Tahukah Anda bahwa pekerjaan di pertambangan dan konstruksi memiliki sistem kerja yang berbeda dengan perusahaan lainnya? Mereka menggunakan sistem kerja roster dimana dapat bekerja selama 8 hari tanpa hari libur dan akan mendapatkan hari libur atau cuti selama 8 hari pula.
Sistem ini dipilih karena pekerjaan di tambang cukup berat dan membutuhkan waktu yang lama. Buat Anda yang saat ini sedang memiliki perusahaan pertambangan atau konstruksi sudahkah Anda memahami sistem roster ini?
Memahami sistem roster tentunya akan memudahkan Anda dalam melakukan manajemen jadwal karyawan. Termasuk ketika Anda harus menggunakan software untuk memudahkan membuat jadwal ini.
Di artikel ini GajiHub akan menjelaskan sistem kerja roster mulai dari pengertian, strategi, kelebihan dan kekurangan, hingga cara memaksimalkannya. Jadi, baca artikel ini sampai akhir untuk mendapatkan informasi lengkapnya!
Apa Pengertian Sistem Kerja Roster?
Sistem kerja roster adalah sistem penjadwalan karyawan yang dilakukan dengan membuat daftar dan tugas-tugas yang harus dilakukan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat menetapkan jadwal kegiatan untuk setiap karyawan sehingga karyawan bisa mendapatkan jadwal kerja yang lebih fleksibel.
Sistem roster ini memungkinkan karyawan untuk bekerja selama 8 hari berturut-turut dan mendapatkan waktu istirahat atau cuti selama 8 hari berturut-turut juga.
Sistem kerja ini sering digunakan pada industri yang membutuhkan sistem kerja fleksibel, seperti pada industri tambang dan konstruksi. Dengan cara ini karyan dapat menetapkan jadwal rapat atau daftar tugas yang harus diselesaikan.
Sistem ini dilakukan dengan cara mengelola penugasan shift dan jam kerja karyawan, sehingga menciptakan jadwal staf yang harmonis dan secara efektif melacak ketersediaan dan preferensi shift. Proses ini sangat penting bagi semua organisasi, terutama yang mengandalkan kerja shift seperti layanan kesehatan, ritel, dan manufaktur.
Kenyataannya sistem roster lebih dari sekadar proses; ini adalah kompilasi strategi yang melibatkan pemantauan ketidakhadiran, pengawasan shift, dan penyusunan jadwal aktivitas dalam kerangka kerja bisnis.
Ini adalah roda penggerak penting dalam mesin organisasi, memastikan setiap shift memiliki staf yang memadai untuk menjaga produktivitas, sehingga mengoptimalkan penggunaan sumber daya organisasi.
Baca Juga: Long Shift: Pengertian, Aturan, dan Cara Menghitung Upahnya
Mengapa Sistem Kerja Roster Dipilih?
Ada beberapa akasan mengapa sistem kerja roster ini dipilih oleh perusahaan:
- Dapat menjamin bahwa setiap karyawan memiliki tugas dan peran masing-masing yang jelas.
- Menawarkan pandangan menyeluruh tentang tenaga kerja organisasi.
- Memungkinkan manajer untuk mencocokkan jenis keterampilan yang tepat dengan peran yang sesuai untuk shift tertentu.
- Dapat mempertimbangkan faktor-faktor seperti ketersediaan karyawan dan kesehatan dan keselamatan di tempat kerja.
- Mencegah masalah seperti kekurangan karyawan, lembur yang tak terduga, dan karyawan yang tidak siap, sehingga menjaga efisiensi tenaga kerja.
- Semangat kerja karyawan dapat ditingkatkan dengan melibatkan mereka dalam proses perencanaan daftar nama, sehingga memperkuat rasa dihargai dan dihormati di dalam organisasi.
- Memberikan motivasi kepada karyawan untuk menyuarakan masalah penjadwalan mereka dan meminta umpan balik secara teratur sehingga membantu mengidentifikasi keluhan dan menumbuhkan suasana tempat kerja yang lebih baik.
Baca Juga: Tips Mengelola Shifting Karyawan Bagi Pemilik Bisnis
Apa Saja Strategi yang Digunakan dalam Sistem Kerja Roster?
Menyusun sistem roster yang terstruktur dengan baik membutuhkan pemahaman tentang berbagai elemen yang berperan dan bagaimana mereka berinteraksi untuk menciptakan keseluruhan yang harmonis dan efektif.
Melatih karyawan untuk melakukan berbagai peran dan menerapkan desain shift bergilir dapat mempertahankan operasi selama karyawan absen, meningkatkan kelangsungan bisnis, dan membuat karyawan tetap terlibat dengan berbagai tanggung jawab.
Transparansi dalam pembuatan daftar nama dan komunikasi terbuka tentang penjadwalan sangat penting dalam membangun kepercayaan di dalam tim dan memastikan manajemen daftar nama yang kooperatif.
Berikut strategi sistem roster yang dapat Anda terapkan di perusahaan:
1. Masukkan keterampilan dan ketersediaan karyawan
Dalam hal membuat daftar karyawan yang efisien, mempertimbangkan keterampilan dan ketersediaan karyawan sangatlah penting. Mengalokasikan tugas yang sesuai dengan kekuatan dan keahlian karyawan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam daftar karyawan.
Membuat sistem roster karyawan membutuhkan pertimbangan banyak hal, mulai dari jadwal hingga preferensi unik setiap karyawan. Ini juga harus selaras dengan kebutuhan operasional untuk mengurangi ketidakhadiran dan memperkaya lingkungan kerja.
Mempertimbangkan permintaan cuti sembari menyeimbangkan kebutuhan bisnis dapat membantu meningkatkan semangat kerja karyawan dan mengurangi tingkat turnover karyawan. Strategi ini memastikan bahwa setiap anggota tim dapat melakukan yang terbaik, yang mengarah ke lingkungan kerja yang lebih produktif dan harmonis.
2. Beradaptasi dengan perubahan organisasi
Pengaturan kerja yang fleksibel harus diintegrasikan ke dalam sistem kerja roster untuk memastikan peningkatan kepuasan karyawan dan kepatuhan terhadap norma-norma hukum.
Sistem roster ini juga harus dirancang dengan memperhitungkan karyawan cadangan yang dapat menggantikan karyawan yang tidak masuk kerja karena hal yang tidak terduga, sesuai dengan kebutuhan akan fleksibilitas karena perubahan organisasi.
Desain roster yang ideal membantu dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah manajemen shift, sehingga menyederhanakan proses adaptasi terhadap perubahan organisasi.
Baca Juga: Jam Kerja, Shift, Lembur, dan Cuti Menurut Undang-undang
Apa Saja Jenis-Jenis Sistem Kerja Roster?
Berikut jenis-jenis sistem kerja roster yang wajib untuk Anda pahami:
1. Duty Roster
Duty roster atau daftar tugas adalah metode penjadwalan yang dapat digunakan manajer/perusahaan untuk memastikan bahwa jumlah karyawan yang tepat diberi tugas.
Dalam metode ini, manajer memberikan tugas atau pekerjaan tertentu kepada karyawan berdasarkan peran atau keahlian mereka. Metode ini menguraikan siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu, seperti membuka atau menutup fasilitas, mengelola layanan pelanggan, atau menangani fungsi-fungsi khusus.
Daftar tugas memastikan bahwa fungsi-fungsi penting tercakup secara efisien dan setiap karyawan mengetahui tanggung jawab mereka.
2. Flexible Roster
Jika operasi bisnis perusahaan memungkinkan jadwal yang fleksibel, maka HR dapat memiliki daftar tugas yang fleksibel yang memberikan karyawan lebih banyak kontrol atas jadwal mereka.
Jenis daftar ini mengakomodasi preferensi individu dan keseimbangan kehidupan kerja para pekerja. Anda dapat mengizinkan karyawan untuk memilih waktu mulai dan selesai dalam daftar fleksibel, asalkan mereka memenuhi jam kerja yang dibutuhkan.
Daftar giliran kerja di atas meningkatkan semangat dan keterlibatan dengan memberdayakan karyawan untuk menyesuaikan jadwal mereka dengan kebutuhan mereka.
3. Staggered Roster
Staggered roster adalah jenis daftar kerja karyawan yang membuat shift yang dimulai dan diakhiri pada waktu yang berbeda untuk memastikan cakupan semua jam kerja. Manajer restoran biasanya menggunakan jenis daftar kerja ini untuk menjadwalkan lebih banyak karyawan untuk shift makan malam daripada makan siang.
Industri lain yang menggunakan daftar nama terhuyung-huyung adalah perawatan kesehatan, manufaktur, dan layanan pelanggan. Ini sangat baik untuk pemanfaatan sumber daya dan memungkinkan manajer untuk mempekerjakan karyawan dengan gaya hidup yang berbeda.
4. Staff Roster
Daftar staf adalah yang paling sederhana dan dirancang untuk mendistribusikan jam kerja secara adil di antara semua karyawan. Dengan daftar staf, manajer dapat memastikan beban kerja yang merata dengan tetap mempertahankan tingkat staf yang sesuai.
Jenis daftar ini mendorong kesetaraan dan mencegah pembebanan yang berlebihan pada anggota tim tertentu, memastikan setiap pekerja mendapatkan waktu kerja dan istirahat yang sama. Daftar staf biasanya digunakan dalam industri dengan pola kerja yang konsisten.
5. Shift Roster
Jenis daftar yang umum digunakan di industri yang beroperasi 24/7, daftar shift membagi karyawan ke dalam beberapa shift yang berbeda, masing-masing mencakup periode tertentu. Manajer dapat mengizinkan pekerja untuk mengambil shift yang berbeda secara teratur atau menempatkan mereka pada shift yang sama tergantung pada kebutuhan. Daftar shift bermanfaat dalam banyak hal seperti membantu memastikan cakupan 24/7 dan mengelola fluktuasi beban kerja.
6. Working Roster
Daftar kerja melacak jam kerja reguler, hari istirahat, dan lembur. Daftar ini menguraikan hari dan waktu yang dijadwalkan untuk setiap karyawan untuk bekerja, memberikan gambaran yang jelas tentang jadwal kerja mereka untuk periode tertentu.
Jenis daftar kerja ini memfasilitasi manajemen tenaga kerja yang lebih baik yang memungkinkan karyawan untuk merencanakan kegiatan pribadi dan profesional mereka dan memungkinkan manajer untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien.
Terbukti, setiap jenis daftar karyawan melayani kebutuhan kepegawaian yang berbeda dan bervariasi sesuai dengan industri. Pilihan jenis daftar karyawan harus bergantung pada faktor-faktor seperti operasi bisnis, preferensi karyawan, peraturan industri, dan persyaratan cakupan berkelanjutan perusahaan.
Baca Juga: Shift Kerja: Pengertian, Jenis, Cara Hitung dan Aturannya
Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Sistem Kerja Roster?
Berikut kelebihan dan kekurangaan yang dimiliki oleh sistem kerja roster:
Kelebihan
- Sistem kerja roster dipercaya dapat meningkatkan produktivitas karena operasi di tambang atau konstruksi dapat berjalan terus sehingga efisiensi produk dapat ditingkatkan.
- Dapat meningkatkan kesehatan karyawan. Ini karena dengan sistem ini karyawan mendapatkan cuti yang lebih terstruktur.
- Meningkatkan kemampuan karyawan untuk lebih fokus. Ini karena karyawan bisa fokus kerja untuk beberapa hari dan setelahnya bisa cuti selama beberapa hari.
Kekurangan
- Penyusunan jadwal kerja dapat memakan waktu yang lumayan banyak.
- Bisa menimbulkan risiko kesehatan karena bekerja terlalu berat, seperti kecelakaan kerja, kelelahan, dan lainnya.
- Meningkatkan resistensi karyawan karena tidak terbiasa dengan jadwal bekerja yang tidak pasti.
Baca Juga: 20 Jenis Jadwal Kerja yang Bisa Perusahaan Terapkan
Bagaimana Cara Memaksimalkan Sistem Kerja Roster?
Untuk memaksimalkan sistem kerja roster ini, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan:
1. Gunakan software manajemen karyawan
Otomatisasi sangat penting untuk menyempurnakan daftar karyawan untuk bisnis Anda. Berinvestasilah pada software pengelolaan karyawan yang dapat diandalkan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
Pilihlah solusi perangkat lunak yang menyediakan seperangkat alat yang lengkap untuk pembuatan daftar. Anda bisa buat rencana komponen-komponen yang akan Anda gunakan dalam perangkat lunak, seperti templat shift, kehadiran karyawan, manajemen ketidakhadiran dan cuti, dan fitur pelaporan.
Memilih perangkat lunak penjadwalan karyawan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda akan membantu menyederhanakan proses penjadwalan tenaga kerja dan meningkatkan akurasi.
Anda bisa memilih software payroll dan aplikasi HRIS terbaik dari GajiHub untuk membuat jadwal karyawan yang mudah dan efektif.
2. Tentukan opsi jadwal, lalu isi shift
Manajer terkadang memikirkan nama-nama staf terlebih dahulu sebelum menentukan opsi jadwal, keterampilan, atau jenis peran yang harus mereka isi. Hal ini menyebabkan daftar nama yang tidak efisien dan ketidaksesuaian antara staf yang dibutuhkan dan karyawan yang tersedia.
Tentukan jenis shift yang diperlukan, seperti shift pagi, siang, sore, atau malam, durasi setiap shift dan persyaratan khusus untuk setiap peran. Setelah Anda memahami dengan jelas kebutuhan penjadwalan ini, isi shift di perangkat lunak daftar kerja berdasarkan ketersediaan karyawan dan keahliannya.
3. Alokasikan shift yang sibuk untuk staf yang terampil
Gunakan analisis data dan peringatan untuk mengidentifikasi periode puncak atau sibuk sehingga Anda memiliki staf yang cukup ketika kebutuhan akan keterampilan muncul.
Tugaskan karyawan yang paling berpengalaman untuk mengisi shift ini, karena staf yang terampil dapat menangani peningkatan beban kerja dengan lebih efektif. Hal ini memastikan bahwa layanan berkualitas tinggi dapat diberikan pada saat-saat yang penuh tuntutan.
Dengan cara inilah manajer dapat mempertahankan produktivitas dan kepuasan pelanggan selama periode sibuk.
4. Memiliki jadwal yang tepat untuk manajemen ketidakhadiran dan ketidaktersediaan
Keberhasilan daftar shift juga dipengaruhi oleh seberapa mudah karyawan mengajukan cuti. Manajer harus membuat proses yang jelas dan terorganisir bagi karyawan untuk mengajukan permintaan cuti atau mengomunikasikan ketidakhadiran mereka.
Ini adalah alasan lain untuk menggunakan perangkat lunak daftar kerja seperti Truein yang mengakomodasi manajemen ketidakhadiran.
5. Berikan tugas kepada tim dapat bekerja sama dengan baik
Selalu pertimbangkan dinamika di antara karyawan saat membuat tim atau menetapkan shift. Ketika disatukan, kelompok dan individu yang bekerja sama dengan baik dan saling melengkapi bisa menjadi sangat produktif.
Daftar karyawan yang tepat dapat menghasilkan kerja tim yang efektif, meningkatkan produktivitas, memperbaiki komunikasi, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif.
6. Izinkan karyawan Anda untuk memeriksa daftar nama mereka
Cara lain untuk membuat daftar kerja yang sempurna adalah dengan mengizinkan karyawan mengakses jadwal mereka melalui perangkat lunak daftar kerja. Mengizinkan karyawan untuk melihat jadwal kerja mereka terlebih dahulu membantu mereka merencanakan kehidupan pribadi mereka, seperti mengatur janji dengan dokter.
Akses yang transparan terhadap jadwal akan meningkatkan keterlibatan karyawan yang lebih baik dan mengurangi kebingungan.
Baca Juga: 10 Software HRIS Kontraktor, Fitur Penting, dan Tips Memilihnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai sistem kerja roster yang bisa diterapkan di perusahaan Anda. Untuk memudahkan implementasi sistem roster ini dibutuhkan software payroll dan aplikasi HRIS yang akan membantu dalam membuat jadwal karyawan.
Anda bisa menggunakan GajiHub untuk kemudahan implementasi sistem roster. GajiHub dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan, salah satunya adalah fitur pengelolaan jadwal dan lembur.
GajiHub juga dilengkapi fitur izin dan cuti dimana karyawan dapat mengajukan izin dan cuti dengan mudah dari aplikasi GajiHub.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.