Perencanaan Kinerja: Pengertian, Proses, Metodologi, dan Contohnya

Perencanaan kinerja menawarkan kepada pemberi kerja suatu cara untuk membantu karyawan yang sedang berjuang dalam posisi mereka.

Alih-alih menegur secara langsung atau bahkan memberhentikan mereka, mereka mengusulkan rencana yang bermanfaat dan menawarkan materi pendukung untuk bantuan lebih lanjut. Namun, perencanaan kinerja memiliki persyaratan khusus untuk hasil yang lebih efektif.

Dalam artikel ini, kami membahas apa itu pengertian perencanaan kinerja secara lengkap beserta metodologi, proses, template, dan juga contohnya.

Apa itu Perencanaan Kinerja?

Perencanaan kinerja adalah pendekatan yang sistematis dan terstruktur untuk berhasil mencapai tujuan yang diinginkan dari seorang individu atau tim sepanjang tahun penilaian. Sebuah rencana dibuat untuk tim atau individu dengan mengingat tujuan organisasi yang lebih luas.

Perencanaan kinerja adalah tentang eksplorasi tentang apa yang perlu dilakukan dan diketahui individu untuk meningkatkan kinerja mereka dan mengembangkan keterampilan dan kompetensi mereka.

Ini juga tentang mengetahui bagaimana manajer mereka dapat memberikan dukungan dan bimbingan yang mereka butuhkan. Keseluruhan proses ini membutuhkan pemetaan kompetensi dan pengembangan potensi.

Perencanaan kinerja adalah kunci penting untuk sistem manajemen kinerja yang efektif karena hanya setelah perencanaan yang tepat, organisasi dapat mencapai hasilnya.

Baca juga: Talent Management: Pengertian, Proses, Strategi, dan Tips Mengelolanya

Tujuan Perencanaan Kinerja

Untuk keberhasilan sistem manajemen kinerja, pengembangan rencana manajemen kinerja karyawan adalah sangat penting. Rencana tersebut menetapkan tugas-tugas pekerjaan penting peneliti pengembangan, tanggung jawab, dan tujuan kinerja penting yang perlu dicapai atau dilakukan selama periode kinerja.

Rencana ini dikembangkan bersama selama konferensi perencanaan dan mencerminkan aspek individu dan sifat pekerjaan karyawan.

Tujuan utama dari perencanaan kinerja seperti yang diberikan di bawah ini:

• Perencanaan kinerja secara jelas mendefinisikan tujuan organisasi. Tujuannya adalah untuk menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis yang konsisten dengan misi tersebut dalam kerangka waktu yang ditentukan dalam kapasitas organisasi untuk implementasi.
• Setelah perencanaan, tugas selanjutnya adalah mengkomunikasikan tujuan dan sasaran tersebut kepada konstituen organisasi.
• Kita harus memastikan penggunaan sumber daya organisasi yang paling efektif dengan memfokuskan sumber daya pada prioritas utama.
• Kemudian untuk memberikan dasar dari mana kemajuan dapat diukur dan menetapkan mekanisme untuk perubahan yang diinformasikan bila diperlukan.
• Untuk mendengarkan pendapat semua orang untuk membangun konsensus tentang ke mana organisasi akan pergi dan ke mana yang ingin dicapai.
• Ini memberikan fokus yang lebih jelas bagi organisasi, sehingga menghasilkan lebih banyak efisiensi dan efektivitas.
• Digunakan untuk mengidentifikasi dengan jelas metrik kinerja yang digunakan untuk mengukur keberhasilan karyawan dalam memenuhi target yang telah ditentukan.
• Ini menghasilkan kepuasan dan makna yang besar di antara para perencana, terutama di sekitar visi bersama yang meningkatkan produktivitas dari peningkatan efisiensi dan efektivitas.
• Ini memecahkan masalah utama dalam organisasi dengan memberikan umpan balik yang sedang berlangsung di tempat kerja.

Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, Cara Membuatnya dan Contohnya

Proses Perencanaan Kinerja

Ada banyak keuntungan bagi supervisor dan karyawan dalam memiliki proses perencanaan dan peninjauan kinerja yang efektif, dan proses tersebut harus mengidentifikasi dengan jelas apa yang diharapkan dari karyawan, yang pada gilirannya memberikan kesempatan untuk mengenali kinerja yang baik dan mengidentifikasi bidang-bidang yang membutuhkan tindakan korektif atau pelatihan tambahan.

Empat bidang yang harus diidentifikasi dalam rencana kinerja adalah:

• Tanggung jawab pekerjaan: Apa yang harus dilakukan?
• Ukuran kinerja: Bagaimana hal ini akan diperiksa atau diukur?
• Standar kinerja: Seberapa baik hal itu harus dilakukan?
• Tanggal target: Kapan akan diperiksa?

Saat membangun rencana kinerja, Anda perlu mendapatkan informasi di area ini dari deskripsi pekerjaan dan Anda juga akan melihat kebutuhan organisasi untuk mengklarifikasi tugas mana yang memiliki prioritas dan standar yang harus dilakukan.

Rencana kinerja yang efektif harus menguraikan hasil yang diharapkan, ukuran kinerja, standar yang harus dicapai, dan tanggal target untuk pengukuran.

Berikut ini adalah komponen-komponen kunci dari proses perencanaan kinerja:

Persiapan Rencana Kinerja

Rencana kinerja biasanya dipersiapkan pada awal periode tinjauan tahunan, atau ketika seorang karyawan pertama kali memulai pekerjaan barunya. Ketika mempersiapkan perencanaan awal, pertemuan harus dilakukan oleh supervisor dan karyawan.

Baik supervisor maupun karyawan harus meninjau kembali tujuan, sasaran, dan kebutuhan unit kerja, serta melihat deskripsi pekerjaan saat ini, dan supervisor harus membuat daftar hal-hal dalam pekerjaan yang ingin mereka ukur, dan standar yang akan Anda ukur.

Karyawan dapat menuliskan cara-cara yang menurut mereka setiap tugas mereka. Ini bisa diukur dan seberapa baik masing-masing harus dilakukan.

Baca juga: Pengertian SOP, Tips Membuatnya, dan Contoh Templatenya

Identifikasi Faktor Kunci Keberhasilan

Ketika mengidentifikasi faktor kunci keberhasilan, tujuan kinerja dan hasil yang ingin dicapai harus difokuskan pada hasil. Mereka ditetapkan dalam urutan prioritas.

Ukuran-ukurannya harus spesifik untuk setiap tugas, dengan standar yang jelas yang mencakup tanggal dan waktu jika sesuai.

Menetapkan Tujuan Departemen dan Individu

Setelah menetapkan sasaran dan tujuan organisasi, tugas berikutnya adalah menentukan sasaran dan tujuan departemen.

Tujuan departemen selanjutnya dikategorikan ke dalam tujuan individu yang mencakup tugas dan tanggung jawab utama untuk mencapai tujuan akhir organisasi.

Memberikan Umpan Balik Secara Teratur

Langkah berikutnya dalam proses ini adalah memberikan umpan balik secara teratur di mana supervisor harus menyimpan catatan fakta kinerja, yang akan memastikan bahwa masalah-masalah penting diberikan perhatian yang diperlukan dan akan membantu tinjauan formal berjalan dengan cara yang lebih terfokus dan berpotensi lebih positif.

Karyawan juga harus menyimpan catatan prestasi dan pencapaian khusus, atau masalah yang perlu diselesaikan dan diskusi tentang hal-hal ini selama sesi umpan balik yang terjadwal atau spontan akan memungkinkan penyelesaian masalah secara tepat waktu.

Baca juga: Performance Management: Pengertian, Manfaat, dan Cara Mengukurnya

Peninjauan Kinerja

Meninjau kinerja memberikan kesempatan kepada supervisor dan karyawan untuk melihat hasil yang telah dicapai dalam kaitannya dengan rencana awal.

Dengan demikian, standar kinerja telah ditetapkan. Pada pertemuan ini, Anda harus meninjau semua catatan kinerja dan menilai setiap tugas.

Bersamaan dengan ini, diskusikan apakah mereka memenuhi standar kinerja atau tidak dan apakah mereka melebihi standar tersebut. Saat meninjau faktor luar apa pun yang mungkin berpengaruh pada kinerja.

Pada saat ini, supervisor harus mengidentifikasi area mana saja yang mungkin perlu ditingkatkan atau kinerja dapat ditingkatkan dan karyawan juga harus memiliki kesempatan untuk mendiskusikan area di mana mereka dapat menggunakan lebih banyak bantuan.

Perencanaan Tindakan

Perencanaan tindakan adalah aspek penting lainnya untuk menyelesaikan siklus ini. Di sinilah supervisor dan karyawan akan merencanakan pelatihan apa pun yang perlu dilakukan. Ini juga bisa menjadi tempat kita membahas perencanaan karier.

Baca juga: Interview Plan: Pengertian dan Tips Membuat Proses Interview yang Efektif

Metodologi Perencanaan Kinerja

Metodologi utama dalam menetapkan kriteria kinerja dapat dipahami dengan poin-poin berikut dan sebagai berikut:

Key Performance Area

Key performance area atau area kinerja utama untuk setiap karyawan mencakup identifikasi area prioritas terlebih dahulu.

Setelah mengidentifikasi hal ini, selanjutnya dilakukan pekerjaan pada area yang ditentukan. Proses area kinerja utama melibatkan langkah-langkah berikut yang disebutkan di bawah ini:

• Identifikasi tugas-tugas dan aktivitas penting.
• Menentukan area prioritas.
• Menetapkan tujuan di area yang telah diidentifikasi.
• Mencari komitmen karyawan untuk pekerjaan yang teridentifikasi.
• Membuat pengaturan untuk sumber daya yang dibutuhkan.

Key Results Area

Istilah key results area (KRA) atau area hasil utama dapat didefinisikan sebagai area umum dari hasil yang menjadi tanggung jawab suatu peran dan tugas utamanya adalah mengidentifikasinya.

Mengidentifikasi KRA membantu karyawan individu dalam beberapa cara seperti yang disebutkan di sini:

• Mengklarifikasi peran mereka.
• Menyelaraskan peran mereka dengan bisnis organisasi atau rencana strategis.
• Fokus pada hasil daripada aktivitas.
• Mengkomunikasikan tujuan peran mereka kepada orang lain.
• Tetapkan tujuan dan sasaran.
• Memprioritaskan kegiatan mereka, dan karenanya meningkatkan manajemen waktu kerja mereka.
• Membuat keputusan yang bernilai tambah.

Identifikasi Tugas dan Target

Ini melibatkan identifikasi peran, tanggung jawab, tugas, dan target utama karyawan dan dengan mengidentifikasi ini, setiap karyawan harus mengetahui tugas dan target utama mereka.

Baca juga: Siklus Sumber Daya Manusia dalam Bisnis yang Wajib Anda Tahu

Latihan Penetapan Tujuan

Tujuan akhir organisasi menentukan strateginya.

Misalnya, sebuah organisasi yang berniat menjadi perusahaan tekstil terbesar di dunia dalam waktu sesingkat mungkin yang merupakan tujuan akhir dari organisasi mana pun, akan meningkatkan kapasitas produksinya baik melalui rute organik seperti mendirikan fasilitas manufaktur baru, atau dengan mengakuisisi organisasi tekstil lainnya.

Karena akuisisi membantu meningkatkan kapasitas produksi dengan cepat, organisasi harus mengejar akuisisi sebagai strategi untuk pertumbuhan yang lebih cepat, tetapi strategi akuisisi juga melibatkan membalikkan kinerja unit produksi yang diperoleh yang lebih lama yang pada dasarnya menyerukan peningkatan kinerja manusia untuk kesuksesan perusahaan.

Tujuan dan Strategi Organisasi

Untuk memahami tujuan dan strategi organisasi, kita perlu menjalani berbagai poin yaitu:

• Tujuan akhir organisasi.
• Posisi kompetitifnya di pasar.
• Untuk membandingkan kekuatan organisasi dengan perubahan lingkungan.
• Untuk memeriksa isu-isu kritis organisasi.
• Untuk menganalisis peluang organisasi.
• Mengeksplorasi pendekatan terbaik dalam pandangan sumber daya dan kompetensi organisasi.

Penilaian Kebutuhan Kinerja Organisasi

Setelah mengidentifikasi tujuan dan strategi, ada kebutuhan untuk menilai kriteria kinerja dan untuk ini, langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini harus dilakukan:

• Mengidentifikasi kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan strategi organisasi.
• Mengumpulkan informasi tentang isu-isu penting yang terkait dengan tujuan.
• Menentukan kebutuhan kinerja baru dan masa depan organisasi.
• Memprioritaskan langkah-langkah perbaikan organisasi.
• Mengenali nilai-nilai inti organisasi.

Menetapkan Harapan Kinerja Organisasi

Setelah penilaian selesai, seseorang perlu menetapkan ekspektasi kinerja yang dapat dilakukan sebagai berikut:

• Menentukan kinerja yang diperlukan vs. yang diinginkan.
• Menentukan status kinerja saat ini.
• Memahami, menyelaraskan dan menyepakati ekspektasi kinerja.
• Merumuskan indikator kinerja utama.
• Mengembangkan tujuan pekerjaan.
• Menyelaraskan tujuan individu dengan strategi organisasi.

Baca juga: Pengertian Talent Pool, Manfaat, Tips Membuat, dan Mengeolanya

Menetapkan Proses Manajemen Kinerja

Untuk menetapkan proses manajemen kinerja, beberapa langkah yang disebutkan di bawah ini harus dipertimbangkan.

• Merancang kerangka kerja manajemen kinerja yang mencakup.
• Untuk mengimplementasikan perencanaan kinerja.
• Untuk mengelola kinerja.
• Melakukan penilaian kinerja.
• Memantau kinerja.

Mengukur Efektivitas Manajemen Kinerja

• Mengidentifikasi peluang untuk pengembangan kinerja yang akan diukur efektivitasnya.
• Memberikan konseling kinerja termasuk umpan balik 360 derajat sesuai kebutuhan.
• Merancang strategi penghargaan dan mengelola sistem penghargaan dengan baik § Menetapkan audit manajemen kinerja.
• Peningkatan posisi kompetitif organisasi.

Template Perencanaan Kinerja

Template berikut ini menguraikan bagian-bagian yang diperlukan untuk rencana peningkatan kinerja:

[Nama Anda, jabatan pekerjaan]
[Nama karyawan, jabatan]
[Tanggal]

[Alasan penerbitan perencanaan kinerja]

[Penjelasan harapan yang diperlukan]

[Saran yang bermanfaat]

[Jadwal pertemuan]

[Potensi konsekuensi]

[Tanda tangan Manajer]

[Tanda tangan karyawan]

Baca juga: Performance Appraisal: Pengertian, Fungsi, Jenis, Kelebihan, Kekurangan, dan Tips Melakukannya

Contoh Perencanaan Kinerja

Contoh berikut ini menggunakan templat dalam skenario dunia nyata:

Nama Penyelia: Vina Panduwinata, Manajer Sumber Daya Manusia

Nama Karyawan: Caca Marinka, Perwakilan Pusat Panggilan – Tim B

Tanggal: 5 Januari 2022

Alasan: Karena kinerja yang buruk di lantai call center, saya mengeluarkan rencana peningkatan kinerja ini. Kuota penjualan Anda terus menurun selama dua bulan terakhir. Pada minggu lalu, Anda hanya mencapai 20% dari target yang ditetapkan untuk semua perwakilan.

Harapan: Anda memiliki waktu satu bulan, mulai 6 Januari 2022 dan berakhir pada minggu 7 Februari 2022, untuk meningkatkan kuota penjualan Anda setidaknya 85% dari target yang diperlukan untuk periode tersebut. Di luar periode peningkatan kinerja ini, Anda diharapkan pada akhirnya mencapai kuota minimum pada akhir periode berikutnya. Semua perwakilan call center memiliki standar yang sama.

Saran: Anda akan menemukan serangkaian tautan di bawah ini yang mengarahkan ke artikel bermanfaat dalam database kami. Saya juga menyediakan diri saya sepenuhnya bagi Anda untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan selama periode berlangsung. Saya akan segera mengirimkan undangan instant messenger kepada Anda.

Jadwal: Karena hari Jumat sering kali tidak terlalu intens, saya mengusulkan kita bertemu setiap hari Jumat selama periode ini segera setelah Anda masuk kerja. Anda akan melapor ke kantor saya pada pukul 8:00 pagi pada tanggal 10, 17, 24 dan 31 Januari. Check-in terakhir Anda dijadwalkan pada tanggal 7 Februari. Harap beri tahu saya jika Anda tidak dapat melakukan salah satu pertemuan ini dan kami akan menjadwalkan ulang sesuai kebutuhan.

Konsekuensi: Kegagalan untuk memenuhi ekspektasi yang ditetapkan dalam rencana ini pada tanggal 7 Februari akan mengakibatkan penghentian segera. Jika persyaratan terpenuhi pada 7 Februari, tetapi kuota penuh masih belum tercapai pada akhir periode berikutnya, Anda akan diberikan peringatan. Hanya akan ada satu kali peringatan. Kegagalan untuk memenuhi ekspektasi pada periode ketiga akan mengakibatkan pemutusan hubungan kerja.

Baca juga: Cara Pengajuan Kenaikan Gaji dan Contoh Suratnya

Hambatan dalam Perencanaan Kinerja

Hambatan dalam perencanaan kinerja dapat dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu sebagai berikut:

Hambatan Organisasi

Sebagian besar organisasi tradisional tidak mendukung perencanaan kinerja. Menurut konsep ini, organisasi yang menghabiskan waktu untuk perencanaan kinerja hanya membuang-buang waktu. Organisasi-organisasi ini percaya bahwa mereka memiliki strategi implementasi yang kuat dan karena ini saja, itu menjadi penghalang.

Hambatan Individu

Kurangnya komitmen dalam karyawan atau manajemen organisasi adalah penghalang penting lainnya untuk perencanaan kinerja. Kadang-kadang manajer atau karyawan atau keduanya menunjukkan komitmen yang kurang terhadap pencapaian tujuan organisasi dan alasannya bisa bersifat pribadi, organisasi, persaingan atau faktor SDM lainnya.

Misalnya, politik organisasi, intimidasi di tempat kerja, atau konflik yang tinggi menyebabkan karyawan kurang tertarik pada tanggung jawab pekerjaan mereka.

Baca juga: Mengenal Berbagai Jenis Sistem Upah dan Cara Menghitungnya

Kesimpulan

Melakukan perencanaan kinerja dalam bisnis adalah upaya penting yang harus Anda lakukan untuk memastikan seluruh karyawan dan proses bisnis berjalan optimal dan mencapai target yang diharapkan.

Namun tidak dapat dipungkiri, proses perencanaan kinerja memang memerlukan waktu untuk digunakan baik bagi perusahaan maupun karyawan, terlebih jika perusahaan tidak memiliki data kinerja karyawan yang komprehensif dan mendetail.

Untuk itu, bisnis mungkin memerlukan sistem modern yang akan membantu Anda dalam mengelola seluruh data karyawan dalam satu platform terintegrasi, contohnya adalah dengan menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR buatan Indonesia yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan memiliki harga yang terjangkau sehingga cocok untuk digunakan oleh semua jenis dan skala bisnis.

Dengan menggunakan Gajihub, bukan hanya perusahaan Anda yang akan dimudahkan, namun juga karyawan Anda karena Gajihub di desain untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis secara menyeluruh baik untuk keberlanjutan bisnis dan produktivitas karyawan.

Jika Anda tertarik, Anda juga bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis melalui tautan ini.