Download 10 Contoh dan Template Surat Tanda Terima Dokumen

Dalam dunia kerja, surat tanda terima dokumen menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dan contoh surat serah terima dokumen membantu memudahkan Anda untuk membuatnya.

Surat tanda terima dokumen digunakan sebagai bukti tertulis bahwa pihak pengirim telah menyerahkan dokumen kepada pihak penerima.

Dokumen termasuk menjadi bagian dari surat ini di antaranya proposal, kontrak, hingga dokumen penting lainnya.

Pengiriman surat tanda terima dokumen dilakukan untuk memastikan akuntabilitas baik dari pihak penerima atau pengirimnya.

Dengan adanya surat ini dapat dihindari terjadinya sengketa atau perselisihan yang dapat terjadi di kemudian hari antar kedua pihak, baik dari pihak pengirim atau dari pihak penerima.

Hal ini karena surat terima dokumen diakui di mata hukum sehingga jika terjadi sengketa dalam penyerahan dokumen, surat ini dapat dijadikan sebagai bukti.

Lalu apa saja contoh dari surat tanda terima dokumen ini dan bagaimana cara membuatnya?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai contoh surat tanda terima dokumen.

Untuk penjelasan lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

10 Contoh Surat Tanda Terima Dokumen

Surat tanda terima dokumen merupakan surat yang dijadikan sebagai bukti empiris terkait transaksi serah terima dokumen, baik itu surat penting atau uang.

Dengan adanya bukti ini, dapat digunakan untuk memitigasi kesalahpahaman ataupun gugatan hukum yang berhubungan dengan penyerahan dokumen di kemudian hari.

Hal ini dikarenakan surat tanda terima dokumen secara umum berisi informasi seperti barang yang dikirim, nama penerima dan tanda tangan, hingga kondisi ketika barang diterima.

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat tanda terima dokumen, berikut contohnya untuk Anda:

1. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Permohonan

2. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Jaminan

3. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Berkas

4. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Jual Beli Tanah

5. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Perpajakan

6. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Kendaraan

7. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Template

8. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Surat

9. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Ijazah

10. Contoh Surat Tanda Terima Dokumen Jaminan

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat tanda terima dokumen Anda dapat mendownload templatenya di bawah ini:

Download Template Surat Tanda Terima Dokumen Format Doc

Apa Fungsi dari Surat Tanda Terima Dokumen?

Surat tanda terima dokumen memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Bagian Kontrol Internal Perusahaan

Fungsi yang pertama dari surat tanda terima dokumen adalah untuk mengontrol internal perusahaan.

Dengan adanya surat ini Anda dapat lebih mudah dalam memastikan proses serah terima dokumen dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada.

Melalui pembuatan rincian barang, Anda dapat mencegah kesalahan yang dapat terjadi pada saat proses pengiriman dokumen.

Selain itu, dengan adanya surat ini juga membantu untuk audit dan mencatat inventaris bisnis Anda.

2. Arsip Keluar-Masuk Barang

Surat tanda terima dokumen juga digunakan sebagai arsip keluar-masuk barang.

Surat ini memiliki fungsi sebagai catatan resmi untuk bisnis Anda.

Jadi, jika terjadi permasalahan antara pihak Anda dengan pihak lain, Anda dapat melakukan pelacakan transaksi dengan menggunakan arsip surat.

Cara ini membuat proses pengiriman dokumen dapat menjadi lebih mudah.

3. Untuk Melindungi Bisnis

Surat tanda terima dokumen juga berfungsi untuk melindungi bisnis Anda secara hukum.

Di dalam dokumen ini, Anda dapat menemukan informasi-informasi penting, misalnya tanda tangan dan tanggal.

Dari informasi ini dapat dibuktikan bahwa kedua belah pihak setuju dengan isi kontrak.

Jadi, jika bisnis Anda terlibat di dalam sengketa, Anda hanya perlu menunjukkan surat ini.

4. Memberikan Jaminan Keamanan Administrasi

Surat tanda terima dokumen juga memberikan jaminan keamanan administrasi.

Dengan begitu Anda dapat meminimalisir risiko dokumen terjatuh atau diterima oleh orang yang salah.

5. Untuk Pencegahan Perselisihan

Surat tanda terima dokumen juga memiliki fungsi untuk mencegah perselisihan.

Dengan adanya adanya surat ini Anda memiliki bukti kuat jika ada klaim sepihak terkait status atau keberadaan dokumen tersebut.

Apa Saja Jenis-Jenis Surat Tanda Terima Dokumen?

Dalam surat serah terima dokumen, ada jenis-jenis yang berbeda sesuai dengan fungsinya.

Berikut jenis-jenis dari surat serah terima dokumen:

1. Surat Tanda Terima Dokumen Sederhana

Surat tanda terima dokumen sederhana merupakan surat yang digunakan untuk kebutuhan umum.

Misalnya ketika Anda membutuhkan bukti penerimaan dokumen tanpa format yang terlalu resmi.

2. Surat Tanda Terima Dokumen Sertifikat Rumah

Jenis yang kedua adalah surat tanda terima dokumen sertifikat rumah.

Surat ini digunakan ketika terjadi transaksi jual-beli rumah, di mana keberadaan syrat ini digunakan untuk mencegah terjadinya sengketa atau kesalahpahaman di kemudian hari.

3. Surat Tanda Terima Dokumen Perpajakan

Jenis yang ketiga adalah surat tanda terima dokumen perpajakan.

Surat ini digunakan untuk memudahkan pelaporan pajak, di mana digunakan sebagai dokuen pendukung.

Dengan adanya surat ini dapat memudahkan untuk proses pelaporan pajak secara lebih mudah.

Dengan adanya STT Perpajakan maka dapat memperkecil risiko sanksi pajak, misalnya ketika ada perusahaan yang diduga belum menyerahkan dokumen pendukung perhitungan pajak perusahaan.

Jika sebenarnya perusahaan telah menyerahkan dokumen, maka perusahaan dapat menunjukkan surat ini.

Ini bisa membuat sanksi tidak terlalu berat.

Jadi, pastikan Anda untuk menyimpan dokumen ini untuk berjaga-jaga jika di kemudian hari membutuhkannya.

4. Surat Tanda Terima Dokumen Sertifikat Tanah

Jenis berikutnya adalah surat tanda terima dokumen sertifikat tanah.

Seperti yang diketahui, penjualan tanah menjadi salah satu proses jual beli yang riskan terjadi sengketa di kemudian hari.

Sertifikat Hak Miliki (SHM) sangat penting sebagai bukti kepemilikan.

Jadi, penyerahannya harus dilakukan dengan bukti dokumen dengan tanda tangan.

Dalam pembuatan surat tanda terima sertifikat tanah Anda tidak bisa melakukan secara asal karena harus menghadirkan saksi pada saat pembuatan dan penyerahannya.

5. Surat Tanda Terima Dokumen Kendaraan Bermotor

Jenis berikutnya adalah surat tanda terima dokumen kendaraan bermotor.

Dengan adanya surat ini memudahkan untuk proses balik nama atau perpanjangan STNK di mana dijadikan bukti bahwa telah terjadi jual beli dan penyerahan berkas dokumen.

Tidak hanya itu, dengan adanya dokumen ini maka dapat dipastikan bahwa STNK dan BPKB memang benar-benar diserahkan kepada pihak pembeli atau penerima sehingga dapat mencegah sengketa di masa depan.

6. Surat Tanda Terima Dokumen Mobil

Tidak hanya pada motor, surat tanda terima juga dibutuhkan pada jual-beli mobil.

Fungsinya sama seperti pada motor yakni untuk memudahkan proses balik nama atau perpanjang STNK.

Untuk penyerahan dokumen ini dapat bersama dengan penyerahan unit mobil dan kuncinya.

7. Surat Tanda Terima Dokumen Surat Pengaduan

Berikutnya adalah surat tanda terima dokumen pengaduan.

Ini sering digunakan ketika organisasi atau individu melakukan pengaduan harus ada tanda terima yang dikeluarkan oleh pihak berwenang seperti kepolisian.

Surat ini menjadi bukti bahwa surat pengaduan telah diterima dan dapat segera diproses.

Bagaimana Format Surat Tanda Terima Dokumen?

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat tanda terima dokumen, berikut format yang dapat Anda ikuti:

1. Judul Surat

Pada bagian pertama surat terdapat judul yakni identitas yang membedakan antara satu surat dengan surat lainnya.

Pastikan judul ditulis secara jelas dan singkat sehingga dapat membantu penerima ataupun pengirim mengenali surat ini.

2. Tanggal Penerimaan Surat

Format yang kedua adalah tanggal penerimaan surat di mana ini menjadi informasi kunci dari dokumen ini.

Anda perlu menjelaskan tanggal penerimaan secara rinci yang terdiri dari tanggal, bulan, tahun, hingga jam penerimaannya.

Informasi ini memudahkan untuk arsip dan pencatatan data.

3. Identitas Penerima Surat

Format yang kedua adalah identitas penerima surat.

Identitas ini penting karena menerangkan siapa penerima dokumen ni.

Anda perlu mencantumkan informasi berupa nama lengkap, nomor telepon, hingga alamar.

Identitas menjadi informasi penting untuk mengetahui pihak terakhir yang bertanggung jawab atas dokumen ini.

4. Keterangan Dokumen

Identitas dari dokumen yang diserahkan juga perlu ditulis secara rinci untuk kepentingan pengarsipan.

Keterangan ini dapat berupa nama dokumen, hingga saksi yang melihat penerimaan dokumen tersebut.

5. Tujuan Penyerahan Dokumen

Dalam surat tanda terima dokumen juga penting untuk memuat tujuan penyerahan dokumen.

Anda dapat menyampaikan barang ke pihak lain, baik itu berkaitan dengan penjualan, administrasi, kerja sama, hingga promosi atau tujuan lainnya.

6. Tanda Tangan Penerima dan Pengirim Dokumen

Format keenam adalah tanda tangan penerima dan pengirim dkumen.

Tanda tangan ini menjadi tanda pengesahan dokumen yang bersifat formal.

Bagaimana Cara Membuat Surat Tanda Terima Dokumen?

Untuk membuat surat tanda terima dokumen Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Tulis Informasi Utama

Pertama adalah dengan menuliskan informasi utama dari surat.

Anda dapat menuliskan detail identitas pengirim dan penerima secara lengkap, seperti:

Nama dan jabatan pihak pengirim.
Nama dan jabatan pihak penerima.
Waktu yang terdiri dari hari dan tanggal serah terima.
Daftar dokumen yang diserahkan.
Tanda tangan untuk kedua belah pihak.

2. Atur Layout

Langkah kedua adalah dengan mengatur layout surat.

Anda dapat menggunakan tampilan yang rapi agar pembaca dapat memahami surat tersebut.

Mulai dengan membuat kop surat, judul, paragraf pembuka singkat, tabel daftar dokumen, hingga tanda tangan.

3. Periksa Akurasi Data

Ketiga adalah periksa akurasi data.

Pastikan jumlah fisik dokumen telah sesuai dengan apa yang tertulis di dalam surat.

Anda dapat menggunakan nomor urut yang ada pada daftar dokumen sehingga memudahkan untuk proses pengecekan ulang.

4. Buat dalam Format PDF

Langkah keempat dan terakhir adalah dengan membuat dalam format PDF.

Ini dilakukan agar tampilan tidak berantakan ketika dibuka di perangkat lain.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai contoh surat tanda terima dokumen yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa surat tanda terima dokumen digunakan sebagai dokumen yang menjadi bukti penyerahan dokumen.

Keberadaan dokumen ini sangat penting untuk mencegah terjadinya sengketa yang dapat terjadi di masa depan.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan yang ada di perusahaan, gunakan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.