Setiap perusahaan perlu mempertimbangkan pelaksanaan induction training atau pelatihan induksi, sebab hal tersebut secara langsung berkaitan dengan keberhasilan dari induksi, yaitu proses membuat karyawan baru mengenal bisnis Anda dan menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja.
Pentingnya induction training didukung oleh sebuah data yang mengungkapkan bahwa sebanyak 69% karyawan yang mengalami proses induksi dengan baik cenderung bertahan lebih lama dengan perusahaan.
Dengan demikian, tanpa pelatihan induksi yang efektif, anggota baru bisa merasa tidak puas dan akhirnya meninggalkan perusahaan, yang menyebabkan tingginya tingkat turnover karyawan.
Selain itu, induksi karyawan yang buruk juga bisa membuat kebingungan tentang peran dan tanggung jawab yang diemban, sehingga menimbulkan pengalam buruk bagi karyawan sekaligus perusahaan.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu induction training, manfaat, dan cara menyusun program ini.
Apa yang Disebut dengan Induction Training?
Induction training adalah jenis pelatihan yangd iberikan oleh perusahaan untuk memperkenalkan karyawan baru kepada organisasi dan membiasakan mereka dengan budaya perusahaan, pekerjaan, dan tujuan bisnis.
Pelatihan ini membantu karyawan baru beradaptasi dengan pekerjaan baru dan lebih mengenal lingkungan kerj aserta orang-orang di sekitarnya.
Pada intinya, induction training adalah fase penyambutan dan pengenalan yang memungkinkan karyawan baru memahami tugas-tugas mereka.
Sebagai contoh, salah satu perusahaan otomtotif Jepang, Toyota, menunjukkan budaya dan prestasi perusahaan dalam pelatihan induksinya.
Program ini terbuka untuk karywan baru dan yang sudah ada. Karyawan baru bisa mengambil pelatihan tertentu, sementara karyawan lama berkesempatan untuk mempelajari hal-hal baru tentang perusahaan.
Baca Juga: Onboarding Adalah: Berikut Pengertian, Manfaat, Tahapan, dan Metriknya
Apa Saja Tahapan dalam Induction Training?
Secara umum, induction training terdiri dari tiga tahapan, yang masing-masing memiliki fungsi tertentu dalam mengenalkan karyawan kepada perusahaan. Berikut beberapa tiga tahapannya:
1. Program Induksi Umum
Program ini biasanya dilakukan setelah karyawan menerima tawaran pekerjaan dan sebelum mereka memulai pekerjaan resmi.
Tujuan utamanya adalah untuk membuat karyawan baru merasa diterima dan nyaman dalam lingkungan baru mereka.
Sebagai tim HR, Anda akan memimpin tahap ini dan bertanggung jawab untuk memperkenalkan karyawan baru kepada budaya perusahaan, nilai-nilai inti, kebijakan-kebijakan dasar, serta informasi praktis lainnya seperti fasilitas kantor dan prosedur administratif.
2. Program Orientasi Khusus
Program ini lebih spesifik dan berfokus pada pengetahuan operasional yang diperlukan untuk posisi dan lokasi kerja tertentu.
Biasanya, manajer atau anggota tim yang akan memimpin dalam program ini. Karyawan baru akan diberikan pelatihan tentang tugas-tugas yang harus mereka kerjakan, status proyek atau pekerjaan saat ini, target atau hasil yang diharapkan, hingga prosedur operasional yang harus ditaati.
3. Program Induksi Tingkat Lanjut
Program ini dilakukan beberapa waktu setelah karyawan baru mulai bekerja, yaitu sekitar 1-2 bulan setelah bekerja. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa karyawan telah mengenal perusahaan dengan baik dan mampu mengatasi setiap kesulitan dan kebingungan yang mungkin timbul.
Di sini, pelatih atau mentor akan memberikan bimbingan tambahan kepada karyawan, menawarkan saran, dan membantu mereka mengatasi tantangan yang mereka hadapi dalam pekerjaan sehari-hari.
Baca Juga: Onboarding Metrics: Arti, Manfaat, dan Metriks Pentingnya
Apakah Induction Training itu Penting?
Ya, sangat penting. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, induction training turut mempengaruhi tingkat turnover karyawan.
Inilah beberapa alasan penting yang membuat perusahaan harus mengoptimalkan proses pelatihan induksi:
1. Memperlancar Proses Penerimaan
Proses induksi merupakan langkah awal yang sangat penting dalam mengenalkan karyawan baru dengan lingkungan kerj adan budaya perusahaan.
Pada tahap ini, karyawan baru seringkali emrasa cemas dan tidak nyaman karena belum terbiasa dengan tempat kerjanya.
Melalui pelatihan induksi, perusahaan dapat mengurangi kecemasan dengan memberikan pengenalan yang komprehensif tentang perusahaan, struktur organisasi, kebijakan, serta harapan dan tujuan perusahaan.
2. Memahami Pekerjaan
Selain memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, pelatihan induksi juga memberikan pemahaman yang mendalam tentang tugas dan tanggung jawab yang diemban.
Hal ini menckaup pembahasan rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan, harapan kinerja, prosedur operasional, dan interaksi dengan rekan kerja serta atasan.
Dengan demikian, karyawan baru akan merasa lebih percaya diri dan siap untuk memulai pekerjaan mereka.
3. Pengembangan Keterampilan
Pelatihan induksi tidak hanya tentang pengenalan, melainkan juga tentang pengembangan keterampilan. Di sini, karyawan baru akan diberikan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan mereka, seperti penggunaan software khusus, prosedur keamanan, atau keterampilan komunikasi.
Berbagai hal tersebut bertujuan untuk meningkatkan kompetensi mereka dan menjadi lebih efektif dalam menjalankan tugas.
4. Mengenal Nilai Perusahaan
Salah satu aspek penting dari pelatihan induksi adalah memperkenalkan karyawan baru dengan nilai-nilai dan budaya perusahaan.
Hal ini termasuk pemahaman tentang misi, visi, dan tujuan perusahaan, serta nilai-nilai inti yang dianut oleh organisasi.
Dengan memahami nilai-nilai ini, karyawan baru dapat bekerja secara konsisten dengan budaya perusahaan dan berkontribusi pada pencapaian tujuan bersama.
5. Membangun Hubungan
Induction training juga menjadi kesempatan bagi karyawan baru untuk membangun hubungan dengan rekan kerja dan atasan mereka.
Melalui sesi interaksi dan kerjasama dalam pelatihan, karyawan baru dapat memperluas jaringan mereka dan merasa terhubung dengan tim kerja.
Hubungan yang baik dengan rekan kerja dan atasan dapat meningkatkan kepuasan kerja, kinerja, dan retensi karyawan dalam jangka panjang.
Baca Juga: Perbedaan Induksi Karyawan dan Onboarding, serta Tahapannya
Apa Saja Komponen Penting dalam Induction Training?
Ada beberapa komponen penting yang harus Anda sertakan dalam induction training, yaitu:
1. Tur Gedung dan Pengenalan Informal
Anda dapat menunjukkan lokasi area istirahat, dapur atau ruang makan, mesin kopi, ruang rapat, dan masih banyak lagi untuk membantu memberikan kesan tur yang informal dan membuat karyawan baru merasa nyaman.
2. Paket Sambutan
Paket selamat datang umumnya berisi informasi tentang:
- Sejarah perusahaan, struktur organisasi, kebijakan, nilai-nilai perusahaan, dan pernyataan misi.
- Informasi tentang budaya dan kebijakan perusahaan, yang mencakup topik penggunaan internet, pelecehan seksual, pakaian yang diperboleh, kebijakan layanan pelanggan, dan masih banyak lagi.
3. Persiapan Hari Pertama
Idealnya, hari pertama seorang staf harus mencakup waktu untuk:
- Menyesuaikan diri dengan kantor atau area kerja mereka.
- Menyiapkan komputer atau tempat kerja mereka.
- Mengisi formulir pekerjaan.
- Meninjau informasi dalam paket sambutan.
- Alat tambahan untuk pelatihan induksi termasuk: video orientasi, modul pelatihan interaktif, dan presentasi slide tentang produk, layanan, rantai pasokan, dan tujuan organisasi.
- Karyawan baru biasanya bertemu dengan tim HR untuk membahas prosedur penggajian, opsi asuransi kesehatan, rencana pensiun, ulasan kinerja, peluang kemajuan karir, dan syarat-syarat pekerjaan lainnya.
4. Detail Pertemuan Awal
Detail-detail lainnya yang harus diperhatikan selama pertemuan tersebut mungkin termasuk:
- Menandatangani kontrak kerja.
- Memberikan informasi rekening bank untuk deposit langsung.
- Pertemuan seperti ini juga melibatkan penyediaan dokumen identifikasi, seperti KTP, KK, dan sebagainya.
5. Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan
Terakhir, Anda juga perlu memperkenalkan kebijakan terkait kesehatan dan keselamatan seperti:
- Kebijakan keamanan gedung, keamanan TI, dan tanggapan terhadap insiden juga merupakan topik penting yang perlu dibagikan kepada karyawan baru.
- ID Card, kartu akses keamanan, dan kunci.
- Item-item lainnya mungkin termasuk memberikan deskripsi pekerjaan yang rinci.
Baca Juga: Perbedaan Onboarding dan Offboarding dan Prosesnya
Apa Saja Cara Efektif dalam Merancang Induction Training?
Setelah memahami apa saja komponen penting yang perlu Anda masukkan ke dalam induction training, berikut beberapa cara efektif yang perlu Anda lakukan untuk menyukseskan program ini:
1. Siapkan Daftar Periksa Induction Training
Rencanakan setiap tugas penting agar dapat dilaksanakan dengan baik. Pastikan Anda juga merencanakan berbagai langkah-langkah dan tujuan yang harus diambil.
Pastikan daftar periksa tersebut mencakup hal-hal berikut:
- Perkenalan dengan manajer & kepala tim
- Perkenalan dengan anggota tim lainnya
- Penjelasan peran & tanggung jawab masing-masing anggota tim
- Harapan kinerja & standar yang harus dicapai
- Struktur organisasi perusahaan
- Prosedur keselamatan di tempat kerja
- Jam kerja kantor
2. Sambut Karyawan Baru dengan Hangat
Jangan sampai Anda melewatkan langkah penting untuk membuat karyawan merasa diterima dengan baik. Berikut beberapa hal yang bisa Anda lakukan:
- Ajak karyawan baru untuk berbaur dengan anggota tim lainnya
- Biarkan mereka makan siang bersama di hari pertama mereka bergabung
- Posting pesan sambutan untuk mereka di media sosial perusahaan Anda
3. Bagi Sesi Pelatihan Menjadi Beberapa Bagian
Ciptakan induction training yang tidak membosankan dan berkesan bagi karyawan baru. Misalnya, dengan membagi pelatihan menjadi beberapa sesi dengan pembicara yang berbeda, agar tidak memberikan terlalu banyak informasi sekaligus kepada karyawan baru.
4. Sampaikan Harapan Bisnis dengan Jelas
Selanjutnya, pastikan karyawan baru memahami harapan dan kebijakan perusahaan dengan jelas. Hal ini akan membantu mereka memahami apa yang diharapkan dari mereka sejak awal.
Jelaskan kebijakan perusahaan seperti cara mengajukan cuti dan prosedur lainnya, serta berikan kesempatan kepada mereka untuk bertanya jika ada yang belum jelas.
Sebagai upaya peningkatan induction training yang lebih baik, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.
Dengan software ini, karyawan baru akan lebih mudah dalam memahami segala urusan administrasi, termasuk cara mengajukan cuti dan reimbursement secara digital.
Selain itu, sebagai karyawan baru mereka juga tidak akan melewatkan informasi penting, sebab Gajihub dilengkapi dengan timeline yang dapat dimanfaatkan untuk menyampaikan berbagai pengumuman penting.
Caranya pun mudah, berikut tutorialnya:
5. Lakukan Tindak Lanjut secara Berkala
Setelah induction training selesai, pastikan Anda tetap berhubungan dengan karyawan baru secara rutin. Ajak mereka bertemu beberapa minggu setelah pelatihan untuk mengetahui bagaimana mereka beradaptasi dan mengatasi tantangan yang mungkin muncul.
Jangan lupa untuk menjaga komunikasi tetap terbuka agar karyawan baru merasa didukung dan dapat mengajukan pertanyaan.
Baca Juga: Pentingnya Employee Journey bagi Karyawan dan Perusahaan
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas dapat dipahami bahwa induction training adalah langkah awal yang penting bagi setiap perusahaan untuk memperkenalkan karyawan baru dengan lingkungan kerja dan budaya perusahaan.
Melalui pelaksanaan yang efektif, perusahaan dapat meningatkan retensi karaywan dan mengurangi tingkat turnover.
Dengan menyediakan pengenalan yang komprehensif tentang perusahaan, struktur organisasi, kebijakan, serta harapan dan tujuan perusahaan, karyawan baru dapat merasa lebih nyaman dan percaya diri dalam menjalani pekerjaan baru mereka.
Selain itu, pelatihan induksi yang baik, sehingga mereka dapat berkontribusi karyawan baru memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan lebih baik, sehingga mereka dapat berkontribusi secara maksimal dalam mencapai tujuan perusahaan.
Untuk mengoptimalkan program ini, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub yang memiliki berbabagi fitur canggih, mulai dari absensi, payroll, hingga kelola PPh 21.