Background Check: Panduan Lengkap untuk HR

Di dunia SDM, background check dapat membantu tim rekrutmen untuk membantu mereka mengidentifikasi calon karyawan, guna menghindari berbagai hal yang menimbulkan ancaman bagi keselamatan, keamanan, dan kesuksesan perusahaan.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa yang dimaksud dengan background check, manfaat, jenis-jenis, hingga tips melakukannya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Background Check?

Background check atau pemeriksaan latar belakang adalah ketika perusahaan memeriksa lebih lanjut tentang masa lalu calon karyawan.

Pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua informasi yang disampaikan dalam lamaran kerja atau interview benar adanya. Tujuannya agar perusahaan dapat membuat keputusan terbaik dalam perekrutan.

Selain itu, pemeriksaan latar belakang juga membantu menyaring calon karyawan yang memiliki catatan kriminal atau masalah penyalahgunaan zat dan obat-obatan. Dengan demikian, perusahaan dapat terhindari dari merekrut karyawan yang mungkin akan merugikan perusahaan.

Setiap perusahaan bisa memiliki cara pemeriksaan latar belakang yang berbeda. Misalnya, perusahaan keuangan akan memeriksa riwayat kredit dari calon karyawan, sementara perusahaan yang bergerak di bidang fast food mungkin tidak melakukan pemeriksaan terkait kredit tersebut.

Oleh karena itu, tidka ada standar pasti untuk lulus atau gagal dalam background check, sebab perusahaan lah yang dapat memutuskan apakah mereka layak diterima atau tidak.

Manfaat Background Check

Ada beberapa manfaat yang akan dirasakan perusahaan saat melakukan background check. Apa saja kah itu? Berikut penjelasannya.

1. Menarik Kualitas Pelamar Kerja yang Baik

Dengan melakukan background check sejak awal proses perekrutan, Anda dapat mengurangi pelamar yang berusaha menyembunyikan masalah serius.

Hal ini mendorong para pelamar untuk memberikan informasi yang akurat dalam resume mereka, sehingga mengurangi kesalahan dan ketidaksesuaian.

Melalui proses rekrutmen yang teliti dan menghargai kejujuran, serta integritas perusahaan dapat lebih mudah menarik pelamar berkualitas.

2. Memperbaiki Kualiatas Karyawan

Menyaring kandidat yang tidak sesuai dan memastikan informasi di resume benar dapat membantu perusahaan memilih kandidat yang tepat untuk pekerjaan tersebut.

Selain itu, menyaring pelamar yang kurang berkualifikasi juga dapat membantu Anda menghemat waktu. Sebab, Anda hanya perlu mewawancarai pelamar yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan.

3. Menghindari Reputasi Negatif dan Biaya bagi Perusahaan

Karyawan yang tidak jujur dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan, merusak reputasi, dan menimbulkan publisitas negatif.

Di samping itu, perusahaan juga bisa mengalami kerugian keuangan akibat reputasi negatif karena perilaku karyawan yang bermasalah.

Pemeriksaan latar belakang memverifikasi riwayat pekerjaan dan mengungkapkan aktivitas ilegal atau kriminal yang mungkin pernah dilakukan, namun disembunyikan oleh pelamar.

4. Menjamin Tempat Kerja yang Aman

Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk menjaga keamanan karyawan, sehingga sebagai rekruter Anda harus melakukan perekrutan dengan hati-hati untuk menghindari adanya gugatan hukum yang timbul akibat insiden di tempat kerja.

5. Mencegah Ketidakjujuran Karyawan

Backgroound check adalah cara efektif untuk mencegah ketidakjujuran karyawan, yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Selain kerugian dalam hal keuangan, ketidakjujuran karyawan juga berdampak negatif pada semangat kerja, produktivitas, dan reputasi perusahaan.

6. Mengurangi Tingkat Turnover Karyawan

Merekrut karyawan karyawan baru membutuhkan waktu lama, serta melatih dan meningkatkan keterampilan mereka juga membutuhkan biaya yang cukup besar. Oleh karena itu, usaha dan investasi yang dikeluarkan perusahaan harus ditujukan kepada karyawan berkualitas.

Dengan mengaudit dan menyesuaikan aturan perekrutan untuk memilih karyawan berkualitas, dapat menjadi salah satu solusi untuk mengatasi tingkat turnover karyawan yang tinggi.

Jenis-Jenis Background Check

Berikut adalah beberapa jenis informasi yang mungkin diperiksa oleh perusahaan saat melakukan bakcground check:

1. Pemeriksaan Referensi Kerja

Sebagai profesional HR, Anda akan melakukan pemeriksaan referensi kerja, yakni dengan meminta referensi dari mantan rekan kerja atau atasan kandidat. Hal ini membantu Anda mengetahui riwayat kerja kandidat tersebut dan jabatannya.

2. Pemeriksaan Referensi Karakter

Pemeriksaan referensi karakter biasanya berisi pendapat tentang soft skills yang dimiliki kandidat. Pemeriksaan ini dapat memberikan Anda gambaran tentang karakter atau kepribadian mereka yang mungkin tidak terlihat selama proses wawancara.

3. Verifikasi Pendidikan

Background check untuk pemeriksaan pendidikan dilakukan untuk memastikan apakah para calon karyawan telah menyelesaikan stufi mereka, serta memastikan bahwa mereka telah memenuhi kualifikasi sesuai dengan persyaratan perusahaan.

Hal tersebut dapat Anda lakukan dengan menghubungi universitas atau sekolah dan meminta salinan transkrip, gelar, atau bukti lainnya.

4. Pemeriksaan Catatan Kriminal

Pemeriksaan catatan kriminal dilakukan untuk memastikan bahwa seseorang tidak memiliki catatan kriminal, tidak sedang dicari oleh lembaga penegak hukum, dan bahwa kandidat tersebut tidak pernah dihukum karena kejahatan dalam beberapa tahun terakhir.

Selain itu, pemeriksaan catatan krimminal juga membantu Anda untuk mengidentifikasi apakah kandidat memiliki catatan kriminal di masa lalu yang dapat membahayakan perusahaan. Biasanya, pemeriksaan ini dilakukan dengan menghubungi lembaga penegak hukum setempat.

5. Pemeriksaan Media Sosial

Penelitian menunjukkan bahwa 70% perusahaan sekarang melakukan pemeriksaan media sosial sebelum mempekerjakan seseorang. Hal ini disebabkan karena reputasi suatu perusahaan bisa terancam karena komentar yang dibuat oleh salah satu karyawan di media sosial.

Untuk melindungi perusahaan Anda, disarankan untuk memeriksa profil media sosial publik calon karyawan untuk memastikan tidak ada postingan yang menyakitkan hati atau tidak pantas.

Cara Melakukan Background Check

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan dalam background check:

1. Komunikasikan kepada Kandidat

Sebelum melakukan pemeriksaan latar belakang, informasikan kepada calon karyawan bahwa Anda bermaksud melakukan pemeriksaan tersebut. Selain itu, Anda juga perlu meminta izin kepada mereka sebelum melanjutkan pemeriksaan.

Pastikan untuk mengkomunikasikan background check secara langsung atau melalui email sebelum memulai prosesnya. Kemudian, mintalah setiap calon karyawan untuk menandatangani dokumen pemberitahunan pemeriksaan latar belakang.

2. Periksa Referensi Kandidat

Suatu penelitian mengatakan bahwa terdapat 85% perusahaan menemukan calon karyawan yang memberikan informasi palsu dalam resume atau lamaran. Oleh karena itu, untuk menghindari karyawan yang tidak jujur, Anda perlu menghindari referensi mereka.

Pemeriksaan referensi membutuhkan waktu, dedikasi, dan kesabaran yang besar. Namun, pemeriksaan ini sangat penting dalam proses background check, sebab dapat memberikan perspektif lain tentang calon karyawan.

Saat melakukan pemeriksaan referensi, pertimbangkan untuk membuat formulir pemeriksaan referensi agar Anda siap dan memiliki daftar pertanyaan yang akan diajukan.

Berikut beberapa contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan kepada referensi calon karyawan adalah:

Apa kelebihan dan kelemahan dari kandidat?
Ceritakan tentang pencapaian terbesar dari calon ini. Dalam skala 1-10, seberapa kuat kemampuan komunikasi?
Apakah Anda merekomendasikan calon ini?

Tentu saja, jangan lupa untuk berterima kasih kepada setiap referensi yang Anda hubungi.

3. Tetapkan Kebijakan yang Tepat dan Jelas

Penting untuk memiliki aturan yang sama dan jelas tentang pemeriksaan latar belakang. Aturan ini sebaiknya dibuat dengan cara yang mudah dimengerti, agar semua orang memahami langkah-langkah yang harus diikuti.

Hindari melakukan background check secara sembarangan, karena bisa menyebabkan masalah hukum jika hanya diterapkan pada beberapa karyawan saja, misalnya hanya melakukan pemeriksaan kredit pada calon dari latar belakang tertentu.

4. Mintalah Bantuan Hukum

Pemeriksaan latar belakang dapat menghasilkan informasi sensitif, yang dikhawatirkan dapat menimbulkan masalah hukum bagi perusahaan Anda. Jika Anda ragu mengenai hal ini, konsultasikan dengan seorang pengacara.

5. Beri Kesempatan kepada Calon Karyawan untuk Memperbaiki Kesalahan

Informasi yang Anda temukan dalam proses background check bisa saja salah. Oleh karena itu, jika ada kesalahan, berikan kesempatan kepada calon karyawan untuk memberikan klarifikasi. Hal ini membantu Anda menyelamatkan calon yang baik dari kesalahan pengambilan keputusan.

6. Jangan Anggap Remeh Setiap Tahap dalam Proses Background Check

Setiap tahap dalam pemeriksaan latar belakang penting untuk diperhatikan, sebab dapat mengungkapkan informasi berharga. Oleh karena itu, pastikan Anda serius dan teliti dalam melaksanakan seluruh proses ini.

Penerapan Background Check di Indonesia

Agar lebih memahami penerapan background check, berikut beberapa hal yang perlu Anda pahami terkait pemeriksaan latar belakang di Indonesia:

1. Persyaratan untuk Background Check di Indonesia

Untuk melakukan pemeriksaan latar belakang di Indonesia, Anda membutuhkan informasi penting dari calon karyawan. Informasi-informasi ini membantu Anda menghindari masalah hukum dan memfokuskan penyelidikan Anda:

Nama lengkap karyawan
Nomor Induk Kependudukan (NIK)
Alamat rumah saat ini dan sebelumnya
Informasi kontak
Kontak referensi
Tanggal lahir
Izin untuk mendapatkan transkrip sekolah
Izin untuk mengakses catatan militer

2. Langkah-Langkah dalam Melakukan Background Check di Indonesia

Melakukan pemeriksaan latar belakang di Indonesia melibatkan beberapa langkah. Ikuti langkah-langkah berikut agar proses berjalan lancar dan sesuai hukum:

Identifikasi calon karyawan: Sebelum memulai pemeriksaan, identifikasi terlebih dahulu calon karyawan yang ingin Anda periksa. Hal ini membantu Anda menyesuaikan penyelidikan sesuai dengan posisi dan kepribadian calon karyawan tersebut. Dengan demikian, Anda dapat menghemat waktu dan biaya.
Tentukan pemeriksaan yang diperlukan: Ada beragam jenis pemeriksaan yang tersedia. Pilihlah pemeriksaan yang benar-benar dibutuhkan sesuai dengan posisi pekerjaan yang akan diisi. Tidak perlu memesan semua jenis pemeriksaan karena bisa mahal dan tidak perlu.
Dapatkan izin: Pastikan Anda mendapatkan izin dari calon karyawan sebelum melakukan pemeriksaan latar belakang. Mintalah izin dengan jelas atau minta mereka menandatangani formulir persetujuan. Hal ini akan melindungi Anda dari potensi masalah hukum jika ada karyawan yang tidak puas.
Mulai pemeriksaan: Setelah mendapatkan izin, lakukan proses verifikasi. Hubungi institusi dan individu terkait, lalu kumpulkan hasilnya. Pastikan untuk membayar layanan yang diperlukan dan jangan lupa untuk mengumpulkan semua hasil sebelum memutuskan untuk merekrut karyawan.
Ambil keputusan: Setelah mendapatkan hasil pemeriksaan, buat keputusan untuk merekrut karyawan berdasarkan temuan Anda. Pastikan Anda menyimpan catatan pemeriksaan sebagai referensi di masa depan.

3. Hukum Background Check di Indonesia

Melakukan pemeriksaan latar belakang karyawan di Indonesia tidak melanggar hukum. Perusahaan dapat melakukan pemeriksaan dasar terhadap calon atau karyawan yang ingin direkrut atau sudah bekerja.

Namun, perlu diingat bahwa menyelidiki informasi pribadi karyawan tanpa izin mereka dapat melanggar hak-hak mereka.

Oleh karena itu, penting untuk selalu mendapatkan izin sebelum melakukan pemeriksaan latar belakang dan mengikuti panduan ini agar tetap sesuai dengan peraturan hukum yang berlaku.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat disimpulkan bahwa background check dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan perekrutan, serta membuat perusahaan terhindari dari berbagai hal yang menimbulkan ancaman bagi keselamatan dan kesuksesan perusahaan.

Di Indonesia sendiri, penerapan background check merupakan hal yang sah untuk dilakukan, dengan catatan harus dilakukan sesuai peraturan hukum yang berlaku.

Setelah melalui tahap pemeriksaan latar belakang dan serangkaian proses rekrutmen lainnya untuk mempermudah Anda dalam pengelolaan data karyawan, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang memiliki beragam fitur menarik.

Dengan Gajihub, Anda akan merasakan kemudahan dalam pengelolaan SDM, mulai dari slip gaji, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan PPh 21 dan BPJS, reimbursement, employee self service (ESS), dan masih banyak lagi.

Yuk, coba gratis selama 14 hari melalui tautan ini dan rasakan kemudahannya.

Catatan Kaki:

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.