Contoh Surat Kuasa, Fungsi dan Juga Komponennya

Contoh surat kuasa sangat penting diketahui agar pembaca dapat memahami cara memberi wewenang secara resmi dengan tepat.

Surat ini berperan sebagai dokumen formal yang memastikan tindakan seseorang atas nama orang lain sah dan terikat hukum.

Dalam berbagai keperluan—mulai urusan administrasi hingga hukum—surat kuasa menjembatani keterbatasan waktu dan kesempatan.

Dengan memahami struktur dan komponennya, kita bisa membuatnya yang jelas, ringkas, dan efektif.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan contoh surat kuasa, komponen dalam di dalamnya, dan bagaimana Anda bisa membuat surat ini.

Daftar isi show

Apa itu Surat Kuasa?

Menurut definisinya, surat kuasa atau surat otorisasi adalah dokumen hukum yang mengizinkan pihak ketiga (terkadang disebut sebagai agen) untuk bertindak atas nama orang yang menulis surat tersebut.

Secara sederhana, menulis dengan menulis surat ini berarti Anda memberi wewenang atau secara hukum mengizinkan seseorang untuk bertindak atas nama Anda.

Ketika Anda melakukan ini, Anda secara langsung bertanggung jawab atas tindakan yang terjadi, jadi pastikan Anda selalu memberi wewenang kepada orang yang Anda percayai.

Surat kuasa digunakan dalam skenario seperti :

Anda sedang sakit dan ingin seseorang menggantikan tugas Anda
Memberi wewenang kepada seseorang untuk mengambil alih rekening bank Anda.
Orang lain akan mengambil beberapa dokumen bisnis penting Anda.
Seseorang bepergian atas nama Anda.
Anda ingin orang lain bertanggung jawab atas bisnis Anda, dll.

Peraturan Hukum Terkait Surat Kuasa

Surat kuasa tidak hanya berbentuk dokumen administratif, tetapi juga merupakan bagian dari sistem hukum yang memiliki kekuatan dan konsekuensi tersendiri.

Oleh karena itu, pembuatannya harus mengacu pada ketentuan yang berlaku agar sah dan tidak menimbulkan persoalan di kemudian hari.

Pasal 1792 KUHPerdata: Pengertian Dasar

Menurut Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPer), pemberian kuasa adalah suatu persetujuan di mana seseorang memberikan wewenang kepada orang lain untuk mewakili dan mengurus suatu urusan atas namanya.

Hal ini bukan sekadar permintaan tolong, melainkan kesepakatan hukum yang mengikat kedua belah pihak.

Begitu kuasa diberikan, penerima memiliki hak bertindak atas nama pemberi, selama tindakannya sesuai dengan isi surat kuasa.

Jika melampaui kewenangan yang diberikan, maka tindakan tersebut bisa dinyatakan tidak sah dan dapat menimbulkan akibat hukum.

Pasal 1795–1796 KUHPerdata: Jenis dan Batasan Kuasa

Pasal ini membedakan antara kuasa umum dan kuasa khusus.

Kuasa umum digunakan untuk tindakan sehari-hari yang bersifat administratif, seperti mengurus dokumen atau hadir dalam rapat. Sedangkan kuasa khusus diperlukan untuk tindakan tertentu yang sifatnya penting dan spesifik, seperti menjual aset, melakukan transaksi keuangan besar, atau beracara di pengadilan.

Apabila jenis kuasa tidak sesuai dengan peruntukannya, maka tindakan hukum yang dilakukan berpotensi dibatalkan. Inilah mengapa penting memastikan bahwa isi surat mencerminkan jenis dan ruang lingkup wewenang secara tepat.

Pasal 1813 KUHPerdata: Berakhirnya Kuasa

Tidak sedikit orang mengira bahwa surat kuasa berlaku terus-menerus, padahal secara hukum ada kondisi tertentu yang membuatnya berakhir.

Kuasa akan gugur secara otomatis apabila dicabut oleh pemberi, ditolak oleh penerima, atau jika salah satu pihak meninggal dunia, pailit, atau kehilangan kecakapan hukum.

Jika kuasa sudah berakhir tetapi masih digunakan, maka tindakan hukum yang dilakukan sesudahnya tidak lagi memiliki dasar, dan berpotensi menimbulkan sengketa.

Pasal 1320 KUHPerdata: Keabsahan Surat

Syarat sahnya surat kuasa sama seperti perjanjian lainnya, yaitu harus ada kesepakatan antar pihak, kecakapan hukum, objek yang jelas, dan tujuan yang tidak bertentangan dengan hukum.

Jika surat dibuat dalam kondisi tidak sadar, dipaksa, atau mengandung maksud tersembunyi, maka dokumen tersebut dapat dibatalkan oleh hukum.

Setiap unsur ini harus terpenuhi agar surat kuasa dapat diakui secara sah, baik oleh instansi pemerintah maupun di hadapan pengadilan.

Pasal 123 HIR: Kuasa dalam Perkara Hukum

Dalam konteks pengadilan, perwakilan hanya dapat dilakukan jika seseorang memiliki surat kuasa tertulis.

HIR (Herzien Inlandsch Reglement), yang berlaku di wilayah Jawa dan Madura, menyatakan bahwa surat kuasa harus memuat tindakan hukum spesifik yang boleh dilakukan penerima kuasa.

Jika surat kuasa tidak merinci hal ini, maka hakim berwenang menolak keberadaan kuasa tersebut dan seluruh proses hukum yang dijalankan bisa tertunda atau bahkan dianggap tidak sah.

UU No. 10 Tahun 2020: Kewajiban Materai

Dokumen yang memiliki nilai hukum, termasuk surat kuasa, sebaiknya dibubuhi materai sebagai bentuk pemenuhan aspek formil.

Materai memberikan kekuatan tambahan bagi dokumen untuk diakui sebagai alat bukti sah di pengadilan.

Tanpa materai, dokumen tetap bisa digunakan, tetapi bobot pembuktiannya menjadi lebih lemah.

Sejak diberlakukannya UU Nomor 10 Tahun 2020, nilai materai yang sah adalah Rp10.000, dan wajib digunakan pada dokumen yang mencakup transaksi, perjanjian, maupun pemberian kuasa.

Pasal 263 KUHP: Risiko Pemalsuan

Pemalsuan surat, termasuk surat kuasa, diatur secara tegas dalam KUHP.

Jika seseorang membuat atau menggunakan surat palsu dengan tujuan agar seolah-olah surat tersebut sah dan dapat menimbulkan hak atau kewajiban, maka ia dapat dijatuhi hukuman pidana hingga enam tahun penjara.

Risiko ini nyata, terutama jika ada pihak yang mencoba memalsukan tanda tangan, memodifikasi isi surat tanpa seizin pemberi kuasa, atau bahkan membuat dokumen tanpa sepengetahuan pihak terkait.

Dalam kasus seperti ini, bukan hanya surat yang batal, tetapi pihak yang memalsukan juga dapat dikenakan tuntutan pidana.

Bagaimana Contoh Kasus yang Perlu Menggunakan Surat Kuasa?

Penggunaan surat kuasa sangat luas, yakni mencakup bidang hukum, administrasi, dan juga bisnis.

Berikut beberapa contoh kasus nyata penggunaan surat kuasa:

1. Pengurusan Jual Beli Rumah

Saat seseorang tidak bisa hadir langsung untuk menandatangani perjanjian jual beli rumah, ia dapat memberikan kuasa kepada pihak lain, seperti anggota keluarga atau notaris, untuk mengurus transaksi tersebut.

Surat ini mencakup wewenang untuk menandatangani dokumen, menghadiri pertemuan dengan notaris, serta melakukan pembayaran atau menerima pembayaran atas transaksi rumah.

2. Pengambilan Dokumen Penting

Beberapa dokumen, seperti ijazah, sertifikat tanah, atau akta kelahiran, hanya bisa diambil oleh pemiliknya.

Jika pemilik tidak bisa hadir, ia dapat memberikan kuasa kepada anggota keluarga atau rekan terpercaya untuk mengambil dokumen tersebut atas namanya.

3. Perpanjangan atau Pengambilan STNK dan BPKB

Banyak pemilik kendaraan tidak memiliki waktu untuk mengurus perpanjangan STNK atau pengambilan BPKB di Samsat atau leasing.

Dalam kasus ini, mereka bisa memberikan surat kuasa kepada orang lain untuk mengurusnya.

4. Pengelolaan Rekening Bank dan Transaksi Keuangan

Seorang individu yang sedang berada di luar negeri atau dalam kondisi sakit bisa memberikan kuasa kepada anggota keluarga untuk melakukan transaksi keuangan, seperti menarik dana, melakukan pembayaran, atau mengurus pencairan deposito di bank.

5. Pengurusan Pajak dan Administrasi Perusahaan

Dalam dunia bisnis, kuasa sering digunakan untuk mengurus pajak.

Misalnya, ketika pemilik usaha tidak bisa hadir untuk melaporkan pajaknya dan menunjuk seorang akuntan atau karyawan untuk melakukannya.

6. Mewakili Rapat Pemegang Saham

Jika seorang pemegang saham dalam suatu perusahaan tidak dapat hadir dalam rapat penting.

Ia bisa memberikan kuasa kepada orang lain untuk menghadiri dan memberikan suara atas namanya dalam pengambilan keputusan.

7. Mewakili Pihak dalam Sidang Pengadilan

Dalam kasus hukum, seseorang bisa memberikan surat kuasa kepada pengacara untuk mewakilinya dalam persidangan.

Namun, jika penerima kuasa bukan pengacara, surat kuasa insidentil bisa digunakan.

Hal ini berlaku jika pihak yang menerima kuasa masih memiliki hubungan darah dengan pemberi kuasa dan mendapat izin dari ketua pengadilan.

8. Pengambilan Gaji atau Pensiun

Jika seorang karyawan atau pensiunan tidak bisa mengambil gaji atau tunjangan pensiun secara langsung, ia bisa memberikan surat kuasa kepada anggota keluarga atau orang terpercaya untuk mengambilnya.

9. Surat Kuasa Insidentil

Kuasa insidentil diberikan dalam situasi khusus, di mana penerima kuasa bukan pengacara dan tidak menerima imbalan atas tugasnya.

Misalnya, seorang anak dapat memperoleh izin dari pengadilan untuk mewakili orang tuanya dalam kasus hukum tertentu.

Apa Saja Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Surat Kuasa?

Ada beberapa keuntungan dan kerugian yang akan Anda rasakan saat menggunakan surat kuasa.

Berikut penjelasannya:

Keuntungan Menggunakan Surat Kuasa

1. Memberikan Wewenang Secara Sah

Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa seseorang telah diberi wewenang untuk bertindak atas nama pemberi kuasa.

2. Meningkatkan Efisiensi

Dengan surat ini, pemberi kuasa tidak perlu hadir secara fisik untuk menyelesaikan urusan tertentu, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga.

3. Menghindari Masalah Hukum

Dokumen kuasa membantu mencegah potensi masalah hukum yang bisa muncul jika seseorang bertindak tanpa kewenangan resmi.

4. Melindungi Kepentingan Pemberi Kuasa

Dengan memberikan wewenang kepada pihak terpercaya, surat kuasa memastikan bahwa kepentingan pemberi kuasa tetap terlindungi.

5. Mempermudah Proses Administratif

Banyak urusan, seperti pengambilan dokumen penting, pencairan dana, atau transaksi hukum lainnya, dapat dilakukan lebih mudah dengan surat kuasa.

Kerugian Menggunakan Surat Kuasa

1. Potensi Penyalahgunaan Wewenang

Jika penerima kuasa tidak bertanggung jawab, ia bisa menyalahgunakan kewenangan yang diberikan dan merugikan pemberi kuasa.

2. Ketidakpastian Hukum Terkait Tanda Tangan Penerima Kuasa

Masih ada perbedaan pandangan mengenai apakah penerima kuasa harus menandatangani surat kuasa atau tidak, yang bisa menimbulkan masalah hukum jika terjadi sengketa.

3. Kemungkinan Perselisihan

Jika isi surat kuasa tidak jelas atau kurang spesifik, bisa timbul perbedaan interpretasi antara pemberi dan penerima kuasa, yang dapat menyebabkan perselisihan.

4. Pencabutan Sepihak oleh Pemberi Kuasa

Karena surat kuasa merupakan perjanjian sepihak, pemberi kuasa dapat mencabutnya kapan saja, yang bisa merugikan penerima kuasa jika ia sudah melakukan tindakan tertentu atas dasar surat tersebut.

5. Memerlukan Verifikasi Tambahan dalam Beberapa Kasus

Meskipun surat kuasa sah, beberapa instansi atau pihak mungkin masih memerlukan verifikasi tambahan, seperti tanda tangan penerima kuasa atau persetujuan pihak ketiga, yang bisa memperlambat proses.

Apa Saja Persyaratan Surat Kuasa?

Untuk membuat surat kuasa yang sah dan dapat digunakan sesuai fungsnuya, berikut beberapa syarat yang harus Anda penuhi:

1. Pahami Tujuan dan Lingkup Kuasa

Sebelum membuat surat kuasa, Anda harus memahami dengan jelas alasan pembuatannya dan kewenangan apa saja yang diberikan kepada penerima kuasa.

Pastikan batasan-batasan kuasa dicantumkan agar tidak terjadi penyalahgunaan.

2. Identifikasi Pihak-Pihak yang Terlibat

Surat kuasa harus mencantumkan secara jelas identitas pihak yang memberi kuasa (kuasawan) dan penerima kuasa (kuasalah), termasuk:

Nama lengkap
Alamat
Nomor identitas (KTP/SIM/Paspor)
Informasi kontak

Jika penerima kuasa adalah badan hukum atau perusahaan, cantumkan juga nama perusahaan, nomor akta pendirian, dan NPWP.

3. Deskripsikan Tindakan yang Diberi Kuasa

Jelaskan secara rinci tindakan atau kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa. Hal ini dapat mencakup:

Kewenangan hukum (misalnya, menghadiri persidangan, menandatangani dokumen hukum)
Kewenangan finansial (misalnya, mencairkan dana, membuka rekening bank, melakukan transaksi keuangan)
Kewenangan bisnis (misalnya, menandatangani kontrak, melakukan negosiasi)
Detail yang jelas akan mencegah kesalahpahaman atau penyalahgunaan wewenang.

4. Lokasi dan Waktu Berlaku

Surat kuasa harus mencantumkan tempat di mana surat tersebut berlaku serta periode berlakunya.

Anda bisa memilih:

Surat kuasa berlaku tanpa batas waktu, misalnya untuk pengelolaan bisnis atau properti.
Surat kuasa berlaku untuk periode tertentu, misalnya hanya selama tiga bulan atau hingga tugas tertentu selesai.

5. Tanda Tangan dan Saksi

Untuk keabsahan, surat kuasa harus ditandatangani oleh pemberi kuasa. Dalam beberapa kasus, tanda tangan saksi juga diperlukan sebagai bukti bahwa surat kuasa dibuat secara sah.

Jika diperlukan, tanda tangan dapat dilakukan di hadapan notaris atau pejabat berwenang untuk memperkuat keabsahannya.

6. Legalitas Surat Kuasa

Pastikan surat kuasa memenuhi persyaratan hukum yang berlaku di negara atau wilayah tempat surat kuasa dibuat.

Jika dibutuhkan legalisasi tambahan, Anda dapat meminta notaris untuk mengesahkan dokumen tersebut.

Dokumen Tambahan yang Dibutuhkan untuk Surat Kuasa

Dalam pembuatan surat kuasa, terkadang diperlukan dokumen tambahan untuk memastikan legalitas dan keabsahan surat tersebut. Beberapa dokumen yang mungkin dibutuhkan antara lain:

Identitas Diri

KTP, Paspor, atau SIM dari pemberi kuasa (kuasawan) dan penerima kuasa (kuasalah) sebagai bukti identitas.
Jika pihak yang diberi kuasa adalah sebuah perusahaan, maka diperlukan akta pendirian perusahaan dan NPWP.

Dokumen Pendukung Sesuai Keperluan Surat Kuasa

Jika surat kuasa digunakan untuk pengurusan tanah atau properti, maka sertifikat tanah atau bukti kepemilikan properti diperlukan.
Jika surat kuasa berkaitan dengan keuangan, dokumen seperti rekening koran, NPWP, atau bukti kepemilikan aset mungkin dibutuhkan.
Untuk keperluan hukum seperti pengadilan atau kepolisian, salinan dokumen hukum yang relevan (misalnya, putusan pengadilan, laporan polisi) dapat diperlukan.

Legalisasi Notaris

Beberapa surat kuasa memerlukan legalisasi atau pengesahan dari notaris, terutama untuk kepentingan hukum yang lebih kompleks, seperti pengurusan warisan, transaksi properti, atau perwakilan di pengadilan.
Notaris akan memastikan bahwa surat kuasa ditandatangani secara sah dan sesuai dengan hukum yang berlaku.

Perbedaan Surat Kuasa Sah dan Tidak Sah

Meskipun tidak dijelaskan secara langsung mengenai perbedaan surat kuasa sah dan tidak sah.

Namun, jika dilihat dari syarat diperlukan dalam surat pembuatan kuasa, dapat simpulkan berikut beberapa perbedannya:

1. Identitas Pemberi dan Penerima Kuasa

Surat kuasa yang sah memua identitas pemberi dan penerima kuasa jelas dan lengkap, yakni mencaku nama, alamat, pekerjaan, serta nomor identitas seperti KTP.

Sementara surat kuasa yang tidak sah identitasnya tidak jelas, ada kesalahan dalam data, atau tidak mencantumkan secara lengkap.

2. Perbuatan yang Dikuasakan

Surat kuasa sah ditulis secara spesifik dan detail sesuaik kebutuhan hukum, sehingga tidak ada ambiguitas dalam pelaksanaannya.

Di sisi lain, surat kuasa yang tidak sah tidak mencantumkan perubuatan yang dikuasakan tidak jelas, terlalu umum, atau bahkan tidak disebutkan secara rinci.

3. Hak dan Klausul Penting

Kuasa yang sah memuat klausul seperti hak subtitusi (jika diperlukan), honorarium (jika ada), serta hak retensi untuk menghindari sengketa.

Sementara kuasa tidak sah tidak mencantumkan hak-hak ini, yang bisa menyebabkan perselisihan atau ketidakjelasan dalam pelaksanaan kuasa.

4. Pemberian Kuasa

Kuasa dikatakan sah, apabila diberikan oleh pihak yang berkepentingan langsung sesuai hukum.

Jika diberikan oleh pihak yang tidak berwenang atau tidak memiliki kepentingan langsung, maka bisa dipermasalahkan di pengadilan.

Jenis-jenis dan Contoh Surat Kuasa

Ada berbagai jenis surat kuasa yang berdasarkan undang-undang yang berlaku, berikut adalah beberapa jensi dan juga contohnya:

1. Surat Kuasa Istimewa

Ini adalah jenis surat yang harus dikeluarkan ketika pemberi kuasa tidak bisa mengurus perihal sangat penting.

Contoh urusan penting yang membutuhkan surat ini adalah mediasi atau sumpah penentu.

Berikut adalah contoh dari jenis surat tersebut:

2. Surat Kuasa Perantara

Surat ini adalah surat yang mewakilkan para agen perdagangan, broker, atau makelar. Surat ini berisi tentang pemberian perintah kepada pihak kedua.

Pihak kedua berperan sebagai agen untuk melakukan perbuatan di bawah hukum dengan pihak ketiga. Dibawah ini adalah contoh suratnya:

3. Surat Kuasa Pribadi atau Umum

Jenis surat kuasa umum berfungsi sebagai dokumen peralihan kuasa untuk kepentingan umum.

Contoh surat ini adalah untuk pengambilan uang atau harta kekayaan. Menurut hukumonline.com, secara umum surat ini mampu memberi kuasa tentang perihal yang mengatur kepentingan pemberi kuasa.

Dibawah ini adalah contoh surat tersebut:

4. Surat Kuasa Insidentil

Jenis surat selanjutnya adalah surat kuasa insidentil.

Surat kuasa insidentil adalah dokumen pemberian kuasa pada seseorang yang masih memiliki hubungan darah dengan pemberi kuasa.

Suratnya didasari dengan prinsip untuk berbicara di pengadilan setelah mendapatkan izin dari ketua pengadilan.

Penerima kuasa tidak diperbolehkan berprofesi sebagai pengacara dan dilarang mendapatkan uang dari pemberi kuasa.

Pemberi kuasa juga tidak boleh memberikan kuasa insidentil dengan jangka waktu setahun ke belakang.

Di bawah ini adalah contoh surat tersebut:

5. Surat Kuasa Khusus

Surat kuasa khusus meliputi kegiatan tertentu yang dialihkan ke penerima kuasa.

Bedanya dengan surat kuasa istimewa adalah kegiatan-kegiatan yang diwakilkan harus sangat jelas tertera di dalam surat.

Sebagai contoh, apabila urusannya mencakup pengadilan, maka suratnya harus rinci.

Misalnya, suratnya harus menjelaskan tentang apa saja yang akan terjadi di dalam pengadilan.

Hal tersebut dimulai dari replik, gugatan, sampai pengajuan alat bukti.

Penerima kuasa tidak bisa melakukan hal-hal yang tidak tercantum di dalam surat ini.

Berikut adalah contoh suratnya:

6. Surat Kuasa Resmi

Ini adalah jenis surat kuasa yang dibuat oleh perorangan untuk sebuah instansi. Surat ini biasanya dibuat oleh para pemimpin perusahaan kepada pekerja yang dipercaya. Pekerja tersebut kemudian akan memiliki wewenang seperti yang disebutkan di dalam surat.

Dibawah ini adalah contoh suratnya:

Pentingnya Surat Kuasa

Dalam bisnis, surat ini merupakan surat formal yang sangat penting. Berikut adalah beberapa alasannya

1. Memberikan kredibilitas pada kata-kata Anda

Dokumen formal tertulis memverifikasi dan melegitimasi kata-kata Anda.

Mari kita ambil contoh surat ketika Anda sakit dan ingin kolega Anda menggantikan pekerjaan Anda selama dua hari.

Sekarang jika Anda hanya memberi tahu dia dan dia menerimanya, tergantung pada struktur perusahaan Anda, atasan mungkin tidak tahu dan kolega bisa mendapat masalah.

Jika ada yang mengatakan sesuatu, menunjukkan surat itu sudah cukup untuk tidak menimbulkan masalah lebih lanjut.

2. Melacak akuntabilitas

Apabila Anda memberi wewenang kepada seseorang untuk melakukan tugas atas nama Anda, dan mereka menerimanya, mereka juga bertanggung jawab atas tugas tersebut.

Jika terjadi kesalahan, orang tersebut dapat dengan mudah dilacak dan dimintai pertanggungjawaban.

Misalnya, Anda mengirim junior Anda untuk mengumpulkan beberapa dokumen atas nama Anda dan memberikan surat kuasa untuk hal yang sama.

Dalam perjalanan, ia kehilangan dokumen-dokumen itu.

Sekarang, dia akan langsung bertanggung jawab atas kehilangan tersebut dan membayar kompensasi.

Sedangkan jika dokumen tertulis tidak diberikan, Anda akan bertanggung jawab atas kehilangan tersebut.

3. Dokumen yang mengikat secara hukum

Surat ini terdiri dari seseorang yang mengajukan klaim dan menandatangani di bawahnya.

Kedua belah pihak diharuskan menandatangani dokumen tersebut.

Hal ini menjadikannya dokumen yang mengikat secara hukum.

Jika dan ketika masalah hukum muncul, surat tersebut dapat digunakan sebagai bukti dalam proses pengadilan.

4. Memastikan setiap detail dengan baik

Ketika Anda menulis surat ini, Anda dengan jelas menentukan nama orang tersebut, tanggal otorisasi bersama dengan tugas yang Anda berikan wewenang kepada orang tersebut untuk dilakukan.

Jadi, jika di kemudian hari mereka melakukan lebih atau kurang dari apa yang diizinkan untuk mereka lakukan, dokumen tersebut dapat dirujuk untuk memverifikasi.

Apa Saja Komponen Surat Kuasa?

Agar surat kuasa memiliki kekuatan hukum dan tidak menimbulkan ambiguitas di kemudian hari, penting untuk menyusunnya dengan struktur yang sistematis.

Berikut adalah komponen-komponen utama dalam surat kuasa beserta fungsi dan contohnya:

1. Judul Surat

Judul berfungsi sebagai identitas dokumen yang memberi gambaran singkat mengenai tujuan atau isi surat.

Judul yang tepat akan mempermudah pembaca memahami konteks sejak awal.

Contoh:

Surat Kuasa Pengambilan BPKB
Surat Kuasa Pengurusan NPWP

Usahakan judul ringkas, tetapi cukup informatif.

2. Pernyataan Pembuka (Disertai Keterangan Waktu)

Bagian ini memuat tanggal pembuatan surat sekaligus menjadi pengantar bahwa surat dibuat secara sadar oleh pihak pemberi kuasa.

Contoh:
“Yang bertanda tangan di bawah ini, pada hari Senin, tanggal 10 Juni 2025, dengan ini memberikan kuasa kepada…”

3. Identitas Pemberi Kuasa

Merupakan informasi pribadi orang yang memberikan kuasa. Umumnya mencakup:

Nama lengkap
Nomor Induk Kependudukan (NIK)
Alamat tempat tinggal
Pekerjaan (jika relevan)

Contoh:
Nama: Andi Saputra
NIK: 1234567890123456
Alamat: Jl. Melati No. 10, Jakarta Selatan
Pekerjaan: Wiraswasta

Identitas ini harus jelas untuk menghindari kesalahpahaman atau penolakan administratif.

4. Identitas Penerima Kuasa

Sama pentingnya dengan pemberi kuasa, bagian ini mencantumkan siapa yang akan menjalankan kuasa tersebut.

Harus ditulis lengkap agar keabsahannya tak diragukan.

Contoh:
Nama: Rina Dewi
NIK: 6543210987654321
Alamat: Jl. Kenanga No. 20, Jakarta Timur
Pekerjaan: Pegawai Negeri Sipil

5. Ruang Lingkup Kuasa yang Diberikan

Inilah inti dari surat kuasa: apa yang dikuasakan, kepada siapa, dan dalam konteks apa.

Harus ditulis secara spesifik untuk menghindari penyalahgunaan wewenang.

Contoh:
“Memberikan kuasa penuh kepada Rina Dewi untuk mengambil ijazah asli atas nama Andi Saputra di Universitas X pada bagian administrasi akademik.”

Hindari kalimat yang multitafsir. Semakin rinci, semakin kuat secara hukum.

6. Jenis Kuasa

Menjelaskan sejauh mana wewenang diberikan. Ada beberapa jenis, seperti:

Kuasa Umum: mencakup banyak hal dalam ruang lingkup tertentu.
Kuasa Khusus: hanya untuk satu urusan tertentu.
Kuasa Insidentil: untuk tindakan tunggal dan sekali pakai.
Kuasa Istimewa: untuk tindakan hukum atau penting (misal: menjual tanah, mengajukan gugatan).
Kuasa Perantara: bertindak sebagai penghubung antar pihak.

Contoh Kalimat:
“Jenis kuasa yang diberikan bersifat khusus, hanya berlaku untuk pengurusan perpanjangan paspor di Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Selatan.”

7. Klausul Hak Retensi (Opsional)

Digunakan dalam konteks profesional (misalnya dengan pengacara atau konsultan).

Klausul ini menyatakan bahwa penerima kuasa boleh menahan dokumen/barang sampai haknya dipenuhi.

Contoh Kalimat:
“Penerima kuasa berhak menahan dokumen hasil pekerjaan hingga biaya jasa sepenuhnya dilunasi oleh pemberi kuasa.”

8. Klausul Hak Substitusi (Opsional)

Jika penerima kuasa diberi izin untuk melimpahkan kuasanya kepada pihak ketiga, maka perlu dituliskan secara eksplisit dalam bagian ini.

Contoh Kalimat:
“Penerima kuasa berhak menunjuk pihak lain untuk melaksanakan sebagian atau seluruh tugas yang tercantum dalam surat ini.”

Jika tidak ada klausul ini, maka kuasa tidak dapat dialihkan ke orang lain.

9. Penutup Surat

Bagian ini menandai akhir dari surat dan biasanya disusun dengan kalimat sopan dan resmi.

Contoh:
“Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan untuk digunakan sebagaimana mestinya.”

10. Tanda Tangan dan Pengesahan

Agar sah secara hukum dan administratif, surat kuasa harus ditandatangani oleh pemberi kuasa dan penerima kuasa.

Disarankan juga untuk:

Menambahkan tanda tangan saksi (jika perlu)
Membubuhkan materai Rp10.000 (untuk keperluan hukum)

Contoh Penutup:
Tertanda,
Pemberi Kuasa, …………………
Penerima Kuasa, …………………
Saksi (bila ada), …………………

Jika semua komponen di atas sudah terpenuhi, maka surat kuasa Anda sudah cukup kuat untuk digunakan dalam berbagai urusan resmi, baik ke instansi pemerintahan maupun swasta.

Syarat Sahnya Surat Kuasa

Agar dokumen pemberian wewenang ini sah secara hukum dan bisa diterima oleh instansi resmi, ada sejumlah syarat yang wajib dipenuhi.

Bukan hanya soal format, tapi juga substansi dan niat dari pihak-pihak yang terlibat.

Berikut ini penjelasan mendetailnya:

1. Dibuat oleh Pihak yang Memiliki Hak atau Kepemilikan

Seseorang tidak bisa memberikan kuasa atas hal yang bukan miliknya.

Misalnya, Anda tidak bisa menguasakan pengambilan BPKB jika kendaraan tersebut bukan milik Anda atau masih atas nama orang lain.

Dalam konteks perusahaan, hanya direksi atau pihak yang ditunjuk secara tertulis yang boleh menerbitkan kuasa.

2. Penerima Harus Cakap Secara Hukum

Cakap hukum berarti sudah dewasa (minimal 21 tahun atau sudah menikah), sehat mental, dan tidak berada dalam kondisi terganggu secara hukum.

Misalnya, jika seseorang sedang dalam perwalian karena alasan kesehatan jiwa, maka segala kuasa yang ia terima atau berikan bisa dianggap tidak sah.

3. Objek Kuasa Spesifik dan Tidak Melanggar Aturan

Pernyataan “untuk keperluan administrasi” terlalu luas dan bisa menimbulkan multitafsir.

Harus dijelaskan dengan rinci, misalnya “mengurus perpanjangan STNK mobil Honda Brio bernomor polisi B 1234 ABC.”

Selain itu, objek kuasa tidak boleh menyangkut hal ilegal, seperti pengambilan uang hasil korupsi atau penguasaan aset yang bukan haknya.

4. Isi Harus Tegas, Tidak Multitafsir

Gunakan bahasa hukum atau administratif yang lugas, hindari kata-kata samar.

Misalnya, hindari frasa seperti “apabila diperlukan” karena bisa menimbulkan sengketa.

Kalimat seperti “diberi kuasa untuk menjual rumah yang berlokasi di Jl. Melati No. 10” jauh lebih tegas dan tidak membuka ruang abu-abu.

5. Ditandatangani oleh Pihak-Pihak yang Terlibat

Tanpa tanda tangan, dokumen tidak memiliki kekuatan hukum.

Di banyak kasus, instansi bahkan mewajibkan dokumen ditandatangani langsung di hadapan petugas (misalnya notaris atau pejabat kelurahan), terutama untuk kuasa yang menyangkut urusan kepemilikan tanah, harta waris, atau pengambilan dana besar.

6. Materai untuk Memperkuat Legalitas

Meski tidak semua surat harus bermaterai, tapi untuk urusan yang berkaitan dengan transaksi, perpajakan, keuangan, atau hukum, penggunaan materai menjadi sangat penting.

Tanpa materai, surat tetap sah, tapi kekuatan pembuktiannya bisa lebih lemah jika terjadi sengketa di kemudian hari.

7. Tidak Dibuat di Bawah Tekanan

Kuasa yang diberikan karena paksaan, ancaman, atau manipulasi bisa dibatalkan secara hukum.

Misalnya, seseorang dipaksa menandatangani dokumen agar harta bendanya dijual.

Jika terbukti dalam sidang, kuasa tersebut bisa dianggap batal demi hukum karena tidak dilandasi kesukarelaan.

8. Ada Batas Waktu atau Tujuan yang Jelas

Surat yang tidak mencantumkan tanggal atau tidak memiliki batas waktu yang logis bisa menimbulkan celah penyalahgunaan.

Misalnya, kuasa menjual tanah yang berlaku “selamanya” berpotensi disalahgunakan jika pemilik aslinya sudah wafat atau menarik kuasanya, tapi penerima kuasa tetap bertindak.

Bagaimana Cara Menulis Surat Kuasa?

Menulis surat kuasa bukan sekadar mengetik dokumen formal, tapi dimulai dari menyusun struktur yang tepat.

Struktur ini penting karena menjadi pondasi agar maksud pemberian kuasa tersampaikan secara jelas dan tidak disalahartikan.

Secara umum, surat kuasa terbagi menjadi dua jenis utama.

Pertama, kuasa yang ditujukan kepada orang tertentu untuk keperluan spesifik, dan kedua, kuasa yang bersifat umum untuk memberi wewenang menjalankan tindakan atas nama Anda saat dibutuhkan.

Format Surat Kuasa (Khusus)

Nama lengkap Anda (Spasi tunggal)

Alamat Anda (Jangan lupa menambahkan kode ZIP)

Tanggal (DD.MM.YYYY)

Nama lengkap/formal penerima (Dengan gelar yang tepat yaitu Bapak, Ibu, Nona, Dr. Dll)

Alamat penerima

Yang terhormat,

Mulailah surat dengan menyebutkan nama dan nomor rekening/verifikasi identifikasi lain dari orang yang Anda beri wewenang untuk melakukan tugas tersebut.

Kemudian, nyatakan secara ringkas alasan Anda mendelegasikan tugas kepada orang tersebut. (Mengapa Anda memberi wewenang kepada orang lain harus disebutkan di sini).

Tentukan tugas-tugas yang harus dilakukan orang tersebut atas nama Anda. Hal ini dilakukan agar agen tidak memanfaatkan kekuasaan yang diberikan dan melakukan lebih atau kurang dari apa yang menjadi wewenangnya.

Akhiri surat tersebut dengan ucapan terima kasih karena telah mengizinkan orang lain untuk melakukan tugas yang semula menjadi tugas Anda.

Hormat kami,

Nama lengkap Anda

Tanda tangan

Format Surat Kuasa (Umum)

Kepada siapa pun, yang berkepentingan

Nama Anda, nama orang yang Anda otorisasi, dan alasan di baliknya.

Ucapkan terima kasih dan sebutkan rincian kontak Anda jika mereka memiliki pertanyaan.

Terima kasih

Nama lengkap Anda

Tone dari Surat Kuasa

Karena digunakan dalam operasi formal, nada surat otorisasi juga harus formal.
Sebagian besar diketik dan dicetak daripada ditulis tangan agar lebih berdampak dan bertindak sebagai bukti yang kuat.
Tone-nya harus berwibawa daripada menuntut. Misalnya, Anda mengatakan ‘Saya dengan ini memberikan wewenang kepada Jack untuk melakukan tugas XYZ atas nama saya’ daripada ‘Jack akan melakukan tugas saya’.
Isi harus singkat dan jelas. Jangan berlarut-larut untuk menjelaskan alasan ketidakhadiran Anda. Berikan kasus Anda dengan menggunakan tidak lebih dari 3 baris. Selain itu, jangan sampai terlalu pribadi.
Sebutkan CTA. Selalu berikan detail kontak Anda dalam catatan, jika terjadi kesalahan. Jangan lupa bahwa bahkan setelah mendelegasikan tugas, Anda tetap bertanggung jawab.

Perbedaan Surat Kuasa Umum dan Khusus

Meski sama-sama memberikan wewenang, kedua jenis surat ini memiliki karakteristik dan penggunaan yang berbeda, sesuai dengan kebutuhan dan risiko hukum yang dihadapi.

Kuasa Umum: Luas tapi Terbatas pada Urusan Biasa

Kuasa umum ditujukan untuk kegiatan rutin seperti mengambil dokumen, menghadiri rapat, atau meminta fotokopi berkas di kantor pemerintahan.

Sesuai Pasal 1796 KUHPerdata, jenis kuasa ini hanya mencakup “tindakan pengurusan biasa”, di mana penerima kuasa tidak memiliki hak untuk melakukan hal-hal strategis seperti menjual aset atau mewakili perkara di pengadilan.

Dalam praktik sehari-hari, kuasa umum cocok untuk keperluan operasional kantor atau urusan ringan pribadi.

Tapi penting diingat, hak yang diberikan harus sesuai dengan yang tertulis.

Jika ternyata melakukan tindakan yang tidak dijelaskan, misalnya menjual kendaraan, maka tindakannya bisa dibatalkan karena melebihi wewenang.

Kuasa Khusus: Harus Spesifik dan Detail

Kuasa khusus berlaku untuk urusan yang lebih berat, seperti pengalihan hak properti, mewakili seseorang di pengadilan, atau melakukan transaksi keuangan bernilai besar.

Pasal 1795 KUHPerdata menyatakan bahwa kuasa khusus harus mencantumkan secara tegas dan tertulis tindakan yang diperbolehkan .

Misalnya, jika seseorang memberi kuasa untuk “menjual tanah di Jl. Melati No. 10”, maka hanya tindakan itu yang sah.

Jika kemudian ditambahkan tindakan lain seperti “menggadaikan tanah”, penerima kuasa tidak bisa berwenang melakukannya tanpa tambahan kuasa.

Mengapa Perbedaan Ini Penting?

Perbedaan antara kedua jenis kuasa ini bukan hanya soal etiket administratif, tapi soal legalitas dan perlindungan hukum.

Jika penerima kuasa bertindak di luar batas, otomatis tindakan itu bisa dibatalkan.

Bahkan, jika pihak ketiga sudah menetapkan keputusannya berdasarkan kuasa yang keliru, mereka juga bisa digugat karena ikut “membiarkan” kuasa tidak sah.

Jenis Kuasa	Ruang Lingkup	Cocok untuk…
Kuasa Umum	Urusan rutin administratif (ambil dokumen, hadir rapat)	Staf kantor, delegasi ringan
Kuasa Khusus	Tindakan hukum atau keuangan penting (jual aset, peradilan)	Transaksi besar, perkara hukum

Kesalahan Umum dalam Membuat Surat Kuasa

Meski terlihat sederhana, dokumen pemberian wewenang ini sering kali dibuat dengan terburu-buru atau tanpa memperhatikan detail penting.

Akibatnya, banyak yang akhirnya tidak berlaku atau ditolak oleh instansi tujuan.

Berikut beberapa kesalahan umum yang sebaiknya dihindari:

1. Menggunakan Format yang Tidak Resmi

Salah satu kesalahan paling sering terjadi adalah membuat surat dengan format ala kadarnya, tanpa struktur yang jelas.

Misalnya, langsung menyebutkan siapa yang diberi kuasa tanpa ada pembuka, identitas lengkap, atau pernyataan wewenang.

Dokumen seperti ini sering kali dianggap tidak sah secara administratif.

2. Data Diri Tidak Lengkap atau Tidak Akurat

Nama yang tidak sesuai KTP, alamat yang tidak diperbarui, atau nomor identitas yang keliru bisa membuat dokumen ini tidak valid.

Kesalahan data sering menyebabkan urusan administratif gagal karena pihak ketiga tidak dapat memverifikasi keabsahan dokumen tersebut.

3. Objek Kuasa Ditulis Terlalu Umum

Pernyataan seperti “diberi kuasa untuk mengurus keperluan saya” tidak cukup kuat secara hukum.

Harus dijelaskan secara spesifik tindakan apa yang dimaksud, objek yang dikuasakan, dan ruang lingkup kewenangannya agar tidak terjadi multitafsir atau penyalahgunaan.

4. Tidak Mencantumkan Tanggal Pembuatan

Tanggal sangat penting untuk menentukan masa berlaku dokumen.

Surat tanpa tanggal bisa ditolak karena tidak jelas kapan mulai diberlakukan, atau bisa disalahgunakan karena dianggap masih aktif meskipun seharusnya sudah tidak berlaku.

5. Tidak Menggunakan Materai Saat Dibutuhkan

Untuk keperluan hukum, perpajakan, atau transaksi bernilai besar, keberadaan materai bisa menjadi penentu sah atau tidaknya dokumen di mata hukum.

Banyak orang menyepelekan hal ini, padahal tanpa materai, nilai pembuktian surat jadi lemah jika sampai dibawa ke ranah hukum.

6. Tanda Tangan Tidak Jelas atau Tidak Lengkap

Terkadang hanya pemberi kuasa yang menandatangani, tanpa melibatkan penerima.

Padahal idealnya, kedua belah pihak harus membubuhkan tanda tangan sebagai bentuk persetujuan.

Tanda tangan yang tidak terbaca, tidak sesuai KTP, atau berbeda dengan tanda tangan resmi juga bisa memicu keraguan.

7. Tidak Menyebutkan Jangka Waktu

Surat kuasa yang tidak mencantumkan batas waktu berisiko disalahgunakan, terutama jika dikeluarkan untuk keperluan yang bisa berulang, seperti transaksi keuangan.

Menyisipkan masa berlaku akan memperjelas sejauh mana kuasa itu bisa digunakan.

8. Memberikan Kuasa kepada Orang yang Tidak Tepat

Memberikan wewenang kepada orang yang tidak memiliki kapasitas hukum atau tidak memahami tugas yang diberikan bisa berdampak fatal.

Apalagi jika menyangkut pengambilan keputusan penting seperti penjualan aset atau tindakan hukum.

Kesimpulan

Itulah pengertian lengkap surat kuasa dan berbagai contohnya yang harus Anda tahu juga manfaatnya dalam sebuah bisnis.

Terkadang dalam membangun bisnis yang sukses, ada kalanya kita menemukan halangan sehingga mengharuskan kita mendelegasikan kita atau memberi kuasa pada orang lain.

Dengan adanya surat ini, maka seluruh perintah Anda berkekuatan hukum dan penerima tugas akan mendapatkan tanggung jawab yang Anda berikan.

Kepercayaan pada orang lain memang menjadi salah satu hal penting dalam membangun budaya kerja yang baik.

Dengan kepercayaan yang baik, akan tumbuh komunikasi yang efektif dan proses kerja yang optimal.

Disisi lain, jika Anda adalah seorang pemilik bisnis atau tim HR yang membutuhkan solusi manajemen SDM yang lebih mudah dan praktis, Anda bisa mencoba menggunakan software payroll dan HR dari Gajihub.

Gajihub adalah software payroll dan HR online buatan Indonesia yang mudah digunakan dan memiliki harga terjangkau.

Denga menggunakan Gajihub, Anda bisa dengan mudah melakukan pengelolaan manajemen data karyawan, mendapatkan solusi payroll yang terintegrasi dengan pencatatan kehadiran karyawan, terintegrasi dengan software akuntansi modern Kledo, dan masih banyak lagi.

Selain itu, karyawan Anda juga akan mendapatkan kemudahan pencatatan kehadiran, pengajuan cuti, sampai melihat slip gaji hanya melalui smartphone.

Jadi, tunggu apalagi? Anda bisa mencoba Gajihub secara gratis selama 14 hari atau selamanya melalui tautan ini.

Author
Recent Posts

sugi priharto

Pengajar dan content writer di bidang keuangan, HR manajemen, dan dunia karir lebih dari 7 tahun