Skill Gap Analysis: Pengertian dan Cara Melakukannya

Di saat perusahaan mengalami kebutuhan yang berkembang pesat untuk meningkatkan keterampilan karyawannya, skill gap analysis menjadi alat yang semakin relevan. Namun dari mana Anda memulainya?

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu skill gap analysis, mengapa analisis ini dapat menjadi alat yang berguna, dan kami akan berbagi pendekatan tiga langkah untuk melakukan skill gap analysis.

Apa yang Dimaksud dengan Skill Gap Analysis?

Skill gap analysis adalah alat yang digunakan untuk menilai perbedaan (atau kesenjangan) antara kondisi aktual dan kondisi tujuan di masa depan.

Organisasi menggunakannya untuk mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan oleh seorang karyawan namun belum tentu dimiliki untuk menjalankan pekerjaan mereka atau untuk melakukan tugas-tugas tertentu secara efektif (Antonucci, Ovidio, 2012).

Bagi HR, skill gap analysis adalah cara untuk mengetahui keterampilan dan pengetahuan apa saja yang kurang di antara karyawan dalam organisasi.

Setelah memiliki informasi ini, HR dapat mengatasi kesenjangan keterampilan dalam organisasi. Hal ini dapat dilakukan melalui peningkatan keterampilan, pelatihan ulang, keputusan investasi L&D, perencanaan karir, dan sebagainya.

Baca juga: Pengertian Otomatisasi HR, Manfaat, dan Hal yang Anda Dapatkan

Mengapa Skill Gap Analysis Penting?

Dalam The Future of Jobs Report, World Economic Forum menyatakan bahwa pada tahun 2022, tidak kurang dari 54% dari seluruh pekerja perlu memperbarui atau mengganti kompetensi mereka.

Hal ini disebabkan oleh perkembangan teknologi yang cepat dan peningkatan digitalisasi yang memengaruhi kehidupan pribadi dan profesional kita.

Bagi organisasi di semua industri, ini berarti bahwa pekerjaan tertentu akan hilang karena otomatisasi, sementara pekerjaan lainnya akan berubah dalam hal tugas dan tanggung jawab inti mereka.

Di sinilah desain ulang pekerjaan menjadi relevan; menata ulang tugas dan tanggung jawab ini untuk menyelaraskannya dengan realitas pekerjaan yang berubah.

Namun, sebelum Anda mulai mendesain ulang pekerjaan, penting untuk mengetahui keterampilan dan pengetahuan apa yang saat ini tidak dimiliki oleh tenaga kerja Anda dan keterampilan mana yang penting bagi kinerja organisasi Anda.

Hal ini membawa kita pada alasan mengapa melakukan skill gap analysis sangat berguna:

1. Memberikan Anda wawasan tentang seluruh tenaga kerja Anda

Anda akan dapat mengidentifikasi karyawan mana yang memiliki pengetahuan paling banyak tentang aspek-aspek tertentu dalam bisnis, serta karyawan yang memiliki kesenjangan keterampilan (yang penting).

Dengan demikian, Anda akan dapat menargetkan sumber daya (pelatihan) dengan lebih baik pada keterampilan yang paling membutuhkan perhatian.

Hal ini, pada gilirannya, akan mengarah pada penggunaan sumber daya yang optimal dalam hal meningkatkan kinerja tim secara keseluruhan.

2. Meningkatkan pembelajaran dan pengembangan individu

Setiap karyawan akan dapat mengetahui peningkatan apa yang harus mereka lakukan untuk memperoleh atau meningkatkan keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan untuk bekerja sebaik mungkin dalam peran mereka (di masa depan).

Pada akhirnya, hal ini juga akan berdampak positif pada produktivitas karyawan Anda.

3. Ini akan membantu Anda dengan perencanaan tenaga kerja strategis Anda

Perencanaan tenaga kerja strategis adalah, antara lain, memastikan Anda memiliki jumlah orang yang tepat dengan keterampilan yang tepat di tempat yang tepat.

Agak sulit untuk mulai merencanakan masa depan jika Anda tidak tahu persis di mana posisi Anda saat ini dari perspektif keterampilan.

Baca juga: Mengetahui Apa itu Yield Ratio dalam Proses Rekrutmen

4. Dapat meningkatkan upaya rekrutmen Anda

Ini sejalan dengan paragraf sebelumnya. Akan jauh lebih mudah untuk merekrut orang yang tepat jika Anda bisa mengidentifikasi kandidat yang memiliki keahlian yang lebih sesuai dengan yang dibutuhkan untuk berfungsi secara efektif dalam peran tertentu.

5. Menciptakan keunggulan kompetitif

Jika Anda menggabungkan semua hal di atas, Anda akan mampu menciptakan keunggulan kompetitif dan tetap berada di depan para pesaing.

Anda akan mengetahui kekuatan dan kelemahan tenaga kerja Anda, Anda akan dapat merencanakan ke depan dalam hal pembelajaran dan pengembangan serta rekrutmen dan karenanya mengoptimalkan kinerja organisasi Anda.

Cara Melakukan Skill Gap Analysis

Dalam melakukan skill gap analysis, kami mengusulkan dua metode skill gap analysis, yaitu metode kualitatif dan metode kuantitatif.

Pendekatan pertama bersifat kualitatif dan secara luas didasarkan pada proses pengembangan organisasi.

Yang kedua adalah metode yang diusulkan oleh Antonucci dan Ovidio dan mengikuti pendekatan kuantitatif.

Kita akan membahas kedua metode skill gap analysis, dimulai dengan metode kualitatif.

Pendekatan Kualitatif dalam Skill Gap Analysis

1. Cakupan dan diagnostik

Tahap pertama ini adalah tentang menentukan cakupan tantangan. Dalam kasus skill gap analysis, ini berarti mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan.

Untuk mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan organisasi saat ini – dan di masa depan – Anda perlu mengajukan dan menjawab beberapa pertanyaan terlebih dahulu. Sebagai contoh:

• Apa misi organisasi?
• Apa tujuan bisnis organisasi?
• Keterampilan kritis apa yang dibutuhkan untuk dapat menjalankan misi dan memenuhi tujuan bisnis?

Kriteria untuk menentukan apakah suatu keterampilan itu kritis atau tidak kritis adalah sebagai berikut.

Jika seorang karyawan tidak memiliki keterampilan tertentu, namun masih dapat menyelesaikan tugas dengan memuaskan, maka keterampilan tersebut tidak kritis.

Sebaliknya, jika seorang karyawan menyelesaikan tugas tertentu namun dengan hasil yang tidak memuaskan, maka keterampilan yang kurang tersebut bersifat kritis.

Sehubungan dengan keterampilan masa depan yang dibutuhkan dalam organisasi dan industri Anda, Anda perlu mengetahui, antara lain

• Pekerjaan apa saja di dalam organisasi/industri Anda yang kemungkinan besar akan diotomatisasi (sebagian)?
• Keterampilan apa yang saat ini sedang naik daun di industri Anda?
• Jenis pekerjaan (yang belum ada) apa yang akan lebih dibutuhkan oleh perusahaan Anda?

Baca juga: Mengenal Pengertian Compa Ratio dan Cara Mengukurnya

2. Pengumpulan dan analisis data

Langkah kedua adalah pengumpulan dan analisis data. Tujuan dari fase ini ada tiga: untuk menganalisis tugas apa yang sedang dilakukan saat ini, untuk menilai seberapa penting tugas-tugas ini dan untuk menanyakan tentang keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan benar.

Dalam kasus skill gap analysis, kegiatan pengumpulan dan analisis data dapat mencakup:

Mengembangkan profil pekerjaan dan mengidentifikasi keterampilan penting yang dibutuhkan untuk setiap peran pekerjaan

• Meninjau deskripsi posisi saat ini untuk kebutuhan masa depan
• Mempertimbangkan dampak perubahan (peraturan) yang akan datang serta tren pekerjaan di masa depan terhadap pekerjaan tersebut
• Luangkan waktu untuk mengembangkan daftar kompetensi yang paling jelas dan akurat menggambarkan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut

Melakukan inventarisasi keterampilan karyawan Anda saat ini

• Deskripsi posisi
• Spesifikasi kelas pekerjaan
• Evaluasi kinerja dan penilaian karyawan
• Wawancara/pertemuan kelompok fokus dengan supervisor, manajer, dan karyawan

 Mengidentifikasi kompetensi dan tingkat keterampilan karyawan Anda 

• Menempatkan informasi yang dikumpulkan dari penilaian kompetensi ke dalam satu basis data yang dapat dicari
• Database semua karyawan dan kompetensi mereka yang ada
• Mengidentifikasi keterampilan penting yang diperlukan untuk saat ini dan masa depan

Teknologi HR dapat membantu Anda dalam beberapa bagian ini.

Terutama ketika organisasi Anda masuk dalam kategori menengah atau besar, maka akan sangat sulit untuk melacak secara manual setiap karyawan beserta kompetensi dan tingkat keahlian mereka.

Sistem talent management, misalnya, dapat menjadi database tunggal yang dapat dicari yang mengumpulkan semua informasi dari evaluasi kinerja dan penilaian kompetensi karyawan Anda.

Baca juga: Pengertian Job Simplification dan Tahapannya

3. Merancang intervensi

Tahap ini adalah tentang menciptakan intervensi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam banyak kasus, ini berarti bahwa setelah Anda mengetahui di mana kesenjangan keterampilan di organisasi Anda, Anda dapat membuat strategi untuk mengisi kesenjangan tersebut.

Kesenjangan keterampilan atau Gap skill potensial yang mungkin Anda temui, misalnya, kekurangan keterampilan digital – seperti yang ditemukan dalam sebuah laporan yang menunjukkan bahwa 50% pekerja tidak memiliki keterampilan digital.

Contoh lainnya adalah kurangnya karyawan yang memiliki keterampilan digital lunak (seperti fokus pada pelanggan dan hasrat untuk belajar); menurut laporan dari Capgemini dan LinkedIn, 59% perusahaan mengalami hal ini.

Dan tentu saja, ada contoh-contoh keterampilan industri dan pekerjaan yang mungkin kurang dimiliki oleh perusahaan.

Dalam studi kesenjangan keterampilan tahun 2018, misalnya, Deloitte dan The Manufacturing Institute mengungkapkan bahwa kesenjangan keterampilan di industri manufaktur AS dapat menyebabkan sekitar 2,4 juta posisi tidak terisi antara tahun 2018 dan 2028.

Studi yang sama menunjukkan bahwa posisi yang berkaitan dengan produksi yang terampil, talenta digital, dan manajer operasional, khususnya, mungkin sulit untuk diisi – hingga tiga kali lebih sulit.

Intervensi skill gap analysis

Bergantung pada keterampilan yang hilang dan kemampuan tenaga kerja Anda saat ini, ada beberapa ‘intervensi’ yang dapat Anda lakukan:

• Pelatihan dan pengembangan karyawan yang sudah ada
• Desain ulang pekerjaan
• Perekrutan orang-orang dengan keterampilan penting
• Kombinasi dari satu atau beberapa hal di atas

Mari kita bahas masing-masing opsi ini satu per satu.

Pelatihan dan pengembangan karyawan yang sudah ada 

Hasil skill gap analysis Anda dapat mengarah pada pengembangan program pembelajaran dan pengembangan yang akan meningkatkan keterampilan karyawan Anda dalam keterampilan yang baru dibutuhkan atau yang hilang.

Desain ulang pekerjaan

Pertanyaan tentang misi perusahaan, tujuan bisnis dan keterampilan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut – sekarang dan di masa depan – dapat mengarah pada kesimpulan bahwa tugas dan tanggung jawab pekerjaan tertentu perlu diatur ulang.

Inilah yang kami sebut sebagai desain ulang pekerjaan dan hal ini juga dapat menghasilkan pelatihan ulang karyawan dengan keterampilan yang baru dibutuhkan.

Rekrutmen orang-orang dengan keterampilan penting

Hasil skill gap analysis Anda kemungkinan besar akan mengubah kriteria yang digunakan untuk merekrut karyawan.

Karena meskipun Anda dapat melatih ulang atau meningkatkan keterampilan karyawan Anda saat ini, pada titik tertentu Anda harus merekrut orang baru (karena karyawan keluar, pensiun, dll).

Mempekerjakan seseorang dengan keterampilan penting secara langsung akan menghemat waktu Anda untuk melatih mereka dalam keterampilan tersebut.

Hal ini juga akan membantu mereka menjadi lebih cepat beroperasi dan produktif. Jika Anda tidak dapat menemukan orang dengan cukup cepat, Anda dapat memanfaatkan freelancer dan mempekerjakan pekerja lepas atau kontraktor untuk membantu Anda (untuk sementara) mengisi kekosongan keterampilan.

Baca juga: Cara Hitung Cost Per Hire Beserta dengan Rumusnya

Pendekatan Kuantitatif dalam Skill Gap Analysis

Metode lain untuk mengukur kesenjangan keterampilan atau skill gap diusulkan oleh Antonucci dan Ovidio. Pendekatan kuantitatif mereka mengukur kesenjangan setiap kompetensi untuk setiap mata pelajaran yang diujikan.

Algoritma yang mereka rancang hanya memperhitungkan situasi di mana kesenjangan negatif ditemukan. Ini berarti kompetensi karyawan lebih rendah dari yang dibutuhkan.

Bergantung pada apakah kesenjangannya kecil atau besar, perusahaan dapat mengatur kegiatan pelatihan mandiri atau mereka harus beralih ke program pelatihan.

Perbedaan lain yang perlu dibuat di sini adalah antara kesenjangan keterampilan dari kompetensi yang sering digunakan dan kesenjangan kompetensi yang jarang digunakan.

Sama seperti metode sebelumnya yang telah kami jelaskan, titik awalnya adalah pemetaan keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap profil pekerjaan.

Tolak ukur untuk setiap kompetensi yang dibutuhkan dapat ditentukan dengan proses top-down (dari manajer ke karyawan) atau bottom-up (dari karyawan ke manajer).

Keuntungan dari tolok ukur dengan cara ini adalah:

• Prosedurnya tidak berubah jika menggunakan pendekatan dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas
• Anda mendapatkan estimasi kuantitatif dari kesenjangan keterampilan, dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan frekuensi penggunaan
• Memungkinkan proses yang fleksibel dan semi-otomatis untuk merencanakan kursus pelatihan

Hal ini menghasilkan indikator kesenjangan keterampilan sebagai berikut:

Dalam rumus ini, indikator G dari kesenjangan keterampilan ke-j dihitung. Variabel-variabel lain dalam rumus tersebut adalah singkatan dari:

• N – menunjukkan skor kebutuhan yang diberikan kepada
• orang yang diwawancarai ke-i untuk
• keterampilan ke-j
• P – menunjukkan skor yang dikaitkan dengan tingkat keterampilan yang dimiliki oleh karyawan
• F menunjukkan frekuensi penggunaan keterampilan oleh karyawan yang sama
• c – adalah konstanta untuk mengurangi efek kesenjangan yang rendah atau negatif (yaitu nol atau satu)
• F menunjukkan frekuensi penggunaan yang, dalam tolok ukur ideal perusahaan, mewakili ambang batas di mana kekurangan keterampilan merupakan masalah yang harus dipecahkan (dengan tetap memperhitungkan biaya pelatihan).
• K hanya memperhitungkan kesenjangan positif (ketika keterampilan tertentu yang relatif sering digunakan tidak cukup dimiliki)

Sekarang, hal ini menimbulkan beberapa pertanyaan, dimulai dengan, bagaimana data yang relevan dikumpulkan?

Secara umum, hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan asesmen berbasis kertas dan wawancara pendukung atau menggunakan software manajemen keterampilan.

Terutama ketika Anda melakukan skill gap analysis di antara sejumlah besar karyawan, yang terakhir menjadi pilihan yang lebih jelas.

Perusahaan seperti Skills Base, AG5 dan Avilar menyediakan software manajemen keterampilan yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengidentifikasi kebutuhan keterampilan (di masa depan) dan mencatat tingkat keterampilan dan minat seluruh tenaga kerja Anda.

Pertanyaan lain yang muncul di benak Anda adalah jenis penilaian apa yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan?

Informasi mengenai, misalnya, kebutuhan perusahaan dalam hal keterampilan, frekuensi penggunaan keterampilan tertentu dan simpanan keterampilan yang spesifik untuk setiap peran dapat dikumpulkan melalui survei penilaian diri atau melalui penilaian 360 derajat.

Yang terakhir adalah evaluasi antara rekan kerja dan atasan.

Di sini pun, teknologi dapat membantu. Anda bisa menggunakan alat bantu untuk mendapatkan feedback seperti yang disediakan oleh Impraise dan Reflektive untuk mengumpulkan dan menganalisis umpan balik dari dan tentang karyawan Anda.

Pertanyaan ketiga adalah mengenai penilaian itu sendiri, bagaimana cara penilaian bekerja?

Dalam contoh yang disebutkan oleh Antonucci dan Ovidio, penilaian keterampilan dinyatakan dalam skala 1 sampai 5 dengan 1 sebagai nilai terendah dan 5 sebagai nilai tertinggi.

Untuk setiap level, setiap orang yang diwawancarai memberikan skor pada tingkat keterampilan yang sebenarnya dimiliki dan tingkat keterampilan yang mereka anggap perlu.

Metode penilaian yang sama digunakan untuk mengindikasikan seberapa intensnya sebuah ambang batas digunakan di perusahaan.

Setelah Anda mengumpulkan semua data yang relevan, Anda akan dapat memeriksa penyimpangan antara tingkat keterampilan yang dimiliki dan yang diperlukan oleh masing-masing karyawan serta frekuensi penggunaan keterampilan tersebut di perusahaan.

Hal ini kemudian akan memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan yang menghasilkan satu atau lebih intervensi kesenjangan keterampilan yang telah kami jelaskan di atas.

Baca juga: Mengetahui Graphic Rating Scale dalam Penilaian Kinerja

Kesimpulan

Di saat perusahaan semakin ingin mempersiapkan karyawannya untuk masa depan, penting untuk mengetahui keterampilan dan kompetensi apa yang dimiliki oleh tenaga kerja Anda saat ini.

Skill gap analysis dapat menjadi alat yang baik untuk digunakan; jika dilakukan dengan baik, analisis ini akan memberikan Anda wawasan yang berharga tentang seluruh tenaga kerja Anda, dapat membantu Anda dalam perencanaan tenaga kerja yang strategis dan meningkatkan upaya rekrutmen Anda.

Skill gap analysis yang efektif juga akan memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan program pembelajaran dan pengembangan untuk meningkatkan keterampilan karyawan jika diperlukan.

Pastikan juga Anda melakukan manajemen data karyawan dan proses payroll yang terintegrasi menggunakan sistem HR modern seperti software payroll dan HR dari Gajihub.

Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.