Mesin absensi memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi manajemen kehadiran karyawan di setiap bisnis. Oleh karena itu, Anda perlu memilih mesin absensi terbaik agar dapat melacak kehadiran karyawan secar akurat dan mengoptimalkan proses penggajian dengan data yang tepat dan terpercaya.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu mesin absensi, manfaat, hingga rekomendasi terbaiknya.
Apa yang Dimaksud dengan Mesin Absensi?
Mesin absensi adalah perangkat elektronik yang digunakan untuk mencatat dan mengelola kehadiran karyawan di tempat kerja.
Mesin ini membantu perusahaan untuk memantau dan mencatat jam masuk serta jam pulang karyawan secara akurat. Dengan menggunakan mesin absensi, perhitungan gaji dapat dilakukan dengan lebih efisien dan tepat.
Secara umum, ada beberapa mesin absensi yang sering digunakan perusahaan, yaitu:
- Mesin Absensi Manual: Mesin absensi tradisional yang menggunakan kartu kehadiran yang dimasukkan ke dalam mesin untuk mencatat waktu masuk dan keluar karyawan.
- Mesin Absensi Sidik Jari: Menggunakan sidik jari karyawan sebagai metode identifikasi untuk mencatat kehadiran. Karyawan tinggal menempelkan jari pada sensor untuk mencatat waktu masuk dan keluar.
- Mesin Absensi Kartu Magnetik: Menggunakan kartu identitas karyawan yang dilengkapi dengan strip magnetik. Karyawan cukup menyapukan atau mengetuk kartu pada mesin untuk mencatat kehadiran.
- Mesin Absensi Sidik Jari Biometrik: Selain sidik jari, mesin ini juga dapat menggunakan karakteristik lain seperti wajah atau suara untuk mengidentifikasi karyawan.
- Mesin Aplikasi Absensi Online: Merupakan aplikasi berbasis cloud yang memungkinkan karyawan untuk mencatat kehadiran secara online melalui perangkat mereka sendiri, seperti ponsel atau komputer.
Baca Juga: 20 Rekomendasi Aplikasi Absensi Terbaik untuk Perusahaan
Apakah Setiap Bisnis Membutuhkan Mesin Absensi?
Ya, seperti yang Anda ketahui, manajemen kehadiran merupakan hal penting bagi setiap bisnis, terlepas dari ukuran dan ruang lingkungnya.
Dengan mesin absensi, perusahaan dapat melacak jam kerja karyawan, mengelola cuti, dan menghasilkan laporan secara real-time.
Selain itu, berikut sejumlah manfaat utama penggunaan mesin absensi:
1. Pelacakan Kehadiran Karyawan yang Akurat
Mesin absensi menyediakan pelacakan kehadiran karyawan yang akurat dan dapat diandalkan, yang juga membantu menghilangkan proses manual.
Dengan manajemen kehadiran yang dikelola secara real-time, perusahaan dapat memantau waktu dan kehadiran karyawan, serta memastikan bahwa karyawan hadir pada waktu dan tempat yang tepat.
Fitur ini juga membantu perusahaan untuk mengidentifikasi karyawan yang sering absen atau terlambat dan mengambil tindakan yang tepat.
2. Peningkatan Manajemen Penggajian
Dengan mesin absensi, perhitungan gaji dan benefit karyawan menjadi lebih otomatis, di mana data waktu dan kehadiran akan langsung terintegrasi dengan sistem penggajian.
Hal ini tentu membantu memastikan pembayaran yang akurat dan tepat waktu serta mengurangi kesalahan, yang nantinya dapat meningkatkan kepuasan karyawan.
3. Peningkatan Produktivitas
Mesin absensi juga membantu mengurangi pencurian waktu dan meningkatkan kedisplinan karyawan untuk lebih bertanggung jawab dan tepat waktu.
Dengan demikian, karyawan bisa lebih produktif, efisien, dan bertanggung jawab atas jam kerja mereka. Selain itu, mesin absensi juga membantu menyederhanakan proses pelaporan dan mengurangi beban kerja personel HR.
4. Sekumpulan Fitur Lanjutan
Kebanyakan mesin absensi modern dilengkapi dengan berbagai fitur, seperti pembaca wajah, pembaca kartu, dan sistem berbasis PIN, sehingga membantu meningkatkan keamanan dan akurasi.
Sebagai contoh, dengan teknoologi pengenalan wajah, perusahaan dapat lebih akurat dalam melacak waktu masuk dan selesai bekerja karyawan.
Sistem ini juga memungkinkan perusahaan untuk mencegah kasus “buddy-punching” (pencurian waktu) dan memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang memiliki akses masuk dan keluar perusahaan.
Baca Juga: Geofencing dalam Absensi, Bagaimana Cara Kerjanya?
Apa Saja Rekomendasi Mesin Absensi Terbaik?
Untuk membantu Anda dalam memilih mesin absensi terbaik, berikut sejumlah rekomendasi yang bisa Anda pertimbangkan:
1. Fingerspot Revo WFA-207NC
Fingerspot Revo WFA-207NC merupakan mesin dengan solusi lengkap untuk manajemen absensi dan kontrol akses.
Dengan harga Rp2.600.000, mesin ini mendukung hingga 1.000 wajah, 6.000 sidik jari, dan 1.000 kartu, serta kapasitas data hingga 200.000, mesin absensi ini dapat membantu meningkatkan efisien dalam manajemen karyawan.
Selain itu, dengan adanya koneksi wifi, perusahaan dapat dengan mudah mengolah data melalui perangkat lunak yang telah disediakan, yaitu Fingerspot Personnel.
2. Solution P300
Solution P300 adalah mesin absensi terbaik yang sangat efisien. Dengan kapasitas hingga 1.000 sidik jari dan 50.000 transaksi log, mesin ini memungkinkan pengelolaan absensi yang akurat.
Dengan harga Rp1.700.000, komunikasi dengan PC atau komputer dapat dilakukan melalui TCP/IP (Wireless) dan USB Disk juga menjadikannya solusi yang sangat fleksibel.
3. Solution X606-S
Solution X606-S menyediakan soluis lengkap untuk pengelolaan absensi dan kontrol akses, mulai dari kapasitas hingga 1.500 sidik jari, 1.200 wajah, dan 2.000 kartu, serta kapasitas log yang mencapai 100.000.
Selain itu, mesin absensi ini juga dilengkapi dengan fitur-fitur canggih seperti TFT LCD Full Color 2,8 Inch, kamera infrared resolusi tinggi, dan RFID Proximity Reader.
Dibanderol dengan harga Rp1.725.000, Solution X606-S juga menghadirkan software, yang mengizinkan pengaturan karyawan, manajemen shift, perhitungan gaji, dan pembuatan laporan kehadiran yang beragam.
4. Fingerprint SECURE EAZY M
Salah satu mesin absensi terbaik ini dapat mengelola absensi dengan kapasitas hingga 500 sidik jari dan 50.000 log transaksi, serta Anda dapat mengatur jadwal kerja secara single atau multi-shift.
Selain itu, proses input dan pengambilan data karyawan menjadi lebih praktis dengan adanya port USB yang tersedia. Mesin ini juga dilengkapi dengan fitur autentikasi, seperti Fingerprint, ID dan password, dengan waktu verifikasi yang sangat cepat.
Dengan harganya yang cukup murah, yaitu Rp677.000, mesin absensi memiliki desain compact yang membantu menghemat penggunaan ruang.
Baca Juga: Cara Menghitung Presensi Absen Karyawan dan Contohnya
5. Door Solution X107
Solution X107 adalah mesin absensi terbaik yang dapat mengelola absensi dan akses kontrol di berbagai tempat seperti kantor, toko, dan pabrik.
Dengan kapasitas hingga 3.000 sidik jari dan 3.000 kartu, serta dapat menyimpan hingga 50.000 log transaksi, yang menjadikan manajemen karyawan menjadi lebih efisien. Anda juga dapat menghubungkannya dengan PC melalui TCP/IP dan USB Disk.
Dijual dengan harga Rp1.750.000, mesin ini dilengkapi dengan layar TFT LCD full color, WiFi internal, RFID Proximity Reader, USB Flash Disk, pesan SMS, dan lain-lain.
Mesin absensi ini juga terintegrasi dengan software yang memungkinkan pengaturan karyawan, manajemen shift, penggajian, serta menghadirkan laporan yang rinci.
6. Ace – Krisbow Mesin Absensi Elektronik Nt-86
Mesin absensi ini dilengkapi dengan printer dot matrix 9 titik untuk mencetak data dengan jelas, serta fitur deteksi kesalahan yang dapat membantu memastikan pencatatan absensi secara tepat.
Cara menggunakannya pun sangat mudah dan dilengkapi dengan password untuk melindungi data.
Selain itu, Krisbow Mesin Absensi Elektronik Nt-86 juga memiliki desain compact dengan ukuran kartu 85×188 cm dan dapat menampilkan waktu dalam format 24/12 jam.
Mesin ini juga dilengkapi dengan baterai cadangan, yang memungkinkan mesin tetap berfungsi meskipun saat listrik mati.
Dengan daya 220 watt dan voltase 220-240V/AC/50-60Hz, serta dimensi produk 10.5 x 18 x 21 cm, mesin absensi ini dijual dengan harga Rp. 1.499.925.
7. Deli Mesin Absensi Sidik Jari E3960
Deli mesin absensi sidik jari E3960 adalah alat praktis untuk mencatat kehadiran karyawan secara efisien.
Mesin ini dapat menyimpan hingga 1000 sidik jari dengan menggunakan metode otentikasi sidik jari, serta komunikasi USB, yang membuat proses absensi menjadi lebih mudah.
Dilengkapi dengan layar TFT 2,4 inci, serta kapasitas penyimpanan hingga 100.000 catatan, mesin ini dijual dengan harga Rp449.000.
8. Solution X-800
Solution X-800 adalah mesin absensi yang menggabungkan fungsi sidik jari, telapak tangan, dan akses kontrol pintu. Dengan layar TFT LCD 2,8 inch yang full color, alarm, dan fitur-fitur seperti USD Disk dan 6 Function Key, mesin ini dapat memberikan kemudahan dalam navigasi dan pengelolaan manajemen karyawan.
Dengan kapasitas hingga 3.000 sidik jari dan 1.000 telapak tangan, serta kapasitas log hingga 100.000, Solution X-800 dijual dengan harga Rp2.181.000.
Baca Juga: 10 Keuntungan Menggunakan Sistem Absensi Online Bagi Bisnis
9. DOWS D2 Mesin Absensi Fingerprint
Dijual dengan harga Rp390.000, mesin absensi ini dapat menjadi solusi ekonomis bagi perusahaan kecil dan menengah yang ingin mengelola kehadiran karyawan secara efisien.
Dengan layar TFT berawarna yang jelas, mesin ini memiliki tampilan yang mudah dipahami dan Anda dapat menggunakan berbagai metode verifikasi seperti sidik jari, password, dan pengunduhan data USB.
Selain itu, Anda juga tidak perlu melakukan konfigurasi jaringan atau menginstal perangkat lunak yang rumit. Cukup sambungkan kabel USB ke PC dan unduh data.
Fitur-fitur seperti pendaftaran sidik jari yang mudah, koneksi ke komputer melalui kabel USB, pemindaian sidik jari cepat kurang dari 1 detik, dan kemampuan input T9 untuk mengetik dapat membantu meningkatkan efisiensi dalam proses manajemen kehadiran karyawan.
10. Solution X105-ID (Access Control dan Payroll)
Mesin absensi ini menawarkan kapasitas hingga 1.500 sidik jari dan 1.500 kartu, serta kapasitas log mencapai 80.000.
Solution X105-ID juga dilengkapi dengan fitur-fitur seperti TFT LCD Full Color, RFID Proximity Reader, dan USB Flash Disk, yang memungkinkan pemantauan kehadiran karyawan dan perhitungan gaji menjadi lebih akurat.
11. Solution P208
Mesin absensi ini dapat menjadi solusi praktis untuk mengatur jadwal kerja secara langsung di dalam mesin. Dilengkapi dengan layar TFT LCD Full Color, kabel USB, dan port USB Disk, mesin ini memudahkan konektivitas dan pengambilan data.
Dengan kapasitas hingga 1.500 sidik jari dan 50.000 log transaksi, serta fitur-fitur seperti USB Flash Disk, T9 Input, dan Schedule Bell, Solution P208 memberikan kemudahan dalam mengelola kehadiran karyawan.
Selain itu, integrasi dengan software memungkinkan Anda untuk mentransfer data ke komputer dan mencetak berbagai laporan, serta melakukan perhitungan penggajian sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan harga Rp. 575.000, Solution P208 merupakan pilihan yang efisien dan terjangkau untuk meningkatkan pengelolaan kehadiran karyawan Anda.
12. Solution X601
Dengan kapasitas hingga 6.000 sidik jari, 3.000 wajah, dan 30.000 kartu, serta kapasitas log hingga 100.000, mesin absensi ini dapat meningkatkan efisiensi dalam manajemen karyawan.
Dilengkapi dengan fitur-fitur unggulan seperti sensor sidik jari yang akurat dan TFT LCD Full Color 4,3 Inch (Touch Screen), serta software untuk pengelolaan data absensi dan penggajian karyawan, Solution X601 dijual dengan harga Rp4.500.000.
13. Fingerprint SPC Expert Series
Dengan kapasitas sidik jari hingga 3.000 pengguna dan kapasitas log mencapai 100.000, serta berbagai metode verifikasi seperti sidik jari, password, dan ID Card (mifare opsional), perangkat ini memberikan fleksibilitas dalam manajemen kehadiran.
Fingerprint SPC Expert Series dijual dengan harga Rp859.000.
14. Ace – Krisbow Mesin Absensi dengan Baterai Cadangan Ta-320
Krisbow meesin absensi dengan baterai cadangan Ta-320 adalah perangkat praktis yang membantu Anda mengelol absensi dengan mudah.
Dilengkapi dengan baterai cadangan, mesin ini dapat memastikan operasional tetap berjalan meskipun saat listrik mati. Mesin ini juga memberikan kemudahan dalam pengunduhan dan pengunggahan data melalui flash disk.
Dengan kapasitas hingga 2.000 pengguna, resolusi 500 dpi, dan area pemindaian 16 x 16 mm, mesin ini mendukung otentikasi sidik jari dan password dengan kecepatan pengenalan dalam 1 detik.
Meskipun tidak mendukung API atau koneksi Wi-Fi, serta tidak dilengkapi dengan jasa instalasi, Ace – Krisbow Mesin Absensi Ta-320 tetap menjadi solusi yang sederhana dan efisien untuk kebutuhan manajemen absensi Anda.
Dengan harga Rp. 2.099.250, mesin ini dapat memudahkan bisnis Anda dalam pengelolaan administrasi karyawan.
Baca Juga: Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi: Mana yang Lebih Baik?
15. Mesin Absensi U.are.U 4500 Digital Persona
Mesin absensi ini merupakan solusi berbasis PC yang dilengkapi dengan koneksi USB Cable, sehingga dapat memberikan waktu respon yang cepat, bahkan kurang dari 1 detik.
Meskipun tanpa software, mesin ini memiliki kapasitas pengguna dan catatan transaksi yang tidak terbatas, serta kemampuan pencocokan 1:1 dan 1:N.
Salah satu keunggulannya adalah kemampuannya untuk terhubung dengan Sistem BPJS, sehingga menjadi solusi yang dapat diandalkan untuk kebutuhan absensi di berbagai lingkungan.
Dengan harga Rp. 1.080.000, mesin ini memberikan nilai tambah bagi pengelolaan absensi Anda dengan fitur-fitur yang handal dan koneksi cepat.
16. Software Payroll dan HR Gajihub
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu jenis mesin absensi adalah mesin absensi berbasis online yang saat ini sudah banyak tersedia, seperti Gajihub.
Gajihub sendiri merupakan software payroll dan HR berbasis cloud yang bertujuan untuk membantu karyawan dan perusahaan menyederhanakan proses payroll.
Dengan Gajihub, Anda bisa mengelola penggajian karyawan secara otomatis, sehingga menghindari keterambatan gaji. Selain itu, Anda juga bisa menyediakan slip gaji kepada karyawan dalam format PDF, untuk meningkatkan proses transparansi.
Gajihub juga menyediakan kalkulator PPh 21 dan aplikasi PPh 21 sehingga Anda bisa melakukan penghitungan dengan berbagai metode pemotongan pajak (gross, gross up, nett, campuran) secara akurat dan otomatis.
Menariknya lagi, Gajihub juga terintegrasi dengan software Akuntansi Kledo, yang memungkinkan penggajian secara otomatis tercatat di Kledo, hutang piutang karyawan dan pembayaran cicilan otomatis tercatat ke software akuntansi Kledo.
Berikut beberapa fitur yang dimiliki Gajihub:
- Payroll
- Absensi
- Kelola PPh 21
- BPJS
- Akuntansi
- Employee Self Service
- Kelola Cuti dan Izin
- Analisa Data
- Reimbursement
- Kasbon
Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
Baca Juga: 9 Daftar Aplikasi Absensi dan Tips Memilihnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa mesin absensi sangat penting dalam proses manajemen kehadiran karyawan di berbagai bisnis, untuk memastikan pelacakan yang akurat, pengelolaan penggajian yang efisien, dan peningkatan produktivitas.
Adapun beberapa mesin absensi terbaik yang bisa Anda pertimbangkan di antaranya adalah Fingerspot, Solution, dan Krisbow, dengan fitur-fitur yang berbeda sesuai kebutuhan perusahaan.
Namun, solusi berbasis cloud seperti Gajihub juga merupakan opsi yang menarik, karena menyediakan integrasi yang lebih luas dengan manajemen HR dan memberikan kemudahan akses dari berbagai perangkat.
Tertarik mencoba Gajihub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.