Ketika kontrak kerja karyawan telah habis dan perusahaan tidak berencana memperpanjangnya, maka dibutuhkan contoh surat habis masa kontrak kerja.
Surat habis masa kontrak kerja karyawan menjadi dokumen penting yang memberitahukan bahwa kontrak kerja telah habis dan tidak diperpanjang.
Surat ini dibuat oleh perusahaan dan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan.
Lalu seperti apa contoh surat habis masa kontrak kerja ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai contoh surat habis masa kontrak kerja dan prosedurnya.
Baca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Bagaimana Prosedur Habis Masa Kontrak Karyawan?
Sesuai penjelasan dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, perjanjian kerja dibagi ke dalam 2 jenis, yakni Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).
Karyawan yang ada di bawah PKWT memiliki masa kerja yang jelas dan berakhirnya kontrak kerja disepakati di dalam kontrak kerja.
Ini berbeda dengan jenis kontrak kerja PKWTT yang lebih fleksibel dan tidak terikat dengan waktu tertentu.
Perusahaan diwajibkan memberikan mengikuti prosedur ketika kontrak kerja karyawan PKWT telah berakhir sesuai dengan ketentuan yang berlaku, seperti:
1. Mengirimkan Pemberitahuan Sebelum Kontrak Berakhir
Sesuai dengan Pasal 62 UU ketenagakerjaan, perusahaan diwajibkan memberikan pemberitahuan kepada karyawan paling lambat 30 hari sebelum masa kontrak berakhir.
Pemberitahuan ini penting untuk dilakukan agar karyawan memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri, baik dengan mencari pekerjaan baru ataupun membuat rencana selanjutnya.
2. Isi Pemberitahuan
Pemberitahuan berisi mengenai habis kontrak kerja harus memuat waktu kontrak berakhir, alasan penghentian kontrak, hingga hak-hak yang dapat diterima oleh karyawan, seperti pesangon atau tunjangan.
Ini sesuai dengan Pasal 156 Undang-Undang Ketenagakerjaan yang mengatur mengenai hak-hak karyawan ketika kontrak berakhir.
3. Dokumen yang Tepat
Surat habis kontrak kerja harus dibuat dalam bentuk tertulis dan harus diserahkan kepada karyawan dengan cara yang dapat dipertanggung jawabkan, baik secara langsung, melalui pos, atau melalui email.
Baca Juga: Contoh Surat Kontrak Tidak Diperpanjang dan Komponennya
Apa Saja Komponen dalam Surat Habis Masa Kontrak Kerja?
Untuk membuat surat habis masa kontrak kerja, penting bagi Anda untuk memahami apa saja komponen yang dimilikinya.
Berikut komponen-komponen yang ada dalam surat habis masa kontrak kerja:
- Kop atau kepala surat
- Nomor surat
- Perihal
- Orang atau karyawan yang dituju
- Isi surat
- Ucapan terima kasih
- Tempat dan tanggal surat
- Tanda tangan dan nama terang
Baca Juga: 10 Hak Pemutusan Kontrak Kerja dan Prosedurnya
Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja
Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat habis masa kontrak kerja, berikut contohnya untuk Anda:
1. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja Template
2. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja PT
3. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja Driver
4. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja Pemberitahuan
5. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja
6. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja Template
7. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja Staf
8. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja Content Marketing
9. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja Template
10. Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja Template
Baca Juga: 9 Hak Kontrak Tidak Diperpanjang Ini Wajib Diketahui HRD
Template Surat Habis Masa Kontrak Kerja
SURAT PEMBERITAHUAN BERAKHIRNYA KONTRAK KERJA
Nomor: 012/HRD/PKWT/III/2026
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) yang telah disepakati antara [Nama Perusahaan] dengan Saudara/i, yang berlaku sejak tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Berakhir], maka dengan ini kami sampaikan bahwa masa kontrak kerja Saudara/i akan berakhir pada:
Tanggal: [Tanggal Berakhir]
Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusi dan kerja sama yang telah diberikan selama masa kerja di [Nama Perusahaan].
Terkait dengan berakhirnya kontrak ini, maka hubungan kerja antara Saudara/i dengan perusahaan dinyatakan selesai sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Adapun hak-hak Saudara/i akan diselesaikan sesuai peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama Perusahaan]
[Tanda Tangan]
[Nama HRD / Pimpinan]
[Jabatan]
Baca Juga: Aturan Perpanjangan Kontrak dan Prosesnya
Apa Saja yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Surat Habis Kontrak Kerja?
Dalam membuat surat habis kontrak kerja, ada hal-hal yang perlu diperhatikan yakni sebagai berikut:
1. Pastikan Informasi Jelas dan Lengkap
Pertama, pastikan informasi jelas dan lengkap yakni memuat hal-hal berikut ini:
- Nama perusahaan dan alamat yang dapat dihubungi
- Nama yang karyawan yang bersangkutan
- Jabatan karyawan
- Tanggal mulai dan berakhirnya kontrak kerja
- Hak-hak yang masih diterima oleh karyawan, seperti pesangon atau uang pengganti cuti
2. Lakukan Pemberitahuan Tepat Waktu
Kedua, pastikan pemberitahuan dilakukan tepat waktu, yakni paling lambat 30 hari sebelum kontrak berakhir.
Aturan 30 hari ini sesuai ketentuan di dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Ketika perusahaan memberikan pemberitahuan lebih awal, maka karyawan memiliki waktu yang cukup untuk merencanakan langkah berikutnya.
Misalnya mencari pekerjaan baru atau membuat rencana baru.
Baca Juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
3. Jelaskan Alasan Pemutusan Kontrak
Menjelaskan alasan pemutusan kontrak tidak selalu dibutuhkan, namun jika perusahaan melakukannya dapat menghindari kebingungan atau potensi sengketa.
Namun jika alasan pemutusan kontrak berkaitan dengan kinerja ataupun masalah sensitif lainnya, perusahaan dapat menjelaskannya secara langsung dalam percakapan pribadi.
4. Berikan Penghargaan dan Apresiasi
Jangan lupa untuk memberikan penghargaan dan apresiasi kepada karyawan bersangkutan.
Ucapkan terima kasih kepada karyawan atas dedikasi mereka selama bekerja di perusahaan.
Memberikan penghargaan dan apresiasi ini dilakukan untuk menjaga hubungan baik dengan karyawan meski hubungan kerja telah berakhir.
5. Sertakan Hak-Hak Karyawan
Di dalam surat habis kontrak juga dijelaskan hak-hak yang berhak didapatkan oleh karyawan, seperti uang penggantian hak, uang cuti, dan hak-hak lainnya seperti surat paklaring kerja.
Ini dilakukan sebagai bentuk menghargai karyawan dan agar karyawan merasa diperlakukan secara adil.
Baca Juga: Surat Pengangkatan Karyawan: Pengertian, Regulasi, dan Contoh Surat yang Bisa di Download
Bagaimana Proses Administratif Setelah Kontrak Kerja Selesai?
Setelah kontrak karyawan selesai, ada proses administratif yang harus dilakukan yakni sebagai berikut:
1. Selesaikan Administrasi Karyawan
Ketika kontrak kerja berakhir, perusahaan wajib menyelesaikan keseluruhan proses administrasi yang berkaitan dengan karyawan.
Ini mulai dari mengembalikan alat kerja, menyelesaikan klaim cuti yang belum diambil, hingga membayar tunjangan atau hak-hal lainnya.
Semua hak tersebut wajib diberikan kepada karyawan sesuai dengan ketentaun yang ada.
2. Kembalikan Properti Perusahaan
Kedua adalah dengan mengembalikan properti perusahaan.
Ini dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan di mana mereka diminta mengembalikan properti yang selama ini dipinjamkan.
Seperti laptop kantor, handphone kantor jika memang ada, hingga properti lain dari perusahaan.
Anda dapat membuat daftar apa saja properti perusahaan yang dipinjamkan kepada karyawan dan membuat checklist untuk setiap barang yang dikembalikan.
3. Berikan Surat Paklaring
Terakhir adalah memberikan surat paklaring kepada karyawan yang habis kontrak kerja.
Surat paklaring merupakan surat yang berisi bahwa seseorang pernah bekerja di perusahaan.
Dengan adanya surat tersebut karyawan dapat menggunakannya untuk melamar pekerjaan baru.
Baca Juga: Download Contoh PKWT Gratis, Pengertian, dan Bedanya dengan PKWTT
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai contoh surat habis kontrak kerja yang dapat menjadi referensi untuk Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa surat habis kontrak kerja menjadi bagian penting untuk memberitahukan perihal kontrak kerja yang telah selesai.
Tentunya Anda juga harus mengikuti prosedur yang ada agar habisnya kontrak kerja ini dilakukan dengan baik dan hubungan dengan karyawan tetap terjalin dengan baik.
Agar karyawan dapat bekerja dengan baik dan mendukung peningkatan kinerja karyawan, gunakan sistem HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Contoh Key Performance Indicator dan Cara Membuatnya - 16 April 2026
- 10 Contoh Surat Habis Masa Kontrak Kerja dan Komponennya - 16 April 2026
- Cara Menghitung Kenaikan Gaji dan Aturannya - 16 April 2026