Di balik bisnis yang sukses, selalu ada tim yang kuat dan terorganisir dengan baik.
Namun, pada praktiknya banyak perusahaan yang kerap menghadapi tantangan dalam hal staffing, mulai dari tingginya angka turnover, skill gap, hingga produktivitas yang kurang optimal.
Masalah-masalah tersebut tentunya memberikan dampak besar bagi pertumbuhan bisnis.
Proyek-proyek bisa tertentu, pekerjaan menumpuk, dan suasana kerja pun menjadi kurang kondusif.
Jika dibiarkan, kondisi ini dapat menghambat perkembangan perusahaan secara keseluruhan.
Oleh karena itu, penting bagi setiap bisnis untuk memiliki sistem staffing yang baik dan terencana.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas apa itu staffing, manfaat, jenis, dan langkah-langkahnya.
Apa itu Staffing?
Staffing adalah proses mencari dan menempatkan karyawan yang tepat sesuai dengan kebutuhan tujuan bisnis perusahaan.
Proses ini mencakup beberapa tahapan, seperti mencari kandidat, menyeleksi, merekrut, hingga membangun hubungan kerja yang baik bagi kandidat maupun karyawan.
Biasanya, proses staffing dilakukan oleh tim HR dengan tujuan untuk mendapatkan karyawan yang tidak hanya memiliki kemampuan yang sesuai, tetapi juga cocok dengan budaya kerja perusahaan.
Proses staffing yang baik akan membantu proses rekrutmen, perekrutan, dan pelatihan berjalan lebih lancar, efisien, dan efektif, baik bagi perusahaan maupun karyawan baru.
Staffing bisa dilakukan secara internal oleh tim HR perusahaan atau bekerja sama dengan pihak ketiga yang profesional, tergantung pada kebutuhan dan kondisi perusahaan.
Baca Juga: 5 Fungsi Manajemen di Perusahaan dan Unsurnya
Mengapa Perusahaan Perlu Melakukan Staffing?
Staffing yang efektif adalah bagian penting dari manajemen yang baik.
Hal ini memastikan bisnis tetap berjalan baik dalam kondisi apapun, baik saat situasi menguntungkan maupun saat menghadapi tantangan.
Staffing yang tepat meningkatkan ketahanan bisnis dan membuka jalan bagi pertumbuhan.
Berikut sejumlah manfaat dari staffing:
Kebutuhan bisnis dapat berubah seiring waktu, baik karena musim tertentu maupun karena proyek-proyek khusus.
Proses staffing yang efektif membantu perusahaan menyesuaikan jumlah tenaga kerja sesuai kebutuhan yang berubah-ubah ini.
Dengan begitu, perusahaan bisa dengan mudah menambah atau mengurangi jumlah karyawan.
Contohnya, sebuah toko bisa menggunakan sistem manajemen retail untuk memperkirakan berapa banyak karyawan yang perlu direkrut saat musim liburan.
Atau dalam bisnis pariwisata, sebagian karyawan mungkin bersifat musiman, sementara lainnya permanen untuk menjaga kelangsungan operasional di luar musim ramai.
2. Mempengaruhi Seluruh Employee Life Cycle
Staffing memiliki pengaruh langsung terhadap semua tahap perjalanan karyawan di dalam perusahaan.
Sejak pertama kali direkrut dan mengikuti proses onboarding, staffing yang baik akan menentukan seberapa lancar mereka bisa beradaptasi dalam lingkungan kerja.
Staffing yang efektif memastikan bahwa karyawan baru mendapatkan pelatihan dan dukungan yang dibutuhkan.
Hal ini akan berdampak pada peningkatan kinerja dan kepuasan kerja mereka.
Seiring waktu, pemberian kesempatan berkembang serta lingkungan kerja yang positif akan membuat mereka tetap termotivasi dan betah bekerja.
Baca Juga: Pembahasan Lengkap Employee Life Cycle
3. Menjaga Kelangsungan Bisnis
Staffing yang tepat menempatkan orang yang kompeten di posisi yang sesuai dan pada waktu yang tepat.
Hasilnya, operasional bisnis berjalan lancar tanpa gangguan.
Tim yang solid akan saling mendukung untuk memastikan bisnis tetap berjalan, bahkan dalam situasi sulit.
Sebaliknya, staffing yang buruk akan membuat posisi penting kosong, sehingga menyebabkan keterlambatan, kesalahan, dan penurunan produktivitas.
Baca Juga: Strategi Manajemen Staf: Arti, Manfaat, dan Cara Mengembangkan
Apa Saja Jenis-Jenis Staffing?
Dengan mengetahui berbagai jenis staffing atau penempatan tenaga kerja, Anda dapat memilih strategi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan situasi perusahaan.
Setiap jenis staffing memiliki tujuan dan keunggulannya masing-mamsing.
Berikut beberapa jenis staffing yang paling umum digunakan:
1. Temp-to-Hire
Time-to-hire merupakan proses perekrutan di mana seseorang dipekerjakan terlebih dahulu sebagai karyawan kontnrak atau sementara, lalu dipertimbangkan untuk menjadi karyawan tetap jika kinerjanya dinilai baik.
Bisa dibilang, ini seperti masa percobaan.
Dengan metode ini, perusahaan dapat menilai apakah seorang karyawan cocok dengan kebutuhan dan budaya kerja perusahaan sebelum membuat komitmen jangka panjang.
Hal ini mengurangi risiko dibanding langsung mempekerjakan secara permanen.
Selain itu, metode ini juga memberi fleksibilitas bagi perusahaan untuk menyesuaikan jumlah karyawan sesuai kebutuhan.
2. Staffing Jangka Pendek
Staffing jangka pendek adalah perekrutan tenaga kerja untuk kebutuhan sementara dan mendesak.
Biasanya dilakukan ketika perusahaan membutuhkan tambahan tenaga kerja untuk menghadapi masa sibuk.
Misalnya seperti Lebaran atau tahun baru, proyek tertentu, atau untuk menggantikan karyawan yang sedang cuti.
Durasi pekerjaan biasanya hanya berlangsung selama beberapa minggu atau beberapa bulan, tergantung pada kebutuhan.
Staffing jenis ini sangat cocok digunakan saat beban kerja meningkat hanya dalam jangka waktu tertentu dan tidak terus-menerus.
Baca Juga: Aturan Pekerja Harian Lepas dan Regulasinya di Indonesia
3. Direct Hire
Direct hire adalah proses di mana seorang kandidat direkrut langsung untuk menempati posisi tetap sejak hari pertama bekerja.
Tidak ada masa percobaan atau status kontrak sementara.
Jenis staffing ini sering digunakan untuk posisi penting yang membutuhkan keterampilan khusus dan pengalaman yang relevan.
Contohnya adalah posisi manajerial di restoran.
Posisi seperti ini biasanya memiliki tanggung jawab besar dan memerlukan stabilitas.
Oleh karena itu, kandidat yang dicari adalah mereka yang menginginkan karier jangka panjang dengan keamanan kerja yang baik.
Baca Juga: Time to Hire: Cara Menghitung dan Tips Mengoptimalkannya
4. Staffing Jangka Panjang
Staffing jangka panjang adalah proses perekrutan untuk posisi yang bersifat tetap dan berkelanjutan.
Jenis staffing ini bisa mencakup metode temp-to-hire maupun rekrut langsung.
Tujuan dari staffing jangka panjang adalah membentuk tim kerja yang stabil, berpengalaman, dan bisa mendukung rencana jangka panjang perusahaan.
Staffing ini tidak hanya fokus pada perekrutan, tetapi juga mencakup pelatihan, pengembangan, dan retensi karyawan.
Jika dilakukan dengan benar, hal ini bisa menjadi cara paling berdampak dalam membangun tenaga kerja yang kuat dan berkomitmen.
5. Staffing Berbasis Proyek
Staffing berbasis proyek adalah perekrutan karyawan yang dilakukan khusus untuk mengerjakan proyek tertentu.
Karyawan akan bekerja hanya selama proyek tersebut berlangsung dan biasanya hubungan kerja akan berakhir setelah proyek selesai.
Jenis staffing ini cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak proyek dengan durasi yang berbeda-beda atau yang membutuhkan skill khusus yang tidak dibutuhkan secara terus-menerus.
Dengan cara ini, perusahaan bisa menyesuaikan kebutuhan tenaga kerja sesuai proyek tanpa harus menambah beban biaya jangka panjang.
Baca Juga: Manajemen Proyek: Pengertian, Tujuan, dan Tahapan Prosesnya
6. Staffing Musiman
Apa itu jenis staffing musiman?
Jenis ini merujuk pada proses perekrutan tenaga kerja untuk menghadapi lonjakan aktivitas selama musim tertentu.
Misalnya saat musim liburan, musim panen, tahun baru, atau hari raya.
Saat itulah perusahaan membutuhkan lebih banyak karyawan agar operasional tetap berjalan lancar.
Staffing ini biasanya digunakan di industri seperti ritel, pertanian, dan perhotelan/restoran.
Setelah musim ramai berakhir, karyawan musiman biasanya akan selesai masa kerjanya.
Hal ini membantu perusahaan menghemat biaya meskipun bisnis sedang sepi.
7. Program Magang (Internship)
Program internship adalah posisi kerja sementara yang biasanya ditawarkan kepada mahasiswa atau lulusan baru.
Tujuannya adalah memberi mereka pengalaman kerja langsung di bidang yang mereka pelajari.
Internship memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk mengenal calon tenaga kerja baru dengan biaya yang relatif rendah.
Di sisi lain, para peserta internship bisa mempelajari dunia kerja secara nyata.
Program ini juga menjadi ajang saling mengenal antara peserta dan perusahaan.
Apabila cocok, perusahaan bisa mempertimbangkan mereka untuk diangkat menjadi karyawan full time.
Baca Juga: Perbedaan Internship dan Apprenticeship & Cara Memilihnya
Bagaimana Langkah-Langkah dalam Staffing?
Setelah memahami apa itu staffing, berikut adalah langkah-langkah untuk memastikan prosesnya berjalan secara efektif.
1. Perencanaan Tenaga Kerja
Langkah pertama adalah menentukan kebutuhan tenaga kerja melalui perencanaan tenaga kerja berdasarkan kondisi saat ini dan rencana masa depan perusahaan.
Pada langkah ini, Anda perlu berdiskusi dengan setiap departemen untuk mengetahui:
- Posisi yang perlu diisi
- Keterampilan yang masih kurang
- Perubahan tim atau proyek yang akan datang
Setelah itu, susun rencana staffing yang jelas sesuai dengan tujuan perusahaan, termasuk anggaran, jadwal rekrutmen, dan rencana cadangan jika terjadi perubahan mendadak seperti karyawan resign.
2. Rekrutmen
Selanjutnya, Anda perlu mencari berbagai kandidat melalui berbagai saluran, seperti:
- Situs lowongan kerja
- Rekrutmen media sosial (LinkedIn, Instagram)
- Referensi karyawan
- Job fair dan acara industri
Anda juga perlu berfokus pada pembuatan iklan lowongan pekerjaan yang menarik dan mencerminkan budaya serta nilai perusahaan.
Promosikan employer branding secara konsisten dan gunakan software rekrutmen untuk memantau prosesnya secara efisien.
3. Seleksi
Lakukan screening CV kandidat dengan applicant tracking system (ATS) untuk proses yang lebih efisien dan konsisten.
Langkah yang umum dilakukan:
- Meninjau CV dan surat lamaran
- Wawancara awal (telepon/video call)
- Tes keterampilan
- Evaluasi kesesuaian budaya perusahaan
Lakukan juga background check dan pemeriksaan referen kerja, tentunya dengan persetujuan kandidat.
4. Onboarding
Program onboarding membantu karyawan baru mengenal kebijakan, prosedur, dan budaya perusahaan.
Pada tahap ini, Anda perlu menyertakan elemen interaktif seperti sesi tanya jawab dan perkenalan tim agar mereka merasa lebih terlibat dan termotivasi untuk berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
Berikan juga welcome package yang berisi informasi penting dan sumber daya yang mereka butuhkan.
Setelah itu, lakukan pelatihan khusus sesuai dengan peran masing-masing dan pastikan mereka mendapatkan akses ke alat atau perlengkapan kerja yang diperlukan.
Di sini, Anda dapat memasangkan karyawan baru dengan mentor berpengalaman yang bisa memberikan bimbingan dan feedback secara berkelanjutan.
Tips:
Jadwalkan sesi check-in rutin selama beberapa bulan pertama.
Momen ini bisa digunakan untuk menjawab pertanyaan mereka dan menangani kendala yang mungkin muncul.
5. Manajemen Kinerja (Performance Management)
Kemudian, tentukan metrik dan key performance indicator (KPI) yang dapat digunakan untuk menilai performa secara objektif. Gunakan indikator ini saat melakukan evaluasi kinerja.
Contoh KPI yang bisa digunakan antara lain:
- Tingkat penyelesaian tugas
- Jumlah kesalahan atau error
- Feedback dari pelanggan
- Kehadiran dan ketepatan waktu
Saat melakukan evaluasi, berikan feedback yang membangun dan mendukung perkembangan karyawan.
Untuk karyawan yang kinerjanya masih di bawah harapan, buatlah rencana pengembangan pribadi agar mereka bisa memperbaiki dan meningkatkan performanya.
Manajemen kinerja memastikan setiap karyawan mendapatkan bimbingan dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk bisa berkembang dan unggul dalam peran mereka.
6. Retensi
Retensi karyawan dimulai dan diakhiri dengan lingkungan kerja yang sehat.
Budaya kerja yang positif akan mendorong tim untuk tetap termotivasi dan lebih betah di perusahaan.
Berikut beberapa cara efektif untuk meningkatkan retensi:
- Program penghargaan seperti Employee of the Month
- Bonus kinerja
- Gaji yang kompetitif dan tunjangan yang menarik
Namun, retensi bukan cuma soal gaji dan bonus.
Lingkungan kerja yang mendukung dan memberi penghargaan juga sangat penting.
Oleh karena itu, pastikan Anda:
- Menyediakan kesempatan pengembangan karier
- Menerapkan komunikasi terbuka
- Menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi (work-life balance)
Hal-hal inilah yang akan menumbuhkan loyalitas dalam bekerja dan komitmen dari para karyawan.
Baca Juga: 18 Strategi Retensi Karyawan Terbaik
7. Succession Planning
Perusahaan yang berpikir jangka panjang akan merasakan manfaat dari succession planning, yaitu strategi untuk mempersiapkan karyawan berpotensi tinggi menjadi pemimpin masa depan.
Karyawan yang masuk dalam rencana ini membutuhkan:
- Rencana pengembangan karier
- Pelatihan atau pengembangan kepemimpinan
- Kesempatan untuk memimpin proyek atau tim
Keuntungan besar dari perencanaan ini adalah ketika ada posisi penting yang kosong, perusahaan sudah memiliki kandidat melalui rekrutmen internal yang siap mengisi.
Dengan demikian transisi akan menjadi lebih lancar dan kinerja tim tetap stabil.
Baca Juga: Cara Membangun Kultur Perusahaan & Hal yang Perlu Dihindari
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa apa itu staffing adalah proses penting dalam manajemen sumber daya manusia yang bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki karyawan terbaik di posisi yang tepat.
Proses ini tidak hanya mencakup perekrutan, apa yang dimaksud staffing itu juga mencakup workplace planning, seleksi, onboarding, pelatihan, hingga pengelolaan kinerja dan retensi karyawan.
Staffing yang efektif membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis dengan cara membangun tim kerja yang kompeten dan selaras dengan budaya organisasi.
Untuk mendukung proses staffing, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui software ini, Anda dapat dengan mudah mengakses laporan kinerja karyawan yang bisa menjadi bahan pertimbangan dalam proses staffing.
Selain itu, GajiHub juga memudahkan Anda dalam proses rekrutmen mulai dari onboarding karyawan baru sampai offboarding karyawan yang resign.
Dengan berbagai fitur tersebut, software ini dapat mebantu tim HR dalam segala hal terkait administrasi karyawan, sehingga mereka bisa lebih berfokus pada strategi staffing.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Apa itu Staffing? Ini Arti, Manfaat, Jenis, dan Langkahnya - 24 April 2025
- Side Hustle: Manfaat, Contoh, dan Tips Mendapatkannya - 24 April 2025
- Porter Five Forces: Kelebihan dan Kekurangan & Penerapannya - 23 April 2025