Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya

Mengetahui cara membuat KPI untuk tim dan karyawan Anda adalah hal penting jika Anda pemilik bisnis atau seorang HR manager.

Menyelaraskan tujuan tertentu dan menggunakan sistem KPI untuk tinjauan kinerja memungkinkan organisasi tumbuh secara substansial dalam semua parameter bisnis.

Rahasia tim yang sukses terletak pada kinerja yang terus-menerus memberikan kinerja yang diinginkan untuk mencapai tujuan tertentu.

Indikator kinerja utama, atau KPI, membantu bisnis dalam menetapkan standar keberhasilan untuk tujuan bisnis tertentu.

KPI untuk kinerja karyawan mengukur produktivitas karyawan berdasarkan persyaratan organisasi dan tujuan bisnis.

Proses membantu organisasi dalam meningkatkan skala bisnisnya.

Setelah Anda menentukan tujuan Anda, mengukur kemajuan menjadi penting karena Anda hanya dapat mencapai tujuan ketika Anda selaras dengan jalur yang benar.

Organisasi yang sukses terdiri dari karyawan, dan mereka adalah aset utama.

Memilih karyawan yang tepat pada posisi yang benar adalah kunci sukses bagi organisasi bisnis, dan karyawan yang terlibat memberikan keunggulan bisnis atas pesaing mereka.

Mereka membantu perusahaan berjalan lancar dan biaya lebih murah daripada pekerja yang tidak terlibat dengan pekerjaan mereka.

Peningkatan produktivitas dan dedikasi adalah manfaat tambahan dari keterlibatan karyawan.

Perusahaan-perusahaan terbaik menggunakan key performance indicator (KPI) bagi karyawan untuk memastikan aset mereka yang paling penting dimanfaatkan sepenuhnya.

KPI dapat membantu mengukur keefektifan karyawan dan mengeluarkan yang terbaik dari mereka.

Pada artikel kali ini kami akan membahas secara lengkap cara membuat KPI untuk karyawan Anda dan juga proses untuk melacak KPI untuk memastikan seluruh perencanaan dan pengembangan karyawan berjalan dengan optimal.

Apa yang Dimaksud dengan KPI?

Key performance indicator (KPI) memungkinkan Anda untuk mendapatkan pengukuran yang dapat diukur dari waktu ke waktu untuk mencapai tujuan (atau sasaran) tertentu.

KPI mendorong tim untuk mencapai target, menyediakan metrik untuk mengukur kemajuan target, dan pada akhirnya menawarkan wawasan berharga untuk membuat keputusan yang tepat tentang manajemen operasi atau proses bisnis.

Proses KPI membantu setiap aspek bisnis – baik itu keuangan, SDM, layanan pelanggan, atau pemasaran – agar efisien dan efektif dalam memenuhi tanggung jawabnya.

Baca juga: Gaji Outsourcing 2022: Ini Peraturan Menurut Undang-Undang

Hubungan KPI dan Kinerja Karyawan

Kinerja karyawan adalah jantung dari kesuksesan organisasi. Apakah perjalanan organisasi berhasil atau tidak, tergantung pada seberapa besar dorongan karyawannya dalam mencapai tonggak pencapaiannya.

Untuk mencapai tujuan organisasi, pertama-tama kita perlu menetapkan target di tingkat individu dan tim sehingga mereka dapat dikaitkan dengan tujuan perusahaan.

Karyawan adalah aset terbesar perusahaan. Mereka perlu didorong, diberdayakan, dan dinilai dalam rangka mencapai sasaran bisnis.

Sangat penting untuk memperhatikan perilaku positif dan negatif karyawan, mendiskusikan dan memberikan umpan balik untuk menciptakan lingkungan yang memungkinkan mereka untuk belajar dan berkembang.

Hal ini juga akan menyelaraskan mereka untuk bekerja menuju tujuan tim dan organisasi.

Bagaimana Anda mengukur kinerja? Data terukur apa yang bisa Anda sajikan sebagai bukti kerja keras tim Anda? Apakah semua anggota tim bekerja pada sasaran yang tepat? Dan apakah pekerjaan mereka berkontribusi untuk mencapai tujuan akhir perusahaan?

Di sinilah KPI menjadi pusat perhatian. KPI adalah bentuk target yang dapat diukur yang membantu Anda melacak kemajuan tujuan bisnis Anda.

KPI akan membantu Anda memahami bagaimana kinerja anggota tim Anda berkontribusi terhadapnya.

Selain itu, KPI juga akan mendukung dalam mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan dan memungkinkan Anda untuk menerapkan rencana pelatihan kualitatif yang sesuai.

Baca juga: Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja Karyawan Anda

Mengapa KPI Penting dalam Bisnis?

Seperti disebutkan di atas, KPI sangat penting untuk mengidentifikasi kontribusi anggota tim Anda terhadap keseluruhan tujuan bisnis.

Berikut adalah beberapa alasan penting mengapa Anda harus menerapkan proses KPI di organisasi Anda.

Untuk memastikan tim Anda bertanggung jawab dan selaras dengan tujuan.

Proses KPI yang didefinisikan dengan jelas memastikan bahwa anggota tim mengakui tanggung jawab mereka dan melakukan upaya kolektif untuk memenuhinya.

Untuk melacak skor kesehatan perusahaan. Indikator kinerja utama tidak diragukan lagi memberikan wawasan berharga ke dalam operasi organisasi.

Selain menawarkan pemahaman komprehensif tentang kinerja keuangan yang lazim, indikator ini juga menjelaskan faktor-faktor risiko potensial seperti kekurangan modal, pesaing baru, atau kesenjangan pengetahuan.

Untuk memantau kemajuan dari waktu ke waktu.

KPI memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan di awal tahun keuangan dan memanfaatkan laporan bulanan atau triwulanan untuk mengukur kemajuan yang dibuat dengan melacak kriteria utama seperti pendapatan, biaya per transaksi, tingkat kepuasan pelanggan, dan sebagainya.

Karena KPI selaras dengan target organisasi, ini juga akan membantu melacak kemajuan menuju tujuan dan strategi jangka panjang perusahaan.

Untuk melakukan perbaikan kapan dan di mana diperlukan.

Setelah hasil KPI dianalisis, Anda dapat berkonsentrasi pada area bisnis mana yang perlu ditingkatkan dan apakah ada penyesuaian yang harus dilakukan pada tindakan saat ini.

Hal ini akan menghindarkan Anda dari membuat keputusan yang salah dan memprediksi skenario masa depan.

Karena KPI dapat diukur, Anda dapat secara langsung memengaruhi faktor-faktor yang menentukan hasilnya dan mengambil tindakan pencegahan untuk memastikan bahwa Anda berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuan Anda.

Baca juga: Cara Hitung PPh Progresif Beserta Aturannya

Cara Membuat KPI

Langkah 1 – Tentukan bagaimana KPI akan digunakan

Langkah pertama dalam cara membuat KPI adalah menetapkan KPI untuk keperluan memahami bagaimana indikator kinerja ini akan digunakan untuk memantau kemajuan.

Sebelum menetapkan KPI untuk tim, kumpulkan para anggota dan diskusikan kriteria apa yang harus digunakan untuk menentukan KPI mereka dan bagaimana hal ini akan berdampak pada kinerja mereka.

KPI hanyalah sebuah bentuk komunikasi, dan seperti kerangka kerja komunikasi lainnya, KPI juga harus dipahami dengan jelas oleh orang-orang yang ditugaskan kepada mereka sehingga mereka dapat ditindaklanjuti.

Pastikan anggota tim Anda melek data dan dilengkapi dengan pengetahuan, alat, dan keterampilan yang tepat untuk membuat keputusan yang tepat berdasarkan data yang mereka kerjakan.

Baca juga: 9 Box Matrix: Pengertian, Manfaat, Elemen dan Cara Membuatnya

Langkah 2 – Tautkan KPI ke tujuan organisasi

Perusahaan sering membuat kesalahan dengan mengadopsi KPI yang bias yang tidak mencerminkan proses bisnis mereka dan karenanya gagal melihat dampak yang substansial.

KPI Anda harus dikaitkan dengan tujuan organisasi sehingga Anda tahu bahwa perusahaan berada di jalur yang benar.

Misalnya, perusahaan dapat mendefinisikan strategi pengembangan mereka di bawah perspektif keuangan, proses bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan, serta pelanggan.

Dengan demikian, KPI yang Anda tetapkan juga harus termasuk dalam kategori ini.

Misalnya, perusahaan ABC dapat menetapkan sasaran di bawah aspek pembelajaran dan pertumbuhan untuk memberikan pelatihan soft skill kepada karyawannya dalam anggaran 6 juta.

Di sini, Manajer SDM dan timnya akan menjadi kepala penjaga untuk mencapai target ini.

Oleh karena itu, untuk menyelaraskan dengan tujuan ini, mereka dapat memiliki KPI untuk mengadakan enam lokakarya pelatihan soft skill per kuartal (24 lokakarya per tahun) sambil mempertahankan pengeluaran mereka di bawah anggaran yang ditetapkan.

Aspek kunci lain dari proses KPI adalah memastikan bahwa tim Anda memahami tujuan akhir organisasi dan rencana tindakan yang harus diikuti untuk mencapainya.

Ini akan memberdayakan tenaga kerja Anda dengan tujuan untuk memenuhi tanggung jawab mereka.

Baca juga: Siklus Rekrutmen: Pengertian Lengkap dan Tahapannya

Langkah 3 – Apakah KPI Anda SMART?

Gunakan rumus SMART untuk menentukan seberapa efektif KPI Anda.

• Spesifik – KPI yang Anda tetapkan harus difokuskan pada aspek spesifik dari bisnis Anda yang dapat diukur, dan tentukan mengapa hal itu penting.
• Measurable – Seperti disebutkan di atas, KPI harus dapat diukur dan dibandingkan dengan standar yang ditentukan.
• Achievable – KPI harus dapat dicapai.
• Relevan – KPI harus relevan dengan proses bisnis di dalam perusahaan sambil dikaitkan dengan tujuan strategis organisasi.
• Time-Bound – KPI harus dapat dicapai dalam kerangka waktu yang ditetapkan.

Langkah 4 – Audit KPI bila perlu dan lakukan perubahan

Bisnis melakukan diversifikasi atau mengubah proses yang ada tergantung pada kondisi pasar.

Ketika hal ini terjadi, Anda mungkin perlu merevisi KPI yang telah ditetapkan sebelumnya dan menetapkan indikator baru yang akan selaras dengan tujuan baru.

Oleh karena itu, penting untuk mengaudit KPI setiap tahun dan membuat perubahan jika diperlukan – sehingga Anda yakin bahwa KPI selaras dengan perubahan arahan bisnis.

Baca juga: Pengukuran Kinerja: Pengertian, Manfaat, Metode, dan Tips Melakukannya

Cara Melacak KPI

Setelah Anda mengetahui cara membuat KPI, berikut ini beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk melacak KPI dan menggunakan data untuk mengukur kemajuan di departemen atau perusahaan Anda:

1. Menetapkan sasaran dan jadwal

Menentukan sasaran dan jadwal dapat membantu Anda memilih KPI mana yang akan dipantau dan memberikan makna angka-angka dalam konteks pertumbuhan perusahaan Anda.

Pelacakan KPI bisa sangat efektif dalam mengukur kemajuan menuju sasaran yang dapat diukur dengan tenggat waktu tertentu.

Sasaran Anda mungkin di seluruh perusahaan, seperti meningkatkan laba bersih sebesar 10% selama dua tahun, atau berbasis departemen, seperti meningkatkan jumlah prospek pemasaran dalam pipeline penjualan sebanyak 500 prospek selama enam bulan.

Baca juga: Pengertian OKR, Cara Membuatnya, dan Bedanya dengan KPI

2. Tentukan KPI apa yang akan dilacak untuk setiap sasaran

Tergantung pada sasarannya, Anda mungkin hanya melacak satu KPI, tetapi Anda juga dapat memantau dua atau tiga KPI sehingga Anda bisa mendapatkan berbagai macam data sambil tetap fokus pada target spesifik Anda.

KPI yang Anda pilih untuk dilampirkan ke sasaran dapat memberikan informasi tentang kemajuan Anda menuju sasaran dan sumber daya yang digunakan untuk membuat kemajuan.

Misalnya, jika sasaran Anda adalah meningkatkan konversi dalam pipeline penjualan, KPI yang dipantau mungkin mencakup jumlah rata-rata prospek untuk setiap jenis kampanye pemasaran dan tingkat konversi untuk setiap jenis prospek.

Baca juga: HR Recruiter: Pengertian dan Tanggung Jawabnya

3. Pastikan tim Anda mencatat data mereka

Untuk melacak KPI yang Anda pilih secara akurat, tim atau departemen tertentu mungkin memerlukan cara baru untuk mencatat apa yang mereka lakukan dalam pekerjaan sehari-hari.

Sementara tim penjualan dan pemasaran mungkin sudah mengukur keberhasilan pekerjaan mereka dengan angka penjualan dan kuantitas prospek, departemen lain mungkin perlu beralih ke model kuantitatif untuk memungkinkan pelacakan KPI.

Misalnya, jika manajer SDM memutuskan untuk meningkatkan kepuasan di tempat kerja sebesar 20% dalam enam bulan ke depan, mereka mungkin memerlukan cara untuk mengukur kepuasan, seperti survei yang memungkinkan rekan kerja untuk memberi peringkat pemenuhan emosional mereka pada skala numerik.

4. Buat tim proyek untuk sasaran terkait KPI

Jika Anda menggunakan pemantauan KPI untuk mengimplementasikan dan memantau rencana peningkatan, mungkin akan membantu jika Anda memiliki tim khusus untuk memantau prosesnya.

Mereka dapat melacak KPI yang terkait dengan sasaran atau rencana tertentu dan membuat perubahan pada prosedur operasi departemen atau perusahaan untuk meningkatkan hasil.

Misalnya, jika suatu departemen sedang menjalani rencana perbaikan selama dua tahun berdasarkan indikator kinerja utama, tim proyek mungkin bertemu setiap tiga bulan untuk meninjau informasi pelacakan KPI dan menerapkan prosedur baru berdasarkan apa yang berhasil dan apa yang masih perlu perbaikan.

Baca juga: Key Result Area: Pengertian, Cara Membuatnya, dan Manfaatnya

5. Pertimbangkan untuk menggunakan software pelacakan KPI

Meskipun informasi yang Anda perlukan untuk melacak KPI yang Anda pilih mungkin tersedia dalam CMS atau sistem internal, Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk melacak KPI.

Software pelacakan KPI biasanya terhubung ke sistem internal Anda, mengumpulkan informasi yang diperlukan dan membuat bagan dan grafik untuk menggambarkan perubahan KPI dari waktu ke waktu.

Software ini mungkin menampilkan dasbor pelacakan KPI sehingga Anda dapat mengisolasi KPI tertentu dan membandingkan data saat ini dan data historis.

Baca juga: Metode Tes Psikologi yang Biasa Digunakan Saat Rekrutmen Karyawan

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai KPI dan cara membuat KPI yang bisa Anda terapkan dalam bisnis. KPI yang baik adalah KPI yang sesuai dengan situasi organisasi bisnis Anda dan menerapkan SMART goals agar semua terukur secara jelas.

Dalam membuat KPI, Anda juga harus memperhatikan data karyawan Anda dengan terperinci. Hal ini penting untuk merancang seluruh target KPI agar semuanya tercapai.

Untuk pengelolaan data karyawan yang lebih baik, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki fitur HRIS terlengkap dengan harga yang terjangkau.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.