Audit HR compliance merupakan langkah penting yang wajib dilakukan perusahaan, untuk memastikan bahwa kegiatan SDM sudah sesuai dengan aturan ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan demikian, perusahaan dapat terhindar dari tuntutan hukum, denda, dan juga sanksi.
Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas tentang apa itu audit HR compliance, pentingnya bagi perusahaan, hingga langkah-langkahnya.
Apa yang Dimaksud dengan Audit HR Compliance?
Audit HR Compliance atau audit kepatuhan SDM adalah alat penting bagi semua bisnis untuk memastikan bahwa praktik-praktik perusahaan sudah sesuai dengan hukum ketenagakerjaan.
Audit ini membantu Anda menilai tentang bagaimana strategi cuti, kesehatan dan keselamatan, kebijakan SDM, penggajian, dan lainnya.
Untuk melakukan audit terhadap kepatuhan SDM, Anda perlu memahami bagaimana cara melakukannya, serta berbagai area-area penting yang harus Anda perhatikan.
Kemudian, selama proses audit, sebagai bagian dari tim SDM Anda akan berbicara dengan stakeholder dalam bisnis, memeriksa dokumen dan file, serta membuat laporan tentang bagaimana karyawan bekerja.
Laporan audit sendiri umumnya mencakup gambaran secara garis besar, kesimpulan, dan rencana untuk perbaikan di masa depan.
Baca Juga: Remote Work Policies: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
Mengapa Audit HR Compliance Penting?
Audit HR compliance sangat penting karena dapat mencegah masalah hukum, keluhan, dan pelanggaran dari karyawan, serta sanksi dari pemerintah.
Jika perusahaan tidak memenuhi harapan dalam hal tunjangan, peraturan, pedoman, keselatan dan kesehatan, hal ini dapat mengakibatkan tuntutan hukum dan dampak negatif pada reputasi perusahaan.
Selain itu, audit juga membantu perusaahaan mengevaluasi prosedur kegiatan operasional, sehingga dapat mengidentifikasi dampak, serta menemukan masalah sekaligus solusinya.
Dengan kata lain, audit HR compliance membantu perusahaan menjaga ketaatan hukum, menghindari masalah, dan meningkatkan kinerja SDM secara keseluruhan.
Baca Juga: Peraturan Tenaga Kerja Asing, Ketahui Poin-Poin Pentingnya
Apa Saja yang Perlu Diperiksa dalam Audit HR Compliance?
Baik perusahaan kecil maupun besar, pemeriksaan terkait HR compliance atau kepatuhan SDM tetap harus dilakukan, guna mencegah timbulnya keluhan dari para karyawan.
Lantas, apa saja yang perlu diperiksa dalam audit HR compliance? Berikut daftarnya:
1. Alat Bantu Visual
Pertama, Anda perlu memastikan bahwa perusahaan telah memasang panduan visual yang baisanya di dinding perusahaan, misalnya di ruang istirahat yang menunjukkan pedoman tempat kerja, aturan keselamatan, kesehatan pekerja, dan sebagainya.
2. Dokumen Pribadi
File rahasia tentang karyawan yang berisi informasi sensitif, seperti tempat tinggal, catatan pajak, keluarga terdekat, dan lain-lain harus disimpan secara aman.
2. Perilaku yang Sesuai di Tempat Kerja
Aturan tentang cara berpakaian, cara menangani ketika terjadi intimidasi ata masalah tertentu di tempat kerja, penggunaan ponsel, dan sebagainya harus tercantum dalam buku panduan karyawan, dan wajib diterapkan oleh para karyawan.
3. Kepatuhan SDM
Selanjutnya, Anda perlu melakukan verifikasi terkait peraturan dan regulasi operasional perusahaan dengan pemerintah untuk menemukan kelemahan dan memperbaiki masalah tersebut.
4. Pencarian dan Pemeriksaan
Selain itu, Anda juga perlu memastikan bagaimana praktik memposting iklan lowongan pekerjaan, memeriksa kandidat potensial, dan memiliki kandidat yang paling terampil untuk pekerjaan tersebut.
Hal ini didokumentasikan untuk memastikan bahwa hal tersebut dilakukan secara adil, memiliki alasan yang valid tentang tidak dipilihnya kandidat, serta memastikan bahwa proses pencarian dan pemeriksaan selesai tepat waktu.
Baca Juga: Pahami Arti Confidential Company dalam Lowongan Kerja
5. Distribusi Pendapatan dan Insentif Karyawan
Kemudian, Anda juga harus melakukan audit terkait anggaran perusahaan guna memastikan tidak ada pengeluaran yang melebihi anggaran, pekerja menerima bayaran yang sesuai dengan jumlah jam kerja mereka, dan untuk memastikan bahwa gaji dikirim tepat waktu.
Sebagai salah satu upayanya, Anda bisa menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub. Dengan software ini, Anda bisa menggunakan fitur payroll untuk menghitung gaji secara otomatis, melakukan pembayaran tepat waktu, hingga menyediakan slip gaji untuk karyawan.
Yuk, klik gambar di bawah ini untuk daftar dan coba gratis selama 14 hari.
6. Kekhawatiran Pekerja
Perusahaan harus menyediakan wadah atau ruang, di mana para karyawannya dapat menyampaikan keluhan mereka tentang masalah yang ada di lingkungan kerja, tanpa kehilangan pekerjaan atau menghambat kemampuan mereka.
7. Pedoman Keselamatan dan Kesehatan
Pastikan bahwa perusahaan Anda telah mematuhi aturan terkait keselamatan dan kesehatan pekerja.
Mulailah dengan mengidentfikasi masalah-masalah mengenai hal tersebut, kemudian cari solusi dengan langkah-langkah yang sesuai aturan, terutama jika bisnis berurusan dengan bahan-bahan berbahaya, seperti zat-zat kimia tertentu.
8. Evaluasi Aturan dan Prosedur SDM
Terakhir, periksa dan analisis peran karyawan dan pastikan mereka bekerja sesuai kompensasi yang didapat. Kemudian, evaluasi ulang dokumen perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan patuh terhadap undang-undang dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
Baca Juga: 8 Peraturan Pekerja Perempuan yang Wajib Perusahaan Taati
Apa Saja Metode Audit HR Compliance yang Bisa Digunakan?
Ada beberapa metode audit SDM yang bisa Anda gunakan tergantung pada preferensi dan jenis bisnis perusahaan. Berikut metode-metodenya:
1. Metode Wawancara
Metode ini melibatkan wawancara dengan pihak manajemen perusahaan. Pertanyaan yang diajukan biasanya bertujuan untuk membantu menentukan rencana pertumbuhan organisasi di masa depan, termasuk budaya, gaya kerja, visi, dan gaya kepemimpinan.
2. Metode Kuesioner
Saat menggunakan metode ini, Anda harus membuat kuesioner untuk mengidentifikasi di mana proses SDM bisa ditingkatkan. Pertanyaan dalam kuesioner harus berhubungan dengan tujuan audit kepatuhan SDM, sehingga dapat meningkatkan efisiensi bisnis.
3. Metode Observasi
Selanjutnya, Anda juga bisa menerapkan metode observasi dengan mengunjungi lokasi kerja untuk mengamati karyawan saat bekerja. Hal ini membantu menilai peluang pengembangan proses SDM di perusahaan.
4. Metode Penelitian Kepustakaan
Metode ini melibatkan proses pengumpulan data dari perusahaan dan karyawan untuk menentukan temuan mereka terkait efisiensi SDM. Hal ini mencakup laporan penilaian, program pelatihan, employee feecback, praktik keselamatan kerja, dan strategi kompensasi.
5. Metode Lokakarya
Pada metode ini, karyawan akan dipilih secara acak untuk berpartisipasi dalam lokakarya yang dirancang khusus untuk audit kepatihan SDM. Di sini, Anda dapat mengevaluasi dan membuat laporan tentang aspek SDM tertentu.
6. Metode Gugus Tugas
Metode gugus tugas melibatkan beberapa ahli internal dari berbagai departemen untuk membantu mengidentifikasi, mengevaluasi, dan merekomendasikan perbaikan dalam aspek-aspek SDM perusahaan.
Selanjutnya, Anda bisa menggunakan temuan-temuan tersebut untuk menyusun strategi perbaikan.
Baca Juga: HR Audit: Pengertian, Fungsi, dan Cara Melakukannya
Bagaimana Langkah-Langkah Audit HR Compliance?
Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk melakukan audit HR compliance dengan baik:
1. Informasikan kepada Seluruh Perusahaan
Sebelum memulai audit, informasikan kepada seluruh tim di perusahaan mengenai jadwal dan detail audit. Sampaikan melalui email atau surat pemberitahuan, termasuk tanggal, waktu, dokumen yang akan diperiksa, serta kapan karyawan akan diwawancarai.
2. Merencanakan Audit
Rencanakan audit dengan jelas. Mulai dari menetapkan tujuan dan strategi audit dengan baik, membuat daftar periksa atau checklist terkait audit kepatuhan, hingga meninjau masalah utama yang perlu dievaluasi dan dokumen apa saja yang diperlukan.
3. Pertemuan Awal Audit
Adakan pertemuan dengan manajemen puncak dan para auditor untuk membahas pelaksanaan audit. Pertemuan ini penting untuk memastikan koordinasi yang baik dan mengatasi masalah atau kekhawatiran yang mungkin timbul selama proses berlangsung.
4. Wawancara Karyawan dan Pengumpulan Dokumen
Selanjutnya, Anda juga perlu melakukan wawancara dengan karyawan dan mengumpulkan dokumen yang diperlukan. Pastikan mereka memiliki akses ke dokumen yang dibutuhkan untuk audit.
5. Penyusunan Draf Audit
Susunlah draf laporan audit yang mencakup tujuan, strategi, daftar dokumen yang perlu ditinjau, dan hal-hal yang ditemukan pada awal audit. Draf ini akan membantu Anda untuk lebih memahami proses audit.
6. Laporan Audit Akhir
Terkahir, Anda perlu menyusun laporan yang menjelaskan secara detail, apakah perusahaan telah mematuhi peraturan eksternal dan internal, serta mengevaluasi kebijakan dan prosedur.
Laporan ini, nantinya akan diberikan kepada manajemen untuk persetujuan atau komenar atas hal-hal yang ditemukan selama proses audit.
Baca Juga: Apa itu Aturan Whistleblowing dan Bagaimana Cara Membuatnya?
Kapan Waktu Terbaik untuk Melakukan Audit HR Compliance?
Waktu terbaik untuk melakukan audit SDM bervariasi tergantung pada kondisi bisis Anda. Namun, ada beberapa strategi umum yang dapat diterapkan, yaitu:
1. Audit Rutin Setiap Tahun
Sebagian besar perusahaan menjadwalkan audit kepatuhan SDM skala penuh setiap tahun. Hal ini dapat memberikan gambaran komprehensif tentang kinerja dan kepatuhan selama setahun penuh.
2. Audit Saat Slower Seasons
Apabila saat ini bisnis Anda tengah melewati slower seasons atau musim yang lebih lambat, pertimbangkan untuk melakukan audit selama periode ini. Dengan demikian, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan.
3. Akhir Tahun Fiskal
Beberapa perusahaan memilih untuk melakukan audit SDM di akhir tahun fiskal atau periode satu tahun yang digunakan pihak perusahaan untuk melaporkan keuangan dan anggaran.
Dengan melakukan audit di akhir tahun fiskal, Anda dapat mengevaluasi kinerja dari tahun ke tahun dan memahami dampak SDM terhadap perusahaan.
4. Saat Terjadi Perubahan Manajemen atau Arah Bisnis
Jika terjadi perubahan signifikan dalam manajemen atau arah bisnis Anda, maka disarankan untuk melakukan audit SDM. Hal ini dapat memastikan bahwa perubahan tersebut terimplementasi dengan baik.
Sesuaikan jadwal audit dengan kebutuhan bisnis Anda, agar proses tersebut dapat memberikan kontribusi positif terhadap pengelolaan sumber daya mausia perusahaan.
Baca Juga: Contoh Template Business Continuity Plan, Arti, dan Manfaatnya
Kesimpulan
Setelah membaca artikel di atas, tentu Anda semakin memahami tentang pentingnya audit HR compliance untuk membantu perusahaan mencegah terjadinya masalah hukum, pelanggaran karyawan, serta sanksi dari pemerintah.
Dalam melakukan proses audit, ada beberapa metode yang bisa Anda gunakan, mulai dari wawancara, kuesioner, hingga gugus tugas, yang bisa Anda pilih dengan menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Setelah memilih metode tertentu, Anda juga perlu membuat checkilst agar tidak ada yang terlewatkan saat proses audit. Salah satu hal yang paling krusial dan penting untuk diperiksa adalah proses penggajian atau payroll.
Untuk itu, Anda dapat memanfaatkan Gajihub untuk membantu perusahaan Anda dalam proses payroll, sehingga gaji dapat dihitung otomatis sesuai dengan waktu kerja dan diberikan kepada karyawan dengan tepat waktu.
Tertarik untuk mencobanya? Kunjungi tautan ini dan coba gratis selama 14 hari.
Catatan Kaki: