Kehadiran teknologi saat ini telah mengubah cara kerja HR, termasuk dalam hal absensi di tempat kerja. Dahulu, keberadaan mesin absensi di perusahaan merupakan hal yang sangat penting. Namun, saat ini banyak bisnis yang lebih memilih menggunakan aplikasi absensi. Lantas, sebenarnya apa saja kekurangan mesin absensi dibanding aplikasi absensi?
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas hal tersebut dan kelebihan aplikasi absensi.
Apa yang Dimaksud dengan Mesin Absensi?
Mesin absensi atau disebut juga dengan mesin pencatat kehadiran adalah alat yang digunakan untuk mencatat waktu datang dan pulangnya karyawan di tempat kerja.
Biasanya, karyawan akan menggunakan kartu identitas mereka untuk mengakses mesin tersebut. Di dalam kartu, terdapat informasi seperti nama dan nomor karyawan untuk mengenali karyawan.
Ada beberapa jenis mesin absensi, yaitu yang menggunakan kartu, sidik jari, atau pengenalan wajah.
Meskipun penggunaan mesin ini bertujuan untuk menghilangkan proses manual dalam prensesi, sayangnya penggunaan mesin absensi sidik jari sering disalahgunakan, karena siapa pun yang memiliki kartu dapat melakukan presensi untuk orang lain atau yang kerap disebut dengan buddy punching.
Sementara itu, mesin dengan sidik jari atau wajah lebih aman untuk digunakan, namun kurang higienis, terlebih setelah munculnya pandemi, di mana orang lebih aware terhadap kebersihan dan kesehatan.
Mesin dengan sidik jari juga kurang efektif untuk pekerjaan di lapangan seperti pertambangan karena kondisi jari yang kotor.
Oleh karena itu, saat ini muncul teknologi terbaru yang mempermudah manajemen perusahaan dalam memantau kehadiran karyawan, yaitu dengan menggunakan aplikasi absensi.
Lantas, kira-kira apa saja kekurangan mesin absensi dibandingkan dengan aplikasi absensi?
Baca Juga: 16 Mesin Absensi Terbaik untuk Tingkatkan Efisiensi
Apa Saja Kekurangan Mesin Absensi?
Sebagai bahan pertimbangan Anda terkait penggunaan mesin absensi, berikut sejumlah kekurangan yang perlu Anda perhatikan:
1. Rentan terhadap Kegiatan Pencurian Waktu seperti Buddy Punching
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, mesin absensi memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menyalahgunakan sistem dengan mudah.
Dengan mesin ini, karyawan dapat meminta rekan kerjanya yang lain untuk mencatatkan kehadiran mereka dengan kartu identitas karyawan saat mereka terlambat atau bahkan tidak datang bekerja sama sekali.
Ketika hal tersebut terjadi, perusahaan akan mengalami kerugian karena harus membayar pekerjaan yang harusnya dilakukan oleh karyawan tersebut.
Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan aplikasi absensi yang dapat mencatat kehadiran karyawan secara real-time dan jika memungkinkan menggunakan sistem pengenalan wajah untuk mencegah terjadinya buddy punching.
2. Sistem Mesin Kehadiran Sudah Kurang Relevan
Budaya kerja saat ini berubah dengan sangat cepat, terutama setelah masa pandemi yang menyebabkan maraknya sistem kerja WFO dan WFA atau kerja hybrid.
Dengan demikian, mesin-mesin tersebut tidak akan berguna saat karyawan bekerja dari rumah atau hanya datang ke kantor beberapa hari dalam sebulan.
Hal ini berbeda dengan aplikasi absensi yang memungkinkan karyawan baik yang bekerja secara jauh maupun tidak melakukan presensi secara online melalui smartphone mereka masing-masing.
3. Fitur Manajemen Karyawan Terbatas
Karena mesin absensi hanya mencatat dan memproses log waktu untu karyawan, mesin tersebut tidak memiliki fungsi manajemen karyawan lainnya, seperti melacak cuti karyawan, membuat jadwal, membagikan kebijakan dan informasi, serta terkait masalah penggajian.
Berbeda dengan aplikasi absensi yang dilengkapi berbagai fitur seperti kelola cuti karyawan, dashboard untuk memuat informasi, hingga penghitungan gaji secara otomatis.
Baca Juga: Geofencing dalam Absensi, Bagaimana Cara Kerjanya?
4. Pelanggaran Privasi
Mesin kehadiran kerap menggunakan fitur fisik seperti sidik jari yang tidak bisa diubah. Jika data tersebut dicuri, Anda tidak bisa mengubah sidik jari tersebut.
Berbeda dengan sistem absesni yang menggunakan kata sandi, yang mana Anda bisa mengubahnya jika terjadi pelanggaran terkait keamanan.
5. Rentan terhadap Kesalahan
Mesin absensi tidaklah sempurna dan kadang-kadang terjadi kesahalan, misalnya akibat kondisi fisik mesin, cuaca, dan sebagainya. Hal ini tentunya dikhawatirkan dapat menyebabkan kekacauan dalam sistem keamanan.
6. Biaya
Biaya perangkat mesin absensi biasanya lebih mahal dan belum termasuk biaya implementasi dan pemeliharaan. Hal ini akan mempersulit perusahaan, terutama jika bisnis memiliki beberapa cabang di berbagai lokasi.
7. Masalah Pemindaian
Di perusahaan besar, terkadang antrian untuk menggunakan mesin absensi bisa sangat panjang. Inilah yang menyebabkan orang-orang kesulitan dalam memindai sidik jari mereka setiap hari, sehingga mereka merasa pencatatan kehadiran adalah hal yang merepotkan.
8. Kurang Higienis
Beberapa mesin absensi menggunakan metode yang kuran higienis. Pada kondisi pasca pandemi ini, hal terseubt bisa membuat khawatir banyak orang terkait penyebaran virus yang masih mungkin terjadi.
Oleh karena itu, perusahaan dapat mengakalinya dengan menggunakan mesin absen berbasis pengenalan wajah atau menggunakan aplikasi absensi dengan teknologi yang lebih modern.
Baca Juga: 10 Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online Bagi Bisnis
Apa Saja Kelebihan Aplikasi Absensi?
Meningkatkan kepuasan karyawan menjadi kunci penting yang harus diperhatikan perusahaan untuk mencapai tujuan.
Salah satu hal yang dapat meningkatkan kepuasan mereka adalah dengan memberikan kemudahan terkait administrasi karyawan, mulai dari absensi, gaji, hingga pengelolaan cuti melalui penggunaan aplikasi absensi.
Sebagai bahan pertimbangan Anda, berikut sejumlah manfaat yang akan Anda rasakan saat beralih dari mesin absensi ke aplikasi absensi:
1. Mempermudah Pengelolaan Alur Kerja
Aplikasi absensi otomatis untuk karyawan membuat pengelolaan alur kerja menjadi lebih mudah.
Dalam hal ini, manajer bisa memperoleh laporan kehadiran, mengatur cuti, dan menghitung waktu kompensasi berdasarkan waktu masuk dan keluar tanpa harus banyak berkomunikasi dengan karyawan.
2. Lingkungan Kerja yang Jauh dari Stres
Dengan aplikasi ini, karyawan tidak perlu khawatir tentang kehadiran mereka karena semuanya terpantau secara otomatis. Hal ini membuat lingkungan kerja menjadi lebih santai dan kurang menimbulkan stres.
3. Pelacakan Real-Time
Aplikasi absensi menggunakan GPS untuk melacak kehadiran karyawan secara langsung. Hal ini membantu memantau di mana karyawan berada dan memastikan bahwa laporan kehadiran mereka akurat.
4. Data yang Akurat
Aplikasi ini membantu mengurangi kesalahan manusia, sehingga data kehadiran yang dihasilkan pun menjadi lebih akurat. Dengan demikian, tim HR dapat lebih mudah dalam menghitung penggajian karyawan.
5. Meningkatkan Produktivitas
Dengan sistem yang otomatis, karyawan bisa fokus pada pekerjaan mereka tanpa harus khawatir tentang administrasi kehadiran. Ini membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Baca Juga: Cara Menghitung Presensi Absen Karyawan dan Contohnya
6. Biaya yang Lebih Efisien
Aplikasi ini mengurangi biaya yang terkait dengan absensi yang tidak akurat atau pencurian waktu. Ini membuat proses penggajian menjadi lebih efisien dan menghemat biaya perusahaan.
7. Integrasi yang Mudah
Sistem manajemen berbasis aplikasi juga lebih mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada, sehingga tidak memerlukan banyak perubahan. Hal ini memudahkan departemen HR dalam mengelola kehadiran karyawan.
8. Perhitungan Reimburse Lebih Akurat
Bagi karyawan yang harus bepergian, aplikasi ini membantu menghitung biaya reimburse, seperti tunjangan transportasi dengan lebih mudah dan akurat.
Dengan begitu, perusahaan bisa mengelola biaya operasional dengan lebih efisien.
9. Lebih Ramah Lingkungan
Aplikasi absensi membuat sistem kehadiran menjadi lebih mudah tanpa perlu menggunakan kertas, yang turut membantu dalam menciptakan lingkungan ramah lingkungan.
Selain itu, perusahaan juga dapat memperoleh informasi lebih cepat dan mudah diakses, menjaga keamanan dokumen, dan masih banyak lagi.
10. Menjaga Budaya Perusahaan
Aplikasi absensi juga dapat membantu dalam membangun budaya perusahaan yang kuat. Dalam hal ini, karyawan bisa mengakses data mereka tanpa ada pihak lain yang terlibat.
Misalnya, melalui fitur employee self-service, mereka dapat dengan mudah mengakses saldo cuti dan bahkan mengajukan cuti atau izin sakit secara mandiri.
Selain itu, dengan sistem yang serba otomatis, karyawan akan dengan mudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan seperti slip gaji, pengumuman acara-acara kantor, jadwal kerja, dan masih banyak lagi.
Dengan kemudahan tersebut, perusahaan pun dapat meningkatkan semangat kerja karyawan, yang pada akhirnya bisa menciptakan budaya kerja yang nyaman dan produktif.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Perusahaan Jasa Terbaik
Mesin Absensi dan Aplikasi Absensi, Mana yang Lebih Baik?
Keputusan untuk menggunakan mesin absensi atau aplikasi absensi tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan serta preferensi dalam mengelola kehadiran karyawan.
Sebagai bahan pertimbangan, berikut perbandingan dari penggunaan mesin dan aplikasi absensi:
Mesin Absensi
1. Cocok untuk Lingkungan Fisik
Mesin absensi umumnya lebih cocok digunakan di lingkungan fisik, seperti kantor atau pabrik, di mana karyawan hadir secara langsung.
2. Tidak Bergantung pada Perangkat Pribadi
Karyawan tidak perlu memiliki perangkat pribadi untuk menggunakan mesin absensi. Ini memudahkan untuk mengelola kehadiran di tempat kerja.
3. Kecepatan dalam Proses
Mesin absensi biasanya memberikan kemudahan dan kecepatan dalam proses check-in dan check-out, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk administrasi kehadiran.
4. Tangguh dan Tahan Lama
Mesin absensi cenderung lebih tahan lama dan tangguh dalam lingkungan kerja yang kasar atau berdebu.
Aplikasi Absensi
1. Fleksibilitas Lokasi
Aplikasi absensi memungkinkan karyawan untuk melakukan check-in dan check-out dari mana saja, asalkan mereka memiliki akses internet.
Sistem ini cocok untuk perusahaan dengan karyawan yang sering bekerja dari jarak jauh atau memiliki tim lapangan.
2. Kemudahan Integrasi
Aplikasi absensi sering mudah diintegrasikan dengan sistem manajemen kehadiran yang ada, serta sistem penggajian dan manajemen sumber daya manusia. Hal ini memudahkan pengelolaan data kehadiran secara menyeluruh.
3. Biaya Lebih Rendah
Penggunaan aplikasi absensi seringkali lebih ekonomis daripada mesin absensi, terutama karena tidak memerlukan perangkat keras tambahan.
4. Manajemen yang Lebih Akurat
Aplikasi absensi sering dilengkapi dengan fitur pelacakan GPS dan pemberitahuan real-time, memungkinkan manajemen yang lebih akurat tentang kehadiran karyawan.
Dengan demikian, dalam memilih antara mesin absensi dan aplikasi absensi, Anda harus mempertimbangkan kebutuhan spesifik perusahaan, termasuk lingkungan kerja, fleksibilitas lokasi karyawan, integrasi dengan sistem yang ada, dan anggaran yang tersedia.
Pantau Produktivitas Karyawan dengan Aplikasi Absensi Gajihub
Apabila setelah melakukan pertimbangan Anda memutuskan untuk menggunakan aplikasi absensi, Anda dapat memilih Gajihub sebagai software payroll dan HR yang memiliki berbagai fitur menarik.
Dengan harganya yang terjangkau dan kemudahan proses implementasi, Anda dapat langsung menikmati fitur absensi yang sudah dilengkapi dengan dukungan GPS dan selfie, guna mencegah buddy punching yang dilakukan oleh karyawan tidak bertanggung jawab.
Selain itu, sistem absensi dari Gajihub juga dilengkapi abuse detection yang akan menolak peresensi secara otomatis jika karyawan diketahui menggunakan fake GPS dan fake IP.
Di samping memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam memantau kedisiplinan mereka, Gajihub juga menawarkan fitur employee self-service (ESS), yang memungkinkan karyawan untuk melakukan presensi secara mandiri hingga pengajuan izin dan cuti.
Mereka pun dapat secara jelas melihat informasi terkait sisa saldo cuti melalui smartphone masing-masing.
Dengan teknologi yang lebih modern dibandingkan mesin absensi, aplikasi absensi ini juga sudah terintegrasi secara langsung dengan sistem software akuntansi Kledo.
Melalui integrasi tersebut, sebagai pemilik bisnis Anda dapat mengelola sistem HR sekaligus proses akuntansi di mana pun dan kapan pun melalui PC, laptop, maupun aplikasi.
Yuk, klik gambar berikut untuk cari tahu informasi selengkapnya.
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa terdapat kekurangan dalam mesin absensi jika dibandingkan dengan aplikasi absensi.
Salah satu kekurangan utamanya adalah rentan terhadap kegiatan pencurian waktu seperti buddy punching, yang mana karyawan dapat dengan mudah memanipulasi ssitem absensi dengan meminta bantuan rekan kerja.
Kekurangan mesin absensi lainnya yakni cenderung kurang relevan dalam lingkungan kerja yang semakin berubah, terutama akibat meningkatnya sistem kerja fleksibel dan jarak jauh.
Oleh karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk beralih dari mesin absensi ke aplikasi absensi agar dapat lebih fleksibel, integrasi lebih lancar, dan memungkinkan manajemen karyawan yang lebih efisien dan akurat.
Salah satu aplikasi absensi yang paling recommended adalah Gajihub. Dengan software ini, Anda dapat mengelola absensi, payroll, PPh 21 hingga kasbon karyawan.
Ingin mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.