Ketahui Macam-Macam Job Desk Administrasi di Berbagai Bidang

Ameliaon1 Comment on Ketahui Macam-Macam Job Desk Administrasi di Berbagai Bidang
tugas admin banner

Setiap perusahaan membutuhkan administrasi yang efisien untuk menjaga operasional tetap teratur dan mendukung pencapaian tujuan bisnis.

Job desk administrasi meliputi berbagai tugas penting yang berkaitan dengan pengelolaan data, dokumen, dan kebutuhan operasional perusahaan sehari-hari.

Administrasi memiliki peran vital dalam memastikan semua proses internal berjalan lancar dan mendukung kelancaran kerja tim di berbagai divisi.

Macam-macam admin dalam perusahaan bisa mencakup admin umum, admin keuangan, admin HRD, hingga admin gudang sesuai kebutuhan bisnis.

Selain itu, tenaga administrasi perlu memiliki berbagai keterampilan seperti ketelitian, komunikasi, pengelolaan waktu, dan kemampuan menggunakan software administrasi.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu staf administrasi, jobdsek, skill wajib, hingga tools penting untuk bekerja.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Staf Administrasi?

job desk administrasi 9

Seorang staf administrasi atau administrator adalah seseorang yang membantu organisasi untuk mencapai tujuan mereka dengan cara yang efisien.

Mereka bisa bekerja di berbagai perusahaan dan memiliki tugas yang berbeda, tergantung pada jenis bisnis atau institusi tempat mereka bekerja.

Secara umum, staf administrasi akan membuat rencana jangka pendek dan panjang untuk memastikan operasional perusahaan dapat berjalan dengan sukses, menetapkan tujuan, serta mengatur kegiatan.

Mereka juga mengawasi proses dan mempermudah fungsi bisnis agar semuanya berjalan dengan lancar dan efisien.

Administrasi memiliki kategori yang sangat luas, sehingga terdapat jenis pekerjaan adminsitratif yang berbeda, seperti admin keuangan, admin proyek, admin marketing, admin HR, admin media sosial, dan masih banyak lagi.

Baca Juga: Buku Panduan Karyawan: Arti, Manfaat, Hingga Cara Membuatnya

Job Desk Administrasi secara Umum

job desk administrasi 8

Secara umum, berikut adalah job desk administrasi di perusahaan:

  1. Mengoordinasikan kegiatan dan operasional kantor untuk memastikan efisiensi dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
  2. Mengawasi staf administrasi dan membagi tugas untuk memastikan kinerja yang baik.
  3. Mengelola jadwal, agenda, perjalanan dan sebagainya untuk manajemen atas.
  4. Mengelola telepon dan korespondensi (email, surat, paket, dll.).
  5. Mendukung prosedur anggaran dan pencatatan keuangan.
  6. Membuat dan memperbarui catatan dan basis data dengan data personalia, keuangan, dan lainnya.
  7. Melacak stok persediaan kantor dan melakukan pemesanan saat diperlukan.
  8. Mengajukan laporan tepat waktu dan menyusun presentasi/proposal sesuai tugas yang diberikan.
  9. Membantu rekan kerja jika diperlukan.

Baca Juga: Talent Management Metrics: Arti, Manfaat, dan Contoh Metriksnya

Pentingnya Administrasi dalam Perusahaan

job desk administrasi 7

Pengelolaan administrasi dalam sebuah perusahaan sangat penting karena merupakan dasar untuk menjalankan tugas dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta dapat berkontribusi pada kelangsungan dan pertumbuhan organisasi.

Hal ini dapat dicapai melalui langkah-langkah berikut:

  • Perencanaan: Merupakan proses merumuskan tujuan organisasi dan mengusulkan metode untuk mencapainya.
  • Organisasi: Proses membagi tugas dan sumber daya secara adil di antara anggota organisasi agar dapat digunakan dengan efisien sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
  • Pengarahan: Praktik memantau dan mendorong karyawan untuk melaksanakan tindakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
  • Kontrol: Melibatkan pengawasan dan memastikan bahwa tindakan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Dengan pengelolaan administrasi yang baik, organisasi dapat menggunakan sumber daya yang tepat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Hal ini dapat dicapai dengan semua orang bekerja sama untuk mencapai kesuksesan organisasi.

Baca Juga: Cara Pengumpulan Data Karyawan, HR Wajib Tahu

Macam-Macam Job Desk Administrasi di Berbagai Bidang

job desk administrasi 6

Secara umum, job desk administrasi yaitu mengelola kegiatan dan operasional perusahaan untuk mencapai efisiensi.

Selain itu, staf administrasi juga memiliki tugas lain tergantung bidang yang mereka geluti.

Berikut adalah beberapa jenis admin di berbagai bidang:

1. Admin HRD

Admin HRD merupakan seorang profesional yang bertugas mengelola operasional SDM untuk suatu organisasi.

Tugas mereka dapat mencakup mengelola tunjangan serta kompensasi, mendokumentasikan proses perekrutan, menetapkan dan menginformasikan kebijakan internal, dan memastikan organisasi tetap mematuhi peraturan ketenagakerjaan dan pengupahan di Indonesia.

Tanggung jawab admin HRD juga bervariasi tergantung industri perusahaan tempat mereka bekerja.

Namun, para profesional ini biasanya menangani sebagian besar kebutuhan administratif departemen SDM.

Sementara anggota tim yang lebih senior, seperti direktur SDM bertanggung jawab untuk mengawasi keputusan strategis.

2. Admin Media Sosial

Admin media sosial berperan sebagai orang yang mengelola dan mengatur platform media sosial suatu organisasi.

Job desk administrasi di bidang media sosial yaitu mengumpulkan konten untuk menarik followers dan mempromosikan produk atau layanan dengan cara positif.

Selain itu, admin media sosial juga bertugas untuk menciptakan dan melaksanakan kampanye media sosial untuk mempromosikan produk.

Mereka biasanya akan melakukan riset untuk melihat apa yang dilakukan kompetitor dan mempelajari tren populer terkait strategi marketing.

Kemudian, admin media sosial harus merespons dengan cepat dan sesuai terhadap keluhan, pertanyaan, dan komentar yang muncul di halaman media sosial perusahaan, baik di Instagram, LinkedIn, website resmi perusahaan, dan sebagainya.

3. Admin Keuangan

Seorang admin keuangan bertanggung jawab untuk mengatur keuangan suatu organisasi.

Biasanya, mereka melakukan tugas-tugas seperti memproses faktur penjualan, menyediakan informasi keuangan, mengelola anggaran serta menyusun laporan bulanan, dan sebagainya.

Di samping itu, admin keuangan juga bertanggung jawab untuk mengendalikan keuangan dan melindungi aset organisasi.

Tugas-tugas ini penting dalam menjaga keuangan perusahaan agar berjalan dengan baik.

Baca Juga: Administrasi Kepegawaian: Pengertian dan Lingkupnya dalam Bisnis

4. Admin Marketing

Admin marketing atau pemasarn umumnya bertanggung jawab untuk menciptakan dan menjaga citra publik bagi seluruh organisasi atau klien, melalui kegiatan promosi, materi pemasaran, dan tanggapan terhadap isu-isu terkait.

Tugas-tugas admin marketing meliputi menciptakan iklan, logo dan slogan, mempersiapkan materi pemasaran, mengatur liputan media, dan sebagainya.

Mereka biasanya bekerja dengan berbagai orang di dalam dan luar perusahaan, termasuk eksekutif, asisten, dan mitra bisnis.

5. Admin Proyek

Admin proyek adalah seorang profesional yang bertugas mengkoordinasikan kegiatan proyek, mengatur jadwal, dan memastikan proyek selesai tepat waktu dan sesuai anggaran.

Job desk administrasi proyek meliputi jadwal pertemuan, mencatat keputusan, memecah proyek menjadi tugas-tugas yang dikelola dengan baik, serta membuat alur kerja.

Mereka juga memantau kemajuan proyek hingga menangani masalah.

Admin proyek juga bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan berbagai pihak terkait dan memantau kinerja proyek.

Baca Juga: Mengenal Jabatan CHRO, Tugas, dan Kompetensinya

8 Skill yang Wajib Dimiliki Staf Administrasi

Tenaga profesional administrasi memiliki banyak peran yang beragam. Oleh karena itu, mereka harus bisa mengerjakan beberapa tugas sekaligus.

Untuk dapat menguasai tugas-tugasnya, merangkum dari Upwork, berikut adalah beberapa keterampilan yang wajib dikuasai oleh staf administrasi:

1. Keterampilan Komunikasi

Staf administrasi akan menghabiskan banyak waktu untuk berkomunikasi dengan klien dan orang lain, mulai dari menyampaikan pesan, mengurus pesanan dari vendor, menjawab telepon, serta membantu klien dengan menjawab pertanyaan mereka.

Inilah yang membuat staf administrasi wajib memahami cara meningkatkan kemampuan komunikasi.

Selain secara lisan, mereka juga membutuhkan keterampilan komunikasi tertulis untuk membuat email marketing, mengetik catatan, atau menulis surat terkait tagihan pembayaran.

Selain menjadi komunikator yang baik, staf administrasi juga perlu menjadi pendengar yang baik.

Sebab, cara terbaik untuk berkomunikasi secara efektif adalah dengan berbicara lebih sedikit dan mendengarkan secara saksama apa yang orang lain butuhkan.

2. Kecerdasan Emosional yang Kuat

Kecerdasan emosional merupakan kemampuan untuk memahami perasaan orang lain.

Untuk pekerjaan administrasi, skill ini akan memudahkan mereka dalam bekerja sama dengan anggota tim.

Misalnya, sebagai staf administrasi, Anda bertugas untuk membalas email seorang klien yang mengajukan keluhan.

Dengan kecerdasan emosional yang kuat, Anda dapat menanggapi email tersebut dengan cepat dan sopan, kemudian memberi tahu anggota tim untuk memastikan situasi tidak memanas dan mencegah klien menjadi lebih marah.

3. Manajemen Waktu

Salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan pekerjaan ini adalah mengatur jadwal secara efektif.

Oleh karena itu, para profesional administrasi harus memiliki keterampilan manajemen waktu, agar dapat mengerjakan tugas secara efisien dan tepat waktu.

4. Keterampilan Problem Solving

Problem solving adalah proses untuk mengidentifikasi masalah, mencari solusi, dan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai solusi tersebut.

Melalui keterampilan tersebut, pekerja administrasi dapat mengatasi konflik terkait jadwal, masalah yang berhubungan teknologi, atau mengatasi keluhan dari pelanggan.

Baca Juga: Administrasi Kepegawaian: Pengertian dan Lingkupnya dalam Bisnis

5. Beriorientasi pada Detail

Saat bekerja sebagai staf administrasi, penting bagi Anda untuk memperhatikan setiap detail pekerjaan.

Misalnya, saat memasukkan data, menulis email, atau mengirim surat kepada klien.

Perlu Anda ingat, sebuah pekerjaan yang penuh dengan kesalahan akan terlihat tidak profesional.

6. Keterampilan Teknologi

Selanjutnya, Anda juga perlu memiliki keterampilan dalam menggunakan berbagai software. 

Misalnya, saat ini Anda bekerja sebagai admin HRD, maka Anda wajib menguasai human resources information software (HRIS).

HRIS adalah software yang digunakan perusahaan untuk mengelola semua sistem terkait karyawan secara elektronik.

Sistem ini membantu perusahaan dalam memantau siklus rekrutmen, mendokumentasikan kinerja karyawan, serta mengelola pengganjian dan tunjangan.

Jika saat ini perusahaan Anda belum menggunakan HRIS dan ingin mencoba untuk mencapai efisiensi, Anda dapat mencoba Gajihub.

Gajihub merupakan sebuah software payroll dan HR dengan beragam fitur yang dapat membantu perusahaan meminimalisir biaya terkait administrasi SDM.

Bersama Gajihub Anda Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari penyediaan slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.

Selain itu, jika Anda merupakan seorang staf administrasi yang bekerja secara jarak jauh, Anda perlu menguasai software tertentu, seperti Zoom, Slack, Google Workspace, dan lain-lain.

7. Kemampuan Menggunakan Microsoft Office

Microsoft Office terdiri dari sekelompok software yang dapat membantu staf adminstrasi dalam melakukan berbagai tugas-tugasnya, mulai dari Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan sebagainya.

8. Pengelolaan yang Baik

Staf administrasi harus memiliki keterampilan dalam mengatur pekerjaan dengan baik.

Sebab, mereka mungkin akan mengelola kalender kerja atasan yang sibuk, menjadwalkan wawancara pekerjaan dengan manajer rekrutmen, menulis deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.

Oleh karena itu, staf administrasi yang tidak memiliki skill pengelolaan dikhawatirkan akan merasa stres dan tertekan dalam menjalani pekerjaannya.

Baca Juga: Audit Keterampilan: Arti, Jenis, Hingga Tips Melakukannya

Apa Saja Tools dan Software yang Digunakan oleh Admin?

Berikut beberapa software dan tools yang kerap digunakan oleh admin untuk mempermudah pekerjaannya: 

1. Software Manajemen Proyek

Software ini digunakan untuk mengatur tugas, deadline, dan memantau progres pekerjaan tim agar lebih terorganisir.

Contohnya:

  • Trello (trello.com): aplikasi berbasis board yang memudahkan pembuatan task list dan kolaborasi proyek harian.
  • Asana (asana.com): platform manajemen proyek untuk membagi tugas, menetapkan deadline, dan melacak progres secara visual.
  • Monday.com (monday.com): software project management dengan tampilan visual untuk memantau workflow dan jadwal kerja tim.
  • ClickUp (clickup.com): aplikasi all-in-one untuk mengatur tugas, membuat dokumen, hingga goal setting dalam satu platform.

2. Software Keuangan dan Pembukuan

Software ini berfungsi untuk mencatat transaksi, mengelola laporan keuangan, dan memantau cash flow bisnis.

Contohnya:

  • Kledo (kledo.com): software akuntansi online lokal yang cocok untuk pembukuan bisnis UMKM hingga perusahaan menengah.
  • QuickBooks (quickbooks.intuit.com): aplikasi akuntansi internasional yang praktis untuk usaha kecil dalam mencatat transaksi dan laporan laba rugi.

3. Aplikasi Pengelolaan Dokumen 

Aplikasi ini digunakan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola file dokumen agar lebih aman dan mudah diakses kapan saja. 

Contohnya: 

  • Google Drive (drive.google.com): layanan cloud storage gratis dari Google untuk menyimpan berbagai file dan folder online.
  • Microsoft OneDrive (onedrive.live.com): cloud storage dari Microsoft yang terintegrasi langsung dengan Office 365.
  • Dropbox (dropbox.com): aplikasi penyimpanan cloud yang memudahkan upload, share, dan backup file secara online.
  • Zoho Docs (zoho.com/docs): platform manajemen dokumen online untuk menyimpan dan berbagi file dengan aman.

4. Aplikasi Komunikasi

Aplikasi ini memudahkan admin dan tim untuk berkomunikasi, diskusi, hingga meeting virtual secara praktis. 

Contohnya: 

  • Slack (slack.com): aplikasi chat untuk tim kerja dengan fitur channel khusus, file sharing, dan integrasi ke berbagai tools.
  • Microsoft Teams (teams.microsoft.com): aplikasi meeting dan chatting online yang terhubung langsung ke Microsoft 365.
  • Google Chat (chat.google.com): platform chatting dari Google yang terintegrasi dengan Gmail dan Google Workspace.
  • Zoom (zoom.us): aplikasi video conference populer untuk meeting online, webinar, hingga diskusi virtual antar tim.

Baca Juga: Tugas Admin HRD dan Skill yang Dibutuhkan

Bagaimana Jenjang Karier di Bidang Administrasi?

Sebagai staf administrasi, berikut jenjang karier yang bisa Anda capai:

1. Administrative Staff

Administrative staff merupakan posisi entry-level yang bertugas membantu pekerjaan administratif dasar seperti pengarsipan, pembuatan laporan, mengatur jadwal, dan korespondensi. 

2. Office Supervisor

Pada posisi ini, Anda mulai bertanggung jawab memimpin tim administrasi, mengatur alur kerja, serta memastikan kelancaran operasional administrasi di perusahaan.

3. Specialist Administration 

Posisi spesialisasi di bidang administrasi tertentu yang butuh keahlian khusus, seperti administrasi keuangan, administrasi personalia, atau administrasi hukum.

4. General Manager Administration

Posisi puncak di divisi administrasi yang bertanggung jawab atas seluruh layanan pendukung perusahaan, dari administrasi hingga fasilitas kantor.

Baca Juga: Tugas Admin HRD dan Skill yang Dibutuhkan

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa job desk administrasi mencakup segala hal yang dapat mendukung perusahaan dalam mencapai tujuan.

Sebagai staf administrasi, Anda bertanggung jawab menyusun rencana guna memastikan operasional perusahaan dapat berjalan dengan sukses, menetapkan tujuan, serta mengelola kegiatan. 

Untuk mempermudah Anda dalam pengelolaan karyawan, Anda dapat mengandalkan fitur-fitur dari Gajihub, mulai dari absensi, cuti, hingga penyediaan slip gaji kepada karyawan kepada Gajihub.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.

Catatan Kaki:

Amelia
Latest posts by Amelia (see all)

1 thought on “Ketahui Macam-Macam Job Desk Administrasi di Berbagai Bidang”

  1. Pingback: Analisis Pekerjaan: Arti, Manfaat, Metode, Hingga Tahapannya

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *