Aplikasi absensi online menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang ingin melakukan pengelolaan kehadiran karyawan dengan mudah. Penggunaan aplikasi absensi online akan membuat pencatatan kehadiran karyawan menjadi lebih efektif dan ini akan berpengaruh ke operasional perusahaan hingga omzet yang didapat.
Selain alasan di atas, alasan apa lagi yang membuat aplikasi absensi dipilih oleh perusahaan? Lalu apa saja rekomendasi aplikasi absensi online yang bisa dipilih?
Pada kesempatan kali ini GajiHub akan membahas mengenai aplikasi absensi online dan 10 rekomendasinya. Jadi baca hingga selesai untuk mengetahuinya!
Apa Itu Aplikasi Absensi Online?
Aplikasi absensi online merupakan aplikasi pencatatan kehadiran karyawan dengan sistem cloud yang akan melakukan pencatatan kehadiran secara real time melalui smartphone. Penggunaan aplikasi absensi online jadi pilihan terbaik di era digitalisasi seperti sekarang ini.
Ini dikarenakan perusahaan dapat bertransformasi dari pencatatan kehadiran manual menjadi pencatatan kehadiran digital. Aplikasi absensi akan dilengkapi berbagai fitur yang akan membuatnya tidak hanya bisa digunakan untuk pencatatan kehadiran tetapi juga bisa untuk pengelolaan penggajian, pengajuan izin dan cuti, hingga pengelolaan PPh 21 dan BPJS.
Baca Juga: Kekurangan Mesin Absensi Dibanding Aplikasi Absensi, Apa Saja?
Apa Alasan Perusahaan Wajib Menggunakan Aplikasi Absensi Online?
Berikut beberapa alasan mengapa perusahaan wajib menggunakan aplikasi absensi online:
1. Tidak Ada Gangguan dalam Manajemen Alur Kerja
Keuntungan utama menggunakan sistem manajemen kehadiran online adalah kemudahan akses ke manajemen alur kerja. Dengan alur kerja yang tepat dan akurat, perusahaan akan memiliki akses yang mudah untuk meninjau permintaan cuti, permintaan pengaturan kehadiran, permintaan lembur, dan banyak lagi.
Beberapa aktivitas yang memakan waktu, seperti melacak pergantian shift, menugaskan tugas secara manual, dan masih banyak lagi, dapat ditangani dengan software pelacak hanya dengan beberapa klik. Selain itu, perangkat lunak manajemen kehadiran juga dapat menawarkan alur kerja untuk menugaskan aset dan sumber daya lainnya.
2. Pelacakan Real Time
Dengan aplikasi absensi, Anda dapat melakukan pelacakan waktu kerja secara real time. Aplikasi absensi akan dilengkapi dengan fitur-fitur yang akan memudahkan pelacakan waktu kerja karyawan.
Karyawan dapat melakukan absensi dari smartphone secara real time dengan adanya fitur GPS yang dimiliki oleh aplikasi absensi. Karyawan juga bisa melakukan absensi selfie yang akan membuat karyawan tidak bisa memalsukan atau titip absen kerja.
3. Lingkungan Kerja Tanpa Kertas
Setelah Anda mulai menggunakan aplikasi absensi, Anda dapat sepenuhnya mengurangi dokumen, yang sangat membantu. Lingkungan kerja tanpa kertas sangat penting bagi organisasi TI atau perusahaan.
Akibatnya, semua aktivitas dan tanggung jawab SDM dapat diotomatisasi melalui server hosting. Anda memiliki pilihan lain untuk manajemen kehadiran berbasis cloud yang juga dapat mengurangi biaya sumber daya.
4. Data yang Dapat Diandalkan
Sistem manajemen absensi online dapat selalu memberikan data yang sempurna dan akurat untuk menghilangkan biaya dan kemungkinan kesalahan manusia. Hasilnya, Anda dapat lebih berkonsentrasi pada produktivitas dan efisiensi.
Dengan perangkat lunak ini, tidak ada keraguan atau risiko pencurian waktu. Selain itu, sistem ini juga membantu memastikan bahwa setiap karyawan akan masuk dan keluar pada jam kerja yang tepat dan tidak akan menyalahi kebijakan perusahaan.
5. Meningkatkan Produktivitas
Jika perusahaan tidak mendapatkan keuntungan yang cukup baik, maka alasan pertama adalah rendahnya produktivitas karyawan mereka. Organisasi yang sukses membutuhkan produktivitas karyawan yang maksimal dan kesalahan yang minimal.
Dengan aplikasi absensi, Anda dapat mengurangi tugas-tugas manual seperti mengakses jam kerja karyawan dan mengalami proses penggajian yang efektif. Rata-rata, jika Anda memasukkan data secara manual ke dalam sistem selama 5 jam setiap hari, Anda akan mengalami lebih banyak kerugian daripada keuntungan.
Dengan penggunaan aplikasi absensi ini, Anda dapat meningkatkan produktivitas karena waktu yang digunakan untuk absensi bisa lebih singkat. Karyawan bisa bekerja secara efektif sehingga pekerjaan mereka akan semakin produktif.
Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Retail Terbaik, Rekomendasi Nomor 1
Apa Saja Rekomendasi Aplikasi Absensi Online?
Berikut 10 rekomendasi aplikasi absensi online untuk Anda:
1. Aplikasi Absensi GajiHub
Rekomendasi aplikasi absensi online pertama dari GajiHub. GajiHub merupakan aplikasi absensi yang akan memudahkan pencatatan kehadiran karyawan. GajiHub memiliki basis cloud dimana seluruh data yang ada di dalamnya akan disimpan secara online.
Jadi Anda tidak perlu khawatir ketika harus ganti smartphone karena data Anda tersimpan aman di dalam sistem cloud.
Fitur Utama:
- Pencatatan kehadiran secara real time.
- Pencatatan kehadiran GPS dan alamat IP.
- Pengelolaan lembur dan shift.
- Approval absensi, izin, dan cuti.
- Pencatatan waktu lembur.
- Employee Self Service.
- Kelola PPh 21.
- Kelola BPJS.
- Integrasi software akuntansi.
- Analisis data.
- Reimbursement.
- Kasbon.
Kelebihan:
- Memiliki fitur yang lengkap.
- Terdapat paket gratis selamanya yang dapat digunakan oleh UMKM.
- Dapat diunduh di semua jenis smartphone.
- Memiliki harga yang terjangkau yakni mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan.
- Terintegrasi dengan software akuntansi.
- Dilengkapi dengan fitur absensi dengan selfie.
Kekurangan:
- Untuk paket gratis fitur yang dimiliki masih terbatas.
2. My Attendance Tracker
My Attendance Tracker adalah aplikasi manajemen kehadiran gratis untuk guru, sekolah, dan karyawan. Dengan perangkat lunak ini, nilai dapat direkam secara online, siswa dapat dilacak, orang tua dapat dihubungi, dan kelas dapat dikelola.
Fitur Utama:
- Manajemen kehadiran
- Manajemen Layanan Mandiri Karyawan
- Manajemen absensi
- Pelaporan
- Kelebihan
- Dapat digunakan di mana saja
- Cocok untuk semua kelas atau kelompok
- Kekurangan
- Tidak sepenuhnya dikembangkan dan mutakhir
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Pabrik Terbaik
3. Alora
Alora adalah aplikasi pelacak kehadiran yang membantu Anda menghemat waktu, tidak menggunakan kertas, dan menyederhanakan kehadiran, baik Anda seorang guru, instruktur, atau pelatih.
Fitur Utama:
- tak terbatas.
- Tambahkan catatan.
- Sinkronisasi multi-perangkat.
Fitur berbayar:
- Laporan.
- Ekspor PDF & CSV.
- Kolaborasi.
Kelebihan:
- Kesederhanaan penggunaan.
- Opsi impor/ekspor yang powerfull.
- Perencanaan dan penjadwalan terperinci.
Kekurangan
- Persyaratan berlangganan untuk fitur-fitur dasar.
- Dukungan teknis yang buruk.
4. TimeClock Plus
TimeClock Plus untuk absensi biometrik untuk menghemat waktu dan mengelola waktu secara akurat bagi karyawan.
Fitur:
- Memiliki fitur ESS atau employee self service.
- Pelacakan & manajemen waktu.
- Penjadwalan karyawan.
- Pelaporan dan analisis SDM.
Kelebihan:
- Kenyamanan berbasis web
- Antarmuka yang ramah pengguna
- Panduan pengguna yang sangat baik
Kekurangan:
- Persyaratan entri manual.
- Pembatasan pada pengeditan.
- Layanan pelanggan yang buruk.
Baca Juga: Kekurangan Mesin Absensi Dibanding Aplikasi Absensi, Apa Saja?
5. Jibble
Jibble memungkinkan Anda untuk melacak waktu dan kehadiran secara efektif untuk tenaga kerja Anda. Karyawan dapat melakukan absen, absen, atau, seperti yang kami katakan, jibble masuk dan keluar menggunakan browser web, Slack, atau perangkat seluler mereka.
Fitur Utama:
- Kontrol akses.
- Alat kolaborasi.
- Pelacakan waktu dengan GPS.
- Timesheet otomatis dan laporan penggajian.
Kelebihan:
- Dapat disesuaikan dan serbaguna.
- Penyiapan yang Cepat dan Mudah.
- Aman dan Terjamin.
Kekurangan:
- Kemampuan pelaporan terbatas
- Versi Berbayar untuk Fitur Utama
6. Aplikasi absensi OneTap
OneTap adalah aplikasi pelacak kehadiran inovatif yang dikenal dengan antarmuka yang mudah digunakan, memungkinkan tim untuk melacak kehadiran mereka dengan menawarkan data real-time dan pelaporan secara efisien.
Dengan aplikasi seluler dan desktop OneTap, Anda bisa dengan mudah mengelola proses check-in dan check-out.
Fitur Utama:
- Check-in/out yang cepat dan mudah.
- Data dan laporan kehadiran real tine.
- Keamanan data.
- Beradaptasi dengan berbagai kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Absensi Perusahaan Jasa Terbaik
7. ClickUp
ClickUp memberikan anda fleksibilitas untuk melacak waktu dengan cara apa pun yang anda butuhkan. Sebagai contoh, anda bisa menggunakan Lembar Kehadiran ClickUp untuk melacak siapa yang bekerja atau siapa yang menghadiri rapat.
Dengan fitur pelacakan waktu proyek ClickUp, Anda dapat melacak jam kerja dari mana saja, membuat perubahan retroaktif bila diperlukan, dan menyimpan catatan waktu kerja sehingga Anda dapat mengurutkan antara jam yang dapat ditagih atau jam kerja pada proyek tertentu.
Templat Timesheet Layanan ClickUp bahkan lebih dalam lagi, memberi Anda cara mudah untuk tidak hanya melacak jam kerja yang dapat ditagih, tetapi juga melacak dan mengelola biaya dan sumber daya untuk layanan yang Anda sediakan.
Fitur Utama:
- Anda bisa menggunakan pengatur waktu, pelacakan tugas, fitur pelacakan waktu proyek, dan alat dan teknik manajemen waktu lainnya untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
- Manfaatkan Templat Lembar Waktu Karyawan ClickUp untuk mulai melacak waktu dengan cepat dan mudah.
- Menggunakan alat pelaporan ClickUp untuk membuat laporan tentang produktivitas, jam kerja dalam proyek atau per orang, dan banyak lagi.
- Ciptakan tempat kerja digital dengan fungsionalitas pelacakan waktu, kemampuan untuk berkolaborasi dalam dokumen dan file, serta pelacakan proyek dan tugas.
- Ganti perangkat lunak HR yang berdiri sendiri dengan HR Views dari ClickUp, yang memungkinkan perusahaan Anda menerima dan menjadwalkan karyawan baru dalam satu platform.
Kelebihan:
- Dilengkapi fitur terbaik yang akan memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan.
- Dapat mencatat waktu lembur karyawan.
- Kemampuan pelacakan proyek dan tugas karyawan.
- Terintegrasi dengan software HR.
Kekurangan:
- Jika Anda mencari pelacakan waktu dasar, ClickUp mungkin menawarkan lebih banyak alat daripada yang Anda butuhkan.
- Bersiaplah untuk meluangkan waktu mempelajari semua alat dan fitur yang ditawarkan ClickUp.
8. Clockify
Sebagai salah satu aplikasi pelacakan waktu terbaik di luar sana, Clockify menawarkan banyak fitur dengan biaya yang relatif murah. Aplikasi ini memberi Anda kemampuan untuk melacak jam kerja dengan berbagai cara berbeda: pada lembar waktu untuk penggajian, berdasarkan proyek, dan berdasarkan jam kerja yang dapat ditagih.
Pekerja bisa melakukan absen melalui perangkat seluler, dan Anda bisa mengatur tablet dengan Kios Clockify di mana semua orang bisa melakukan absen dengan cepat dengan PIN.
Fitur Utama:
- Gunakan pengatur waktu Time Tracker untuk mencatat jam kerja proyek, jam kerja yang dapat ditagih, dan banyak lagi.
- Buat lembar waktu untuk departemen penggajian Anda dalam waktu kurang dari satu menit.
- Siapkan Kios Clockify untuk membuat sistem absensi sederhana bagi pekerja yang datang langsung.
- Integrasikan dengan aplikasi produktivitas populer termasuk Asana, Trello, Jira, dan lainnya.
Kelebihan:
- Memiliki fitur terlengkap yang akan memudahkan pencatatan kehadiran karyawan.
- Terintegrasi dengan aplikasi produktivitas.
- Adanya pencatatan waktu lembur.
Kekurangan:
- Kesalahan pengguna seperti lupa memulai atau menghentikan pengatur waktu dapat menyebabkan pelacakan waktu yang tidak akurat.
- Perangkat lunak berbasis awan mungkin tidak bekerja dengan baik untuk lokasi kerja tanpa akses internet.
Baca Juga: 20 Rekomendasi Aplikasi Absensi Terbaik untuk Perusahaan
9. QuickBooks Time
Ketika orang berpikir tentang QuickBooks, mereka berpikir tentang software akuntansi-tetapi dengan QuickBooks Time, Anda juga mendapatkan seperangkat alat pelacakan waktu yang kuat.
Sebagai permulaan, QuickBooks Time tersedia di seluruh platform seluler dan desktop, membuatnya mudah untuk melacak waktu di mana pun Anda bekerja. Anda akan menggunakan lembar waktu untuk melacak waktu, dan aplikasi ini juga memberi manajer cara mudah untuk melihat siapa yang bekerja dan apa yang mereka kerjakan.
Fitur Utama:
- Mengatur timesheet untuk melacak tidak hanya jam kerja, tetapi juga jarak tempuh, data lokasi, dan banyak lagi.
- Dapatkan visibilitas tentang siapa yang bekerja, proyek yang mereka kerjakan, dan detail penting lainnya.
- Buat laporan yang dapat disesuaikan untuk mendapatkan wawasan tentang biaya pekerjaan, perencanaan penggajian, dan profitabilitas.
- Terintegrasi dengan perangkat lunak sumber daya manusia dan penggajian populer seperti ADP, Square, dan JazzHR.
Kelebihan:
- Fitur yang dimiliki cukup lengkap.
- Dapat melakukan pengatutan jarak tempuh dan data lokasi.
- Terintegrasi dengan aplikasi SDM.
Kekurangan:
- Penyiapannya bisa jadi menantang, dan tidak seintuitif bagi pengguna baru seperti opsi lainnya.
- Opsi untuk mencatat waktu berdasarkan proyek atau tugas yang berbeda terbatas
Mengedit waktu masuk dan keluar bisa jadi menantang.
10. Buddy Punch
Platform Buddy Punch dirancang untuk mengotomatiskan seluruh pelacakan waktu dan proses penggajian sehingga Anda bisa melewatkan spreadsheet dan perhitungan yang memakan waktu.
Selain melacak jam kerja, platform ini secara otomatis menghitung waktu sakit yang masih harus dibayar, waktu liburan, dan lembur. Buddy Punch juga menyediakan sistem pelacakan kehadiran sehingga Anda dapat mengetahui siapa yang bekerja dan apa yang mereka kerjakan.
Fitur Utama:
- Menggunakan pembatasan wilayah dan penguncian alamat IP untuk melacak karyawan jarak jauh.
- Integrasi dengan software payroll populer seperti QuickBooks dan ADP.
- Membuat pekerja bertanggung jawab dengan pelacakan gambar dan GPS.
- Secara otomatis memproses penggajian tanpa spreadsheet atau perhitungan.
Kelebihan:
- Fitur yang dimiliki cukup lengkap.
- Dapat melakukan pembatasan wilayah dan lock IP.
- Adanya otomatisasi proses penggajian karyawan.
Kekurangan:
- Laporan pengguna menunjukkan bahwa mungkin sulit untuk menyesuaikan kartu waktu karyawan saat dibutuhkan.
- Tidak bisa melakukan konferensi video dengan Zoom atau aplikasi lain ketika Buddy Punch juga menggunakan kamera perangkat kecuali jika Anda mematikan Buddy Punch, yang juga menghentikan fitur pelacakan waktu.
Baca Juga: 9 Daftar Aplikasi Absensi dan Tips Memilihnya
Kesimpulan
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa penggunaan aplikasi absensi akan membantu memudahkan pengelolaan kehadiran karyawan. GajiHub menjadi rekomendasi aplikasi absensi online terbaik yang akan membuat pengelolaan kehadiran karyawan menjadi mudah dan cepat.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS dengan dilengkapi aplikasi absensi di dalamnya. GajiHub menjadi pilihan terbaik karena selain asli karya anak bangsa Indonesia, GajiHub juga memiliki harga yang terjangkau yakni mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.