Perencanaan Kepegawaian: Pengertian dan Tahapannya

Perencanaan kepegawaian memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi dan menilai kebutuhan personel mereka sehingga mereka dapat mencapai tujuan strategis mereka.

Perencanaan ini dapat mempermudah perusahaan untuk menemukan karyawan dengan keahlian yang tepat.

Jika Anda berada di bagian sumber daya manusia atau perekrutan, mempelajari cara mengembangkan perencanaan kepegawaian dapat membantu Anda menemukan profesional terbaik untuk peran yang menjadi tanggung jawab Anda.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu perencanaan kepegawaian, merinci langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk membuatnya, dan membuat daftar manfaat dari membuatnya.

Apa yang Dimaksud dengan Perencanaan Kepegawaian?

Perencanaan kepegawaian adalah alat yang dapat digunakan oleh para profesional untuk menganalisis kebutuhan staf organisasi mereka saat ini dan di masa depan.

Ketika bisnis tumbuh, mereka dapat memutuskan untuk meningkatkan skala tenaga kerja mereka agar sesuai dengan permintaan.

Perencanaan kepegawaian membantu bisnis menganalisis keterampilan apa yang mereka butuhkan sehingga mereka dapat menentukan peran mana yang harus dibuat dan siapa yang harus direkrut untuk mengisinya.

Mereka juga membantu perusahaan mengatasi kesenjangan keterampilan, atau perbedaan antara keterampilan yang diinginkan perusahaan dan keterampilan yang sebenarnya dimiliki karyawan.

Menggunakan alat ini dapat membantu perusahaan meperencanaankan untuk memperluas operasi mereka dan mempertahankan keunggulan kompetitif dalam industri mereka.

Baca juga: Pengertian Kepegawaian, Manfaat, dan Fungsinya 

Cara Membuat Perencanaan Kepegawaian

Berikut ini sembilan langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat perencanaan kepegawaian yang efektif untuk kebutuhan perekrutan Anda:

1. Tentukan tujuan Anda

Pertama, evaluasi sasaran yang ingin Anda capai dengan mempertimbangkan sasaran organisasi yang mungkin memengaruhi perekrutan.

Misalnya, jika Anda bekerja untuk organisasi yang memiliki perencanaan untuk berekspansi ke pasar baru, atau berharap untuk menjual produk ke pasar baru pada tanggal tertentu, pertimbangkan bagaimana hal itu dapat memengaruhi tujuan kepegawaian Anda.

Memahami ekspektasi dapat membantu Anda menyelaraskan sasaran kepegawaian Anda dengan sasaran strategis organisasi.

2. Menilai staf saat ini

Anda bisa mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan staf dengan menyusun daftar deskripsi pekerjaan saat ini dan menganalisis staf saat ini, termasuk jumlah karyawan yang bekerja, ukuran setiap tim dan kompetensi masing-masing anggota.

Hal ini bisa membantu Anda memeriksa tugas-tugas yang dilakukan berbagai karyawan secara lebih menyeluruh, yang bisa membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan keterampilan atau departemen yang bisa menggunakan lebih banyak tenaga profesional.

Mencantumkan deskripsi pekerjaan saat ini juga dapat berfungsi sebagai referensi yang berguna ketika tiba saatnya untuk memulai perekrutan.

3. Menganalisis pola dan perubahan kepegawaian

Memahami pola kepegawaian dapat membantu Anda mengembangkan perencanaan kepegawaian yang memperhitungkan perubahan, membantu Anda memperkirakan kebutuhan staf di masa depan dengan lebih baik.

Misalnya, beberapa organisasi mengalami musim yang lebih sibuk, yang mungkin mengharuskan mereka untuk merekrut anggota tim tambahan.

Dengan menganalisis pola kepegawaian, Anda dapat membuat perencanaan yang memprediksi kebutuhan ini.

Berikut ini beberapa perubahan lain yang diperkirakan yang mungkin terjadi untuk dimasukkan ke dalam perencanaan kepegawaian Anda:

• Pertumbuhan pekerjaan yang diharapkan
• Pensiun yang akan datang
• Cuti melahirkan
• Promosi yang akan datang

Baca juga: Pengertian Insentif Karyawan, Contoh, Tips, dan Bedanya dengan Tunjangan

4. Proyeksikan kebutuhan staf di masa depan

Setelah menganalisis pola kepegawaian, pertimbangkan untuk membuat proyeksi kebutuhan staf di masa depan untuk membantu Anda meperencanaankan posisi yang mungkin tersedia.

Anda juga dapat mempertimbangkan hal-hal seperti anggaran dan sumber daya rekrutmen Anda saat meperencanaankan. Berikut adalah beberapa teknik prediksi kepegawaian yang dapat Anda adopsi:

Rule of thumb

Ini adalah model untuk memprediksi kebutuhan potensial berdasarkan struktur yang ada.

Misalnya, jika Anda memiliki seorang manajer untuk setiap tiga karyawan, metode rule of thumb mengharuskan Anda merekrut manajer lain untuk setiap tiga peran baru yang Anda isi.

Teknik Delphi

Teknik ini menggunakan pendapat ahli dari sekelompok manajer dan konsultan tingkat tinggi terpilih untuk menentukan prediksi kepegawaian.

Mereka mendasarkan pendapat mereka pada pengalaman mereka sebelumnya di dalam perusahaan dan meminta seorang organisator mengumpulkan pendapat dan saran mereka secara anonim, dan kelompok tersebut memberikan suara untuk menetapkan perencanaan kepegawaian yang disukai.

Rasio produktivitas

Rasio ini menghitung berapa banyak pekerjaan yang dihasilkan oleh seorang karyawan dan kemudian menentukan kebutuhan rekrutmen di masa depan berdasarkan prediksi pertumbuhan produktivitas.

Misalnya, jika satu karyawan menghasilkan 25 unit produk dalam satu hari, dan organisasi bermaksud meningkatkannya menjadi 100 unit per hari pada kuartal berikutnya, Anda tahu untuk mempekerjakan empat karyawan pada kuartal itu.

Analisis regresi statistik

Analisis ini membandingkan tenaga kerja dan kepegawaian sebelumnya dengan prediksi di masa mendatang.

Anda menggunakan model ini untuk membuat prediksi tentang kemampuan Anda untuk meningkatkan staf berdasarkan tingkat staf sebelumnya.

5. Menyelesaikan analisis kesenjangan keterampilan

Analisis kesenjangan keterampilan adalah metode untuk menilai kebutuhan staf Anda saat ini dan di masa depan dengan menentukan perbedaan antara keterampilan yang Anda inginkan untuk dimiliki staf dan keterampilan yang sebenarnya mereka miliki sehingga Anda dapat memperbarui perencanaan kepegawaian Anda.

Pertimbangkan keterampilan yang saat ini hilang di antara staf yang mungkin dibutuhkan organisasi di masa depan.

Selain itu, Anda mungkin menemukan bahwa beberapa anggota tim Anda memiliki keterampilan tambahan yang dapat mereka bawa ke dalam peran baru.

Hal ini dapat membantu Anda menemukan cara untuk menggeser tim untuk meningkatkan efisiensi.

6. Pertimbangkan persyaratan organisasi

Bandingkan peran saat ini di perusahaan dengan peran yang diperkirakan diperlukan untuk mencapai tujuannya.

Pertimbangkan untuk membuat daftar peran yang perlu segera diisi oleh organisasi. Anda dapat menggambarkan keterampilan dan persyaratan ideal untuk setiap posisi untuk membantu Anda selama proses perekrutan.

Dengan membuat daftar persyaratan pekerjaan yang jelas, Anda dapat mencari profesional yang memiliki keterampilan atau pengalaman tersebut dengan lebih mudah.

Selain itu, pertimbangkan untuk meninjau software dan teknologi perekrutan Anda dan tentukan apa yang lebih disukai organisasi.

Anda dapat meningkatkan efisiensi perencanaan kepegawaian Anda dengan menemukan program perangkat lunak baru untuk digunakan.

Anda dapat menggunakan program perangkat lunak untuk membantu dengan bidang sumber daya manusia berikut ini:

• Customer relations management systems

• Content management systems

• Digital shared calendars

• Digital file sharing

• Ruang kerja online

• Automated travel services

Baca juga: 12 Strategi Untuk Meningkatkan Kepuasan Karyawan

7. Buat perencanaan untuk pelatihan

Anda dapat meningkatkan perencanaan kepegawaian Anda lebih lanjut dengan menerapkan sistem untuk melatih karyawan baru dan yang sudah ada.

Anda mungkin dapat menciptakan tim yang lebih efektif dengan melatih para profesional baru dan membantu mereka mengembangkan keterampilan untuk berhasil dalam peran mereka.

Selain itu, pertimbangkan untuk menggunakan tinjauan kinerja dan survei karyawan untuk menemukan bidang-bidang untuk pertumbuhan potensial dan membantu karyawan menemukan peluang pengembangan profesional.

Dengan menggunakan data dari alat bantu ini, Anda bisa membantu tim meningkatkan kinerja mereka.

8. Periksa budaya tempat kerja

Setelah memenuhi kebutuhan rekrutmen dan meperencanaankan kebutuhan di masa depan, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memperhitungkan kepuasan karyawan untuk membantu meningkatkan retensi.

Menilai budaya organisasi dapat membantu Anda merumuskan cara untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih menyenangkan dan meningkatkan proses sumber daya manusia.

Memiliki budaya yang positif dapat membantu staf menjadi lebih berinvestasi dalam perusahaan.

Untuk memeriksa budaya organisasi dan kepuasan karyawan, pertimbangkan untuk mengembangkan survei atau menyediakan cara bagi karyawan untuk memberikan umpan balik secara anonim.

9. Perbarui perencanaan kepegawaian Anda

Pertimbangkan untuk memperbarui perencanaan kepegawaian Anda secara teratur seiring dengan perubahan tujuan organisasi dan kepegawaian.

Tinjau deskripsi pekerjaan, metode pelatihan, dan proses sehingga Anda dapat beradaptasi dengan perubahan yang mungkin terjadi, seperti karyawan yang pensiun atau manajemen baru.

Menyimpan catatan terbaru dari perencanaan kepegawaian Anda dapat membantu Anda tetap terorganisir dan memastikan bahwa perencanaan tersebut akurat dan mewakili apa yang dibutuhkan perusahaan.

Baca juga: Program Jaminan Hari Tua: Peraturan dan Cara Cek Saldonya

Manfaat Mengembangkan Perencanaan Kepegawaian

Berikut ini beberapa manfaat dari membuat perencanaan kepegawaian sebagai sumber daya manusia atau profesional rekrutmen:

1. Mekanisme perekrutan yang lebih baik

Perencanaan kepegawaian dapat membantu Anda memahami kebutuhan perekrutan perusahaan dengan lebih baik dengan menilai praktik-praktiknya saat ini.

Setelah menganalisis kebutuhan perekrutan, Anda dapat mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan dalam diri kandidat dan menerapkan mekanisme perekrutan yang lebih baik.

Misalnya, Anda bisa menggunakan perencanaan kepegawaian Anda untuk menentukan platform terbaik untuk merekrut kandidat yang memiliki lebih banyak keterampilan teknis.

2. Mengurangi biaya staf

Dengan merekrut lebih banyak profesional yang berkualitas menggunakan perencanaan kepegawaian, Anda mungkin dapat mengurangi biaya yang terkait dengan perekrutan.

Anda juga dapat menggunakan perencanaan kepegawaian untuk merestrukturisasi posisi yang ada, yang dapat membantu Anda menghemat uang dengan merekrut secara internal.

Selain itu, memiliki perencanaan kepegawaian yang kohesif dapat mencakup berbagai metode dan strategi pelatihan, yang berpotensi meningkatkan kinerja dan efisiensi.

3. Struktur perusahaan yang lebih terorganisir

Dengan perencanaan kepegawaian yang mapan, Anda mungkin bisa menciptakan struktur yang lebih terorganisir untuk perusahaan.

Hal ini bisa memungkinkan departemen sumber daya manusia beroperasi lebih efisien dan mengisi kesenjangan keterampilan dengan lebih cepat.

Hal ini juga dapat membantu Anda dalam membuat perencanaan untuk promosi karyawan dan dalam mengembangkan struktur gaji.

4. Peningkatan peluang untuk pertumbuhan

Perencanaan kepegawaian dapat membantu Anda mengembangkan staf perusahaan saat ini dan menciptakan struktur yang lebih efisien.

Dengan membuat perencanaan kepegawaian yang terperinci, Anda dapat merancang kerangka kerja yang baik untuk masa depan perusahaan.

Hal ini dapat membantu perusahaan mempelajari cara memperluas operasinya dengan mempekerjakan profesional baru atau dengan mendesain ulang posisi yang ada.

Baca juga: HR Strategist: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan

Kesimpulan

Itulah pengertian dari perencanaan kepegawaian dan tahapan yang bisa Anda lakukan dalam melakukan perencanaan yang baik dalam proses pengelolaan seluruh karyawan Anda.

Untuk memudahkan proses perencanaan kepegawaian, Anda bisa mencoba menggunakan sistem HR yang lebih modern seperti software payroll dan HR Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR buatan Indonesia yang sudah digunakan oleh banyak pemilik bisnis dan memiliki fitur terlengkap dengan harga yang terjangkau.

Tidak percaya? Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.