Melakukan Konfirmasi Kehadiran Interview Beserta Tipsnya

Proses interview merupakan bagian integral dari proses perekrutan, memberikan kesempatan bagi Anda untuk memberitahukan keahlian Anda dan membuat kesan positif, oleh sebab itu melakukan konfirmasi kehadiran interview merupakan hal penting.

Manajer perekrutan mungkin menjadwalkan tanggal dan waktu bagi Anda untuk bertemu dengan mereka, dan penting bagi Anda untuk mengonfirmasi janji temu sebelum itu terjadi.

Mengetahui apa yang harus dikatakan ketika berkomunikasi dengan pemberi kerja tentang wawancara terjadwal Anda dapat memungkinkan Anda mempertahankan profesionalisme sambil menerima informasi yang Anda butuhkan.

Pada artikel kali ini kami akan membahas tips melakukan konfirmasi kehadiran interview yang bisa Anda lakukan saat berkomunikasi dengan tim HR atau manajer perekrutan.

Mengapa Penting untuk Melakukan Konfirmasi Kehadiran Interview Kerja?

Penting untuk mengonfirmasi waktu interview untuk memastikan Anda tahu persis kapan harus tiba. Baik pertemuan itu secara langsung, melalui telepon, atau selama panggilan konferensi virtual, Anda dapat mengidentifikasi berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk mempersiapkannya dan merencanakan kehadiran Anda sesuai dengan itu.

Misalnya, jika Anda memastikan bahwa janji temu adalah pukul 10 pagi, dan Anda tinggal 30 menit dari kantor, maka Anda bisa mengantisipasi untuk meninggalkan rumah Anda pada pukul 9:15 pagi, kalau-kalau Anda perlu waktu tambahan untuk menemukan gedung atau melewati kemacetan lalu lintas.

Konfirmasi kehadiran interview juga bisa menginformasikan kepada calon pemberi kerja untuk menanti Anda pada waktu itu.

Ketika Anda memasuki gedung atau bergabung dengan panggilan telepon, peinterview siap untuk memulai percakapan sesuai jadwal tanpa penundaan.

Akan bermanfaat jika Anda meminta konfirmasi melalui email, yang juga memberikan catatan tertulis tentang pertemuan yang Anda setujui untuk dihadiri.

Anda bisa mengantisipasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membantu mengkoordinasikan jadwal Anda sepanjang hari dan mempersiapkan diri untuk mendiskusikan kualifikasi Anda pada saat yang Anda dan pemberi kerja tentukan.

Baca juga: Contoh Ucapan Perpisahan Kerja dan Tips Membuatnya

Bagaimana Cara Melakukan Konfirmasi Kehadiran Interview?

Berikut adalah daftar langkah-langkah yang harus diikuti untuk memverifikasi waktu interview kerja:

1. Identifikasi penerima email

Sebutkan nama penerima di bagian atas email untuk mempersonalisasi pesan Anda. Sertakan salam pembuka untuk menunjukkan formalitas email, yang dapat menunjukkan profesionalisme Anda sebagai kandidat pekerjaan.

Sebelum Anda meminta konfirmasi waktu interview, periksa alamat email penerima email untuk memastikan bahwa Anda menerima orang yang tepat.

Anda juga bisa memverifikasi bahwa Anda telah mengeja nama mereka dengan benar dan menyebutkan jabatan mereka. Contohnya, jika Anda memulai kontak dengan seorang profesor di universitas, maka Anda bisa menyertakan gelar “Dr.” sebelum nama belakang mereka.

2. Sebutkan nama pekerjaan

Pada baris pertama email, sebutkan siapa Anda dan mengapa Anda mengirim email tersebut. Jelaskan bahwa Anda adalah kandidat pekerjaan yang menerima undangan untuk bertemu dengan pemberi kerja.

Anda juga bisa menyebutkan judul posisi yang Anda lamar sehingga manajer perekrutan bisa mengidentifikasi janji temu yang mereka jadwalkan. Setelah memperkenalkan diri Anda, ungkapkan apresiasi Anda karena perusahaan memilih Anda untuk maju dalam proses perekrutan.

Berikut ini contohnya:

Nama saya Anita Nana, dan saya sedang melamar posisi koordinator media sosial. Terima kasih atas kesempatan interview yang perusahaan berikan.

Baca juga: Metode STAR dalam Interview, Berikut Penjelasan Lengkapnya

3. Sertakan pengaturan interview

Selain waktu, Anda juga dapat memverifikasi setting interview dan identitas peinterview, jika Anda mengenal orang tersebut.

Sebutkan tanggal dan waktu interview dan ke mana Anda akan melakukan perjalanan untuk berpartisipasi dalam interview tersebut. Berikut ini contoh pernyataan lainnya:

Saya berharap bisa bertemu dengan Bapak Ridwan Harahap di AKR tower lantai 48, Jakarta selatan pada tanggal 1 Desember pukul 10:30 pagi.

4. Gambarkan kegembiraan Anda

Pada baris terakhir email, tunjukkan antusiasme Anda untuk menghadiri interview. Anda bisa menunjukkan kepada manajer perekrutan bahwa Anda menantikan untuk mengunjungi gedung atau bertemu dengan karyawan dan mempelajari lebih lanjut tentang tanggung jawab peran yang Anda inginkan.

Antusiasme Anda bisa mencerminkan secara positif tentang Anda sebagai kandidat pekerjaan. Inisiatif yang Anda ambil untuk mengirim email juga bisa menunjukkan bahwa Anda serius tentang pencarian Anda untuk peran baru, khususnya peran di perusahaan yang Anda rencanakan untuk dikunjungi untuk interview.

Anda bisa mencontohkan kegembiraan Anda dalam satu atau dua kalimat untuk menyimpulkan pesan tersebut. Berikut ini contohnya:

Saya menantikan pertemuan hari Rabu untuk mendengar lebih banyak tentang peran yang ditawarkan. Saya juga berterima kasih atas kesempatan untuk menjelaskan apa yang bisa saya tawarkan kepada perusahaan sebagai koordinator media sosial.

Baca juga: Tips Perkenalan Diri Saat Interview dan Contohnya

Tips untuk Melakukan Konfirmasi Kehadiran Interview

Pertimbangkan untuk menggunakan tips berikut ini saat membuat email untuk dikirim ke manajer perekrutan:

Rujuk informasi yang benar

Pastikan Anda mereferensikan nama dan tanggal yang tepat yang ditentukan oleh peinterview kepada Anda ketika mereka pertama kali mengundang Anda untuk membuat janji temu.

Hal ini dapat menghindari kebingungan dan menunjukkan bahwa Anda memperhatikan.

Minta kontak tambahan

Setelah menyebutkan bahwa Anda menantikan pertemuan dengan pemberi kerja, sertakan ajakan untuk bertindak yang menunjukkan bahwa Anda bersedia untuk berbicara lagi jika perlu.

Misalnya, Anda dapat menulis bahwa peinterview dapat menghubungi Anda jika mereka membutuhkan Anda untuk menyelesaikan dokumen atau melakukan tugas apa pun yang terkait dengan proses perekrutan sebelum Anda tiba pada waktu yang dijadwalkan.

Sertkan tanda tangan

Setelah Anda mengkomunikasikan semua detail, akhiri pesan dengan nama Anda di bagian bawah, mengingatkan pemberi kerja tentang siapa Anda. Awali nama Anda dengan salam penutup, seperti “dengan tulus” atau “salam hangat”.

Jaga agar pesan tetap singkat

Pesan yang ringkas dapat membantu manajer perekrutan untuk mengetahui tujuan pesan Anda dengan cepat dan jelas, yang juga membantu mereka mengirimkan respons cepat yang menawarkan konfirmasi yang Anda cari.

Batasi isi email hingga beberapa kalimat yang memperkenalkan diri Anda dan menjelaskan pertemuan tersebut.

Baca juga: 20 Jenis Interview yang Biasa Digunakan Perusahaan

Apa yang Harus Anda Sertakan dalam Email Konfirmasi Interview?

Berikut ini apa yang bisa Anda sertakan dalam email untuk mengonfirmasi detail tentang interview kerja Anda

• Baris subjek: Cantumkan baris subjek yang berisi informasi tentang pesan utama email, yang mungkin mencakup nama Anda, nama perusahaan, atau judul posisi yang Anda kejar.
• Salam pembuka: Sertakan salam yang membuka email secara profesional.
• Konfirmasi tertulis: Konfirmasikan kehadiran Anda untuk interview, dan sertakan informasi tentang waktu dan tanggal interview.
• Informasi pribadi: Pemberi kerja mungkin meminta Anda menyertakan informasi pribadi dalam email, seperti salinan SIM atau akta kelahiran Anda.
• Ucapan terima kasih: Ungkapkan penghargaan kepada perekrut atas waktu mereka dalam meninjau email Anda.
• Penutup: Untuk menyimpulkan pesan, dorong perekrut untuk menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut, dan nyatakan bahwa Anda menantikan interview.

Baca juga: Pengertian Open Interview dan Tips Sukses Melakukannya

Cara Menulis Email Konfirmasi Interview

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk menulis email konfirmasi untuk interview kerja:

1. Buat baris subjek yang mencerminkan keputusan Anda

Baris subjek email menunjukkan ringkasan singkat dari isi email. Buat baris subjek yang menyertakan judul pekerjaan dari posisi yang Anda lamar dan informasi tentang interview. Berikut ini beberapa contoh baris subjek yang mungkin Anda gunakan:

• Konfirmasi interview untuk posisi asisten sumber daya manusia
• Konfirmasi interview kerja manajer perpustakaan
• Konfirmasi interview penjaga toko untuk West Toys.

2. Buat kalimat pembuka

Pembukaan email berisi salam profesional dan kalimat pengantar. Sertakan nama perekrut dalam salam pembuka Anda.

Dalam kalimat pembuka Anda, ucapkan terima kasih kepada perekrut karena telah mempertimbangkan Anda untuk posisi tersebut dan sebutkan mengapa Anda mengirim pesan tersebut.

3. Berikan konfirmasi

Setelah pembukaan, tulis kalimat yang mengonfirmasi kehadiran Anda untuk interview. Jika perekrut memintanya, ajukan tanggal dan waktu tertentu di masa depan yang Anda miliki dalam jadwal Anda untuk menghadiri interview.

Jika mereka menyarankan waktu dan tanggal, maka konfirmasikan apakah tanggal yang mereka usulkan cocok untuk Anda.

Baca juga: Bonus Karyawan: Pengertian, Jenis, dan Persentasenya

4. Lampirkan informasi pribadi

Jika perekrut meminta Anda memberikan informasi pribadi dalam email konfirmasi Anda, lampirkan salinan informasi tersebut dalam tanggapan Anda. Berikut daftar informasi umum yang mungkin diminta perekrut:

• Salinan resume
• Salinan surat lamaran
• Salinan portofolio

5. Buat kalimat penutup

Dalam penutup email Anda, ucapkan terima kasih kepada perekrut atas waktu mereka dan berikan salam penutup.

Pastikan untuk memberikan nama lengkap Anda setelah penutup. Berikut adalah beberapa contoh salam penutup yang profesional:

• Sekali lagi terima kasih
• Hormat kami
• Salam hangat

Tips untuk Menulis Email Konfirmasi Kehadiran Interview

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda membuat email konfirmasi interview kerja yang efektif:

1. Ajukan pertanyaan

Jika Anda tidak mengetahui persyaratan interview kerja, Anda dapat menyertakan pertanyaan untuk klarifikasi dalam email Anda.

Misalnya, Anda bisa bertanya kepada perekrut apakah mereka lebih suka Anda membawa salinan fisik atau resume Anda ke interview. Untuk memformat pertanyaan Anda dengan benar, letakkan pertanyaan di akhir email dan sebelum pernyataan penutup.

2. Lakukan proofread

Sebelum mengirim email, pastikan untuk mengoreksinya untuk menemukan kesalahan. Cari kesalahan ejaan dan kesalahan tata bahasa.

Mengirimkan pesan yang bebas dari kesalahan menunjukkan kepada pemberi kerja bahwa Anda berorientasi pada detail. Coba minta teman, kolega, atau anggota keluarga untuk membaca email konfirmasi interview Anda untuk menemukan kesalahan yang terlewatkan.

3. Nyatakan bahwa Anda menantikan interview

Sebelum mengakhiri email, nyatakan bahwa Anda menantikan interview. Menyatakan bahwa Anda menantikan interview dapat membantu Anda tampak bersemangat tentang posisi tersebut.

Berikut ini beberapa contoh bagaimana Anda bisa menyatakan kegembiraan Anda:

• Saya menantikan interview kita.
• Saya menantikan untuk bertemu dengan Anda pada hari interview kita.
• Saya menantikan untuk berbicara dengan Anda pada interview kita.

Baca juga: Tips Sukses Interview Lewat Telepon

Template Email Konfirmasi Kehadiran Interview

Berikut ini adalah templat yang dapat Anda gunakan ketika membuat email konfirmasi interview Anda:

Baris subjek: [Detail singkat tentang konfirmasi]

Dear [Nama perekrut],

Terima kasih telah menghubungi saya terkait interview untuk [judul posisi]. Saya ingin mengkonfirmasi kehadiran saya untuk interview. Saya memiliki ketersediaan pada [tanggal] di [waktu] atau [tanggal] di [waktu].

Terlampir adalah salinan [bentuk identifikasi pribadi] dan [bentuk identifikasi pribadi]. Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya. Juga, saya ingin tahu apakah [pertanyaan mengenai interview]. Terima kasih atas waktu Anda dalam meninjau email ini dan saya menantikan interview kita.

Hormat saya,

[Nama lengkap Anda]

Baca juga: Stress Interview: Pengertian, Persiapan, dan Contoh Pertanyaannya

Kesimpulan

Itulah tips dalam melakukan konfirmasi kehadiran interview yang bisa Anda lakukan. Perlu Anda ingat, cara Anda berinteraksi dengan perekrut dan manajer perekrutan sama pentingnya dengan keterampilan dan kualifikasi Anda ketika Anda mencari pekerjaan.

Cara Anda menangani komunikasi verbal dan tertulis kemungkinan besar akan menjadi bagian integral dari pekerjaan, jadi tunjukkan etika yang tepat dalam semua komunikasi Anda dengan perusahaan, terutama pada tahap awal proses seleksi.

Manfaatkan kesempatan untuk membuat kesan yang baik dengan bersikap profesional dan penuh perhatian ketika Anda melakukan konfirmasi kehadiran karyawan seperti yang sudah kami jelaskan di atas.

Sebaliknya, jika Anda pemilik bisnis atau seseorang yang mengelola HR dan sedang mencari cara memudahkan Anda dalam melakukan proses payroll dan tunjangan karyawan, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HR modern seperti software payroll dari Gajihub.

Gajihub adalah software HR dan payroll berbasis cloud yang sangat mudah digunakan bagi Anda profesional HR dan memiliki fitur terlengkap dengan harga yang terjangkau.

Bahkan, dengan menggunakan Gajihub Anda akan mendapatkan solusi akuntansi terintegrasi dengan software akuntansi terbaik di Indonesia, Kledo.

Jika tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.