Contoh Daftar Inventaris Kantor dan Cara Membuatnya

Inventaris perusahaan menjadi salah satu penunjang produktivitas dan efisiensi pekerjaan.

Inventaris ini terdiri dari laptop, mouse, keyboard, hingga alat tulis kantor atau ATK yang dibutuhkan untuk administrasi perkantoran.

Tentunya perusahaan harus mengelola inventaris kantor ini secara tepat, di mana harus dibuat daftar inventari agar semuanya tertata rapi sekaligus menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

Misalnya adalah menghindari kasus pengambilan inventaris kantor yang dapat dilakukan oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab.

Lalu seperti apa contoh daftar inventaris kantor ini dan bagaimana cara membuatnya?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai contoh daftar inventaris kantor dan bagaimana cara membuatnya.

Untuk penjelasan lebih lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:

Apa Fungsi dari Inventaris Kantor?

Daftar inventaris kantor merupakan dokumen yang di dalamnya berisi keseluruhan aset dan perlengkapan milik perusahaan sebagai penunjang pekerjaan di kantor.

Di dalam inventaris kantor ini berisi informasi seperti nama barang, jumlah kondisi saat itu, lokasi penyimpanannya, hingga pihak yang bertanggung jawab.

Ada 5 fungsi yang dimiliki oleh daftar inventaris kantor ini, di antaranya:

1. Memudahkan Pengawasan

Fungsi yang pertama adalah untuk memudahkan pengawasan.

Dengan adanya daftar inventaris ini, perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan pengontrolan, mengawasi, dan juga mengelola aset dengan lebih terstruktur.

2. Mengontrol Penggunaan Aset

Daftar inventaris juga memudahkan untuk mengontrol penggunaan aset.

Perusahaan dapat mengetahui siapa saja yang menggunakan aset perusahaan dan bertanggung jawab atas barang inventaris tersebut.

Jadi, jika terjadi kerusakan atau kehilangan, perusahaan dapat mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas hal tersebut.

Baca Juga: Mengenal Procurement: Jenis, Tugas, dan Gajinya

3. Memudahkan Maintenance

Dengan adanya daftar inventaris perusahaan juga dapat lebih mudah untuk maintenance inventaris yang ada di kantor.

Ini karena selain nama barangnya, juga terdapat keterangan kondisi barang tersebut.

Jadi, jika ada kerusakan dapat dilakukan maintenance dengan segera.

4. Mendukung Audit Perusahaan

Perusahaan sering kali melakukan audit di mana aset-aset yang dimiliki kantor menjadi bagian yang tidak dipisahkan.

Dengan adanya daftar inventaris ini, perusahaan lebih mudah dalam melakukan audit karena bisa langsung mengetahui barang apa saja yang dimiliki.

Dari sini pengecekan bisa lebih mudah melalui daftar yang telah dibuat.

5. Membantu Perencanaan Pembelian

Daftar inventaris juga memudahkan untuk perencanaan pembelian.

Biasanya ketika perusahaan ingin membeli barang, perusahaan dapat menjadikan daftar ini sebagai acuan pembelian.

Baca Juga: Grey Collar Worker: Perbedaan dengan Blue dan While Collar

Apa Saja Jenis-Jenis Inventaris Kantor?

Ketika membahas mengenai inventari kantor, maka ada berbagai jenis sesuai dengan karakteristik dan masa penggunaannya.

Tujuan dari pengelompokan ini untuk memudahkan perusahaan dalam mencatat dan mengelola aset secara lebih sistematis dan terorganisir.

Berikut jenis-jenis inventaris kantor yang penting untuk Anda pahami:

1. Inventaris Barang Habis Pakai

Inventaris barang habis pakai merupakan perlengkapan kantor dengan masa pakai singkat dan dapat berkurang atau akan habis seiring dengan berjalannya waktu.

Jenis barang ini memiliki nilai yang tidak terlalu besar, dengan jumlah yang banyak, dan sering digunakan setiap hari.

Contoh dari barang ini di antaranya:

• ATK atau alat tulis kantor
• Kertas dan buku
• Tinta printer
• Amplop dan map untuk pengarsipan

Tentunya untuk memudahkan pengelolaan ketersediaan dan mencegah pemborosan, jenis barang ini perlu dicatat dan masuk ke dalam daftar inventaris kantor.

2. Inventaris Barang Tidak Habis Pakai

Barang tidak habis pakai merupakan perlengkapan kantor yang dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama dan tidak langsung habis setelah dipakai.

Biasanya barang ini menjadi penunjang utama aktivitas operasional yanga da di kantor.

Contoh dari barang ini di antaranya:

• Meja dan kursi untuk bekerja
• Lemari menyimpan arsip
• Rak dokumen
• Papan tulis

Pencatatan pada barang tidak habis pakai dilakukan untuk mengetahui kondisi, jumlah, dan lokasi menyimpanannya.

3. Inventaris Aset IT dan Elektronik

Inventaris aset IT dan elektronik merupakan jenis inventaris dengan nilai relatif tinggi dan memiliki peran penting dalam mendukung produktivitas karyawan.

Jenis inventaris ini memiliki risiko kerusakan dan kehilangan jika tidak dikelola dengan baik.

Contoh dari inventaris IT dan elektronik ini di antaranya:

• Laptop dan komputer
• Printer dan scanner
• Smartphone perusahaan
• Proyektor

Inventaris aset IT dan elektronik ini menjadi barang yang sering digunakan karyawan, jadi aset ini perlu dicatat dengan baik, termasuk nomor serinya, spesifikasi, dan siapa yang bertanggung jawab.

4. Aset yang Dipinjamkan pada Karyawan

Jenis yang terakhir adalah aset yang dipinjamkan pada karyawan.

Aset ini dipinjamkan untuk mendukung pekerjaan, khususnya bagi karyawan dengan sistem kerja remote atau hybrid.

Contoh dari aset ini di antaranya:

• Laptop untuk kerja
• Smartphone
• Moden dan perangkat pendukung lainnya.

Pencatatan aset yang dipinjamkan ini penting untuk memastikan setiap barang yang dipinjamkan memiliki penanggung jawab yang jelas.

Termasuk untuk memudahkan proses pengembalian dan mengurangi risiko kehilangan atau penyalahgunaan aset dari perusahaan.

Baca Juga: Gaji General Affair dan Jenjang Karier yang Dimiliki

Contoh Daftar Inventaris Kantor

Untuk memudahkan Anda dalam membuat invetaris kantor, berikut contoh inventaris kantor untuk Anda:

Untuk format daftar inventaris ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan.

Dengan membuat daftar ini, perusahaan dapat melihat dan mengelola daftar inventaris dengan mudah.

Baca Juga: Feedback Culture: Ini Manfaat dan Tips Membangunnya

Bagaimana Cara Membuat Daftar Inventaris Kantor?

Setelah Anda mengetahui contoh inventaris kantor, lalu bagaimana cara membuatnya?

Berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat daftar inventaris kantor:

1. Kumpulkan Data Barang

Langkah pertama adalah dengan mengumpulkan data barang inventaris yang ada di perusahaan.

Proses mengumpulkan dan mengidentifikasi ini dilakukan dengan cara mendata secara langsung pada setiap ruangan ataupun divisi sehingga tidak ada aset yang terlewatkan.

Pastikan juga setiap kategori inventaris dicatat, mulai dari barang yang habis dipakai, perlengkapan kantor, hingga aset IT dan elektronik.

2. Buat Format Tabel

Setelah Anda mengumpulkan data, selanjutnya adalah membuat format tabel yang nantinya digunakan sebagai media untuk mencatat.

Anda dapat membuat format buku besar (manual) ataupun dapat menggunakan aplikasi Microsoft Excel dan Google Speadsheet.

Di dalam tabel inventaris ini memuat kolom seperti:

• Nama barang invetaris
• Kategori
• Jumlah
• Kondisi barang
• Lokasi penyimpanan
• Tanggal pembelian
• Harga barang
• Pihak yang bertanggung jawab

Tentunya format ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan.

3. Isi Informasi sesuai Kebutuhan

Setelah membuat format tabel, berikutnya adalah mengisi informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Pastikan Anda mencatat informasi ini secara lengkap dan akurat guna kemudahan proses pengawasan di masa depan.

Untuk aset perusahaan dengan nilai yang tinggi seperti laptop atau perangkat eketronik lainnya, sebaiknya tambahkan detail seperi nomor seri dan spesifikasi barang.

4. Alokasikan Waktu dan Tunjuk PIC

Tentunya untuk mendukung keamanan aset inventaris, Anda perlu mengalokasikan waktu dan penunjuk PIC atau Person in Charge.

PIC ini merupakan tim khusus yang bertanggung jawab untuk mencatat dan mengawasi inventaris.

Mengalokasikan waktu untuk mendata dilakukan agar proses ini dapat berjalan dengan maksimal dan tidak mengganggu aktivitas operasional lainnya.

5. Simpan Data secara Manual dan Digital

Anda dapat menyimpan data inventaris ini secara manual dalam bentuk buku catatan ataupun dalam file digital.

Penyimpanan digital menjadi pilihan karena lebih praktis khususnya untuk memudahkan proses pencarian data, pengeditan, hingga pencadangan informasi.

Melalui penyimpanan yang rapi, maka perusahaan dapat lebih mudah untuk audit atau evaluasi aset.

6. Lakukan Update secara Berkala

Terakhir adalah dengan melakukan update secara berkala.

Daftar inventaris yang dimiliki perusahaan bukanlah dokumen statis.

Ketika ada penambahan, pengurangan, hingga pemindahan aset perlu dilakukan pembaruan data.

Pastikan perusahaan melakukan pengecekan dan update secara berkala, misalnya setiap bulan atau setiap kuartal.

Ini dilakukan untuk memastikan semuanya telah sesuai antara data dengan kondisi nyata di lapangan.

Baca Juga: 20+ Fasilitas yang Diharapkan Selain Gaji dan Alasannya

Apa Saja Tips Pengelolaan Inventaris Kantor?

Untuk mendukung efektivitas inventaris kantor, ada 5 tips yang perlu dilakukan oleh perusahaan, yakni sebagai berikut:

1. Catat secara Detail dan Konsisten

Tips yang pertama adalah dengan mencatat secara detail dan konsisten.

Ini dapat dilakukan dari nama barangnya, jumlah barang, kategorinya, hingga di mana barang disimpan.

Khusus untuk barang dengan nilai yang tinggi dapat ditambahkan detail seperti nomor seri, spesifikasi, hingga siapa pihak yang bertanggung jawab.

Dengan pencatatan dengan detail, maka proses pelacakan dapat lebih mudah dan meminimalisir risiko kehilangan dan kesalahan data.

2. Gunakan Sistem Manajemen Inventaris

Kedua, gunakan sistem manajemen invetaris.

Penggunaan sistem manajemen ini membuat pengelolaan inventaris dapat lebih efektif dibandingkan dengan cara manual.

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menyimpan data secara terpusat, update informasi dengan cepat, dan memantau aset secara real time.

Dengan sistem digital juga dapat mengurangi risiko human error di dalam proses pencatatan.

3. Lakukan Pengawasan dan Pemeliharaan Berkala

Tentunya inventaris kantor ini perlu dilakukan pengawasan dan pemeliharaan secara berkala.

Ini dapat dilakukan dengan pengecekan rutin untuk memastikan setiap aset masih dapat berfungsi dengan baik.

Jika ditemukan kerusakan atau penurunan kondisi, maka dapat dilakukan tindakan perbaikan atau penggantian dapat dilakukan dengan segera sebelum mengganggu operasional kerja.

4. Lakukan Evaluasi Nilai Aset atau Depresiasi

Tips yang keempat adalah dengan melakukan evaluasi nilai aset atau depresiasi.

Nilai aset perusahaan dapat berubah seiring berjalannya waktu karena penggunaan dan penyusutan (depresiasi).

Untuk itu evaluasi penting dilakukan secara berkala.

Ketika perusahaan dapat mengetahui nilai aset secara terkini, maka manajamen dapat mengambil keputusan dengan lebih baik berkaitan dengan perawatan, penggantian, hingga penghapusan barang yang tidak lagi digunakan.

5. Buat Laporan dan Analisis secara Rutin

Tips yang kelima adalah dengan membuat laporan dan analisis secara rutin.

Membuat laporan inventaris secara terstruktur dapat membantu manajemen untuk memantau kondisi aset dan perubahan yang telah terjadi,

Laporan ini berkaitan dengan penambahan barang baru, pemindahan lokaso, hingga penghapusan aset.

Melakukan analisis secara rutin dapat mendukung perencanaan anggaran dan pengadaan barang di masa depan.

Baca Juga: Agility bagi Karyawan, Komponen, dan Cara Meningkatkannya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai contoh inventaris kantor yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa membuat daftar inventaris kantor penting untuk dilakukan.

Daftar ini memudahkan untuk memantau kondisi aset dan mengetahui pihak yang bertanggung jawab terhadap barang tersebut.

Untuk memudahkan pengelolaan inventaris kantor, gunakan software HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Dengan GajiHub, perusahaan lebih mudah untuk mengelola karyawan, termasuk inventaris yang digunakan untuk menunjang pekerjaan karyawan.

Daftar GajiHub sekarnag juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.