Perusahaan yang peduli terhadap employee experience cenderung dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan lebih inovatif, sehingga mampu membantu menarik bakat potensial.
Inilah yang membuat perusahaan perlu memprioritaskan kebutuhan dan harapan karaywan agar bisa bersaing dalam mendapatkan bakat terbaik di pasar kerja saat ini.
Dengan berfokus pada peningkatan pengalaman karyawan, perusahaan dapat mendorong suasana kerja yang lebih nyaman dan produktif bagi semua orang.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu employee experience, manfaat, komponen penting, dan cara meningkatkannya.
Apa yang Dimaksud dengan Employee Experience?
Employee experience (EX) atau pengalaman karyawan adalah bagaimana karyawan merasakan segala hal yang dialami selama bekerja. Hal ini termasuk saat mereka melamar pekerjaan sampai setelah mereka meninggalkan perusahaan.
Pengalaman karyawan mirip dengan pengalaman pelanggan (customer experience), di mana pengalaman karyawan juga tentang bagaimana perusahaan memahami keinginan dan memenuhi kebutuhan karyawan.
Hal tersebut bertujuan untuk membuat lingkungan kerja yang membuat karyawan merasa dihargai, semakin termotivasi dan terlibat.
Pengalaman karyawan biasanya juga tentang bagaimana karyawan berinteraksi dengan orang-orang, sistem, aturan, dan lingkungan kerja fisik dan virtual, yang mencakup berbagai hal kecil dalam pekerjaan sehari-hari serta peristiwa dan perubahan yang terjadi secara berkala.
Pengalaman karyawan bersifat subjektif, artinya itu tergantung dari sudut pandang masing-masing karyawan tentang pekerjaan dan organisasi tempat mereka bekerja.
Hal ini mencakup bagaimana karyawan merasakan, menilai kemampuan mereka, dan pengaruhnya terhadap kesejahteraan mereka.
Baca Juga: Pentingnya Employee Journey bagi Karyawan dan Perusahaan
Apakah Employee Experience itu Penting?
Ya, sangat penting. Berikut poin-poin penting yang menunjukkan pentingnya employee experience:
1. Rekrutmen
Reputasi perusahaan yang baik dapat membantu menarik bakat terbaik. Dengan memperhatikan pengalaman kerja karyawan, mulai dari panggilan interview hingga exit interview, Anda dapat memperkuat budaya perusahaan dan reputasi perusahan secara bersamaan.
Hal ini membuat perusahaan Anda lebih menarik bagi kandidat potensial.
2. Retensi Karyawan
Seperti yang Anda ketahui, pergantian karyawan membutuhkan biaya yang cukup tinggi. Inilah yang membuat Anda perlu memperhatikan pengalaman karyawan, agar mereka merasa bahagia dan akhirnya memutuskan untuk bertahan.
3. Keterlibatan Karyawan
Pengalaman kerja karyawan yang baik membuat karyawan lebih termotivasi, hal ini tentu akan membantu meningkatkan produktivitas.
Perusahaan dengan karyawan yang bersemangat biasanya lebih berhasil dibandingkan perusahaan dengan karyawan yang kurang bersemangat.
4. Manajemen Kinerja
Untuk meningkatkan pengalaman karyawan, salah satu hal yang bisa dilakukan manajer adalah dengan memperlakukan semua karyawan dengan adil. Melalui hal tersebut, biasanya karyawan merasa lebih berkomitmen dan puas dengan pekerjaan mereka.
Saat karyawan merasa lebih termotivasi, mereka akan lebih terlibat dalam pekerjaan mereka. Akibatnya, perusahaan dapat merencanakan pengelolaan kinerja karyawan secara lebih baik.
5. Kepuasan Pelanggan
Employee experience sering kali tercermin dalam pengalaman pelanggan. Jadi, saat karyawan merasa bahagia, kemungkinan besar pelanggan juga akan merasa puas.
Dengan demikian, meningkatkan pengalaman karyawan juga akan membantu meningkatkan pengalaman pelanggan.
Baca Juga: 15 Cara Meningkatkan Employee Engagement dan Manfaatnya
Apa Saja Komponen Penting dalam Employee Experience?
Dalam employee experience, terdapat beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan, di antaranya adalah:
1. Pengalaman Fisik
Hal ini berkaitan dengan bagaimana suasana di tempat kerja Anda. Misalnya, seberapa nyaman kursi dan meja di tempat kerja, seberapa ramai atau sunyi, atau keberadaan jendela untuk cahay alami.
Pengaturan fisik ini dapat mempengaruhi suasana hati dan kinerja karyawan. Bagi pekerja jarak jauh, hal ini mungkin tidak terlau berpengaruh, namun apabila perusahaan Anda menerapkan kerja hybrid, maka komponen pengalaman fisik wajib dipertimbangkan.
2. Pengalaman Digital
Komponen pengalaman digital berkaitan dengan teknologi yang digunakan di tempat kerja, seperti alat digital untuk bekerja, berkomunikasi, atau berinteraksi dengan layanan SDM.
Teknologi yang ramah pengguna dan membantu menyederhanakan tugas-tugas karyawan dapat meningkatkan kepuasan dan kinerja mereka.
Dalam hal ini, penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub dapat menjadi salah satu cara untuk meningkatkan pengalaman karyawan.
Software tersebut memungkinkan karyawan dalam melakukan absensi serta pengajuan izin dan cuti secara mandiri melalui smartphone masing-masing.
Artinya, karyawan tidak perlu kerepotan dalam mengurus berbagai hal terkait administrasi dan bisa lebih fokus untuk bekerja.
Selain itu, Gajihub juga dapat menjadi partner kerja bagi tim HR dalam mengelola manajemen kehadiran karyawan, di mana sebagai tim HR, Anda bisa memantau produktivitas mereka dan melakukan approval terkait izin serta cuti karyawan melalui website Gajihub.
Anda juga bisa menghitung seluruh komponen gaji karyawan, mulai dari gaji, bonus, hingga potongan dengan lebih otomatis dan akurat melalui fitur payroll yang dimilikinya.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya.
3. Pengalaman Budaya
Pengalaman budaya mencakup nilai-nilai, simbol, dan perilaku yang tercermin dalam budaya perusahaan. Budaya yang mendukung kreativitas, kerja sama, dan pemberdayaan dapat memotivasi karyawan untuk terus berinovasi dan berkembang.
Tanpa budaya yang baik, pengalaman fisik dan digital mungkin tidak cukup untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan.
Baca Juga: Cara Membangun Budaya Kerja yang Positif dan Contohnya
Apa Saja Tahapan Employee Experience?
Dalam employee experience, terdapat beberapa tahapan penting yang perlu diperhatikan dan ditingkatkan oleh perusahaan, yaitu:
1. Menarik Kandidat
Tahap menarik kandidat terjadi sebelum ada posisi yang tersedia. Menarik di sini artinya bagaimana calon karyawan berinteraksi atau mengetahui tentang organisasi Anda.
Pada fase ini, meningkatkan brand awareness, seperti citra, keberadaan, reputasi, dan budaya organisasi merupakan hal yang sangat penting.
Untuk itu, Anda perlu mengatur stratetegi untuk meningkatkan brand awareness perusahaan, misalnya pemasaran melalui media sosial, blog, atau bahkan di acara-acara langsung.
2. Rekrutmen
Rekrutmen adalah tahap kedua dalam pengalaman karyawan, yang dimulai sebelum seseorang menjadi karyawan. Pada tahap ini, Anda perlu berfokus pada:
- Pengalaman calon karyawan selama proses perekrutan
- Manajemen talenta secara keseluruhan
- Setiap interaksi selama proses perekrutan (dengan rekruiter, manajer perekrutan, dan lainnya)
- Komunikasi terbuka yang membangun rasa kepercayaan.
3. Onboarding
Tahap onboarding menentukan bagaimana pengalaman karyawan dalam belajar hal-hal baru di perusahaan barunya, yang dimulai sejak hari pertama bekerja.
Perusahaan dengan pengalaman onboarding yang positif melakukan beberapa taktik berikut:
- Menciptakan lingkungan yang ramah dan menyenangkan
- Memberikan rasa kepemilikan dan perasaan disertakan sejak awal
- Berdiskusi tentang nilai inti, misi, dan strategi perusahaan
- Mengatur pengalaman kerja (terutama dalam dunia memasuki yang campuran)
- Berkomunikasi dengan jelas dan memiliki harapan yang jelas (termasuk deskripsi pekerjaan tertulis)
- Melakukan pertemuan reguler dan pemeriksaan untuk menilai bagaimana pengalaman memasuki berjalan
- Memberikan kesempatan untuk memberikan (dan menerima) feedback
3. Engagement
Engagement atau keterlibatan karyawan adalah hal yang dapat membuat karyawan tetap tinggal dan setia kepada perusahaan.
Pada tahap ini, perusahaan harus membuat karyawan tetap bahagia, puas, dan terlibat dalam pekerjaan mereka. Caranya pun berbeda-beda.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyediakan berbagai cara agar karyawan merasa terlibat dengan perusahaan.
Selain itu, penting juga untuk meminta pendapat. Beberapa perusahaan menggunakan survei pendek atau melalui employee feedback, untuk mendorong diskusi antar karyawan dan manajemen perusahaan.
Perlu Anda ketahui bahwa keterlibatan karyawan bisa terlihat berbeda di setiap perusahaan. Namun, pada dasarnya, hal tersebut tentang memastikan karyawan merasa dihargai, diperhatikan, dan merasa diterima.
4. Pengembangan
Kesempatan belajar dan pengembangan sangat penting dalam employee experience, karena memiliki sejumlah manfaat seperti meningkatkan keterlibatan, produktivitas, dan kinerja secara keseluruhan.
Selain itu, kesempatan untuk berkembang juga membuat mereka ingin tetap bekerja di perusahaan. Hal ini bisa meliputi mendukung karyawan untuk naik ke posisi lain, agar mereka bisa terus bertumbuh.
5. Exit/ Keluar
Ini adalah tahap terakhir dari pengalaman kerja karyawan. Seperti yang Anda ketahui, suatu saat, karyawan akan meninggalkan perusahaan.
Oleh karena itu, banyak pakar industri yang berpendapat bahwa tahap exit sama pentingnya dengan tahap onboarding.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan pada tahap ini:
Meminta pendapat
Anda bisa melakukannya saat exit interview. Hal ini penting, karena perusahaan harus memahami alasan karyawan meninggalkan perusahaan. Karyawan juga harus merasa didengar dan bahwa pendapat mereka dihargai.
Memeriksa tim
Karyawan yang keluar bisa mempengaruhi anggota tim mereka dan proyek yang sedang berlangsung. Efeknya bisa terasa di seluruh tim, bukan hanya di tim langsung.
Tetap positif
Penting untuk tetap bersikap positif, hormat, dan profesional. Dalam hal ini, manajer harus menjadi contoh perilaku yang menciptakan lingkungan kerja yang aman secara psikologis.
Baca Juga: Download Exit Interview Template dan Tips Memaksimalkannya
Bagaimana Cara Meningkatkan Employee Experience?
Pengalaman kerja yang baik sangat penting bagi kesuksesan perusahaan. Oleh karena itu, berikut cara terbaik yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkannya:
1. Terapkan Pendekatan Desain Employee Experience
Pengalaman kerja karyawan melibatkan interkasi yang bermakna antar karyawan dan perusahaan. Dengan memperhatikan perspektif karyawan, Anda dapat menciptakan pengalaman yang membantu karyawan menjadi lebih produktif dan terlibat.
2. Fokus pada Seluruh Siklus Hidup Karyawan
Pengalaman kerja juga mencakup seluruh hubungan karyawan dengan perusahaan, mulai dari menarik kandidat hingga mereka meninggalkan perusahaan.
Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan setiap tahap dalam siklus hidup karyawan, guna memastikan pengalaman yang positif sepanjang perjalanan mereka.
3. Prioritaskan Kesejahteraan Karyawan secara Keseluruhan
Selain itu, Anda juga perlu memberikan dukungan terkait kesejahteraan fisik, mental, keuangan, dan karier karyawan untuk menunjukkan penghargaan terhadap mereka sebagai individu. Hal ini dapat meningkatkan retensi, keterlibatan, dan produktivitas karyawan.
4. Berfokus pada Pengalaman Kerja Digital
Pengalaman kerja karyawan juga mencakup teknologi yang digunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Jadi, pastikan untuk menyediakan alat-alat yang dibutuhkan karyawan dan memberikan pelatihan untuk penggunaan alat tersebut.
5. Kumpulkan Feedback Karyawan dan Tindak Lanjuti
Mendengarkan pendapat dan pengalaman karyawan adalah kunci untuk memahami kebutuhan dan keinginan mereka. Mekanisme feedback, seperti survei dan pengukuran, dapat membantu organisasi untuk memperbaiki pengalaman karyawan.
Baca Juga: 360 Degree Feedback: Pengertian Lengkap dan Contoh Pertanyaannya
6. Mendorong Otonomi dan Pengambilan Keputusan Karyawan
Memberikan karyawan kebebasan untuk membuat keputusan dalam pekerjaan mereka dapat meningkatkan keterlibatan dan produktivitas.
Untuk itu, berikan dukungan dan tanggung jawab kepada karyawan untuk mengambil inisiatif dalam pekerjaan mereka.
7. Komitmen pada Keragaman, Kesetaraan, Inklusi, dan Rasa Memiliki
Menghargai keberagaman dan menciptakan lingkungan yang inklusif merupakan aspek penting untuk menciptakan pengalaman kerja yang positif.
Promosikan keragaman dalam perekrutan dan kepemimpinan, serta berikan pelatihan untuk mengatasi bias dan diskriminasi.
8. Mengembangkan Pemimpin dan Manajer yang Kuat
Pemimpin dan manajer memiliki peran penting dalam membentuk pengalaman kerja karyawan. Mereka harus dilengkapi dengan keterampilan untuk memimpin, mendukung, dan menginspirasi karyawan mereka.
9. Mengakui dan Memberi Penghargaan pada Karyawan
Terakhir, pengakuan atas kontribusi dan pencapaian karyawan juga dapat membuat mereka merasa dihargai dan termotivasi.
Oleh karena itu, berikan penghargaan baik dalam bentuk finansial maupun non-finansial untuk meningkatkan keterlibatan karyawan.
Baca Juga: 20 Ide Kreatif Penghargaan Pegawai dan Strateginya
Bagaimana Langkah untuk Merancang Strategi Employee Experience?
Untuk meningkatkan pengalaman karyawan, berikut langkah-langkah yang bisa Anda lakukan dalam perancangan strategi:
1. Minta Masukan dari Karyawan
Langkah pertama adalah menetapkan titik awal Anda. Penting untuk meminta masukan dari karyawan. Dapatkan pemahaman tentang perusahaan, baik dari para staf maupun manajer. Lakukan evaluasi dan lihat di mana organisasi Anda memiliki peluang untuk perbaikan.
2. Tanamkan Pengalaman Karyawan ke dalam Budaya Perusahaan
Pengalaman karyawan harus menjadi bagian inti dari nilai dan praktik perusahaan Anda. Pertimbangkan semua titik sentuhan budaya perusahaan. Di mana EX muncul? Bagaimana Anda dapat menambahkan elemen EX ke aspek-aspek budaya Anda?
3. Tentukan Titik Masalah
Setiap perusahaan memiliki area masalahnya sendiri. Setelah Anda mengevaluasi EX saat ini, saatnya untuk melihat ke dalam.
Refleksikan area mana yang memiliki prioritas tertinggi. Kemudian, tentukan area mana yang akan memiliki dampak terbesar. Dari sana, Anda akan dapat membuat strategi tentang bagaimana Anda akan mengubah peluang menjadi keberhasilan.
4. Sesuaikan Employee Experience dengan Persona Karyawan
Seperti halnya banyak hal dalam hidup, EX bukanlah satu ukuran untuk semua. Oleh karena itu, strategi EX harus disesuaikan dengan kebutuhan setiap individu.
Rancanglah strategi yang inklusif dan mampu membina rasa kepemilikan bagi semua anggota tenaga kerja Anda, bukan hanya beberapa orang.
5. Ciptakan Momen yang Bermakna
Manajer dapat menggunakan masukan dari karyawan untuk menciptakan momen-momen yang bermakna. Hal tersebut dapat membantu meningkatkan rasa memilik dan dampak yang dalam.
Baca Juga: Pentingnya Employee Recognition, Hingga Tips Melakukannya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa employee experience berperan penting untuk menciptakan budaya kerja yang inklusif, meningkatkan retensi karyawan, keterlibatan, serta produktivitas, dan bahkan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Dengan memperhatikan pengalaman karyawan dari awal hingga akhir, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan merasa dihargai, terlibat, dan termotivasi.
Selain itu, dengan memprioritaskan kebutuhan dan harapan karyawan, perusahaan juga dapat bersaing dalam mendapatkan bakat terbaik di pasar kerja saat ini.
Nah, salah satu cara yang bisa dilakukan untuk meningkatkan employee experience adalah dengan memperhatikan penggunaan teknologi untuk memudahkan pekerjaan.
Oleh karena itu, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub yang dapat mempermudah karyawan dalam mengurus administrasi mereka, mulai dari absensi, payroll, hingga pengajuan cuti dan izin.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.