Tips Sukses Interview Lewat Telepon

Pemberi kerja biasanya akan menggunakan interview lewat telepon sebagai cara untuk menyaring kandidat untuk mengetahui apakah mereka memenuhi persyaratan pekerjaan.

Metode ini bisa bermanfaat bagi perusahaan untuk menemukan dan mengundang hanya kandidat yang memenuhi syarat untuk melanjutkan dan menghadiri wawancara langsung tambahan.

Pada saat perusahaan melakukan interview lewat telepon, cara Anda menjawab panggilan dan memulai percakapan dapat memengaruhi kesuksesan wawancara secara keseluruhan.

Dalam artikel ini, kami membahas cara-cara efektif untuk menjawab panggilan dan memulai interview lewat telepon, bersama dengan tips untuk memulai percakapan dan meningkatkan keberhasilan interview Anda.

Mengenal Lebih Dekat Interview Lewat Telepon

Interview lewat telepon, atau phone screening, adalah proses wawancara yang terkadang digunakan perekrut sebagai cara untuk mengevaluasi kecocokan kandidat dengan pekerjaannya.

Keberhasilan dalam proses wawancara ini sering kali mengarah ke wawancara langsung, dan manajer perekrutan dapat menggunakan penyaringan telepon untuk mengeliminasi kandidat yang tidak memenuhi syarat.

Biasanya, wawancara melalui telepon adalah panggilan terjadwal dari pewawancara, tetapi terkadang kandidat diminta untuk memulai wawancara melalui telepon dengan menelepon perekrut pada tanggal dan waktu yang telah ditentukan.

Misalnya, kandidat mungkin diharapkan menelepon nomor kantor tertentu untuk memulai wawancara jika wawancara melibatkan wawancara kelompok dengan beberapa manajer, atau jika wawancara berlangsung dalam platform konferensi.

Di lain waktu, pewawancara adalah orang yang memulai panggilan dari telepon kantor mereka, biasanya karena kenyamanan penjadwalan wawancara selama jam kerja.

Baca juga: Stress Interview: Pengertian, Persiapan, dan Contoh Pertanyaannya

Cara Memulai Interview Lewar Telepon Ketika Pewawancara Menelepon Anda

Memulai wawancara dari telepon dengan sukses pada akhirnya dapat memengaruhi bagaimana sisa wawancara berjalan.

Gunakan langkah-langkah berikut sebagai panduan untuk memulai wawancara telepon ketika pewawancara menelepon Anda:

1. Bersiaplah untuk melakukan interview

Meskipun Anda tidak bertemu secara langsung, tetap penting untuk mempersiapkan diri untuk wawancara lewat telepon seperti halnya wawancara langsung.

Teliti perusahaan yang Anda lamar sebelumnya, latihlah bagaimana Anda akan menyapa pewawancara dan bagaimana Anda akan menjawab pertanyaan-pertanyaan pewawancara, dan simpan resume Anda di dekat Anda selama wawancara untuk referensi cepat.

Selain itu, ada baiknya Anda menuliskan nama mereka dalam catatan Anda untuk dijadikan referensi selama wawancara.

Selain itu, tuliskan beberapa pertanyaan yang akan Anda ajukan kepada pewawancara selama panggilan telepon. Misalnya, tuliskan pertanyaan apa pun yang Anda miliki tentang tugas pekerjaan, sertifikasi yang diperlukan, atau informasi lain yang ingin Anda ketahui lebih lanjut.

2. Jawab panggilan telepon secara profesional dan perkenalkan diri Anda

Untuk memastikan Anda terdengar profesional saat menjawab telepon untuk wawancara, mulailah dengan menyebutkan nama Anda dengan nada optimis, dan ketika pewawancara menyatakan siapa mereka, konfirmasikan bahwa Anda mengantisipasi panggilan mereka.

Dengan cara ini, pewawancara akan tahu siapa Anda dan bahwa mereka menghubungi orang yang tepat. Selain itu, pastikan salam pesan suara Anda profesional dan jelas jika Anda tidak dapat menjawab telepon.

Contoh: “Halo, ini Desi Murniati. Saya sudah menantikan untuk berbicara dengan Anda, Pak Ogi.”

Baca juga: Pengertian Exit Interview, Contoh Pertanyaan, dan Tahapannya

3. Sebelum Anda menutup telepon, sapa pewawancara dengan namanya

Menyebut kembali nama pewawancara menjelang akhir percakapan telepon Anda menegaskan kembali perhatian pribadi dan menunjukkan tanda hormat. Pastikan untuk menyapa pewawancara secara profesional dengan gelar yang ditunjuk, seperti Mas atau Bapak.

Contoh: “Sekali lagi terima kasih, Pak Ogi, karena telah meluangkan waktu untuk mendiskusikan pekerjaan dengan saya.”

Contoh: “Saya menghargai Anda menjawab pertanyaan saya, Pak. Sekali lagi, terima kasih karena telah berhubungan dengan saya hari ini.”

Cara Memulai Interview Lewat Telepon Saat Anda yang Memulai Panggilan Telepon

Gunakan langkah-langkah berikut untuk memandu Anda ketika Anda bersiap untuk memulai panggilan telepon untuk proses wawancara Anda:

1. Sapa orang yang menjawab panggilan

Pertama, sapa orang yang menjawab panggilan Anda. Misalnya, resepsionis mungkin adalah profesional yang Anda sapa, dan mereka perlu mengetahui tujuan Anda menelepon dan siapa yang Anda hubungi.

Perkenalkan diri Anda kepada orang tersebut dengan menyebutkan nama Anda dan alasan Anda menelepon. Demikian juga, pewawancara mungkin menjawab panggilan secara pribadi.

Dalam hal ini, ikuti prosedur yang sama dengan memperkenalkan diri dan alasan Anda menelepon.

Contoh: “Hai, saya Desi, dan saya menelepon untuk wawancara telepon yang dijadwalkan untuk posisi content writer.”

Contoh: “Halo, ini Desi, dan saya menelepon untuk wawancara telepon yang dijadwalkan hari ini.”

Baca juga: Pengertian Interview User dan Bedanya dengan Interview HRD

2. Tanyakan kepada orang yang tepat

Jika resepsionis menjawab panggilan Anda, tanyakan individu yang sesuai setelah Anda memperkenalkan diri.

Misalnya, tanyakan pewawancara dengan menggunakan nama depan dan belakang mereka.

Jika pewawancara menjawab panggilan Anda, gunakan langkah ini untuk memastikan Anda berbicara dengan orang yang tepat. Berikut adalah dua contoh untuk setiap kasus:

Contoh: “Halo, saya Desi Murniati, dan saya menelepon untuk wawancara terjadwal untuk posisi content writer. Bolehkah saya berbicara dengan Bapak Ogi Sigit?”

Contoh: “Hai, ini Desi Murniati, dan saya menelepon untuk wawancara telepon yang dijadwalkan hari ini. Apakah saya berbicara dengan Ogi Sigit?”

3. Berterima kasih kepada pewawancara karena telah berbicara dengan Anda

Setelah Anda menghubungi pewawancara dan melakukan perkenalan, ucapkan terima kasih kepada pewawancara karena telah berbicara dengan Anda sebelum memulai proses wawancara.

Berikut ini adalah contoh dari semua langkah yang digabungkan:

Contoh: “Hai, Pak Ogi, ini Desi, dan saya menelepon untuk wawancara telepon terjadwal yang saya lakukan dengan Anda hari ini. Terima kasih banyak telah meluangkan waktu untuk berbicara dengan saya.”

Baca juga: 25+ Contoh Pertanyaan Interview Kerja Beserta Cara Menjawabnya

Tips Sukses dalam Interview Lewat Telepon

Setelah wawancara dimulai, Anda dapat meningkatkan keberhasilan Anda dengan memastikan Anda mengikuti etiket yang tepat, termasuk langkah-langkah ini:

1. Konfirmasikan detail wawancara Anda

Sebelum interview lewat telepon dapat dilakukan, pastikan Anda mengonfirmasi semua detail wawancara dengan organisasi.

Misalnya, konfirmasikan tanggal dan waktu yang direncanakan pewawancara untuk menelepon Anda sehingga Anda dapat mempersiapkan diri sebelumnya.

Mengonfirmasi detail wawancara lewat telepon Anda juga memastikan bahwa semua profesional yang terlibat mengetahui jadwal tersebut.

2. Menjawab panggilan telepon secara pribadi

Setelah menjadwalkan wawancara telepon, penting bagi Anda untuk mempersiapkan diri menjawab panggilan telepon itu sendiri.

Misalnya, beri tahu anggota keluarga atau teman sekamar Anda bahwa Anda sedang mengantisipasi panggilan telepon untuk wawancara kerja.

Hal ini memastikan bahwa semua orang menyadari pentingnya berada jauh dari telepon ketika panggilan telepon datang.

3. Dengarkan pewawancara dengan penuh perhatian

Saat Anda masuk ke dalam percakapan, dengarkan pewawancara dengan penuh perhatian saat mereka menjelaskan detail pekerjaan dan mengajukan pertanyaan kepada Anda.

Hindari menyela pewawancara ketika mereka berbicara, dan jika Anda memikirkan sesuatu yang ingin Anda katakan, tuliskan untuk diskusi lebih lanjut ketika giliran Anda untuk berbicara.

Selain itu, berlatih mendengarkan secara aktif dapat memastikan Anda terhindar dari miskomunikasi atau kesalahpahaman tentang sesuatu yang dibahas pewawancara dengan Anda.

Baca juga: Tips Lolos Tes Kepribadian Saat Interview Kerja

4. Catat dan ajukan pertanyaan

Buat catatan dan ajukan pertanyaan selama wawancara telepon Anda. Misalnya, catat persyaratan khusus untuk pekerjaan atau sumber daya tambahan untuk membantu Anda mempersiapkan diri untuk peran tersebut jika pewawancara menyebutkannya.

Demikian pula, jika ada sesuatu yang tidak jelas bagi Anda, tanyakan kepada pewawancara tentang hal itu. Anda bisa menambahkan klarifikasi mereka ke catatan Anda untuk referensi nanti.

5. Tindak lanjuti setelah proses interview selesai

Terakhir, setelah Anda mengakhiri panggilan telepon dengan pewawancara, tindak lanjuti dengan pesan terima kasih untuk menunjukkan apresiasi Anda dan untuk menegaskan kembali antusiasme Anda untuk pekerjaan itu.

Tidak hanya mengirimkan pesan tindak lanjut yang sesuai dengan etika wawancara yang tepat, tetapi juga dapat meningkatkan peluang Anda diundang untuk wawancara langsung.

Baca juga: Tips Menjawab Berapa Gaji yang Diharapkan saat Interview

Tips Lain yang Bisa Anda Gunakan Untuk Proses Interview Lewat Telepon yang Lebih Baik

Memulai wawancara lewat  telepon bisa tampak sama menakutkannya dengan wawancara tatap muka, tetapi mempertimbangkan tips berikut saat Anda mempersiapkan wawancara telepon dapat menambah kesuksesan wawancara Anda:

1. Buat daftar keterampilan dan kualifikasi Anda

Buatlah daftar keterampilan dan kualifikasi Anda dengan menuliskan kekuatan Anda dan kredensial tambahan yang membuat Anda memenuhi syarat untuk pekerjaan itu.

Kemudian, cocokkan daftar keterampilan Anda dengan persyaratan pekerjaan sehingga Anda memiliki penjelasan yang siap ketika Anda ditanya tentang latar belakang profesional Anda.

2. Menerima telepon di lingkungan yang tepat

Ketika bersiap-siap untuk wawancara telepon, pastikan Anda memiliki lingkungan yang tenang dan bebas dari gangguan.

Jika Anda tinggal bersama orang lain di rumah Anda, mintalah mereka pergi ke ruangan lain atau pindahkan percakapan Anda ke ruang yang lebih pribadi.

Anda juga dapat menggunakan ruangan terpisah di mana Anda dapat menutup pintu untuk mengurangi gangguan yang berisik.

Baca juga: Tips Saat Melakukan HR Interview Beserta Contoh Pertanyaan dan Jawaban

3. Jika bisa, gunakan telepon rumah, bukan telepon seluler

Jika Anda memiliki akses ke telepon rumah, pertimbangkan untuk menggunakannya daripada ponsel Anda. Dengan cara ini, Anda dapat menghindari penerimaan yang buruk atau risiko wawancara telepon Anda terputus.

4. Tanyakan tentang langkah selanjutnya dalam tindak lanjut Anda

Ketika Anda mengirim pesan tindak lanjut ucapan terima kasih, tanyakan tentang langkah selanjutnya dalam proses perekrutan.

Hal ini bisa menunjukkan kepada manajer perekrutan, keinginan Anda untuk bekerja di perusahaan serta kemampuan Anda untuk mengikuti arahan spesifik.

Baca juga: Contoh Pertanyaan Tes EQ dalam Proses Interview Karyawan

Kesimpulan

Baik melakukan interview melalui telepon atau melakukan interview tatap muka, Anda harus memiliki persiapan yang matang untuk menjawab pertanyaan rekruiter.

Sebelum melakukan interview lewat telepon, pastikan Anda mengetahui kategori pertanyaan dan kelompokkan poin-poin pembicaraan Anda sesuai dengan itu, mulai dari yang paling sederhana hingga yang lebih kompleks. Tiga tipe dasar pertanyaan wawancara telepon adalah:

• Pertanyaan umum: Ini adalah pertanyaan umum yang ditanyakan dalam sebagian besar wawancara telepon.
• Pertanyaan perilaku: Pertanyaan perilaku berfokus pada skenario spesifik dari pengalaman kerja kandidat sebelumnya. Pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan Anda untuk lebih memahami bagaimana mereka menangani dan berperilaku dalam situasi tertentu.
• Pertanyaan situasional: Jika Anda ingin menilai proses berpikir dan reaksi kandidat dalam situasi tertentu, pertanyaan wawancara situasional bisa sangat efektif. Dengan menggunakan metode ini, Anda mendeskripsikan kejadian nyata atau hipotetis dan kemudian menanyakan kepada pelamar bagaimana mereka akan menanggapinya.

Disisi lain jika Anda adalah pemilik bisnis atau bagian tim HR dan memerlukan solusi untuk proses mengontrol dan mengelola data karyawan dan proses payroll dengan lebih praktis, Anda bisa mencoba menggunakan sistem modern, salah satunya dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan data karyawan termasuk data cuti, payroll, tunjangan, pencatatan kehadiran, dan masih banyak lagi.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.