Saat ini banyak perusahaan yang beralih ke teknologi geofencing dalam absensi untuk melacak waktu kerja karyawan, yang merupakan komponen penting untuk penghitungan gaji, pemantauan produktivitas, dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan.
Umumnya, pelacakan tersebut dilakukan secara manual, misalnya dalam hal mencatat absensi. Namun, cara manual ini ternyata rentan terhadap kesalahan, bisa memakan waktu, dan dikhawatirkan terjadi kecurangan, terutama seiring maraknya sistem kerja remote working atau kerja hybrid.
Melalui teknologi geonfencing, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dengan cara yang lebih modern dan menyederhanakan proses terkait pelacakan kehadiran karyawan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu geofencing dalam absensi, manfaat, cara kerja, jenis, dan masih banyak lagi.
[lwptov]
Apa yang Dimaksud dengan Geofencing dalam Absensi?
Geofencing dalam absensi adalah teknologi yang secara otomatis mencatat kehadiran karyawan dengan menetapkan batas di sekitar lokasi tertentu, seperti kantor atau lokasi proyek. Jadi, saat karyawan masuk atau keluar dari area tersebut, sistem ini akan mencatat kehadiran mereka menggunakan teknologi GPS.
Dengan demikian, penerapan geofencing dalam sistem absensi memungkinkan penggunaan teknologi GPS pada smartphone atau tablet karyawan untuk mengukur kehadiran dan ketidakhadiran karyawan di lokasi kerja yang telah ditentukan.
Melalui sistem ini, perusahaan tidak lagi membutuhkan metode tradisional seperti lembar waktu atau kartu abseni, yang seringkali memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Hal ini memberikan cara yang lebih mudah dan akurat bagi perusahaan untuk mengelola waktu karyawan, terutama di era kerja jarak jauh dan pola kerja yang fleksibel.
Baca Juga: Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi: Mana yang Lebih Baik?
Apa Saja Jenis-Jenis Geofensing dalam Absensi?
Sistem absensi berbasis geofencing memiliki beberapa jenis, yang masing-masingnya memiliki fitur dan kemampuan kehususnya. Berikut adalah beberapa jenis sistem geofencing dalam absensi:
1. Sistem Geofencing berbasis GPS
enis sistem ini menggunakan teknologi GPS untuk melacak kehadiran karyawan. Karyawan perlu menggunakan smartphone mereka untuk clock-in dan clock-out saat mereka masuk atau keluar dari batas virtual di sekitar lokasi tertentu.
Sistem ini berguna terutama untuk karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau di luar lokasi kantor.
2. Sistem Geofencing berbasis RFIC
Jenis sistem ini menggunakan tag atau kartu RFID (Radio Frequency Identification) untuk melacak kehadiran karaywan. Artinya, karyawan harus membawa tag atau kartu RFID yang telah terhubung dengan identitas mereka.
Saat karyawan masuk atau keluar dari area yang ditentukan, mereka harus memintai tag atau kartu RFID, yang kemudian akan dicatat secara otomatis oleh sistem.
3. Sistem Geofencing berbasis Wi-Fi
Jenis sistem ini menggunakan jaringan Wi-FI untuk melacak kehadiran karyawan. Sistem ini membuat batas virtual di sekitar lokasi tertentu dan menggunakan sinyal Wi-Fi dari perangkat seluler karyawan untuk menentukan lokasi mereka.
Saat karyawan masuk atau keluar dari batas tersebbut, sistem secara otomatis mencatat kehadiran mereka.
4. Sistem Geofencing Hybrid
Jenis sistem ini mengombinasikan dua atau lebih teknologi geofencing, seperti GPS dan RFID, untuk meningkatkan akurasi dalam proses pelacakan kehadiran.
Anda dapat memilih sistem absensi yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan Anda, seperti jumlah karyawan, jenis pekerjaan, dan tingkat keakuratan yang diinginkan.
Baca Juga: Cara Menghitung Presensi Absen Karyawan dan Contohnya
Bagaimana Cara Kerja Geofencing dalam Absensi?
Untuk lebih memahami cara kerja geofencing dalam absensi, simak penjelasan berikut ini:
1. Pembentukan Geofence
Perusahaan menetapkan batas-batas geofence di sekitar lokasi kerja atau area tertentu menggunakan koordinat GPS. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi di smartphone atau komputer.
2. Pendaftaran Karyawan
Setiap karyawan memasang aplikasi pada ponsel atau menggunakan perangkat yang terhubung dengan sistem pelacakan kehadiran. Ini memungkinkan perangkat mereka untuk terhubung dengan batas geofence yang telah ditetapkan.
3. Deteksi geofence
Ketika seorang karyawan memasuki atau meninggalkan area geofence, perangkat mereka mengirimkan sinyal ke sistem pelacakan kehadiran, yang kemudian mencatat kehadiran mereka.
4. Pemberitahuan
Manajer atau administrator akan menerima pemberitahuan secara otomatis setiap kali ada karyawan yang masuk atau keluar dari area geofence. Ini membantu mereka untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time.
5. Pencatatan data
Setiap kehadiran karyawan, seperti masuk atau keluar dari geofence akan dicatat secara otomatis oleh sistem. Data ini berguna untuk analisis lebih lanjut tentang kehadiran karyawan.
Baca Juga: Indisipliner Karyawan: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengatasinya
Apa Saja Manfaat Geofencing dalam Absensi?
Berikut beberapa manfaat yang akan Anda rasakan saat menggunakan absensi berbasis geofencing:
1. Akurasi yang Lebih Baik
Pelacakan kehadiran geofence memastikan pencatatan waktu masuk dan keluar karyawan secara tepat dan dapat diandalkan, serta menghilangkan kesalahan manual dan ketidakakuratan.
Peningkatan akurasi ini dapat mengarah pada wawasan yang lebih baik ke dalam manajemen tenaga kerja dan data yang lebih andal untuk pengambilan keputusan. Berikut cara kerjanya:
- Penghapusan kesalahan manual: Teknologi geofence mengotomatiskan pencatatan kehadiran, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia dalam pelacakan.
- Data yang konsisten: Sistem akan menangkap data kehadiran tanpa kelalaian dengan geofencing.
- Catatan yang akurat: Pelacakan kehadiran geofence menyediakan catatan yang dapat diverifikasi dan diaudit, meningkatkan integritas data.
2. Pemantauan dan Update secara Real Time
Pelacakan kehadiran geofence menawarkan pembaruan real-time tentang lokasi karyawan, sehingga memungkinkan manajer untuk melacak kehadiran secara instan memperoleh informasi tentang aktivitas tim mereka.
Hal ini akan membantu dengan cara berikut:
- Visibilitas instan: Manajer dapat memantau status kehadiran karyawan secara real-time, yang dapat memfasilitasi pengambilan keputusan yang cepat.
- Pemberitahuan otomatis: Pemberitahuan otomatis dikirimkan ketika karyawan masuk atau keluar dari area yang telah ditentukan, sehingga membantu memastikan kehadiran karyawan.
- Pelacakan lokasi geografis: Sistem akan terus melacak pergerakan karyawan, yang memungkinkan wawasan real-time ke dalam pola kehadiran.
3. Meminimalisir Kecurangan Waktu
Sistem pelacakan kehadiran geofencing dapat membantu mengurangi kecurangan terhadap waktu dengan melakukan validasi selfie ke dalam proses clock-in dan clock-out.
Berikut cara kerjanya:
- Validasi selfie: Karyawan harus mengambil selfie selama clock-in dan clock-out, yang dapat memberikan bukti visual kehadiran mereka.
- Teknologi pengenalan wajah: Sistem menggunakan algoritma pengenalan wajah untuk mencocokkan selfie karyawan dengan profil terdaftar mereka, sehingga membantu memverifikasi identitas mereka.
- Pencegahan buddy punching: Validasi selfie menghilangkan kemungkinan karyawan melakukan clock-in atau clock-out atas nama rekan mereka, karena memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat memvalidasi kehadiran mereka.
4. Akuntabilitas dan Transparansi yang Ditingkatkan
Pelacakan kehadiran geofence mendorong budaya akuntabilitas dan transparansi dalam organisasi, karena data kehadiran dapat diakses dan tidak dapat dimanipulasi dengan mudah. Manfaatnya adalah sebagai berikut:
- Kepercayaan karyawan: Pelacakan kehadiran yang transparan membangun kepercayaan antara karyawan dan manajemen.
- Catatan yang dapat diakses: Karyawan dapat melihat catatan kehadiran, mendorong keterbukaan dan kejelasan.
- Penyelesaian sengketa yang lebih mudah: Data geofence yang transparan memungkinkan penyelesaian lebih cepat terkait perselisihan terkait kehadiran, yang mengarah ke operasi yang lebih lancar.
5. Penghematan Biaya dan Peningkatan Efisiensi
- Pelacakan kehadiran geofence dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dan peningkatan efisiensi dalam proses manajemen kehadiran. Berikut beberapa manfaat terkait:
- Mengurangi beban administratif: Geofencing mengotomatiskan pelacakan kehadiran, membebaskan personel HR dari entri data manual.
- Penjadwalan yang dioptimalkan: Wawasan dari data geofence membantu membuat jadwal kerja dan alokasi sumber daya yang efisien.
- Pemrosesan gaji yang efisien: Data geofence yang akurat menyederhanakan perhitungan gaji, mengurangi kesalahan, dan menghemat waktu.
Baca Juga: Absensi Mobile: Alasan Menggunakannya dan Fitur yang Harus Ada di Dalamnya
6. Integrasi dengan Sistem yang Ada
Solusi pelacakan kehadiran geofence menawarkan kemampuan integrasi otomatis dengan sistem HR dan manajemen kehadiran yang ada, sehingga dapat memastikan transisi yang lancar dan sesai dengan infrastruktur teknologi organisasi Anda.
Berikut beberapa manfaatnya:
- Integrasi mudah: Pelacakan geofence dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem Anda saat ini, meminimalkan gangguan dan menyederhanakan implementasi.
- Kompatibel dengan software HR: Solusi pelacakan kehadiran geofence sering kali dapat diintegrasikan dengan platform software payroll dan HR, yang memungkinkan pengelolaan data secara efisien.
- Aliran data yang disinkronkan: Integrasi secara otomatis menyinkronkan data kehadiran di berbagai sistem, menghilangkan transfer data manual.
7. Data Geolokasi untuk Analisis dan Wawasan
Pelacakan kehadiran geofence menghasilkan data geolokasi yang dapat digunakan untuk analisis dan wawasan tingkat lanjut, memberikan informasi berharga untuk mengoptimalkan manajemen tenaga kerja. Berikut cara kerjanya:
- Analisis pola kehadiran: Data geofence memungkinkan analisis pola kehadiran karyawan, memungkinkan perencanaan dan manajemen alur kerja yang lebih baik.
- Optimasi siklus tugas: Geofencing membantu mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan efisiensi, seperti menyelaraskan kembali pola shift atau menugaskan tugas tertentu ke lokasi tertentu.
- Alokasi sumber daya yang ditingkatkan: Data dari sistem pelacakan kehadiran geofence dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pemanfaatan sumber daya, menghasilkan biaya yang dioptimalkan dan produktivitas tenaga kerja.
8. Kepatuhan terhadap Aturan Ketenagakerjaan
Geofencing dalam absensi membantu organisasi memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerhaan, karena menyediakan catatan kehadiran karyawan yang akurat dan dapat diaudit. Berikut cara kerjanya:
- Dokumentasi untuk audit: Sistem pelacakan kehadiran geofence menawarkan catatan kehadiran yang komprehensif yang dapat dengan mudah diakses dan dipresentasikan selama audit kepatuhan.
- Sistem akan memberikan bukti kuat kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjana, sehingga membantu menunjukkan bahwa organisasi mengikuti aturan dan pedoman yang berlaku.
- Kepatuhan periode istirahat dan cuti: Pelacakan kehadiran geofence memungkinkan pengusaha untuk memverifikasi bahwa karyawan mengambil istirahat dan cuti yang diwajibkan oleh undang-undang ketenagakerjaan, sehingga mendorong keseimbangan kehidupan kerja yang sehat.
9. Kepuasan dan Keterlibatan Karyawan
Pelacakan kehadiran geofence dapat membantu memastikan praktik manajemen kehadiran yang ramah dan efisien, meningkatkan kepuasan dan keterlibatan karyawan. Manfaatnya meliputi:
- Kenyamanan: Pelacakan geofence adalah cara yang mudah bagi karyawan untuk mencatat kehadiran mereka, menghilangkan antrian panjang untuk absen atau dokumen manual.
- Semangat kerja yang ditingkatkan: Manajemen kehadiran yang transparan dan bertanggung jawab membangun kepercayaan dalam organisasi, sehingga membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif.
- Permintaan cuti yang mudah: Sistem pelacakan kehadiran geofence dapat diintegrasikan dengan software manajemen cuti untuk memberikan visibilitas saldo cuti karyawan dan menyederhanakan proses pengajuan cuti.
10. Keunggulan Kompetitif
Menerapkan pelacakan kehadiran geofence menunjukkan komitmen terhadap teknologi canggih dan manajemen tenaga kerja yang efisien, sehingga memberikan organisasi keunggulan kompetitif di pasar.
Manfaatnya meliputi:
- Inovasi teknologi: Geofencing dalam absensi menunjukkan bahwa organisasi menerima teknologi modern, meningkatkan reputasinya sebagai perusahaan yang inovatif dan berwawasan ke depan.
- Efisiensi operasional yang ditingkatkan: Pelacakan kehadiran geofence dapat menyederhanakan proses, meningkatkan akurasi, dan menghemat waktu dan biaya, memberikan keunggulan kompetitif dibandingkan organisasi yang masih mengandalkan metode manual.
Baca Juga: Apa itu Presensi dan Absensi, Bagaimana Cara Membuat Kebijakannya?
Geofencing dalam Absensi dengan Gajihub
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, sistem geofencing dapat diintegrasikan ke dalam software payroll dan HR. Dalam hal ini, Gajihub menjadi salah satu satu software terbaik yang sudah memiliki sistem geofencing di dalamnya.
Melalui software ini, perusahaan dapat memantau kehadiran karyawan secara akurat dengan menetapkan lokaksi presensi sekaligus dukungan GPS dan selfie.
Artinya, presensi hanya bisa dilakukan oleh karyawan yang berkepentingan dan perusahaan terhindar dari adanya penipuan identitas, dengan mendeteksi wajah secara langsung dengan fitur face recognition yang juga dimiliki Gajihub.
Selain itu, juga terdapat abuse detection dalam sistem absensi Gajihub yang dapat dioptimalkan untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan, di mana sistem ini akan menolak presensi jika karyawan diketahui menggunakan fake GPS ataupun fake IP.
Tertarik untuk mencobanya? Klik gambar di bawah ini untuk informasi selengkapnya.
Baca Juga: Behavioral Event Interview: Arti, Cara, Hingga Tips untuk Kandidat
Kesimpulan
Setelah membaca artikel di atas, dapat dipahami bahwa geofencing dalam absensi merupakan teknologi modern yang dapat membantu perusahaan dalam mencatat kehadiran karyawan secara otomatis dengan menetapkan lokasi kerja menggunakan GPS.
Melalui teknologi ini, perusahaan tidak perlu menggunakan sistem absensi tradisional atau manual yang lebih rentan terhadap kesalahan atau kecurangan, serta membantu meningkatkan efisiensi dalam manajemen waktu karyawan, terutama di era kerja fleksibel dan remote seperti sekarang ini.
Beberapa manfaat absensi berbasis geofencing di antaranya adalah akurasi yang lebih baik, pemantauan real-time, pencegahan kecurangan waktu, peningkatan akuntabilitas, penghematan biaya, dan keunggulan kompetitif.
Dengan integrasi geofencing ke dalam sistem absensi seperti yang ditawarkan oleh Gajihub, perusahaan dapat memperoleh manfaat ini dengan lebih efektif dan efisien.
Kunjungi tautan ini untuk mencoba Gajihub dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.