Dalam proses rekrutmen, seleksi tahap awal memiliki peran penting karena berfungsi sebagai langkah pertama untuk menemukan kandidat potensial yang sesuai dengan posisi pekerjaan tertentu.
Melalui tahap ini, perusahaan dapat menyaring kandidat yang memenuhi kualifikasi dasar, membantu tim HR untuk menghemat waktu, serta meminimalkan risiko kesalahan dalam proses perekrutan.
Namun, apa yang disebut dengan seleksi tahap awal? Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas hal tersebut, pentingnya dalam proses rekrutmen, hingga tips mengoptimalkannya.
Apa yang Dimaksud dengan Seleksi Tahap Awal?
Seleksi tahap awal adalah proses awal dalam proses rekrutmen atau seleksi karyawan, yang bertujuan untuk menyaring kandidat potensial dari sejumlah pelamar yang mendaftar untuk posisi tertentu.
Seleksi tahap awal umumnya melibatkan proses analisis CV atau resume, portofolio, dan berbagai berkas yang dikirim oleh para pelamar.
Pada tahap ini, pihak HR atau tim rekrutmen akan mengevaluasi dokumen-dokumen yang dikirimkan oleh calon karyawan, termasuk riwayat pendidikan, keterampilan, dan pengalaman yang relevan dengan posisi yang tersedia.
Tujuan dari seleksi tahap awal ini untuk mengidentifikasi kandidat yang memenuhi kualifikasi dasar dan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Selanjutnya, kandidat yang berhasil lolos di tahap ini, akan diundang untuk mengikuti tahap selanjutnya, seperti wawancara, asesmen keterampilan, ujian tertulis, dan sebagainya.
Melalui seleksi tahap awal, Anda dan anggota tim HR lainnya bisa menghemat waktu dan sumber daya karenadapat mengidentifikasi calon terbaik sejak awal, sebelum memasuki tahap seleksi lebih jauh.
Baca Juga: Mengetahui Tahapan dan Proses Seleksi Karyawan Dalam Perusahaan
Apakah Seleksi Tahap Awal itu Penting?
Ya, dalam proses rekrutmen seleksi tahap awal berperan penting karena memiliki beberapa manfaat seperti:
1. Pencarian Kandidat Terbaik
Seleksi di tahap awal memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi calon karyawan yang paling sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan pekerjaan.
Hal ini dapat membantu Anda memastikan bahwa hanya kandidat-kandidat berkualitas yang bisa melanjutkan ke tahap selanjutnya.
2. Efisiensi dalam Proses Rekrutmen
Dengan menyaring pelamar sejak awal, perusahaan dapat menghemat waktu dan sumber daya yang akan dibutuhkan pada tahap seleksi selanjutnya. Hal ini membuat proses rekrutmen dapat berjalan lebih efisien dan membantu menemukan kandidat terbaik dengan lebih cepat.
3. Screening Pelamar Lebih Mudah
Dalam proses rekrutmen, terutama untuk posisi-posisi yang banyak diminati pelamar, seleksi tahap awal dapat membantu meminimalkan jumlah pelamar yang tidak sesuai dengan kualifikasi perusahaan.
Dengan demikian, Anda akan lebih mudah dalam mengelola proses rekrutmen.
4. Peningkatan Kualitas Karyawan
Melalui seleksi tahap awal yang ketat, peluang perusahaan untuk mendapatkan kandidat berkualitas akan lebih besar. Hal ini dapat memberikan kontribusi pada peningkatan produktivitas, retensi, dan kinerja yang lebih baik di dalam perusahaan.
5. Terhindar dari Kesalahan Rekrutmen
Seleksi ini membantu Anda mengurangi risiko kesalahan dalam merekrut karyawan yang tidak sesuai dengan posisi. Dengan demikian, perusahaan akan terhindari dari potensi kerugian potensial dan tidak membuang-buang waktu.
6. Pengalaman Rekrutmen yang Baik
Proses tahap awal seleksi yang terorganisir dan transparan dapat membantu menciptakan pengalaman positif bagi pelamar serta menjaga citra perusahaan, bahkan bagi mereka yang tidak lolos seleksi.
Baca Juga: 17 Metode Seleksi Karyawan yang Wajib Anda Gunakan
Bagaimana Tahap Seleksi Awal Bekerja?
Tahap seleksi awal dimulai ketika orang-orang mulai mengirimkan lamaran pekerjaan setelah melihat iklan lowongan pekerjaan.
Tahap ini bertujuan untuk menyaring pelamar yang tidak memenuhi persyaratan dasar, sehingga Anda bisa memutuskan kandidat mana yang akan melanjutkan ke tahap selanjutnya.
Persyaratan dasar ini biasanya mencakup pendidikan, keterampilan yang diperlukan, pengalaman, dan sertifikasi tertentu yang dibutuhkan untuk posisi pekerjaan.
Saat tahap ini berlangsung, sebagai rekruter Anda juga perlu mencari tanda-tanda adanya masalah dalam lamaran yang mungkin mengindikasi terjadinya masalah di masa depan.
Misalnya, jika terdapat ketidaksesuaian dalam informasi yang tercantum dalam CV, sering berganti-ganti bekerjaan, atau terdapat jeda dalam riwayat karier yang tidak dapat dijelaskan. Berbagai hal tersebut bisa dianggap sebagai sinyal peringatan selama tahap seleksi awal.
Sebagai contoh, Anda sedang mencari seorang software engineer dengan kualifikasi dasar seperti gelar Sarjana Ilmu Komputer (S.Kom.), minimal 3 tahun pengalaman dalam software developer, dan memiliki keahlian coding Python dan JavaScript.
Apabila Anda menerima lamaran yang tidak memenuhi syarat-syarat di atas, Anda bisa langsung melakukan eliminasi selama seleksi awal.
Baca Juga: Uji Kompetensi: Arti, Prinsip, Jenis, Hingga Langkah-Langkahnya
Apa Saja Tahap Utama dalam Seleksi Tahap Awal?
Meskipun setiap perusahaan mungkin memiliki proses seleksi awal yang berbeda, ada beberapa tahap utama yang umumnya termasuk dalam proses rekrutmen, yaitu:
1. Iklan Lowongan Pekerjaan
Langkah pertama, Anda perlu mengumumkan secara terbuka tentang pekerjaan yang tersedia, menjelaskan keterampilan, kualifikasi, dan pengalaman yang diperlukan oleh pelamar.
2. Pengumpulan Lamaran
Langkah kedua, orang-orang mulai mengirimkan lamaran pekerjaan, dan Anda serta tim HR lainnya bertugas mengumpulkannya untuk dianalisis lebih lanjut.
3. Analisis Awal
Selanjutnya, Anda perlu melakukan analisis awal dengan meninjau lamaran, melakukan pengecekan apakah pelamar memenuhi persyaratan dasar untuk posisi yang sedang dibuka.
4. Penyaringan
Pada tahp ini, lamaran yang tidak memenuhi kualifikasi dasar akan dieliminasi, sehingga hanya sedikit pelamar yang akan melanjutkan ke tahap berikutnya.
5. Penandaan untuk Tahap Selanjutnya
Terakhir, lamaran yang tersisa akan ditandai untuk melanjutkan ke tahap seleksi berikutnya, seperti wawancara, tes, focus group discussion (FGD), atau seleksi lebih dalam lainnya.
Baca Juga: 35 Contoh Pertanyaan dalam Kuesioner Rekrutmen
Apa Saja Teknik yang Digunakan dalam Seleksi Tahap Awal?
Memahami berbagai teknik yang digunakan dalam proses seleksi awal dapat membantu proses rekrutmen berjalan dengan lebih lancar.
Berikut adalah beberapa teknik yang umumnya digunakan pada proses seleksi awal:
1. Analisis Resume
Pada tahap analisis CV atau resume, Anda akan melihat ringkasan pengalaman dan pendidikan pelamar untuk memeriksa apakah mereka memenuhi persyaratan pekerjaan.
2. Panggilan Pra-seleksi
Tahap ini merupakan wawancara awal melalui telepon untuk melihat apakah pelamar serius dan memiliki keterampilan dasar dalam berkomunikasi.
3. Wawancara Awal
Wawancara awal bisa berupa wawancara tatap muka atau lewat video untuk menentukan apakah pelamar cocok dengan pekerjaan dan memiliki soft skills, misalnya seperti kemampuan berkomunikasi yang baik.
4. Tes Penilaian
Tes penilaian adalah tes yang digunakan untuk mengukut kemampuan atau kompetensi penting untuk suatu pekerjaan tertentu.
Itulah beberapa teknik yang dapat Anda gunakan dalam proses seleksi tahap awal.
Contohnya, jika perusahaan Anda saat ini sedang mencari seseorang untuk posisi sales, maka sebagai tim HR, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah melihat CV pelamar untuk memastikan bahwa mereka memiliki pengalaman di bidang sales dan kualifikasi tertentu.
Setelah itu, Anda mungkin perlu menelpon ebebrapa pelamar untuk wawancara awal, yang ebrtujuan untuk mengetahui apakah mereka memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
Tahap selanjutnya, Anda bisa melakukan wawancara langsung dan mungkin menugaskan mereka untuk presentasi mengenai strategi penjualan.
Baca Juga: 5 Peran AI dalam Rekrutmen yang Dapat Memudahkan HR
Bagaimana Langkah-Langkah dalam Seleksi Tahap Awal?
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda lakukan pada tahap awal proses rekrutmen:
1. Permintaan
Proses rekrutmen dimulai ketika perusahaan membutuhkan seseorang untuk bekerja di posisi tertentu. Perusahaan umumnya akan menjelaskan kualifikasi, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan.
2. Pengumuman
Selanjutnya, peluang pekerjaan perlu diiklankan melalui berbagai media. Hal ini bertujuan untuk menarik calon yag paling sesuai dan mendorong orang-orang untuk melamar pekerjaan tersebut.
3. Aplikasi
Kemudian, calon-calon perlu mengirimkan aplikasi, biasanya dalam bentuk CV atau formulir aplikasi. Aplikasi ini seharusnya mencerminkan keterampilan, kualifikasi, dan hal-hal lain yang relevan dengan calon.
4. Pra-seleksi Awal
Proses ini melibatkan evaluasi semua aplikasi yang masuk. Hal ini bisa dilakukan secara manual atau dengan bantuan applicant tracking system, untuk mengidentifikasi calon mana yang memenuhi kualifikasi kunci.
Tahap ini sangat penting karena membantu menentukan siapa yang akan melanjutkan ke tahap selanjutnya.
5. Wawancara
Selanjutnya, kandidat akan diundang untuk wawancara awal, baik secara tatap muka, melalui telepon, ataupun video meeting.
Tahap ini bertujuan untuk menilai keetrampilan berkomunikasi kandidat, kemampuan serta kesesuaian merekadengan budaya perusahaan.
6. Tes atau Wawancara Tambahan
Terkadang, terdapat tes tambahan atau wawancara lain yang harus dilalui kandidat. Hal ini bisa megnukut keterampilan pekerjaan yang relevan, kemampuan problem solving, atau hal lain yang penting bagi perusahaan.
Baca Juga: 10 Strategi untuk Meningkatkan Proses Rekrutmen Online
Apa Saja yang Perlu Dievaluasi dalam Tahap Seleksi Awal?
Melakukan evaluasi terhadap sejauh mana proses seleksi berjalan efisien adalah hal penting untuk memastikan rekrutmen terlaksana dengan baik.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda evaluasi:
1. Waktu Pengisian Posisi
Waktu pengisian posisi ukuran yang sering digunakan untuk melihat seberapa efisien proses rekrutmen. Ini dihitung dengan mengukur berapa lama waktu yang diperlukan mulai dari mengiklankan lowongan pekerjaan hingga seorang kandidat menerima tawaran pekerjaan.
Semakin singkat waktu pengisian untuk suatu posisi, secara umum menunjukkan bahwa proses seleksi berjalan dengan efisien.
2. Kualitas Perekrutan
Kualitas perekrutan dapat dilihat dari seberapa baik karyawan baru memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Hal ini bisa dievaluasi dengan melihat kinerja karyawan baru, sejauh mana mereka cocok dengan budaya perusahaan, dan dampaknya pada hasil bisnis.
Pengukuran ini bisa dinyatakan dalam bentuk skor atau presentase berdasarkan berbagai faktor kinerja.
Dengan mengevaluasi secara teratur kedua hal di atas, Anda dapat meningkatkan proses seleksi, yang pada akhirnya akan mengoptimalkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kualitas perekrutan.
Baca Juga: 11 KPI untuk Rekrutmen yang Wajib HR Pahami
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat dipahami bahwa seleksi tahap awal merupakan langkah awal untuk menyaring calon karyawan yang sesuai dengan posisi pekerjaan tertentu.
Proses ini melibatkan analisis CV dan berkas pelamar untuk memastikan bahwa pelamar memenuhi kualifikasi dasar yang ditentukan oleh perusahaan.
Dengan mengoptimalkan seleksi tahap awal, perusahaan dapat menghemat waktu, meningkatkan efisiensi, dan menghasilkan karyawan berkualitas.
Setelah memahami proses di tahap awal, Anda pun bisa melanjutkan rekrutmen hingga ke tahap pemberian offering letter kepada kandidat terbaik.
Apabila kandidat menerima pekerjaan tersebut, selanjutnya Anda perlu melakukan onboarding karyawan baru.
Nah, agar tugas-tugas administrasi yang berkaitan dengan SDM, seperti presensi, pengelolaan cuti, hingga penggajian tetap berjalan dengan baik, Anda dapat mengandalkan Gajihub, sebuah software payroll dan HR yang memiliki berbagai fitur menarik.
Dengan Gajihub, karyawan dapat melakukan presensi secara mandiri hingga pengajuan cuti dan izin melalui fitur employee self service yang tersedia, sehingga Anda bisa lebih fokus dalam melakukan onboarding untuk karyawan baru.
Selain itu, dengan fitur payroll yang dimiliki Gajihub, Anda juga bisa melakukan proses penggajian secara otomatis tanpa mengganggu pekerjaan yang membutuhkan strategi dan pertimbangan khusus.
Tertarik untuk mencobanya? Yuk, segera kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis selama 14 hari.
Catatan Kaki: