak memiliki satu definisi dan tergantung pada konteks organisasi.

Hal ini dapat berkisar pada sejauh mana sebuah organisasi mencapai tujuannya, memuaskan para pemangku kepentingannya, memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk beroperasi, atau menciptakan dampak sosial atau lingkungan.

Hal ini membawa kita pada definisi yang kami buat.

Kami mendefinisikan efektivitas organisasi sebagai sejauh mana sebuah organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Tujuan-tujuan ini dapat berupa output tertentu (produktivitas atau kualitas layanan), tujuan efisiensi yang telah ditetapkan, tetapi juga sejauh mana proses internalnya selaras, dan sejauh mana organisasi tersebut mendapatkan sumber daya yang diperlukan untuk menciptakan keunggulan kompetitif.

Baca juga: 7 Cara Memecat Karyawan yang Baik dan Benar, Wajib Tahu!

7 Model Efektivitas Organisasi

Perlu Anda ingat, entitas bisnis yang berbeda melakukan hal-hal yang sangat berbeda untuk mendapatkan efektivitas masing masing.

Hal ini dikarenakan ada beberapa sudut pandang untuk melihat efektivitas organisasi. Tabel di bawah ini menunjukkan tujuh perspektif yang paling umum tentang efektivitas (juga dikenal sebagai model efektivitas) dan apa arti efektivitas untuk masing-masing perspektif tersebut.

Model efektivitas	Efektivitas organisasi berarti…
Model tujuan	… mencapai tujuannya
Model proses internal	… proses internal berkualitas tinggi
Model berbasis sumber daya	… Memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk kinerja tinggi
Model konstituensi strategis	… memuaskan konstituen strategis yang memiliki pengaruh terhadap organisasi
Model stakeholder	… memuaskan para pemangku kepentingan organisasi
Competing values model	… menghasilkan dua hal yang berlawanan secara bersamaan
Abundance model	…berkembang dan bermanfaat

Mari kita bahas masing-masing perspektif tersebut dan jelaskan dalam beberapa kalimat apa artinya dan bagaimana perspektif tersebut dapat diterapkan pada sebuah organisasi.

1. Goals model

Goals model atau model dengan pendekatan tujuan mengukur efektivitas dengan mengukur sejauh mana organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Ini adalah cara yang paling tradisional untuk mengukur efektivitas organisasi. Sasaran dapat mencakup kualitas dan kuantitas produk atau layanan, tujuan keuangan, nilai pemegang saham, dampak sosial, atau semuanya.

Goals model kurang dapat ditindaklanjuti karena mengukur output tetapi tidak memberikan informasi tentang input atau proses.

Baca juga: Perbedaan Atrisi dan Retensi Karyawan yang Harus HR Tahu

2. Model proses internal

Model proses internal tidak melihat pada hasil tetapi pada apa yang terjadi di dalam organisasi. Pendekatan ini menilai efektivitas melalui kelancaran operasi organisasi.

Hal ini dicapai melalui manajemen informasi, dokumentasi, dan konsolidasi yang berkelanjutan.
Contoh yang paling terkenal adalah pendekatan lean process, yang berfokus pada peningkatan dan efisiensi yang berkelanjutan.

Kelemahannya adalah bahwa fokusnya sering kali lebih pada efisiensi daripada efektivitas dan fokusnya lebih pada proses ke dalam daripada peluang ke luar.

3. Model berbasis sumber daya

Model ini daya melihat input sebagai ukuran efektivitas. Menurut Resource-Based View (RBV), perusahaan mencapai keunggulan kompetitif dengan mengeksploitasi sumber daya yang berharga, langka, dan sulit ditiru atau disalin.

Contoh sumber daya tersebut termasuk software berlisensi seperti Instagram atau Microsoft Windows, teknologi canggih, seperti iPhone Apple, atau merek atau reputasi perusahaan yang kuat seperti Apple, Coca Cola, atau McKinsey.

Penggabungan sumber daya ini membantu keuntungan menjadi lebih besar. Sebagai contoh, teknologi Apple yang dikombinasikan dengan merek Apple yang kuat. Organisasi menjadi efektif dengan mengamankan pasokan sumber daya ini.

Baca juga: 10 HR Framework Model yang Harus Diketahui Praktisi HR

4. Model konstituen strategis

Model ini menilai efektivitas dengan mengukur sejauh mana hal tersebut memuaskan mereka yang berada di lingkungan yang dapat mengancam kelangsungan hidup organisasi – yaitu konstituen strategis atau kelompok kepentingan. Setiap konstituen memiliki tingkat kekuatan dan mengejar tujuan yang berbeda.

Konstituen dapat mencakup pemilik, manajemen, karyawan, pelanggan, pemasok, pemerintah, dan kelompok pelanggan. Di sini, kuncinya adalah mengidentifikasi konstituen strategis yang relevan, mengidentifikasi harapan mereka, dan cara untuk memenuhi harapan tersebut.

5. Model stakeholder

Pendekatan serupa adalah model dengan pendekatan stakeholder atau pemangku kepentingan. Pendekatan ini mencakup konstituen strategis dan juga mereka yang secara tidak langsung terpengaruh oleh organisasi namun mungkin tidak memiliki kekuasaan atas organisasi tersebut (misalnya, keluarga pekerja, aktivis, dan masyarakat).

6. Competing values model

Competing values model didasarkan pada kerangka kerja nilai-nilai yang bersaing dari Cameron dan Quinn. Pendekatan ini mengukur efektivitas berdasarkan kemampuan organisasi untuk secara simultan mempromosikan nilai-nilai yang bersaing.

Sebagai contoh, sebuah organisasi mungkin ingin memuaskan pelanggan dan memaksimalkan keuntungan sekaligus memperhatikan karyawan, mempromosikan struktur.

Atau meningkatkan koordinasi internal sekaligus mempromosikan inovasi dan inisiatif baru, dan memiliki arah yang jelas sekaligus memberikan otonomi kepada karyawan untuk membantu organisasi mencapainya.

Kemampuan organisasi untuk merekonsiliasi nilai-nilai yang saling bersaing ini adalah kunci untuk menjadi efektif.

Baca juga: 18 Skill HR yang Harus Dikuasai HR Generalist

7. Abundance model

Abundance model menyatakan bahwa efektivitas sama dengan mengeluarkan potensi tertinggi dari sistem manusia.

Ini adalah tentang mengedepankan nilai-nilai positif dan kebajikan. Untuk melakukan hal ini secara efektif, harus ada keseimbangan antara nilai-nilai positif dan negatif. Sebagai contoh, keunggulan dan perkembangan tidak dapat terjadi tanpa tantangan dan perjuangan yang sulit.

Elemen dan emosi positif dan negatif diperlukan untuk mendorong potensi sistem manusia.

Mengukur efektivitas organisasi bukanlah masalah baik atau buruk. Melainkan, ini adalah tentang mengambil berbagai perspektif dan melihat apakah organisasi mencapai tujuan yang ingin dicapai, serta potensi penuhnya.

Bagaimana Cara Mengukur Efektivitas Organisasi?

Model-model diatas memberikan perspektif dalam menilai efektivitas organisasi. Jika kita ingin mengukurnya, kita perlu membuat kartu skor yang lebih rinci.

Hal ini menciptakan pendekatan sistematis yang dapat digunakan secara teratur untuk mengevaluasi kembali dan melacak kemajuan tentang seberapa efektif organisasi tersebut dan di mana kita dapat melakukan perbaikan.

Berdasarkan Cameron (2015), kami telah mendefinisikan lima pertanyaan berikut yang dapat Anda gunakan untuk menilai efektivitas organisasi.

Seperti yang akan Anda ketahui, domain aktivitas dan perspektif membentuk model efektivitas yang telah kita bahas di bagian sebelumnya.

• Domain aktivitas. Apa saja domain aktivitas yang dinilai oleh efektivitas organsiasi? Domain aktivitas meliputi realisasi tujuan, kepuasan pemangku kepentingan, keuntungan finansial, loyalitas karyawan, kepemimpinan produk, keintiman dengan pelanggan, dan sebagainya.
• Perspektif. Dari perspektif siapa efektivitas organisasi dinilai? Contohnya termasuk perspektif pemegang saham, perspektif karyawan, perspektif pelanggan, atau perspektif masyarakat.
• Tingkat analisis. Tingkat analisis apa yang digunakan? Bisa pada tingkat individu, kelompok, departemen, organisasi, industri, atau bahkan pada tingkat global.
• Kerangka waktu. Apa kerangka waktu yang digunakan untuk analisis? Ini bisa berupa periode di masa lalu, gambaran organisasi saat ini, atau kerangka waktu tren jangka panjang.
• Kerangka acuan. Apa kerangka acuan untuk penilaian efektivitas? Organisasi dapat dibandingkan dengan organisasi yang ideal, pesaingnya, versi organisasi di masa lalu, atau dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan Anda untuk mengambil perspektif khusus tentang efektivitas organisasi dan membuatnya terukur.

Kami menambahkan contoh yang disederhanakan di bawah ini. Kartu skor ini menunjukkan kepuasan konstituen dalam organisasi pada tingkat agregat, yang diukur setiap tahun untuk tahun 2020 dan 2021.

Kartu skor ini menunjukkan dua tren utama: Hubungan dengan serikat pekerja dan karyawan rendah dan memburuk, sementara kepuasan pemegang saham dan dewan direksi tetap tinggi.

Hal ini mengindikasikan adanya keterputusan hubungan antara manajemen senior dan tenaga kerja yang lebih luas, yang membahayakan efektivitas organisasi.

gambar

Tentu saja, ini adalah contoh yang kami sederhanakan. Masih banyak lagi cara lain untuk mengukur kepuasan – misalnya, tingkat turnover karyawan atau nilai pemegang saham.

Ada juga banyak KPI lain yang dapat dilacak, seperti sejauh mana organisasi mencapai tujuannya, posisinya dibandingkan dengan industri mereka, dan seberapa efektif organisasi tersebut dalam mempertahankan keunggulan kompetitifnya.

Namun, contoh di atas menunjukkan kekuatan dari pengukuran efektivitas organisasi, dan bagaimana Anda dapat menggunakan tolok ukur internal untuk membuat organisasi menjadi lebih efektif.

Baca juga: Cara Membuat Prosedur Pengajuan Keluhan yang HR Harus Tahu

Bagaimana HR dapat Berkontribusi Terrhadap Efektivitas Organisasi?

Hal ini membawa kita pada pertanyaan terakhir: bagaimana HR dapat berkontribusi pada efektivitas organisasi? Memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang efektivitas organisasi akan membantu menentukan bagaimana SDM dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Pertama, efektivitas organisasi adalah fokus utama dari unit pengembangan organisasi, yang sering kali merupakan bagian dari divisi SDM atau HR.

Tim pengembangan organisasi menjalankan transformasi organisasi dan menghasilkan intervensi yang lebih spesifik untuk masalah tenaga kerja dan organisasi.

Misalnya, turnover karyawan yang tinggi dapat menghasilkan intervensi yang bertujuan untuk mengurangi turnover, memastikan kelangsungan bisnis, dan mendorong efisiensi.

Kedua, SDM dapat berkontribusi pada efektivitas organisasi melalui proses sumber daya manusia dan membangun kapabilitas tenaga kerja. Hal ini ditunjukkan pada penjelasan di bawah ini.

Praktik SDM

Ini semua adalah praktik SDM inti, termasuk rekrutmen & seleksi, pembelajaran dan pengembangan, penghargaan & pengakuan, manajemen kinerja, dan perencanaan tenaga kerja. Semua praktik ini bertujuan untuk menciptakan kapabilitas tenaga kerja.

Kapabilitas tenaga kerja

Ini adalah kapabilitas yang dibangun oleh tim HR dalam tenaga kerja. Contohnya termasuk keterlibatan karyawan, pengalaman karyawan, tingkat kompetensi umum, kinerja yang unggul, kepemimpinan, dan inklusi.

Sering kali, praktik-praktik HR secara langsung bertujuan untuk membangun kapabilitas ini. Kita mengirim karyawan ke pelatihan untuk meningkatkan kemampuan mereka, kita memberi penghargaan secara adil, sehingga mereka termotivasi dan berkinerja baik, dan kita sebagai praktisi HR memiliki program pengembangan kepemimpinan untuk meningkatkan kemampuan kepemimpinan manajer kami.

Baca juga: Budaya Hierarki dalam Organisasi: Panduan Untuk Tim HR

Pendorong kinerja utama

Anda akan mengenali pendorong kinerja utama sebagai bagian dari efektivitas organisasi. Hal ini meliputi:

Sumber daya & kemampuan yang unik

Kami telah menyebutkan model berbasis sumber daya sebelumnya: SDM harus secara aktif membantu membangun sumber daya dan kapabilitas yangVRIO, kependekan dari valuable, rare, inimitable, dan organized.

Hal ini mengarah pada penciptaan keunggulan kompetitif. SDM dapat berkontribusi dengan menciptakan budaya berkinerja tinggi, membangun praktik sumber daya manusia terbaik di industri, tetapi juga berkontribusi pada kemampuan VRIO yang ada melalui perekrutan selektif, memberikan pelatihan pengembangan keterampilan yang canggih, dan proses manajemen kinerja yang efektif.

Proses & organisasi yang efisien

HR dapat berkontribusi pada proses internal yang efisien dan kelancaran operasi organisasi dengan menjamin kelangsungan bisnis melalui tingkat ketidakhadiran dan turnover karyawan yang rendah, perekrutan yang efektif, dan penempatan tenaga kerja yang tepat waktu.

Hal ini menunjukkan bagaimana praktik-praktik SDM dan kemampuan tenaga kerja berkontribusi terhadap efektivitas organisasi.

Kontribusi utama lainnya adalah terciptanya sinergi melalui praktik-praktik SDM yang terintegrasi dengan budaya dan kompetensi inti. Hal ini, pada gilirannya, mencerminkan persyaratan strategis bisnis (Ulrich et al., 2017).

Output produk dan layanan

Kontribusi utama yang dapat diberikan oleh tim HR di sini adalah melalui ketajaman dalam kebijakan bisnis mereka.

SDM harus memastikan bahwa kebijakannya bermanfaat bagi pelanggan akhir organisasi, melalui pembangunan budaya, mengkomunikasikan nilai-nilai yang menyelaraskan organisasi dengan pelanggannya, dan melalui peningkatan keterampilan, pemberian penghargaan, dan evaluasi terhadap nilai-nilai tersebut.

Sebuah organisasi di sektor jasa, misalnya, harus memiliki strategi dan budaya yang jelas dan berorientasi pada pelanggan, dan semua aktivitas SDM harus selaras dengan hal tersebut.

Baca juga: 12 Jenis Budaya Organisasi dan Peran HR dalam Membentuknya

Tujuan organisasi

Ini adalah area di mana HR memiliki masukan langsung yang paling sedikit.

Namun, tim HR masih dapat memberikan kontribusi yang tak ternilai bagi tujuan-tujuan ini dengan menyempurnakan praktik-praktik SDM, membangun kemampuan tenaga kerja, dan menambah pendorong kinerja utama organisasi.

Contoh tujuan organisasi adalah penciptaan nilai pemegang saham yang lebih tinggi (EBITA, nilai tambah ekonomi, laba atas modal yang diinvestasikan, pertumbuhan pasar, efisiensi modal), menciptakan nilai bagi para pemangku kepentingan lainnya (karyawan, kontraktor, pemasok, masyarakat), dan menciptakan nilai sosial (perubahan sosial yang positif, lingkungan yang lebih baik dan lebih bersih, atau masyarakat yang lebih sehat).

Baca juga: Apa itu Budaya Organisasi Clan Culture?

Kesimpulan

Apakah Anda bekerja dalam peran kepemimpinan atau dalam kapasitas yang lebih operasional, memahami pendorong efektivitas organisasi akan membantu Anda melakukan pekerjaan yang lebih baik dan membantu organisasi maju dalam berbagai cara.

Efektivitas adalah, misalnya, tentang mengamankan sumber daya dan kemampuan yang berharga, mengoptimalkan proses, memuaskan para pemangku kepentingan, dan memastikan bahwa organisasi mencapai tujuan yang ingin dicapai.

Masing-masing perspektif ini dapat digunakan untuk mengukur dan meningkatkan efektivitas organisasi – dan menciptakan mesin bisnis yang baik an berdampak positif pada karyawan, pemangku kepentingan, pemegang saham, dan komunitas yang lebih luas tempat organisasi beroperasi.

Untuk memudahkan Anda dalam memantau efektivitas organisasai dari sisi operasional HR, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan harga terjangkau.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan dan pengelolaan payroll, manajemen data karyawan, manajemen shift karyawan, dan memberikan slip gaji pada seluruh karyawan melalui smartphone.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.