Divisi HR menajdi salah satu bagian terpenting dalam sebuah organisasi.
Divisi ini bertanggung jawab untuk mengelola semua karyawan di perusahaan, mulai dari entry-level hingga c-level.
Peran divisi HR sangat penting untuk memastikan perusahaan berjalan dengan baik melalui pengelolaan tenaga kerjayang efektif.
Dalam melakukan pekerjaannya, divisi HR bertugas merekrut karyawan baru, mempertahankan talenta terabik, serta mengembangkan skill dan potensi mereka.
Dengan berbagai tugas tersebut, biasanya di dalam HR terdapat peran dan spesialisasi yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Setiap spesialisasi memerlukan keterampilan tertentu agar dapat berkontribusi secara maksimal dalam mendukung operasional perusahaan.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas manfaat divisi HR bagi perusahaan dan peran-peran penting di dalamnya.
Apa Manfaat Divisi HR bagi Perusahaan?
Peran divisi HR mencakup perekrutan, pengelolaan, dan pengembangan karyawan.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk mengelola berbagai aspek dalam perusahaan, seperti kesalamatan kerja dan bun budaya organisasi.
Dengan berbagai upaya dan inisiatif yang dilakukan, berikut manfaat yang diberikan oleh divisi HR untuk perusahaan:
1. Membentuk Budaya Organisasi
Budaya organisasi mencakup nilai-nilai, visi perusahaan, tradisi, dan aturan kerja yang diterapkan di dalam perusahaan.
Di sini, tim HR berperan penting dalam membangun dan menjaga budaya ini agar karyawan memahami aturan dan perilaku yang diharapkan tempat kerja.
Misalnya, perusahaan bisa memiliki kebijakan terkait ketepatan waktu untuk mendorong kedisplinan karyawan.
Di sisi lain, tim HR juga bisa menerapkan kebijakan jam kerja fleksibel agar karyawan lebih leluasa mengatur jadwal mereka.
Dengan begitu, budaya organisasi akan berpengaruh pada cara karyawan bekerja sehari-hari.
Baca Juga: Corporate Culture: Manfaat, Jenis, hingga Cara Membangunnya
2. Menghadapi Perubahan
Dunia bisnis terus berkembang. Teknologi semakin maju, kondisi keuangan perusahaan berubah, dan karyawan bisa datang dan pergi.
Dalam hal ini, tim HR bertanggung jawab membantu perusahaan beradaptasi dengan perubahan ini agar tetap stabil.
Mereka berperan untuk menjembatani komunikasi antara manajer dan berbagai departemen untuk membahas perubahan yang terjadi.
Informasi ini digunakan untuk menyusun rencana kerja yang membantu perusahaan menghadapi perubahan alur kerja, kondisi darurat, atau ketidakpastian lainnya.
Baca Juga: Manajemen Perubahan: Manfaat, Tantangan, Model, dan Strategi
3. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Setiap perusahaan memiliki cara kerja yang berbeda, sehingga meskipun karyawan sudah memiliki keterampilan, mereka tetap membutuhkan pelatihan.
Oleh karena itu, pelatihan awal atau onboarding sangat penting agar semua karyawan memahami cara kerja perusahaan.
Selain itu, tim SDM juga bertanggung jawab atas pengembangan karyawan secara berkelanjutan.
Dengan terus memperbarui keterampilan mereka, karyawan bisa memberikan ide-ide baru yang lebih segar dan inovatif bagi perusahaan.
4. Menyelesaikan Konflik
Konflik di tempat kerja bisa terjadi kapan saja, baik antara karyawan maupun antara karyawan dan atasan.
Divisi HR berperan sebagai penengah untuk menyelesaikan konflik dengan cara yang adil dan profesional agar tidak berkembang menjadi masalah yang lebih besar.
Baca Juga: Manajemen Konflik: Pengertian, Gaya, Manfaat, dan Strateginya
5. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Tim HR juga bertanggung jawab memastikan lingkungan kerja yang aman dan sehat.
Mereka menerapkan kebijakan dan prosedur keselamatan agar karyawan memahami risiko pekerjaan mereka dan tahu cara menghadapinya.
Misalnya, jika ada mesin berat di tempat kerja, tim HR bisa menyediakan poster peringatan dan panduan keselamatan serta langkah darurat jika terjadi kecelakaan.
Hal ini akan mengurangi risiko kecelakaan kerja sekaligus melindungi perusahaan dari kemungkinan tuntutan hukum.
6. Rekrutmen dan Retensi Karyawan
Merekrut dan mempertahankan karyawan adalah salah satu tugas utama tim HR.
Mereka harus memastikan perusahaan mendapatkan karyawan yang tepat, memberikan pelatihan yang sesuai, serta mendorong mereka untuk terus berkembang.
Selain itu, memberikan kompensasi dan manfaat yang layak juga menjadi faktor penting dalam mempertahankan karyawan.
Baca Juga: 14 Strategi Talent Retention dan Pentingnya bagi Perusahaan
7. Membangun Hubungan Kerja yang Baik
divisi HR bertanggung jawab membangun hubungan kerja yang harmonis antar karyawan.
Mereka mengatur berbagai kegiatan seperti seminar, rapat, atau acara perusahaan untuk meningkatkan komunikasi dan kerja sama tim.
Baca Juga: Hubungan Interpersonal: Manfaat dan Cara Meningkatkannya
Apa Saja Peran di dalam Divisi HR?
Dengan berbagai tugas yang diemban, divisi HR terdiri dari staf yang memiliki peran dan tanggung jawab masing-masing.
Berikut beberapa di antaranya:
1. Human Resources Manager
Sebagai penghubung antara karyawan, manajemen, dan operasional sehari-hari, Human Resources (HR) Manager memiliki peran penting dalam perusahaan.
Posisi ini bertanggung jawab atas kebijakan perusahaan, proses rekrutmen, serta memastikan setiap karyawan merasa didukung.
Dengan keterampilan dalam problem solving dan praktik yang adil, peran ini memberi kesempatan untuk membentuk budaya kerja yang lebih baik.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengevaluasi dan memperbarui kebijakan perusahaan agar tetap relevan dengan kebutuhan organisasi dan regulasi yang berlaku.
- Mengawasi proses rekrutmen dan onboarding untuk memastikan karyawan baru dapat beradaptasi dengan baik.
- Menangani konflik di tempat kerja dan memastikan hubungan kerja yang sehat di antara karyawan.
- Memberikan saran kepada manajemen terkait strategi pengelolaan karyawan dan peningkatan budaya perusahaan.
Baca Juga: Bagaimana Cara Menjadi HR Manager yang Baik?
2. Human Resources Generalist
HR Generalist memiliki peran yang luas dalam perusahaan, mulai dari rekrutmen, penyusunan kebijakan, payroll, hingga menangani berbagai pertanyaan karyawan.
Posisi ini memberikan pengalaman menyeluruh dalam berbagai aspek HR.
Dalam pekerjaan sehari-hari, HR Generalist bisa fokus pada pemantauan kepatuhan, evaluasi kinerja, atau bahkan merencanakan kegiatan tim.
Dengan variasi tugasnya, peran ini cocok bagi yang menyukai pekerjaan yang dinamis.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengelola proses perekrutan, mulai dari memasang lowongan hingga melakukan wawancara dan seleksi kandidat.
- Membantu dalam pengelolaan kebijakan HR dengan memberikan masukan terkait efektivitas aturan yang sudah diterapkan.
- Berkoordinasi dengan tim manajerial untuk menangani pertanyaan seputar staf dan memastikan komunikasi berjalan lancar.
- Menyusun laporan terkait data karyawan, seperti absensi, pelatihan, dan evaluasi kinerja.
Baca Juga: Tugas Admin HRD dan Skill yang Dibutuhkan
3. Benefits Administrator
Di dalam divisi HR, juga terdapat posisi benefit administrator yang berperan dalam mengatur berbagai fasilitas seperti asuransi kesehatan, dana penisun, dan cuti berbayar.
Peran ini membutuhkan skill detail oriented dan pemahaman terhadap regulasi yang terus berkembang.
Selain itu, Anda juga akan membantu karyawan memahami tunjangan mereka dan menjawab pertanyaan terkait kebijakan yang berubah.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Berkoordinasi dengan penyedia asuransi untuk menegosiasikan harga serta memperbarui cakupan manfaat yang diberikan kepada karyawan.
- Mengelola proses pendaftaran tunjangan karyawan, menjawab pertanyaan mereka, serta memproses perubahan paket manfaat sesuai dengan kebutuhan individu.
- Menginformasikan karyawan terkait perubahan kebijakan tunjangan agar mereka dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai manfaat yang mereka gunakan.
- Memastikan seluruh program tunjangan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, termasuk yang berkaitan dengan asuransi dan pensiun.
- Menganalisis penggunaan manfaat karyawan untuk menyeimbangkan antara kebutuhan tenaga kerja dan anggaran perusahaan.
Baca Juga: Divisi HR: Manfaat dan Peran Penting di Dalamnya
4. Employee Relation Manager
Dalam sebuah perusahaan, konflik dan masalah dalam hubungan kerja bisa terjadi kapan saja.
Dalam hal ini, employee relation manager hadir untuk menangani persoalan tersebut dengan tujuan menjjaga lingkungan kerja yang sehat dan harmonis.
Peran ini tidak hanya terbatas pada penyelesaian konflik tetapi juga mencakup pengembangan kebijakan yang mendorong komunikasi terbuka dan budaya kerja yang inklusif.
Dengan pendekatan yang tepat, Employee Relations Manager dapat membantu perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif bagi semua karyawan.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengamati dinamika lingkungan kerja untuk mengidentifikasi potensi konflik sejak dini dan mencegahnya berkembang menjadi masalah yang lebih besar.
- Memfasilitasi komunikasi antara karyawan dan manajemen dengan menyediakan jalur terbuka bagi mereka yang ingin menyampaikan keluhan atau saran.
- Menyusun langkah-langkah disipliner yang jelas untuk menangani pelanggaran karyawan serta memastikan prosedur yang diterapkan adil dan transparan.
- Mengadakan sesi mediasi untuk membantu menyelesaikan perbedaan pendapat antara karyawan atau antara karyawan dengan manajemen.
- Menganalisis hasil survei karyawan atau exit interview guna mendapatkan wawasan tentang kepuasan kerja dan peluang perbaikan dalam perusahaan.
Baca Juga: Employee Relation: Manfaat, Contoh, dan Tips Terbaiknya
5. Human Resources Information System (HRIS) Analyst
HRIS Analyst adalah posisi yang berfokus pada pengelolaan sistem teknologi dalam HR, seperti perangkat lunak untuk penggajian, absensi, serta pelacakan kinerja karyawan.
Dengan peran ini, Anda akan menjadi jembatan antara HR dan teknologi untuk memastikan bahwa semua proses berjalan lancar dan data karyawan tersimpan dengan aman.
Sebagai HRIS Analyst, Anda akan menangani konfigurasi sistem, pemecahan masalah teknis, serta meningkatkan efisiensi kerja tim HR dengan memanfaatkan teknologi.
Sistem HR yang dikelola dengan baik dapat meningkatkan produktivitas serta mengurangi risiko kesalahan dalam administrasi perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengevaluasi dan mengimplementasikan fitur baru dalam sistem HR untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi kerja.
- Memeriksa serta memperbarui data karyawan guna memastikan keakuratan dan keterbaruan informasi dalam sistem.
- Melatih karyawan dan tim HR tentang penggunaan sistem teknologi yang digunakan dalam administrasi HR, seperti pengajuan cuti, pencatatan absensi, dan pendaftaran manfaat karyawan.
- Menerapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi data karyawan dari risiko kebocoran atau penyalahgunaan informasi.
- Menyelesaikan kendala teknis yang muncul dalam sistem HR agar operasional perusahaan tetap berjalan dengan lancar.
Untuk mengoptimalkan kinerja HRIS Analyst, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.
Melalui software ini, sebagai HRIS Analyst Anda dapat melakukan proses onboarding sampai offboarding dengan lebih efektif.
Anda akan dimudahkan dalam penghitungan pesangon, pembayaran kompensasi, dan tunjangan di saat terjadinya pengunduran diri karyawan.
Selain itu, Anda juga dapat mengelola cuti, lembur karyawan, reimbursement, kasbon, dan masih banyak lagi dalam 1 platform.
Tertarik mencoba GajiHub? Klik gambar berikut untuk informasi selengkapnya:
6. Learning and Development Specialists
Learning & Development Specialists, atau sering disebut Training Specialists, berperan penting dalam organisasi dengan meningkatkan keterampilan karyawan melalui program pelatihan yang dirancang khusus.
Mereka membantu memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk berkembang dalam perannya dan berkontribusi secara maksimal bagi perusahaan.
Sebagai Learning & Development Specialist, Anda akan bertanggung jawab dalam merancang strategi pelatihan yang efektif dan memastikan bahwa setiap program memberikan manfaat yang optimal bagi karyawan dan perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Mengevaluasi kebutuhan pelatihan dengan melakukan skill gap analysis dalam organisasi.
- Mengembangkan materi pelatihan yang sesuai dengan peran pekerjaan serta kebutuhan keterampilan tertentu.
- Menyelenggarakan sesi pelatihan, program workshop, serta modul e-learning untuk mendukung pengembangan karyawan.
- Mengukur efektivitas program pelatihan dan melakukan perbaikan berdasarkan feedback.
- Membantu karyawan dalam menetapkan serta mencapai tujuan pengembangan karier mereka.
Baca Juga: Talent Development: Pengertian, Manfaat, dan Strateginya
7. HR Compliance Specialists
HR Compliance Specialists bertanggung jawab untuk memastikan bahwa organisasi mematuhi semua regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
Mereka berperan dalam mengurangi risiko hukum serta menjaga praktik HR tetap sesuai dengan standar yang etis dan profesional.
Dalam peran ini, Anda akan bekerja sama dengan berbagai departemen untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan selalu selaras dengan peraturan yang berlaku.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Melakukan audit berkala terhadap kebijakan, praktik, dan catatan HR guna memastikan kepatuhan.
- Menyusun serta memperbarui kebijakan dan prosedur HR agar selalu sesuai dengan regulasi yang berlaku.
- Menyiapkan serta mengirimkan laporan kepatuhan kepada lembaga pemerintah maupun pemangku kepentingan internal.
- Memberikan pelatihan serta panduan kepada tim HR dan manajemen terkait kebijakan kepatuhan.
- Menyelidiki serta menangani keluhan yang berkaitan dengan pelanggaran kepatuhan di perusahaan.
Baca Juga: 8 Hal yang Perlu Diperiksa dalam Audit HR Compliance
8. Payroll Specialist
Payroll Specialist bertanggung jawab dalam memastikan proses penggajian berjalan akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan regulasi.
Mereka menangani seluruh aspek administrasi penggajian, termasuk pemrosesan data absensi serta pembayaran gaji karyawan.
Dalam peran ini, Anda akan memastikan bahwa semua karyawan menerima gaji mereka sesuai jadwal tanpa adanya kesalahan dalam perhitungan atau kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab:
- Memproses serta mengirimkan pembayaran gaji, baik melalui setoran langsung maupun cek fisik.
- Mengumpulkan serta memperbarui informasi perbankan karyawan untuk memastikan kelancaran pembayaran gaji.
- Memantau perubahan kebijakan perpajakan dan tunjangan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi terbaru.
- Mengelola pemotongan gaji yang berkaitan dengan garnishment serta faktor lain yang memengaruhi penggajian.
- Menyimpan serta mendokumentasikan catatan penggajian dengan rapi dan terorganisir.
- Melakukan audit berkala untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam proses penggajian.
- Merekonsiliasi transaksi penggajian dengan buku besar umum untuk menjaga akurasi data keuangan.
- Menangani serta menyelesaikan permasalahan yang berkaitan dengan penggajian karyawan.
- Menjawab pertanyaan karyawan mengenai proses penggajian dan memberikan solusi yang sesuai.
Baca Juga: Jenis Kolaborasi Tim HR Ini Penting Dilakukan, Apa Saja?
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa divisi HR memiliki peran krusial untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.
Mereka memiliki berbagai tanggung jawab mulai dari pengelolaan sistem HR, kepatuhan terhadap regulasi, hingga pengembangan skill karyawan.
Setiap peran dihadapkan pada tugas yang saling terkait, seperti HRIS Analyst yang bertanggung jawab untuk mengoptimalkan teknologi HR, sementara Learning & Development Specialist berfokus pada pelatihan.
Dengan berbagai peran tersebut, divisi HR tidak hanya berfungsi sebagai pengelola administrasi karyawan, tetapi juga sebagai mitra strategis dalam mendukung pertumbuhan bisnis.
Proses HR yang efektif dapat meningkatkan produktivitas karyawan, menciptakan lingkungan kerja yang sehat, serta membantu perusahaan menghindari risiko hukum dan finansial.
Oleh karena itu, memiliki tim HR yang kompeten dan terorganisir sangat penting bagi keberlanjutan dan kesuksesan sebuah perusahaan.
Namun, meskipun setiap peran dalam divisi HR memiliki fungsinya masing-masing, bagi perusahaan yang tidak memiliki anggaran rekrutmen yang memadai, Anda bisa menggunakan software HRIS dari GajiHub.
Software ini dapat membantu mengelola seluruh kebutuhan administrasi karyawan, seperti payroll, presensi, dan kepatuhan terhadap regulasi.
Dengan begitu, staf HR yang ada dapat lebih fokus pada strategi dan pengembangan SDM.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Caliper Profile Test: Fungsi, Hal yang Diukur, dan Contoh Soal - 25 March 2025
- Knowledge, Skill, Attitude Teori: Arti Sejarah, dan Manfaatnya - 25 March 2025
- Divisi HR: Manfaat dan Peran Penting di Dalamnya - 24 March 2025