15+ Contoh Surat Panggilan Interview via Email dan WhatsApp

Surat panggilan interview dibutuhkan ketika perusahaan ingin memanggil kandidat untuk mengikuti interview kerja.

Dalam proses rekrutmen, interview dilakukan setelah seleksi berkas selesai dilakukan.

Pada momen ini, tim rekrutmen dan HR membutuhkan surat panggilan interview sebagai bentuk formal memanggil kandidat untuk mengikuti interview kerja.

Surat ini dikirimkan melalui email dengan menyertakan waktu dan tempat interview dilakukan.

Meski terkesan sepele, namun membuat surat panggilan interview ini tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Dibutuhkan contoh surat panggilan interview sebagai panduan bagi HR untuk membuat surat ini dengan mudah dan efektif.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai contoh surat panggilan interview.

Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa Saja Struktur Surat Panggilan Interview?

Untuk membuat surat panggilan interview, Anda harus memperhatikan apa saja struktur yang dimilikinya.

Berikut struktur surat panggilan interview yang wajib Anda pahami:

1. Logo dan Identitas dari Perusahaan

Struktur yang pertama adalah logo dan identitas dari perusahaan.

Pada bagian logo dan identitas perusahaan ini memuat informasi profil perusahaan sebagai bukti bahwa surat tersebut resmi dikirimkan oleh perusahaan.

Informasi mengenai perusahaan ini terdiri dari:

Nama perusahaan
Logo
Alamat
Email
Nomor telepon
Nama dan jabatan HR yang membuat surat

Identitas ini terletak di bagian kop surat, namun untuk surat yang dikirimkan melalui WhatsApp, seringkali hanya nama perusahaan yang ditulis.

2. Nomor Surat

Setelah bagian logo dan identitas perusahaan, struktur berikutnya adalah nomor surat.

Nomor surat ini terdiri dari urutan surat, kode devisi, kode jenis surat, hingga bulan dan tahun surat dibuat.

Setiap perusahaan memiliki format nomor surat yang berbeda, jadi Anda dapat menyesuaikan dengan ketentuan yang ada di perusahaan.

Biasanya nomor surat ini hanya digunakan untuk surat fisik dan email, sedangkan untuk surat yang dikirimkan melalui email tidak menggunakannya.

Berikut contoh dari nomor surat:

No: 020/HRD/INT/V/26

020 merupakan nomor urut surat
HRD merupakan kode divisi atau departemen
INT merupakan kode jenis surat yakni interview
V merupakan bulan surat dibuat
26 merupakan tahun surat dibuat

3. Identitas Kandidat Pelamar Kerja

Berikutnya adalah cantumkan identitas kandidat pelamar kerja yang akan diundang untuk mengikuti interview kerja.

Ini dilakukan agar surat dapat memberikan kesan yang sopan dan juga personal.

Di dalam identitas ini dipastikan bahwa surat panggilan interview benar-benar ditujukan kepadanya.

Jadi penting bagi Anda untuk memeriksa kembali sebelum mengirimkan.

Berikut identitas yang dimaksud:

Nama lengkap
Posisi yang dilamar
Platform yang digunakan untuk melamar

4. Pembuka Surat

Dalam membuka surat, Anda dapat membukanya dengan paragraf yang profesional dan juga baku.

Ini bertujuan untuk membuka komunikasi dengan kandidat.

Anda dapat menghindari penggunaan kata-kata yang terlalu santai atau menyingkat kata-kata.

Berikut contohnya:

Dengan hormat,

Sehubungan dengan lamaran kerja yang Anda kirimkan melalui LinkedIn, kami bermaksud untuk mengundang Anda untuk hadir di sesi interview.

5. Isi Surat

Pada bagian isi surat dimuat komponen-komponen penting.

Pada bagian ini dijelaskan tujuan dari surat dikirimkan, yakni untuk mengikuti interview kerja.

Jadi, hindari bertele-tele dalam menuliskan isi surat ini.

Berikut isi dari paragraf isi ini:

Tujuan surat dikirimkan
Hari dan tanggal interview kerja
Waktu interview kerja
Tempat interview kerja
Nama HR atau hiring manager yang akan melakukan interview kerja

Berikut contohnya untuk Anda:

Untuk pelaksanaan interview dilakukan pada:

Hari/Tanggal: Rabu, 6 Mei 2026

Waktu: 09.00 WIB hingga selesai

Tempat: Kantor PT GajiHub Berhati Nyaman, Jl. Veteran No.137A, Pandeyan, Kec. Umbulharjo, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta

Pewawancara: Ibu Anjani K Widani (HR Recruitment Officer)

6. Catatan Tambahan

Selain informasi mengenai pelaksanaan interview, Anda juga dapat menambahkan catatan tambahan jika memang ada informasi yang perlu disampaikan kepada kandidat.

Melalui hal ini, kandidat dapat lebih siap untuk menghadiri interview tanpa perlu merasa kebingungan.

Untuk catatan tambahan ini dapat berupa:

Ketentuan dress code saat interview
Berkas yang harus dibawa saat interview (CV, portofolio, dan lainnya)
Detail tambahan misalnya kontak HR jika terdapat kendala

7. Penutup

Setelah semua informasi diberikan, Anda dapat mengakhiri surat dengan kalimat singkat dan mengharapkan kehadiran kandidat.

Anda dapat menyampaikan agar kandidat memberikan konfirmasi jika akan melanjutkan interview.

Berikut contoh kalimat dalam surat panggilan interview:

Kami mengharapkan kehadiran Anda. Mohon untuk memberikan konfirmasi kehadiran dengan membalas email ini.
Diharapkan untuk hadir sesuai jadwal. Mohon untuk melakukan konfirmasi kehadiran paling lambat H-1 interview.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. Mohon untuk memberikan konfirmasi kehadiran pada nomor kontak HR berikut.

8. Nama Terang dan Tanda Tangan

Sebagai bentuk keaslian, jangan lupa untuk mencantumkan nama terang dan tanda tangan pembuat surat.

Namun pada bagian ini ada perubahan antara surat yang dibuat secara fisik, email, dan WhatsApp.

Pada surat fisik, tanda tangan ini dibubuhi dengan stempel perusahaan.

Sedangkan pada email resmi, cukup nama terang atau scan tanda tangan digital.

Untuk pesan WhatsApp, hanya ditulis nama terang HR.

Apa Saja Contoh Surat Panggilan Interview?

Untuk memudahkan Anda dalam membuat surat panggilan interview, berikut contoh surat panggilan interview untuk Anda:

1. Contoh Surat Panggilan Interview Bahasa Inggris

2. Contoh Surat Panggilan Interview Kerja

3. Contoh Surat Panggilan Interview Tour dan Travel

4. Contoh Surat Panggilan Interview BPJS Kesehatan

5. Contoh Surat Panggilan Interview Angkasa Pura

6. Contoh Surat Panggilan Interview Travel

7. Contoh Surat Panggilan Interview

8. Contoh Surat Panggilan Interview

9. Contoh Surat Panggilan Interview

10. Contoh Surat Panggilan Interview

Download Template Surat Panggilan Interview

Agar Anda dapat membuat surat panggilan interview lebih mudah lagi, berikut template dari surat panggilan interview yang dapat Anda download:

Download Template Surat Panggilan Interview

Bagaimana Cara Membuat Surat Panggilan Interview yang Efektif?

Untuk membuat surat panggilan interview kerja, berikut hal-hal yang wajib Anda perhatikan:

1. Perhatikan Struktur Surat

Pertama adalah dengan memperhatikan struktur surat.

Karena surat panggilan interview kerja ini bersifat resmi dan formal, maka Anda harus memastikan struktur yang dimilikinya jelas.

Selain itu pastikan kalimat yang digunakan bersifat formal.

Dengan membuat surat dengan struktur yang tepat dapat membantu kandidat untuk memahami isi surat.

2. Sesuaikan dengan Platform yang Digunakan

Kedua adalah sesuaikan dengan platform yang digunakan, apakah dikirimkan secara langsung, melalui email, atau WhatsApp.

Untuk surat yang dikirimkan secara langsung dibuat dengan membubuhkan cap dari perusahaan dan tanda tangan dari HR.

Untuk surat yang dikirimkan melalui email dibuat tanpa cap perusahaan dan biasanya dikirimkan dalam format PDF atau Doc.

Sedangkan untuk pengiriman melalui WhatsApp biasanya lebih singkat dan padat dibandingkan melalui cara lain.

3. Pastikan Waktu dan Tempat Telah Sesuai

Penting bagi Anda untuk memastikan waktu dan tempat interview telah sesuai.

Hal ini karena waktu dan tempat menjadi pertimbangan bagi kandidat untuk bisa hadir atau tidak.

Jika memang memungkinkan, Anda juga bisa menawarkan perubahan waktu interview jika kandidat tidak bisa hadir di waktu tersebut.

4. Cek Kembali Sebelum Kirim

Untuk menghindari kesalahan dalam surat ini, jangan lupa untuk mengecek kembali sebelum mengirimkan surat.

Cek dari penulisannya hingga waktu dan tempat interview dilaksanakan.

Jika ada kesalahan bisa diperbaiki terlebih dahulu agar tidak menimbulkan miskomunikasi dengan kandidat.

Apa Saja Etika yang Perlu Diperhatikan Saat Mengirimkan Panggilan Interview melalui WhatsApp?

Mengirimkan surat panggilan interview melalui WhatsApp memang terkesan praktis, namun tetap harus memperhatikan etika di dalamnya.

Berikut etika ketika Anda mengirimkan surat panggilan interview melalui WhatsApp:

1. Dapatkan Persetujuan dari Kandidat

Pertama adalah dengan mendapatkan persetujuan dari kandidat ataupun kontak langsung dari kandidat sebelumnya.

Misalnya adalah Anda mendapatkannya dari lamaran kerja atau dari formulir registrasi.

Hindari mengirimkan pesan WA secara tiba-tiba tanpa memperkenalkan diri atau konteks yang jelas.

Hal ini dapat membuat kandidat merasa tidak nyaman dan mencurigai pesan Anda sebagai spam atau penipuan.

2. Perkenalkan Diri dan Tulis Identitas Perusahaan

Kedua, perkenalkan diri Anda dan tulis identitas perusahaan.

Anda dapat mengawalinya dengan menyebutkan nama dan posisi Anda, kemudian tuliskan nama perusahaan untuk meningkatkan kepercayaan di mata kandidat.

3. Gunakan Bahasa yang Sopan

Ketiga adalah dengan menggunakan bahasa yang sopan.

Hindari penggunaan emotikon yang berlebihan atau singkatan yang tidak baku.

4. Perhatikan Waktu Pengiriman

Ketika mengirimkan panggilan interview melalui WhatsApp penting untuk memperhatikan waktu pengirimannya.

Hindari menghubungi kandidat di luar jam kerja, meski telah ada kesepakatan sebelumnya.

Contoh Panggilan Interview Melalui WhatsApp

Untuk memudahkan Anda dalam membuat panggilan interview melalui WhatsApp, berikut contohnya untuk Anda:

1. Contoh Panggilan Interview melalui Zoom

Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama Kandidat]. Perkenalkan, saya [Nama Anda] dari tim HR [Nama Perusahaan] bermaksud mengundang untuk mengikuti interview kerja, pada:

Hari: Kamis, 7 Mei 2026

Pukul: 10.00 WIB

Media: Zoom (link akan dikirimkan setelah konfirmasi)

Mohon untuk melakukan konfirmasi kehadiran Anda. Terima kasih.

2. Contoh Panggilan Interview di Kantor

Selamat siang, Saudara/i [Nama Kandidat]. Perkenalkan, saya [Nama Anda] dari tim HR [Nama Perusahaan] bermaksud mengundang untuk mengikuti sesi interview kerja, pada:

Hari: Kamis, 7 Mei 2026

Pukul: 10.00 WIB

Lokasi: [Alamat Lengkap]

Mohon untuk melakukan konfirmasi kehadiran Anda. Terima kasih.

3. Contoh Panggilan Interview Tahap Kedua

Selamat pagi, [Nama Kandidat]. Perkenalkan, saya [Nama Anda] dari tim HR [Nama Perusahaan] bermaksud mengundang untuk mengikuti interview kerja, pada:

Hari: Kamis, 7 Mei 2026

Pukul: 10.00 WIB

Lokasi: Online via Google Meet (link menyusul setelah konfirmasi)

Mohon untuk melakukan konfirmasi kehadiran Anda. Terima kasih.

4. Contoh Panggilan Interview untuk Remote atau Freelance

Selamat pagi, [Nama Kandidat]. Perkenalkan, saya [Nama Anda] dari tim HR [Nama Perusahaan] bermaksud mengundang untuk mengikuti interview kerja freelance, pada:

Hari: Kamis, 7 Mei 2026

Pukul: 10.00 WIB

Media: WhatsApp Video Call

Mohon untuk melakukan konfirmasi kehadiran Anda. Terima kasih.

5. Contoh Panggilan Interview melalui Telepon

Selamat pagi, [Nama Kandidat]. Perkenalkan, saya [Nama Anda] dari tim rekrutmen [Nama Perusahaan] bermaksud mengundang untuk mengikuti interview kerja melalui telepon, pada:

Hari: Kamis, 7 Mei 2026

Pukul: 10.00 WIB

Mohon untuk melakukan konfirmasi kehadiran Anda. Terima kasih.

6. Contoh Panggilan Reminder Interview

Halo, [Nama Kandidat]. Kami mengingatkan jadwal interview Anda sebagai berikut:

Hari: Jumat, 8 Mei 2026

Pukul: 10.000 WIB

Platform: Zoom

Mohon untuk hadir 5 menit sebelum waktu yang telah dijadwalkan. Terima kasih.

Kesimpulan

Itulah penjelasan lengkap mengenai contoh surat panggilan interview yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa surat panggilan interview ini dibutuhkan untuk memanggil kandidat mengikuti interview.

Ini merupakan salah satu tahapan penting yang harus diperhatikan oleh setiap HR karena bagaimana cara Anda mengirimkan surat ini menjadi pertimbangan kandidat hadir atau tidak dalam interview kerja.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan, pastikan Anda menggunakan perangkat lunak terbaik untuk penggajian yakni dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.