Apa Itu General Affair? Ini Tugas dan Fungsinya dalam Bisnis

General affair adalah suatu unit penunjang yang dibutuhkan dunia usaha untuk memenuhi berbagai kebutuhan instansinya, baik swasta maupun pemerintah. General affair atau biasa disebut GA bertugas memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahaan, baik secara administratif maupun dalam hal pengelolaan pelayanan rutin perusahaan.

Tentu saja, setiap agensi dan perusahaan memiliki divisinya sendiri—beberapa bekerja di bawah SDM, sementara yang lain bekerja secara independen. Namun, banyak bisnis menggabungkan GA dengan staf atau divisi HR. Hal ini disebabkan karena tugas dan fungsi keduanya sangat mirip.

Ruang lingkup divisi GA juga bervariasi, biasanya merawat fasilitas yang berkaitan dengan pemeliharaan gedung kantor, kebutuhan peralatan kantor, kendaraan kantor, keamanan kantor, izin kantor, kesehatan karyawan kantor, penerimaan tamu kantor, masalah ketenagakerjaan, dan kegiatan lain yang terkait dengan tanggung jawab perusahaan kepada masyarakat sekitar, seperti program pengembangan masyarakat atau CSR seperti dalam tanggung jawab sosial perusahaan.

Pada artikel kali ini kita akan membahas apa itu general affair beserta tugas dan juga fungsinya dalam suatu bisnis atau organisasi.

Daftar isi show

Apa itu General Affair?

Sederhananya, general affair atau GA adalah pekerjaan yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan operasional dalam perusahaan.

Pekerjaan tersebut meliputi bantuan manajemen terutama untuk keseluruhan kegiatan. Mengingat apa yang dilakukan general affair, posisi ini tentu saja merupakan bagian penting dan bernilai tinggi dari bisnis apa pun.

Seorang GA biasanya menjadi bagian dari tim pengembangan sumber daya manusia (SDM). Deskripsi pekerjaan mereka juga mencakup manajemen aset di bawah pengawasan kepala operasional.

Kualifikasi Seorang General Affair

Deskripsi pekerjaan GA tentu saja bukan pekerjaan semua orang karena membutuhkan kualifikasi yang cukup tinggi.

Pekerjaan mereka mencakup keterampilan manajemen dan organisasi khusus yang mungkin menantang bagi pelamar kerja awal. Ada pengalaman dan persyaratan tertentu yang harus dipenuhi. Berikut adalah beberapa keterampilan yang dibutuhkan.

1. Keterampilan manajemen dan administrasi

Deskripsi pekerjaan manajer general affair sangat erat kaitannya dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi sudah dikuasai dengan baik oleh para kandidat.

Keterampilan manajemen mengacu pada teknik pengorganisasian sesuatu sedangkan administrasi adalah keterampilan yang berkaitan dengan hal-hal administrasi perusahaan. Dengan kualifikasi tersebut, seorang GA diharapkan mampu menangani setiap tantangan dalam bekerja dengan baik.

2. Penyelesaian masalah

Mengambil keputusan untuk sebuah bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang mungkin datang setiap saat. Bahkan kesalahan kecil saja dapat mempengaruhi keseluruhan proses operasional dalam sebuah perusahaan.

Oleh karena itu, keterampilan pemecahan masalah adalah suatu keharusan bagi setiap GA. Skill ini akan menjadi modal bagus yang akan membuat kemajuan tim lebih cepat saat menghadapi masalah.

3. Kemampuan berkomunikasi

Manajer GA profesional harus memahami semua bentuk komunikasi dan dapat melakukannya dengan baik.

Cara mereka berinteraksi dengan orang-orang di perusahaan juga harus menjadi salah satu pertimbangan karena mereka perlu membangun hubungan saling percaya dengan semua orang dan bertanggung jawab atas setiap pengambilan keputusan.

Oleh karena itu, keterampilan komunikasi penting untuk menghindari kesalahpahaman di antara tim.

5 Tanggung Jawab General Affair

Sebagai seorang GA, Anda tentu memiliki tanggung jawab yang besar. Berikut ini adalah tanggung jawab menjadi seorang general affair.

1. Pengadaan barang

Barang atau aset perusahaan terkadang memiliki batasan penggunaannya, seperti printer atau Personal Computer (PC). Penggantian atau pembelian barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang.

Tujuannya agar pengadaan barang perusahaan tetap dapat menekan biaya pengeluaran aset. Semakin rendah harga pengadaan barang maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan berjalan dengan baik.

2. Melakukan pembayaran dan pembelian rutin.

Selain membeli aset perusahaan semi permanen, divisi ini memiliki tugas lain seperti melakukan pembelian rutin perusahaan, pembelian alat tulis, alat tulis kantor, kertas, tinta printer, dan beberapa barang periodik lainnya.

Bagian umum juga memiliki tugas dalam pembayaran berkala, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pengeluaran lainnya.

Dan umumnya di perusahaan besar, pembayaran berkala seperti ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan strategi perusahaan.

3. Memastikan pembayaran tenaga kerja harian

Pekerja harian lepas atau freelance di sebuah perusahaan juga menjadi tanggung jawab divisi umum atau GA ini. Oleh karena itu, GA berwenang menentukan besaran upah harian bagi pekerja lepas di luar gaji pegawai.

4. General affair harus menjaga aset

Selanjutnya tugas GA adalah menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini dimaksudkan agar pengguna atau pengguna aset perusahaan tidak menggunakannya secara sembarangan.

Wajar jika GA sering bertindak lebih tegas dan tidak main-main ketika ada pekerja yang tidak melindungi aset perusahaan karena merekalah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.

Selain itu, Anda bisa mendapatkan kontrol maksimum atas aset Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen Aset. Lacak penggunaan aset, jadwalkan perawatan, hitung ROI & pengeluaran, dan ketahui nilai aset Anda secara otomatis.

5. Renovasi dan pembukaan kantor cabang

Divisi GA selalu peka dan detail saat menentukan biaya dan saat membuka kantor cabang baru atau merenovasi. GA atau divisi umum memiliki tugas memutuskan, mulai dari faktor kelayakan hingga perkiraan pendanaan yang sesuai.

Fungsi General Affair di Perusahaan

Setelah membahas tugas-tugas seorang GA, kita akan membahas beberapa fungsinya dalam perusahaan. Baca lebih lanjut tentang artikel ini.

1. Pemeliharaan Aset

Pemeliharaan adalah fungsi utama GA dan akan menilai kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan memprioritaskannya sebelum mengajukan anggaran.

GA akan memprioritaskan hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Namun, itu masih tergantung pada banyak faktor.

Misalnya, untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, lebih baik memiliki lobi, ruang tunggu, atau ruang pertemuan yang lebih representatif.

Kemudian GA juga melakukan pemeliharaan dari beberapa aspek, antara lain meliputi gedung kantor (kebersihan, penampilan luar), lingkungan kantor (area parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang rapat), lobby dan seluruh area perusahaan), dan perawatan instalasi listrik (mekanikal dan elektrikal).

Tugas tersebut dapat dengan mudah dilakukan dengan satu klik menggunakan Sistem Manajemen Fasilitas untuk menyederhanakan proses pengelolaan dan pemeliharaan fasilitas Anda secara menyeluruh.

2. Menjalin hubungan baik

Aspek penting lain dari tugas divisi umum adalah menjaga hubungan baik dengan pemasok barang atau jasa. Ini juga termasuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.

Dalam bisnis, tidak hanya pelanggan yang harus Anda pikirkan, namun juga pemasok atau vendor yang bekerjasama dengan bisnis Anda. Hubungan yang baik dengan mereka secara tidak langsung berdampak pada produktivitas karyawan serta citra perusahaan di mata klien.

3. Menyiapkan laporan berkala

Fungsi GA berikut ini tidak kalah pentingnya dengan fungsi sebelumnya: menyusun laporan berkala untuk rapat anggaran Laporan keuangan ini harus terdiri dari aset dan biaya kantor untuk menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.

GA juga diharuskan mengerti apa kebutuhan dan tindakan pemborosan yang bisa dihemat untuk membuat anggaran yang lebih efisien. Nantinya tim GA akan terus membantu divisi keuangan dan juga akuntan di perusahaan, karena tim GA yang biasa memegang bukti transaksi seperti faktur atau nota.

4. Membantu urusan perizinan

Sudah menjadi fungsi divisi GA dalam suatu perusahaan untuk mengurus segala bentuk perijinan yang diperlukan. Misalnya adalah mengurus dokumen yang menyangkut regulasi ketenagakerjaan seperti pembuatan BPJS ketenagakerjaan atau benefit yang didapatkan karyawan.

Bisa juga menjalin hubungan dengan pihak luar, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dll.

Kesimpulan

Mungkin setelah menjelaskan pengertian, fungsi, dan tugas dari general afair, Anda mulai bertanya-tanya apakah GA sama dengan HRD?

Misalkan GA di perusahaan bergabung dengan divisi HRD. Dalam hal ini, fungsi lainnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.

Tujuan dan fungsi utama dari GA adalah untuk memastikan kelancaran operasi perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.

Namun dalam implementasinya terkadang GA akan menemui beberapa kendala, seperti proses monitoring yang rumit, data yang tidak terintegrasi dalam satu sistem, dan sulitnya mengakses data secara cepat.

Jika kendala tersebut terjadi pada perusahaan, maka akan menghambat proses bisnisnya, sehingga mengakibatkan penurunan produktivitas dan laba.

Salah satu dukungan produktivitas karyawan yang dapat dilakukan GA adalah dengan menggunakan software HRIS dan aplikasi payroll nomor satu untuk perusahaan dari GajiHub yang memiliki sistem terbaik dengan fitur manajemen absensi terintegrasi.

Aplikasi HRIS dapat secara otomatis update dan memiliki proses instan untuk mengelola administrasi karyawan dengan banyak fitur.

Jika produktivitas meningkat maka akan berpengaruh pula pada peningkatan laba perusahaan. Segera beralih ke GajHubdan tingkatkan produktivitas bisnis Anda. Coba sekarang juga GajiHub secara gratis melalui tautan ini.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun

General Affair: Pengertian, Tugas, dan Fungsinya dalam Bisnis