Sebagian besar perusahaan, membutuhkan seseorang yang bertanggung jawab dalam mengerjakan jobdesk asisten manajer, untuk memberikan dukungan kepada manajer dan tim. Secara umum, mereka bertugas untuk melaksanakan tugas administratid, mengelola jadwal, dan membantu dalam pengambilan keputusan.
Selain itu, asisten manajer juga kerap menjadi jembatan antara karyawan dan manajemen dalam menciptakan lingkungan kerja yang transparan dan efektif.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu asisten manajer, jobdesk, skill, jenjang karier, hingga kisaran gajinya.
Apa yang Dimaksud dengan Asisten Manajer?
Asisten manajer adalah seseorang yang bertugas untuk melaksanakan prosedur kerja sesuai petunjuk dari seorang manajar. Sebagai asisten manajer, Anda akan menangani berbagai tugas, seperti merekrut dan melatih karyawan baru, serta memberikan dukungan kepada pelanggan.
Selain itu, Anda juga bertanggung jawab dalam memantau pengeluaran perusahaan dan pengelolaan anggaran. Anda pun harus memastikan hubungan baik dengan pelanggan dan karyawan, serta memastikan tim dapat bekerja secara optimal.
Tentunya, Anda juga memiliki tanggung dan peran kepemimpinan terhadap karyawan lain, misalnya dengan menugaskan pekerjaan kepada mereka dan memastikan tugas-tugas tertentu selesai tepat waktu.
Artinya, sebagian besar asisten manajer bekerja untuk membantu para eksekutif dalam menjaga kelancaran operasional. Saat eksekutif atau manajer utama tidak bisa hadir di tempat, Anda akan bertangung jawab atas kepemimpinan tim.
Oleh karena itu, untuk berkarier di bidang ini, Anda membutuhkan bekal keterampilan seperti problem solving, mampu memberikan arahan dan saran, keterampilan organisasi yang baik, dan masih banyak lagi.
Baca Juga: 10 Cara Melatih Manajer Baru dan Tips Suksesnya
Apa Perbedaan antara Asisten Manajer dan Manajer?
Manajer bertanggung jawab atas suatu bagian, fungsi, atau kelompok karyawan tertentu. Mereka mengawasai tugas-tugas dalam departemen yang dipimpin dan seluruh karyawan di bawah tanggung jawab mereka.
Tugas utamanya adalah memastikan tim berjalan dengan baik, menetapkan tujuan tim, serta mengambil langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab dalam mengevaluasi kinerja tim dan karyawan, serta proses perekrutan karyawan baru dan menyesuaikannya dengan kebutuhan departemen. Tentunya, manajer juga berperan dalam menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan memastikan agar karyawan tetap termotivasi.
Lantas, di mana letak perbedaan antara manajer dan asisten manajer? Secara umum, kedua peran ini membutuhkan keterampilan sesurpa dalam mengerjakan tugas sehari-hari, seperti pelayanan pelanggan, pengelolaan gaji, dan mengontrol persediaan perusahaan.
Namun, keduanya juga memiliki perbedaan signifikan, seperti keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan tanggung jawab masing-masing.
Misalnya, seorang asisten manajer kemungkinan membutuhkan keterampilan dalam pekerjaan administratif dan matematika dasar, sementara seorang manajer umumnya wajib memiliki keterampilan dalam mengelola laporan keuangan, manajemen, dan pengelolaan SDM.
Baca Juga: Pelatihan Manajerial: Arti, Manfaat, Teknik, Hingga Langkahnya
Apa Saja Jobdesk Asisten Manajer?
Sebagai asisten manajer, Anda memiliki berbagai macam tugas, seperti:
1. Administratif dan Dukungan Kantor
Pertama, Anda bertugas untuk menangani panggilan telepon masuk dan keluar, memberikan pelayanan penerima tamu, serta menjaga kelancaran urusan administrasi sehar-hari.
Selain itu, Anda juga bertanggung jawab dalam memproses dokumend an pembuatan laporan untuk mendukung efisiensi operasional kantor.
2. Mengelola Jadwal dan Janji
Merencanakan dan mengelola jadwal harian, termasuk mengatur perjalanan bisnis dan penjadwalan meeting juga merupakan jobdesk asisten manajer.
Tak hanya itu, Anda juga bertugas untuk memastikan koordinasi yang baik antara manajemen dan pihak terkait, serta memberikan pengingat dan kepastian terkait janji atau pertemuan yang dijadwalkan.
3. Pertemuan dan Acara
Selanjutnya, Anda juga bertugas untuk mengelola pertemuan, konferensi, atau acara perusahaan. Mulai dari penyusunan undangan, persiapan materi, hingga penanganan masalah logistik untuk memastikan kelancaran pelaksanaan acara.
4. Penyusunan Dokumen dan Laporan
Sebagai pendukung manajer, Anda pun bertanggung jawab dalam menyusun, mengdeit, dan mengelola dokumen penting, laporan, serta surat-menyurat yang diperlukan oleh manajemen. Dalam hal ini, Anda juga perlu memastikan keakuratan dan ketepatan dalam penyampaian informasi.
Baca juga: Jobdesk UI/UX, Keterampilan, Hingga Kisaran Gajinya
5. Tugas Tambahan bedasarkan Permintaan
Selanjutnya, asisten manajer berperan dalam melaksanakan berbagai tugas tambahan sesuai permintaan manajemen, seperti melakukan riset pasar, analisis data, atau tugas khusus lainnya untuk mengurangi beban kerja manajer.
6. Pengawasan Tim
Mengawasi tim, termasuk penyusunan jadwal kerja, pengelolaan cuti, menangani pertanyaan staf, dan mengambil tindakan disipliner jika diperlukan juga menjadi jobdesk asisten manajer. Selain itu, Anda turut mengevaluasi kinerja karyawan serta mengatur program pelatihan dan pengembangan.
Nah, untuk memudahkan Anda dalam bekerja, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub. Dengan software ini, sebagai asisten manajer, Anda dapat menyusun jadwal kerja melalui sistem drag and drop. Kemudian, para karyawan juga dapat melihat jadwal tersebut pada smartphone masing-masing.
Selain itu, Anda tidak perlu repot-repot dalam hal pengelolaan cuti, karena Gajihub dilengkapi fitur employee self service (ESS) yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti dan izin secara mandiri melalui aplikasi.
Anda pun dapat melakukan approval melalui website Gajihub, yang membuat Anda lebih hemat waktu dalam bekerja. Dengan demikian, Anda akan lebih fokus terhadap pekerjaan yang membutuhkan strategi dan pertimbangan secara matang.
Tertarik untuk mencobanya? Klik gambar di bawah ini untuk informasi selanjutnya.
Apa Saja Skill yang Dibutuhkan Asisten Manajer?
Dengan beragamnya jobdesk asisten manajer, Anda perlu menguasai beberapa keterampilan agar dapat bekerja secara maksimal, seperti:
1. Problem Solving
Kemampuan problem solving membantu Anda untuk mengidentifikasi permasalahan sekaligus menawarkan solusi, baik dalam menangani keluhan pelanggan, menyusun jadwal shift, atau menyelesaikan konflik antar karyawan.
Pemecahan masalah melibatkan pemahaman mendalam terhadap situasi dan kemapmuan untuk membuat keputusan yang efektif.
2. Organisasi
Keterampilan ini membantu dalam mengelola jadwal karyawan, inventaris, dan catatan bisnis lainnya. Tak hanya itu, kemampuan organisasi yang baik memudahkan manajemen tugas secara efektif. Ini termasuk penugasan tugas dengan jelas dan memastikan semua pekerja memiliki ekspektasi yang jelas.
3. Manajemen Inventaris
Keterampilan manajemen investaris meliputi pengadaan produk baru, pelacakan data penjualan, dan memastikan ketersediaan stok yang cukup. Selain itu, keterampilan ini juga melibatkan perencanaan kebutuhan stok untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Baca juga: Jobdesk Customer Service, Gaji, dan Skill yang Dibutuhkan
4. Komunikasi
Selanjutnya, penting bagi Anda untuk berkomunikasi dengan jelas kepada tim dan staf perusahaan lainnya, guna menyampaikan informasi tentang kebijakan baru, perubahan jadwal, atau perubahan waktu libur. Komunikasi yang efektif juga melibatkan mendengarkan dengans eksama dan memberikan feedback yang konstruktif.
5. Keamanan dan Perlindungan
Asisten manajer bertanggung jawab atas keamanan karyawan dan pelanggan, termasuk pelatihan staf tentang prosedur darurat dan memastikan semua langkah keamanan terpenuhi. Hal ini melibatkan pemahaman yang baik tentang kebijakan keamanan dan implementasinya.
6. Pengambilan Keputusan
Sebagai asisten manajer yang baik, Anda juga perlu mengevaluasi situasi dan menentukan langkah terbaik, untuk diterpakan dalam pembuatan jadwal, penetapan tugas dan penyelesaian konflik di tempat kerja.
Untuk mengambil keputuan yang baik, Anda memerlukan kemampuan analisis informasi secara cermat dan pertimbangan yang matang.
Baca Juga: 16 Teknik Pengambilan Keputusan yang Bisa Digunakan Pemimpin
7. Pelatihan dan Pengembangan
Berikutnya, penting bagi Anda untuk mengembangkan keterampilan tim melalui pelatihan dan pembinaan, baik untuk kemajuan dalam peran mereka maupun untuk pertumbuhan perusahaan. Kemampuan ini melibatkan pemahaman yang mendalam tentang kebutuhan pengembangan individu dan menyusun rencana yang sesuai.
8. Kepemimpinan
Saat manajer utama tidak hadir, skill ini dapat membantu Anda untuk memberikan arahan kepada karyawan. Skill ini juga melibatkan kemampuan untuk memberikan inspirasi dan memotivasi tim.
9. Manajemen Kinerja
Melakukan evaluasi kinerja rutin, membuat rencana pengembangan karyawan, dan menetapkan tujuan bagi anggota tim juga menjadi jobdesk asisten manajer. Untuk itu, Anda perlu memiliki skill manajemen kinerja, mulai dari memberikan feedback yang konstruktif dan membantu karyawan mencapai potensi penuh mereka.
Baca Juga: 10 Tips Membangun Manajemen Tim di Lingkungan Kerja
10. Pelayanan Pelanggan
Skill ini dibutuhkan untuk berinteraksi langsung dengan pelangan dan memastikan pengalaman pelanggan yang memuaskan. Selain itu, Anda juga perlu mengatasi masalah pelanggan secara efisien serta menciptakan hubungan yang positif.
11. Analisis Data
Anda dapat menggunakan kemampuan ini untuk membuat keputusan bisnis, misalnya terkait analisis tren penjualan, demografi pelanggan, dan kinerja karyawa nuntuk menginformasikan keputusan strategis perusahaan.
12. Penyelesaian Konflik
Terakhir, Anda harus mampu untuk mmeredakan konflik antar karyawan atau dengan pelanggan, serta memastikan lingkungan kerja tetap tenang dan produktif. Keterampilan ini melibatkan kemampuan untuk mendengarkan semua pihak dan menemukan solusi yang adil.
Baca Juga: Conflict of Interest: Arti, Dampak, Hingga dan Cara Mengatasinya
Pendidikan Apa yang Diperlukan untuk Menjadi Asisten Manajer?
Setiap perusahaan biasanya memiliki kriteria sendiri terkait posisi asisten manajer, namun jika Anda ingin berkarier di posisi ini, Anda disarankan untuk memiliki gelar minimal D3 atau S1 dari jurusan Bisnis dan Manajemen ataupun bidang terkait lainnya.
Dengan mengambil jurusan tersebut, Anda dapat memperoleh pengetahuan dala bidang amanjemen dan memiliki berbagai keterampilan yang dapat diterapkan di lingkungan perusahaan.
Baca Juga: 15 Jenis Kompetensi Kepemimpinan yang Wajib Dimiliki Manajer
Bagaimana Jenjang Karier Seorang Asisten Manajer?
Setelah berhasil menjadi seorang asisten manajer, Anda dapat melanjutkan posisi ke jenjang karier berikutnya, seperti:
1. Low-Level Managers (Manajer Operasional)
Bertanggung jawab membimbing staf produksi, mencakup posisi seperti manajer area, kepala departemen, dan manajer kantor.
2. Middle-Level Managers
Berperan sebagai perantara antara manajemen atas dan bawah, mengatur kinerja departemen, termasuk posisi seperti manajer cabang, manajer regional, dan manajer umum.
3. Top-Level Managers
Bertanggung jawab membuat keputusan strategis, menetapkan target, dan merencanakan kebijakan perusahaan. Jabatan di tingkat ini termasuk Chief Executive Officer (CEO), managing director, president, atau Chief Financial Officer (CFO).
Baca Juga: Pengertian Manajemen, Jenis, Level, Fungsi, dan Tips Menjadi Manajer
Berapa Kisaran Gaji Asisten Manajer?
Gaji seorang asisten manajer umumnya berkisar Rp5.500.000 hingga Rp12.000.000 per bulan, namun angka tersebut dapat bervariasi tergantung pada beberapa faktor seperti industri, lokasi perusahaan, dan tingkat pengalaman seseorang.
Selain gaji, asisten manajer juga akan menerima paket kompensasi lainnya seperti BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan untuk memberikan perlindungan kesehatan dan jaminan sosial kepada karyawan.
Baca Juga: Agility bagi Karyawan, Komponen, dan Cara Meningkatkannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa asisten manajer berperan penting dalam mendukung pekerjaan manajer utama dan beragam hal lain yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusaahaan.
Inilah yang membuat jobdesk asisten manajer sangat bervariasi, mulai dari mengerjakan tugas administrasi, mengelola staf, hingga mengerjakan berbagai tugas tambahan yang harus dikerjakan secara cepat dan efisien.
Oleh karena itu, untuk menghadapi berbagai tugas manajerial, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub, yang akan mempermudah asisten manajer dalam mengelola jadwal karyawan dan urusan admininstrasi lainnya.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.