Dengan melakukan planning atau perencanaan terhadap human resource atau sumber daya manusia, HR departement dapat memastikan kapasitas produktif dan keberlanjutan perusahaan.
Human resource planning memberi perusahaan kemampuan untuk menetapkan bakat mereka dan menentukan keterampilan apa yang mungkin dibutuhkan perusahaan di masa depan.
Anda dapat mulai menyusun rencana yang selaras dengan perkiraan sumber daya manusia setelah Anda memahami proses perencanaan sumber daya manusia dan dampaknya terhadap kontribusi karyawan dan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.
Dalam artikel ini, kami membahas apa itu human resource planning, bagaimana melakukannya, dan mengapa ini merupakan proses penting untuk dijalankan oleh bisnis.
Apa yang Dimaksud dengan Human Resource Planning?
Proses human resource planning, yang juga dikenal sebagai perencanaan tenaga kerja, membantu mengembangkan karyawan terampil yang dapat meningkatkan efisiensi perusahaan, menghasilkan pekerjaan yang berkualitas, dan membantu memenuhi tujuan perusahaan.
Dengan menciptakan tujuan yang kuat dan mengevaluasi kinerja bisnis, perusahaan dapat menerapkan proses SDM yang memastikan setiap departemen memiliki jumlah karyawan yang tepat dengan keahlian yang benar.
Perusahaan juga dapat menggunakan proses ini untuk menarik karyawan, memberi penghargaan atas pekerjaan yang berkualitas, mengelola konflik atau ketidakhadiran dan menawarkan promosi.
Setelah membuat dan mengimplementasikan rencana, perusahaan dapat secara konsisten menganalisanya untuk melihat apakah masih ada ruang untuk perubahan atau perbaikan.
Baca juga: Perencanaan SDM: Pengertian, Fungsi, dan Tahapannya
Mengapa Bisnis Perlu Melakukan Human Resource Planning?
Para profesional HR menganggap perencanaan itu penting karena memberikan mereka informasi yang diperlukan untuk menetapkan persyaratan ketenagakerjaan saat ini dan potensial yang selaras dengan keahlian dan ukuran kebutuhan mereka.
Berikut adalah beberapa manfaat potensial dari melakukan human resource planning:
Membuat adaptasi terhadap perubahan industri menjadi lebih mudah
Informasi yang dikumpulkan dari human resource planning mengantisipasi pergeseran kebutuhan kepegawaian atau bagaimana industri beroperasi untuk menyesuaikan diri dan berhasil.
Informasi ini bisa sangat penting jika mengungkapkan area khusus di mana perusahaan dapat memilih untuk memasarkan dirinya sendiri.
Para profesional sumber daya manusia dapat merencanakan untuk menggeser peran dan memperkirakan karyawan baru.
Ini mendorong pertumbuhan dan umur panjang perusahaan
Sepanjang hidup perusahaan, perusahaan dapat mengalami banyak perubahan terkait jumlah dan kebutuhan staf.
Mungkin ada karyawan yang pensiun, mengejar peluang lain, atau menerima promosi internal, menciptakan pergeseran konstan dalam pekerjaan yang harus diisi oleh perusahaan.
Human resource planning menyebabkan para profesional SDM mempertimbangkan kemungkinan perubahan dan mempersiapkan diri untuk kebutuhan perekrutan di masa depan.
Rencana ini juga memungkinkan mereka untuk menganggarkan dan merencanakan kebutuhan staf tambahan, perluasan departemen, dan potensi pensiun.
Baca juga: Tugas Manajer SDM, Skill, dan Ciri Manajer SDM yang Baik
Ini memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan keunggulan kompetitif
Human resource planning dapat membantu bisnis membuat pelatihan taktis jangka panjang dan keputusan perekrutan.
Rencana tersebut dapat membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan kapan Anda perlu meningkatkan upaya perekrutan Anda.
Para profesional HR memahami tunjangan atau manfaat yang diinginkan oleh calon karyawan, seperti menyeimbangkan kehidupan keluarga dan pekerjaan mereka, serta hal-hal lain yang dihargai oleh karyawan yang akan menjaga tingkat turnover tetap rendah.
Ketika para profesional sumber daya manusia menyesuaikan metode perekrutan mereka dan tunjangan yang mereka tawarkan, mereka dapat membuat perusahaan mereka lebih menarik bagi calon karyawan dibandingkan dengan pesaing.
Ini meningkatkan value karyawan saat ini
Proses human resource planning menekankan peninjauan karyawan saat ini. Tinjauan ini mencakup jabatan dan keterampilan yang dimiliki staf dan mengidentifikasi bakat-bakat yang penting bagi operasi perusahaan.
Dengan memiliki rencana, para profesional sumber daya manusia dapat menentukan karyawan yang membutuhkan lebih banyak pelatihan untuk menyelesaikan tugas mereka secara efektif, atau menetapkan karyawan mana yang memiliki keterampilan dan sifat yang menjadikan mereka kandidat yang sangat baik untuk posisi kepemimpinan atau spesialisasi lainnya.
Dengan memanfaatkan staf perusahaan, para profesional sumber daya manusia dapat membantu perusahaan menghemat uang yang seharusnya dapat dihabiskan perusahaan untuk merekrut karyawan baru.
Ketika perusahaan berinvestasi pada karyawannya, perusahaan dapat mengenali pengembalian investasinya dengan memperluas kemampuan profesional stafnya.
Baca juga: Perencanaan Kinerja: Pengertian, Proses, Metodologi, dan Contohnya
Tahapan dalam Membuat Human Resource Planning
Membuat human resource planning terdiri dari empat langkah yang dapat membantu perusahaan dalam menetapkan taktik untuk mempertahankan atau menumbuhkan staf mereka.
Berikut ini adalah ringkasan dari empat langkah yang dapat Anda gunakan untuk membuat rencana Anda:
1. Periksa staf perusahaan saat ini dan keahlian mereka
Untuk meninjau tim perusahaan Anda dan keahlian mereka, Anda dapat mempertimbangkan:
- keterampilan, tingkat pendidikan, dan kualifikasi untuk setiap karyawan
- data evaluasi kinerja untuk setiap karyawan
- usia setiap anggota staf (perhatikan bahwa karyawan yang lebih tua mungkin mendekati masa pensiun)
- paket tunjangan yang ditawarkan pada setiap tingkat pekerjaan
- jumlah total karyawan di bawah setiap jabatan
- jumlah total karyawan per departemen
- jumlah total karyawan di seluruh perusahaan
Anda bisa berkomunikasi dengan para pemimpin berbagai departemen untuk membahas evaluasi kinerja dan mendapatkan informasi lebih lanjut tentang keterampilan apa yang mereka inginkan untuk diperkuat oleh karyawan.
2. Memprediksi perubahan di masa depan untuk staf saat ini
Dengan informasi yang dikumpulkan pada langkah pertama, Anda dapat memperkirakan perubahan yang diperlukan dan potensial terhadap situasi ketenagakerjaan perusahaan di masa depan.
Ada dua metode peramalan berbeda yang dapat Anda lakukan untuk membantu Anda membuat prediksi tersebut:
Supply forecasting
Para profesional sumber daya manusia menggunakan data pada langkah pertama untuk mengevaluasi staf saat ini dan menentukan apakah keterampilan dan pengetahuan mereka sesuai dengan tujuan bisnis dan persyaratan bakat.
Supply forecasting membuat sumber daya manusia mempertimbangkan proyeksi PHK, promosi, pensiun, atau karyawan yang mungkin mengundurkan diri dari perusahaan yang dapat menyebabkan kekosongan.
Berdasarkan supply forecasting, sumber daya manusia dapat melihat keterampilan dan pengetahuan di masa depan yang mereka inginkan untuk dimiliki staf.
Demand forecasting
Proses demand forecasting berfokus pada keterampilan dan berapa banyak staf yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi tujuan bisnis dan persyaratan industri di masa depan.
Misalnya, jika departemen pemasaran ingin berekspansi ke podcasting, mereka mungkin memerlukan teknisi audio dengan pengalaman dan tim yang diperkirakan terdiri dari sepuluh orang untuk mengelola area baru tersebut.
Dengan menggunakan metode forecasting, departemen sumber daya manusia dapat memprediksi kebutuhan staf perusahaan di masa depan.
Baca juga: 8 Fungsi Manajemen SDM Bagi Bisnis
3. Menjalankan analisis kesenjangan untuk mengetahui kebutuhan staf tambahan dan faktor lainnya
Bisnis menggunakan metode analisis kesenjangan untuk membandingkan tingkat kinerja saat ini dengan kinerja staf dan penawaran manfaat yang diharapkan atau disukai. Analisis kesenjangan meliputi:
- Mengidentifikasi situasi saat ini.
- Menentukan situasi optimal.
- Verifikasi kesenjangan antara situasi saat ini dan situasi optimal.
- Ciptakan cara-cara untuk beralih dari posisi saat ini ke situasi optimal.
4. Gabungkan human resource planning Anda ke dalam strategi perusahaan yang lebih besar.
Anda dapat menerapkan perubahan dalam perusahaan setelah Anda memahami bakat staf perusahaan saat ini dan persyaratan masa depan serta mengidentifikasi di mana kesenjangannya.
Sangat penting untuk berkomunikasi dengan kepala departemen perusahaan tentang kemungkinan program pelatihan dan mengadvokasi kebutuhan dana tambahan dari manajemen tingkat atas.
Anda dapat meninjau dan merevisi human resource planning secara berkala agar sesuai dengan perubahan apa pun dalam tujuan perusahaan.
Baca juga: Cara Menghitung Kenaikan Gaji Secara Berkala
5. Buat action plan
Saat membuat action plan atau rencana tindakan, penting untuk memutuskan apakah perusahaan dapat mempekerjakan lebih banyak karyawan, mentransfer atau menegosiasikan ulang kontrak atau fokus pada pengembangan keterampilan karyawan saat ini.
Jika perusahaan membutuhkan lebih banyak karyawan, penting untuk menentukan keterampilan apa yang harus mereka miliki dan departemen mana yang paling membutuhkannya.
Jika perusahaan memiliki surplus karyawan, pertimbangkan karyawan mana yang mungkin mendekati masa pensiun atau jika fasilitas perusahaan lain dapat menggunakan keterampilan mereka.
Jika beberapa karyawan membutuhkan lebih banyak pelatihan, ini dapat membantu memantapkan keterampilan atau pengetahuan mana yang mungkin memerlukan peningkatan dan bagaimana mengembangkannya dengan benar.
Hal ini dapat mengarahkan Anda untuk mempertimbangkan sumber daya yang tersedia sebelum mengembangkan rencana proses.
Misalnya, jika perusahaan tidak memiliki cukup dana untuk mempekerjakan lebih banyak rekan penjualan tetapi masih ingin meningkatkan penjualannya, Anda dapat membuat program pelatihan untuk mengembangkan keterampilan penjualan karyawan Anda.
Baca juga: 10 Jurusan HRD yang Cocok untuk Anda Beserta Tugasnya
6. Terus melatih dan mengembangkan
Bahkan setelah perusahaan menjalankan perencanaan SDM-nya, perusahaan harus terus melatih dan mengembangkan karyawannya.
Program pelatihan dapat meningkatkan keterampilan kerja dan memposisikan karyawan dengan lebih baik untuk kemajuan di masa depan.
Mempromosikan karyawan yang sudah memahami bisnis dan sistemnya dapat menghemat waktu, uang dan sumber daya berharga lainnya.
7. Evaluasi setiap rencana
Setelah menguji rencana SDM selama beberapa waktu, evaluasi efektivitasnya dengan umpan balik dari karyawan dan manajer.
Dengan memeriksa tujuan dan sasaran rencana, perusahaan dapat menentukan apakah rencana tersebut telah membantu meningkatkan produktivitas, meningkatkan keuntungan, dan mengatasi kesenjangan tenaga kerja.
Jika perusahaan tidak mencapai setiap tujuan, perusahaan dapat menyesuaikan rencana SDM dan menemukan area untuk perbaikan.
Misalnya, jika departemen pemasaran perusahaan mempekerjakan lebih banyak karyawan tetapi jumlah pekerjaan tidak meningkat, Anda dapat menganalisis kembali keterampilan departemen tersebut untuk menentukan apakah karyawan masih dapat berkembang di area tertentu.
Jika tidak, mungkin ada alasan lain untuk kekurangan pekerjaan, seperti manajemen yang berkinerja buruk atau tanggung jawab individu yang tidak jelas.
Baca juga: Contoh Daftar Riwayat Hidup yang Bisa di Download dan Tips Menulisnya
Alat yang Membantu Anda Membuat dan Melaksanakan Human Resource Planning
Para profesional sumber daya manusia menggunakan beberapa alat teknologi untuk membuat human resource planning dan memantau kemajuannya.
Berikut ini beberapa contoh alat bantu yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan keberhasilan human resource planning Anda:
Survei
Survei staf Anda adalah cara terbaik untuk mengumpulkan informasi tentang topik sumber daya manusia dan menyimpulkan perubahan yang diperlukan.
Anda dapat menggunakan kuesioner dengan cara-cara berikut untuk human resource planning:
- Survei dapat membantu mengidentifikasi titik-titik lemah yang dapat menyebabkan berkurangnya produktivitas atau turnover yang tinggi.
- Survei memungkinkan Anda untuk menentukan berapa banyak karyawan yang merasa seperti ada peluang internal.
- Survei memungkinkan Anda untuk menentukan berapa banyak karyawan yang merasa dihargai di tempat kerja.
- Mereka memberi Anda wawasan tentang budaya perusahaan dan apakah karyawan senang dengan lingkungan kerja.
- Mereka membantu Anda mengetahui apakah karyawan menyukai program tunjangan dan kompensasi yang ditawarkan oleh perusahaan.
- Mereka memungkinkan Anda menentukan jenis program pelatihan yang diminati karyawan.
- Dashboard ini membantu Anda mengukur bagaimana perasaan manajer departemen tentang tingkat keterampilan staf dan produktivitas mereka.
Baca juga: Manajemen SDM: Pengertian, Fungsi, Tugas, Tujuan, dan Tips Mengelolanya
Human resource dashboards
Bisnis bisa mendapatkan human resource dashboards dengan membelinya atau mengembangkannya sendiri.
Dasbor mendukung proses perencanaan bagi para profesional sumber daya manusia karena dasbor mengumpulkan dan menampilkan informasi yang berharga.
Jenis informasi yang ditemukan dalam human resource dashboards adalah data seperti keterlibatan dari kandidat pekerjaan, promosi internal, tingkat keterampilan karyawan, kapasitas produktif staf, kepuasan staf, dan tingkat pergantian.
Jika Anda belum memiliki human resource dashboards dalam pengelolaan data HR bisnis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.
Gajihub adalah software payroll dan HR berbasis cloud yang sangat mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap sehingga Anda bisa mendapatkan informasi karyawan lebih praktis dan efisien.
Anda bisa mencoba menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan pada gambar di bawah ini:
Sistem manajemen kinerja
Para profesional HR menggunakan sistem manajemen kinerja untuk memungkinkan manajer atau supervisor menilai karyawan dan kinerja mereka.
Sistem ini dapat memungkinkan Anda untuk memberikan dan mencatat peringkat kinerja dari waktu ke waktu.
Sistem manajemen kinerja adalah alat yang bermanfaat untuk digunakan di seluruh tahap integrasi proses perencanaan karena memungkinkan para profesional SDM untuk menilai keberhasilan seperti apa yang dapat mereka capai dengan membuat perubahan dalam peran karyawan atau menawarkan lebih banyak pendidikan.
Human resource information systems (HRIS)
HRIS menggabungkan berbagai operasi untuk merangkum perekrutan, pendaftaran, perekrutan, tingkat pergantian staf, produktivitas, kepuasan, atau metrik kepegawaian lainnya.
Sistem ini memungkinkan Anda untuk membuat fungsi-fungsi tertentu menjadi otomatis, seperti memilah-milah pertanyaan pekerjaan atau mencatat jam kerja karyawan.
Dengan informasi yang disediakan HRIS, para profesional SDM dapat mengubah human resource planning atau mengukur perkembangan.
Jika Anda ingin menggunakan HRIS yang canggih dan mudah digunakan, Anda juga bisa mencoba menggunakan software HR dan payroll dari Gajihub pada tautan ini.
Baca juga: Sistem Informasi SDM: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya
Perangkat lunak analisis kompensasi dan manfaat
Perangkat lunak analisis kompensasi dan tunjangan sepert Gajihub juga memungkinkan para profesional SDM untuk membandingkan gaji dan tunjangan karyawan yang ada dengan tren ekonomi atau opsi tunjangan populer.
Para profesional sumber daya manusia dapat menggunakan jenis perangkat lunak analisis ini dalam proses perencanaan untuk mengonfirmasi apakah karyawan mendapatkan skala gaji dan tunjangan yang selaras dengan prediksi industri yang lebih luas.
Perusahaan bisa menggunakan alat bantu ini untuk mengurangi tingkat pergantian staf dan meningkatkan kepuasan staf serta kapasitas produktif.
1 thought on “Human Resource Planning: Pengertian, Tahapan, Manfaat, dan Alatnya”