Contoh Surat Kuasa, Fungsi dan Juga Komponennya

Ingin mempelajari cara membuat surat kuasa alias surat otoritas? Posting blog ini adalah yang Anda butuhkan!

Memberikan wewenang kepada seseorang dalam hal resmi adalah proses yang penting. Anda tidak bisa hanya mengatakan ‘Hei, bisakah Anda melakukan ini untuk saya’?

Anda harus membuat dokumen tertulis yang benar untuk proses otorisasi. Anda mungkin memerlukan surat ini ketika Anda sakit dan ingin orang lain mengambil alih tugas Anda.

Surat ini juga mungkin diperlukan apabila Anda mengirim orang lain untuk mengambil dokumen penting atas nama Anda.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan contoh surat kuasa, komponen dalam di dalamnya, dan bagaimana Anda bisa membuat surat ini.

Apa itu Surat Kuasa?

Menurut definisinya, surat kuasa atau surat otorisasi adalah dokumen hukum yang mengizinkan pihak ketiga (terkadang disebut sebagai agen) untuk bertindak atas nama orang yang menulis surat tersebut.

Secara sederhana, menulis dengan menulis surat ini berarti Anda memberi wewenang atau secara hukum mengizinkan seseorang untuk bertindak atas nama Anda.

Ketika Anda melakukan ini, Anda secara langsung bertanggung jawab atas tindakan yang terjadi, jadi pastikan Anda selalu memberi wewenang kepada orang yang Anda percayai.

Surat kuasa digunakan dalam skenario seperti :

• Anda sedang sakit dan ingin seseorang menggantikan tugas Anda
• Memberi wewenang kepada seseorang untuk mengambil alih rekening bank Anda.
• Orang lain akan mengambil beberapa dokumen bisnis penting Anda.
• Seseorang bepergian atas nama Anda.
• Anda ingin orang lain bertanggung jawab atas bisnis Anda, dll.

Baca juga: 16 Tipe Kepribadian Myers-Briggs di Tempat Kerja

Bagaimana Contoh Kasus yang Perlu Menggunakan Surat Kuasa?

Penggunaan surat kuasa sangat luas, yakni mencakup bidang hukum, administrasi, dan juga bisnis.

Berikut beberapa contoh kasus nyata penggunaan surat kuasa:

1. Pengurusan Jual Beli Rumah

Saat seseorang tidak bisa hadir langsung untuk menandatangani perjanjian jual beli rumah, ia dapat memberikan kuasa kepada pihak lain, seperti anggota keluarga atau notaris, untuk mengurus transaksi tersebut.

Surat kuasa ini mencakup wewenang untuk menandatangani dokumen, menghadiri pertemuan dengan notaris, serta melakukan pembayaran atau menerima pembayaran atas transaksi rumah.

2. Pengambilan Dokumen Penting

Beberapa dokumen, seperti ijazah, sertifikat tanah, atau akta kelahiran, hanya bisa diambil oleh pemiliknya.

Jika pemilik tidak bisa hadir, ia dapat memberikan kuasa kepada anggota keluarga atau rekan terpercaya untuk mengambil dokumen tersebut atas namanya.

3. Perpanjangan atau Pengambilan STNK dan BPKB

Banyak pemilik kendaraan tidak memiliki waktu untuk mengurus perpanjangan STNK atau pengambilan BPKB di Samsat atau leasing.

Dalam kasus ini, mereka bisa memberikan surat kuasa kepada orang lain untuk mengurusnya.

Baca Juga: Download Surat Perjanjian Kesepakatan, Contoh dan Templatenya

4. Pengelolaan Rekening Bank dan Transaksi Keuangan

Seorang individu yang sedang berada di luar negeri atau dalam kondisi sakit bisa memberikan kuasa kepada anggota keluarga untuk melakukan transaksi keuangan, seperti menarik dana, melakukan pembayaran, atau mengurus pencairan deposito di bank.

5. Pengurusan Pajak dan Administrasi Perusahaan

Dalam dunia bisnis, surat kuasa sering digunakan untuk mengurus pajak.

Misalnya, ketika pemilik usaha tidak bisa hadir untuk melaporkan pajaknya dan menunjuk seorang akuntan atau karyawan untuk melakukannya.

Baca Juga: 12 Contoh Surat Dinas, Fungsi, Struktur, dan Templatenya

6. Mewakili Rapat Pemegang Saham

Jika seorang pemegang saham dalam suatu perusahaan tidak dapat hadir dalam rapat penting.

Ia bisa memberikan kuasa kepada orang lain untuk menghadiri dan memberikan suara atas namanya dalam pengambilan keputusan.

7. Mewakili Pihak dalam Sidang Pengadilan

Dalam kasus hukum, seseorang bisa memberikan surat kuasa kepada pengacara untuk mewakilinya dalam persidangan.

Namun, jika penerima kuasa bukan pengacara, surat kuasa insidentil bisa digunakan.

Hal ini berlaku jika pihak yang menerima kuasa masih memiliki hubungan darah dengan pemberi kuasa dan mendapat izin dari ketua pengadilan.

8. Pengambilan Gaji atau Pensiun

Jika seorang karyawan atau pensiunan tidak bisa mengambil gaji atau tunjangan pensiun secara langsung, ia bisa memberikan surat kuasa kepada anggota keluarga atau orang terpercaya untuk mengambilnya.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Undangan Rapat, Cara Membuat, dan Download Filenya

9. Surat Kuasa Insidentil

Surat kuasa insidentil diberikan dalam situasi khusus, di mana penerima kuasa bukan pengacara dan tidak menerima imbalan atas tugasnya.

Misalnya, seorang anak dapat memperoleh izin dari pengadilan untuk mewakili orang tuanya dalam kasus hukum tertentu.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Permohonan Magang dan Tips Membuatnya

Apa Saja Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Surat Kuasa?

Ada beberapa keuntungan dan kerugian yang akan Anda rasakan saat menggunakan surat kuasa.

Berikut penjelasannya:

Keuntungan Menggunakan Surat Kuasa

1. Memberikan Wewenang Secara Sah

Surat kuasa berfungsi sebagai bukti resmi bahwa seseorang telah diberi wewenang untuk bertindak atas nama pemberi kuasa.

2. Meningkatkan Efisiensi

Dengan surat kuasa, pemberi kuasa tidak perlu hadir secara fisik untuk menyelesaikan urusan tertentu, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

3. Menghindari Masalah Hukum

Surat kuasa membantu mencegah potensi masalah hukum yang bisa muncul jika seseorang bertindak tanpa kewenangan resmi.

4. Melindungi Kepentingan Pemberi Kuasa

Dengan memberikan wewenang kepada pihak terpercaya, surat kuasa memastikan bahwa kepentingan pemberi kuasa tetap terlindungi.

5. Mempermudah Proses Administratif

Banyak urusan, seperti pengambilan dokumen penting, pencairan dana, atau transaksi hukum lainnya, dapat dilakukan lebih mudah dengan surat kuasa.

Baca Juga: Surat Perjanjian Kerjasama dan Unsur yang Ada di Dalamnya

Kerugian Menggunakan Surat Kuasa

1. Potensi Penyalahgunaan Wewenang

Jika penerima kuasa tidak bertanggung jawab, ia bisa menyalahgunakan kewenangan yang diberikan dan merugikan pemberi kuasa.

2. Ketidakpastian Hukum Terkait Tanda Tangan Penerima Kuasa

Masih ada perbedaan pandangan mengenai apakah penerima kuasa harus menandatangani surat kuasa atau tidak, yang bisa menimbulkan masalah hukum jika terjadi sengketa.

3. Kemungkinan Perselisihan

Jika isi surat kuasa tidak jelas atau kurang spesifik, bisa timbul perbedaan interpretasi antara pemberi dan penerima kuasa, yang dapat menyebabkan perselisihan.

4. Pencabutan Sepihak oleh Pemberi Kuasa

Karena surat kuasa merupakan perjanjian sepihak, pemberi kuasa dapat mencabutnya kapan saja, yang bisa merugikan penerima kuasa jika ia sudah melakukan tindakan tertentu atas dasar surat tersebut.

5. Memerlukan Verifikasi Tambahan dalam Beberapa Kasus

Meskipun surat kuasa sah, beberapa instansi atau pihak mungkin masih memerlukan verifikasi tambahan, seperti tanda tangan penerima kuasa atau persetujuan pihak ketiga, yang bisa memperlambat proses.

Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang yang Bisa Anda Download

Apa Saja Persyaratan Surat Kuasa?

Untuk membuat surat kuasa yang sah dan dapat digunakan sesuai fungsnuya, berikut beberapa syarat yang harus Anda penuhi:

1. Pahami Tujuan dan Lingkup Kuasa

Sebelum membuat surat kuasa, Anda harus memahami dengan jelas alasan pembuatannya dan kewenangan apa saja yang diberikan kepada penerima kuasa.

Pastikan batasan-batasan kuasa dicantumkan agar tidak terjadi penyalahgunaan.

2. Identifikasi Pihak-Pihak yang Terlibat

Surat kuasa harus mencantumkan secara jelas identitas pihak yang memberi kuasa (kuasawan) dan penerima kuasa (kuasalah), termasuk:

• Nama lengkap
• Alamat
• Nomor identitas (KTP/SIM/Paspor)
• Informasi kontak

Jika penerima kuasa adalah badan hukum atau perusahaan, cantumkan juga nama perusahaan, nomor akta pendirian, dan NPWP.

3. Deskripsikan Tindakan yang Diberi Kuasa

Jelaskan secara rinci tindakan atau kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa. Hal ini dapat mencakup:

• Kewenangan hukum (misalnya, menghadiri persidangan, menandatangani dokumen hukum)
• Kewenangan finansial (misalnya, mencairkan dana, membuka rekening bank, melakukan transaksi keuangan)
• Kewenangan bisnis (misalnya, menandatangani kontrak, melakukan negosiasi)
• Detail yang jelas akan mencegah kesalahpahaman atau penyalahgunaan wewenang.

4. Lokasi dan Waktu Berlaku

Surat kuasa harus mencantumkan tempat di mana surat tersebut berlaku serta periode berlakunya.

Anda bisa memilih:

• Surat kuasa berlaku tanpa batas waktu, misalnya untuk pengelolaan bisnis atau properti.
• Surat kuasa berlaku untuk periode tertentu, misalnya hanya selama tiga bulan atau hingga tugas tertentu selesai.

5. Tanda Tangan dan Saksi

Untuk keabsahan, surat kuasa harus ditandatangani oleh pemberi kuasa. Dalam beberapa kasus, tanda tangan saksi juga diperlukan sebagai bukti bahwa surat kuasa dibuat secara sah.

Jika diperlukan, tanda tangan dapat dilakukan di hadapan notaris atau pejabat berwenang untuk memperkuat keabsahannya.

6. Legalitas Surat Kuasa

Pastikan surat kuasa memenuhi persyaratan hukum yang berlaku di negara atau wilayah tempat surat kuasa dibuat.

Jika dibutuhkan legalisasi tambahan, Anda dapat meminta notaris untuk mengesahkan dokumen tersebut.

Dokumen Tambahan yang Dibuthukan untuk Surat Kuasa

Dalam pembuatan surat kuasa, terkadang diperlukan dokumen tambahan untuk memastikan legalitas dan keabsahan surat tersebut. Beberapa dokumen yang mungkin dibutuhkan antara lain:

Identitas Diri

• KTP, Paspor, atau SIM dari pemberi kuasa (kuasawan) dan penerima kuasa (kuasalah) sebagai bukti identitas.
• Jika pihak yang diberi kuasa adalah sebuah perusahaan, maka diperlukan akta pendirian perusahaan dan NPWP.

Dokumen Pendukung Sesuai Keperluan Surat Kuasa

• Jika surat kuasa digunakan untuk pengurusan tanah atau properti, maka sertifikat tanah atau bukti kepemilikan properti diperlukan.
• Jika surat kuasa berkaitan dengan keuangan, dokumen seperti rekening koran, NPWP, atau bukti kepemilikan aset mungkin dibutuhkan.
• Untuk keperluan hukum seperti pengadilan atau kepolisian, salinan dokumen hukum yang relevan (misalnya, putusan pengadilan, laporan polisi) dapat diperlukan.

Legalisasi Notaris

• Beberapa surat kuasa memerlukan legalisasi atau pengesahan dari notaris, terutama untuk kepentingan hukum yang lebih kompleks, seperti pengurusan warisan, transaksi properti, atau perwakilan di pengadilan.
• Notaris akan memastikan bahwa surat kuasa ditandatangani secara sah dan sesuai dengan hukum yang berlaku.

Perbedaan Surat Kuasa Sah dan Tidak Sah

Meskipun tidak dijelaskan secara langsung mengenai perbedaan surat kuasa sah dan tidak sah.

Namun, jika dilihat dari syarat diperlukan dalam surat pembuatan kuasa, dapat simpulkan berikut beberapa perbedannya:

1. Identitas Pemberi dan Penerima Kuasa

Surat kuasa yang sah memua identitas pemberi dan penerima kuasa jelas dan lengkap, yakni mencaku nama, alamat, pekerjaan, serta nomor identitas seperti KTP.

Sementara surat kuasa yang tidak sah identitasnya tidak jelas, ada kesalahan dalam data, atau tidak mencantumkan secara lengkap.

2. Perbuatan yang Dikuasakan

Surat kuasa sah ditulis secara spesifik dan detail sesuaik kebutuhan hukum, sehingga tidak ada ambiguitas dalam pelaksanaannya.

Di sisi lain, surat kuasa yang tidak sah tidak mencantumkan perubuatan yang dikuasakan tidak jelas, terlalu umum, atau bahkan tidak disebutkan secara rinci.

3. Hak dan Klausul Penting

Surat kuasa yang sah memuat klausul seperti hak subtitusi (jika diperlukan), honorarium (jika ada), serta hak retensi untuk menghindari sengketa.

Sementara surat kuasa tidak sah tidak mencantumkan hak-hak ini, yang bisa menyebabkan perselisihan atau ketidakjelasan dalam pelaksanaan kuasa.

4. Pemberian Kuasa

Surat Kuasa Sah diberikan oleh pihak yang berkepentingan langsung sesuai hukum.

Jika diberikan oleh pihak yang tidak berwenang atau tidak memiliki kepentingan langsung, maka bisa dipermasalahkan di pengadilan.

Baca Juga: Surat Perintah Tugas: Komponen, Contoh, dan Templatenya

Jenis-jenis dan Contoh Surat Kuasa

Ada berbagai jenis surat kuasa yang berdasarkan undang-undang yang berlaku, berikut adalah beberapa jensi dan juga contohnya:

1. Surat Kuasa Istimewa

Ini adalah jenis surat yang harus dikeluarkan ketika pemberi kuasa tidak bisa mengurus perihal sangat penting.

Contoh urusan penting yang membutuhkan surat ini adalah mediasi atau sumpah penentu.

Berikut adalah contoh dari jenis surat tersebut:

2. Surat Kuasa Perantara

Surat ini adalah surat yang mewakilkan para agen perdagangan, broker, atau makelar. Surat ini berisi tentang pemberian perintah kepada pihak kedua.

Pihak kedua berperan sebagai agen untuk melakukan perbuatan di bawah hukum dengan pihak ketiga. Dibawah ini adalah contoh suratnya:

Baca juga: Omnibus Law: Pengertian, Tujuan, dan Poin Pentingnya

3. Surat Kuasa Pribadi atau Umum

Jenis surat kuasa umum berfungsi sebagai dokumen peralihan kuasa untuk kepentingan umum.

Contoh surat ini adalah untuk pengambilan uang atau harta kekayaan. Menurut hukumonline.com, secara umum surat  ini mampu memberi kuasa tentang perihal yang mengatur kepentingan pemberi kuasa.

Dibawah ini adalah contoh surat tersebut:

Pentingnya Surat Kuasa

Dalam bisnis, surat ini merupakan surat formal yang sangat penting. Berikut adalah beberapa alasannya

1. Memberikan kredibilitas pada kata-kata Anda

Dokumen formal tertulis memverifikasi dan melegitimasi kata-kata Anda.

Mari kita ambil contoh surat ketika Anda sakit dan ingin kolega Anda menggantikan pekerjaan Anda selama dua hari.

Sekarang jika Anda hanya memberi tahu dia dan dia menerimanya, tergantung pada struktur perusahaan Anda, atasan mungkin tidak tahu dan kolega bisa mendapat masalah.

Jika ada yang mengatakan sesuatu, menunjukkan surat itu sudah cukup untuk tidak menimbulkan masalah lebih lanjut.

Baca Juga: Surat Perintah Tugas: Komponen, Contoh, dan Templatenya

2. Melacak akuntabilitas

Apabila Anda memberi wewenang kepada seseorang untuk melakukan tugas atas nama Anda, dan mereka menerimanya, mereka juga bertanggung jawab atas tugas tersebut. Jika terjadi kesalahan, orang tersebut dapat dengan mudah dilacak dan dimintai pertanggungjawaban.

Misalnya, Anda mengirim junior Anda untuk mengumpulkan beberapa dokumen atas nama Anda dan memberikan surat kuasa untuk hal yang sama. Dalam perjalanan, ia kehilangan dokumen-dokumen itu. Sekarang, dia akan langsung bertanggung jawab atas kehilangan tersebut dan membayar kompensasi. Sedangkan jika dokumen tertulis tidak diberikan, Anda akan bertanggung jawab atas kehilangan tersebut.

Baca juga: Download Surat Skorsing Karyawan Beserta Pengertian dan Komponennya

3. Dokumen yang mengikat secara hukum

Surat ini terdiri dari seseorang yang mengajukan klaim dan menandatangani di bawahnya. Kedua belah pihak diharuskan menandatangani dokumen tersebut. Hal ini menjadikannya dokumen yang mengikat secara hukum.

Jika dan ketika masalah hukum muncul, surat tersebut dapat digunakan sebagai bukti dalam proses pengadilan.

4. Memastikan setiap detail dengan baik

Ketika Anda menulis surat ini, Anda dengan jelas menentukan nama orang tersebut, tanggal otorisasi bersama dengan tugas yang Anda berikan wewenang kepada orang tersebut untuk dilakukan.

Jadi, jika di kemudian hari mereka melakukan lebih atau kurang dari apa yang diizinkan untuk mereka lakukan, dokumen tersebut dapat dirujuk untuk memverifikasi.

Baca juga: Cara Pengajuan Kenaikan Gaji dan Contoh Suratnya

Bagaimana Cara Menulis Surat Kuasa? (Komponen, Format & Nada)

Ketika Anda mulai menulis dokumen, menyusun struktur adalah langkah pertama. Ini juga merupakan langkah yang paling penting karena, dengan struktur yang tidak tepat, pesan Anda mungkin tidak akan tersampaikan dengan cara yang benar.

Komponen

1. Judul
2. Kalimat pembuka (berisi keterangan waktu)
3. Identitas pemberi kuasa
4. Identitas penerima kuasa
5. Perihal yang dikuasakan
6. Jenis pemberian kuasa (umum, khusus, perantara, insidentil, atau istimewa)
7. Klausul hak retensi
8. Klausul hak subtitusi
9. Penutup surat
10. Tanda tangan semua pihak yang terlibat

Ada dua jenis surat kuasa.

Satu ketika Anda tahu penerimanya dan diarahkan di tempat tertentu, dan yang lainnya di mana Anda memberikan klaim umum yang memungkinkan seseorang untuk melakukan tugas atas nama Anda jika dan ketika diperlukan.

Format Surat Kuasa (Khusus)

Nama lengkap Anda (Spasi tunggal)

Alamat Anda (Jangan lupa menambahkan kode ZIP)

Tanggal (DD.MM.YYYY)

Nama lengkap/formal penerima (Dengan gelar yang tepat yaitu Bapak, Ibu, Nona, Dr. Dll)

Alamat penerima

Yang terhormat,

Mulailah surat dengan menyebutkan nama dan nomor rekening/verifikasi identifikasi lain dari orang yang Anda beri wewenang untuk melakukan tugas tersebut.

Kemudian, nyatakan secara ringkas alasan Anda mendelegasikan tugas kepada orang tersebut. (Mengapa Anda memberi wewenang kepada orang lain harus disebutkan di sini).

Tentukan tugas-tugas yang harus dilakukan orang tersebut atas nama Anda. Hal ini dilakukan agar agen tidak memanfaatkan kekuasaan yang diberikan dan melakukan lebih atau kurang dari apa yang menjadi wewenangnya.

Akhiri surat tersebut dengan ucapan terima kasih karena telah mengizinkan orang lain untuk melakukan tugas yang semula menjadi tugas Anda.

Hormat kami,

Nama lengkap Anda

Tanda tangan

Baca juga: Contoh Surat Keterangan Kerja, Komponen, dan Manfaatnya

 Format Surat Kuasa (Umum)

Kepada siapa pun, yang berkepentingan

Nama Anda, nama orang yang Anda otorisasi, dan alasan di baliknya.

Ucapkan terima kasih dan sebutkan rincian kontak Anda jika mereka memiliki pertanyaan.

Terima kasih

Nama lengkap Anda

Tone dari Surat Kuasa

• Karena digunakan dalam operasi formal, nada surat otorisasi juga harus formal.
• Sebagian besar diketik dan dicetak daripada ditulis tangan agar lebih berdampak dan bertindak sebagai bukti yang kuat.
• Tone-nya harus berwibawa daripada menuntut. Misalnya, Anda mengatakan ‘Saya dengan ini memberikan wewenang kepada Jack untuk melakukan tugas XYZ atas nama saya’ daripada ‘Jack akan melakukan tugas saya’.
• Isi harus singkat dan jelas. Jangan berlarut-larut untuk menjelaskan alasan ketidakhadiran Anda. Berikan kasus Anda dengan menggunakan tidak lebih dari 3 baris. Selain itu, jangan sampai terlalu pribadi.
• Sebutkan CTA. Selalu berikan detail kontak Anda dalam catatan, jika terjadi kesalahan. Jangan lupa bahwa bahkan setelah mendelegasikan tugas, Anda tetap bertanggung jawab.

Baca juga: Surat Perjanjian Kerjasama dan Unsur yang Ada di Dalamnya

Kesimpulan

Itulah pengertian lengkap surat kuasa dan berbagai contohnya yang harus Anda tahu juga manfaatnya dalam sebuah bisnis.

Terkadang dalam membangun bisnis yang sukses, ada kalanya kita menemukan halangan sehingga mengharuskan kita mendelegasikan kita atau memberi kuasa pada orang lain.

Dengan adanya surat ini, maka seluruh perintah Anda berkekuatan hukum dan penerima tugas akan mendapatkan tanggung jawab yang Anda berikan.

Kepercayaan pada orang lain memang menjadi salah satu hal penting dalam membangun budaya kerja yang baik.

Dengan kepercayaan yang baik, akan tumbuh komunikasi yang efektif dan proses kerja yang optimal.

Disisi lain, jika Anda adalah seorang pemilik bisnis atau tim HR yang membutuhkan solusi manajemen SDM yang lebih mudah dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau.

Denga menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan manajemen data karyawan, mendapatkan solusi payroll yang terintegrasi dengan pencatatan kehadiran karyawan, terintegrasi dengan software akuntansi modern Kledo, dan masih banyak lagi.

Selain itu, karyawan Anda juga akan mendapatkan kemudahan pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, sampai melihat slip gaji hanya melalui smartphone.

Jadi, apalagi yang Anda tunggu? Anda bisa mencoba Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.