Pengertian SOP, Tips Membuatnya, dan Contoh Templatenya

Mengetahui pengertian SOP itu sangat penting baik bagi Anda pemilik bisnis maupun karyawan.

Standard operational procedure (SOP) memungkinkan organisasi untuk menyederhanakan proses mereka dan mempertahankan tingkat jaminan kualitas tertentu di seluruh operasi mereka.

Dengan menstandardisasi proses mereka, organisasi dapat menikmati manfaat yang signifikan, seperti peningkatan efisiensi, peningkatan profitabilitas, tingkat keselamatan tempat kerja yang lebih tinggi, dan konsistensi yang lebih baik.

Jika Anda seorang manajer atau pemimpin organisasi yang ingin merampingkan proses operasional Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk menulis SOP untuk mengoptimalkan alur kerja karyawan.

Dalam artikel ini, kami menguraikan pengertian SOP secara detaol, membahas apa yang harus disertakan di dalamnya, menjelaskan cara menulis SOP, dan menyediakan template serta contoh untuk membantu Anda membuat SOP dengan sukses.

Apa Pengertian dari SOP?

Pengertian SOP adalah dokumen yang disiapkan organisasi untuk memandu karyawan dalam melaksanakan operasi rutin.

Sebuah SOP biasanya merinci petunjuk langkah demi langkah untuk tugas-tugas tertentu untuk merampingkan proses dan mencapai efisiensi maksimum.

Dokumen ini menguraikan dan menjelaskan semua kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan peraturan industri, pedoman hukum dan preferensi organisasi.

SOP menetapkan target khusus untuk proses tertentu dan memungkinkan karyawan untuk menghasilkan tingkat standar pekerjaan berkualitas tinggi.

Mengenal Berbagai Jenis SOP dalam Bisnis

Setelah mengetahui pengertian SOP hal yang pelu Anda tahu adalah beberap jenis SOP.

Ada beberapa jenis SOP yang berbeda, karena industri dan organisasi yang berbeda sering mengikuti berbagai proses.

Berikut adalah beberapa contoh SOP yang mungkin Anda temukan dalam berbagai bidang:

• Produksi: Dalam produksi dan manufaktur, SOP dapat menguraikan langkah-langkah lini produksi, prosedur pemeliharaan peralatan, proses inspeksi, dan program pelatihan karyawan. Jenis SOP ini dapat memastikan pengaturan standar produksi tertentu.
• Keuangan dan administrasi: Organisasi keuangan dan administrasi dapat membuat SOP untuk mensistematisasikan proses piutang dan hutang dagang mereka. Hal ini dapat memastikan maksimalisasi arus kas, pembayaran tepat waktu, dan proses penagihan yang efisien.
• Pemasaran, penjualan dan dukungan pelanggan: Di bidang pemasaran dan dukungan pelanggan, organisasi dapat membuat SOP untuk mengatur berbagai proses untuk memastikan konsumen memiliki pengalaman yang konsisten. Proses ini dapat mencakup persetujuan komunikasi eksternal, persiapan penawaran penjualan, proses pengiriman layanan, garansi, kebijakan pengembalian dan garansi, serta prosedur dukungan pelanggan.
• Sumber daya manusia: Dalam berbagai organisasi, profesional sumber daya manusia dapat menyusun SOP untuk mensistematisasikan pelatihan dan pengembangan karyawan, proses pendisiplinan, tinjauan kinerja, dan cakupan penuh prosedur perekrutan.
• Hukum: Profesional hukum sering bekerja bersama pemilik bisnis dan pemimpin organisasi untuk memastikan kepatuhan mereka terhadap pedoman hukum, seperti kebijakan privasi dan peraturan aksesibilitas. Sebuah organisasi dapat membuat SOP hukum untuk memastikan semua karyawan memahami sejauh mana peraturan ini dan mematuhinya saat menyelesaikan tugas mereka.

Baca juga: Pengertian Remunerasi, Fungsi, Komponen, dan Cara Negoisasinya

Manfaat Dari Membuat SOP dalam Bisnis

Menulis standard operational procedure dapat membantu merampingkan proses tertentu, memungkinkan organisasi untuk menikmati beberapa manfaat.

Berikut adalah beberapa hasil yang SOP dapat membantu mencapai:

• Kepatuhan standar
• Memaksimalkan produksi
• Pengurangan kerusakan lingkungan
• Regulasi keselamatan
• Kepatuhan pada jadwal tertentu
• Kualitas asuransi
• Sistemisasi pelatihan

Masing-masing manfaat ini dapat membantu organisasi menstandardisasi pekerjaan berkualitas tinggi dan mencapai hasil yang terukur dalam industri spesifik mereka.

SOP dapat mengarahkan organisasi untuk mengalami tingkat efisiensi yang lebih tinggi, yang dapat menghasilkan peningkatan profitabilitas dalam jangka panjang.

Selain itu, karena SOP dapat menciptakan standar konsistensi dan keandalan dalam proses produksi dan layanan yang ditawarkan, organisasi mungkin dapat menawarkan jaminan kualitas kepada pemangku kepentingan.

Di luar tingkat standarisasi tertentu, organisasi dapat mengumpulkan bukti tentang bagaimana karyawan menjalankan prosedur mereka secara teratur, yang dapat menyederhanakan inspeksi oleh badan pengatur atau mitra.

Dengan adanya sistem untuk memelihara pedoman keselamatan dan mempromosikan kondisi kerja yang aman, SOP dapat membantu menumbuhkan lingkungan kerja yang sehat bagi karyawan.

Dalam HR management, SOP memungkinkan organisasi untuk mengembangkan infrastruktur resolusi konflik yang efisien yang berfokus pada pemecahan masalah, yang menguntungkan karyawan secara keseluruhan.

Dengan semua kelebihan ini, SOP dapat membantu organisasi lebih mudah mencapai kesuksesan.

Baca juga: Mengetahui Aturan Cuti Menikah yang Berlaku di Indonesia

Komponen Dasar dalam Membuat SOP

Inilah yang harus disertakan saat Anda membuat standard operational procedure:

Informasi perusahaan

Di header atau footer dokumen Anda, Anda dapat menambahkan informasi seperti alamat perusahaan, nomor teleponnya, logonya, dan tanggalnya.

Anda juga dapat menyertakan departemen tempat Anda menulis SOP, nama penulis SOP, dan nomor versi dokumen.

Tujuan dan aplikasi

Penting untuk menyertakan bagian yang menjelaskan tujuan dokumen, untuk siapa dokumen tersebut ditujukan, dan informasi tambahan tentang materi pelajaran.

Hal ini memungkinkan pembaca untuk mengidentifikasi bagaimana SOP dapat meningkatkan kualitas mereka dan menstandardisasi pekerjaan mereka dan membantu mereka mengetahui dalam situasi apa dokumen tersebut berlaku.

Definisi kata-kata penting atau istilah khusus industri

Akan sangat membantu jika menyertakan definisi kata-kata penting atau akronim yang digunakan dalam SOP.

Ini memastikan bahwa pembaca dapat mengikuti dan memahami isi dokumen.

Tahapan

Sebagian besar dari SOP harus menjadi langkah-langkah yang menjelaskan bagaimana menyelesaikan prosedur yang Anda diskusikan.

Anda juga dapat membahas cara mengatasi setiap tantangan potensial yang mungkin dihadapi pembaca dan memberikan gambar untuk mengilustrasikan prosesnya.

Sumber daya

Ini bermanfaat untuk menambahkan daftar sumber daya untuk membantu pembaca menjalankan prosedur secara efektif.

Sumber daya ini dapat mencakup panduan gaya, contoh dan template atau dokumen yang menjelaskan praktik terbaik.

Baca juga: 6 Jenis Tenaga Kerja dan Contohnya yang Wajib Anda Ketahui

Bagaimana Cara Membuat SOP?

Langkah-langkah tepat yang harus diikuti saat menulis SOP untuk sebuah organisasi mungkin berbeda tergantung pada industri spesifik dan tujuan organisasi Anda.

Terlepas dari faktor situasional ini, ada enam langkah untuk membuat SOP yang sukses untuk merampingkan proses:

1. Temukan format yang sesuai untuk Anda

Ada berbagai format yang dapat Anda gunakan saat menulis SOP. Anda dapat memilih untuk mempresentasikan prosedur Anda menggunakan daftar periksa linier, diagram atau format lain.

Saat memutuskan bagaimana memformat SOP Anda, pertimbangkan kebutuhan organisasi, kompleksitas prosedur yang Anda uraikan, dan tingkat detail apa yang harus disertakan untuk memastikan keberhasilan pelaksanaan prosedur.

2. Berkolaborasi dengan para stakeholder

Setelah Anda mengidentifikasi format SOP Anda, Anda dapat mulai membuat dokumen dengan berkolaborasi dengan pemangku kepentingan terkait.

Anda dapat mengumpulkan anggota tim, pemimpin, dan profesional manajemen untuk mendiskusikan cara melaksanakan prosedur dengan paling efektif.

Berkolaborasi dengan cara ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan wawasan penting tentang kebutuhan pemangku kepentingan, yang dapat membantu dalam jangka panjang.

3. Identifikasi tujuan Anda

Setelah Anda mencapai kesepakatan dengan pemangku kepentingan tentang struktur proses, cobalah untuk mengidentifikasi tujuan di balik penulisan SOP Anda.

Penting untuk memeriksa apa yang ingin Anda capai saat Anda menstandardisasi prosedur Anda sehingga Anda dapat menggunakan informasi ini untuk memandu pengembangan SOP Anda.

Selama pemeriksaan ini, akui ketidakefisienan yang ada dalam proses. Mengatasi perangkap ini dapat memenuhi tujuan Anda.

Baca juga: Absen Fingerprint Manual dan Software Absensi: Mana yang Lebih Baik?

4. Siapkan ruang lingkup prosedur

Dengan mengingat tujuan Anda, Anda dapat mulai mempersiapkan ruang lingkup prosedur Anda dengan mengerjakan semua langkah proses yang diperlukan.

Tuliskan setiap langkah yang harus diambil karyawan untuk menyelesaikan proses sepenuhnya, termasuk subtugas dan detail tambahan yang diperlukan.

Setelah Anda menguraikan setiap langkah, Anda dapat memasukkan informasi ini ke dalam format SOP Anda.

5. Tentukan metrik untuk mengevaluasi SOP Anda

Anda mungkin menulis SOP untuk memastikan perusahaan menjalankan prosedur secara efisien dan benar.

Dengan mempertimbangkan tujuan ini, tentukan metrik yang ingin Anda gunakan untuk mengevaluasi SOP Anda dan mengevaluasi apakah SOP berfungsi untuk mengoptimalkan prosedur.

Saat perusahaan menerapkan SOP Anda, Anda dapat melacak metrik ini dan secara teratur menilai kemanjuran prosedur terkait tujuan organisasi.

6. Selesaikan SOP Anda dan uji prosesnya

Setelah menulis SOP, memformatnya, dan menentukan metrik yang dapat Anda gunakan untuk mengevaluasinya, Anda dapat menyelesaikan dokumen dan menguji prosesnya sebelum implementasi penuh.

Melakukan uji coba dengan SOP Anda dapat memungkinkan Anda mengidentifikasi inkonsistensi, inefisiensi, atau perbedaan dan memperbaikinya sebelum tim Anda terlibat dengannya.

Setelah itu, Anda dapat membagikan SOP dengan tim Anda untuk mendukung pelatihan dan pengembangan mereka.

Baca juga: Surat Peringatan Karyawan: Pembahasan Lengkap dan Contoh yang Bisa Anda Download

Tips Terbaik dalam Menulis SOP

Berikut adalah beberapa tip bermanfaat yang perlu diingat selama proses penulisan Anda dan selama penerapan SOP Anda:

Tetapkan lebih awal

Akan sangat membantu untuk menulis SOP di awal masa hidup organisasi untuk membantu standarisasi proses menjadi norma dengan cepat.

Jika menetapkan SOP lebih awal tidak memungkinkan dalam situasi Anda, cobalah untuk menerapkan SOP Anda sesegera mungkin dan membangun dukungan untuk pengembangan anggota tim.

Tinjau setiap tahun

Seiring kemajuan dan pertumbuhan organisasi, tujukan untuk meninjau SOP Anda setiap tahun untuk mengevaluasi bagaimana mereka berfungsi dan memastikan kemanjurannya dari waktu ke waktu.

Karena organisasi sering kali perlu mengubah operasi mereka saat mereka meningkatkan skala, meluangkan waktu untuk meninjau SOP Anda setiap tahun dapat memungkinkan Anda untuk memastikan proses Anda optimal.

Gunakan bahasa industri

Saat Anda menulis SOP Anda, cobalah untuk menggunakan bahasa khusus industri yang sesuai dengan gaya dan format terbaik untuk bidang organisasi.

Ini memungkinkan Anda untuk menggambarkan proses dan aktivitas secara ringkas menggunakan bahasa seragam yang dapat diuraikan dengan mudah oleh anggota tim.

Singkat

Sangat penting untuk mengelola tingkat detail yang Anda sertakan dalam SOP.

Cobalah untuk menjelaskan proses secara menyeluruh untuk memastikan eksekusi yang akurat, dan hanya sertakan informasi yang diperlukan dalam SOP Anda untuk menjaga kepraktisan dan kinerja yang konsisten.

Baca juga: 17 Metode Seleksi Karyawan yang Wajib Anda Gunakan

Template SOP yang Bisa Anda Gunakan

Berikut adalah template prosedur operasi standar yang dapat Anda ikuti saat membuat SOP:

[Judul SOP]

[Nama Perusahaan]
[Alamat perusahaan dan informasi kontak, dipisahkan dengan pipa atau koma]
[Tanggal publikasi]

Tujuan dan penerapan: [Paragraf singkat yang menjelaskan tujuan SOP, bersama dengan siapa penerapannya dan kapan berlaku]

Istilah khusus:

• [Definisi yang jelas dari istilah yang digunakan dalam SOP]
• [Definisi yang jelas dari istilah yang digunakan dalam SOP]
• [Definisi yang jelas dari istilah yang digunakan dalam SOP]

Cara [prosedur]:

[Daftar langkah bernomor yang menjelaskan cara menyelesaikan proses]

Bacaan lebih lanjut:

• [Sumber]
• [Sumber]
• [Sumber]

Baca juga: Pembahasan Lengkap Strategi Rekrutmen Karyawan

Contoh SOP

Anda dapat meninjau contoh ini untuk membantu Anda menulis dokumen prosedur operasi standar:

Prosedur Penulisan Konten

Grup Pemasaran Fernando
555-555-5555 | [email protected] | Jakarta, Id
20 Mei 2022

Tujuan dan penerapan:

Dokumen ini menguraikan prosedur yang harus diikuti oleh penulis internal saat membuat artikel untuk publikasi.

Tujuan dari SOP ini adalah untuk memastikan bahwa penulis konten memahami cara membuat copy yang clean, menarik, dan akurat untuk situs web klien.

Kami berharap bahwa dokumen ini akan membantu penulis mengikuti preferensi klien dan organisasi dan menghindari kemungkinan kesalahan penulisan atau pemformatan dalam konten yang diterbitkan.

Istilah khusus:

• SERP: Ini adalah akronim yang merupakan singkatan dari “search engine result page” atau “halaman hasil mesin pencari.” Ini mengacu pada halaman teratas yang muncul untuk istilah atau kueri yang dicari di mesin pencari.
• Plagiarisme: Ini mungkin termasuk menyalin dan menempelkan karya dari sumber lain atau menulis ulang konten dari situs web lain dan menyajikannya sebagai karya Anda sendiri.

Cara membuat konten tertulis:

1. Penulis meninjau panduan gaya klien dan membaca instruksi untuk bagian yang ditugaskan.
2. Penulis meneliti topik untuk karya mereka, mempelajari sumber daya untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang subjek dan menganalisis SERP untuk melihat bagaimana situs web lain membahas topik tersebut.
3. Penulis membuat artikel unik berdasarkan penelitian dan keahlian pribadi mereka. Penulis harus memberikan detail ekstensif tentang suatu topik dan menghindari plagiarisme.
4. Penulis membaca ulang pekerjaan mereka yang telah selesai dengan lantang dan memastikan bahwa itu memenuhi semua pedoman dan mengikuti instruksi tugas. Mereka juga mengoreksi bagian untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa dan memastikan bagian tersebut memiliki format yang tepat.
5. Penulis mengirimkan karya mereka ke editor untuk ditinjau editor, dan mereka menerima skor berdasarkan kinerja mereka untuk karya itu. Penulis mungkin perlu merevisi atau menulis ulang bagian dari artikel yang dikirimkan jika editor mengirimkannya kembali karena alasan apa pun.

Bacaan lebih lanjut:

• Panduan gaya klien
• Contoh tulisan yang diterbitkan
• Rubrik penilaian editor

Baca juga: Absensi Mobile: Alasan Menggunakannya dan Fitur yang Harus Ada di Dalamnya

Kesimpulan

Itulah pengertian SOP beserta template dan contoh yang bisa Anda gunakan pada bisnis Anda.

SOP merupakan salah satu dokumen penting yang wajib ada dalam bisnis supaya memudahkan Anda dalam melakukan proses standarisasi operasional dalam bisnis dan juga memudahkan proses onbording karyawan baru.

Jika Anda kesulitan dalam membuat SOP konvensional, Anda bisa mencoba menggunakan solusi SOP yang langsung bisa diakses melalui perangkat karyawan dengan menggunakan software payroll dan HR seperti Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan dan harga yang terjangkau.

Dengan menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan penghitungan payroll, mengelola absensi dan HRIS, penghitungan pajak PPh 21 dan BPJS, proses akuntansi, employee self service (ESS), mengelola izin dan cuti karyawan Anda, dan juga melakukan analisa data dari manajemen SDM Anda.

Tertarik? Mudahkan proses pembuatan SOP dengan menggunakan Gajihub melalui tautan ini.