21 Recruitment Metrics yang Harus Tim HR Tahu

Recruitment metrics adalah bagian penting dari proses perekrutan dan rekrutmen berbasis data.

Tim HR dan pemilik bisnis harus mengetahui semua metrik ini supaya Anda bisa mendapatkan kandidat yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan membuat daftar 21 metrik yang paling penting untuk Anda dan bisa Anda terapkan dalam organisasi Anda.

Apa itu Recruitment Metrics?

Recruitment metrics adalah pengukuran yang digunakan untuk melacak kesuksesan perekrutan dan mengoptimalkan proses perekrutan kandidat untuk sebuah organisasi.

Jika digunakan dengan benar, metrik ini membantu mengevaluasi proses perekrutan dan apakah perusahaan merekrut orang yang tepat.

Selain itu, metrik ini juga memberikan Anda data yang memungkinkan Anda untuk melakukan perbaikan pada proses rekrutmen. Hal ini dikarenakan metrik-metrik ini merupakan bagian integral dari corong rekrutmen berbasis data,

Membuat keputusan perekrutan yang tepat adalah penting. Gambar di bawah ini (dari Greenhouse) menunjukkan lifetime value karyawan sebagai jumlah dari semua keputusan SDM yang dibuat tentang karyawan tersebut.

Dengan menggunakan gambar ini, kita dapat melihat bahwa mempekerjakan seseorang yang lebih cocok untuk pekerjaan tersebut berpotensi menciptakan laba atas investasi (ROI) yang sangat besar.

Baca juga: Gap Year: Pengertian, Alasan, dan Kegiatan yang Bisa Dilakukan

21 Recruitment Metrics

1. Waktu untuk mengisi jabatan

Ini mengacu pada jumlah hari kalender yang diperlukan untuk menemukan dan mempekerjakan kandidat baru, yang sering kali diukur dengan jumlah hari antara menyetujui permintaan pekerjaan dan kandidat menerima tawaran Anda.

Beberapa faktor dapat memengaruhi waktu pengisian jabatan, seperti rasio penawaran dan permintaan untuk pekerjaan tertentu serta kecepatan departemen rekrutmen beroperasi.

Ini adalah metrik yang bagus untuk perencanaan bisnis dan menawarkan pandangan yang realistis bagi manajer untuk menilai waktu yang diperlukan untuk menarik dan merekrut pengganti karyawan yang keluar.

2. Waktu untuk merekrut

Waktu untuk merekrut menunjukkan jumlah hari antara saat kandidat melamar atau didekati dan saat kandidat menerima pekerjaan.

Dengan kata lain, ini mengukur waktu yang dibutuhkan seseorang untuk melalui proses perekrutan setelah mereka melamar.

Waktu untuk merekrut dengan demikian memberikan indikasi yang kuat tentang bagaimana kinerja tim rekrutmen. Metrik ini juga disebut ‘Waktu untuk Menerima’.

Waktu yang lebih singkat untuk merekrut sering kali memungkinkan Anda untuk merekrut kandidat yang lebih baik, mencegah kandidat terbaik diambil oleh perusahaan yang memiliki waktu yang singkat untuk merekrut.

Hal ini juga berdampak pada pengalaman kandidat Anda karena tidak ada yang menyukai proses perekrutan yang memakan waktu lama. Anda akan dapat melihat di mana hambatan dalam proses perekrutan Anda dan Anda dapat bekerja untuk menghilangkannya.

Sebagai contoh, data mungkin menunjukkan kepada Anda bahwa ada waktu yang lama antara penyaringan resume dan wawancara telepon. Ini bisa menjadi masalah penjadwalan, yang bisa diatasi oleh tim perekrutan dengan menerapkan program penjadwalan otomatis.

Metrik ini sangat dipengaruhi oleh corong rekrutmen Anda. Jika Anda merekrut untuk pekerjaan yang memiliki proses rekrutmen yang relatif langsung dengan satu wawancara, waktu untuk merekrut akan lebih singkat dibandingkan dengan ketika Anda memiliki proses penerimaan melalui telepon, hari penilaian, dan tiga putaran wawancara.

Baca juga: Cara Membuat HR Strategy yang Efektif di Tahun Ini

3. Sumber perekrutan

Melacak sumber-sumber yang menarik karyawan baru ke organisasi Anda adalah salah satu recruitment metrics yang paling populer.

Metrik ini juga membantu melacak efektivitas berbagai saluran perekrutan. Beberapa contohnya adalah papan lowongan kerja, halaman karier perusahaan, media sosial, dan headhunter. 

Dengan memiliki pemahaman yang jelas tentang saluran mana yang berhasil dan mana yang tidak, Anda akan dapat menggandakan saluran yang memberikan ROI paling besar dan mengurangi pengeluaran untuk saluran yang tidak.

Misalnya, jika Anda melihat bahwa sebagian besar rekrutmen yang berhasil tidak berasal dari LinkedIn, melainkan dari papan lowongan kerja internal Anda, maka itulah saluran yang ingin Anda fokuskan.

4. Atrisi tahun pertama

Atrisi tahun pertama atau perputaran karyawan baru adalah recruitment metrics utama dan juga mengindikasikan kesuksesan perekrutan.

Kandidat yang keluar di tahun pertama kerja mereka gagal menjadi produktif sepenuhnya dan biasanya menghabiskan banyak uang. Atrisi tahun pertama dapat dikelola dan tidak dikelola.

Atrisi terkelola berarti bahwa kontrak diakhiri oleh pemberi kerja. Atrisi yang tidak terkelola berarti mereka keluar atas kemauan mereka sendiri (ini juga disebut sebagai pergantian sukarela).

Yang pertama sering kali merupakan indikator kinerja tahun pertama yang buruk atau ketidakcocokan dengan tim.

Yang kedua sering kali merupakan indikator ekspektasi yang tidak realistis yang menyebabkan kandidat keluar.

Hal ini bisa jadi karena ketidakcocokan antara deskripsi pekerjaan dan pekerjaan yang sebenarnya, atau pekerjaan dan/atau perusahaan telah dijual secara berlebihan oleh perekrut.

Metrik ini juga bisa disebut sebagai ‘tingkat retensi kandidat’.

Baca juga: Mengetahui GRPI Model untuk Efektivitas Kinerja Tim

5. Kualitas perekrutan

Kualitas perekrutan, yang sering kali diukur dengan peringkat kinerja seseorang, memberikan indikator kinerja tahun pertama seorang kandidat.

Kandidat yang mendapatkan peringkat kinerja tinggi merupakan indikasi keberhasilan perekrutan, sementara hal sebaliknya berlaku untuk kandidat dengan peringkat kinerja rendah.

Peringkat kinerja tahun pertama yang rendah merupakan indikasi dari perekrutan yang buruk. Satu kesalahan perekrutan dapat merugikan perusahaan puluhan juta dalam biaya langsung dan tidak langsung. Untuk membaca lebih lanjut tentang cara menilai biaya-biaya ini, lihat artikel kami tentang biaya SDM.

Jika digabungkan dengan saluran yang digunakan untuk mencari kandidat, Anda bisa mengukur kualitas saluran perekrutan (lihat recruitment metrics no. 17).

Kualitas perekrutan adalah salah satu recruitment metrics yang paling umum, namun juga paling rumit, karena Anda dapat mengukurnya dengan berbagai cara. Anda dapat memperoleh gambaran umum dalam panduan terperinci kami.

Kualitas perekrutan adalah input untuk Rasio Keberhasilan. Rasio keberhasilan membagi jumlah karyawan yang berkinerja baik dengan jumlah total kandidat yang direkrut.

Rasio keberhasilan yang tinggi berarti sebagian besar kandidat yang direkrut berkinerja baik, namun rasio yang rendah berarti Anda perlu menyempurnakan proses seleksi Anda!

Rasio keberhasilan digunakan sebagai input untuk analisis utilitas rekrutmen. Analisis ini memungkinkan Anda untuk menghitung ROI untuk instrumen seleksi yang berbeda.

6. Kepuasan manajer perekrutan

Sejalan dengan kualitas perekrutan, kepuasan manajer perekrutan adalah recruitment metrics lain yang menunjukkan proses perekrutan yang sukses.

Ketika manajer perekrutan puas dengan karyawan baru di tim mereka, kandidat cenderung berkinerja baik dan cocok dengan tim. Dengan kata lain, kandidat tersebut lebih mungkin menjadi karyawan yang sukses.

Baca juga: Cara Melakukan Job Design untuk Para HR Manager

7. Kepuasan kerja kandidat

Kepuasan kerja kandidat adalah cara terbaik untuk melacak apakah ekspektasi yang ditetapkan selama prosedur perekrutan sesuai dengan kenyataan.

Kepuasan kerja kandidat yang rendah menyoroti kesalahan manajemen ekspektasi atau deskripsi pekerjaan yang tidak lengkap.

Nilai yang rendah dapat dikelola dengan lebih baik dengan memberikan pratinjau pekerjaan yang realistis.

Hal ini membantu menyajikan aspek positif dan negatif dari pekerjaan tersebut kepada kandidat potensial, sehingga menciptakan pandangan yang lebih realistis.

8. Pelamar per lowongan

Pelamar per lowongan pekerjaan atau pelamar per perekrutan mengukur popularitas pekerjaan. Jumlah pelamar yang banyak dapat mengindikasikan permintaan yang tinggi untuk pekerjaan di area tersebut atau deskripsi pekerjaan yang terlalu luas.

Jumlah pelamar per lowongan belum tentu menjadi indikator jumlah kandidat yang memenuhi syarat. Dengan mempersempit deskripsi pekerjaan dan memasukkan sejumlah kriteria yang ‘sulit’, jumlah pelamar bisa dikurangi tanpa mengurangi jumlah kandidat yang sesuai.

Anda juga bisa lebih fokus pada pencarian dari jalur yang telah menghasilkan kandidat yang memenuhi syarat di masa lalu.

9. Rasio seleksi

Rasio seleksi mengacu pada jumlah kandidat yang dipekerjakan dibandingkan dengan jumlah total kandidat. Rasio ini juga disebut Submittals to Hire Ratio.

Rasio seleksi sangat mirip dengan jumlah pelamar per lowongan. Ketika ada jumlah kandidat yang tinggi, rasionya mendekati 0.

Rasio seleksi memberikan informasi seperti nilai dari alat penilaian dan rekrutmen yang berbeda dan dapat digunakan untuk memperkirakan kegunaan dari sistem seleksi dan rekrutmen yang diberikan.

Untuk menghitung utilitas dari alat ini, lihat artikel ini oleh Sturman (2003) mengenai ROI alat seleksi.

10. Biaya per perekrutan

Metrik rekrutmen biaya per perekrutan atau cost per hire adalah total biaya yang diinvestasikan dalam perekrutan dibagi dengan jumlah perekrutan.

Cost per hire terdiri dari beberapa struktur biaya yang dapat dibagi dengan biaya internal dan eksternal.

Biaya internal meliputi biaya kepatuhan, biaya administrasi, pelatihan & pengembangan, dan biaya manajer perekrutan. Biaya eksternal adalah pemeriksaan latar belakang, biaya sumber, biaya perjalanan, atau biaya pemasaran.

Baca juga: Job Enrichment: Pengertian, Contoh, dan Bedanya dengan Job Enlargement

11. Pengalaman kandidat

Ketika kita berbicara tentang recruitment metrics, pengalaman kandidat tidak boleh diabaikan. Pengalaman kandidat adalah cara pencari kerja memandang proses rekrutmen dan orientasi perusahaan, dan sering kali diukur dengan menggunakan survei pengalaman kandidat.

Survei ini menggunakan Net Promoter Score dan membantu mengidentifikasi komponen-komponen kunci dari pengalaman yang dapat ditingkatkan.

Ingatlah bahwa Anda bisa mengukur pengalaman kandidat di berbagai tahap proses rekrutmen. Dan jangan mengesampingkan kandidat yang gagal.

Anda harus mengukurnya bersama dengan kandidat yang akhirnya Anda rekrut untuk mendapatkan gambaran yang lebih akurat mengenai kondisi pengalaman kandidat Anda.

12. Tingkat penerimaan tawaran

Tingkat penerimaan tawaran membandingkan jumlah kandidat yang berhasil menerima tawaran pekerjaan dengan jumlah kandidat yang menerima tawaran.

Tingkat yang rendah menunjukkan adanya potensi masalah kompensasi. Ketika masalah ini sering terjadi pada fungsi-fungsi tertentu, gaji dapat didiskusikan lebih awal dalam proses rekrutmen dalam upaya meminimalkan dampak dari tawaran pekerjaan yang ditolak.

Contohnya adalah dengan mencantumkan gaji dalam lowongan pekerjaan atau dengan menanyakan ekspektasi gaji kandidat.

13. Persentase posisi terbuka

Persentase posisi terbuka dibandingkan dengan jumlah total posisi dapat diterapkan pada departemen tertentu atau bahkan seluruh organisasi.

Persentase posisi terbuka yang tinggi di departemen tertentu dapat berarti posisi tersebut sangat diminati (misalnya, karena pertumbuhan yang cepat).

Hal ini juga dapat berarti bahwa saat ini ada pasokan pekerja yang rendah di pasar untuk posisi tersebut.

Metrik ini dapat memberikan Anda wawasan tentang tren dan perubahan yang terjadi di pasar tenaga kerja saat ini, yang dapat menjadi sangat berharga ketika Anda membangun strategi akuisisi talenta.

Baca juga: Pengertian Job Enlargement, Manfaat, dan Contohnya

14. Tingkat penyelesaian lamaran

Ini adalah metrik akuisisi talenta yang menunjukkan berapa banyak kandidat yang memulai lamaran kerja dan menyelesaikannya.

Anda juga bisa mengukur sebaliknya sebagai “Tingkat pengunduran diri pelamar”, yaitu jumlah kandidat yang tidak menyelesaikan lamaran.

Tingkat penyelesaian lamaran sangat menarik untuk organisasi dengan sistem perekrutan online yang rumit.

Banyak perusahaan besar yang mengharuskan kandidat untuk memasukkan seluruh CV mereka secara manual ke dalam sistem mereka sebelum dapat melamar pekerjaan.

Kegagalan dalam proses ini merupakan indikasi adanya masalah, misalnya ketidakcocokan browser web dengan sistem aplikasi, atau antarmuka yang tidak ramah pengguna.

Cara sederhana untuk memeriksa masalah yang mungkin terjadi selama proses lamaran Anda adalah dengan mengujinya sendiri. Ini akan membantu Anda memahami apa yang mungkin menjadi masalah bagi pelamar dan bagaimana Anda dapat memperbaikinya. 

Recruitment metrics ini sangat cocok dengan nomor 15.

15. Efektivitas saluran rekrutmen

Proses rekrutmen dapat dilihat sebagai sebuah corong yang dimulai dengan pencarian dan diakhiri dengan kontrak yang ditandatangani.

Dengan mengukur efektivitas semua langkah yang berbeda dalam corong, Anda dapat menentukan rasio hasil per langkah.

Sebagai contoh,

• 15:1 (750 pelamar melamar, 50 CV disaring)
• 5:1 (50 CV yang disaring menghasilkan 10 kandidat yang diserahkan ke manajer perekrutan)
• 2:1 (10 pengajuan kandidat menghasilkan 5 penerimaan dari manajer perekrutan)
• 5:2 (5 wawancara pertama menghasilkan 2 wawancara akhir)
• 2:1 (2 wawancara akhir menghasilkan 1 tawaran)
• 1:1 (1 tawaran untuk 1 perekrutan)

Proses rekrutmen telah banyak berubah selama beberapa tahun terakhir karena kemajuan teknologi SDM.

Beberapa langkah pertama sering kali tidak penting: software HRIS membantu menyaring CV secara otomatis dan memilih yang terbaik. Beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan wawancara video untuk mengubah kiriman lamaran dan bahkan wawancara pertama.

Dengan kata lain: perkirakan corong ini akan berubah seiring berjalannya waktu.

16. Efektivitas saluran perekrutan

Efektivitas saluran perekrutan membantu mengukur jumlah kandidat potensial yang dihasilkan oleh setiap saluran perekrutan Anda, dan tingkat konversi.

Dengan membandingkan persentase lamaran dengan persentase tayangan dari lowongan pekerjaan, Anda bisa dengan cepat menilai efektivitas saluran yang berbeda.

Cara sederhana untuk melakukannya adalah dengan menggunakan Google Analytics untuk melacak dari mana orang-orang yang melihat lowongan pekerjaan di situs web Anda berasal.

Dengan menetapkan ‘sasaran’, seperti keberhasilan pengisian formulir lamaran, tingkat konversi ini dapat dibuat jauh lebih akurat.

Mungkin orang-orang yang datang dari LinkedIn dan Twitter tidak melamar, tapi orang-orang yang datang dari Facebook bisa saja melamar!

Baca juga: Cara Membuat Perencanaan Komisi Business Development

17. Biaya per saluran

Anda juga dapat menghitung efisiensi biaya dari berbagai saluran Anda dengan memasukkan belanja iklan, jumlah uang yang dihabiskan untuk iklan, pada platform tersebut.

Dengan membagi pengeluaran iklan dengan jumlah pengunjung yang berhasil melamar melalui lowongan pekerjaan, Anda mengukur biaya saluran sumber per perekrutan.

18. Biaya untuk mencapai Tingkat Produktivitas Optimal atau Optimum Productivity Level (OPL)

Biaya untuk mencapai Optimum Productivity Level (OPL) adalah total biaya yang dibutuhkan untuk membuat seseorang bekerja dengan cepat.

Ini termasuk hal-hal seperti biaya orientasi, biaya pelatihan, biaya penyelia dan rekan kerja yang terlibat dalam pelatihan di tempat kerja, dan banyak lagi.

Biasanya, persentase dari gaji karyawan juga termasuk dalam perhitungan ini, hingga mereka mencapai 100% OPL.

Selain metrik ini, ada juga biaya “logistik” untuk mengganti karyawan. Ini juga disebut biaya per perekrutan. Penelitian oleh Oxford Economics (2014) mencantumkan biaya OPL di ritel sebesar £ 16.240 (sekitar $ 20.200), di media £ 21.633 ($ 27.000), dan di legal £ 35.307 ($ 44.000).

Baca juga: Pengertian Employee Engagement, Cara Ukur, dan Meningkatkannya

19. Waktu menuju produktivitas

Waktu menuju produktivitas, atau waktu menuju Tingkat Produktivitas Optimal, mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat karyawan bekerja dengan cepat dan produktif.

Ini adalah waktu antara hari pertama perekrutan dan titik di mana karyawan tersebut berkontribusi penuh kepada organisasi.

Menurut penelitian yang sama dari Oxford Economics, rata-rata waktu yang dibutuhkan karyawan baru untuk mencapai OPL adalah 28 minggu.

Karyawan dari industri yang sama biasanya membutuhkan waktu yang lebih singkat, sementara karyawan dari luar industri membutuhkan waktu yang lebih lama (32 minggu). Lulusan universitas (40 minggu), lulusan sekolah (53 minggu) dan pengangguran (52 minggu) membutuhkan waktu paling lama.

20. Dampak yang merugikan

Dampak yang buruk atau merugikan adalah efek negatif dari praktik ketenagakerjaan yang bias dan tidak adil terhadap anggota kelompok yang dilindungi.

Praktik-praktik ini dapat mencakup perekrutan, pembelajaran dan pengembangan, promosi, pemindahan, dan penilaian kinerja. 

Melacak metrik ini adalah kunci untuk memastikan bahwa praktik dan aktivitas SDM Anda dapat berkontribusi dalam membangun tenaga kerja yang lebih beragam dan inklusif, bahwa Anda memiliki proses perekrutan yang adil, dan bahwa Anda mematuhi undang-undang (setempat). 

Aturan empat perlima adalah alat yang berguna untuk menentukan apakah ada dampak buruk dalam proses seleksi dan praktik ketenagakerjaan lainnya.

Menurut metrik ini, tingkat seleksi kelompok yang dilindungi – yang meliputi ras, jenis kelamin, usia (40 tahun ke atas), agama, status disabilitas, dan status veteran – harus 80% atau lebih dari tingkat seleksi kelompok yang tidak dilindungi untuk menghindari dampak yang merugikan kelompok yang dilindungi. 

Misalnya, jika 7% kandidat perempuan dan 19% kandidat laki-laki yang lolos ke tahap wawancara, Anda bisa membagi 7 dengan 19 untuk mendapatkan rasio dampak sebesar 37%. Ini kurang dari 80%, yang berarti bahwa kandidat perempuan terkena dampak buruk dalam kasus ini.

21. Metrik kinerja perekrut

Sama seperti pentingnya melacak performa saluran atau proses rekrutmen Anda, Anda juga perlu mengukur seberapa baik kinerja perekrut Anda.

Anda dapat melakukan ini melalui berbagai metrik, sebagian besar berfokus pada saluran yang digunakan perekrut untuk berkomunikasi dengan kandidat, yaitu email. 

Sebagai contoh, Anda bisa melihat email open rate, yang merupakan persentase email terkirim yang dibuka oleh kandidat.

Response rate juga merupakan metrik yang bagus untuk dilihat, yang mengukur persentase email yang dibalas oleh kandidat.

Metrik lainnya adalah conversion rate, yaitu persentase email yang berujung pada wawancara.

Baca juga: 7 Indikator Motivasi Kerja dan Cara Meningkatkannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai 21 recruitment metrics yang membantu Anda proses rekrutmen yang lebih baik.

Lalu, bagaimana Anda tahu apa arti dari hasilnya? Anda dapat menetapkan tolok ukur metrik perekrutan internal dan melacak kemajuan Anda, dan/atau membandingkan hasil Anda dengan tolok ukur industri.

Pastikan juga Anda menggunakan sistem HR modern untuk kemudahan perekrutan dan manajemen data seluruh karyawan Anda.

Salah satu sistem HR yang bisa Anda gunakan adalah dengan menggunakan software payroll dan HR Gajihub yang memiliki fitur terlengkap dan mudah digunakan.

Dengan Gajihub, Anda bisa dengan mudah menghitung dan mengelola payroll seluruh karyawan Anda dengan sistem yang terintegrasi dengan data kehadiran karyawan, kapanpun dan dimanapun Anda mau.

Jika tertarik, Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.