Software absensi memiliki beragam manfaat yang wajib Anda pertimbangan. Bagi Anda yang masih ragu memilih software absensi, Anda wajib memahami manfaat software absensi untuk bisnis Anda.
Seperti yang telah diketahui, kehadiran karyawan menjadi bagian penting bagi perusahaan. Perusahaan wajib melakukan pengelolaan kehadiran karyawan dengan baik untuk mengetahui siapa saja yang hadir dan siapa yang absen.
Pencatatan kehadiran ini nantinya akan berpengaruh ke pengelolaan karyawan lainnya, seperti perhitungan gaji dan tunjangan. Misalnya, tunjangan transportasi yang ditentukan berdasarkan kehadiran.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai manfaat software absensi. Artikel ini akan membantu Anda yang masih ragu untuk memilih software absensi untuk bisnis Anda.
Diharapkannya dengan artikel ini, Anda dapat mengetahui apa saja manfaat yang bisa didapatkan dari software absensi dan Anda bisa yakin memilih aplikasi absensi terbaik untuk bisnis Anda.
Apa Pengertian dari Software Absensi?
Software absensi merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk memudahkan pengelolaan kehadiran, dalam hal ini kehadiran karyawan. Dengan penggunaan software absensi ini, perusahaan tidak perlu melakukan pencatatan kehadiran secara manual, karena pencatatan kehadiran akan dilalkukan secara otomatis di dalam sistem software absensi.
Software absensi hadir sebagai bentuk teknologi yang akan memudahkan bisnis dalam pengelolaan kehadiran. Biasanya, di dalam software absensi terdapat fitur lainnya yang akan melengkapi fitur absensi karyawan, seperti payroll, pengelolaan cuti dan izin, employee self service, dan lainnya.
Memilih software absensi memang sering membuat pemilik bisnis bingung, apakah bisnis Anda benar-benar membutuhkan software absensi. Untuk mengetahui apakah Anda butuh software absensi, Anda harus memahami manfaat software absensi.
Jika Anda menginginkan digitalisasi di dalam bisnis Anda, memilih software absensi adalah pilihan terbaik. Ini karena Anda akan mendapatkan berbagai manfaat darinya.
Baca Juga: 10+ Rekomendasi Aplikasi Absensi Kontraktor Terbaik
Mengapa Bisnis Butuh Software Absensi?
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai manfaat dari software absensi, pertanyaan yang sering diajukan oleh pemilik bisnis adalah mengapa bisnis butuh software absensi?
Untuk membahas mengapa bisnis membutuhkan software absensi, Anda harus melihat masalah yang sering dialami bisnis yang berhubungan dengan software absensi. Seperti penjelasan di atas, kehadiran karyawan menjadi bagian penting dalam perusahaan.
Ketika perusahaan atau bisnis masih menggunakan pencatatan kehadiran manual, permasalahan sering muncul. Misalnya permasalahan pencatatan kehadiran membuat Anda membuang banyak waktu.
Tidak hanya itu, dengan sistem pencatatan manual, Anda harus melakukan rapat dengan supervisor untuk membuat jadwal karyawan. Ini termasuk untuk pencatatan lembur karyawan, dengan sistem pencatatan manual tentunya ada banyak tantangan yang harus dihadapi.
Dengan banyaknya karyawan yang lembur, Anda akan berat untuk mencatatnya secara manual. Belum lagi jika ada karyawan yang mengajukan izin atau cuti, mencatat secara manual akan menambah beban kerja.
Dengan semua permasalahan ini, memilih menggunakan software absensi adalah keputusan yang tepat. Anda bisa melakukan otomatisasi pencatatan kehadiran, lembur, izin dan cuti, hingga pengelolaan penggajian dalam satu software.
Agar Anda tidak ragu lagi untuk memilih software absensi, Anda bisa menyimak penjelasan manfaat software absensi yang ada dijelaskan di bawah ini.
Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Online Terbaik untuk Semua Bisnis
Apa Manfaat dari Software Absensi?
Berikut manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan penggunaan software absensi:
1. Akurasi yang Baik
Tidak seperti cara manual tradisional dalam mencatat jadwal kerja karyawan, yang menyebabkan banyak masalah dan kesalahan, sistem manajemen kehadiran otomatis telah menghilangkan masalah tersebut.
Ya, sistem ini populer, terutama di kalangan pemilik bisnis dan departemen HR, terutama karena keakuratan dan keandalannya dalam hal pelacakan waktu dan kehadiran.
Sistem ini memungkinkan tim HR untuk mengumpulkan dan memasukkan data secara real-time, dan dengan demikian tidak ada peluang bagi karyawan Anda untuk mencampuri sistem
Dengan demikian, perangkat lunak manajemen kehadiran otomatis memastikan catatan waktu yang akurat dengan meminimalkan kesalahan yang tak terhindarkan dengan entri data manual.
2. Lebih Hemat Biaya
Software absensi dapat membuat Anda lebih hemat biaya. Bagaimana perangkat lumak ini melakukannya?
Gampang! Software absensi melakukannya dengan cara mengakhiri pelaporan waktu yang tidak akurat, ketidakhadiran, keterlambatan, penyalahgunaan waktu, dan kelebihan pembayaran.
Sebuah penelitian terbaru menunjukkan bahwa dengan mengotomatiskan proses HR dengan perangkat lunak manajemen kehadiran modern, sebuah organisasi dapat menghemat $1.600 per karyawan. Fantastis, bukan?
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Tambang dan Tips Memilihnya
3. Efisiensi
Melacak dan mengontrol kehadiran karyawan Anda secara manual dapat memakan waktu, sulit, dan mahal karena membutuhkan lebih banyak karyawan.
Selain itu, hal ini melibatkan pemrosesan lembar kertas dan kartu waktu, membuat jadwal, mengotorisasi cuti dan lembur, membuat daftar gaji, dan banyak proses lain yang membutuhkan banyak waktu.
Jadi, jika Anda mengotomatiskan semua proses ini, maka akan menghemat waktu yang berkualitas. Hal ini juga akan memungkinkan tim HR Anda untuk lebih fokus pada tugas-tugas strategis daripada membuang-buang waktu untuk pekerjaan sehari-hari.
Artinya, ini adalah bantuan untuk menghemat waktu dan tenaga, sehingga menghasilkan produktivitas dan pendapatan yang lebih tinggi.
4. Fleksibilitas
Saat ini bekerja tidak hanya dari kantor. Anda bisa membuat sistem kerja yang lebih fleksibel, bisa dari kantor, rumah, atau dari mana saja.
Dalam skenario COVID-19 ini, karyawan sekarang bekerja dari kantor, dari rumah, dan di berbagai wilayah. Jadi, perusahaan perlu memanfaatkan berbagai solusi absensi seperti ponsel, jaringan internet, teknologi gesek, terminal biometrik, pembaca desktop, dll.
Perangkat lunak manajemen kehadiran akan memungkinkan organisasi menciptakan dunia yang terhubung dengan baik dan menawarkan fleksibilitas kepada karyawan di mana pun mereka berada.
Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Retail Terbaik, Rekomendasi Nomor 1
5. Konfigurasi Terbaik
Beberapa solusi manajemen kehadiran yang ada dapat berinteraksi dengan alat absensi pihak ketiga, seperti gesek dan biometrik, dan, pada saat yang sama, dapat mengumpulkan kehadiran berbasis GPS dengan menggunakan aplikasi seluler.
Namun ada juga software absensi yang memiliki fitur yang lengkap, mulai dari absensi dengan selfie, hingga absensi GPS.
Jadi, jika bisnis Anda membutuhkan solusi yang dapat melacak waktu dan memantau kehadiran, Anda dapat memilih software absensi yang bisa memberikan fitur sesuai kebutuhan Anda.
Fitur ini akan memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi setiap shift kehadiran dengan opsi untuk menetapkan siklus kehadiran, peraturan masuk/keluar, pengurangan cuti, dan hari libur opsional.
6. Pelacakan secara Real Time
Manajemen kehadiran berbasis cloud terbaru dapat melacak kehadiran secara real-time dan mengotomatiskan input penggajian. Dengan demikian, sistem ini menawarkan rencana pembayaran alternatif dan memastikan bahwa semua data tersedia secara real-time.
Hal ini memungkinkan manajer SDM untuk menggunakan laporan ‘Direncanakan vs. aktual’ untuk membuat penyesuaian waktu nyata pada jadwal kerja dan mengarahkan aktivitas staf.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Pabrik Terbaik
7. Keamanan yang Terjamin
Sebagian besar solusi manajemen kehadiran modern dirancang dengan keamanan tinggi. Sebagai contoh, sistem absensi dengan selfie menjadi sistem yang paling dapat diandalkan dan aman untuk mencegah pencurian waktu, titip absen, dan masalah lainnya.
Software absensi juga telah dilengkapi kemanan data dimana akan menjaga data-data yang Anda miliki di dalam aplikasi terjaga keamanannya.
Jadi, jika Anda memprioritaskan keamanan di organisasi atau perusahaan Anda, Anda harus mencari software absensi terbaik untuk perusahaan Anda.
8. Wawasan
Jika Anda sangat ingin mendapatkan gambaran cepat tentang semua ketidakhadiran karyawan Anda atau kelompok tertentu, baik yang direncanakan maupun yang tidak, manajemen kehadiran dapat membantu Anda menghasilkan laporan yang akurat hanya dengan beberapa klik.
Anda akan mendapatkan wawasan terperinci tentang jam kerja, ketidakhadiran, lembur, dan laporan ringkasan bulanan.
Ini akan memungkinkan manajer untuk secara proaktif memeriksa dan menyesuaikan aturan tentang cuti, kinerja, kompensasi, dan banyak lagi dengan satu pusat data kehadiran yang dapat diandalkan.
Baca Juga: Kekurangan Mesin Absensi Dibanding Aplikasi Absensi, Apa Saja?
9. Manajemen Alur Kerja
Manfaat software absensi yang bisa didapatkan selanjutnya adalag manajemen alur kerja. Dengan bantuan solusi manajemen kehadiran yang terintegrasi, Anda dapat menyederhanakan berbagai tugas HR seperti penggajian, cuti, dan proses penilaian kinerja serta meningkatkan visibilitas data.
Sistem ini secara otomatis mengirimkan notifikasi dan peringatan kepada manajer untuk persetujuan keberangkatan lebih awal, lembur, cuti, dan beberapa permintaan lainnya. Artinya, sekarang karyawan tidak perlu berkomunikasi dengan siapa pun secara fisik.
Selain itu, manajemen kehadiran otomatis juga dapat membantu mengelola kalender, memberikan tugas, dan melacak pertukaran cepat dalam waktu yang singkat hanya dengan beberapa klik.
10. Solusi yang Menguntungkan
Studi menunjukkan bahwa hanya 66% karyawan yang melaporkan waktu mereka secara manual pada lembar waktu yang akurat. Ya, proses manual tidak otentik.
Hal ini sering kali mengakibatkan beban keuangan yang signifikan bagi perusahaan. Hal ini karena beberapa pekerja dibayar lebih tinggi daripada usaha yang mereka lakukan.
Namun dengan teknologi yang ada di software absensi, tidak ada kemungkinan seperti itu. Ini adalah solusi yang saling menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan, karena kedua belah pihak tetap puas.
Jadi, tidak peduli apakah Anda menangani karyawan dalam jumlah besar atau terbatas, solusi manajemen kehadiran otomatis akan meningkatkan tingkat akurasi. Selain itu, solusi ini juga dapat memberikan informasi yang berguna untuk membantu Anda membuat keputusan bisnis yang baik dan meningkatkan efisiensi kerja secara keseluruhan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Perusahaan Jasa Terbaik
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai manfaat software absensi yang bisa menjadi pertimbangan Anda dalam memilih software absensi untuk bisnis Anda. Software absensi merupakan pilihan terbaik yang akan membantu memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan di perusahaan Anda.
Jika Anda butuh rekomendasi software absensi terbaik yang memiliki manfaat seperti penjelasan di atas, Anda bisa memilih GajiHub.
GajiHub merupakan software absensi sekaligus software payroll yang di dalamnya dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Pengelolaan kehadiran, bisa. Pengelolaan penggajian, bisa. Pengelolaan izin dan cuti, bisa. GajiHub juga memudahkan karyawan untuk melakukan layanan mandiri melalui fitur Employee Self Service (ESS).
Jadi tunggu apa lagi, segera daftar GajiHub di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Insentif Adalah: Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya - 23 December 2024
- Pajak Gaji Berapa Persen? Berikut Besarannya Sesuai Regulasi - 20 December 2024
- 25 Rekomendasi Kerja Online yang Wajib Anda Coba - 20 December 2024