Underperformance Karyawan: Pengertian, Penyebab, dan Cara Mengatasinya

Karyawan bisa menjadi aset terbesar perusahaan atau liabilitas terbesar, tergantung pada bagaimana mereka melaksanakan tanggung jawab mereka.

Bahkan, karyawan yang underperformance atau berkinerja buruk dapat merusak kinerja organisasi Anda.

Pelajari apa yang menyebabkan karyawan underperformance dan bagaimana mengelola karyawan yang berkinerja buruk dan meningkatkan produktivitas mereka.

Apa yang Dimaksud dengan Underperformance?

Underperformance di tempat kerja terjadi ketika kualitas kerja karyawan menurun di bawah tingkat yang dipersyaratkan.

Karakteristik dan tingkat keparahan situasi ini bervariasi, tetapi perilaku berikut ini sering menunjukkan karyawan underperformance:

• Gagal melaksanakan tugas untuk memenuhi standar yang diharapkan.
• Perilaku yang mengganggu, negatif, atau tidak dapat diterima.
• Kepatuhan yang memburuk terhadap aturan, prosedur, atau kebijakan.

Karyawan yang produktif diperlukan bagi organisasi mana pun untuk mempertahankan bisnisnya.

Di sisi lain, karyawan yang underperformance dapat memiliki efek yang tidak diinginkan pada perusahaan Anda dalam beberapa hal, termasuk:

• Produktivitas menurun – Karyawan yang berkinerja buruk tidak akan memberikan hasil yang dibutuhkan oleh posisi mereka. Pekerjaan mungkin terlambat atau tidak selesai, sehingga memaksa anggota tim lain harus mengambil alih pekerjaan tersebut.
• Kualitas kerja yang menurun – Karyawan yang melakukan tugas mereka pada tingkat di bawah standar tidak akan memberikan hasil yang berkualitas, menyebabkan pelanggan dan orang lain memiliki persepsi yang buruk tentang perusahaan.
• Menurunnya moral dan kolaborasi di antara karyawan – Kinerja yang buruk dari satu orang dapat menyebabkan kebencian dan frustrasi yang merusak kerja tim.

Setiap perusahaan pasti akan menghadapi masa-masa kinerja yang berfluktuasi, tetapi kinerja buruk yang sebenarnya perlu ditanggapi dengan serius.

Pemimpin harus mampu mengenali karyawan yang sedang berjuang dan mengatasi akar penyebabnya.

Baca juga: Pengertian People Development, Manfaat, dan Contohnya 

Apa yang Menyebabkan Karyawan Underperformance?

Ada banyak alasan mengapa karyawan berkinerja buruk. Mari kita lihat beberapa di antaranya.

• Kurangnya keterampilan – Seorang karyawan akan underperformance jika dimasukkan ke dalam peran yang tidak cukup memadai untuk mereka dan tidak merasa percaya diri. Selain itu, mereka mungkin memiliki kemampuan teknis tetapi tidak tahu bagaimana mengelola waktu mereka dengan baik.
• Ekspektasi yang tidak jelas – Jika standar pekerjaan dan sasaran organisasi tidak jelas, karyawan tidak akan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka.
• Ketidakpuasan kerja – Pekerjaan tidak seperti yang mereka perkirakan, sehingga mereka merasa kecewa dan kurang insentif untuk berusaha.
• Tidak cocok dengan budaya perusahaan – Terkadang, orang tidak akan merasa terhubung dengan budaya atau tim perusahaan tertentu karena tidak cocok dengan gaya dan nilai kerja mereka.
• Lingkungan kerja yang penuh tekanan – Suasana tekanan tinggi atau bentrokan kepribadian dengan rekan kerja dapat menyebabkan stres terkait pekerjaan yang memengaruhi kinerja.
• Kesempatan pelatihan dan pengembangan yang tidak memadai – Tanpa dapat mempelajari keterampilan baru, beberapa karyawan menjadi stagnan dan tidak meningkatkan kinerja mereka. Mereka mungkin juga merasa kurang termotivasi jika mereka tidak melihat jalur untuk pengembangan dan kemajuan karier.
• Kurangnya variasi – Melakukan tugas yang sama setiap hari bisa menjadi hal yang biasa dan menyebabkan karyawan kehilangan minat pada pekerjaan mereka dan tidak memiliki inspirasi untuk melakukannya dengan baik.
• Orientasi yang tidak memadai – Orientasi yang tepat akan menyesuaikan diri dan melibatkan karyawan. Jika hal ini tidak terjadi, mereka bisa menjadi tidak siap untuk peran mereka.
• Masalah pribadi – Keadaan yang menantang dalam kehidupan pribadi karyawan dapat memengaruhi kemampuan mereka untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas mereka.

Baca juga: Perencanaan SDM: Pengertian, Fungsi, dan Tahapannya

Cara Mengelola dan Mengatasi Karyawan yang Underperformance

Underperformance adalah kesulitan umum di antara karyawan dari semua tingkatan, dan setiap contoh memiliki aspek yang unik.

Mengetahui cara menangani situasi ini dengan pendekatan yang konsisten dapat mencegahnya menghambat produktivitas tim Anda.

Mengambil langkah-langkah berikut ini bisa membantu Anda mengatasi karyawan yang berkinerja buruk di tempat kerja:

1. Kenali bahwa ada masalah dalam karyawan

Bersikaplah tanggap terhadap keadaan dan perilaku yang mungkin mengindikasikan masalah kinerja.

Frustrasi dan apatisme sering kali bertepatan dengan kinerja yang kurang baik dan terwujud dalam perilaku tertentu. Beberapa tanda yang menunjukkan kinerja yang kurang baik antara lain:

• Disasosiasi dari tugas dan tanggung jawab
• Berkurangnya output dan kualitas kerja
• Keterlambatan atau ketidakhadiran yang berulang-ulang
• Sikap tidak bersemangat atau perilaku tidak profesional
• Berkurangnya interaksi dengan rekan kerja

Segera setelah Anda menyadari bahwa seorang karyawan berkinerja buruk, Anda harus bertindak.

Mulailah dengan mendokumentasikan contoh-contoh spesifik tentang bagaimana pekerjaan mereka terganggu dan tidak memenuhi harapan, termasuk perilaku bermasalah apa pun yang Anda amati.

Kemudian, saatnya untuk mendekati karyawan tersebut dan menjadwalkan pertemuan pribadi, pertemuan empat mata untuk mengatasi situasi dan mendapatkan kesadaran akan perspektif mereka.

2. Lakukan pertemuan dan ajukan pertanyaan untuk menetapkan apa yang menyebabkan karyawan underperformance

Bisa jadi merupakan suatu kesalahan jika Anda berasumsi bahwa Anda sudah mengetahui apa akar penyebab kurangnya upaya karyawan.

Untuk mengetahui alasan yang sebenarnya, Anda harus menetapkan nada yang sesuai untuk rapat dan mengajukan pertanyaan yang tepat.

Pertemuan empat mata harus dilakukan di tempat yang bebas dari interupsi dan gangguan, sehingga Anda tidak akan mendengarnya.

Tanpa mengambil sikap menuduh, mulailah rapat dengan menjelaskan contoh spesifik dari kinerja karyawan yang kurang baik dan bagaimana hal itu memengaruhi anggota tim lainnya dan perusahaan.

Kemudian, Anda bisa beralih ke mengungkap apa yang berkontribusi pada kinerja yang kurang baik dari karyawan dan bagaimana Anda sebagai manajer atau perusahaan mungkin memainkan peran dalam situasi tersebut.

Berikut ini beberapa contoh pertanyaan yang dapat memberikan wawasan tentang persepsi karyawan terhadap situasi tersebut:

• Bagian apa dari pekerjaan Anda yang paling Anda nikmati dan paling Anda sukai?
• Apa yang membuat Anda frustrasi tentang pekerjaan Anda? Apakah ada area yang Anda merasa tidak siap?
• Apakah Anda merasa Anda bermain dengan kekuatan Anda dalam peran Anda? Di mana Anda merasa ada kurva pembelajaran yang curam bagi Anda?
• Seberapa baik Anda menangani beban kerja Anda saat ini?
• Apakah Anda melihat ada area di mana kinerja Anda bisa meningkat?
• Apakah Anda melihat bagaimana pekerjaan Anda bermanfaat bagi orang lain atau organisasi?
• Apakah ada faktor eksternal yang dapat memengaruhi pekerjaan Anda?
• Apakah Anda merasa optimis tentang masa depan Anda bersama perusahaan?
• Apakah ada hal lain yang ingin Anda bagikan kepada saya?

Contoh pertanyaan ini akan mendapatkan masukan dari karyawan tentang bagaimana lingkungan kerja dapat memengaruhi kinerja mereka:

• Apakah ekspektasi tentang apa yang perlu diselesaikan dan tingkat kualitasnya cukup jelas bagi Anda?
• Apakah Anda pernah merasa seperti Anda sedang diatur untuk gagal dengan harapan yang tidak realistis?
• Apakah alat bantu dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan Anda dengan baik tersedia bagi Anda?
• Apakah Anda memiliki waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas Anda?
• Apakah Anda memahami bagaimana pekerjaan Anda menambah nilai bagi perusahaan dan siapa yang diuntungkan darinya?
• Bagaimana gaya komunikasi/manajemen saya terlihat oleh Anda? Apakah hal itu menginspirasi Anda untuk melakukan yang terbaik?

Dengarkan tanggapan karyawan dengan penuh perhatian dan ajukan pertanyaan lanjutan untuk lebih memahami mereka dan menunjukkan minat Anda pada sisi cerita mereka.

Baca juga: Tenaga Kerja Terlatih: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya

3. Tegaskan kembali ekspektasi pekerjaan

Pastikan bahwa karyawan memahami apa yang Anda harapkan dari mereka dan bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

Instruksikan mereka tentang semua tugas yang terlibat dan standar yang harus dipenuhi karyawan.

Miliki dokumentasi tentang apa saja targetnya dan bagaimana karyawan melewatinya, sehingga tidak ada ruang untuk salah tafsir.

Secara umum, menetapkan dengan tepat apa yang harus dicapai dalam pekerjaan akan membantu karyawan fokus pada apa yang harus mereka perjuangkan.

Ketahuilah bahwa sering kali karyawan baru yang tidak mengetahui tentang harapan spesifik. Hal ini bisa terjadi jika tanggung jawab posisi tidak diklarifikasi selama proses perekrutan.

Selain itu, perubahan bisnis yang menuntut harapan tambahan dapat membingungkan karyawan baru yang tidak terbiasa dengan alur organisasi.

4. Kelola ekspektasi karyawan

Jika harapan karyawan untuk pekerjaan mereka belum terwujud, mereka mungkin tidak akan bekerja pada tingkat yang tinggi.

Mereka bisa saja memiliki tuntutan khusus untuk kompensasi, kemajuan karier, etika dan nilai-nilai perusahaan, keamanan kerja, dll., tetapi tidak melihat tuntutan itu terwujud.

Anda harus menemukan apa yang diharapkan oleh orang yang berkinerja buruk dari pekerjaan mereka dan organisasi untuk melihat apakah itu realistis.

Jika ada ketidakcocokan antara apa yang mereka antisipasi dan apa yang bisa Anda tawarkan atau lakukan untuk mereka, inilah saat yang tepat untuk mendiskusikan apakah mereka bisa menyesuaikan harapan mereka atau tidak.

5. Kembangkan rencana tindakan bersama

Setelah Anda dan karyawan mendiskusikan masalah kinerja yang kurang baik dan penyebabnya, Anda bisa menyusun rencana tindakan bersama untuk bekerja menuju resolusi.

Anda bisa memberikan saran untuk memperbaiki masalah dan mendorong karyawan untuk menetapkan sasaran dan memberikan rekomendasi mereka sendiri.

Carilah peluang untuk mendesain ulang pekerjaan atau pelatihan ulang/reskilling, berdasarkan penyebab kinerja yang kurang baik.

Jika masalahnya bersifat pribadi, Anda bisa mengusulkan cuti untuk mengatasinya.

Rencana tersebut harus memasukkan beberapa sudut pandang:

• Garis besar tindakan yang menjadi tanggung jawab masing-masing pihak.
• Kerangka waktu untuk mencapai peningkatan kinerja, termasuk konsekuensi potensial untuk masalah yang serius.
• Dukungan dan sumber daya yang akan diberikan (pelatihan/pembinaan/penyesuaian tugas/pengambilan cuti.)

Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, Cara Membuatnya dan Contohnya

6. Memastikan pemeriksaan rutin dan tindak lanjut

Kemungkinan besar, menyelesaikan situasi underperformance akan membutuhkan lebih dari satu percakapan, dan Anda harus memberikan waktu yang wajar kepada karyawan untuk memperbaiki diri.

Jadwalkan pertemuan harian atau mingguan untuk memantau kemajuan karyawan dalam rencana tindakan dan mendorong pertumbuhan lebih lanjut.

Beri karyawan banyak kesempatan untuk menjelaskan bagaimana etos kerja mereka berkembang dan apa yang masih menjadi tantangan bagi mereka.

Check-in ini membuat karyawan bertanggung jawab dan memberi Anda kesempatan untuk menekankan sasaran kinerja dan menindaklanjuti dengan pelatihan dan dukungan yang diperlukan.

Anda juga akan menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda benar-benar ingin membantu mereka berkembang.

Setelah kinerja karyawan mencapai level yang dapat diterima, puji keberhasilan mereka dan diskusikan bagaimana mereka dapat mempertahankan standar kerja ini.

7. Akui kemajuan

Jika Anda meminta karyawan yang underperformance untuk meningkatkan kinerja, tetapi tidak pernah menunjukkan apresiasi ketika mereka melakukannya, mereka bisa merasa terasing.

Saat karyawan mulai membuat kemajuan, bersikaplah vokal tentang perubahan yang Anda perhatikan.

Pujilah mereka atas upaya mereka dan rujuklah secara spesifik apa yang telah mereka capai dan dampak positif yang dimilikinya.

Pengakuan ini akan sangat membantu memberikan kepercayaan diri karyawan terhadap kemampuan mereka dan menginspirasi mereka untuk bekerja lebih keras dalam pola kemajuan.

Demikian juga, mereka akan merasa dihargai atas kekuatan mereka dan percaya bahwa Anda ingin melihat mereka berhasil dan percaya bahwa mereka bisa.

Baca juga: Surat Peringatan Karyawan: Pembahasan Lengkap dan Contoh yang Bisa Anda Download

8. Mempraktikkan pembinaan kinerja

Belajar di tempat kerja melalui interaksi sehari-hari adalah cara terbaik untuk meningkatkan kinerja.

Manajer yang memahami pembinaan kinerja dapat menciptakan peluang pembelajaran yang relevan dari dialog sebab-akibat selama situasi kerja.

Bimbingan praktis ini dapat mengarahkan karyawan ke arah cara-cara baru untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.

9. Memberikan umpan balik

Memberikan umpan balik yang spesifik dan konstruktif kepada karyawan yang sedang berusaha meningkatkan kinerja mereka sangatlah penting.

Ini akan membantu mereka melihat kemajuan mereka dan menyadari area yang masih perlu pengembangan.

Idealnya, ini harus mencakup umpan balik 360 derajat yang Anda kumpulkan dari orang-orang yang berinteraksi dengan karyawan tersebut.

Pendapat-pendapat ini akan memberikan wawasan tentang bagaimana kinerja karyawan berdampak pada orang lain.

Pertimbangkan prinsip-prinsip ini ketika memberikan umpan balik:

• Fokus pada satu atau dua masalah per sesi untuk menghindari karyawan kewalahan.
• Jaga agar kritik tetap lugas namun positif.
• Tunjukkan bagaimana perubahan yang dilakukan membuat perbedaan dalam produktivitas tim mereka.
• Pujilah karyawan atas pencapaian mereka untuk meningkatkan kepercayaan diri mereka.

10. Simpan dokumentasi yang menyeluruh

Seperti halnya menangani masalah karyawan, Anda harus mendokumentasikan langkah-langkah yang diambil untuk menangani karyawan yang berkinerja buruk.

Kronik situasi merupakan sumber daya yang bermanfaat di sepanjang jalan, terutama jika dilema tidak terselesaikan dan karyawan mempermasalahkan prosesnya.

Pastikan untuk menyimpan catatan awal dari awal masalah dan kemudian membuat catatan komprehensif tentang apa yang terjadi selama pertemuan dan percakapan berikutnya. Selain itu, revisi rencana tindakan formal jika diperlukan pembaruan.

Setelah setiap diskusi, kirimkan ringkasan tentang apa yang terjadi dan setiap langkah tindakan yang direncanakan melalui email kepada karyawan.

Jangan lupa untuk menyimpan setiap tanggapan/usulan email dari karyawan. Anda juga harus melacak kemajuan karyawan secara tertulis.

Baca juga: Contoh Template Laporan Absensi Karyawan yang Bisa Anda Download

11. Buat keputusan jika kinerja tidak membaik

Seorang karyawan yang underperformance secara langsung berdampak pada moral tim dan lingkungan kerja.

Jika Anda membiarkan kinerja yang kurang baik terus berlanjut tanpa dampak, anggota tim pekerja keras lainnya bisa menjadi kesal dan putus asa.

Jika performa kerja karyawan tidak menunjukkan tanda-tanda kemajuan setelah menginvestasikan waktu yang wajar ke dalam rencana tindakan, Anda perlu mempertimbangkan opsi lain.

Dua solusi yang paling umum adalah penugasan ulang atau pemutusan hubungan kerja.

Penugasan kembali – Karyawan bisa jadi lebih cocok untuk posisi lain dalam organisasi yang memiliki tanggung jawab yang berbeda. Peran alternatif dengan tuntutan yang berada dalam lingkup pengetahuan teknis dan keterampilan interpersonal mereka saat ini, bisa jadi merupakan apa yang dibutuhkan karyawan untuk merasa puas.

Pemutusan Hubungan Kerja – Ketika Anda sudah kehabisan semua opsi lain, Anda mungkin harus sampai pada pilihan terakhir untuk melepaskan karyawan tersebut.

Meskipun hal ini tidak ideal, namun ini mungkin merupakan solusi terbaik bagi semua orang yang terlibat.

Proses pemutusan hubungan kerja tidak pernah menyenangkan dan bisa menjadi rumit, jadi Anda harus mengikuti semua prosedur SDM dan kebijakan pemutusan hubungan kerja Anda dengan hati-hati.

12. Mendorong work life balance

Menginspirasi keseimbangan kehidupan kerja yang sehat adalah salah satu metode efektif yang dapat mendukung kemajuan karyawan yang berkinerja buruk dan juga mencegah terjadinya kinerja yang buruk sejak awal.

Menghabiskan terlalu banyak waktu di tempat kerja dapat menyebabkan kelelahan, ketegangan, dan kelelahan.

Biasanya, hal ini mengakibatkan penurunan motivasi dan tingkat kinerja yang lebih rendah.

Mendorong karyawan untuk mengambil cuti yang telah ditentukan dan menawarkan tunjangan kesehatan dapat membantu mereka merasa segar dan menjadi lebih produktif.

Baca juga: Tips Mengelola Shifting Karyawan Bagi Pemilik Bisnis

Kesimpulan

Memiliki banyak karyawan yang underperformance adalah salah satu indikator bahwa perusahaan atau bisnis Anda tidak sehat.

Meskipun berurusan dengan karyawan yang underperformance bisa menjadi proses yang memakan waktu, sebagian besar karyawan yang underperformance akan menerima upaya kolaboratif yang melatih mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.

Setelah Anda memahami apa yang menyebabkan underperformance, Anda bisa membuat rencana tindakan untuk mengatasinya.

Tetap berhubungan dan memantau kemajuan karyawan Anda yang berkinerja buruk adalah cara terbaik untuk mengubah karyawan yang berkinerja buruk menjadi anggota tim yang produktif.

Gunakan alat HR yang modern untuk memastikan Anda bisa memantau kemajuan karyawan tersebut, salah satu alat yang bisa Anda gunakan adalah software payroll dan HR dari Gajihub.

Dengan Gajihub Anda bisa dengan mudah melakukan pemantauan absensi karyawan, mengelola manajemen cuti karyawan, mengakses data karyawan dengan praktis, dan memastikan karyawan dapat bekerja dengan optimal dan maksimal.

Kurangi karyawan yang underperformance dengan menggunakan solusi HR terbaik dari Gajihub secara gratis melalui tautan ini.