Memahami cara membalas email interview menjadi salah satu langkah krusial dalam proses seleksi yang menandakan profesionalitas dan komitmen seorang pelamar.
Dengan memberikan tanggapan yang cepat, bijak, dan terogranisir, kandidat dapat menunjukkan kemampuan komunikasi mereka sekaligus rasa terima kasih atas kesempatan yang diberikan.
Selain itu, membalas email interview secara tepat juga membantu memperkuat kesan positif selama sesi wawancara nanti, serta memperlihatkan minat dan antusiasme kandidat terhadap perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas pentingnya membalas email interview, cara, contoh, hingga tips terbaiknya.
Apa yang Disebut dengan Email Interview?
Email interview adalah pesan resmi yang menginformasikan atau meminta penjadwalan untuk wawancara. Tim HR mengirim email ini kepada calon yang benar-benar dianggap serius untuk dipekerjakan.
Email ini umumnya singkat, berisi informasi standar, dan mencakup beberapa poin. Tujuan dari perusahaan adalah untuk menjelaskan apa yang diharapkan selama wawancaradan memastikan bahwa Anda tertarik dan dapat hadir pada waktu yang diinginkan.
Baca Juga: 10 Contoh Jawaban Alasan Memilih Posisi Ini dalam Wawancara
Mengapa Membalas Email Interview itu Penting?
Sebagai kandidat, membalas email interview dapat menjadi kesempatan untuk menegaskan minat Anda pada posisi tersebut dan menunjukkan tingkat profesionalisme Anda. Selain itu, juga ada beberapa manfaat lainnya seperti:
1. Menegaskan Minat dan Komitmen
Dengan memberikan respons secara positif, Anda dapat menunjukkan kepada perusahaan bahwa Anda sungguh-sungguh tertarik dengan posisi tersebut dan bersedia untuk melanjutkan tahap wawancara.
2. Memperkuat Kesan Positif
Balasan yang sopan dan antusias dapat memperkuat kesan positif yang mungkin sudah Anda bangun selama proses seleksi sebelumnya.
3. Konfirmasi Ketersediaan dan Detail Wawancara
Dengan membalas email interview, artinya Anda mengonfirmasi ketersediaan waktu Anda untuk wawancaara dan memastikan bahwa Anda telah memahami semua detail terkait, seperti tanggal, waktu, dan tempat.
4. Menunjukkan Profesionalisme
Cara membalas email interview mencerminkan tingkat profesionalisme Anda, di mana tanggapan yang baik menunjukkan kemampuan komunikasi dan tata krama yang tinggi.
5. Menciptakan Hubungan Baik
Menanggapi dengan baik dapat membantu Anda membangun hubungan positif dengan tim rekrutmen atau pihak perusahaan, yang dapat bermanfaat untuk masa depan, terlepas dari hasil wawancara saat ini.
6. Mengklarifikasi Hal-Hal Tambahan
Dengan membalas email, Anda bisa mengajukan pertanyaan tambahan atau memberikan klarifikasi tentang hal-hal tertentu, yang dapat membantu memastikan bahwa Anda mempersiapkan diri dengan baik.
Baca Juga: Template Company Email Policy, Arti, dan Manfaatnya
Apa yang Perlu Diperhatikan dalam Email Interview?
Meskipun setiap perusahaan mungkin memiliki format dan gaya sendiri, email interview umumnya mencakup beberapa item standar, termasuk:
1. Posisi dan Perusahaan
Umumnya mencakup informasi tentang posisi dan perusahaan yang bersangkutan, baik dalam subjek email atau pada awal isi email.
2. Format Wawancara
Email undangan interview juga menjelaskan format wawancara yang akan digunakan, apakah secara individu, kelompok, atau panel, dan apakah akan dilakukan secara langsung, telepon, atau virtual.
3. Tanggal, Waktu, dan Tempat yang Disarankan
Email juga akan menginformasikan Anda terkait tanggal, waktu, dan tempat wawancara yang diusulkan. Beberapa perusahaan memberikan opsi tanggal dan waktu yang dapat Anda pilih atau meminta Anda untuk mengusulkan waktu yang sesuai.
Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Email Permintaan Tidak Masuk Kerja
4. Durasi yang Diharapkan
Perkiraan durasi wawancara, terutama untuk posisi profesional atau senior di mana waktu dapat menjadi pertimbangan penting.
5. Detail Pewawancara
Selain itu, email undangan interview mungkin juga akan mencantumkan dan jabatan pewawancara, sehingga Anda dpat melakukan riset terlebih dahulu dan mempersiapkan pertanyaan yang relevan.
6. Persyaratan dan Pakaian
Email juga berisi tentang hal-hal yang perlu Anda bawa atau kenakan selama wawancara, seperti ID atau peralatan khusus.
7. Informasi Kontak
Terakhir, perhatikan tentang informasi kontak, seperti nomor telepon atau alamat email. apabila Anda memiliki pertanyaan atau perlu melakukan tindak lanjut.
Dengan memperhatikan seluruh komponen email undangan wawancara, Anda pun dapat mempersiapkan diri lebih baik dan menunjukkan tingkat profesionalisme dalam jawaban Anda.
Baca Juga: Cara Menolak Tawaran Kerja melalui Email, WhatsApp dan Telepon
Bagaimana Cara Membalas Email Interview?
Setelah menerima undangan interview melalui email, berikut langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk memberikan respons secara tepat:
1. Sapa dengan Sopan
Mulailah email dengan sapaan yang sopan, seperti “Dear” atau “Hello” jika Anda hendak menulis email jawaban menggunakan bahasa Inggris. Sementara jika email ditulis dalam bahasa Indonesia, Anda bisa memulai dengan sapaan seperti “Bapak/Ibu yang Terhormat”.
2. Ucapkan Terima Kasih
Setelah sapaan, sampaikan terima kasih kepada pihak yang telah mengundang kamu untuk wawancara. Hal ini merupakan cara sopan untuk memulai percakapan dan menunjukkan bahwa Anda memahami cara membalas email interview secara formal.
3. Konfirmasi Ketersediaan
Di kalimat berikutnya, informasikan apakah kamu bersedia untuk interview pada jadwal yang telah ditentukan. Tulis ulang tanggal, waktu, dan lokasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dan memberikan kesempatan bagai pihak yang mengundang untuk memperbaiki jika diperlukan.
Jangan lupa untuk mencatat detail wawancara di kalender atau mengatur pengingat.
4. Ajukan Pertanyaan Jika Diperlukan
Meskipun biasanya informasi yang dibutuhkan sudah ada dalam undangan wawancara, Anda bisa menanyakan hal-hal tambahan atau meminta klarifikasi. Contohnya, tanyakan apa yang perlu Anda persiapkan saat tiba di lokasi wawancara.
Namun, pastikan informasi yang Anda tanyakan memang belum ada dalam undangan, dan sampaikan informasi tambahan yang mungkin bisa memperkuat peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.
5. Akhiri dengan Penutup yang Sopan:
Selesaikan email dengan penutup yang sopan, seperti “Sincerely,” “Regards,” atau “Thank you, atau jika dalam bahasa Indonesia “Hormat Saya,” atau “Terima Kasih dan Hormat Saya.” Hal ini membantu memberikan kesan kesopanan dan keseriusan dalam merespons undangan.
Selanjutnya, tulis nama dan rincian kontak Anda, seperti alamat email dan nomor telepon.
Baca Juga: 15 Etika Mengirim Email dan Contoh Email yang Baik
Bagaimana Format Email Balasan Interview yang Tepat?
Untuk mempermudah Anda dalam menyusun jawaban undangan interview, berikut format yang bisa Anda jadikan acuan:
1. Judul Email Balasan Undangan
Ada dua cara membuat judul email sebagai balasan undangan. Cara paling mudah adalah dengan membalas menggunakan judul asli dari email tersebut. Meskipun hal tersebut sudah tepat, Anda masih memiliki punya opsi lain, termasuk membuat judul sendiri. Bagaimana caranya?
Beberapa contoh:
- Konfirmasi Wawancara – (Nama)
- (Nama) – Konfirmasi Wawancara
- Konfirmasi Wawancara – (Judul Pekerjaan) – (Nama)
- (Waktu & Tanggal) – (Judul Pekerjaan) – Konfirmasi Wawancara
Nah, judul-judul di atas sangat sesuai jika Anda memang menghadiri wawancara. Namun, bagaimana jika Anda tidak bisa? Dalam situasi ini, membuat email baru dengan judul baru lebih efektif. Berikut beberapa contohnya:
- Permintaan Perubahan Wawancara – (Judul Pekerjaan)
- (Nama) – Permintaan Perubahan Wawancara
2. Isi Email Balasan Undangan
Mulailah email dengan mengakui dan mengucapkan terima kasih untuk menunjukkan rasa sopan dan profesionalisme Anda. Sebagai contoh:
“Terima kasih atas undangan wawancara posisi (Posisi Pekerjaan). Saya ingin mengonfirmasi bahwa saya menerima undangan ini dan tanggal serta waktu yang dijadwalkan sesuai.”
Anda bisa mengakhiri email di sini, tetapi sebaiknya berikan informasi tambahan dan tanyakan pertanyaan yang mungkin Anda miliki.
Hal ini bisa mencakup pertanyaan tentang apa yang perlu Anda bawa, kapan harus tiba, atau memastikan tempat wawancara.
“Saya sangat berterima kasih atas kesempatan ini.Namun, saya ingin mengetahui beberapa detail. Bisakah Anda memberi tahu saya (tanyakan apa yang perlu Anda ketahui)?”
3. Penutup Email Balasan Undangan
Setelah mengucapkan terima kasih, mengonfirmasi ekhadiran, dan mengajukan beberapa pertanyaan yang mungkin Anda butuhkan, terakhir Anda perlu mengakhiri pembicaraan secara sopan. Jangan lupa sertakan rincian kontak Anda. Contohnya:
“Saya menantikan pertemuan dengan Anda pada (tanggal). Silakan hubungi saya jika ada pertanyaan atau perlu mengubah detail wawancara saya. Saya dapat dihubungi di (rincian kontak).”
Akhiri dengan salam hormat seperti terima kasih banyak, salam hormat, menantikan pertemuan, dll.
Baca Juga: 10 Contoh Surat Izin Sakit Kerja dan Template Gratisnya
Bagaimana Contoh Template Email Balasan Interview?
Berikut adalah beberapa contoh balasan untuk undangan wawancara:
1. Menerima Panggilan Interview
Subjek: Konfirmasi Kehadiran Wawancara
Kepada Yth. [Nama Pewawancara],
Salam baik,
Terima kasih atas undangan wawancara untuk posisi [Posisi Pekerjaan]. Saya dengan senang hati mengonfirmasi kehadiran saya pada:
Tanggal: [Tanggal Wawancara]
Waktu: [Jam Wawancara]
Tempat: [Alamat Wawancara]
Saya berkomitmen untuk hadir dan siap menjalani proses wawancara. Jika ada persiapan khusus yang perlu saya lakukan, harap beri tahu saya.
Saya berharap bisa bertemu dengan Anda dan tim wawancara.
Terima kasih,
[Nama Anda]
[Informasi kontak Anda]
2. Menolak Panggilan Interview
Kepada Yth. Ibu X
HR Department PT. C
Selamat pagi, Ibu X.
Saya ucapkan terima kasih atas undangan interview untuk [posisi dilamar] di PT. C. Namun, dengan pertimbangan yang matang, saya ingin menyampaikan bahwa saya tidak dapat menerima tawaran tersebut. Sebelumnya, saya telah menerima penawaran pekerjaan di perusahaan lain untuk posisi yang serupa.
Saya sangat menghargai kesempatan ini dan terima kasih atas waktu serta perhatian Ibu selama proses seleksi. Semoga keputusan saya tidak mengecewakan dan kita dapat berpotensi bekerja sama di lain kesempatan.
Terima kasih sebelumnya.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Informasi kontak Anda]
3. Balasan untuk Permintaan Penjadwalan Ulang
Subjek: Permintaan Penjadwalan Ulang Wawancara
Kepada Yth. [Nama Pewawancara],
Salam sejahtera,
Terima kasih atas pengertian dan kesempatan untuk wawancara posisi [Posisi Pekerjaan]. Saya ingin menyampaikan permohonan maaf karena saya mengalami kendala pada waktu yang dijadwalkan dan sulit hadir sesuai rencana.
Saya menghargai kesempatan ini dan ingin menyarankan beberapa opsi waktu alternatif untuk wawancara:
[Tanggal dan Jam]
[Tanggal dan Jam]
[Tanggal dan Jam]
Saya berharap salah satu dari opsi di atas dapat diakomodasi. Jika ada waktu lain yang lebih sesuai untuk Anda, tolong beri tahu saya, dan saya akan berusaha sebaik mungkin untuk menyesuaikannya.
Terima kasih banyak atas pengertian dan kerja sama Anda. Saya sangat berharap dapat tetap menjalani proses wawancara ini.
Hormat saya,
[Nama Anda]
[Informasi Kontak Anda]
4. Menerima Panggilan Interview dalam bahasa Inggris
Dear [Interviewer’s Name],
Thanks for the interview invite for the [Job Position]. I’m available for the interview on [Interview Date] at [Interview Time] in [Interview Location].
Excited to talk more about my qualifications and learn about [Company Name]. Let me know if there’s anything specific I should prepare.
Best,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
5. Contoh Email Menolak Panggilan Interview dalam bahasa Inggris
Subject: Unable to Attend Interview
Dear [Interviewer’s Name],
Appreciate the chance to interview for the [Job Position]. Unfortunately, I need to decline as I’ve accepted another job offer.
Thanks for considering my application, and I hope it’s not too inconvenient. Wishing [Company Name] success in finding the right fit.
Best,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
6. Balasan untuk Permintaan Penjadwalan Ulang dalam bahasa Inggris
Subject: Request for Interview Rescheduling
Dear [Interviewer’s Name],
I hope you’re doing well. I appreciate the chance to interview for the [Job Position] at [Company Name]. Unfortunately, something came up, and I can’t make it to the interview on [Interview Date] at [Interview Time].
I’m sorry about this and would really appreciate it if we could pick a new date. Here are some times that work for me:
[Option 1: Date and Time]
[Option 2: Date and Time]
[Option 3: Date and Time]
Let me know if any of these work for you. I’m flexible and can adjust.
Thanks for understanding, and I hope we can find a new time to chat.
Best,
[Your Full Name]
[Your Contact Information]
Baca Juga: Download Contoh Surat Lamaran Kerja Untuk Berbagai Profesi
Bagaimana Tips Efektif Membalas Email Interview?
Selain mengikuti cara dan template di atas, berikut adalah beberapa tips tambahan yang bisa Anda terapkan dalam menjawab undangan interview:
1. Tanggapi dengan Cepat
Dalam proses wawancara, waktu merupakan hal yang sangat berharga bagi perusahaan. Oleh karena itu, merespons undangan secepatnya akan membantu mempercepat proses perekrutan yang umumnya memakan banyak waktu.
2. Bersikap Sopan dan Secukupnya
Tetaplah sopan dalam tanggapan Anda dan ucapkan terima kasih kepada perekrut dalam kalimat pertama email. Selain itu, ingatlah untuk menanggapinya secara singkat dan jelas, karena perekrut harus menangani banyak email dalam proses rekrutmen.
3. Gunakan Format yang Tepat
Pastikan balasan email Anda mengikuti struktur dasar dengan salam hormat, isi, penutup, dan tanda tangan email dengan informasi kontak.
Selalu gunakan salam hormat yang formal seperti “Salam Hormat,” dan tambahkan informasi kontak di tanda tangan untuk memudahkan perekrut.
4. Kenali Alat Penjadwalan Wawancara
Pahami alat penjadwalan wawancara yang mungkin digunakan oleh perekrut. Seiring dengan perkembangan teknologi, alat-alat ini menjadi lebih umum digunakan, contohnya seperti Google Calendar.
5. Periksa Kesalahan
Sebelum mengirimkan balasan email, periksa dengan cermat untuk menghindari kesalahan ejaan atau tata bahasa. Hal ini membantu memastikan pesan Anda dikirimkan dengan jelas dan tanpa kesalahan kepada perekrut.
Semua langkah ini akan membantu Anda tetap profesional dan memberikan kesan positif kepada rekruter selama proses wawancara.
Baca Juga: Download Surat Kontrak Kerja Beserta Tips dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Memahami cara membalas email interview merupakan langkah penting bagi kandidat untuk memberikan tanggapan secara cepat, bijak, dan profesional. Dengan memberikan respon yang tepat, sebagai kandidat, Anda dapat menunjukkan minat dan komitmen Anda terhadap poisis tersebut.
Oleh karena itu, meskipun terkesan singkat, Anda tetap harus mempersiapkan jawaban panggilan interview dengan baik dan menggunakan format yang tepat, serta menyertakan informasi yang diperlukan untuk memberikan kesan positif kepada tim rekrutmen atau pihak perusahaan.
Nah, jika saat ini Anda bekerja sebagai seorang HR yang bertugas untuk menyusun jadwal interview, mengirim email kepada kandidat, hingga melakukan wawancara, tentunya Anda membutuhkan tools yang dapat membantu Anda dalam mengelola tugas-tugas HR lainnya.
Di sini, Anda bisa mengandalkan software payroll dan HR dari Gajihub untuk mengelola pekerjaan terkait administrasi karyawan, seperti absensi, pengajuan cuti dan izin, hingga payroll.
Selain itu, dengan fitur employee self service (ESS) yang juga dimiliki Gajihub, karyawan yang sudah bekerja di perusahaan juga dapat melakukan presensi dan pengajuan cuti secara mandiri melalui smartphone masing-masing, yang membuat Anda lebih fokus dalam proses rekrutmen.
Tertarik untuk mencobanya? Segera kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.